Redação de Documentos Oficiais. Ten. Mesquita

Transcrição

1 Redação de Documentos Oficiais Ten. Mesquita

2 Elementos Essenciais da Comunicação A Língua Portuguesa é o meio oficial para nos comunicarmos em nosso país. Diante da necessidade de padronizar, uniformizar e simplificar os atos administrativos no exercício de nossas atividades da Administração Pública do Poder Executivo Estadual, o Decreto Estadual RJ nº , de 25 de setembro de 2014, aprova o Manual de Redação Oficial do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro, todo redigido com base na norma culta da Língua Portuguesa.

3 Elementos Essenciais da Comunicação Considerando a importância desse Manual para a rotina administrativa das Unidades da PMERJ, o Decreto supracitado foi transcrito no Aditamento ao Boletim da Polícia Militar nº 218, de 28 de novembro de 2017, o qual determina sua observância por todas as Unidades da Corporação.

4 Elementos Essenciais da Comunicação O processo de comunicação consiste na transmissão de informação entre um indivíduo (o emissor), e um público-alvo (o receptor), para passar uma mensagem, ou seja, um conteúdo. Para isso, é necessário optar por um código (a linguagem utilizada), e ainda um canal (o meio pelo qual tal mensagem será transmitida).

5 Elementos Essenciais da Comunicação Emissor é aquele que emite, ou seja, que pronuncia ou envia uma mensagem. O emissor também é considerado remetente. Receptor é aquele que recebe a mensagem enviada pelo emissor. Como a mensagem é destinada a ele, também é chamado de destinatário, ou seja, é o público-alvo da mensagem enviada pelo emissor/remetente. Mensagem é o conteúdo que é expedido, enviado, ou seja, o que se quer transmitir, dizer, explicar, documentar.

6 Elementos Essenciais da Comunicação Código o modo como a mensagem é transmitida (forma escrita, forma oral, através de gestos, etc). Canal é a fonte, o meio utilizado para transmitir a mensagem (revista, livro, jornal, rádio, TV, etc). Contexto situação que envolve emissor e receptor, cenário crucial para o entendimento pleno da mensagem.

7 Elementos Essenciais da Comunicação 3C REM CANAL o meio utilizado para transmitir a msg, o objeto, a fonte; CÓDIGO o modo como a msg é transmitida; CONTEXTO situação em que ocorre a msg entre os sujeitos; RECEPTOR aquele que recebe a msg; EMISSOR aquele que emite a msg; MENSAGEM a informação, o conteúdo que é transmitido;

8 Características dos Textos Oficiais Para que a redação dos textos oficiais atinja sua finalidade (estabelecer a comunicação necessária com impessoalidade e clareza), devemos zelar para que a linguagem utilizada atenda alguns requisitos básicos, tais como: correção, impessoalidade, objetividade, clareza, concisão, coerência, coesão textual e padronização.

9 Características dos Textos Oficiais Tais requisitos são importantes tanto na elaboração textual, quanto na visual, pois facilitam a consulta, a leitura e o acesso à informação por qualquer indivíduo, além de chancelarem unidade e integração entre órgãos e entidades que compõem a Administração Pública. Logo, a boa expressão escrita deve ser entendida como condição para a publicidade e eficiência da comunicação administrativa.

10 Características dos Textos Oficiais Além disso, vale a pena mencionar que os textos oficiais podem ser caracterizados como documentos, portanto fazem parte da história de comunidades, instituições, setores e até mesmo de seus respectivos funcionários. Vamos entender cada um dos requisitos apresentados de forma mais detalhada.

11 Características dos Textos Oficiais IMPESSOALIDADE A impessoalidade caracteriza-se pelo emprego de verbos e pronomes na terceira pessoa do singular, com o intuito de conferir ao texto isenção e imparcialidade. Portanto, o tratamento impessoal deve ser utilizado nas comunicações oficiais.

12 Características dos Textos Oficiais IMPESSOALIDADE De acordo com o Manual de Redação de Documentos Oficiais (Adit. Ao Bol da PM 218, de 28 Nov 17), a impessoalidade nos documentos caracteriza-se: Da ausência de impressões individuais de quem comunica; Da impessoalidade de quem recebe a comunicação; e Do caráter impessoal do próprio assunto tratado.

13 Características dos Textos Oficiais CORREÇÃO E OBJETIVIDADE Você aprendeu ao longo da educação escolar que a correção gramatical baseia-se no respeito às normas, nos princípios do idioma e às regras gramaticais e ortográficas. No nosso caso, o idioma estudado desde nossa alfabetização é a Língua Portuguesa. De acordo com o Manual de Redação de Documentos Oficiais, os textos construídos nos documentos oficiais devem evitar os solecismos (erros de sintaxe), as deformações (erros na forma das palavras), os cruzamentos (troca de palavras parecidas), os estrangeirismos(emprego abusivo de palavras ou expressões estrangeiras), os arcaísmos (emprego de palavras e expressões antiquadas) e os neologismos (palavras novas, cujo sentido é ainda instável).

14 Características dos Textos Oficiais CORREÇÃO E OBJETIVIDADE A objetividade consiste no uso de termos adequados para que a ideia seja transmitida rapidamente pelo receptor, portanto um texto objetivo deve ter clareza nas ideias transmitidas.

15 Características dos Textos Oficiais CORREÇÃO E OBJETIVIDADE Palavras desnecessárias ou supérfluas, adjetivação excessiva, repetição de termos devem ser evitados, pois comprometem a eficácia do documento. Nos documentos oficiais, ou seja, nas comunicações técnicas e burocráticas, a linguagem deve ser utilizada com objetivos pragmáticos, portanto é necessário observar que as informações expostas devem ser descritivas, narrativas e explicativas, logo não devem partir de premissas de convencimento.

16 Características dos Textos Oficiais CLAREZA E CONCISÃO Nos atos administrativos, clareza significa inteligibilidade, ou seja, a capacidade de perceber e compreender de forma eficiente determinada informação. Portanto, a organização mental e a riqueza de vocabulário são qualidades essenciais para a busca de uma perfeita adequação dos termos em um texto dissertativo bem escrito. Deste modo, o texto considerado claro é aquele que evita ao máximo o uso de ideias e frases de duplo sentido, facilitando assim o entendimento do leitor. A clareza deve ser o elemento básico de todo texto oficial.

17 Características dos Textos Oficiais CLAREZA E CONCISÃO Veja os pontos que o Manual de Redação de Documentos Oficiais destaca: o A impessoalidade, evitando duplicidade de interpretações; o O uso de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por definição, avesso a vocábulos de circulação restrita, como a gíria e o jargão; o A formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos; o A concisão, que permite ao texto transmitir sua ideia com o mínimo de palavras. A utilização desse elemento atende ao princípio da economia linguística, ou seja, ausência de palavras supérfluas que podem vir a confundir a ideia principal do texto.

18 Características dos Textos Oficiais COERÊNCIA E COESÃO A coerência textual é a relação lógica entre as ideias, o que faz um texto possível de se entender, ou seja, o resultado da não contradição entre as partes do texto. Para produzir um texto coerente, fatores como o conhecimento linguístico e o conhecimento geral que o emissor e o receptor possuem faz todo o diferencial. Ainda assim, cabe ao emissor, como já vimos até o presente momento: impessoalidade, objetividade, concisão e a clareza.

19 Características dos Textos Oficiais COERÊNCIA E COESÃO Dessa forma, com base no Manual de Redação Oficial, devemos produzir um documento oficial respeitando a seguinte sequência: Cronológica, respeitando a temporalidade; Espacial, apresentando os elementos mais próximos e depois os mais distantes; e Lógica, isto é, com coerência de raciocínio e de ideias.

20 Características dos Textos Oficiais COERÊNCIA E COESÃO Já quanto à coesão, podemos dizer que é a conexão, ou seja, a ligação entre os elementos de um texto. A coesão pode ser vista na organização das frases, orações e parágrafos, já que são essenciais para tecerem o texto como um todo. Desta forma, podemos dizer que os elementos de coesão em um texto são os conectivos, pois estes determinam a transição de ideias entre as frases e os parágrafos. Os conectivos podem pertencer a diferentes classes gramaticais, mas no texto assumem a mesma função: ligar os elementos.

21 Características dos Textos Oficiais 1) Conectivos COERÊNCIA E COESÃO Agora veja alguns exemplos de palavras que, num texto, podem assumir a função de conectivo ou de elemento de coesão: Preposições: sob, a, de, para Conjunções: contudo, para que, quando, embora Pronomes: ela, seu, este, esse, aquela Advérbios: já, aqui, agora, assim

22 Características dos Textos Oficiais PADRONIZAÇÃO Podemos dizer que a padronização é a utilização de métricas e parâmetros previamente definidos para a elaboração de documentos produzidos no âmbito do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro. Para tanto, temos o Manual de Redação Oficial. A padronização tem como objetivo facilitar a comunicação e interação entre os órgãos, portanto o Manual de Redação Oficial padroniza as espécies documentais que originam os tipos de documentos definidos pela ação implicada no ato administrativo.

23 Características dos Textos Oficiais PADRONIZAÇÃO Os padrões de produção dos documentos devem seguir as regras determinadas no Decreto Estadual RJ n , de 27 de setembro de 2013, conforme itens abaixo: O cabeçalho deve apresentar: Brasão do Estado do Rio de Janeiro; e Nome do órgão e hierarquia (subordinação). O brasão deve seguir o padrão e deve constar somente na primeira folha do documento, podendo ser colorido ou preto e cinza.

24 Características dos Textos Oficiais PADRONIZAÇÃO O nome do órgão e a subordinação devem ser escritos sem abreviações e devem estar centralizados abaixo do brasão, com as inicias em letra maiúscula e as demais em letras minúsculas. A subordinação não deve exceder três níveis de hierarquia. A fonte e o tamanho da letra do nome do órgão e do setor devem seguir o padrão Times New Roman, tamanho 9. As margens das páginas devem apresentar configuração: superior/inferior 2,5cm e esquerda/direita 3,0 cm. Logotipos de publicidade do Governo podem ser usados em atos administrativos oficiais, desde que inseridos no rodapé da primeira página.

25 Características dos Textos Oficiais PADRONIZAÇÃO Na forma de tipos documentais, os documentos devem apresentar os seguintes elementos, quando aplicável: Código de Classificação; Classificação de sigilo; Classificação de precedência; Identificador do documento; Local e data; Origem; Destinatário; Assunto; Anexos; Rodapé; e Numeração de folha. O código de classificação deve ser inserido no canto superior esquerdo, conforme tipologia documental correspondente no Plano de Classificação de Documentos de Atividades-Meio do Estado do Rio de Janeiro, em vigor, e no Plano de Classificação de Documentos referente às atividades-fim do órgão, se houver.

26 Características dos Textos Oficiais PADRONIZAÇÃO Se o documento produzido for de caráter sigiloso, deve ser inserida marcação ou indicação de grau de sigilo ou indicação das demais hipóteses de sigilo que possuam legislação própria, no canto superior esquerdo, acima do código de classificação, com o respectivo grau de sigilo, em todas as páginas. Se o documento exigir, pela sua natureza, celeridade e prioridade de encaminhamento na sua tramitação, deve-se inserir carimbo de classificação de precedência urgente ou urgentíssimo abaixo da classificação de sigilo.

27 Características dos Textos Oficiais PADRONIZAÇÃO Se o documento possuir anexos, indicar o nome da(s) tipologia(s) documental(is) anexada(s) e a quantidade de folhas entre parênteses. O endereço do órgão remetente deve ser inserido no rodapé, que aparecerá somente na primeira página. Deve conter o nome do órgão por extenso, o endereço completo, e ao menos um telefone de contato. O rodapé deve ser inserido somente em documentos de comunicação entre órgãos da Administração Pública ou entidades privadas.

28 Características dos Textos Oficiais PADRONIZAÇÃO A numeração de folhas deve constar em todos os documentos no canto inferior direito, indicando o número da folha e o número total de folhas. Exemplo: Se um documento possuir 3 folhas, cada uma deverá receber a paginação da seguinte forma: folha 01 de 03, folha 02 de 03 e folha 03 de 03. O tamanho e a fonte da letra dos documentos devem seguir o padrão Times New Roman, tamanho 12, espaçamento entre linhas de 1,5cm e espaçamento de parágrafo de 1,25 cm. Todos os documentos devem ser assinados pela autoridade que o exarou.

29 Características dos Textos Oficiais 5C IPO CORREÇÃO texto correto gramaticalmente e sem vícios; CLAREZA texto de fácil entendimento, inteligível, compreensível; CONCISÃO texto sem palavras supérfluas, que usa o mínimo de palavras possível COERÊNCIA texto sem contradições, que tem lógica entre as ideias; COESÃO texto bem organizado, que utiliza corretamente os conectivos IMPESSOALIDADE texto Isento e Imparcial, uso da 3ª pessoa. PADRONIZAÇÃO texto que segue corretamente o manual de redação OBJETIVIDADE texto rápido e direto, sem rodeios e prolixidade;

30 Ato Administrativo Como funcionários públicos, é importante que saibamos definir o que são os Atos Administrativos. Portanto, na Administração Pública brasileira, um ato administrativo é um documento juridicamente válido que concretiza o exercício da função administrativa do Estado. Assim, vale ressaltar a definição que consta presente no Manual de Redação Oficial, através de Hely Lopes Meyrelles (2014): Ato administrativo é toda manifestação unilateral de vontade da Administração Pública que, agindo nessa qualidade, tenha por fim imediato adquirir, resguardar, transferir, modificar, extinguir e declarar direitos, ou impor obrigações aos seus administrados ou a si própria.

31 Ato Administrativo Classificação dos Atos Administrativos É válido comentarmos que os atos administrativos podem ser classificados quanto ao seu regramento, ao destinatário, ao alcance, ao objeto, à formação, à estrutura, à manifestação de vontade, aos efeitos, ao conteúdo, à situação jurídica que criam, à eficácia, à exequibilidade, à retratabilidade, ao modo de execução, à natureza da atividade e à função de vontade administrativa.

32 Ato Administrativo Espécies do Ato Administrativo Agora vamos conhecer os tipos de atos administrativos descritos no Manual de Redação Oficial: Atos normativos - são aqueles que contêm um comando geral do Executivo visando ao cumprimento de uma lei. Podem apresentar-se com a característica de generalidade e abstração (decreto geral que regulamenta uma lei), ou individualidade e concreção (decreto de nomeação de um servidor). Exemplos: regulamento, decreto, regimento e resolução.

33 Ato Administrativo Espécies do Ato Administrativo Atos ordinatórios - são manifestações internas da Administração Pública decorrentes do poder hierárquico, disciplinando o funcionamento de órgãos e a conduta de agentes públicos. Podem ser expedidos por chefes de serviços aos seus subordinados; logo, não obrigam aos particulares. Exemplos: instruções, portarias e ordens de serviço. Atos negociais - são todos aqueles que contêm uma declaração de vontade da Administração Pública, aptos a concretizar determinado negócio jurídico ou a deferir certa faculdade ao particular, nas condições impostas ou consentidas pelo Poder Público. Exemplos: licença, autorização e permissão.

34 Ato Administrativo Espécies do Ato Administrativo Atos enunciativos - são todos aqueles em que a Administração Pública se limita a certificar ou atestar um fato, ou a emitir uma opinião sobre determinado assunto, constante de registros, processos e arquivos públicos, sendo sempre, por isso, vinculados quanto ao motivo e ao conteúdo. Exemplos: certidões, atestados e pareceres. Atos punitivos - são aqueles que contêm uma sanção imposta pela lei e aplicada pela Administração Pública, visando a punir as infrações administrativas e as condutas irregulares de servidores ou de particulares perante a Administração Pública. Exemplos: multa administrativa e interdição administrativa.

35 Ato Administrativo Espécies do Ato Administrativo NORMATIVOS ORDINATÓRIOS NEGOCIAIS ENUNCIATIVOS PUNITIVOS

36 ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADAS Dentre os documentos que possuem uma padronização para manifestar os Atos Administrativos, o Manual de Redação Oficial apresenta os seguintes, a saber: Apostila; Ata; Atestado; Ato; Carta; Certidão; Correspondência Interna; Decreto; Deliberação; Despacho; Exposição de Motivos; Instrução Normativa; Lei; Lei Complementar; Mensagem; Ofício; Ofício Circular; Ordem de Serviço; Parecer; Pauta de Reunião; Portaria; Relato de Reunião; Relatório; Requerimento; e Resolução.

37 ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADAS Ata Você sabia que classificamos como ata um documento de valor jurídico que consiste no resumo fiel dos atos, fatos, ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou assembleias, realizadas por comissões, conselhos, congregações ou outras entidades semelhantes, de acordo com uma pauta ou ordem do dia previamente divulgada?

38 ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADAS Ata Vamos atentar as partes que compõem uma ata: Cabeçalho: é composto da palavra ata, que deve ser escrita em letras maiúsculas, seguida do número ordinal da sessão, reunião ou assembleia e, ainda, o nome do órgão que a subscreve, que deve constar em negrito e à esquerda; Texto: o texto deve ser elaborado de forma contínua, sem delimitação de parágrafos. O texto deve iniciar com data, horário e local de realização da reunião, tudo por extenso. Em seguida, o objeto da lavratura da ata, nome e sobrenome das pessoas presentes, com respectivas qualificações e a quem representa. Posteriormente, deve constar as declarações do presidente e do secretário, bem como os assuntos tratados (ordem do dia);

39 ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADAS Ata Vamos atentar as partes que compõem uma ata: Fecho: para encerrar a ata, utilizamos o padrão nada mais havendo a tratar... Eu... Secretário Geral, lavrei a presente ata. Em seguida, deve constar a assinatura do presidente e do secretário, e na sequência a assinatura dos presentes, se for o caso. As assinaturas devem estar centralizadas na ata. FIQUE ATENTO: na elaboração final do tipo documental, devem ser incluídos o código de classificação, a classificação de sigilo e a classificação de precedência, quando aplicáveis na estrutura do documento, seguindo as orientações dispostas na seção 2.5 (VII, VIII e IX) do Manual de Redação Oficial.

40 ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADAS Atestado Atestado é um documento firmado por um servidor público, em razão do cargo que ocupa ou função que exerce, a favor de uma pessoa física ou jurídica, declarando um fato existente do qual tem conhecimento, e sobre o qual dá fé. O atestado deve apresentar a seguinte padronização:

41 atestado. Devem estar centralizados. ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADAS Atestado Título: deve constar a palavra atestado em letras maiúsculas, negrito e centralizada. Texto: somente um parágrafo, indicando a quem se refere, o número de matrícula e a lotação, caso seja servidor, e a matéria do atestado. Local e data: devem ser redigidos por extenso e à esquerda. Identificação: assinatura, nome, cargo e ID funcional da autoridade com competência legal ou delegada que expede o

42 ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADAS C.I Correspondência Interna A Correspondência Interna (CI) é o instrumento de comunicação utilizado para assuntos internos entre chefias de unidades administrativas de um mesmo órgão. Desta forma, a CI é o veículo utilizado para as mensagens rotineiras, objetivas e simples, que não venham a criar, alterar ou suprimir direitos e obrigações, nem tratar de assuntos de ordem pessoal. Fique atento: a Correspondência Interna substitui o memorando, cuja nomenclatura não deve ser mais utilizada.

43 ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADAS C.I Correspondência Interna Vamos conhecer as partes obrigatórias em uma CI Com certeza você já deve ter observado alguma CI durante o exercício da atividade policial militar, não é Título: deve conter a sigla CI, seguida da sigla da unidade administrativa emitente e o número do documento. Todos devem ser expressos em letras maiúsculas e à esquerda. Data: deve ser escrita por extenso, na mesma linha do título e posicionada à direita.

44 Identificação: deve conter a assinatura, o nome, o cargo e a ID funcional da autoridade com competência legal ou delegada, que subscreveu a CI. Todas as informações de identificação devem estar centralizadas. ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADAS C.I Correspondência Interna Destinatário: devemos escrever "Para:" antes de mencionar o destinatário. A posição é à esquerda. Remetente: devemos colocar "De:" antes do remetente e posicionar à esquerda. Assunto: abaixo do remetente, devemos escrever Assunto e descrever o seu teor resumidamente, posicionando, também, à esquerda; Texto: o texto deve ser paragrafado, de forma a explicar o assunto da CI. Fecho: finalizar com cortesia. Convém o uso do advérbio "Atenciosamente", à esquerda.

45 ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADAS Despacho Um despacho é um ato administrativo ordinatório ou interlocutório que se constitui em um encaminhamento, com decisão proferida por uma autoridade administrativa, em matéria que lhe foi submetida para apreciação. Desta forma, o despacho pode ser informativo (ordinatório ou de mero expediente) ou decisório. Fique atento: o Despacho não deve ser exarado na mesma folha do original submetido à autoridade, e sim em folha separada, para permitir o correto arquivamento dos autos.

46 ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADAS Despacho Vamos atentar as partes que compõem um despacho Setor ou nome do destinatário, seguido do órgão, precedido da preposição adequada, posicionados à esquerda; Texto que expressa o teor da decisão; Local e data, por extenso, à esquerda; Assinatura, nome, cargo e ID funcional da autoridade com competência legal ou delegada que exara o despacho, posicionados ao centro; Rodapé, na posição centralizada.

47 ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADAS Ofício Você com certeza já se deparou com muitos Ofícios na Corporação, não é Vamos defini-lo Ofício é uma correspondência, por meio da qual se mantém intercâmbio de informações a respeito de assunto técnico ou administrativo entre órgãos e entidades da Administração Pública direta e indireta. Desta forma, são objetos de ofícios as comunicações realizadas entre dirigentes de unidades administrativas do mesmo nível hierárquico, podendo ser também dirigidos aos particulares.

48 ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADAS Ofício Vamos atentar as partes que compõem um ofício: O título apresenta a abreviação "Of.", acompanhado da sigla do órgão expedidor, sua unidade administrativa, numeração e ano. Estas informações devem vir à esquerda. O local e data, devem vir por extenso, à direita, na mesma linha do título. O endereçamento deve estar alinhado à esquerda, contendo o nome do destinatário, precedido da forma de tratamento adequada, cargo (se aplicável) e o endereço.

49 ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADAS Ofício Em seguida, usar o vocativo apropriado, a palavra Senhor(a), seguida do cargo (se aplicável) do destinatário e de vírgula; O texto deve ser paragrafado, com a exposição do(s) assunto(s) e o objetivo do ofício. O Fecho deve ter advérbios de cortesia, tais como: "Atenciosamente", "Cordialmente" ou "Respeitosamente". A identificação deve constar da assinatura, nome, cargo e ID funcional da autoridade com competência legal ou delegada do emitente do Ofício. Tudo centralizado. Deve apresentar rodapé centralizado

50 Boa Prova à todos