Ministério da Educação UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ Criada pela Lei nº , de 24 de abril de AUDITORIA INTERNA

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1 RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº. 03/2008 Setor: Licitações, Contratos e Convênios (CCC e DCF) Período: 09/06/2008 a 30/06/2008 Legislação Aplicada: - Lei nº /93 - Lei nº / Decreto nº /01 - Decreto nº /05 - Decreto nº /07 - Instrução Normativa STN nº. 01/97 ESCOPO DO TRABALHO I Os trabalhos de auditoria foram realizados no período de 09 a 30 de junho de 2008, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço público federal, com o objetivo de examinar e comprovar a legalidade e legitimidade dos fatos e atos administrativos e avaliar os resultados alcançados, quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade. Em específico, proceder à análise das licitações, dos contratos e dos convênios firmados pela UNIFEI Universidade Federal de Itajubá, verificando o cumprimento das normas internas e da legislação pertinente e avaliar os controles internos existentes. Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames. II Os trabalhos foram feitos por amostragem, não tendo sido utilizado nenhum método específico para seleção dos itens auditados. Em relação aos contratos e convênios, foram priorizados os vigentes, tendo sido examinado os seguintes processos: A) Licitações: 01) / ; 02) / ; 03) / ; 04) / ; 05) / ; 06) / ; 07) / ; 08) / ; 09) / ; 10) / ; 11) / ; 12) / ; 13) / ; 14) / ; 15) / ; 16) / ; 17) / ; 18) / ; 19) / ; 20) / ; 21) / ; 22) / ; 23) / ; 24) / ; 25) / ; 26) / ; 27) / ; 1

2 28) / ; 29) / ; 30) / ; 31) / ; 32) / ; 33) / ; 34) / ; 35) / ; 36) / ; 37) / ; 38) / ; 39) / ; 40) / ; 41) / ; 42) / ; 43) / ; 44) / ; 45) / ; 46) / ; 47) / ; 48) / ; 49) / ; 50) / ; 51) / ; 52) / ; 53) / ; 54) / B) Contratos: 01) / ; 02) / ; 03) / ; 04) / ; 05) / ; 06) / ; 07) / ; 08) / ; 09) / ; 10) / ; 11) / ; 12) / C) Convênios: 01) 036/2007 (Concedente: Estado de Minas Gerais, com a interveniência da Secretaria de Estado de Ciência, Tecnologia e Ensino Superior. Objeto: Criação e elaboração dos projetos arquitetônico e complementares de engenharia do edifício destinado a abrigar: o condomínio de empresas incubadas a ser instalado na área da Fase I do Parque Científico e Tecnológico, ParCTec-I, em implantação no Município de Itajubá, Minas Gerais; o Núcleo de Inovação, Transferência de Tecnologia e Empreendedorismo; a administração do condomínio de empresas incubadas; a administração do ParCTec-I; de forma a executar as atividades do Programa Estruturador Rede de Inovação Tecnológica de Minas Gerais. Valor: R$ ,00 (sendo R$ ,00 repassados pela Secretaria de Estado à Convenente, para execução das atividades elencadas no plano de trabalho e a UNIFEI a título de contrapartida financeira, aportará o valor de R$ ,00). Em relação a este convênio foi examinado o seguinte processo: - Processo nº / Contrato nº. 016/2007. Contratada: Ônoma Engenharia Ltda. Objeto: Contratação de empresa de engenharia e arquitetura para desenvolver projetos de arquitetura e engenharia bem como atualizar projetos e arquivos técnicos referentes às alterações ocorridas nas edificações da UNIFEI. Valor: R$ ,24. Vigência: 14/09/2007 a 31/12/2007. Data da Assinatura: 14/09/2007. Empenhos relativos ao Convênio: 1) 2007NE (30/11/07 - R$ ,00); 2) 2007NE (29/12/07 - R$ ,00). 1º Termo Aditivo: 31/12/ Prorrogação do prazo de prestação de serviços por mais um período de 12 (doze) meses com início em 01/01/2008 e término em 31/12/

3 02) 041/ PRH-ANP/MME/MCT nº. 16-A (Concedente: Agência Nacional do Petróleo - ANP. Objeto: Regular as condições e responsabilidades dos partícipes para com a realização do Programa intitulado Engenharia de Energia e do Petróleo, COM ÊNFASE NO SETOR PETRÓLEO E GÁS. Valor: R$ ,00, subdividido da seguinte forma: Até R$ ,00 na forma de Bolsas para alunos; Até R$ 6.000,00 na forma de Bolsa de Coordenação; Até R$ ,00 na forma de Bolsa de Pesquisador Visitante; Até R$ ,00 na forma de Taxa de Bancada; R$ 8.000,00 relativo aos valores de Taxa de Bancada correspondentes as bolsas implementadas no âmbito do Convênio rescindido e não repassados pela ANP durante a sua vigência. Termos Aditivos: 1º. Termo Aditivo - 30/04/2001; 2º. Termo Aditivo - 28/05/2002; 3º. Termo Aditivo - 30/10/2003; 4º. Termo Aditivo - 31/01/2005; 5º. Termo Aditivo - 29/11/2006; 6º. Termo Aditivo - 01/11/2007. Em relação a este convênio foi examinado o Processo nº / referente a Prestação de Contas do Primeiro Trimestre (01/01/2008 a 31/03/2008). III Resultado dos Exames: Em relação às licitações verificamos as seguintes situações nos processos examinados: A) Item Processo nº / DISPENSA DE LICITAÇÃO nº. 027/08 (Ref. Emissão de Empenho Estimativo, em nome do Cartório do 1º Ofício de Notas, Rua Prefeito Tigre Maia, 18 - Itajubá-MG, CNPJ: / , no valor de R$ 500,00, para atender despesas com Serviços de Tabelionato, no exercício de 2008). Ausência de comprovação de que o Cartório de Notas do 2º Ofício esteja em débito com as suas obrigações junto ao Fisco, conforme determinado no Parecer nº. 143/2008/PF/UNIFEI (fl. 19/20). Constatada esta impropriedade, a Coordenação Central de Compras (CCC) foi imediatamente notificada a tomar as devidas providências, tendo juntado os referidos documentos ao processo em 03/06/2008 (fls. 22, 23 e 24). B) Item Processo nº / PREGÃO ELETRÔNICO nº. 002/08 (Ref. Contratação de pessoa jurídica para o fornecimento de combustíveis para atender as viaturas da UNIFEI.). Não foi atendida a sugestão contida no Parecer nº. 042/2008/PF/UNIFEI (fls. 27/28), ou seja, a de rever o item 14, que trata do Recebimento Provisório e Definitivo, o item 15 que trata da Garantia do Produto, especialmente os subitens 15.1, 15.2 e 15.3 e o item 17.4 do edital do Pregão Eletrônico. Constatada esta impropriedade, a Coordenação Central de Compras (CCC) foi imediatamente notificada por meio do Memorando Interno - AUDIN/026/2008 a tomar as devidas providências. A Coordenação Central de Compras (CCC) por meio do Ofício 154/2008/CCC/UNIFEI encaminhado a Procuradoria Federal em exercício na UNIFEI em 17/06/2008, comunicou o fato, justificou o ocorrido, e encaminhou o processo para as providências que julgarem necessárias. A Procuradoria Federal através do Parecer 275/2008/PF/UNIFEI-AS assim se manifestou:...a alegação de boa-fé - justificativa comum - aos erros materiais, raramente é aceita, quando o vício/erro foi apontado 3

4 expressamente pela Procuradoria. Em outras palavras, a conduta muito bem detectada pela Auditoria Interna é grave e não deve ser repetida. Por outro lado, no caso em tela, restou claro que a falha indicada não causou prejuízo à Universidade, nem ao contratado. A competição também não foi prejudicada. Apenas criou-se letra morta no edital. Sendo assim, não há necessidade de anular o processo licitatório, e - por conseguinte - o respectivo contrato administrativo. No mesmo diapasão, não há necessidade de abertura de processo administrativo disciplinar para apurar falta funcional em virtude do princípio da razoabilidade e insignificância.. Em relação aos contratos verificamos as seguintes situações nos processos examinados: A) Item Processo nº / (Contrato nº.: 022/ Contratada: Guardseg Vigilância e Segurança Ltda. Objeto: Contratação de empresa especializada para prestação de serviços de vigilância uniformizada e desarmada. Valor: R$ ,00. Vigência: 28/12/2007 a 27/12/2008). I - Falta à assinatura das testemunhas no contrato (fls. 235). II - Não foi localizado no processo cópia da Portaria que institui a servidora Rúbia Maria Storino como gestora do contrato. Constatadas estas impropriedades, a Coordenação Central de Compras (CCC) foi imediatamente notificada por meio do Memorando Interno AUDIN/028/2008 a tomar as devidas providências. A Coordenação Central de Compras (CCC) através do Ofício 155/2008/CCC/UNIFEI assim se manifestou: I - Providência: O contrato foi assinado pelas testemunhas, onde cópias dos mesmos serão encaminhadas às partes envolvidas. II - Providência: Neste caso houve uma falha no procedimento: anexamos a portaria na pasta da contratante, arquivada nesta Coordenação, ao invés de juntá-la ao respectivo processo licitatório. Essa falha foi corrigida com a juntada da portaria no processo acima referenciado, sob o número 222-A.. B) Item Processo nº / (Contrato nº.: 009/ Contratada: DERVISH ENGENHARIA & CONSULTORIA LTDA. Objeto: Contratação de empresa especializada para prestação de serviço de pintura externa do prédio central da UNIFEI e do Instituto de Mecânica. Valor: R$ ,90. Vigência: 14/12/2007 a 14/04/2008. Prorrogação: 14/04/2008 a 30/06/2008). I - O contrato foi assinado em 14/12/2007, entretanto o seu número sugere que o mesmo foi firmado em II - Falta à assinatura das testemunhas no Termo Aditivo (fl. 101). Constatadas estas impropriedades, a Coordenação Central de Compras (CCC) foi imediatamente notificada por meio do Memorando Interno - AUDIN/028/2008 a tomar as devidas providências. A Coordenação Central de Compras (CCC) através do Ofício 155/2008/CCC/UNIFEI assim se manifestou: I - Justificativa: A data de assinatura do contrato é a mesma data da emissão da nota de empenho. No caso, emitida em 14/12/2007, porém, em conseqüência do grande volume de serviço ao qual é cometida esta coordenação, principalmente, nos últimos meses do ano, alguns contratos somente puderam ser formalmente efetivados em datas posteriores à emissão da nota de empenho. Assim, tendo em vista que o nosso controle de números de referências é realizado em um banco de dados, e essa numeração é renovada a cada início de ano, 4

5 e, considerando também, que a efetivação do contrato em comento foi realizada em 2008, o mesmo foi referenciado com a numeração do ano atual. II - Providência: O termo aditivo foi assinado pelas testemunhas, onde cópias dos mesmos serão encaminhadas às partes envolvidas.. IV Orientações: - Entendemos que o parecer jurídico além de ser uma peça obrigatória no procedimento licitatório, tem o relevante papel de orientar o administrador público na escolha da melhor conduta e conferir uma base jurídica ao edital, assim sendo, recomendamos a Coordenação Central de Compras (CCC) atentar mais para as eventuais sugestões ou determinações contidas neste instrumento técnico-jurídico; - No tocante aos próximos contratos a serem firmados pela instituição, recomendamos a Coordenação Central de Compras (CCC) uma maior atenção na elaboração e perfeita formalização dos mesmos, principalmente em relação à necessidade de serem subscritos por duas testemunhas, pois quando formalizados corretamente, conferem as partes uma maior segurança e facilidade no cumprimento de suas obrigações e direitos, como também na solução de eventuais conflitos. V Conclusão: Em face dos exames realizados, concluímos que as falhas acima apontadas decorrem basicamente de alguns descuidos na hora de formalizar os processos. Cremos que isto se deva, em parte, a pouca quantidade de servidores e ao grande volume de trabalho a que estão sendo submetidos diariamente, principalmente nos últimos meses do ano, como bem lembrado pela Coordenação Central de Compras (CCC) em seu Ofício nº. 155/2008/CCC/UNIFEI. Entretanto, acreditamos que estas falhas podem ser gradativamente corrigidas ao longo deste exercício e nos próximos. É o nosso relatório. Itajubá, 01 de julho de Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira Auditor Interno UNIFEI 5