Ministério da Educação UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ Criada pela Lei nº , de 24 de abril de AUDITORIA INTERNA

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1 RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº. 03/2014 Setor: Suprimento de Fundos / Cartão de Pagamento do Governo Federal Período: 17/03/2014 a 04/04/2014 Legislação Aplicada: - Lei nº / Decreto nº / Decreto nº / Decreto nº / Macrofunção - SIAFI ESCOPO DO TRABALHO I Os trabalhos de auditoria foram realizados no período de 17 de março a 04 de abril de 2014, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço público federal, com o objetivo de examinar e comprovar a legalidade e legitimidade dos fatos e atos administrativos e avaliar os resultados alcançados, quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade. Em específico, analisar as concessões, utilizações e as prestações de contas dos suprimentos de fundos, bem como avaliar os controles internos existentes. Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames. Impende registrar que, na Universidade Federal de Itajubá, a movimentação dos recursos destinados ao suprimento de fundos é realizada exclusivamente por meio do Cartão de Pagamentos do Governo Federal - CPGF. Acrescente-se ainda, que em atendimento à recomendação contida no Ofício n /DSEDUI/DS/SFC/CGU-PR da Secretaria Federal de Controle Interno foi também realizada uma avaliação da gestão do uso dos cartões de pagamento do governo federal, em especial quanto aos seguintes aspectos: a) consistência das informações prestadas pela unidade jurisdicionada no relatório de gestão; b) conformidade da instituição e da utilização dos cartões de pagamento com as disposições dos Decretos nº /2005 e 6.370/2008; c) adequabilidade da estrutura de controles internos administrativos para garantir o regular uso dos cartões de pagamento. II Foram selecionados para exame os seguintes processos referentes ao exercício de 2013: 01) / (Responsável: José Mauricio Ibba. Valor: R$ 3.000,00. 1

2 em trânsito. Período de Aplicação: 23/01/2013 a 23/03/2013); 02) / (Responsável: Darci de M. Rodrigues. Valor: R$ 3.000,00. em trânsito. Período de Aplicação: 23/01/2013 a 23/03/2013); 03) / (Responsável: Francisco Claret Gonçalves. Valor: viaturas da UNIFEI em trânsito. Período de Aplicação: 23/01/2013 a 23/03/2013); 04) / (Responsável: Paulo César Germiniani da Silva. Valor: viaturas da UNIFEI em trânsito. Período de Aplicação: 23/01/2013 a 23/03/2013); 05) / (Responsável: Edson Di Lorenzo. Valor: R$ 3.000,00. em trânsito. Período de Aplicação: 23/01/2013 a 23/03/2013); 06) / (Responsável: Léo Melo de Oliveira. Valor: R$ 3.000,00. em trânsito. Período de Aplicação: 23/01/2013 a 23/03/2013); 07) / (Responsável: Jesuel Vieira. Valor: R$ 4.000,00. Finalidade: Manutenção, pequenas taxas e emolumentos e peças de equipamentos necessários ao bom andamento da UNIFEI. Período de Aplicação: 18/01/2013 a 25/03/2013); 08) / (Responsável: José Maurício Ibba. Valor: R$ 3.000,00. 09) / (Responsável: Francisco Claret Gonçalves. Valor: viaturas da UNIFEI 10) / (Responsável: Darci de M. Rodrigues. Valor: R$ 3.000,00. 11) / (Responsável: Léo Melo de Oliveira. Valor: R$ 3.000,00. 12) / (Responsável: Paulo Cesar Germiniani da Silva. Valor: R$ 3.000,00. Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI 13) / (Responsável: Jesuel Vieira. Valor: R$ 4.000,00. Finalidade: Manutenção, pequenas taxas e emolumentos e peças de equipamentos 2

3 necessários ao bom andamento da UNIFEI. Período de Aplicação: 02/04/2013 a 02/07/2013); 14) / (Responsável: Édson Di Lorenzo. Valor: R$ 3.000,00. 15) / (Responsável: Rogério Junqueira de Carvalho. Valor: R$ 2.000,00. Finalidade: Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito. Período de Aplicação: 16/05/2013 a 25/07/2013); 16) / (Responsável: Francisco Claret Gonçalves. Valor: viaturas da UNIFEI em trânsito. Período de Aplicação: 20/06/2013 a 20/09/2013); 17) / (Responsável: Darci de M. Rodrigues. Valor: R$ 3.000,00. em trânsito. Período de Aplicação: 20/06/2013 a 20/09/2013); 18) / (Responsável: José Maurício Ibba. Valor: R$ 3.000,00. em trânsito. Período de Aplicação: 20/06/2013 a 20/09/2013); 19) / (Responsável: Paulo Cesar Germiniani da Silva. Valor: R$ 3.000,00. Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito. Período de Aplicação: 20/06/2013 a 20/09/2013); 20) / (Responsável: Edson Di Lorenzo. Valor: R$ 3.000,00. em trânsito. Período de Aplicação: 20/06/2013 a 20/09/2013); 21) / (Responsável: Léo Melo de Oliveira. Valor: R$ 3.000,00. em trânsito. Período de Aplicação: 20/06/2013 a 20/09/2013); 22) / (Responsável: Jesuel Vieira. Valor: R$ 4.000,00. Finalidade: Manutenção, pequenas taxas e emolumentos e peças de equipamentos necessários ao bom andamento da UNIFEI. Período de Aplicação: 19/07/2013 a 19/10/2013); 23) / (Responsável: Rogério Junqueira de Carvalho. Valor: R$ 2.000,00. Finalidade: Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito. Período de Aplicação: 03/09/2013 a 22/11/2013); 24) / (Responsável: Francisco Claret Gonçalves. Valor: viaturas da UNIFEI 25) / (Responsável: Edson Di Lorenzo. Valor: R$ 3.000,00. 3

4 26) / (Responsável: José Maurício Ibba. Valor: R$ 3.000,00. 27) / (Responsável: Darci de M. Rodrigues. Valor: R$ 3.000,00. 28) / (Responsável: Paulo Cesar Germiniani da Silva. Valor: R$ 3.000,00. Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI 29) / (Responsável: Léo Melo de Oliveira. Valor: R$ 3.000,00. 30) / (Responsável: Jesuel Vieira. Valor: R$ 4.000,00. Finalidade: Manutenção, pequenas taxas e emolumentos e peças de equipamentos necessários ao bom andamento da UNIFEI. Período de Aplicação: 05/11/2013 a 19/12/2013). III Resultado dos Exames: Foram constatadas as seguintes situações nos processos examinados: A) Cartões de Pagamentos do Governo Federal. Despesas. Limites. Portaria nº. 95/2002-MF. Auditoria Interna. Alerta. Em pesquisa realizada no sítio do Portal da Transparência do Governo Federal ( foram obtidas as seguintes informações em relação ao total de pagamentos efetuados com Cartões de Pagamentos do Governo Federal em 2013, pela Universidade Federal de Itajubá (Campus Itajubá): PORTADOR / SIAPE DESPESAS EFETUADAS EM R$ 636, R$ 8.823,83 (*) R$ 2.910, R$ 1.379, R$ 6.339, R$ 8.053,60 (*) R$ 4.087, R$ 47,00 A Portaria nº. 95, de 19 de abril de 2002, do Ministério da Fazenda, que estabelece os limites para a concessão de Suprimento de Fundos, assim dispõe: Art. 1º - A concessão de Suprimento de Fundos, que somente ocorrerá para realização de despesas de caráter excepcional, conforme disciplinado pelos arts. 45 e 47 do Decreto /86, fica limitada a: I - 5% (cinco por cento) do valor estabelecido na alínea a do inciso I do art. 23, da 4

5 Lei 8.666/93, para execução de obras e serviços de engenharia; II - 5% (cinco por cento) do valor estabelecido na alínea a do inciso II do art. 23, da Lei acima citada, para outros serviços e compras em geral. 1º Quando a movimentação do suprimento de fundos for realizada por meio do Cartão de Crédito Corporativo do Governo Federal, os percentuais estabelecidos nos incisos I e II deste artigo ficam alterados para 10% (dez por cento). (...) Art. 2º - Fica estabelecido o percentual de 0,25% do valor constante na alínea a do inciso II do art. 23 da Lei nº /93 como limite máximo de despesa de pequeno vulto, no caso de compras e outros serviços, e de 0,25% do valor constante na alínea a do inciso I do art. 23 da Lei supramencionada, no caso de execução de obras e serviços de engenharia. 1º Os percentuais estabelecidos no caput deste artigo ficam alterados para 1% (um por cento), quando utilizada a sistemática de pagamento por meio do Cartão de Crédito Corporativo do Governo Federal.. (grifo nosso). Depreende-se do exposto que há um limite de valor para as seguintes despesas: DESPESAS DE CARÁTER EXCEPCIONAL SUPRIMENTO DE FUNDOS CPGF Obras e serviços de engenharia R$ 7.500,00 (art. 1º, I) R$ ,00 (art. 1º, 1º) Compras e demais serviços R$ 4.000,00 (art. 1º, II) R$ 8.000,00 (art. 1º, 1º) * DESPESAS DE PEQUENO VULTO SUPRIMENTO DE FUNDOS CPGF Obras e serviços de engenharia R$ 375,00 (art. 2º, caput) R$ 1.500,00 (art. 2º, 1º) Compras e demais serviços R$ 200,00 (art. 2º, caput) R$ 800,00 (art. 2º, 1º) É importante alertar que as despesas realizadas não podem ultrapassar os limites estabelecidos na Portaria 95/2002-MF, o que poderia caracterizar fracionamento de despesa, conforme entendimento firmado em caráter normativo pela Corte de Contas no Acórdão TCU - Plenário /2008, item e 9.2.4, in verbis: os limites estabelecidos pelo art. 1º da Portaria nº. 95/2002, do Ministério da Fazenda, referem-se a todo e qualquer tipo de suprimento de fundos e não apenas aos destinados a atender às despesas de pequeno vulto, ressalvados os casos expressamente autorizados por Ministro de Estado ou autoridade de nível hierárquico equivalente, desde que caracterizada a necessidade em despacho fundamentado, consoante o disposto no 3º do art. 1º daquele normativo (Portaria MF nº. 95/2002) - cf. item 5.6 do relatório de auditoria; a utilização de suprimento de fundos para aquisição, por uma mesma unidade gestora, de bens ou serviços mediante diversas compras em um único exercício e para idêntico subelemento de despesa, cujo valor total supere os limites dos incisos I ou II do art. 24 da Lei nº /1993, constitui fracionamento de despesa, situação vedada 5

6 pelos referidos dispositivos legais (cf. item 5.7 do relatório de auditoria).. (grifo nosso). B) Aquisição de Combustível. Contrato de Fornecimento. Não Utilização. Falta de Planejamento. Auditoria Interna. Solicitação de Esclarecimento. Processo nº.: / Responsável: Darci de Melo Rodrigues Valor: R$ 3.000,00 Finalidade: Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito. Período de Aplicação: 19/09/2013 a 19/12/2013 Cupom Fiscal: (fl. 09) Valor: R$ 107,01 Descrição: Aquisição de 34,74 litros de gasolina comum. Verificou-se a realização de despesa com combustível no valor de R$ 107,01 (fl. 09) em cidade próxima a Itajubá (Pouso Alegre). Considerando o contrato de fornecimento de combustíveis na ocasião vigente entre a Universidade Federal de Itajubá e a empresa Posto Itavel 2 (Contrato nº. 05/13 - Processo nº / ), foi solicitado a Divisão de Transporte, por meio do Memorando Eletrônico nº. 28/ AI, que justificasse o motivo de tal aquisição, tendo assim se manifestado: Em resposta ao Memorando Eletrônico nº. 28/ AI, informamos que o horário de funcionamento do Posto com o qual a UNIFEI mantinha contrato em 2013, era de 06h00 às 22h00. Houve abastecimento na cidade de Pouso Alegre, quando o Sr. Darci de Melo Rodrigues conduzia o Professor Arthur Benedicto Ottoni a Indaiatuba/SP. Devido à saída do servidor e do Professor ter ocorrido às 05h00, antes do horário em que o Posto começa a funcionar, devido ao compromisso do referido Professor, o veículo oficial foi abastecido na cidade de Pouso Alegre. Informo ainda que o veículo oficial também não foi abastecido no dia anterior, pois o mesmo estava em viagem com o Sr. Darci, chegando em Itajubá às 22h15, horário em que o referido posto já havia encerrado suas atividades.. (Memorando Eletrônico nº. 163/ PCI). Em que pese à justificativa apresentada, cumpre alertar que as viagens devem ser programadas com antecedência, prevendo inclusive o abastecimento dos veículos antes do início da viagem, utilizando para isto o contrato de fornecimento de combustíveis vigente, reservando os Cartões de Pagamentos do Governo Federal somente para despesas imprevisíveis e excepcionais, conforme a legislação que rege a matéria. C) Prestação de Contas. Cupom Fiscal. Rasura. Controladoria-Geral da União. Orientação. Auditoria Interna. Alerta. Processo nº.: / Responsável: Leo Melo de Oliveira Valor: R$ 3.000,00 Finalidade: Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito. Período de Aplicação: 28/03/2013 a 28/06/2013 Cupom Fiscal: (fl. 07) Valor: R$ 115,40 Descrição: Aquisição de 39,82 litros de gasolina comum. 6

7 Verificou-se que o Cupom Fiscal nº , no valor de R$ 115,40, apresentado para comprovar despesa realizada com combustível no dia 04/04/2013, na cidade de Belo Horizonte/MG (fl. 07), contêm rasuras nos campos destinados a identificação e CNPJ do cliente. O manual da Controladoria-Geral da União, que orienta os gestores federais quanto à utilização dos recursos destinados ao suprimento de fundos e movimentados por meio do Cartão de Pagamentos do Governo Federal, ao tratar dos cuidados básicos na análise da prestação de contas (fls. 24/25), assim dispõe: a) verificar se todas as despesas foram realizadas exclusivamente dentro do período de aplicação estabelecido no ato da concessão; b) verificar se foram anexadas à prestação de contas todas as solicitações de aquisição/contratação de serviço e se estas atendem aos requisitos estabelecidos no ato da concessão; c) verificar se a despesa realizada se enquadra na classificação orçamentária especificada no ato da concessão; d) verificar se os pagamentos foram realizados à vista, pelo seu valor total e em uma única parcela; e) verificar se não houve fracionamento da despesa; f) confrontar os documentos comprobatórios da realização das despesas com as faturas fornecidas pela instituição operadora do Cartão de Pagamento do Governo Federal (CPGF); g) verificar se os documentos comprobatórios da realização da despesa (notas fiscais, recibos e outros) são originais, estão sem rasuras, em nome do órgão/entidade, e se apresentam a data, o endereço e a discriminação da despesa efetivamente realizada, bem como a declaração de recebimento da importância paga emitida pelo fornecedor e, ainda, o respectivo atesto do recebimento/execução do serviço pelo demandante; h) verificar a data de validade do documento fiscal recebido e se esta se encontra dentro do período de aplicação; i) verificar se o agente suprido observou a legislação tributária pertinente, especialmente quando da contratação de prestadores de serviço autônomos; j) verificar se houve utilização da transação de saque somente para as ações devidamente autorizadas no ato da concessão; k) verificar se houve recolhimento ao Tesouro Nacional de qualquer saldo em espécie porventura em seu poder; l) verificar se houve despesa em período de férias do agente suprido ou em seus afastamentos legais; e m) verificar se houve justificativa para a realização de despesas em finais de semana.. (grifo nosso). 7

8 Constatada esta impropriedade, a Diretoria de Contabilidade, Orçamento e Finanças foi imediatamente notificada, por meio do Memorando Eletrônico nº. 30/ AI, a esclarecer a situação acima exposta, e informar as providências adotadas para a regularização da referida prestação de contas, tendo assim se manifestado: Em atendimento ao Memorando Eletrônico nº. 30/2014-AI, estamos encaminhando a Vossa Senhoria a Justificativa do Suprido Leo Melo de Oliveira, bem como a nova Nota Fiscal emitida pelo Posto.. (Memorando Eletrônico nº. 61/ DCF). Registra-se que o suprido assim justificou: Informo que a rasura constante na Nota Fiscal nº de 04/04/2013, referente a abastecimento do veículo oficial Zafira, placa GMF-5107, foi devido a erro no preenchimento pelo posto Lourdes Ltda., o qual informou outro órgão do Estado. Dessa forma, comparecemos ao referido posto, para substituição da nota fiscal rasurada, que segue em anexo.. Ademais, sobre os documentos comprobatórios das despesas realizadas, o Tribunal de Contas da União assim tem decidido: SUPRIMENTO DE FUNDOS. Ementa: determinação à GRPU/SC para que: a) somente conceda suprimento de fundos a servidores que estejam presentes por ocasião da realização das despesas, observando, fielmente, o critério de intransferibilidade e pessoalidade desta utilização; b) atente para que os documentos comprobatórios das despesas sejam preenchidos com todas as formalidades legais, em nome do órgão concedente, CNPJ, em letra legível, sem rasuras, emendas ou entrelinhas, contendo a discriminação completa do material adquirido ou do serviço prestado (itens 1.2 e 1.3, TC /2008-7, Acórdão nº 2.848/2008-1ª Câmara).. (grifo nosso). Em relação ao Ofício n /DSEDUI/DS/SFC/CGU-PR da Secretaria Federal de Controle Interno, cumpre informar que nos processos examinados não foram identificadas inconsistências significativas quanto à utilização do Cartão de Pagamento do Governo Federal. Ressalta-se, ainda, que as despesas foram executadas nas finalidades previstas e com suporte documental fidedigno e que as informações apresentadas pela Universidade Federal de Itajubá no Relatório de Gestão são consistentes. Ademais, é importante registrar que apesar das falhas encontradas, a instituição e utilização dos cartões estão em conformidade com os Decretos nº /2005 e 6.370/2008 e, que existe um acompanhamento das concessões de suprimentos de fundos e análise das prestações de contas pelo setor contábil/financeiro da UNIFEI. IV Orientações: - Recomenda-se à Diretoria de Contabilidade, Orçamento e Finanças que adote procedimentos com o objetivo de controlar o montante dos gastos executados com suprimento de fundos, de forma a evitar a ocorrência de possível fracionamento de 8

9 despesas, em atenção ao disposto na Lei nº /1993, Artigo 24, Inciso II, e na Portaria/MF nº. 95/2002, Artigos 1º e 2º; - Recomenda-se à Diretoria de Contabilidade, Orçamento e Finanças que aprimore os controles administrativos para se certificar que, antes da aprovação da prestação de contas dos suprimentos de fundos, os documentos comprobatórios das despesas realizadas (notas ou cupons fiscais) emitidos em nome da Universidade, estejam devidamente preenchidos, sem rasuras, emendas ou entrelinhas, e contendo a descrição detalhada do material adquirido ou do serviço prestado; - Por fim, recomenda-se à Diretoria de Contabilidade, Orçamento e Finanças e aos responsáveis pelos suprimentos de fundos em questão que concentrem esforços para corrigirem as falhas acima apontadas. V Conclusão: Em face dos exames realizados, pode-se concluir que, apesar das falhas apontadas, não foram identificados danos ao erário. As despesas foram efetuadas em prol do bom andamento da Instituição. Observa-se que nas despesas realizadas foram atendidos os critérios de elegibilidade e razoabilidade no uso dos suprimentos de fundos, e que os pagamentos foram efetuados de acordo com as normas. No mais, a Auditoria Interna deve ser entendida como uma atividade de assessoramento à Administração, de caráter essencialmente preventivo, destinada a agregar valor e a melhorar as operações da entidade, assistindo-a na consecução de seus objetivos mediante uma abordagem sistemática e disciplinada, fortalecendo a gestão e racionalizando as ações de controle interno. É o nosso relatório. Itajubá, 07 de abril de Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira Chefe da Auditoria Interna - UNIFEI (Portaria nº , de 20 de dezembro de 2012) Graziela Emília Cassiano (Portaria nº. 650, de 03 de abril de 2013) Eliane D Martin Fowler (Portaria nº. 761, de 19 de abril de 2013) 9