Plano de Atividades 2013

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2 Índice 1 Nota introdutória Metodologia Caracterização da SG/MDN Enquadramento Institucional Organograma Identificação dos Utilizadores (Clientes internos e externos) Enquadramento estratégico Missão e Visão Missão Visão Valores e princípios Fatores críticos de sucesso Linhas de orientação estratégica Alinhamento: Objetivos Estratégicos/Operacionais Descrição Objetivos Estratégicos Matriz de alinhamento dos Vetores e Objetivos Estratégicos Objetivos das Unidades Orgânicas Identificação dos objetivos por unidades orgânicas Direção de Serviços de Planeamento e Coordenação (DSPC) Direção de Serviços de Assuntos Jurídicos (DSAJ) Direção de Serviços Administrativos e Financeiros (DSAF) Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos (DSGRH) Direção de Serviços de Comunicação e Relações Públicas (DSCRP) Direção de Serviços de Sistemas de Informação (DSSI) Centro de Dados da Defesa (CDD) Recursos Recursos Humanos Recursos Financeiros Recursos Materiais e Tecnológicos Necessidades de Formação Profissional Acompanhamento e avaliação Anexos / 37

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4 2 Metodologia A SG/MDN, nos termos previstos no Decreto-lei n.º 183/96, de 27 de Setembro, procedeu à elaboração do Plano Anual de Atividades para o ano de 2013, através de um processo participado de toda a estrutura organizacional, sob a coordenação da Direção de Serviços de Planeamento e Coordenação. A elaboração do Plano de Atividades da SG/MDN para 2013 teve por base o Plano Estratégico da SG/MDN aprovado para o quadriénio Numa abordagem top-down, partindo-se da missão, da visão, dos vetores estratégicos e dos objetivos estratégicos anuais para 2013 procedeu-se à definição dos objetivos e atividades das unidades orgânicas, incluindo os respetivos indicadores de desempenho, utilizando como ferramenta integradora a metodologia do Balanced Scorecard (BSC). O Balanced Scorecard (BSC) enquanto ferramenta que suporta a implementação da estratégia e a monitorização da sua execução a todos os níveis da organização permite, também fazer o acompanhamento e controlo do planeado, focalizando-se nos seus objetivos e, consequentemente, nos resultados, potenciando a avaliação do seu desempenho de uma forma mais acurada, medindo a eficácia da estratégia e conduzindo o organismo na aproximação à sua visão. O BSC, através da monitorização contínua da performance estratégica permite, ainda, melhorar os processos da organização e aproximá-la, cada vez mais e melhor, dos seus stakeholders. Efetuando a relação BSC-SIADAP, verifica-se que: os vetores estratégicos do BSC em sede de SIADAP 1 corresponderão aos objetivos estratégicos plurianuais do QUAR e, os objetivos estratégicos do BSC corresponderão aos objetivos operacionais. 4 / 37

5 3 Caracterização da SG/MDN 3.1 Enquadramento Institucional A SG/MDN é um serviço central dotado de autonomia administrativa, que integra a administração direta do Estado, através do Ministério da Defesa Nacional (MDN) e desenvolve atividades nas áreas de planeamento financeiro, de gestão de recursos humanos, financeiros e patrimoniais, de apoio técnico-jurídico e contencioso, de sistemas de informação e tecnologias de informação e comunicação, de organização, qualidade e modernização administrativa, e de comunicação, relações públicas e documentação, em apoio aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MDN e demais órgãos e serviços nele integrados. Desde 2011, inclusive, desenvolve um significativo conjunto de atividades que não se encontram contempladas nestes diplomas legais mas que decorrem de ao Secretário-geral ter sido cometida a responsabilidade de entidade de coordenação do Programa Orçamental P006 Defesa Nacional, atividades que se encontram contempladas, entre outros, nas alterações feitas à Lei de Enquadramento do Orçamento do Estado (Lei Orgânica n.º 91/2001), na Lei do Orçamento do Estado, no Decreto-Lei de Execução Orçamental e Instruções da Direção-geral do Orçamento. 5 / 37

6 3.2 Organograma Orgânica da Secretaria Geral do MDN Decreto Regulamentar n.º 7/2012 de 18 de janeiro Portaria n.º 86/2012 de 30 de março Despacho n.º 12003/2012 de 11 de setembro Secretário-Geral (SG) Dr. Gustavo Madeira Secretário-Geral Adjunto (SGA) CALM Carmo Durão Direção de Serviços de Planeamento e Coordenação (DSPC) COR José Varela Direção de Serviços de Assuntos Jurídicos (DSAJ) Dr.ª Célia Batalha Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos (DSGRH) Dr.ª Ana Isabel Fernandes Direção de Serviços Administrativos e Financeiros (DSAF) Dr.ª Sílvia Chambel Direção de Serviços de Comunicação e Relações Públicas (DSCRP) Dr.ª Luísa Monteiro Direção de Serviços de Sistemas de Informação (DSSI) COR António Salvado Centro de Dados da Defesa (CDD) CMG Jorge Pires Divisão de Organização, Avaliação e Estatística (DOAE) Lugar vago Divisão de Recursos Humanos (DRH) Lugar vago Unidade Ministerial de Compras (UMC) Dr. Nuno Cadete Divisão de Orçamento (DO) TCor Rui Pina 3.3 Identificação dos Utilizadores (Clientes internos e externos) Consideram-se clientes internos diretos, todos os organismos pertencentes ao Ministério da Defesa, incluindo os Ramos, e clientes internos indiretos os serviços e organismos da Administração Pública em geral. São considerados clientes externos, todas as entidades fora do universo anteriormente referido. 6 / 37

7 Clientes Internos Diretos Gabinetes dos membros do Governo: Gabinete do Ministro da Defesa Nacional; Gabinete do Secretário de Estado Adjunto e da Defesa Nacional. Serviços Centrais do MDN: Inspeção-geral da Defesa Nacional; Direção-geral de Política de Defesa Nacional; Direção-geral de Pessoal e Recrutamento Militar; Direção-geral de Armamento e Infraestruturas de Defesa; Instituto da Defesa Nacional; Policia Judiciaria Militar. Entidades Tuteladas pelo MDN: Instituto de Acão Social das Forças Armadas; Cruz Vermelha; Liga dos Combatentes. Outras Entidades: Autoridade Marítima Nacional; Autoridade Aeronáutica Nacional; EMPORDEF; ADFA. Forças Armadas: Estado-Maior-General das Forças Armadas Marinha; Exército; Força Aérea. Conselhos e Comissões: Conselho Superior Militar; Conselho de Chefes de Estado-Maior; Conselho do Ensino Superior Militar; Conselho de Saúde Militar; Comissão Portuguesa de História Militar. Clientes Internos Indiretos Serviços e organismos da Administração Pública 7 / 37

8 Clientes Externos Organismos da NATO; Sindicatos; Clubes Militares (Diversos); Estabelecimentos Fabris do Exército; Arsenal do Alfeite, SA; Instituto Hidrográfico. 8 / 37

9 4 Enquadramento estratégico 4.1 Missão e Visão O Decreto-Regulamentar n.º 7/2012, de 18 de janeiro, define a Secretaria-geral do Ministério da Defesa Nacional (SG/MDN), como um serviço central da administração direta do Estado dotada de autonomia administrativa Missão A nossa missão é assegurar o planeamento e coordenação dos recursos financeiros de todas as entidades do perímetro da defesa, o planeamento, coordenação e execução dos recursos financeiros e patrimoniais dos gabinetes ministeriais e dos serviços centrais e garantir o apoio técnico e administrativo às mesmas entidades, no âmbito do aprovisionamento centralizado, do apoio técnico-jurídico e contencioso, da documentação e da comunicação e relações públicas Visão Visão: Ser uma entidade de referência na Administração Publica. 9 / 37

10 4.2 Valores e princípios Na prossecução da sua Missão e Visão, a SG/MDN pauta a sua ação por um conjunto de valores e princípios que balizam as práticas e os comportamentos organizacionais: Satisfação do cliente: Para que sejamos reconhecidos como parceiros estratégicos pelos nossos clientes teremos de pautar as nossas atividades através de uma atenção especial aos resultados que pretendemos alcançar fazendo-o com rigor, qualidade e tempestividade. Valores e Princípios Inovação: Promover e apoiar a implementação de novos processos ou a reorganização dos atuais, com o objetivo de reforçar a posição competitiva, aumentar o desempenho e o conhecimento, de forma a sermos capazes de antecipar a evolução de necessidades futuras. Para o efeito devemos pautar a execução do nosso trabalho pelas boas práticas já conhecidas e por um espirito de melhoria continua, pessoal e organizacional. Trabalho em equipa: O trabalho em equipa constitui a base de uma relação de trabalho produtiva permitindo promover uma maior consciência das funções e responsabilidades de cada indivíduo, estabelecer relações construtivas, favorecer a procura e troca de informação e motivar as pessoas para uma integração ativa em equipas multidisciplinares e trans-funcionais. Transparência: A transparência implica, designadamente, o dever de fornecimento de informação entre todas as entidades públicas. Assim, e porque agimos em nome dos cidadãos, as decisões que tomamos e as tarefas que executamos devem ser explicitamente fundamentadas e adequadamente comunicadas e basearem-se no melhor rácio custo/benefício. 10 / 37

11 4.3 Fatores críticos de sucesso São fatores críticos de sucesso, as atividades ou variáveis de gestão que requerem um especial cuidado de planeamento e de acompanhamento da execução por forma a garantir o bom desempenho e a proporcionar mais valor aos clientes, gerando competências distintivas para a Secretaria-geral. Gestão das pessoas as pessoas desempenham um papel fundamental nos resultados e na excelência que nos propomos alcançar. Por esta razão, é de crucial relevância garantir que os colaboradores melhoram e aumentam as suas competências bem como que se envolvem decisivamente no cumprimento dos objetivos pessoais e globais. Orientação e focalização nos resultados o desempenho e os resultados alcançados devem ser monitorizados, utilizando adequadamente a informação proveniente dessa monitorização para definir e rever objetivos estratégicos, operacionais, ações e metas. Monitorização do desempenho na prossecução de melhor eficácia e eficiência os resultados alcançados não podem ser desligados dos recursos utilizados para os atingir, importa, por isso, melhorar a gestão, estrutura e processos relativos às atividades desenvolvidas, baseando as decisões em informação proveniente do sistema de monitorização do desempenho. Gestão da mudança, aprendizagem e melhoria contínua a consciencialização da necessidade de mudança, o compromisso contínuo e constante das pessoas para dirigir e apoiar o processo de transformação emergente é indispensável. 11 / 37

12 4.4 Linhas de orientação estratégica No sentido de concretizar a Visão, a SG/MDN assume um posicionamento estratégico, tendo em conta todos aqueles a quem se destinam os seus serviços, procurando gerar benefícios para os seus destinatários, acrescentando-lhes valor. Este acréscimo de valor resultará da superação dos objetivos estratégicos e operacionais definidos para 2013, traçados a partir dos seguintes vetores estratégicos plurianuais: Consolidar o modelo integrado de gestão Assegurar a consolidação do modelo de gestão na SG melhorando o desempenho da organização através da análise e redefinição dos processos e procedimentos internos, melhoria da articulação entre as unidades orgânicas, reforço da comunicação interna e aperfeiçoamento dos instrumentos de gestão. Reforçar a sustentabilidade e qualidade dos recursos Aumentar as competências técnicas dos recursos humanos, modernizar os recursos físicos e otimizar os SI/TIC de modo a assegurar a prestação de serviços de qualidade que respondam às necessidades dos clientes. Reforço do value for Money, incutindo a consciência do custo. Avaliar e ponderar os custos e benefícios dos investimentos, procurando a melhor relação qualidade/preço e ganhos de eficiência. Reforçar o "value for money" Aumentar os níveis de eficiência da organização e contribuir para uma utilização racional dos recursos, através do incentivo à ponderação sistemática dos custos e benefícios das diferentes decisões ou ações, procurando ganhos de eficiência sem perder de vista um adequado padrão de qualidade. 12 / 37

13 AI3 Aprendizagem e Inovação AI2 AI1 P4 P3 P2 Processos P1 Financeira F1 C2 Clientes C1 4.5 Alinhamento: Objetivos Estratégicos/Operacionais Descrição Objetivos Estratégicos Após o enquadramento da SG/MDN, no seu âmbito de atuação (Missão e Visão) e na definição das bases estratégicas de atuação (Valores e Vetores), definiram-se os seguintes objetivos estratégicos para a SG, por perspetiva: Objetivos estratégicos Perspetiva e código Designação Áreas de intervenção Aumentar o desempenho e reforçar a imagem da SG Aumentar a qualidade dos serviços prestados Através da distribuiçao de serviços por meio eletrónico e do desenvolvimento de iniciativas na área da responsabilidade social (solidariedade social, ambiente, saúde e segurança no trabalho, entre outras ações de carácter casuístico) facilitar o acesso aos serviços, agilizar procedimentos, potenciar a capacidade e celeridade de resposta e reforçar a imagem da SG. Assegurar o desenvolvimento de ações que conduzam à oferta de melhor serviço aos clientes, ao aumento dos serviços partilhados, ao aumento da capacidade de resposta e à garantia de uma melhor qualidade da informação produzida pelos serviços da SG/MDN destinada aos clientes internos e externos. Otimizar a utilização de recursos Assegurar a utilização exclusiva de recursos indispensáveis às necessidades correntes (otimização dos RH, recursos tecnológicos (SI / TIC), recursos financeiros e patrimoniais). Promover a transversalidade e agilização dos processos, visando a racionalização dos custos internos e a otimizaçao dos recursos. Otimizar a função de coordenação Enquanto entidade coordenadora do P006, reforçar a divulgação dos outputs obtidos a partir dos mecanismos de controlo em utilização ou a desenvolver. Enquanto entidade responsável pela aplicação do SIADAP1 no âmbito do MDN, assegurar a divulgação de boas práticas no domínio da avaliação de desempenho, das regras de construção e de monitorização periódica do QUAR. Enquanto entidade coordenadora dos Sistemas e Tecnologias de Informação e Comunicação, assegurar o reforço da coordenação das atividades nesse âmbito. Aperfeiçoar os instrumentos de planeamento, acompanhamento e monitorização do desempenho Consolidar os instrumentos de gestão interna em uso ( dashboartd) e desenvolver novos instrumentos de apoio à gestão dos serviços, nomeadamente (relatórios periódicos de gestão) por serviços, quadro de indicadores de execução material para o P006, a par dos indicadores de gestão. Incrementar o modelo de prestação centralizada de serviços e otimizar o modelo de serviços partilhados Concentração na SG de funções hoje dispersas pelos SC, sempre que daí resulte redução da despesa, aumento da eficácia, eficiência e produtividade, agilização dos serviços, uniformização dos processos, racionalização da utilização dos recursos e aumento dos níveis de qualidade do serviço. Racionalizar e consolidar os processos internos Consolidação e redefinição dos processos e procedimentos internos assegurando a uniformidade de regras e procedimentos e melhorando a articulação entre as unidades orgânicas. Otimizar a comunicação Garantir a adequada disseminação da informação e comunicação através do desenvolvimento de uma Política de Comunicação Interna que promova a circulação de informação atualizada (privilegiando a comunicação via Intranet), de estímulo ao contato interpessoal e de promoção de cultura de partilha. Garantir o alinhamento dos SI/TIC com a estratégia Dar continuidade à estratégia e política integradora das TIC do MDN e assegurar a execução das medidas estratégicas identificadas na RCM 12/2012 e no Plano de Ação Sectorial de racionalização das TIC. Potenciar o capital humano Promover e consolidar competências dos colaboradores necessárias à prossecução da estratégia da organização. 13 / 37

14 Aprendizagem e AI3 Inovação AI2 AI1 P4 P3 Processos P2 P1 Financeira F1 C2 Clientes C1 VE1 VE2 VE Matriz de alinhamento dos Vetores e Objetivos Estratégicos Objetivos estratégicos Vetores estratégicos Perspetiva e código Designação Aumentar o desempenho e reforçar a imagem da SG X X Aumentar a qualidade dos serviços prestados X X Otimizar a utilização de recursos X X X Otimizar a função de coordenação X X Aperfeiçoar os instrumentos de planeamento, acompanhamento e monitorização do desempenho Incrementar o modelo de prestação centralizada de serviços e otimizar o modelo de serviços partilhados Racionalizar e consolidar os processos internos X X X X X X Otimizar a comunicação X X X Garantir o alinhamento dos SI/TIC com a estratégia X X X Potenciar o capital humano X X X 14 / 37

15 5 Objetivos das Unidades Orgânicas Para a concretização dos objetivos foram definidos indicadores, a fim de avaliar o grau de cumprimento da direção estratégica e definiram-se as iniciativas estratégicas a desenvolver, que corresponderão, em termos de SIADAP, aos objetivos de cada unidade orgânica. Nos termos da Portaria n.º 86/2012 de 30 de Março a SG/MDN estrutura-se nas seguintes unidades orgânicas nucleares: Direção de Serviços de Planeamento e Coordenação (DSPC); Direção de Serviços de Assuntos Jurídicos (DSAJ); Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos (DSGRH); Direção de Serviços Administrativos e Financeiros (DSAF); Direção de serviços de Comunicação e Relações Públicas (DSCRP); Direção de Serviços dos Sistemas de Informação (DSSI); Centro de Dados da Defesa (CDD). 5.1 Identificação dos objetivos por unidades orgânicas 15 / 37

16 Aprendizagem e Inovação Processos AI2 P4 P2 P Direção de Serviços de Planeamento e Coordenação (DSPC) Objetivos operacionais Indicador Perspetiva e código Designação Áreas de intervenção/ações Designação Em função do objeto Classificação Quanto à natureza Unidade Meta Tolerância Superação Peso no objetivo Fonte de verificação Consolidar a metodologia de acompanhento e seguimento da execução orçamental do P006 Rever os instrumentos de acompanhamento e monitorização do desempenho Relatórios periódicos; Reunião Geral de Acompanhamento; Reunião de Interlocutores Técnicos; LCPA - Obrigações Aperfeiçoar instrumentos de acompanhamento e monitorização do desempenho organizacional : Rever/consolidar DB das DS, definir DB da SG e assegurar respetivo reporte mensal N.º de iniciativas de melhoria Eficácia Resultados N.º % Dossier Prazo médio para reporte Eficácia Realização Dias 3 dias úteis após encerramento no SI respetivo % Data de revisão dos DB das DS Eficácia Resultados Data % Data de conclusão do DB da SG Eficácia Resultados Data % Prazo médio de reporte Eficácia Resultados Dias % Documento de remessa Data do documento de remessa Data do documento de remessa Data do reporte mensal Prazo para apresentação do modelo Eficácia Resultados Data Antes de 20 de junho de % Data do documento de remessa Coordenar o desenvolvimento de um modelo de reporting mensal Recursos financeiros, humanos e materiais Prazo para reporte Eficácia Resultados Dias 15.º dia útil do mês seguinte 5 Antes do 10º dia útil 30% Data do documento de remessa Rever, documentar e desmaterializar a recolha de informação Alterações orçamentais, AEDN, Inquérito serviços, Inquérito trabalhadores, Monitorização PA e Monitorização PGRCIC N.º de processos desmaterializados Eficácia Realização N.º % Dossier Coordenar a elaboração do Manual de Procedimentos e de Controlo Interno da SG Definir metodologia, recolher contributos, análise de procedimentos e elaboração de manual Data de apresentação do manual Eficácia Realização Data % Data do documento de remessa Contribuir para o desenvolvimento de uma metodologia de monitorização do instrumentos de gestão Levantamento das potencialidades do SIG, registar o PA da SG no SIG, fazer Benchamking da metodologia Marinha Levantamento das potencialidades do SIG no âmbito do processo de planeamento Data de conclusão da Inserção do PA em SIG Eficácia Realização Data dias Eficácia Realização Data dias Conclusão antes de 30 de junho Entrega antes de 30 de outubro 25% Relatório 75% Registo em SIG 16 / 37

17 Aprendizagem e Inovação AI3 Processos P4 Clientes C2 C Direção de Serviços de Assuntos Jurídicos (DSAJ) Objetivos operacionais Indicador Perspetiva e código Designação Áreas de intervenção/ações Designação Em função do objeto Classificação Quanto à natureza Unidade Meta Tolerância Superação Peso no objetivo Fonte de verificação Optimizar os tempos de resposta dos pareceres/informações e outra documentação produzida pela DSAJ. Conferir celeridade ao processo de resposta de toda a documentação produzida pela DSAJ. Tempo médio de resposta Eficácia Resultados Dias 80 % das respostas apresentadas antes do prazo estipulado 20% 100% 100% Mapas de controlo em excel/access Tempo médio de resposta nos processos de consultadoria Eficácia Resultados Dias % Mapa de controlo de processos em excel/access Reduzir os tempos de resposta da DSAJ nas suas áreas de intervenção Identificação, apartir da data de despacho da DS (registos existentes) dos tempos médios de resposta, por cada tipo de produto identificado (consultoria jurídica, Gracioso, Contencioso, DFA s) Tempo médio de resposta a processos graciosos Tempo médio de resposta a processos de contencioso Eficácia Resultados Dias Eficácia Resultados Dias Em média 1 dia antes do prazo definido Em média 1 dia antes do prazo de entrega em Tribunal % % N.º de processos concluídos de pedidos de qualificação de DFA s Eficácia Resultados N.º > % Contribuir para a elaboração do Manual de Procedimentos e de Controlo Interno Identificação da informação (processos e procedimentos) a constar no Manual e apresentação dos Data para apresentação de proposta dos procedimentos a constar no Manual Data de apresentação dos Eficácia Realização Data dias % Eficácia Realização Data dias % Data de envio dos Data de envio dos Desenvolver iniciativas para potenciar o conhecimento na área jurídica Iniciativas (acções de formação/esclarecimentos ou outras) desenvolvidas com vista a promover esclarecimentos e alargar o conhecimento em matérias da área jurídica Nº de iniciativas aprovadas Eficácia Realização N.º % Iniciativas planeadas e aprovadas 17 / 37

18 Aprendizagem e Inovação AI3 P4 Processos P2 Financeira F Direção de Serviços Administrativos e Financeiros (DSAF) Objetivos operacionais Indicador Perspetiva e código Designação Áreas de intervenção/ações Designação Em função do objeto Classificação Quanto à natureza Unidade Meta Tolerância Superação Peso no objetivo Fonte de verificação Assegurar a redução de custos no âmbito das centralizações e a promoção de iniciativas de melhoria Desenvolver política integradora de aquisições de bens e serviços com com vista á redução de custos e à promoção de iniciativas de melhoria no âmbito das centralizações (despacho do ministro, ) e dos sistemas de aquisição dinâmicos Nº de iniciativas desenvolvidas Eficácia Realização N.º % % de redução de custos nos novos processos sujeitos a agregação Eficiência Resultados % 10 5 > 15 % 50% Publicação no Portal UMC Relatório trimestral de acompanhamento Centralizar o aprovisionamento nos SC Implementar a centralização na UMC do aprovisionamento dos SC Nº de SC com aprovisionamento centralizado em 2013 Eficácia Realização N.º % Relatório de acompanhamento Contribuir para a elaboração do Manual de Procedimentos e de Controlo Interno Identificação da informação (processos e procedimentos) a constar no Manual e apresentação dos Data para apresentação de proposta dos procedimentos a constar no Manual Data de apresentação dos Eficácia Realização Data dias % Eficácia Realização Data dias % Data de envio dos Data de envio dos Elaborar a prestação de contas da SG, Gabinetes e Serviços Centrais relativamente a 2012 e colaborar no desenvolvimento da metodologia de consolidação de contas e de implementação do ADC (analítica) Elaborar a prestação de contas da SG, Gabinetes e Serviços Centrais Data de entrega da prestação de contas Eficácia Realização Data entrega até 29 de abril de 2013 Implementação do ADC Data de implementação Eficácia Realização Data dias % Colaborar no desenvolvimento da metodologia de consolidação de contas. Data de apresentação dos Eficácia Realização Data dias Antes de 15 de julho 50% 20% Data de envio via plataforma TC Relatório de implementação Data de envio dos Desenvolver iniciativas para potenciar o conhecimento na área financeira Iniciativas desenvolvidas com vista a promover esclarecimentos e alargar o conhecimento na área financeira Nº de iniciativas realizadas Eficácia Realização N.º % Iniciativas realizadas 18 / 37

19 Aprendizagem e Inovação Processos AI3 P4 P3 P2 Clientes C Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos (DSGRH) Objetivos operacionais Indicador Perspetiva e código Designação Áreas de intervenção/ações Designação Em função do objeto Classificação Quanto à natureza Unidade Meta Tolerância Superação Peso no objetivo Fonte de verificação Número de acções/orientações Eficácia Realização N.º % Dossier Melhorar a aplicação das medidas de política de recursos humanos Elaboração / orientações, acções de esclarecimentos, promoção de medidas para colocação de pessoas em SME (divulgação, bolsa, ) e disponibilização de novos protocolos para os colaboradores N.º de iniciativas Eficácia Realização N.º % Dossier N.º de protocolos celebrados Eficácia Realização N.º % Protocolos celebrados Assegurar o processamento dos vencimentos Processamento de vencimentos no prazo médio definido para o efeito Prazo médio de encerramento do Processamento Eficácia Resultados Dias 5º dia útil % Data de envio de mail Desenvolver e implementar uma metodologia de reporte dos efetivos do MDN Elaborar documento para reporte dos efectivos do MDN Data de apresentação da metodologia Eficácia Realização Data 30 de abril de dias Data de apresentação do reporte Eficácia Realização Data 15.º dia do mês seguinte 5 dias Antes de 20 de abril de 2013 Antes do 10.º dia do mês seguinte 50% 50% Documento de envio do relatório Documento de envio do relatório Desmaterialização de processos e disponibilização de Manuais no Portal Desmaterializar processos ( ajudas de custo, trabalho extraordinário, deslocações em serviço, ) e disponibilização de manuais internos (manual de acolhimento, outros) n.º de processos desmaterializados n.º de novos manuais disponibilizados Eficácia Resultados N.º % Eficácia Resultados N.º % Contribuir para a elaboração do Manual de Procedimentos e de Controlo Interno Identificação da informação (processos e procedimentos) a constar no Manual e apresentação dos Data para apresentação de proposta dos procedimentos a constar no Manual Data de apresentação dos Eficácia Realização Data dias % Eficácia Realização Data dias % Data de envio dos Data de envio dos Aumentar as qualificações profissionais dos trabalhadores da SG Definição de Plano de Formação de acordo com identificação de necessidades e assegurar a respetiva execução Implementar o plano de acção da formação profissional , de acordo com a RCM 89/2010 Taxa de Execução do Plano de formação (exclui acções que não ocorreram por motivos externos) Nº de colaboradores abrangidos por ações de formação no período (meta anual) Eficácia Realização % 75% 5% > 80% 30% Relatório de formação Eficácia Realização N.º > 80 70% Relatório de formação 19 / 37

20 Aprendizagem e Inovação AI1 Processos P4 C2 Clientes C Direção de Serviços de Comunicação e Relações Públicas (DSCRP) Objetivos operacionais Indicador Perspetiva e código Designação Áreas de intervenção/áreas Designação Em função do objeto Classificação Quanto à natureza Unidad e Meta Tolerância Superação Peso no objetivo Fonte de verificação Executar o Plano de Acção para a responsabilidade social da SG Apresentação do Plano e desenvolvimento de iniciativas na área da responsailidade social (solidariedade social, ambiente, saúde, segurança no trabalho,...) Data de apresentação do Plano Eficácia Realização Data dias Antes de 01 de junho de % Data de envio do Plano Nº de iniciativas desenvolvidas Eficácia Realização N.º % Relatório Celebrar Protocolos com outras entidades Celebração de protocolos com outras entidades que potenciem sinergias e reforcem a imagem externa da SG Nº de protocolos celebrados Eficácia Realização N.º % Dossier Avaliação da Satisfação de Clientes com a gestão e difusão de conteúdos Criação e aplicação de questionários de Satisfação de clientes internos e Externos e apresentação de Relatório de avaliação da satisfação Data de apresentação do Relatório Eficácia Resultados Data dias Antes de 15 de novembro de % Data de envio do Relatório Contribuir para a elaboração do Manual de Procedimentos e de Controlo Interno Levantamento dos processos e dos procedimentos, análise critica e emissao de sisntese para o manual Data para apresentação de proposta dos procedimentos a constar no Manual Data de apresentação dos Eficácia Realização Data dias % Eficácia Realização Data dias % Data de envio dos Data de envio dos Apresentar proposta de revisão de portaria de gestão documental da SG Apresentar proposta de revisão de portaria de gestão documental da SG Data de apresentação de proposta Eficácia Realização Data dias Antes de 30 de junho de % Data de entrega da proposta Desenvolver, implementar e gerir um calendário de reuniões direcionadas, encontros especificos, w orkshops, sessões de monitorizaçao/balanço/team building Dirigentes e colaboradores; EMGFA e ramos Nº de colaboradores da SG envolvidos Nº de entidades externas aos SC envolvidas Eficácia Realização Nº % Relatório Eficácia Realização Nº % Relatório 20 / 37

21 Aprendizagem e Inovação AI2 Processos P4 Financeira F1 Clientes C Direção de Serviços de Sistemas de Informação (DSSI) Objetivos operacionais Indicador Perspetiva e código Designação Áreas de intervenção/ações Designação Em função do objeto Classificação Quanto à natureza Unidade Meta Tolerância Superação Peso no objetivo Fonte de verificação Consolidar e melhorar a satisfação dos utilizadores do SIG Melhorar a satisfação dos utilizadores do SIG, garantindo help-desk de 2º e 3º nível, executando os necessários arranques nos Ramos, no EMGFA e nos SCS, e assegurando a manutenção evolutiva das funcionalidades em produtivo Questões fechadas /( Saldo Inicial+processos abertos) nº de novas funcionalidades implementadas em SIG Eficácia Realização % 85% 5% 90% 50% Eficácia Realização N.º 15 5 > 20 50% Relatório Mensal Assegurar a redução de custos Aumentar a eficienciencia e racionalizar o TCO, contribuindo para a reduçao de custos Custos de manurençao e de licenciamento Eficiência Resultados Nível < % Relatório Mensal Coordenar o desenvolvimento da metodologia de consolidaçao de contas Desenvolver o processo de consolidaçao de contas Data de apresentaçao do modelo Eficácia Realização Data dias Antes de 30 de novembro 100% Data de entrega do modelo Contribuir para a elaboração do Manual de Procedimentos e de Controlo Interno Identificação da informação (processos e procedimentos) a constar no Manual e apresentação dos Data para apresentação de proposta dos procedimentos a constar no Manual Data de apresentação dos Eficácia Realização Data dias % Eficácia Realização Data dias % Data de envio dos Data de envio dos Desenvolver uma metodologia de monitorização dos instrumentos de gestão Levantamento das potencialidades do SIG, registar o PA da SG no SIG, fazer Benchamking da metodologia Marinha Levantamento das potencialidades do SIG no âmbito do processo de planeamento Data de conclusão da Inserção do PA em SIG Eficácia Realização Data dias Eficácia Realização Data dias Conclusão antes de 30 de junho Entrega antes de 30 de outubro 25% Relatório 75% Registo em SIG 21 / 37

22 Aprendizagem e Inovação AI3 AI2 Processos P4 P3 Clientes C Centro de Dados da Defesa (CDD) Objetivos operacionais Indicador Perspetiva e código Designação Áreas de intervenção/ações Designação Em função do objeto Classificação Quanto à natureza Unidade Meta Tolerância Superação Peso no objetivo Fonte de verificação Melhorar a satisfação dos utilizadores Melhorar a satisfação dos utilizadores, garantindo apoio aos utilizadores da Rede e Serviços da Defesa % de questões Helpdesk 1ª linha fechadas em < 1H Índice de satisfação dos clientes apurado em inquérito Eficácia Realização % 85% 4% 90% 50% Relatório mensal Qualidade Impacto Nível 4 0,1 4,2 50% Relatório de inquérito de satisfação de clientes Desenvolvimento da plataforma de portais colaborativos Alargar o âmbito de coberturta da plataforma de portais colaborativos e apoiar os processos de desmaterialização nº de novas funcionalidades/áreas implementadas Eficácia Realização N.º % Relatório mensal Contribuir para a elaboração do Manual de Procedimentos e de Controlo Interno Identificação da informação (processos e procedimentos) a constar no Manual e apresentação dos Data para apresentação de proposta dos procedimentos a constar no Manual Data de apresentação dos Eficácia Realização Data dias % Eficácia Realização Data dias % Data de envio dos Data de envio dos Uniformização tecnológica da rede telefónica Alargar a cobertura do sistema VoIP nº de entidades Eficácia Realização N.º % Relatório mensal Aumentar o Know -how tecnologico inrterno Promover ações de formação/atualização inseridas no Plano de Formaçao da SG. n.º de ações de atualização/formação coletiva Eficácia Realização N.º % Relatorio de formaçao da DSGRH 22 / 37

23 6 Recursos 6.1 Recursos Humanos De acordo com a abordagem por postos de trabalho, a SG/MDN conta para o desenvolvimento da sua atividade no ano de 2013, com a seguinte distribuição de pessoal, por unidades orgânicas e categorias profissionais: Designação Recursos Humanos Efetivos planeados para 2013 por Unidade Organica Direção DSPC DSAJ DSAF DSGRH DSCRP DSSI CDD Dirigentes - Direção Superior 2 2 Dirigentes - Direção Intermedias e chefes de equipa Técnico Superior ( inclui especialistas de informática) Coordenador técnico ( inclui chefes de secção) Assistente técnico ( inclui técnicos de informática) Encarregado geral operacional Encarregado operacional Assistente operacional TOTAL Salienta-se que a 31 de dezembro de 2012, os postos de trabalho ocupados eram apenas 236, incluindo 19 postos de trabalho dos gabinetes ministeriais. TOTAL Relativamente aos anos anteriores, apresenta-se seguidamente as respetivas variações: Evolução dos trabalhadores no último triénio / 37

24 Evolução dos Recursos Humanos no triénio Faixa Etária: <= >= / 37

25 Habilitação Literária: 6.2 Recursos Financeiros Os recursos financeiros previstos para 2013 para a SG/MDN são os seguintes: Recursos Financeiros 2013 (Apenas Serviços Próprios) DESIGNAÇÃO PLANEADOS Orçamento de funcionamento Despesas c/pessoal Aquisições de Bens e Serviços Outras despesas correntes PIDDAC - Outros valores (Despesas capital) TOTAL (OF+PIDDAC+Outros) Nota- Mapa OE 2013 SG Anexo A 25 / 37

26 Em comparação com 2012, temos: Comparaçao Orçamento funcionamento 2012/2013 Outros valores (Despesas capital) PIDDAC Outras despesas correntes Aquisições de Bens e Serviços Despesas c/pessoal Orçamento de funcionamento Recursos Materiais e Tecnológicos A área das tecnologias de informação e comunicação passou a ser uma responsabilidade direta da SG/MDN e é considerada uma das áreas de enorme contribuição, direta ou indireta, para o desempenho de todas as entidades que integram a defesa nacional. Entre outros, a sua atividade envolve os seguintes recursos materiais/tecnológicos: Licenças N.º médio (2009 a 2012) SAP R/3 6,40 ECC 5,0 e SEM/BW 3, Hyperion 25 SAP Business Objects 100 Windows Server CAL Windows Server 45 Exchange Server CAL Exchange Server 12 Sharepoint Server CAL Sharepoint Server 3 Gestão documental 250 Telefonia VoIP Outras Subtotal Custos de manutenção (2011) Custos anuais médios Alguns equipamentos Existências ( ) Minicomputadores 73 Microcomputadores e Computadores Pessoais Periféricos Comunicações 450 Total / 37

27 7 Necessidades de Formação Profissional As necessidades de formação ainda se encontram em fase de levantamento. 8 Acompanhamento e avaliação O Plano de Atividades da SG/MDN será objeto de acompanhamento através de monitorizações regulares de forma a assegurar a monitorização contínua da performance estratégica e permitindo detetar eventuais desvios e tomar oportunamente as medidas necessárias à sua correção. 27 / 37

28 Anexos Anexo A Orçamento SG para 2013 Anexo B QUAR / 37

29 ANEXOS 29 / 37

30 Anexo A Orçamento SG para / 37

31 Secretaria-Geral do Ministério da Defesa Nacional Plano de Actividades 2013 a) Despesas de Funcionamento Normal RECURSOS FINANCEIROS CLASSIFICAÇÃO DAS DESPESAS I - DESPESAS DE FUNCIONAMENTO NORMAL ( ) Montante A - DESPESAS CORRENTES (1+2+3) DESPESAS COM O PESSOAL (1) REMUNERAÇÕES CERTAS E PERMANENTES Pessoal dos quadros - Regime da Função Pública Pessoal aguardando aposentação Pessoal em qualquer outra situação Gratificação Representação Suplementos e prémios Subsídio de refeição Subsídio de férias e de Natal Remuneração por doença e maternidade/paternidade ABONOS VARIAVEIS OU EVENTUAIS Horas extraordinárias Ajudas de custo Abono para falhas Outros abonos em numerário ou espécie SEGURANÇA SOCIAL A Encargos com a saúde - ADSE Subsídio familiar a crianças e jovens Outras prestações familiares A0.A0 - Caixa Geral de Aposentações A0.B0 - Contribuições para a segurança social AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS (2) AQUISIÇÃO DE BENS Combustíveis e lubrificantes Limpeza e higiene Alimentação - Refeições confeccionadas Vestuário e artigos pessoais Material de escritório Prémios, condecorações e ofertas Livros e documentação técnica Artigos honoríficos e de decoração Outros bens / 37

32 AQUISIÇÃO DE SERVIÇOS Encargos das instalações Limpeza e higiene Conservação de bens Locação de edifícios C Locação de material informático Locação de material de transporte Locação de outros bens A Acessos à Internet B Comunicações fixas de dados C Comunicações fixas de voz D Comunicações móveis E Outros serviços conexos de comunicações Transportes Representação dos serviços B Seguros Deslocações e estadas B Estudos, pareceres, projectos e consultadoria A Formação - TIC B Formação - Outros Seminários, exposições e similares Publicidade Vigilância e segurança A Assistência técnica - TIC C Assistência técnica - Outras C Outros trabalhos especializados Outros serviços OUTRAS DESPESAS CORRENTES (3) Outras A Outras R Reserva orçamental B - DESPESAS DE CAPITAL (4) AQUISIÇÃO DE BENS DE CAPITAL INVESTIMENTOS Material de transporte A0.B0 - Equipamento de informática A0.B0 - Software informático A0.B0 - Equipamento administrativo / 37

33 b) Dotações Específicas Assistência na Doença aos Militares das Forças Armadas B Encargos com a saúde - ADM Sub-Total Forças Nacionais Destacadas A Forças Nacionais Destacadas Sub-Total Transferências Diversas Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social A Cruz Vermelha Portuguesa B Liga dos Combatentes C Associação dos Deficientes das Forças Armadas D Investigação e Desenvolvimento E Programas de Interesse Público F Outros Programas Internacionais A Lei do Serviço Militar C Outros R Reserva orçamental Sub-Total Sistema de Mobilidade Especial - Sistema de Mobilidade Especial Sub-Total Total de Dotações Específicas / 37

34 Anexo B QUAR / 37

35 35 / 37

36 NOTA EXPLICATIVA JUSTIFICAÇÃO DE DESVIOS AVALIAÇÃO FINAL Eficácia Eficiência Qualidade Recursos Humanos D ESIGN A ÇÃ O Dirigentes - Direcção Superior Dirigentes - Direcção intermédia e chefes de equipa Técnico Superior - (inclui especialistas de informática) Coordenador Técnico - (inclui chefes de secção) Assistente Técnico - (inclui técnicos de informática) Encarregado geral operacional Encarregado operacional Assitente operacional Total PON T U A ÇÃ O PLA N EA D OS R EA LIZ A D OS D ESV IO Recursos Financeiros D ESIGN A ÇÃ O PLA N EA D OS EXEC UT A D OS D ESV IO Orçamento de funcionamento Despesas c/pessoal Aquisições de Bens e Serviços Outras despesas correntes PIDDAC - - Outros valores (Despesas capital) TOTAL (OF+PIDDAC+Outros) Indicadores _ Fonte de Verificação Fontes de Verificação Plano de Actividades, Sistemas de Informação e Relatório de Actividades 36 / 37

37 37 / 37