Guia de planejamento de sites e soluções do Microsoft SharePoint Server 2010, Parte 1

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1 Guia de planejamento de sites e soluções do Microsoft SharePoint Server 2010, Parte 1 Microsoft Corporation Publicado em: janeiro de 2011 Autor: equipe de servidores e do Microsoft Office System (itspdocs@microsoft.com) Resumo Este manual fornece informações sobre o planejamento da implantação do Microsoft SharePoint Server Os tópicos incluem segurança de site, gestão e gerenciamento de conteúdo corporativo. As audiências deste guia são especialistas em aplicativos de negócios, especialistas em linha de negócios, arquitetos da informação, generalistas em TI, gerentes de programa e especialistas em infraestrutura que planejam uma solução baseada no SharePoint Server Este manual faz parte de um conjunto de quatro guias de planejamento que fornecem abrangentes informações de planejamento de TI para o SharePoint Server. Para obter mais informações sobre planejamento de sites e soluções criados com o uso do SharePoint Server, consulte Planning guide for sites and solutions for Microsoft SharePoint Server 2010, part 2 ( Os tópicos abordados na Parte 2 incluem gerenciamento de conteúdo da Web, criação de sites, business intelligence, dados corporativos e pesquisa corporativa. Para obter mais informações sobre o planejamento da arquitetura de uma implantação do SharePoint Server 2010, consulte Planning guide for server farms and environments for Microsoft SharePoint Server 2010 ( Para obter informações sobre o planejamento de capacidade e desempenho no SharePoint Server 2010, consulte Capacity planning for Microsoft SharePoint Server 2010 ( O conteúdo deste guia é uma cópia do conteúdo selecionado na biblioteca técnica do SharePoint Server 2010 ( a partir da data de publicação. Para obter o conteúdo mais atual, consulte a biblioteca técnica na Web.

2 Este documento é fornecido "no estado em que se encontra". As informações e as exibições expressas neste documento, incluindo URLs e outras referências a sites da Internet, podem ser alteradas sem aviso prévio. Você assume o risco inerente à sua utilização. Alguns exemplos citados neste documento são fornecidos somente como ilustração e são fictícios. Não há nenhuma intenção, nem por dedução, de qualquer associação ou conexão real. Este documento não oferece a você quaisquer direitos legais sobre propriedade intelectual em qualquer produto da Microsoft. Este documento pode ser copiado e usado para fins internos e de referência Microsoft Corporation. Todos os direitos reservados. Microsoft, Access, Active Directory, Backstage, Excel, Groove, Hotmail, InfoPath, Internet Explorer, Outlook, PerformancePoint, PowerPoint, SharePoint, Silverlight, Windows, Windows Live, Windows Mobile, Windows PowerShell, Windows Server e Windows Vista são marcas registradas ou marcas comerciais da Microsoft Corporation nos Estados Unidos e/ou em outros países.

3 Conteúdo Resumo... 1 Conteúdo... 3 Obtendo ajuda Diagramas técnicos (SharePoint Server 2010) Modelos Dicas para impressão de cartazes Imprimir cartazes em papel de tamanho menor Planejar sites e soluções (SharePoint Server 2010) Consulte também Outros recursos Server farm and environment planning (SharePoint Server 2010) Planejamento de site fundamental (SharePoint Server 2010) Visão geral sobre sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010) Visão geral de conjuntos de sites Visão geral de sites Modelos de site incluídos no SharePoint Server Consulte também Conceitos Planejar sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010) Visão geral de navegação de site (SharePoint Server 2010) Planejar a navegação no site (SharePoint Server 2010) Planejar sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010) Sobre o planejamento de sites e conjuntos de sites Determinar os tipos de sites Planejar sites por hierarquia organizacional Planejar sites de aplicativo Planejar sites de presença na Internet Planejar a publicação de sites... 57

4 Planejar outros sites Determinar conjuntos de sites Planilha de dados de planejamento de sites Consulte também Conceitos Visão geral sobre sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010) Visão geral de navegação de site (SharePoint Server 2010) Planejar a navegação no site (SharePoint Server 2010) Visão geral de navegação de site (SharePoint Server 2010) Visão geral dos controles de navegação Controles de navegação em páginas mestras Navegação da barra de links superior Navegação de Início Rápido Navegação estrutural Navegação de exibição de árvore Navegação de metadados Controles de navegação em layouts de páginas Links de Resumo Sumário Consulta de Conteúdo Web Parts de Navegação Consulte também Conceitos Planejar a navegação no site (SharePoint Server 2010) Visão geral sobre sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010) Planejar sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010) Planejar a navegação no site (SharePoint Server 2010) Sobre o planejamento de navegação Planejamento da experiência do usuário Planejamento da navegação em páginas Planilha de dados de planejamento de sites Consulte também... 68

5 Conceitos Visão geral de navegação de site (SharePoint Server 2010) Visão geral sobre sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010) Planejar sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010) Visão geral dos temas (SharePoint Server 2010) Sobre o uso de temas Maneiras de usar temas Usando um tema pré-instalado Modificando um tema pré-instalado Carregando seus próprios temas personalizados na galeria de temas Consulte também Conceitos Planejar o uso de temas (SharePoint Server 2010) Planejar o uso de temas (SharePoint Server 2010) Sobre o planejamento da utilização de temas Decidir se você usará temas ou não Determinar quantos temas são necessários Decidir quem criará os temas Planilha de dados de planejamento de sites Consulte também Conceitos Visão geral dos temas (SharePoint Server 2010) Visão geral sobre sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010) Planejar sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010) Planejar sites multilíngues (SharePoint Server 2010) Sobre o planejamento de sites multilíngues Determinar requisitos de idioma e localidade Determinar quando usar variações de site Determinar requisitos de pacote de idiomas Determinar requisitos de separadores de palavra e derivações Consulte também Conceitos... 79

6 Multilingual user interface overview (SharePoint Server 2010) (em inglês) Plan for the multilingual user interface (SharePoint Server 2010) (em inglês) Outros recursos Multilingual term sets (SharePoint Server 2010) Multilingual user interface overview (SharePoint Server 2010) (em inglês) Use and benefits of the multilingual user interface How the multilingual user interface works What is supported by the multilingual user interface Adding and modifying application content Exporting and importing translated content Using the multilingual user interface with managed metadata Limitations of the multilingual user interface Shared components Web Parts Lists Permissions Site templates My Site Blogs Meeting sites Search Web databases Consulte também Conceitos Plan for the multilingual user interface (SharePoint Server 2010) (em inglês) Planejar sites multilíngues (SharePoint Server 2010) Plan for the multilingual user interface (SharePoint Server 2010) (em inglês) Determine language requirements for your sites Plan for translating content Plan for installing service packs Consulte também... 88

7 Conceitos Multilingual user interface overview (SharePoint Server 2010) (em inglês) Planejar sites multilíngues (SharePoint Server 2010) Planejamento de segurança de sites e de conteúdo (SharePoint Server 2010) Planejar permissões do site (SharePoint Server 2010) Introdução Sobre permissões de site Sobre a atribuição de permissões Sobre a herança de permissões Herança de permissão e permissões refinadas Herança de permissão e subsites Sobre permissões efetivas Escolher níveis de permissão Planejamento de herança de permissão Determinar os níveis de permissão e grupos que serão usados (SharePoint Server 2010) Revisar grupos padrão disponíveis Rever níveis de permissão disponíveis Determinar se você precisa de níveis ou grupos de permissões adicionais Você precisa de grupos personalizados? Você precisa de níveis de permissão personalizados? Escolher grupos de segurança (SharePoint Server 2010) Introdução Definir que contas e grupos de segurança do Windows usar para conceder acesso a sites Decidir se você deseja permitir acesso a todos os usuários autenticados Decidir se você deseja permitir acesso a usuários anônimos Escolher os administradores e proprietários para a hierarquia de administração (SharePoint Server 2010) Introdução Níveis de administração Práticas recomendadas para a utilização das permissões refinadas (white paper) (SharePoint Server 2010) Gestão de sites e soluções (SharePoint Server 2010)

8 Visão geral sobre governança (SharePoint Server 2010) Sobre governança O que deve ser controlado? Quem deve determinar as diretivas de governança? Como a governança deve ser implementada? Consulte também Outros recursos Recursos de governança (SharePoint Server 2010) Gerenciando a instalação do SharePoint em uma empresa Recursos dos serviços de TI Modelos de site Cotas Bloqueios Fluxos de trabalho Recursos Criação de sites pessoais Permissões e políticas de aplicativos Web SharePoint Designer Área Restrita Exclusão automática do conjunto de sites Políticas para perfis do usuário e sites Meu Site Gerenciamento de informações Gerenciamento de documentos Aprovação de conteúdo Controle de versão Gerenciamento de registros Gerenciamento de ativos digitais Políticas de gerenciamento de informações Recursos de arquitetura de informações Tipos de conteúdo

9 Página Conteúdo e Estrutura do Site Gerenciamento de direitos de informação Tipos de arquivo bloqueados Gerenciamento de conteúdo na Web (sites de publicação) Taxonomia e metadados gerenciados Consulte também Conceitos Visão geral sobre governança (SharePoint Server 2010) Estabelecendo e orientando o serviço do SharePoint (SharePoint Server 2010) O que é um serviço do SharePoint? Elementos de um serviço de sucesso O que administrar em um serviço do SharePoint Criando vários serviços Exemplo de abordagem de um conjunto de serviços Contratos de nível de serviço Consulte também Outros recursos Track or block SharePoint Server 2010 installations Implementando e orientando a arquitetura de informações (SharePoint Server 2010). 134 O que é arquitetura de informações? Administrando a arquitetura de informações Administrando conteúdo Administrando o acesso às informações A equipe de administração Recursos para o planejamento da arquitetura de informações Recursos de arquitetura de informações Estudo de caso: administrando a arquitetura de informações para eliminar caos de conteúdo Consulte também Conceitos Gestão de sites e soluções (SharePoint Server 2010) Visão geral sobre governança (SharePoint Server 2010)

10 Outros recursos Plan information architecture for Web content management Planejar soluções de área restrita (SharePoint Server 2010) Nesta seção Visão geral de soluções de área restrita (SharePoint Server 2010) Implantando e executando uma solução de área restrita Isolando soluções de área restrita O que uma solução de área restrita não pode conter Comparação entre soluções de área restrita e soluções de farm Benefícios do uso de soluções de área restrita Consulte também Conceitos Planejar soluções de área restrita (SharePoint Server 2010) Outros recursos Configure a farm for sandboxed solutions (SharePoint Server 2010) Planejar soluções em área restrita (SharePoint Server 2010) Determinar quando usar soluções de área restrita Planejar o balanceamento de carga do código de soluções de área restrita Determinar onde implantar soluções de área restrita Determinar quem pode implantar soluções de área restrita Determinar quais conjuntos de sites executarão soluções de área restrita usando cotas Planejar cotas de uso de recursos para soluções de área restrita Planejar o controle de soluções de área restrita SharePoint 2010 Governance Planning (white paper) (em inglês) Implementação da governança no SharePoint 2010 (white paper) Planejar a colaboração e a computação social (SharePoint Server 2010) Visão geral do serviço de Perfil de Usuário Planejar perfis de usuário Planejar diretivas para perfis de usuário Planejar sincronização de perfis Planejar audiências Visão geral sobre o planejamento de sites Meu Site Planejar sites de Meu Site Visão geral da marca social Implicações de privacidade e segurança da marca social

11 Visão geral de wikis corporativos Planejamento de um Wiki Corporativo Planejamento de sites de colaboração Consulte também Outros recursos Plan Managed Metadata Security and permissions administration (Office SharePoint Server) User Profile Service administration Visão geral do serviço de Perfil de Usuário (SharePoint Server 2010) Usos e vantagens do serviço de Perfil de Usuário Arquitetura Serviços relacionados Consulte também Conceitos Planejar a colaboração e a computação social (SharePoint Server 2010) Outros recursos User Profile Service administration Planejar perfis de usuário (SharePoint Server 2010) Sobre perfis de usuário Propriedades de perfil do usuário Propriedades de perfil de usuário padrão Propriedades de perfil adicionais Diretivas de perfil de usuário Associações e colegas Associações Colegas Localização de pessoal e especialistas Sincronização de propriedades de perfil Consulte também Conceitos Planejar a colaboração e a computação social (SharePoint Server 2010) Outros recursos

12 Planejar políticas para perfis de usuário (SharePoint Server 2010) Políticas padrão Políticas para propriedades de perfil de usuário Consulte também Conceitos Planejar a colaboração e a computação social (SharePoint Server 2010) Outros recursos Managing privacy in SharePoint Server Planejar a sincronização de perfis (SharePoint Server 2010) Sobre a Sincronização de Perfis Identificar os serviços de diretório e sistemas comerciais Serviços de diretório Sistemas comerciais Planejar permissões Determinar os contêineres a serem sincronizados Definir filtros de conexão da Sincronização de Perfis Mapear propriedades de perfil Propriedades de perfil padrão Usuários: Grupos: Definir agenda de sincronização Status da sincronização de perfis Consulte também Conceitos Visão geral do serviço de Perfil de Usuário (SharePoint Server 2010) Planejar políticas para perfis de usuário (SharePoint Server 2010) Planejar perfis de usuário (SharePoint Server 2010) Visão geral de sites Meus Sites (SharePoint Server 2010) Usos e benefícios de sites Meu Site A arquitetura de sites Meu Site Serviço de Perfil de Usuário Host do Meu Site

13 Locais Confiáveis de Host do Meu Site Páginas Recursos relacionados Consulte também Conceitos Planejar a colaboração e a computação social (SharePoint Server 2010) Outros recursos Manage service applications and services (SharePoint Server 2010) Planejar sites de Meu Site (SharePoint Server 2010) Sobre o planejamento de sites Meu Site Projetar a arquitetura de sites Meu Site Host de Meu Site Implantações geograficamente distribuídas Criação de site pessoal Determinar usuários e permissões de usuários Usuários Permissões de usuário Sincronizar informações de perfis de usuários Planejamento para localizar pessoas e experiência Pesquisa de Pessoas Localização de experiência Planejar recursos de Meu Site Planejar políticas e privacidade Políticas Privacidade Consulte também Outros recursos Set up My Site Web sites (SharePoint Server 2010) Planejamento de audiência e direcionamento de conteúdo (SharePoint Server 2010). 200 O que são audiências? Planejando audiências e o direcionamento de conteúdo

14 Planejar as audiências principais Planejar como direcionar conteúdo para audiências Direcionando links de aplicativos clientes do Office Direcionando locais de host confiáveis de Meu Site Web Parts de destino Exemplo: configurando audiências para um site de personalização Visão geral da marcação social (SharePoint Server 2010) Sobre o uso de recursos de marcação social Recursos de marcação social Marcas sociais Bloco de Anotações Classificações Bookmarklets Uso e benefícios da marcação social Benefícios comerciais Aprimorar a colaboração para encorajar a inovação Aprimorar a detectabilidade de informações comerciais Benefícios de TI Impactos da marcação social Segurança e privacidade Desempenho e capacidade Consulte também Conceitos Planejar a colaboração e a computação social (SharePoint Server 2010) Planejar sites de Meu Site (SharePoint Server 2010) Implicações de privacidade e segurança da marcação social (SharePoint Server 2010) Como as informações de marcação social são ocultas Marcas particulares

15 Controle de classificações Filtragem de segurança Como as informações de marcação social são exibidas Páginas Meu Perfil Acompanhamento Páginas da Web Quais informações ainda são expostas Recomendações Consulte também Conceitos Visão geral da marcação social (SharePoint Server 2010) Planejar perfis de usuário (SharePoint Server 2010) Outros recursos Managing privacy Marcação ( 214 Visão geral de wikis corporativos (SharePoint Server 2010) Comparação de Wikis Corporativos com Sites de Equipe Usos e benefícios de Wikis Corporativos Limitações de Wikis Corporativos Exemplo: Wiki Corporativo da Fabrikam Comparação de Wikis Corporativos com Sites de Equipe Usos e benefícios de Wikis Corporativos Limitações de Wikis Corporativos Exemplo: Wiki Corporativo da Fabrikam Planejamento de wiki corporativo (SharePoint Server 2010) Informações sobre o planejamento de um Wiki Corporativo Decida quando usar um Wiki Corporativo Avalie os pré-requisitos Escolha um local para hospedar o Wiki Corporativo Consulte também Conceitos Visão geral do serviço de Perfil de Usuário (SharePoint Server 2010)

16 Outros recursos About the managed metadata service application (SharePoint Server 2010) Planejamento de sites de colaboração (SharePoint Server 2010) Determinar o número de sites de colaboração Caminhos específicos Caminhos adicionais Integração com o Microsoft SharePoint Workspace Planejamento do gerenciamento de conteúdo corporativo (SharePoint Server 2010) Planejamento de gerenciamento de documentos (SharePoint Server 2010) Visão geral sobre gerenciamento de documentos (SharePoint Server 2010) Os elementos de um sistema de gerenciamento de documentos O processo de planejamento Identificar usuários e analisar o uso de documentos Identificar usuários Exemplo de planilha de um participante do documento: Analisar o uso de documento Exemplo de planilha de uso de documentos: Planilhas Visão geral de roteamento e armazenamento de metadados (SharePoint Server 2010) Sobre o roteamento e armazenamento de metadados Configurações do Organizador de Conteúdo Regras do Organizador de Conteúdo Ativando o recurso Organizador de Conteúdo para um site Ativar o recurso Organizador de Conteúdo para um site Consulte também Conceitos Visão geral da navegação de metadados (SharePoint Server 2010) Metadata-based routing and storage planning (SharePoint Server 2010) (em inglês) Planning for metadata-based routing and storage Download worksheets Determine how content is submitted Plan drop-off libraries Plan content organizer settings

17 Content redirection Sending to another site Folder partitioning Duplicate submissions Preserve context Rule managers Plan content organizer rules Determine rule name Determine rule status and priority Determine content type Available content type groups and types (default) Plan conditions Plan the target location Plan target location properties Additional properties Consulte também Conceitos Visão geral de roteamento e armazenamento de metadados (SharePoint Server 2010) Visão geral da navegação de metadados (SharePoint Server 2010) Outros recursos Plan managed metadata (SharePoint Server 2010) Visão geral da navegação de metadados (SharePoint Server 2010) Sobre a navegação de metadados no SharePoint Server Controles do usuários para navegação de metadados Controles do proprietário da lista Indexação automática Consultas indexadas Consultas de fallback Consulte também Conceitos

18 Visão geral de roteamento e armazenamento de metadados (SharePoint Server 2010) Planejamento da biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010) Planejar bibliotecas de documentos Determinar o tipo de biblioteca Planejar o fluxo de conteúdo Planilha Planejamento do armazenamento de conteúdo corporativo (SharePoint Server 2010) 260 Entendendo o armazenamento de conteúdo corporativo Cenários comuns de gerenciamento de conteúdo em grande escala Ambiente de criação em grande escala Arquivo morto de conteúdo em grande escala Arquivo morto de conteúdo em escala extremamente grande Níveis de armazenamento: benefícios e considerações do armazenamento de conteúdo Conjuntos de sites Sites Bibliotecas Pastas Roteando e armazenando conteúdo corporativo com base em metadados Navegando e filtrando conteúdo corporativo usando metadados Modos de exibição de lista Recursos adicionais Planejamento de Conjuntos de Documentos (SharePoint Server 2010) Sobre conjuntos de documentos Administrando Conjuntos de Documentos Planejando tipos de conteúdos de Conjunto de Documentos Planilhas Consulte também Conceitos Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010) Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010) Planejar tipos de conteúdo

19 O que são tipos de conteúdo? Integração de propriedades com a versão 2010 do Office Usando metadados com tipos de conteúdo Modelos de coluna Tipos de conteúdo de pasta Planejando tipos de conteúdo de documento Planejando tipos de conteúdo de lista Planejando conversões de documentos Planejar fluxos de trabalho Planilhas Planejamento de políticas de gerenciamento de informações (SharePoint Server 2010) Diretivas de gerenciamento de informações e recursos de diretiva Relatórios de diretiva de gerenciamento de informações Integração de diretivas de gerenciamento de informações com os aplicativos do Office system Recursos de diretiva disponíveis no SharePoint Server Planejar diretivas do documento Planilha Planejamento de controle de versão, aprovação de conteúdo e check-out (SharePoint Server 2010) Sobre controle de versão, aprovação de conteúdo e check-outs Planejar o controle de versão Planejar a aprovação de conteúdo Planejar check-out e check-in Planilha Consulte também Conceitos Planejamento da biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010) Co-authoring overview (SharePoint Server 2010) Co-authoring functionality in SharePoint Server Understanding the end-user experience Important considerations OneNote Notebooks Software Version Requirements Co-Authoring in a mixed Office environment

20 Mixed environment that has Microsoft Office OneNote Performance and scalability Consulte também Outros recursos Co-authoring administration (SharePoint Server 2010) Planejamento do gerenciamento de registros (SharePoint Server 2010) Visão geral do gerenciamento de registros (SharePoint Server 2010) Elementos de um sistema de gerenciamento de registros Visão geral do planejamento de gerenciamento de registros Consulte também Conceitos Criar um planejamento de arquivos para gerenciar registros no SharePoint Server Planejar como os registros são coletados (SharePoint Server 2010) Criar um planejamento de arquivos para gerenciar registros no SharePoint Server Identificar tipos de registros Preencher o plano de arquivo Planilha Planejar como os registros são coletados (SharePoint Server 2010) Técnicas para converter documentos ativos em registros Criando registros manualmente Definindo uma política Criando um fluxo de trabalho Usando uma solução personalizada Concluindo seu plano Consulte também Conceitos Criar um planejamento de arquivos para gerenciar registros no SharePoint Server Planejamento de registros físicos (SharePoint Server 2010) Outros recursos

21 Planejamento de registros físicos (SharePoint Server 2010) Identificar tipos de registro Identificar propriedades de cada tipo de registro Organizar tipos de conteúdo Organizar o arquivamento de registros Planilha Consulte também Referência Planejar tipos de conteúdo Conceitos Criar um planejamento de arquivos para gerenciar registros no SharePoint Server Planejando a Descoberta Eletrônica (SharePoint Server 2010) Como o SharePoint Server 2010 oferece suporte para a Descoberta Eletrônica Auditoria Expiração Pesquisa Usando um arquivamento de registros versus o gerenciamento de registros in-loco (SharePoint Server 2010) Diferenças entre um arquivamento de registros e de registros in-loco Projetando o gerenciamento de registros in-loco Visão geral do planejamento de gerenciamento de registros in-loco Pastas ou tipos de conteúdo? Definindo tipos de conteúdo Organizando pastas para gerenciamento de registros in-loco Opção 1: os usuários decidem onde armazenar os documentos Tarefas gerais de planejamento de gerenciamento de registros Planilhas Consulte também Conceitos Escolher uma estratégia de gerenciamento de registros de mensagens e (SharePoint Server 2010) Conhecer as abordagens de gerenciamento de registros do Exchange Server 2010 e do SharePoint Server Gerenciamento de registros de mensagens do Exchange Server

22 Gerenciamento de registros do SharePoint Server Considerações sobre a escolha de uma solução de gerenciamento de registros para mensagens Consulte também Conceitos Visão geral do gerenciamento de registros (SharePoint Server 2010) Criar um planejamento de arquivos para gerenciar registros no SharePoint Server Outros recursos Planejamento de biblioteca de ativos digitais (SharePoint Server 2010) Visão geral do gerenciamento de ativos digitais (SharePoint Server 2010) Sobre o gerenciamento de ativos digitais Usuários de uma biblioteca de ativos Gerenciando ativos digitais no SharePoint Server Cenários para o uso da biblioteca de ativos Consulte também Conceitos Planejar bibliotecas de ativos digitais (SharePoint Server 2010) Planejar bibliotecas de ativos digitais (SharePoint Server 2010) Visão geral da biblioteca de ativos Planejar bibliotecas de ativos Identificar as funções de gerenciamento de ativos digitais Analisar a utilização de ativos Planejar a organização de bibliotecas de ativos Planejar tipos de conteúdo Planejar o controle de conteúdo para ativos digitais Planejar fluxos de trabalho Planejar políticas Outros usos de uma biblioteca de ativos Planejar permissões e segurança Planejar armazenamento e desempenho Planejar metadados e pesquisa

23 Planejar Web Parts e páginas da Web Planejar o suporte ao cliente Consulte também Conceitos Visão geral do gerenciamento de ativos digitais (SharePoint Server 2010) Topologia e arquitetura de biblioteca de ativos digitais (SharePoint Server 2010) Arquitetura lógica para gerenciamento de ativos digitais Componentes de uma topologia de biblioteca de ativos digitais Topologia típica de biblioteca de ativos digitais Dimensionando topologias para bibliotecas de ativos digitais Consulte também Conceitos Planejar bibliotecas de ativos digitais (SharePoint Server 2010) Visão geral do gerenciamento de ativos digitais (SharePoint Server 2010) Outros recursos Plan for caching and performance Planilhas de planejamento para o SharePoint Server Planilhas de planejamento por tarefa Planilhas de planejamento por título

24 Obtendo ajuda Todo esforço foi dedicado para garantir a precisão deste guia. Este conteúdo também está disponível online na TechNet Library do Office System, portanto, se encontrar algum problema, veja se há atualizações em: Se não encontrar a sua resposta no conteúdo online, envie um para a equipe de conteúdo de servidores e do Microsoft Office System: itspdocs@microsoft.com Se a sua dúvida for relacionada aos produtos do Microsoft Office, e não ao conteúdo deste guia, pesquise o Centro de Ajuda e Suporte da Microsoft ou a Base de Dados de Conhecimento Microsoft pelo site: 24

25 Diagramas técnicos (SharePoint Server 2010) Muitos desses recursos são representações visuais de soluções recomendadas. Eles incluem documentos do tamanho de cartazes, disponíveis em formatos que incluem arquivos do Microsoft Office Visio 2007 ou do Microsoft Visio 2010 (.vsd), PDF e XPS. Talvez seja necessário algum software extra para exibir esses arquivos. Consulte a tabela a seguir para obter informações sobre como abrir esses arquivos. Tipo de arquivo.vsd.pdf.xps Software Office Visio 2007, Microsoft Visio 2010 ou visualizador gratuito do Visio ( Se você utiliza o visualizador do Visio, clique com o botão direito do mouse no link VSD, clique em Salvar Destino Como, salve o arquivo no seu computador e abra-o. Qualquer visualizador de PDF, como o Adobe Reader ( Windows 7, Windows Vista, Windows XP com o.net Framework 3.0 ou o XPS Essentials Pack ( Modelos Modelos são cartazes de aproximadamente 112 cm x 87 cm que detalham uma área técnica específica. Esses modelos devem ser usados com os artigos correspondentes no TechNet e são criados com o uso do Office Visio Você pode modificar os arquivos do Visio para demonstrar como planeja incorporar os Produtos do Microsoft SharePoint 2010 ao seu próprio ambiente. Título Exemplo de Design: portal corporativo com autenticação clássica Descrição Ilustra uma implantação corporativa típica, com os tipos mais comuns de sites representados. Os dois exemplos diferem apenas no modo de autenticação 25

26 Título Descrição implementado. Use esses exemplos de design com o seguinte artigo: Design sample: Corporate deployment (SharePoint Server 2010) Visio ( PDF ( XPS ( Exemplo de Design: portal corporativo com autenticação baseada em declarações Visio ( PDF ( XPS ( Implantação de Produtos do SharePoint 2010 Apresenta informações relacionadas ao processo de 26

27 Título Descrição implantação, como os diferentes ambientes e estágios de implantação, além de um fluxograma que ilustra as etapas de instalação e configuração do Produtos do SharePoint 2010 Visio ( PDF ( XPS ( Serviços nos Produtos do SharePoint 2010 Visio ( PDF ( XPS ( Serviços entre farms nos Produtos do SharePoint 2010 Descreve e demonstra a arquitetura de serviços, inclusive maneiras comuns de implantar serviços no design geral da sua solução. Use esse diagrama com os seguintes artigos: Services architecture planning (SharePoint Foundation 2010) Services architecture planning (SharePoint Server 2010) Demonstra como implantar serviços entre os farms para fornecer uma administração 27

28 Título Visio ( PDF ( XPS ( Topologias para o SharePoint Server 2010 Descrição centralizada de serviços. Use esse diagrama com os seguintes artigos: Services architecture planning (SharePoint Foundation 2010) Services architecture planning (SharePoint Server 2010) Descreve maneiras comuns de criar e dimensionar topologias de farm, inclusive planejar em quais servidores os serviços serão iniciados. Visio ( PDF ( XPS ( Topologias de extranet para Produtos do SharePoint 2010 Ilustra as topologias de extranet específicas e que foram testadas com os Produtos do SharePoint

29 Título Descrição Fornece uma comparação do ISA Server, do Forefront TMG e do Forefront UAG quando utilizados como produto de firewall ou de gateway com os Produtos do SharePoint Visio ( PDF ( XPS ( Hospedando ambientes nos Produtos do SharePoint 2010 Resume o suporte para hospedar ambientes e demonstra arquiteturas de hospedagem comuns. Para obter mais informações sobre como projetar e implantar ambientes de hospedagem, consulte o seguinte: White paper: SharePoint 2010 for hosters (SharePoint Server 2010). Visio ( PDF ( XPS ( Tecnologias de pesquisa dos Produtos do SharePoint 2010 Compara e contrasta as tecnologias de pesquisa que funcionam com os Produtos do SharePoint 29

30 Título Descrição 2010: SharePoint Foundation 2010 Search Server 2010 Express Search Server 2010 SharePoint Server 2010 FAST Search Server 2010 for SharePoint Visio ( PDF ( XPS ( Planejamento do ambiente de pesquisa do Microsoft SharePoint Server 2010 Descreve as principais decisões referentes ao design de arquitetura em ambientes de pesquisa. Visio ( PDF ( XPS ( Arquiteturas de pesquisa do Microsoft SharePoint Server 2010 Detalha os componentes físicos e lógicos da arquitetura 30

31 Título Descrição que compõem um sistema de pesquisa e demonstra as arquiteturas de pesquisa comuns. Visio ( PDF ( XPS ( Arquiteturas de pesquisa de design do Microsoft SharePoint Server 2010 Descreve as etapas de design iniciais para determinar um design básico de uma arquitetura de pesquisa do SharePoint Server Visio ( PDF ( XPS ( Modelo dos Serviços Corporativos de Conectividade Os Serviços Corporativos de Conectividade da 31

32 Título Visio ( PDF ( XPS ( Implantação de Conteúdo no SharePoint Server 2010 Visio ( PDF ( 32 Descrição Microsoft são um conjunto de serviços e recursos do Microsoft SharePoint Server 2010 e do Microsoft SharePoint Foundation 2010 que oferecem suporte para integrar dados de sistemas externos às soluções baseadas no Microsoft SharePoint Server e no Microsoft SharePoint Foundation. Este cartaz de modelo descreve a arquitetura dos Serviços Corporativos de Conectividade da Microsoft no SharePoint Server 2010 e fornece informações sobre como criar soluções baseadas no serviço. Use esse modelo com o seguinte artigo: Business Connectivity Services overview Descreve o recurso de implantação de conteúdo no SharePoint Server Inclui informações sobre o seguinte: Visão geral da implantação de conteúdo Descrição de caminhos e de trabalhos de implantação de conteúdo Quando usar uma implantação de conteúdo Alternativas à implantação de

33 Título XPS ( Descrição conteúdo Ilustra topologias de farm de implantação de conteúdo comuns Ilustra e explica o processo geral de implantação de conteúdo Planejamento de atualizações do Microsoft SharePoint Server 2010 Visio ( PDF ( XPS ( Abordagens de atualização do Microsoft SharePoint Server 2010 Abrange o planejamento de uma atualização do Microsoft Office SharePoint Server 2007 para o SharePoint Server Inclui informações sobre o seguinte: Requisitos de atualização: hardware, sistema operacional e banco de dados Processo de atualização: etapas específicas para seguir antes, durante e depois da atualização Use esse modelo com o seguinte artigo: Upgrading to SharePoint Server 2010 Ajuda você a entender as abordagens do tipo in-loco, anexação de banco de dados e híbrida para atualização do Office SharePoint Server 2007 para o SharePoint Server Veja as topologias do farm antes, durante e depois da 33

34 Título Descrição atualização Compare as vantagens de cada tipo de abordagem de atualização Use esse modelo com os seguintes artigos: Determine upgrade approach (SharePoint Server 2010) Upgrade process overview (SharePoint Server 2010) Visio ( PDF ( XPS ( Microsoft SharePoint Server 2010 Teste seu processo de atualização Visio ( PDF ( XPS 34 Explica a metodologia para testar o processo de atualização antes de atualizar do Office SharePoint Server 2007 para o SharePoint Server Compreenda as metas para testar seu processo de atualização: personalizações, hardware, tempo, planejamento Consulte as etapas específicas a serem seguidas para testar o processo de atualização Use esse modelo com o seguinte artigo: Use a trial upgrade to find

35 Título ( Descrição potential issues (SharePoint Server 2010) Microsoft SharePoint Server 2010 Atualização de serviços Visio ( PDF ( XPS ( Abrange os serviços de atualização do Office SharePoint Server 2007 para o SharePoint Server Considerações para serviços específicos: Personalização, Pesquisa, Formulários do InfoPath, Excel, Catálogo de Dados Corporativos, Logon Único Atualização in-loco com serviços Atualização com anexação de banco de dados com serviços Microsoft SharePoint Server 2010 Atualizando farms pai e filho Abrange o processo e as considerações a se ter em mente ao atualizar farms que compartilham serviços (farms pai e filho). 35

36 Título Descrição Visio ( PDF ( XPS ( Introdução a business intelligence no SharePoint Server 2010 Visio ( PDF ( XPS ( 36 Abrange uma visão geral de business intelligence no SharePoint Server e fornece as informações a seguir. Uma visão geral de cada serviço de business intelligence e quando usar o serviço. A arquitetura para o aplicativo dos serviços de business intelligence e como eles trabalham em conjunto em uma topologia. Uma lista de

37 Título Descrição possíveis fontes de dados para cada serviço de business intelligence. Bancos de dados com suporte para os Produtos do SharePoint 2010 Descreve os bancos de dados do Microsoft SQL Server em que o SharePoint Server 2010 é executado. Visio ( PDF ( XPS ( Produtos SharePoint 2010: processo de virtualização 37 Oferece orientações relacionadas à virtualização e aos vários estágios de implantação, assim como requisitos e exemplos. Use este diagrama com os artigos nos capítulos a seguir: Virtualization planning (SharePoint

38 Título Descrição Foundation 2010) Virtualization planning (SharePoint Server 2010) Visio ( PDF ( XPS ( Controle para o SharePoint Server 2010 Visio ( PDF ( XPS ( Ilustra como desenvolver um plano de controle que inclua controle de TI, controle de gerenciamento de informações e controle de gerenciamento de aplicativos. Use esse diagrama com os seguintes artigos: Visão geral sobre governança (SharePoint Server 2010) Recursos de governança (SharePoint Server 2010) 38

39 Dicas para impressão de cartazes Se tiver uma plotadora, você poderá imprimir os cartazes no tamanho original. Caso contrário, use as etapas a seguir para imprimir em um papel menor. Imprimir cartazes em papel de tamanho menor 1. Abra o cartaz no Visio. 2. No menu Arquivo, clique em Configuração de Página. 3. Na guia Configurar Impressão, na seção Papel da impressora, selecione o tamanho de papel desejado. 4. Na guia Configurar Impressão, na seção Zoom de impressão, clique em Caber em e especifique 1 folha na horizontal por 1 folha na vertical. 5. Na guia Tamanho da Página, clique em Dimensionar para caber o conteúdo do desenho e clique em OK. 6. No menu Arquivo, clique em Imprimir. 39

40 Planejar sites e soluções (SharePoint Server 2010) Esta seção contém tópicos que o ajudarão a planejar seu site e os componentes da solução do Microsoft SharePoint Server Planejamento de site fundamental (SharePoint Server 2010) Os tópicos desta seção orientarão você no planejamento de sites que usam recursos do SharePoint Server Planejamento de segurança de sites e de conteúdo (SharePoint Server 2010) Os tópicos desta seção o ajudarão a planejar permissões que controlam o acesso a seus sites e conteúdo. Gestão de sites e soluções (SharePoint Server 2010) Os tópicos desta seção ajudarão você a planejar como configurar o seu ambiente para hospedar serviços de TI e soluções em área restrita e como definir a arquitetura de informações mais apropriada às suas necessidades comerciais. Planejar soluções de área restrita (SharePoint Server 2010) Os tópicos desta seção o ajudarão a planejar soluções em área restrita executadas em ambientes de execução restrita em sua empresa. Visão geral sobre governança (SharePoint Server 2010) Introduz a gestão como uma parte essencial de uma implantação bem-sucedida do Microsoft SharePoint Server 2010 e explica porque os serviços de arquitetura da informação e de TI são os principais componentes de um plano de gestão. Plan managed metadata (SharePoint Server 2010) Os tópicos desta seção explicam conceitos fundamentais sobre metadados gerenciados e oferecem orientação sobre como usá-los em sua solução do SharePoint. Planejar a colaboração e a computação social (SharePoint Server 2010) Os tópicos desta seção orientarão você no planejamento de soluções que implementam recursos de computação e colaboração social em sua empresa. Planejamento do gerenciamento de conteúdo corporativo (SharePoint Server 2010) Os tópicos desta seção abordam informações conceituais sobre gerenciamento de documentos, gerenciamento de registros e gerenciamento de ativos digitais. Planejamento de gerenciamento de documentos (SharePoint Server 2010) Os tópicos desta seção ajudarão você a planejar soluções de gerenciamento de documentos para a sua organização. Planejamento do gerenciamento de registros (SharePoint Server 2010) Os tópicos desta seção descrevem o gerenciamento de registros no SharePoint Server 2010 e oferecem diretrizes para o planejamento da sua solução de gerenciamento de registros. Planejar bibliotecas de ativos digitais (SharePoint Server 2010) 40

41 Os tópicos desta seção orientarão você no planejamento de soluções para sites que incluem ativos digitais como vídeo, áudio e imagens. Plan Web content management (SharePoint Server 2010) Os tópicos desta seção orientarão você no planejamento de sites de gerenciamento de conteúdo da Web usando recursos do SharePoint Server Business Intelligence Planning Os tópicos desta seção orientarão você no planejamento de soluções de Business Intelligence em dados da sua empresa. Business intelligence Basics Os tópicos desta seção oferecem informações básicas de visão geral sobre recursos de business intelligence no SharePoint Server Plan for PerformancePoint Services (SharePoint Server 2010) Os tópicos desta seção ajudam você a planejar a implementação dos Serviços PerformancePoint Services e Dashboards de BI. Excel Services overview (SharePoint Server 2010) Os tópicos desta seção ajudam você a planejar a implementação dos Serviços do Excel em seu ambiente empresarial. Plan for Visio Services (SharePoint Server 2010) Os tópicos desta seção ajudam você a planejar a implementação de Serviços do Visio. Business data and processes planning (SharePoint Server 2010) Os tópicos desta seção orientarão você no planejamento de soluções que implementam processos comerciais nos dados da sua empresa. Plan for Business Connectivity Services (SharePoint Server 2010) Os tópicos desta seção ajudarão você a planejar soluções que conectam os dados externos de sua empresa a operadores de informações que usam sites do SharePoint e aplicativos do Office Plan InfoPath Forms Services (SharePoint Server 2010) Os tópicos desta seção ajudarão você a planejar soluções que usam formulários do InfoPath para coletar, personalizar e validar dados corporativos usados por trabalhadores no aprimoramento de seus principais processos empresariais. Plan workflows (SharePoint Server 2010) Os tópicos desta seção ajudarão você a planejar e a implementar processos comerciais em suas soluções do SharePoint. Access Services Planning Os tópicos desta seção ajudam você na implementação de Serviços do Access. Plan quota management (SharePoint Server 2010) Este artigo contém orientação sobre como determinar configurações para modelos de cota e lixeiras e como decidir se ou quando excluir sites não utilizados. Consulte também Outros recursos 41

42 Server farm and environment planning (SharePoint Server 2010) 42

43 Planejamento de site fundamental (SharePoint Server 2010) Esta seção fornece informações que ajudam os profissionais de TI a planejar sites que usam os recursos do Microsoft SharePoint Server A eficácia de um site ou de um grupo de sites depende de muitos fatores, mas um dos fatores mais importantes é a capacidade de alocar, conforme o previsto, o site e o conteúdo necessário ao site. A estrutura de um site ou de um grupo de sites e a navegação interna e entre os sites são importantes para ajudar os usuários a encontrar e compartilhar informações e também trabalharem juntos. Nesta seção: Visão geral sobre sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010) descreve sites e conjuntos de sites, além de conter informações sobre os modelos de site usados para criar sites no SharePoint Server Planejar sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010) descreve o processo e considerações importantes no planejamento de sites e conjuntos de sites do SharePoint Server Visão geral de navegação de site (SharePoint Server 2010) fornece uma visão geral dos tipos de navegação disponíveis em um site. Planejar a navegação no site (SharePoint Server 2010) ajuda a desenvolver a navegação do seu site. Visão geral dos temas (SharePoint Server 2010) fornece uma visão geral dos temas e de como eles funcionam. Planejar o uso de temas (SharePoint Server 2010) discute como planejar o uso de temas nos seus sites e inclui etapas importantes para o planejamento do uso de temas nos seus sites. Planejar sites multilíngues (SharePoint Server 2010) aborda como planejar sites multilíngues do SharePoint Server

44 Visão geral sobre sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010) Um conjunto de sites do Microsoft SharePoint Server 2010 é uma estrutura de site hierárquica constituída de um site de primeiro nível e quaisquer sites abaixo desse. Este artigo descreve conjuntos de sites e sites e contém informações sobre modelos de site que são usados para criar sites no SharePoint Server Neste artigo: Visão geral de conjuntos de sites Visão geral de sites Modelos de site incluídos no SharePoint Server 2010 Visão geral de conjuntos de sites Os sites em um conjunto de sites possuem configurações de administração compartilhada, navegação comum e outros recursos e elementos comuns. Cada conjunto de sites contém um site de primeiro nível e (normalmente) contém um ou mais sites abaixo dele em uma estrutura hierárquica. Você deve agrupar o conteúdo e os recursos de seus sites em um conjuto de sites. Isto fornece os seguintes benefícios: Para os designers de sites, galerias e bibliotecas (como a galeria de páginas mestra ou a biblioteca de imagens do conjunto de sites) de um conjunto de sites fornecem um meio de criar uma experiência de usuário unificada e com a mesma identidade visual por todos os sites do conjunto. Para os administradores de conjuntos de sites, um conjunto de sites fornece um mecanismo e escopo unificados para administração. Por exemplo, a segurança, as diretivas e os recursos podem ser gerenciados para um conjunto de sites inteiro. Relatórios de Web Analytics do Conjunto de Sites, relatório de log de auditoria e outros dados podem ajudar os administradores a controlar a segurança e o desempenho do conjunto de sites. Para administradores de farm, os conjuntos de site fornecem escalabilidade para o crescimento com base na quantidade de conteúdo armazenado. Como cada conjunto de sites pode usar um banco de dados de conteúdo exclusivo, os administradores podem movê-los para servidores separados com facilidade. Para criadores de sites, as colunas de sites compartilhados, tipos de conteúdo, Web Parts, recursos de criação, fluxos de trabalho e outros recursos de um conjunto de sites fornecem um ambiente de criação consistente. Para usuários de site, navegação unificada, identidade visual e ferramentas de pesquisa de um conjunto de sites fornecem uma experiência de site unificada. A lista a seguir inclui alguns exemplos de soluções que se beneficiam do fato de serem implementadas como conjuntos de sites: 44

45 Site de equipe Um conjunto de sites para oferecer suporte a tarefas de colaboração e criação para pessoas em sua organização que trabalham juntas para produzir conteúdo útil para seus objetivos organizacionais. Muitas vezes, este tipo de site inclui conteúdo colaborativo que não é publicado, sendo usado apenas internamente, e conteúdos destinados à publicação para um público externo. Site de publicação Um conjunto de sites configurado para permitir que membros do site visualizem, escrevam e interajam com o conteúdo do site. Os sites de publicação são geralmente implementados como dois conjuntos de site um conjunto de sites de produção e um conjunto de sites de criação. O site de produção é o site publicado que os os usuários de conteúdo usam. O conjunto de sites de criação é um reflexo do site de produção e é usado pela equipe de criação para criar e visualizar o conteúdo do site o os recursos de site em teste. O SharePoint Server 2010 inclui um recurso de implantação de conteúdo que copia o conteúdo de um conjunto de sites de criação para um conjunto de sites de produção. Para obter mais informações sobre a implantação de conteúdo, consulte Content deployment overview Visão geral de sites Um conjunto de sites consiste em um site de primeiro nível e um ou mais sites abaixo dele. Cada site de primeiro nível e quaisquer sites abaixo dele na estrutura são baseados em um modelo de site e podem ter outras configurações e conteúdo exclusivo. Particione o conteúdo de seu conjunto de sites em sites separados para ter um controle melhor do visual, do conteúdo e dos recursos das diversas páginas em seu conjunto de sites. A lista a seguir inclui recursos de site que podem ser configurados de maneira exclusiva: Modelos Você pode fazer com que cada site possua um modelo exclusivo. Para obter mais informações, consulte Modelos de site incluídos no SharePoint Server Idioma Se pacotes de idiomas tiverem sido instalados no servidor Web, você poderá selecionar um modelo de site específico do idioma ao criar um novo site. O texto que será exibido aparecerá no idioma desse modelo. Para obter mais informações, consulte Deploy language packs (SharePoint Server 2010). Segurança Você pode definir grupos de usuários exclusivos e permissões para cada site. Navegação É possível ajudar a experiência de navegação do seu site configurando links de navegação exclusivos em cada parte da hierarquia de seu site. A navegação do site reflete as relações entre os sites em um conjunto de sites. Sendo assim, o planejamento da navegação e o planejamento da estrutura de site são atividades relacionadas. Para obter mais informações, consulte Visão geral de navegação de site (SharePoint Server 2010). Páginas da Web É possível fazer com que cada site tenha uma página de boasvindas e outras páginas exclusivas. Para obter mais informações, consulte Plan Web pages. Layouts de site Você pode disponibilizar layouts ou páginas mestras exclusivas em um site. Para obter mais informações, consulte Plan Web pages. 45

46 Temas É possível alterar fontes e cores em um site. Para obter mais informações, consulte Planejar o uso de temas (SharePoint Server 2010). Configurações regionais Altere configurações regionais, como localidade, fuso horário, ordem de classificação, formato de hora e tipo de calendário. Pesquisa Faça com que cada site tenha suas próprias configurações exclusivas. Por exemplo, é possível especificar que determinado site nunca apareça nos resultados das pesquisas. Tipos de conteúdo Você pode fazer com que cada site tenha tipos de conteúdo e colunas de site exclusivos. Para obter mais informações, consulte Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010). Fluxos de Trabalho É possível fazer com que cada site possua fluxos de trabalho únicos. Para obter mais informações, consulte Plan workflows (SharePoint Server 2010). Modelos de site incluídos no SharePoint Server 2010 A seção a seguir contém informações sobre modelos de site que estão incluídos no SharePoint Server Apesar de ser possível usar um modelo de site com a configuração padrão, também é possível alterar as configurações padrão do site usando as páginas de administração do site e salvar o site como um novo modelo. Além disso, é possível modificar o design de um modelo usando o Microsoft SharePoint Designer 2010 ou o Microsoft Visual Studio A tabela a seguir lista todos os modelos de site, descreve o propósito de cada um deles e indica em que nível o modelo está disponível (no de conjunto de sites, no de site ou ambos). A categoria usada para agrupar os modelos pode ser diferentes, dependendo do nível no qual o site foi criado. Modelo Objetivo Categoria em conjunto de sites Categoria em conjunto de sites < Selecionar modelo mais tarde> Um site vazio para o qual você pode selecionar um modelo mais tarde. Personalizado N/A Banco de Dados da Web de Ativos Um banco de dados de N/A ativos que mantém controle de ativos, inclusive os detalhes e os proprietários de aplicativo. Bancos de dados da Web Espaço de Trabalho de Reunião Básica Um site onde você pode planejar, organizar e capturar os resultados de uma reunião. Ele fornece listas para gerenciamento de agenda, participantes Reuniões Reuniões 46

47 Modelo Objetivo Categoria em conjunto de sites da reunião e documentos. Centro de Pesquisa Básica Um site que fornece a funcionalidade de pesquisa. O site inclui páginas para resultados de pesquisa e pesquisas avançadas. Corporativo Categoria em conjunto de sites Pesquisa Espaço de Trabalho de Reunião em Branco Site em Branco Blog Um site de reunião em Reuniões branco que você personalizar conforme suas necessidades. Um site em branco que você pode personalizar de acordo com suas necessidades. Um site onde uma pessoa ou equipe pode postar ideias, observações e experiências sobre os quais os visitantes podem fazer comentários. Reuniões Colaboração Em branco e Personalizado Colaboração Conteúdo Central de Business Intelligence Banco de Dados da Web de Contribuições Beneficentes Um site de apresentação de dados de business intelligence. Ele fornece bibliotecas de documentos para armanezamento de documentos, imagens, conexões de dados e Web Parts de painel. Além disso, ele fornece listas para vincular conteúdo do Serviços PerformancePoint no Microsoft SharePoint Server Um banco de dados para acompanhar informações sobre campanhas de angariação de fundos, incluindo as doações feitas pelos colaboradores, eventos relacionados à campanha e tarefas 47 Corporativo N/A Dados Bancos de dados da Web

48 Modelo Objetivo Categoria em conjunto de sites Banco de Dados da Web de Contatos Espaço de Trabalho de Reunião para Decisões pendentes. Um banco de dados de contatos para gerenciar informações sobre as pessoas com quem a equipe interage, por exemplo, cliente e parceiros. Um site no qual você pode rastrear status ou tomar decisões em reuniões. Fornece listas para criar tarefas, armazenar documentos e registrar decisões. N/A Reuniões Categoria em conjunto de sites Bancos de dados da Web Reuniões Central de Documentos Espaço de Trabalho de Documento Centro de Pesquisa da Empresa Um site onde você pode gerenciar de forma centralizada os documentos de sua empresa. Um site onde colegas podem colaborar em um documento. Fornece uma biblioteca para armazenamento do documento principal e dos arquivos de apoio, uma lista de tarefas para atribuição de itens de tarefas pendentes e uma lista de links para indicar recursos relacionados ao documento. Um site que fornece a funcionalidade de pesquisa. A página de boas-vindas inclui uma caixa de pesquisa que possui duas guias: uma para pesquisas gerais e outra para pesquisas de informações sobre pessoas. Você pode 48 Corporativo Conteúdo Colaboração Colaboração, Conteúdo Corporativo Pesquisa

49 Modelo Objetivo Categoria em conjunto de sites Wiki Corporativo Central do FAST Search adicionar e personalizar guias voltadas para outros escopos de pesquisa ou tipos de resultado. Um site onde você pode Publicação publicar conhecimento que você possui e deseja compartilhar com a empresa. Fornece uma experiência de edição fácil em um único local para conteúdo de co-criação, para discussões e para gerenciamento de projetos. Um site que fornece a funcionalidade Fast search. A página de boas-vindas inclui uma caixa de pesquisa com duas guias: uma para pesquisas gerais e outra para pesquisas de informações sobre pessoas. Você pode adicionar e personalizar guias voltadas para outros tipos de escopos de pesquisa ou de resultado. Categoria em conjunto de sites Colaboração, Conteúdo Pesquisa Site de Trabalho em Grupo Este modelo fornece uma Colaboração Colaboração solução de groupware que as equipes podem usar para criar, organizar e compartilhas informações. Ele inclui o Calendário de Grupo, Circulação, Memorando de Telefonema, a biblioteca de documentos e outras listas básicas. Banco de Dados da Web de Questões Um banco de dados de questões para gerenciar um conjunto de questões ou problemas. É possível atribuir, priorizar e N/A Bancos de dados da Web 49

50 Modelo Objetivo Categoria em conjunto de sites acompanhar o andamento de problemas de início ao fim. Categoria em conjunto de sites Site do Microsoft Project Um site que dá suporte à Colaboração Acompanhamento colaboração de equipe em projetos. Inclui as listas Documentos do Projeto, Questões do Projeto, Riscos do Projeto e Produtos do Projetos que podem ser vinculadas a tarefas no Microsoft Project Server Espaço de Trabalho de Reunião de Várias Páginas Um site onde você pode Reuniões planejar uma reunião e capturar as decisões e outros resultados dela. Ele fornece listas para gerenciamento da agenda e dos participantes da reunião. Também fornece duas páginas em branco que você pode personalizar conforme suas necessidades. Reuniões Host de Meu Site Um site que hospeda sites pessoais (Meus Sites) e a página de Perfil Pessoais. Este modelo tem que ser provisionado apenas uma vez em cada Aplicativo de Serviço de Perfil de Usuário. Corporativo N/A Este modelo está disponível apenasno nível do conjunto de sites. Site de Personalização Um site para fornecer visões, dados e navegação personalizado deste conjunto de sites para o Meu Site. Isso inclui Web Parts específicas para personalização e 50 N/A Em branco e Personalizado

51 Modelo Objetivo Categoria em conjunto de sites navegação que é otimizada para os sites do Meu Site. Este modelo está disponível apenas no nível do site. Categoria em conjunto de sites Centro de Difusão do PowerPoint Um site para hospedar as difusões do Microsoft PowerPoint Os apresentadores podem se conectar ao site e criar um link para que visualizadores remotos assistam a uma apresentação de slides em um navegador Web. Corporativo N/A Bancos de Dados na Web de Projetos Um banco de dados de acompanhamento de projeto para acompanhar vários projetos e atribuir tarefas a pessoas diferentes. N/A Bancos de dados da Web Portal de Publicação Uma hierarquia de sites iniciais que pode ser usada para um site de Internet ou um grande portal da intranet. Você pode usar para uma identidade visual característica para personalizar este site. Ele inclui uma home page, amostras de informações à imprensa, um Centro de Pesquisa e uma página de logon. Normalmente, esse site possui mais leitores do que colaboradores e é usado para publicar as páginas da Web usando fluxos de trabalho de aprovação. Esse site habilita fluxos de trabalho de aprovação de conteúdo, por padrão, para um processo de publicação 51 Corporativo N/A

52 Modelo Objetivo Categoria em conjunto de sites mais formal e controlado. Ele também restringe os direitos dos usuários anônimos de forma que consigam visualizar apenas páginas de conteúdo e não possam ver páginas de aplicativos do SharePoint Server Este modelo apenas está disponível no nível do conjunto de sites. Categoria em conjunto de sites Site de publicação Um site em branco para N/A expansão de seu site e publicar páginas da Web rapidamente. Os colaboradores podem trabalhar em versões de rascunho das páginas e publicá-las para acesso dos leitores. Este site inclui bibliotecas de documentos e imagens para armazenamento dos ativos de publicação na Web. Conteúdo Site de Publicação com Fluxo de Trabalho Um site para páginas de publicação da Web em um agendamento usando fluxos de trabalho de aprovação. Inclui bibliotecas de documentos e imagens para o armazenamento de ativos de publicação da Web. Por padrão, apenas sites que possuem este modelo podem ser criados neste site. N/A Conteúdo Este modelo está disponível apenas no nível do site quando o modelo de Portal de Publicação é usado para criar o site de primeiro nível. 52

53 Modelo Objetivo Categoria em conjunto de sites Categoria em conjunto de sites Central de Registros Um site desenvolvido para Corporativo o gerenciamento de registros. Os gerentes de registros podem configurar a tabela de roteamento para direcionar os arquivos recebidos para locais específicos. O site também permite que você e gerencie os registros que podem ser excluídos ou alterados depois de serem incluídos no repositório. Dados Espaço de Trabalho de Reunião Social Site de Equipe Repositório de Processos do Visio Um site onde você pode planejar ocasiões sociais. Fornece listas para rastreamento de participantes, fornecimento de instruções e armazenamento de fotos do evento. Um site no qual uma equipe pode organizar, criar e compartilhar informações rapidamente. Ele fornece uma biblioteca de documentos e listas para gerenciamento de anúncios, itens de calendário, tarefas e discussões. Um site onde equipes podem ver, compartilhar e armazenar diagramas de processo do Visio. Ele fornece uma versão de biblioteca de documentos para armazenar diagramas de processo e listas para gerenciamento de avisos, tarefas e revisar discussões. Reuniões Reuniões Colaboração Colaboração Colaboração Conteúdo 53

54 Alguns modelos de site do Microsoft Office SharePoint Server 2007 (por exemplo, modelos de portais de colaboração, notícias e diretórios de sites) não estão disponíveis como uma opção no SharePoint Server Eles ainda podem ser acessados e usados programaticamente pelos desenvolvedores. Ainda poderão estar disponíveis como opções na interface do usuário se o farm do SharePoint Server 2010 tiver sido atualizado do Office SharePoint Server De qualquer forma, use os recursos de marca social no SharePoint Server 2010 para extrair grande parte da funcionalidade fornecida nesses modelos. Consulte também Conceitos Planejar sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010) Visão geral de navegação de site (SharePoint Server 2010) Planejar a navegação no site (SharePoint Server 2010) 54

55 Planejar sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010) Os sites do Microsoft SharePoint Server 2010 são formados por um conjunto de sites, uma estrutura hierárquica que inclui um site de nível superior e todos os sites abaixo dele. Este artigo descreve o processo e considerações importantes sobre o planejamento de sites e conjuntos de sites do SharePoint Server 2010, além de recomendar um método para registrar suas decisões relativas à estrutura do site. Para obter informações sobre sites e conjuntos de sites e os modelos de sites usados para criar sites no SharePoint Server 2010, consulte Visão geral sobre sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010). Neste artigo: Sobre o planejamento de sites e conjuntos de sites Determinar tipos de sites Planejar sites por hierarquia organizacional Planejar sites de aplicativos Planejar sites de presença na Internet Planejar sites de publicação Planejar outros sites Determinar conjuntos de sites Planilha de dados de planejamento de sites Sobre o planejamento de sites e conjuntos de sites Em geral, você planeja seus sites e conjuntos de sites nesta ordem: Determinar o número e os tipos de sites de nível superior e todos os sites abaixo deles na hierarquia que sejam necessários. Determinar o número e os tipos de conjuntos de sites em que os sites serão organizados. Determinar os tipos de sites A primeira etapa ao planejar uma solução com base no SharePoint Server 2010 é determinar os tipos de sites necessários à sua organização e a seus clientes. Essa determinação influencia nas decisões subsequentes de planejamento, por exemplo, onde os sites serão implementados em sua topologia de servidores, quais recursos serão planejados para cada site, como os processos que abrangem vários sites serão implementados e como as informações serão disponibilizadas em um ou mais sites. Esta seção contém informações sobre como planejar diferentes tipos de sites 55

56 Planejar sites por hierarquia organizacional Planeje os sites básicos necessários com base na escala e estrutura de sua organização. Cada um desses sites de portal deve conter informações necessárias a um projeto ou divisão na organização maior, e cada um terá links para sites de colaboração relevantes a esse projeto ou divisão. Alguns sites para divisões ou projetos maiores também agregarão informações encontradas em todos os sites menores dedicados a divisões ou projetos menores. Utilize as seguintes diretrizes ao planejar sites com base na sua estrutura organizacional: Sites de divisão ou equipe Planeje a criação de um site para toda uma pequena organização, ou um para cada divisão ou projeto de 50 a 100 pessoas em uma organização de médio a grande porte. Em grandes organizações, talvez haja vários níveis de sites, sendo que cada site se concentra no conteúdo criado e gerenciado em seu nível da organização. Você pode projetar um site para que membros de sua organização colaborem no conteúdo relacionado aos seus negócios ou às suas metas organizacionais. Eles podem ser independentes ou funcionar com outros sites como parte de um processo de publicação. Geralmente, esses sites terão uma combinação de conteúdo colaborativo usado internamente e de conteúdo dirigido à publicação para uma audiência. Sites de acúmulo Um site de acúmulo tem conteúdo geral entre organizações. Ele permite que os usuários em diversas divisões localizem informações, especialistas e acesso aos processos de toda a organização. Normalmente contém sites relacionados à arquitetura de informações organizacionais gerais e é mapeado para a estrutura dos sites de divisão ou de projeto. Para cada organização, planeje a criação de um site de acúmulo centralizado que use um modo de exibição agregado de todos os sites relacionados. Planejar sites de aplicativo Um site de aplicativo organiza os processos da equipe e fornece mecanismos para executá-los. Os sites de aplicativo geralmente incluem painéis digitais e outros recursos para exibir e manipular dados relacionados à finalidade do site. As informações apresentadas em um site de aplicativo normalmente provêm de diversas fontes, como bancos de dados ou outros sites do SharePoint. Por exemplo, a organização de recursos humanos de uma empresa pode projetar um site de aplicativo para oferecer aos funcionários: Acesso a informações gerais como manuais de funcionário e oportunidades de carreira. Métodos para executar tarefas comuns, como enviar relatórios de cartões de ponto e despesas. Painéis para exibir informações individualizadas como histórico de salários e benefícios de um funcionário. Outro exemplo: o grupo de suporte técnico interno de uma organização pode projetar um site de aplicativo de Assistência Técnica para oferecer suporte técnico aos membros da organização. Os recursos do site de aplicativo podem incluir: Acesso a uma base de conhecimento dos incidentes de suporte anteriores e a uma documentação de práticas recomendadas. 56

57 Métodos para executar tarefas comuns, como iniciar um incidente de suporte ou revisar o status de um incidente em andamento. Integração com recursos de comunicações que oferecem suporte a reuniões e discussões online. Exibições personalizadas de dados. Por exemplo, os gerentes de suporte podem exibir painéis que oferecem modos de exibição das classificações de produtividade dos membros da equipe e de satisfação dos clientes. Os engenheiros de suporte podem exibir os incidentes atuais não resolvidos. Planejar sites de presença na Internet Os sites de presença na Internet são sites voltados para clientes. Geralmente exibem uma marca e têm como características elementos estilísticos consistentes, como cores, fontes e logotipos, além de elementos estruturais, como recursos de navegação e a estrutura das páginas de site. Embora a aparência de um site seja controlada rigidamente, o conteúdo do site de presença na Internet pode ser dinâmico e sofrer alterações frequentes. Por exemplo, um site corporativo de presença na Internet comunica importantes informações da empresa a clientes, parceiros, investidores e funcionários potenciais. Isso inclui descrições de produtos e serviços, notícias da empresa, relatórios anuais, denúncias públicas e vagas para emprego. Outro exemplo: um site de notícias online fornece informações atualizadas com frequência, juntamente com recursos interativos como cotações de ações e blogs. Como um site de presença na Internet representa sua organização para uma audiência externa, você pode preparar e testar o site e publicá-lo via agendamento ou conforme necessário no local de "produção" público. Um site de preparo é um espelho do site de criação usado para testar o conteúdo antes de ser publicado no site de produção. Com ele, fica mais fácil garantir que o conteúdo publicado atenda a padrões rigorosos. Os sites de preparo também possibilitam que os criadores de conteúdo trabalhem em servidores localizados na intranet da empresa, enquanto os usuários da Internet estão usando os servidores de produção na rede de perímetro. Um recurso de implantação de conteúdo interno facilita a transferência do conteúdo do servidor de criação para o servidor de preparo e então para o servidor de produção. Para obter mais informações sobre implantação de conteúdo, consulte Content deployment overview. Planejar a publicação de sites Usando um site de publicação, os autores podem criar e modificar conteúdo no formulário de páginas da Web e documentos e podem usar um processo de aprovação para tornar o conteúdo disponível a usuários que têm os níveis apropriados de permissões de exibição. O processo de publicação envolve a criação de conteúdo e seu envio para aprovação. Após a aprovação do conteúdo, ele é disponibilizado ou publicado no site para os leitores. Essa publicação ocorre segundo um agendamento padrão ou personalizado, baseado nas necessidades do projeto. Site de publicação podem ser usados intranet, extranet ou sites da Internet, dependendo do público. Por exemplo, você pode usar um site de publicação para um site da Internet que publica informações para a imprensa. A equipe de relações públicas elabora as informações para a imprensa, usa o fluxo de trabalho de publicação para aprovar conteúdo novo e especifica quando ele deve ser disponibilizado aos consumidores. Como outro exemplo, você pode usar um site de publicação para um site de intranet corporativa, onde as notícias da empresa são disponibilizadas aos funcionários. Os autores das páginas 57

58 podem especificar o público-alvo do seu conteúdo, o que torna o conteúdo disponível somente para os membros dos grupos designados. Como sites de presença na Internet, você também pode usar o recurso de implantação de conteúdo interno para mover o conteúdo de um site de criação para um site de produção. O site de produção pode ser um site da Internet ou outro site da intranet dentro da sua organização, dependendo do tamanho da organização e da complexidade das necessidades de publicação. Planejar outros sites Você pode planejar possibilitar que os usuários do site criem sites adicionais. Por exemplo, planeje-se para oferecer um Meu Site a cada membro da equipe que usa um site. Um Meu Site é um site de equipe baseado no Microsoft SharePoint Foundation 2010 com modos de exibição pública e privada. Você também pode possibilitar que os membros da equipe criem outros sites, como sites de Espaço de Trabalho de Documento, à medida que colaboram em documentos e outros projetos. Da mesma maneira, ofereça aos usuários de um site da Internet acesso a sites de colaboração como parte de um serviço baseado na Web. Por exemplo, é possível lhes oferecer permissões para criar sites de Espaço de Trabalho de Reunião e participar de reuniões online como parte de sua experiência no uso do site. Para obter informações sobre os novos tipos de sites que podem ser criados, consulte Visão geral sobre sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010). Determinar conjuntos de sites Depois de determinar que tipos de sites sua solução requer, a próxima etapa é planejar como esses sites são implementados entre os conjuntos de sites. Um conjunto de sites é um conjunto hierárquico de sites que podem ser gerenciados em conjunto. Os sites de um conjunto têm recursos comuns, como permissões compartilhadas, galerias para modelos, tipos de conteúdo e Web Parts, além de normalmente compartilharem uma navegação comum. Um site em geral é implementado como um conjunto de sites tendo o site de nível superior como página inicial do conjunto de sites. Em geral, planeja-se uma solução com base no SharePoint Server 2010, coloque cada um dos seguintes tipos de sites em conjuntos de sites separados: Sites da Internet (preparo) Sites da Internet (produção) Todos os sites de equipe relacionados a um site departamental ou site da Internet Sites de Central de Documentos Sites da Central de Registros Todos os sites de um conjunto são armazenados no mesmo banco de dados SQL. Potencialmente, isso pode afetar o desempenho do site e do servidor, dependendo de como os seus conjuntos de sites e sites são estruturados e dependendo do propósito dos sites. É importante saber dos limites a seguir quando estiver planejando como alocar seu conteúdo em um ou mais conjuntos de sites: Mantenha sites extremamente ativos em conjuntos de sites diferentes. Por exemplo, um site de base de conhecimento na Internet que permite navegação anônima poderia gerar muita atividade de banco de dados. Se outros sites usarem os mesmos bancos de dados, seu desempenho pode ser afetado. Ao colocar o site de base de conhecimento em um conjunto de sites separado com seu próprio banco de 58

59 dados você pode disponibilizar recursos para outros sites que não terão mais que competir com ele por recursos de banco de dados. Uma vez que todo o conteúdo de um conjunto de sites é armazenado no mesmo banco de dados de conteúdo, o desempenho das operações do banco de dados, como fazer backup e restaurar conteúdo, depende da quantidade de conteúdo presente no conjunto de sites; o tamanho do banco de dados; a velocidade dos servidores que hospedam o banco de dados e outros fatores. Dependendo da quantidade de conteúdo e da configuração do banco de dados, pode ser que você tenha que dividir um conjunto de sites em vários conjuntos de sites para atender aos acordos de nível de serviço para backup e restauração, taxa de transferência e outros requisitos. Está além do escopo deste artigo oferecer orientação prescritiva sobre como gerenciar o tamanho e o desempenho dos bancos de dados. Criar muitos sites abaixo de um site de nível superior em um conjunto de sites pode afetar o desempenho e a capacidade de uso. Limite o número de sites de qualquer site de nível superior até um máximo de Caso você planeje usar a implantação de conteúdo para mover conteúdo entre um conjunto de sites de criação e um conjunto de sites de produção, os conjuntos de site devem estar em aplicativos Web separados ou devem usar bancos de dados separados dentro do mesmo aplicativo Web. Para obter mais informações cobre implantação de conteúdo, consulte Content deployment overview. Planilha de dados de planejamento de sites Baixe uma versão do Excel da Planilha de dados de planejamento de sites( Use essa planilha para registrar a estrutura do seu site. Consulte também Conceitos Visão geral sobre sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010) Visão geral de navegação de site (SharePoint Server 2010) Planejar a navegação no site (SharePoint Server 2010) 59

60 Visão geral de navegação de site (SharePoint Server 2010) A navegação no site fornece a interface primária para que os usuários do site naveguem pelos sites e páginas em seu site. O Microsoft SharePoint Server 2010 inclui um conjunto de recursos de navegação personalizáveis e extensíveis para ajudar a orientar os usuários do seu site para que possam navegar em seus sites e páginas. Este artigo descreve os controles de navegação disponíveis no SharePoint Server Ele não explica como adicionar controles de navegação a páginas da Web, como configurar controles de navegação ou como criar controles de navegação personalizados. Neste artigo: Visão geral dos controles de navegação Controles de navegação em páginas mestras Navegação da barra de links superior Navegação de Início Rápido Navegação estrutural Navegação de exibição de árvore Navegação de metadados Controles de navegação em layouts de páginas Links de Resumo Sumário Consulta de Conteúdo Web Parts de Navegação Visão geral dos controles de navegação Controles de navegação podem ser exibidos em páginas mestras, layouts de páginas e (usando zonas de Web Parts) diretamente no conteúdo de uma página. O SharePoint Server 2010 baseia seu modelo de navegação na estrutura hierárquica do conjunto de sites. Usando os recursos de navegação, você pode criar links para o seguinte: Sites abaixo do site atual Sites pares de um site Sites superiores na estrutura de site Páginas da Web em um site Além disso, você pode criar links para locais arbitrários, como para um site externo. Os links de navegação no SharePoint Server 2010 são sensíveis a segurança. Se o usuário de um site não possuir permissões para um site ou página do SharePoint Server 2010 que estiver vinculado a partir da navegação do site, o usuário não poderá ver o 60

61 link. Outros conteúdos que tiveram links adicionados manualmente à navegação ainda estarão visíveis para os usuários. Além disso, páginas, sites e links adicionados manualmente à navegação podem ser configurados para que estejam disponíveis somente para membros de uma audiência específica. Os usuários que não sejam membros dessa audiência não poderão ver links para sites e páginas direcionados àquela audiência. A navegação do SharePoint Server 2010 é baseada nos Recursos ASP.NET no.net Framework versão 3.5, que você pode usar para personalizar: O provedor de mapa do site. A fonte de dados, que ancora e filtra a estrutura fornecida pelo provedor de mapa do site. Os menus, que controlam a aparência dos elementos de navegação e a profundidade de uma hierarquia para apresentação. Controles de navegação em páginas mestras Uma página mestra define o quadro externo das páginas da Web em um site. As páginas mestras contêm os elementos que você deseja que todas as páginas do site compartilhem, como informações de identidade visual, comandos comuns, como Pesquisar, e elementos de navegação que você deseja disponibilizar em todo o site. Isso inclui a navegação da barra de links superior e a navegação de Início Rápido. As páginas mestras também fornecem o estilo de menu dos controles de navegação. Você pode configurar o estilo de menu da página mestra usando o Microsoft SharePoint Designer 2010 ou o Microsoft Visual Studio Navegação da barra de links superior A barra de links superior é um menu de navegação que geralmente fornece links para os sites que estão um nível abaixo do site atual em uma hierarquia de sites. É comum que a barra de links superior apareça no topo de cada página de um site. Por padrão, todos os sites que estão um nível abaixo do site atual são adicionados à barra de links superior, e cada site tem sua barra de links superior exclusiva para navegação. Os administradores de site podem personalizar a navegação para um site específico removendo um site da barra de links superior. Também podem configurar a barra de links superior para que somente o link da home page seja mostrado e nenhum outro site da hierarquia de sites seja exibido. Os administradores de site podem optar por herdar a barra de links superior do site pai. Essa abordagem permite que os usuários passem de um site a outro de qualquer local no conjunto de sites, permitindo que a barra de links superior permaneça inalterada em todos os sites do conjunto de sites. Por exemplo, um site da Internet usado para comercializar os produtos de uma organização poderia ter um site para cada linha de produtos. Exibindo o site de cada produto na barra de links superior de cada site, os designers de site podem permitir que os usuários alternem facilmente de um site para outro sem precisar voltar à home page do site. Outros recursos de configuração da barra de links superior são: Vinculando páginas da Web de todos os sites de nível superior. Vinculando a sites externos especificados. Vinculando sites ou páginas especificados que estão em qualquer lugar no site. 61

62 Organizando links em títulos. Classificando manualmente os itens na barra de navegação superior. Restringindo o número máximo de itens a serem mostrados no nível de navegação global. Todos os recursos da barra de links superior, como links para sites externos, podem ser definidos de forma exclusiva para cada site. Usando o SharePoint Designer 2010 ou o Visual Studio 2010, você pode personalizar ainda mais a aparência e a funcionalidade da barra de links superior. É possível, por exemplo: Personalizar folhas de estilo em cascata para alterar a aparência da barra de links superior. Modificar a fonte de dados para, por exemplo, diminuir o número de sites exibidos na barra de links superior. Modificar o estilo do menu da navegação. Por exemplo, você pode selecionar submenus ou especificar quantos níveis da hierarquia do site devem ser exibidos na navegação. Navegação de Início Rápido A navegação de Início Rápido geralmente realça o conteúdo importante do site atual. como listas e bibliotecas. É comum que a navegação de Início Rápido apareça à esquerda de cada página em um site. Os recursos de configuração da navegação de Início Rápido são: Vinculação a sites que estão no mesmo nível do atual na hierarquia de sites. Vinculação a sites externos específicos ou a páginas no site atual. Organização de links em títulos. Classificação manual dos itens na navegação de Início Rápido. Restrição do número máximo de itens a serem mostrados no nível de navegação de Início Rápido. Da mesma maneira que você personaliza a barra de links superior, também pode personalizar a aparência e a funcionalidade da navegação de Início Rápido usando o SharePoint Designer 2010 ou o Visual Studio Navegação estrutural A navegação estrutural exibe um conjunto de links gerado dinamicamente na parte superior de páginas da Web para mostrar aos usuários sua posição atual na hierarquia do site. Usando o SharePoint Designer 2010 ou o Visual Studio 2010, você pode configurar o controle de navegação estrutural. Por exemplo, é possível especificar um provedor de navegação personalizado e remover a navegação estrutural de uma página de layout. Navegação de exibição de árvore A navegação de exibição de árvore exibe o conteúdo do site, como listas, bibliotecas e sites que estão abaixo do site atual, em uma estrutura hierárquica. É comum que a navegação de exibição de árvore apareça à esquerda de cada página em um site. Por padrão, a navegação de exibição de árvore está desativada. Os administradores do site podem adicionar uma navegação de exibição de árvore ao site usando a página de Exibição de Árvore. 62

63 Navegação de metadados A navegação de metadados exibe metadados sobre a biblioteca e o conteúdo da lista na navegação de exibição de árvore e possibilita que os usuários filtrem a biblioteca ou o conteúdo da lista com base em campos especificados. Os administradores do site podem configurar a navegação de metadados usando a página Configurações de Navegação de Metadados por uma lista ou biblioteca para configurar as hierarquias de navegação e filtros chave que estão disponíveis para os usuários. A navegação de metadados é exibida somente quando um usuário exibe a lista ou a biblioteca por meio da qual a navegação de metadados foi configurada. Controles de navegação em layouts de páginas Um layout de página define o layout de uma página da Web fornecendo controles Microsoft ASP.NET nos quais o conteúdo das páginas é exibido. Você pode adicionar controles de navegação a um layout de página para dar suporte a links de navegação em páginas da Web usando o SharePoint Designer 2010 ou o Visual Studio Quando um controle de navegação é inserido em um layout de página, as páginas da Web que usam esse layout exibem o controle juntamente com o conteúdo da página. Por exemplo, você pode definir um layout de página que inclua um controle de navegação Links de Resumo para que um conjunto de links para páginas e sites relevantes sempre apareça quando uma página for exibida. Para obter mais informações, consulte Links de Resumo. O SharePoint Server 2010 inclui os seguintes controles de navegação que podem ser adicionados a layouts de páginas: Links de Resumo Sumário Consulta de Conteúdo Links de Resumo Você pode usar o controle Links de Resumo para adicionar um conjunto de links a uma página. É possível controlar a aparência, a organização e a apresentação dos links adicionados a um controle Link de Resumo. Você pode adicionar um controle Link de Resumo a um layout de página de três maneiras: É possível adicionar o controle diretamente ao layout de página e configurar os links. Quando fizer isso, qualquer página que usar o layout de página exibirá os links. É possível adicionar o controle como um controle de campo no layout de página. Quando fizer isso, você poderá optar por configurar os links e também poderá permitir que autores os modifiquem e adicionem novos links. É possível adicionar o controle como uma Web Part a uma nova zona de Web Parts. Quando fizer isso, os autores poderão modificar os links, adicionar novos links e excluir o controle Link de Resumo. Por exemplo, em um site no qual são publicados tópicos de uma base de conhecimento de suporte técnico, é possível adicionar um controle Link de Resumo aos layouts de páginas usados para os artigos, a fim de fornecer links para os sites relacionados que 63

64 contêm informações relevantes, e permitir que os autores adicionem links ao conteúdo relacionado ao conteúdo de uma página específica. Sumário Você pode usar o controle Sumário para adicionar um sumário de todo ou de parte do seu site a um layout de página para que a barra de links superior e a navegação de Início Rápido sejam incluídas nas páginas mestras do site. Ao adicionar um controle Sumário a um layout de página, especifique em qual parte do conjunto de sites o controle deverá ser exibido e como os links serão apresentados e organizados. Você pode adicionar um controle Sumário a um layout de página de duas maneiras: É possível adicionar o controle diretamente ao layout de página e configurá-lo. Quando isso é feito, qualquer página que usar o layout de página exibirá o sumário. Você pode adicionar o controle como uma Web Part a uma zona de Web Parts. Quando fizer isso, os autores poderão modificar o escopo do controle Sumário. Por exemplo, se estiver apresentando um conjunto de artigos em um site de notícias online, você poderá adicionar um controle Sumário diretamente ao layout das páginas de artigos para que os usuários possam alternar de um artigo para o outro. Consulta de Conteúdo Você pode usar um controle Consulta de Conteúdo para vincular às páginas ou a outros itens exibidos com base em uma consulta criada por você. Por exemplo, se estiver apresentando artigos em um site de notícias online, poderá adicionar um controle Consulta de Conteúdo ao layout da Página de Boas-Vindas do seu site para que novos artigos sejam realçados nessa página. Você pode compilar consultas complexas usando o controle Consulta de Conteúdo. Por exemplo, é possível especificar quais sites de seu conjunto de sites serão consultados, quais listas serão usadas e qual será o públicoalvo. Você também pode filtrar consultas com base em itens de uma biblioteca ou lista. Você pode adicionar um controle Consulta de Conteúdo a um layout de página de duas maneiras: É possível adicionar o controle diretamente ao layout de página e configurá-lo. Quando isso é feito, qualquer página que usar o layout de página exibirá os resultados da consulta. Você pode adicionar o controle como uma Web Part a uma zona de Web Parts. Quando fizer isso, os autores poderão modificar a consulta ou excluir o controle Consulta de Conteúdo. Web Parts de Navegação Uma Web Part é um controle que os autores podem inserir em uma zona de Web Parts em uma página e configurar. Os controles Links de Resumo, Sumário e Consultas de Conteúdo têm contrapartes de Web Parts que os autores de página podem inserir em zonas de Web Parts, em páginas. As Web Parts têm os mesmos recursos de configuração e a mesma funcionalidade de seus controles relacionados, mas podem ser configuradas quando o autor as insere na página, em vez de quando o designer de site as insere no layout da página. Para tornar as Web Parts de navegação disponíveis para inserção em uma página pelos autores de páginas, inclua uma ou mais zonas de Web Parts em um layout de página ou inclua um controle Editor de Rich Text em uma página, o que permitirá que os usuários adicionem Web Parts diretamente à Web Part de Editor de Rich Text. 64

65 As Web Parts de navegação a seguir estão disponíveis somente para sites que não sejam de Publicação: Categorias Exibe categorias do Diretório de Sites. Agregador de Sites Exibe os sites da sua escolha. Site em Categoria Exibe sites de um Diretório de Sites dentro de uma categoria específica. Nuvem de marcas Exibe os assuntos mais populares marcados em sua organização. As Web Parts de navegação a seguir estão disponíveis somente para sites de Publicação: Links de Resumo Permite que os autores criem links que podem ser agrupados e estilizados. Sumário Exibe a hierarquia de navegação do seu site. Se permitir que autores insiram Web Parts de navegação em páginas, você reduzirá o controle que possui sobre a navegação do seu site, pois os autores poderão controlar parte da experiência de navegação dos usuários do site. Isso pode ser apropriado em um ambiente controlado flexível, como um site de colaboração em uma organização, no qual autores individuais precisam ter a capacidade de apontar aos usuários conteúdos relacionados ao trabalho do autor. É menos apropriado em um ambiente mais rigidamente controlado, como um site de presença na Internet, no qual a experiência de navegação é planejada e implementada de maneira consistente e controlada pelos designers e planejadores do site. Observação: Se quiser incluir zonas de Web Parts em layouts de páginas, mas evitar que os autores insiram Web Parts de navegação nessas zonas, você poderá alterar as permissões necessárias ao uso das Web Parts de navegação na galeria de Web Parts do site, a fim de tornar essas Web Parts indisponíveis aos autores com base no nível de permissão. Consulte também Conceitos Planejar a navegação no site (SharePoint Server 2010) Visão geral sobre sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010) Planejar sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010) 65

66 Planejar a navegação no site (SharePoint Server 2010) A navegação no site fornece a interface primária para que os usuários se movimentem nos sites e nas páginas do seu site. O Microsoft SharePoint Server 2010 inclui um conjunto de recursos de navegação que podem ser personalizados e estendidas para ajudar a orientar os usuários do site para que eles possam navegar em seus sites e páginas. Este artigo contém orientações sobre como planejar a navegação do site para seus sites do SharePoint Server Este artigo não descreve os tipos de controles de navegação disponíveis no SharePoint Server 2010, nem explica como adicionar controles de navegação a páginas da Web, como configurar controles de navegação ou como criar controles de navegação personalizados. Para obter mais informações sobre controles de navegação do site, consulte Visão geral de navegação de site (SharePoint Server 2010). Neste artigo: Sobre o planejamento de navegação Planejamento da experiência do usuário Planejamento da navegação em páginas Planilha de dados de planejamento de sites Sobre o planejamento de navegação O planejamento da navegação inclui o planejamento da experiência do usuário que você deseja criar em seu site, decidindo se os autores serão capazes de inserir elementos de navegação diretamente em suas páginas. Páginas em sites baseados no SharePoint Server 2010 são compostas por três elementos: páginas mestras, layouts de página e conteúdo de páginas. Quando planejar a navegação do seu site, você poderá tomar decisões sobre todos esses elementos: Você configura elementos de navegação global e no nível do site (Início Rápido) nas páginas mestras. Você pode adicionar elementos de navegação que forneçam índices analíticos, acesso dinâmico a conteúdo com base em uma consulta ou links criados para layouts de página. É possível habilitar o conteúdo da página a índices de conteúdo, acesso dinâmico a conteúdo com base em uma consulta ou links criados. Observe que permitir que autores adicionem elementos de navegação a conteúdo de página reduz o controle dos designers de site sobre a experiência de navegação do site. As trilhas de navegação podem ser usadas para exibir um conjunto de links que mostra a hierarquia do site a partir da atual página até o site de nível superior. 66

67 Planejamento da experiência do usuário Suas decisões de navegação estão intimamente relacionadas às suas decisões sobre a estrutura de sites na sua hierarquia de sites. Para cada site na sua hierarquia, você pode escolher herdar a navegação de link superior ou a navegação de Início Rápido do seu site pai ou pode planejar configurações exclusivas. As decisões tomadas sobre a navegação do seu site irão refletir sua finalidade e estrutura exclusivas. Quando planejar a navegação, considere a compensação entre ter muitos links de navegação, o que poderia tornar seu site confuso, e ter muito poucos, o que poderia fazer com que fosse difícil para os usuários do site localizarem informações fundamentais. Além disso, lembre-se do seguinte: Herdar a navegação do site pai pode colocar o site atual em um contexto maior. Em um site de intranet, essa herança pode ajudar os que trabalham com informações a usar os outros sites do conjunto de sites para concluírem suas tarefas. Se os usuários de um site não tiverem de usar outros sites para concluir suas tarefas, considere a definição de uma barra de links superior exclusiva no site para que seus usuários não se distraiam com links de navegação irrelevantes. Por exemplo, gerentes de registro que usam um site da Central de Registros podem não ter que sair da Central de Registros para realizarem suas tarefas e, portanto, não se beneficiariam de um conjunto de links de navegação da barra de links superior herdada. Exibir sites pares na navegação de Início Rápido pode implicar em que os sites pares tenham uma finalidade similar à do site atual. Por exemplo, em um site que comercializa um conjunto de produtos, sites pares na navegação de Início Rápido podem ajudar usuários do site a encontrarem as descrições de produtos e serviços relacionados. No entanto, se os usuários de um site provavelmente não vão querer visitar sites par, considere não exibi-los na navegação atual. Por exemplo, o site de uma universidade que tenha sites para cada escola de graduação poderia omitir links par da navegação atual de cada site pai porque os alunos interessados em uma determinada escola de graduação, como Administração de Empresas, provavelmente não desejam visitar sites relacionados a outras escolas de graduação, como Enfermagem. Planejamento da navegação em páginas Se estiver usando o recurso de publicação, você poderá adicionar controles de navegação a layouts de página. Também poderá adicionar zonas de Web Parts aos layouts de página e permitir que os autores adicionem Web Parts de navegação a essas zonas. Assim como acontece com outras decisões de planejamento de elementos de página, planeje a navegação em páginas com base no controle que deseja ter sobre a experiência de exibição da página: Para controlar rigidamente a navegação do site, você pode pôr controles de navegação diretamente nos layouts de página e eliminar as zonas de Web Parts dos layouts de página ou restringir o uso de Web Parts de navegação nessas zonas. Por exemplo, em um site corporativo de presença na Internet com milhões de usuários, você pode decidir restringir os autores, impedindo-os de inserir controles de navegação. 67

68 É possível fornecer uma navegação de site mais variada colocando zonas de Web Parts nos layouts de página e permitindo que os autores insiram Web Parts de navegação em suas páginas. Por exemplo, em um site de portal de intranet em que os autores e usuários do site fazem parte do mesmo grupo de trabalho, você pode decidir permitir que os autores controlem a experiência de navegação do conteúdo adicionando Web Parts de navegação às páginas. Para obter mais informações, consulte Plan Web pages. Planilha de dados de planejamento de sites Baixe uma versão do Excel da Planilha de dados de planejamento de sites ( Use essa planilha para ajudar a registrar suas decisões sobre a navegação do site. Consulte também Conceitos Visão geral de navegação de site (SharePoint Server 2010) Visão geral sobre sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010) Planejar sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010) 68

69 Visão geral dos temas (SharePoint Server 2010) Temas fornecem uma maneira rápida e fácil de aplicar cores e fontes a sites no Microsoft SharePoint Server Quando um tema é aplicado a um site, a cor da maioria dos elementos de página (como imagens de plano de fundo, texto e hiperlinks) é alterada. As fontes utilizadas em alguns elementos de página, como títulos, também são alteradas. Temas podem ser usados com os modelos de site padrão do SharePoint Server 2010 ou com páginas mestras personalizadas, e é possível criar temas que os proprietários de site podem aplicar aos sites. Este artigo inclui uma visão geral dos temas e de seu funcionamento. Ele não descreve como criar temas personalizados usando aplicativos do Microsoft Office 2010, nem como carregar e gerenciar temas em uma biblioteca de temas. Também não discute como planejar a identidade visual geral de sites usando páginas mestras ou folhas de estilo em cascata. Para obter mais informações, consulte o artigo sobre identidade visual e gerenciamento de conteúdo da Web. Neste artigo: Sobre o uso de temas Maneiras de usar temas Sobre o uso de temas Os temas possibilitam aplicar uma identidade visual leve a um site do SharePoint Server 2010 ao permitir que um proprietário ou usuário de um site com direitos de designer altere as cores e as fontes dos elementos da interface de usuário de um site. Os temas são aplicados e personalizados diretamente na interface de usuário, e não exigem o conhecimento de folhas de estilo em cascata ou páginas mestras. Uma vantagem do uso de temas é que não são necessários recursos de desenvolvedor para que proprietários de sites e usuários com direitos de designer façam alterações básicas em um site. Os temas são um método simples de criar a identidade visual de um site; eles não afetam o layout do site. Por padrão, um tema só é aplicado ao site para o qual um tema específico é selecionado. Se o site for um site de publicação, ou se o recurso de publicação foi habilitado para um site, quando configurar o tema, você poderá escolher entre herdar o tema do site pai ou especificar um tema que será usado pelo site e herdado por todos os demais sites. Quando um tema alternativo é selecionado e aplicado a um site, é possível escolher entre aplicar o tema apenas a esse site, ou a esse site e a todos abaixo dele hierarquicamente. Isso substituirá todos os temas exclusivos que foram aplicados a esses sites. 69

70 Observação: Temas do SharePoint Server 2010 foram reprojetados para simplificar o processo de geração de temas. Os temas criados no Microsoft Office SharePoint Server 2007 não são compatíveis com o SharePoint Server Se estiver atualizando do Office SharePoint Server 2007 para o SharePoint Server 2010, você poderá usar a Atualização Visual para continuar a usar sites na interface do usuário antiga. Entretanto, recomendamos o uso da nova interface do usuário do SharePoint Server 2010 para criar temas e aplicá-los aos sites. Maneiras de usar temas Há três maneiras de usar temas em um site: Usar um tema pré-instalado. Modificar um tema pré-instalado. Carregar um tema personalizado na biblioteca de temas. Usando um tema pré-instalado O SharePoint Server 2010 vem com temas pré-instalados, incluindo o tema padrão do SharePoint. Quando um novo site for criado, ele usará o tema padrão do SharePoint. Se quiser que o site use o tema do site pai, configure o tema de forma que ele seja herdado do site pai. Modificando um tema pré-instalado Quando um tema pré-instalado é modificado, um novo tema chamado Personalizado é criado automaticamente depois que as alterações do tema são aplicadas. Só é permitido um tema Personalizado por site. O SharePoint Server 2010 não oferece uma maneira de salvar temas dentro da interface do usuário. Se você modificar um tema pré-instalado, aplique as alterações (criando um novo tema chamado Personalizado) e depois modifique um segundo tema pré-instalado. O segundo tema pré-instalado se tornará então o tema Personalizado quando as configurações forem aplicadas. Para ter vários temas personalizados, é necessário criar e carregar seus próprios temas personalizados na galeria de temas do conjunto de sites. Carregando seus próprios temas personalizados na galeria de temas Você pode criar temas personalizados modificando estilos em um aplicativo do Office 2010, como o Microsoft PowerPoint 2010, e salvando o tema. Isso cria um arquivo.thmx que você pode carregar na biblioteca de temas de um conjunto de sites. Temas personalizados na galeria de temas estão disponíveis a todos os sites desse conjunto. Consulte também Conceitos Planejar o uso de temas (SharePoint Server 2010) 70

71 Planejar o uso de temas (SharePoint Server 2010) Temas fornecem uma maneira rápida e fácil de aplicar cores e fontes a sites no Microsoft SharePoint Server Quando um tema é aplicado a um site, a cor da maioria dos elementos de página (como imagens de plano de fundo, texto e hiperlinks) é alterada. As fontes utilizadas para alguns elementos de página, como títulos, também são alteradas. Temas podem ser usados com os modelos de site padrão do SharePoint Server 2010 ou com páginas mestras personalizadas. Também é possível criar temas que os proprietários podem usar para aplicar a seus sites. Para obter mais informações, consulte Visão geral dos temas (SharePoint Server 2010). Este artigo descreve como planejar a utilização de temas em sites do SharePoint Server 2010 e inclui etapas essenciais para você planejar a utilização de temas nos seus sites. Este artigo não descreve como criar temas personalizados usando aplicativos do Microsoft Office 2010 nem como carregar e gerenciar temas em uma biblioteca de temas. Também não discute como planejar a identidade visual geral de sites usando páginas mestras ou folhas de estilo em cascata. Para obter mais informações, consulte o artigo sobre identidade visual e gerenciamento de conteúdo da Web. Antes de ler este artigo, não deixe de ler o artigo Planejar sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010). Neste artigo: Sobre o planejamento da utilização de temas Decidir se você usará temas Determinar quantos temas são necessários Decidir quem cria os temas Planilha de dados de planejamento de sites Sobre o planejamento da utilização de temas Há três decisões principais a serem tomadas quando você planeja usar temas: Decidir se você usará temas ou não. Se você vai usar temas, determinar quantos temas são necessários. Decidir quem criará os temas personalizados. O restante deste artigo explicará essas decisões e descreverá considerações adicionais sobre planejamento. Decidir se você usará temas ou não A primeira etapa para o planejamento da utilização de temas é decidir se os temas são a opção adequada ou não para seu cenário. Outras opções para personalizar um site são o uso de um arquivo CSS alternativo e a criação de páginas mestras personalizadas. 71

72 Essas opções exigem as habilidades de um designer ou um desenvolvedor para serem implementadas e, por isso, talvez não sejam apropriadas para seu cenário. Para decidir se os temas devem ser usados ou não, determine até que ponto é necessário alterar a aparência atual de seus sites; em seguida, escolha a opção mais adequada ao que você deseja fazer. Você pode usar uma combinação de uma ou mais dessas opções, dependendo da personalização que deseja usar em seus sites. A tabela a seguir descreve os diferentes níveis de personalização e recomenda a opção mais adequada para cada nível. Se você desejar Permitir que os proprietários de sites alterem cores e fontes Fazer alterações em outros elementos de design, como tamanho de fonte e espaçamento Alterar completamente o design e a estrutura de páginas Use Temas Folhas de estilo em cascata Páginas Mestras Se você decidir usar temas, continue lendo o restante deste artigo. Determinar quantos temas são necessários Após decidir usar temas, você deve determinar quantos temas são necessários para seus sites. Considere se os temas instalados com o SharePoint Server 2010 são suficientes para seus objetivos ou se você precisará criar temas personalizados para serem usados em sites. Se decidir criar temas personalizados, você também deverá determinar quantos temas serão necessários e decidir quais sites usarão quais temas. Use a planilha de dados de planejamento de sites para registrar os sites que deverão usar um tema e para determinar quantos temas exclusivos são necessários. Decidir quem criará os temas Se decidir usar temas personalizados, você deverá determinar quem será responsável pela criação dos arquivos *. thmx. Como os temas personalizados são criados em um aplicativo do Office 2010, como o PowerPoint, não é necessário um designer gráfico para criar um tema; no entanto, convém incluir um designer gráfico durante a fase de planejamento para fornecer orientação sobre os valores de cor e estilos de fonte que serão usados nos temas. Você também deve decidir quem será responsável por carregar os temas para a galeria de temas. A pessoa que criará os temas também será responsável por carregar os arquivos *.thmx para a galeria de temas ou ela salvará os arquivos de temas em um diretório para que um administrador do conjunto de sites os carregue? Um usuário deve ter privilégios de administrador ou de designer para o conjunto de sites que contém a galeria de temas para poder carregar arquivos *.thmx para a galeria. 72

73 Planilha de dados de planejamento de sites Baixe uma versão do Excel da Planilha de dados de planejamento de sites( Use essa planilha para ajudá-lo a registrar suas decisões sobre temas. Consulte também Conceitos Visão geral dos temas (SharePoint Server 2010) Visão geral sobre sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010) Planejar sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010) 73

74 Planejar sites multilíngues (SharePoint Server 2010) O Microsoft SharePoint Server 2010 possui vários recursos que permitem oferecer suporte a usuários em regiões diferentes ou que falem idiomas distintos. Você pode usar esses recursos para criar sites em diferentes idiomas e definir configurações de variação de site que facilitem o controle de atualizações e alterações do site em vários sites duplicados. Este artigo aborda como planejar sites multilíngues do SharePoint Server 2010, mas não descreve como criar sites multilíngues ou como instalar pacotes de idiomas. Para obter informações sobre a criação de sites multilíngues, consulte o artigo sobre como criar sites idiomas diferentes do idioma padrão. Para obter mais informações sobre pacotes de idiomas, consulte Deploy language packs (SharePoint Server 2010). Neste artigo: Sobre o planejamento de sites multilíngues Determinar requisitos de idioma e localidade Determinar quando usar variações de site Determinar requisitos de pacote de idiomas Determinar requisitos de separadores de palavra e derivações Sobre o planejamento de sites multilíngues Se a sua organização tiver de oferecer suporte a usuários de diferentes regiões ou que falem vários idiomas, você precisará determinar os requisitos da diversidade de idiomas e planejar a implantação de um site multilíngue quando planejar a estrutura geral e a navegação do seu site. Para determinar os seus requisitos multilíngues, você precisa: Determinar os idiomas e as localidades aos quais precisa dar suporte. Determinar se você deseja usar o recurso de variações de site. Para planejar a implantação de um site multilíngue, você precisa determinar quais recursos de idioma e componentes precisam ser instalados ou configurados nos servidores. Estes podem incluir: Pacotes de idiomas. Suporte para separação de palavras. 74

75 Observação: O Microsoft Office SharePoint Server 2007 oferecia suporte a IDNs (nomes de domínio internacionalizados), mas o SharePoint Server 2010 não oferece. Se estiver usando IDNs com o Office SharePoint Server 2007 e planeja fazer uma atualização ou migração para o SharePoint Server 2010, interrompa a utilização de IDNs, exclua todas as configurações de IDN e defina um ambiente não IDN antes da atualização ou migração para o SharePoint Server Determinar requisitos de idioma e localidade Talvez seja necessário criar sites em vários idiomas por um dos seguintes motivos: Você deseja fornecer o conteúdo do site a usuários de diferentes regiões. Você é obrigado por uma regulamentação do governo ou diretiva organizacional a fornecer o conteúdo do site em mais de um idioma. Não se esqueça de consultar todos os possíveis proprietários de site ao determinar seus requisitos de idioma e de listar todos os idiomas aos quais você talvez precise ter suporte no futuro. É mais fácil instalar o suporte a idioma na implantação inicial do que esperar até que os servidores estejam em execução em um ambiente de produção completo. Depois de criar o site para um idioma específico, não será possível alterar seu idioma padrão. No entanto, um usuário conectado poderá usar a interface multilíngue e selecionar um idioma alternativo para exibição do site. Isso alterará o modo de exibição da interface do usuário do site, mas não o conteúdo do site propriamente dito. Por exemplo, se o site for provisionado em francês e o pacote de idioma espanhol também estiver instalado no servidor, um usuário poderá alterar o idioma para exibir o site em espanhol. Isso alterará a interface desse usuário apenas e não afetará o modo como o site é exibido para os demais usuários. Além disso, qualquer conteúdo que tenha sido criado em francês continuará a ser exibido em francês. Para obter mais informações sobre a interface multilíngue do usuário, consulte Multilingual user interface overview (SharePoint Server 2010) (em inglês). Observação: Se um usuário alterar as configurações pessoais do site para exibi-lo em um idioma alternativo, é possível que alguns elementos do site (como nomes de coluna) permaneçam no idioma padrão. Não suponha que você precisa criar um site ou um conjunto de sites em vários idiomas apenas porque sua biblioteca de documentos contém documentos em diferentes idiomas. Uma biblioteca de documentos pode conter documentos em vários idiomas sem exigir que você crie sites ou conjuntos de sites em diferentes idiomas. Por exemplo, a biblioteca de documentos de um conjunto de sites em inglês pode conter documentos escritos em francês e outros em japonês. Para sites de publicação, o conteúdo pode ser criado em qualquer idioma. Não é necessário criar um site em um idioma específico para exibir páginas que contenham dados em outros idiomas. 75

76 Ao planejar sites multilíngues, considere também quais localidades são necessárias para dar suporte aos sites. A localidade é uma configuração regional que específica o modo como números, datas e horários são exibidos em um site. No entanto, tal configuração não altera o idioma de exibição do site. Por exemplo, a seleção da localidade tailandês mudará a ordem de classificação padrão dos itens de uma lista e usará o calendário budista, em vez do convencional. A localidade é uma configuração que não depende do idioma especificado na criação do site e, diferentemente do idioma, pode ser alterada a qualquer momento. Para obter mais informações sobre a tradução da interface do usuário, consulte Determinar requisitos de pacote de idiomas. Determinar quando usar variações de site O recurso de variações do SharePoint Server 2010 permite que os administradores de site disponibilizem as mesmas informações para audiências específicas de sites diferentes, mantendo cópias personalizáveis do conteúdo da variação de origem em cada variação de destino. Uma variação é composta por um conjunto de rótulos que é usado para criar uma série de sites em um conjunto de sites. Por exemplo, se quiser que seu site tenha quatro variações de idioma, você terá de criar quatro rótulos, uma para cada idioma. O recurso de variações criará quatro sites, um para cada rótulo. O administrador do site seleciona um rótulo para ser a origem. O site de origem correspondente é onde a maior parte do novo conteúdo é inserida no sistema. Os demais rótulos são de destino e são criados pelo recurso de variações como sites de destino. Para um site multilíngue, talvez seja conveniente usar o idioma principal da organização como rótulo de origem. Pode haver apenas um rótulo de origem e, depois de especificá-lo, ele não poderá ser alterado. Para obter mais informações sobre variações, consulte Variations overview. Para assegurar uma sincronização uniforme, quando uma alteração é feita em uma página no site de origem, é possível configurar o recurso de variações de modo que a página atualizada seja copiada manual ou automaticamente para os sites de destino. A alteração pode ser desde uma simples correção de erro ortográfico até a substituição total do conteúdo. A cópia aparece como um novo item de rascunho no site de destino; ela não substitui o conteúdo existente. O proprietário do conteúdo no site de destino decidirá entre aceitar a alteração como está, convertê-la ou ignorá-la. O mesmo se aplicará se um usuário no site de origem criar um novo site abaixo do site de origem ou publicar uma nova página. Os administradores do site podem optar pela criação automática ou manual do site ou páginas correspondentes de uma variação. Ao planejar sites multilíngues, considere a possibilidade de ter que criar o conteúdo que será compartilhado entre os sites, mas que precisa ser modificado para atender às necessidades regionais ou traduzido para atender aos requisitos de idioma. Para obter informações, consulte Plan variations. Determinar requisitos de pacote de idiomas Com base nos requisitos de idioma do seu site, determine os pacotes de idiomas que devem ser instalados nos servidores Web front-end. Pacotes de idiomas permitem que você crie sites e conjuntos de sites em vários idiomas, sem a necessidade de instalações separadas do SharePoint Server Pacotes de idiomas são instalados nos servidores Web front-end do seu farm de servidores e contêm modelos de site específicos para diferentes idiomas. Quando você cria um site ou um conjunto de sites 76

77 com base em um modelo de site específico para determinado idioma, o texto da interface do usuário que aparece no site ou no conjunto de sites é exibido no idioma do modelo de site especificado. Por exemplo, quando você escolhe criar um site em francês, as barras de ferramentas, as barras navegação, as listas e os títulos de colunas do site aparecem em francês. Da mesma forma, se você escolher criar um site em árabe, as barras de ferramentas, as barras de navegação, as listas e os títulos de colunas do site aparecerão em árabe, e a orientação da esquerda para a direita padrão do site mudará para a orientação da direita para a esquerda para exibir corretamente o texto em árabe. Se o site for ter usuários que não podem trabalhar no idioma padrão planejado, instale também os pacotes de idiomas que permitirão que esses usuários trabalhem no idioma escolhido usando a interface do usuário multilíngue. Se você não fornecer suporte para idiomas adicionais, os usuários provavelmente terão dificuldades para usar os recursos do site em um idioma que não lhes seja nativo. Os pacotes de idiomas propiciam a tradução dos elementos da interface do usuário para determinado idioma, como a seguir: Elementos da faixa de opções Cabeçalhos de colunas de lista e de site Interface de configurações do site Modelos para novas listas, bibliotecas de documentos e sites Indicação de metadados gerenciados. Indexação de pesquisa de conteúdo relevante que não esteja no idioma padrão do site. Observação: Pacotes de idiomas contêm apenas a tradução da interface do usuário. Eles não traduzem nenhum conteúdo que tenha sido criado e exibido em páginas de conteúdo ou Web Parts. A lista de idiomas disponíveis que você pode usar para criar um site ou conjunto de sites, e que os usuários podem selecionar na MUI (Multilingual User Interface), é gerada pelos pacotes de idiomas que estão instalados nos servidores Web front-end do seu farm de servidores. Por padrão, sites e conjuntos de sites são criados no idioma em que o SharePoint Server 2010 foi instalado. Por exemplo, se você instalar a versão do SharePoint Server 2010 em espanhol, o idioma padrão dos sites, conjunto de sites e páginas da Web será o espanhol. Se for necessário criar sites, conjuntos de sites ou páginas da Web em outro idioma, diferente do idioma padrão do SharePoint Server 2010, instale primeiro o respectivo pacote de idiomas nos seus servidores Web front-end para que seja possível selecionar outro idioma de criação de sites. Por exemplo, se você estiver executando a versão do SharePoint Server 2010 em francês e quiser criar sites em francês, inglês e espanhol, precisará instalar os pacotes de idiomas inglês e espanhol nos servidores Web front-end para poder criar os sites em inglês e em espanhol. Os pacotes de idiomas do SharePoint Server 2010 não estão incluídos ou agrupados em pacotes de instalação multilíngues: você deve instalar um pacote de idiomas específico para cada idioma ao qual deseje oferecer suporte. Além disso, instale pacotes de idiomas em todos os servidores Web front-end para assegurar que cada um desses 77

78 servidores possa renderizar o conteúdo no idioma especificado. Para obter informações sobre quais pacotes de idiomas estão disponíveis, consulte Language packs (SharePoint Server 2010). Para obter informações sobre como implantar pacotes de idiomas, consulte Deploy language packs (SharePoint Server 2010). Embora você especifique um idioma para um site, alguns elementos da interface do usuário (por exemplo, mensagens de erro, notificações ou caixas de diálogo) talvez não sejam exibidos no idioma escolhido. Isso ocorre porque o SharePoint Server 2010 depende de várias tecnologias de suporte por exemplo, Microsoft.NET Framework, Microsoft Windows Workflow Foundation, ASP.NET e Microsoft SQL Server e algumas delas estão localizadas apenas em um número limitado de idiomas. Se um elemento da interface do usuário for gerado por uma tecnologia de suporte e esta não estiver localizada no idioma especificado pelo administrador para o site, esse elemento aparecerá em inglês. Além disso, alguns textos talvez tenham origem no idioma de instalação original, o que pode criar um ambiente de idioma misto. Esse tipo de ambiente de idioma misto é geralmente visto somente pelos criadores de conteúdo ou administradores de sites, não pelos usuários do site. Observação: Os logs de erro que o SharePoint Server 2010 armazena no servidor estão sempre em inglês. Para obter mais informações sobre como instalar pacotes de idiomas, consulte Deploy language packs (SharePoint Server 2010). Determinar requisitos de separadores de palavra e derivações Separadores de palavras e lematizadores são componentes que integram os processos de indexação e consulta. Um separador de palavras é um componente usado para separar cadeias de texto em palavras individuais durante os processos de indexação e consulta. Um lematizador é um componente que localiza a palavra raiz de um termo e pode gerar variações para ela. As regras para a separação de palavras e lematização são específicas de cada idioma, e você pode especificar regras diferentes para idiomas diferentes. Os separadores de palavra de cada idioma permitem que os termos resultantes sejam mais precisos no idioma em questão. Caso haja um separador de palavras para uma família de idiomas, mas não para o subidioma específico, o idioma principal será usado. Por exemplo, o separador de palavras do francês é usado para lidar com textos em francês canadense. Com o separador de palavras neutro, as palavras são separadas por caracteres neutros, como espaços e pontuação. Se você instalar qualquer pacote de idiomas ou suporte a idioma complementar, convém instalar também o separador de palavras e o lematizador apropriados para cada idioma ao qual oferecerá suporte. Separadores de palavras e lematizadores devem ser instalados em todos os servidores que executam o serviço de Pesquisa. Para obter uma lista dos idiomas para os quais o SharePoint Server 2010 fornece separadores de palavras e lematizadores, consulte Languages for word breakers and stemmers (SharePoint Server 2010). 78

79 Consulte também Conceitos Multilingual user interface overview (SharePoint Server 2010) (em inglês) Plan for the multilingual user interface (SharePoint Server 2010) (em inglês) Outros recursos Multilingual term sets (SharePoint Server 2010) 79

80 Multilingual user interface overview (SharePoint Server 2010) (em inglês) This article discusses the new multilingual user interface feature in Microsoft SharePoint Server When language packs were installed on the server in Microsoft Office SharePoint Server 2007 and you created a site collection or site, you could also select the language in which to display the site user interface. However, after the language for the user interface of a site was set, it could not be changed. The multilingual user interface feature introduces the concept of secondary, or preferred, languages. This feature is used to display the site user interface in a secondary language that the user prefers rather than the default, primary language that was selected when the site was created. This article does not describe how to deploy the language packs that are required to use the multilingual user interface or how to configure site settings to enable users to set their preferred language. It also does not discuss how to plan for using the multilingual user interface in your site solution. For information about how to let individual users change the primary language that is used to display their site's user interface, see Make multiple languages available for your site's user interface on Office.com. For information about how to plan to use the multilingual user interface, see Plan for the multilingual user interface (SharePoint Server 2010) (em inglês). In this article: Use and benefits of the multilingual user interface How the multilingual user interface works What is supported by the multilingual user interface Adding and modifying application content Exporting and importing translated content Using the multilingual user interface with managed metadata Limitations of the multilingual user interface Use and benefits of the multilingual user interface The multilingual user interface enables users to collaborate in a single site by using the secondary language that they prefer, regardless of which primary language was selected when the site was created. When you create a new site and language packs have been installed on the server, you can specify the primary language for the site. The site will use that primary language to display the site user interface, such as site navigation and administrative pages. If you want site users to be able to view the site user interface in a secondary language, you can specify which languages are available to users by using the Language Settings page. A user who is logged on to the site can use the Select Display Language option on the user menu to select a secondary language in which to display the site user interface. After the user selects a language, all sites within that 80

81 domain name are displayed in the user's preferred language. However, this does not change the default, primary language of the site. Other users who view the site still see the site user interface displayed in the primary language. The site user interface is changed only for those users who have selected a different, secondary language in which to display the site. By using the multilingual user interface, team members can work on documents and projects in a shared, primary language, while they view the site and perform tasks in their preferred language. In addition to team collaboration, the multilingual user interface enables farm and site administrators to perform administrative tasks in their preferred language. For example, farm administrators can configure the Central Administration Web site so that the administrative links and instructions are displayed in their preferred language. Observação: The multilingual user interface only displays site user interface elements in another language. It does not perform translation or display content such as documents or list items in another language. SharePoint Server 2010 provides three methods that you can use to translate certain application content, such as list or library titles and descriptions: by using the user interface, by exporting and importing translations for a site, and by using the object model. In addition to letting users configure the language in which a site is displayed, the multilingual user interface also enables users to change new and existing application content such as list or library titles and descriptions and it enables users to have those changes be reflected in the user interface for other users of other languages. For example, a team member who uses English as the preferred language creates a new document library named "Team Reports." Another team member, who has the preferred language set to German, logs on to the site and changes the library title to "Mannschaftsberichte." The next time that a user who has the preferred language set to German logs on to the site, the name of the document library is displayed as "Mannschaftsberichte." However, a user who has the preferred language set to English still sees the document library name displayed as "Team Reports." How the multilingual user interface works By default, when a new site is created, it is created in the default, primary language of the SharePoint Server 2010 installation on the server. A farm administrator must install language packs on the server before sites can be created in languages other than the default, primary language. For more information, see Deploy language packs (SharePoint Server 2010). After language packs have been installed on the server, the Language Settings link is added to the Site Settings page. Site administrators use the Language Settings page to specify which secondary languages the site will support. After the site administrator has enabled secondary languages for a site, users can log on to the site and use the Select Display Language option on the user menu to change the language that is displayed when they browse to any page in the site collection. When a user changes the display language of a page, the new display language becomes the user's preferred language for the whole site collection. 81

82 SharePoint Server 2010 selects the language in which to display pages of a site collection by using the first rule that applies from the following list: 1. Does the user have a preferred language for this site collection on this computer? If so, use the user's preferred language. 2. Is the language preference that is specified in the Web browser one of the supported languages for the page? If so, use the preferred language of the browser. 3. Otherwise, use the default, primary language for the site collection. SharePoint Server 2010 provides three methods that you can use to modify certain application content, such as list or library titles and descriptions: by using the user interface, by exporting and importing translations for a site, and by using the SPUserResource class in the Microsoft.SharePoint namespace. Not all user interface elements can be changed directly in the user interface. For example, user actions and commands can be changed only by using the SPUserResource class. For more information, see SPUserResource class. What is supported by the multilingual user interface When a user views a site in a secondary, preferred language, certain elements of the user interface are displayed in the preferred language. Generally speaking, most user interface elements can be displayed in the secondary, preferred language, but usercreated content cannot be. The following list includes examples of items that are supported by the multilingual user interface: Settings pages, such as those in the _layouts and the _admin virtual directories. Help. Application content, such as menus, controls, site actions, site title and description, list or library titles and descriptions, top link bar links, Quick Launch links, local breadcrumbs, site and list content types, and site and list columns. Developer content, such as features, and solutions. However, not all user interface elements are displayed in the secondary, preferred language. The following list includes examples of items that are not supported by the multilingual user interface: Web Parts (except those that are linked to lists or libraries). Global breadcrumbs. User created content, such as list item data, documents and Web pages in libraries, custom permissions levels, groups, views, and Web Parts. Although most site templates are supported by the multilingual user interface, the following site templates are not supported: The Blog template. Any of the meeting workspace templates. Any of the Web database templates. For more detailed information about the user interface elements that are not supported by the multilingual user interface feature, see Limitations of the multilingual user interface, later in this article. 82

83 Adding and modifying application content A user can add or modify application content, such as list titles or column names and descriptions, in one of two ways: by adding or modifying content in the primary language or by adding or modifying content in one or more secondary languages. When a user views a site by using the primary language of the site, any new application content that is created is displayed in the primary language, even when the site is viewed in a secondary language. For example, if the primary language for a site is English, when a user views the site in the primary language and creates a new document library called "Team Documents," the library title is still displayed as "Team Documents" when a user views the site in any secondary language. When a user views a site by using a secondary language, any new application content that the user creates is displayed in that language even when the site is viewed in the primary language or in any other secondary language. For example, if the primary language for a site is English, and a user views the site in German and adds a document library called "Mannschaftsdokumente," the library title is displayed as "Mannschaftsdokumente" even when the site is viewed in English. To translate application content such as a document library title into the primary language or into other secondary languages, the user must first configure the user preferences to display the site in the language for which he or she wants to make the change, and then make the change to the user interface. The Language Settings page contains an Overwrite Translations option that affects how changes to existing application content are made to other languages for the site. If the Overwrite Translations option is enabled, any changes that are made to the user interface in the primary language overwrite any changes that have been made to those same user interface elements in secondary languages. By default, when a user views a site by using the primary language of the site, any changes that are made to existing application content are changed for the primary language only. The strings that are associated with specific application content in the secondary languages remain unchanged. However, if the Overwrite Translations option is enabled, the strings that are associated with that application content for every language are replaced with the new primary language string. For example, if the primary language for a site is English and a user changes the title of the "Shared Documents" library to "Team Documents," by default, the title is changed only for the primary language of the site. However, if the Overwrite Translations option is enabled, the title is changed to "Team Documents" for every secondary language, and it must be retranslated. When a site is displayed in a user's secondary, preferred language, any changes that are made to existing application content are changed for that language only. The strings that are associated with specific application content in the primary language and other secondary languages remain unchanged. To translate application content such as a document library title into the primary language or into other secondary languages, the user must change the user preferences to display the site in the primary or secondary language and then make the change to the user interface. Exporting and importing translated content The multilingual user interface feature lets you export and import application content for bulk translation. Instead of translating application content one item at a time, you can 83

84 export the strings for any new or modified application content in the primary language or in one of the secondary languages. To export content, you use the Export Translations link on the Site Settings page. When you export application content for a secondary language, you can decide to export all content or only content that has not been translated. When the application content is exported, it is saved as a.resx file, which can be opened by using a text editor or any third-party tool that can open resource files. For more information, see Resources in.resx File Format. After the resource strings have been translated, you use the Import Translations link on the Site Settings page to import the.resx file. Using the multilingual user interface with managed metadata You can create multilingual managed metadata for use with a SharePoint Server 2010 solution. By using the Term Store Management Tool, you can create a term set and associate multiple labels, one for each language that you want to support, with each term in the set. When a user reconfigures the preferred language for a site, the terms are displayed by using the labels that correspond to the preferred language. For more information about how to use multilingual managed metadata with a site, see Multilingual term sets (SharePoint Server 2010). Limitations of the multilingual user interface As mentioned previously, some user interface elements are not MUI-enabled that is, they are not supported by the multilingual user interface. This section describes additional limitations that apply when you use the multilingual user interface with shared components and site templates. Shared components Shared components such as Web Parts, lists, and permissions appear across all site templates. Their functionality is centrally defined, and their behavior is consistent regardless of the site template in which they appear. Web Parts The titles and descriptions are MUI-enabled only for list-based Web Parts. For example, the title and description for Web Parts that display list and library data, such as Announcements and Shared Documents, are displayed in a user's preferred language. By contrast, the title and description for other Web Parts, such as the Content Editor and the Content Query Web Parts, are displayed only in the primary site language. The following properties and features of non-list-based Web Parts are not MUI-enabled. They are always displayed in the language in which they were created. Titles This includes default Web Part titles and any titles that the user edited after the site was created. Descriptions This includes default Web Part descriptions and any descriptions that the user edited after the site was created Custom properties Any custom Web Part properties that are created or edited by the user remain in the language in which they were created. 84

85 Import error message The default value of this error message is always displayed in the primary site language. If a user has created a custom error message, that error message is always displayed in the language in which it was created. Lists List views and list items are not MUI-enabled. These user interface elements will continue to display the values that were entered when they were created, regardless of the preferred language selected by the user. Links to list titles in the Quick Launch and the top link bar menu will continue to display the values that were entered when the lists were created. Although the Quick Launch and the top link bar menu are MUI-enabled, the list titles that they display are independent of the actual list titles. To work around this issue, the user must edit the list title for the Quick Launch and the top link bar menu. For information about how to edit the Quick Launch link item, see Edit, move, or delete a Quick Launch link ( in "Configure the Quick Launch for site navigation" on Office.com. For information about how to edit the top link bar, see Add, edit or remove a link from the top link bar ( in "Configure the top link bar for site navigation" on Office.com. Permissions The following properties and features of permissions are not MUI-enabled; they are always displayed in the primary site language or the language in which they were created: Permission group names These include default permission group names and any custom permission groups that were created by a user. Permission level names and descriptions These include default permissions levels and any custom permission levels that were created or changed by a user. User information User information such as About Me, Title, and Department. Site templates This section describes the limitations of the multilingual user interface for site templates in SharePoint Server The majority of these limitations are caused by the limitations of their shared site components such as Web Parts, lists, and permissions. The following multilingual user interface limitations apply to specific templates, because of their specialized nature or custom layout. My Site The following My Site properties and features are not MUI-enabled, and are always displayed in the primary site language: 1. Web Parts Web Part titles, descriptions, custom properties, and import error messages. 2. User-generated content List items, discussions, notes, comments, documents, and HTML content. Blogs The Blog site template includes many Web Parts and user-generated content, which are not MUI-enabled. If additional display languages are enabled on the Blog site settings page, an error message will be displayed. Meeting sites 85

86 Meeting site templates include many Web Parts and user-generated content, which are not MUI-enabled. If additional display languages are enabled on the site settings page for any meeting site template, an error message will be displayed. Search The Search site uses features in addition to the Search Web Part and Search Site Templates. Many of the Search site limitations are not actually related to multilingual user interface features, but are architectural designs that affect the user interface. The following limitations are a mix of multilingual user interface and architectural limitations for Search sites: Search Search indexes content in the primary language of the SharePoint Server installation. Even if content is provided in secondary languages, that content is only searchable by using the primary language of the site. For example, if your secondary, preferred language is German, but the primary language for the site is English, a search for "Freigegebene Dokumente" returns no results. However, a search for "Shared Documents" does return results. Search Web Part properties Title, description and custom properties are not MUIenabled. The default search prompt for the search box will be displayed in a different language when the user changes their secondary, preferred language. However, if this prompt is customized, its customized value will be displayed for all languages. Web databases Only the Options menu and the Open Menu are MUI-enabled for Web database sites. Database section tabs correspond to different views for the database, and the labels for these tabs are always displayed in the primary site language. Database content is usergenerated content and will always be displayed in the language in which it was originally created. Consulte também Conceitos Plan for the multilingual user interface (SharePoint Server 2010) (em inglês) Planejar sites multilíngues (SharePoint Server 2010) 86

87 Plan for the multilingual user interface (SharePoint Server 2010) (em inglês) The new multilingual user interface feature in Microsoft SharePoint Server 2010 introduces the concept of a secondary language that the user can select. This feature displays the site user interface in a secondary language that the user selects and that is different from the primary language that was chosen when the site was created. This article describes how to plan for using the multilingual user interface in your SharePoint Server 2010 site solution. This article does not describe how to deploy the language packs that are required to use the multilingual user interface or how to configure site settings to enable users to set their preferred language. For information about how to let individual users change the language that is used to display their site's user interface, see Make multiple languages available for your site's user interface. For more information about the multilingual user interface, see Multilingual user interface overview (SharePoint Server 2010) (em inglês). In this article: Determine language requirements for your sites Plan for translating content Plan for installing service packs Determine language requirements for your sites Before you can use the multilingual user interface in your SharePoint sites, the farm administrator must deploy language packs to the server so that they are available for use on sites. Decide which language packs are needed and when they will be deployed to the server. Site administrators must configure the language settings for individual sites to make specific languages available to site users. You should decide which languages are needed for each site and plan to have the site administrators enable specific languages for the sites they manage. For information about planning multilingual sites, see Planejar sites multilíngues (SharePoint Server 2010). For information about deploying language packs, see Deploy language packs (SharePoint Server 2010). Plan for translating content If you will enable the multilingual user interface on your site to provide users a way to collaborate while they are using their preferred language, you must decide whether using the default multilingual user interface will be sufficient or whether application content will have to be translated. If you have application content that has to be translated, you should consider the following questions: How will new and existing application content be translated? Will individual team members translate application content directly in the user interface as it 87

88 becomes necessary, or will you export resource files in the languages that are needed for the site and have them all translated at once? If users create new application content in a secondary language, you must plan for who will translate that content into the primary language of the site and for the other secondary languages. If you plan to create complex pages, such as new menu pages, or develop custom solutions, such as features that create lists, you must plan to use the object model to provide translations in secondary languages. Who will translate the application content? Will the translation of resource files be done by someone within your organization, or will you need to have a third-party translate them for you? How will updates to the application content be handled? Will changes to the user interface be translated as changes are made, or will changes be made on a periodic schedule? This might depend on the size and scale of the sites and the content that is included. How should translation overwrites be handled? Do you want changes in the primary language to overwrite string values in secondary languages? If so, then you must enable the Overwrite Translations option on the Language Settings page. What column names must be changed? What column names must be translated, and for which languages? Will the column names be at the list level or at the site level? Plan for installing service packs If language packs are updated as part of a service pack release for SharePoint, you must update the language packs on the server when the service pack is installed. You should plan to coordinate with the farm administrator to monitor the release of service packs and any associated language packs so that you are aware of updated language packs that need to be installed for your users. Consulte também Conceitos Multilingual user interface overview (SharePoint Server 2010) (em inglês) Planejar sites multilíngues (SharePoint Server 2010) 88

89 Planejamento de segurança de sites e de conteúdo (SharePoint Server 2010) Alguns dos sites de sua empresa provavelmente têm conteúdo que não deve ser disponibilizado para todos os usuários. Por exemplo, informações técnicas proprietárias devem estar acessíveis apenas para quem precisar. Um portal da intranet para benefícios de funcionários deve estar disponível apenas para funcionários que trabalham em período integral, enquanto a home page de um site da Internet pode ser acessada por clientes anônimos. As permissões controlam o acesso a seus sites e conteúdo de sites. Você pode gerenciar as permissões usando grupos do Microsoft SharePoint Server 2010, que controlam a associação, e permissões refinadas, que ajudam a proteger conteúdo nos níveis de item e de documento. Esta seção descreve as permissões para sites e conteúdo de sites, e apresenta considerações para a escolha de permissões. Nesta seção: Planejar permissões do site (SharePoint Server 2010) Ajuda você a compreender como as permissões são atribuídas e a escolher as permissões apropriadas a serem usadas em seu conjunto de sites ou subsite. Determinar os níveis de permissão e grupos que serão usados (SharePoint Server 2010) Analisa os níveis e grupos de permissões disponíveis e ajuda a determinar se você precisa de níveis ou grupos de permissões adicionais. Escolher grupos de segurança (SharePoint Server 2010) Ajuda a determinar que grupos de segurança e contas de usuário do Microsoft Windows serão usados para conceder acesso a sites, decidir se o grupo Usuários Autenticados será usado e se o acesso anônimo será permitido. Escolher os administradores e proprietários para a hierarquia de administração (SharePoint Server 2010) Define os níveis da administração, do nível do servidor ao nível do subsite, além de ajudá-lo a escolher os administradores para cada nível. Práticas recomendadas para a utilização das permissões refinadas (white paper) (SharePoint Server 2010) oferece orientação para o uso de permissões refinadas nos Produtos do SharePoint

90 Planejar permissões do site (SharePoint Server 2010) Este artigo ajuda você a planejar o controle de acesso no conjunto de sites, site e nos níveis do subsite. Ele também descreve a herança de permissão e permissões refinadas, e explica como determinar permissões efetivas para usuários e grupos em escopos diferentes dentro de uma hierarquia de conjuntos de sites. Neste artigo: Sobre permissões de site Sobre a atribuição de permissões Sobre a herança de permissões Sobre permissões efetivas Escolher níveis de permissão Planejamento de herança de permissão Introdução O acesso ao site e ao conteúdo é controlado concedendo aos usuários e grupos um conjunto de permissões para um site, lista ou biblioteca, pasta, documento ou item específico. Quando você define o seu planejamento do acesso ao site e ao conteúdo, é necessário considerar as seguintes questões: Qual nível de rigidez você deseja aplicar ao controle de permissões para o site ou o conteúdo do site. Por exemplo, talvez você deseje controlar o acesso no nível do site ou precise de configurações de segurança mais restritivas para uma lista, pasta ou item em particular. Como usar grupos para categorizar e gerenciar seus usuários. Grupos não têm nenhuma permissão até serem atribuídos a um nível de permissão para um site ou conteúdo de site em particular. Quando você atribui níveis de permissão a grupos do SharePoint no nível do conjunto de sites, todos os sites e conteúdos de site herdam esses níveis de permissão por padrão. Para obter mais informações sobre como usar grupos para ajudar a gerenciar permissões, consulte Escolher grupos de segurança (SharePoint Server 2010). Este artigo descreve as permissões de site e ajuda você a determinar quais sites ou conteúdos de sites exigem permissões exclusivas. Este artigo não aborda o planejamento da segurança de todo o servidor ou do farm de servidores. Sobre permissões de site Você precisa entender os seguintes conceitos antes de configurar o acesso a sites e conteúdos de sites: 90

91 Permissões individuais de usuário Permissões individuais concedem a um usuário a capacidade de executar ações específicas. Por exemplo, a permissão Exibir Itens permite que um usuário exiba itens em uma lista ou pasta, mas não permite que ele adicione nem remova itens. Para obter mais informações sobre as permissões disponíveis, consulte User permissions and permission levels (SharePoint Server 2010). Nível de permissão Com esse conjunto de permissões predefinido, os usuários podem executar um conjunto de tarefas relacionadas. Por exemplo, o nível de permissão Leitura inclui as permissões Exibir Itens, Abrir Itens, Exibir Páginas e Exibir Versões, entre outras, todas elas necessárias para ler documentos, itens e páginas de um site do SharePoint. As permissões individuais podem ser incluídas em mais de um nível de permissão. Os níveis de permissão podem ser personalizados por qualquer usuário ou grupo cujo nível de permissão inclua a permissão Gerenciar Permissões. Os níveis de permissão padrão são Acesso Limitado, Leitura, Colaboração, Design e Controle Total. Para obter mais informações sobre os níveis de permissão padrão e quais permissões estão incluídas neles, consulte User permissions and permission levels (SharePoint Server 2010). Grupo Um grupo pode ser um grupo de segurança do Windows ou um grupo do SharePoint, como Proprietários do Site, Membros do Site ou Visitantes do Site. Os grupos são criados e gerenciados no nível de conjuntos de sites. Cada grupo do SharePoint recebe um nível de permissão padrão, mas o nível de permissão de qualquer grupo pode ser personalizado. Qualquer pessoa que tenha um nível de permissão que inclua a permissão Criar Grupos, incluída no nível de permissão Controle Total por padrão, pode criar grupos personalizados do SharePoint. Para obter mais informações sobre a personalização de níveis de permissão, consulte Configure custom permissions (SharePoint Server 2010). Usuário Um usuário é uma pessoa que tem uma conta de usuário que pode ser autenticada pelo mesmo método de autenticação que foi utilizado para o servidor. Recomenda-se atribuir permissões para grupos em vez de usuários, embora seja possível conceder diretamente permissões de usuário individuais a um site ou conteúdo específico, ou atribuir diretamente um nível de permissão a um usuário. Como é ineficiente manter contas de usuários individuais, você deve atribuir permissões com base no usuário somente como uma exceção. Para obter mais informações sobre tipos de contas de usuário, consulte User permissions and permission levels (SharePoint Server 2010). Objeto protegível Um objeto protegível é um site, lista, biblioteca, pasta, documento ou item para o qual níveis de permissão podem ser atribuídos a usuários ou grupos. Por padrão, todas as listas e bibliotecas de um site herdam permissões do site. Você pode usar permissões de nível de lista, pasta e item para controlar também quais usuários podem exibir ou interagir com o conteúdo do site. Se um nível de permissão para um objeto protegível específico incluir a permissão Gerenciar Permissões, por exemplo, qualquer um que receba esse nível de permissão poderá alterar as permissões desse objeto protegível. Você pode continuar a herdar permissões de uma lista pai, do site como um todo ou de um site pai a qualquer momento. 91

92 Sobre a atribuição de permissões Você pode atribuir a um usuário ou grupo um nível de permissão para um objeto protegível específico. Usuários individuais ou grupos podem ter níveis de permissão diferentes para objetos protegíveis diferentes. O diagrama a seguir ilustra como os usuários e grupos são atribuídos níveis de permissão específicos para um objeto protegível. 92

93 Sobre a herança de permissões As permissões em objetos protegíveis dentro de um site são herdadas do próprio site por padrão. Você pode usar permissões refinadas (permissões exclusivas no nível de lista ou biblioteca, pasta, item ou documento) para controlar melhor as ações que os usuários podem efetuar em seu site. No entanto, usar muitas permissões refinadas podem complicar o gerenciamento das permissões. Herança de permissão e permissões refinadas Você pode interromper a herança da permissão para qualquer objeto protegível que esteja em um nível inferior na hierarquia do site criando uma permissão refinada no objeto protegível. Por exemplo, você pode editar as permissões de uma biblioteca de documentos, que interrompe a herança do site. Entretanto, a herança é interrompida apenas no objeto protegível específico para o qual você alterou as permissões; as permissões restantes do site permanecem inalteradas. Você pode continuar a herdar permissões de uma lista pai ou do site a qualquer momento. Dica: Se estiver usando permissões refinadas, você deve usar grupos para evitar a necessidade de rastrear contas de usuários individuais. Por exemplo, como as pessoas entram e saem de equipes e trocam de responsabilidades frequentemente, rastrear essas alterações e atualizar as permissões para objetos protegíveis de forma exclusiva demandaria muito tempo e seria propenso a erros. Os objetos protegíveis a seguir podem aceitar atribuições de permissão refinadas: Site: controla o acesso ao site como um todo. Lista ou biblioteca: controla o acesso a uma lista ou biblioteca específica. Pasta: controla o acesso às propriedades de uma pasta (como o nome da pasta). Item ou documento: controla o acesso a um item ou documento específico de uma lista. Herança de permissão e subsites Herdar permissões é o comportamento padrão e é a maneira mais fácil de gerenciar um grupo de sites. No entanto, se um subsite herdar as permissões do seu pai, o conjunto de permissões é compartilhado com o pai. Se os proprietários do subsite editarem as permissões, as permissões do site também serão alteradas, o que poderia comprometer a segurança ou impedir os usuários de acessar o conteúdo. Se quiser alterar permissões somente para o subsite, primeiro interrompa a herança de permissões no site e então crie permissões refinadas no subsite. Por exemplo, se listas, bibliotecas, pastas, itens ou documentos específicos contiverem dados confidenciais, que exigem um nível maior de proteção, você poderá criar permissões refinadas para um determinado grupo ou usuário individual que necessite de acesso. A criação de permissões exclusivas copia os grupos, usuários e níveis de permissão do site pai para o subsite e, em seguida, interrompe a herança. Se você restaurar permissões herdadas, o subsite herdará seus usuários, grupos e níveis de permissão do site pai e você perderá todos os usuários, grupos ou níveis de permissão que eram exclusivos do subsite. 93

94 Observação: Como prática recomendada, organize os sites e os subsites, de modo que eles possam compartilhar a maioria das permissões, e faça o mesmo para listas e bibliotecas. Coloque todos os dados confidenciais em listas, bibliotecas ou subsites separados. Sobre permissões efetivas A definição de configurações de segurança ou a execução de operações em massa exige informações exatas sobre as permissões de usuário e grupo nos recursos do site. Por exemplo, muitos sites do SharePoint concedem a todos os usuários autenticados (o grupo de domínio NTAUTHORITY\AUTHENTICATED USERS) o acesso a pelo menos algum conteúdo do site. Se desejar restringir mais o acesso, determine exatamente as permissões que os usuários autenticados possuem e em qual conteúdo do site. O rastreamento de permissões herdadas e das áreas em que a herança é interrompida complica o processo de determinação das permissões corretas. O SharePoint Server 2010 usa permissões efetivas para determinar as permissões de um usuário ou de um grupo em todos os recursos de um conjunto de sites. Agora você pode localizar as permissões atribuídas diretamente ao usuário e as permissões atribuídas a qualquer grupo do qual o usuário seja membro. Importante: As permissões efetivas facilitam ainda mais a localização de permissões em um conjunto de sites. Entretanto, elas nunca devem ser usadas como substituto para uma estrutura de permissões cuidadosamente planejada. Escolher níveis de permissão Ao criar permissões, você deve equilibrar a facilidade de administração e desempenho com a necessidade de controlar o acesso a itens individuais. Se fizer uso intensivo de permissões refinadas, você gastará mais tempo gerenciando as permissões, e os usuários poderão experimentar mais lentidão quando tentarem acessar o conteúdo do site. Use estas diretrizes para configurar permissões de site: Siga o princípio do menor privilégio: os usuários deverão ter somente os níveis de permissão ou as permissões individuais que forem necessárias à execução das tarefas atribuídas a eles. Use grupos padrão (por exemplo, Membros, Visitantes e Proprietários) e controle as permissões no nível do site. Atribua a maioria dos usuários ao grupo Membros ou Visitantes. Por padrão, os usuários do grupo Membros podem contribuir com o site, adicionando ou removendo itens ou documentos, mas não podem alterar a estrutura, as configurações ou a 94

95 aparência do site. O grupo Visitantes tem acesso somente leitura ao site, significando que eles podem visualizar páginas e itens e podem abri-los, mas não podem adicionar nem remover páginas, itens ou documentos. Limite o número de pessoas no grupo Proprietários. Somente os usuários de sua confiança para alterar a estrutura, configurações ou aparência do site devem estar no grupo Proprietários. Você poderá criar grupos do SharePoint e níveis de permissão adicionais se precisar de mais controle sobre as ações dos usuários. Por exemplo, se não quiser que o nível de permissão Leitura em um determinado subsite inclua a permissão Criar Alertas, interrompa a herança e personalize o nível de permissão Leitura para esse subsite. Planejamento de herança de permissão É mais fácil gerenciar as permissões quando há uma clara hierarquia de permissões e permissões herdadas. A dificuldade aumenta quando algumas listas em um site têm permissões refinadas aplicadas e quando alguns sites têm subsites com permissões exclusivas e outros com permissões herdadas. Por exemplo, é muito mais fácil gerenciar um site que tem herança de permissões, como descrito na tabela a seguir. Objeto protegível Descrição Permissões herdadas ou exclusivas SiteA Home page do grupo Exclusiva SiteA/SubsiteA Grupo confidencial Exclusiva SiteA/SubsiteA/ListaA Dados confidenciais Exclusiva SiteA/SubsiteA/BibliotecaA Documentos confidenciais Exclusiva SiteA/SubsiteB Informações de projeto compartilhadas pelo grupo Herdada SiteA/SubsiteB/ListaB Dados não confidenciais Herdada SiteA/SubsiteB/BibliotecaB Documentos não confidenciais Herdada No entanto, não é tão fácil gerenciar um site que tem herança de permissões, como mostrado na tabela a seguir. Objeto protegível Descrição Permissões herdadas ou exclusivas SiteA Home page do grupo Exclusiva SiteA/SubsiteA Grupo confidencial Exclusiva 95

96 Objeto protegível Descrição Permissões herdadas ou exclusivas SiteA/SubsiteA/ListaA Dados não confidenciais Exclusiva, mas com as mesmas permissões do SiteA SiteA/SubsiteA/BibliotecaA SiteA/SubsiteB SiteA/SubsiteB/ListaB Documentos não confidenciais, mas com um ou dois documentos confidenciais Informações de projeto compartilhadas pelo grupo Dados não confidenciais, mas com um ou dois itens confidenciais Herdada, com permissões exclusivas no nível do documento Herdada Herdada, com permissões exclusivas no nível do item SiteA/SubsiteB/BibliotecaB Documentos não confidenciais, mas com uma pasta especial que contém documentos confidenciais Herdada, com permissões exclusivas no nível do documento e pasta 96

97 Determinar os níveis de permissão e grupos que serão usados (SharePoint Server 2010) Este artigo descreve grupos e níveis de permissão padrão e ajuda você a decidir se eles devem ser usados como se encontram, se devem ser personalizados ou se é melhor criar diferentes grupos e níveis de permissão. Neste artigo: Revisar grupos padrão disponíveis Rever níveis de permissão disponíveis Determinar se você precisa de níveis ou grupos de permissões adicionais A decisão mais importante sobre a segurança de sites e conteúdos no Microsoft SharePoint Server 2010 refere-se a como categorizar os seus usuários e quais níveis de permissão devem ser atribuídos. Revisar grupos padrão disponíveis Grupos do SharePoint permitem gerenciar conjuntos de usuários em vez de usuários individuais. Esses grupos podem conter muitos usuários individuais ou podem incluir o conteúdo de qualquer sistema de identidade corporativo, incluindo AD DS (Serviços de Domínio Active Directory), diretórios com base em LDAPv3, bancos de dados específicos de aplicativos e novos modelos de identidade centrados no usuário, como o LiveID. Grupos do SharePoint não concedem direitos específicos para o site; eles são uma maneira de designar um conjunto de usuários. Você pode organizar usuários em qualquer número de grupos, dependendo do tamanho e da complexidade da sua organização ou site. Grupos do SharePoint não podem ser aninhados. A tabela a seguir exibe os grupos padrão criados para sites de equipe no SharePoint Server Nome do grupo Visualizadores Visitantes Membros Criadores Proprietários Nível de permissão padrão Somente Exibição Leitura Contribuir Design Controle Total 97

98 Se você usar um modelo de site diferente do modelo de site de equipe, verá uma lista diferente de grupos padrão do SharePoint. Por exemplo, a tabela a seguir mostra os grupos adicionais fornecidos por um modelo de site de publicação. Nome do grupo Leitores Restritos Leitores do Recurso de Estilo Usuários de implantação rápida Aprovadores Gerenciadores de Hierarquia Nível de permissão padrão Leitura restrita no site, além de Acesso Limitado a listas específicas Leitura na Galeria de Páginas Mestras e leitura restrita na Biblioteca de Estilos Contribuição para a biblioteca de Itens de Implantação Rápida, além de Acesso Limitado ao restante do site Aprovação, além de Acesso Limitado Gerenciamento de hierarquia, além de Acesso Limitado Além disso, os seguintes usuários e grupos especiais estão disponíveis para tarefas de administração de nível mais elevado: Administradores de conjuntos de sites Você pode designar um ou mais usuários como administradores principais e secundários de um conjunto de sites. Esses usuários são registrados no banco de dados como contatos para o conjunto de sites, têm controle total de todos os sites contidos no conjunto, podem auditar todo o conteúdo do site e recebem qualquer alerta administrativo (como verificar se o site ainda está sendo usado). Administradores de conjuntos de sites são designados quando um site é criado, mas você pode alterá-los conforme necessário usando o site da Administração Central ou as páginas Configurações de Site do conjunto de sites. Grupos e funções do AD DS não podem ser adicionados como administradores de um conjunto de sites. Observação: Administradores de conjunto de sites têm direitos totais a todos os sites de um conjunto. Eles podem adicionar ou excluir sites ou alterar as configurações de qualquer site dentro de um conjunto. Além disso, podem exibir, adicionar, excluir ou alterar todo o conteúdo nesses sites. Eles podem adicionar e remover usuários de sites e enviar convites para esses sites. Proprietários de conjunto de sites são os únicos usuários que recebem notificações por para eventos, como a exclusão automática pendente de sites inativos. Por padrão, esses proprietários também recebem solicitações de acesso de usuários cujo acesso aos sites foi negado. Administradores de farm Esse grupo controla quais usuários podem gerenciar configurações de servidor e farm de servidores. Esses administradores de farm não têm acesso ao conteúdo do site por padrão; eles devem apropriar-se do site quando desejam exibir qualquer conteúdo. O grupo de Administradores de Farm é usado somente na Administração Central e não está disponível para todos os sites. 98

99 Administradores Os membros do grupo de Administradores no servidor local podem executar todas as ações de administradores de farm e outras ações, incluindo as seguintes: Instalação de novos produtos ou aplicativos. Implantação de Web Parts e novos recursos no cache de montagem global. Criação de novos aplicativos Web e novos sites IIS. Inicialização de serviços. Como o grupo de Administradores de Farm, os membros do grupo de Administradores no servidor local não têm acesso ao conteúdo do site por padrão. Depois de determinar os grupos necessários, determine os níveis de permissão a serem atribuídos a cada grupo no seu site. Rever níveis de permissão disponíveis A capacidade de exibir, alterar ou gerenciar um site é determinada pelo nível de permissão que você atribui a um usuário ou grupo. Esse nível controla todas as permissões para o site e quaisquer subsites, listas, bibliotecas de documentos, pastas e itens ou documentos que herdam as permissões do site. Sem os níveis de permissão apropriados, os usuários podem não conseguir executar suas tarefas, ou podem ser capazes de executar tarefas que você não pretendia que eles realizassem. Por padrão, os seguintes níveis de permissão estão disponíveis: Acesso Limitado Inclui permissões que permitem aos usuários exibir listas específicas, bibliotecas de documentos, itens de listas, pastas ou documentos, sem fornecer acesso a todos os elementos de um site. Não é possível editar esse nível de permissão diretamente. Observação: Se esse nível de permissão for removido, os membros do grupo talvez não consigam navegar no site para acessar itens, mesmo se tiverem as permissões corretas para um item dentro do site. Ler Inclui permissões que permitem aos usuários exibir itens nas páginas do site. Contribuição Inclui permissões que permitem aos usuários adicionar ou alterar itens nas páginas do site ou em listas e bibliotecas de documentos. Design Inclui permissões que permitem aos usuários alterar o layout das páginas do site usando o navegador ou o Microsoft SharePoint Designer Controle total Inclui todas as permissões. Por padrão, os seguintes níveis de permissão adicionais são fornecidos com o modelo de publicação: Exibir Apenas Inclui permissões que permitem aos usuários exibir páginas, itens de lista e documentos. Aprovar Inclui permissões para editar e aprovar páginas, itens de lista e documentos. Gerenciar Hierarquia Inclui permissões para sites e edição de páginas, itens de lista e documentos. 99

100 Leitura Restrita Inclui permissões para exibir páginas e documentos, mas não versões históricas ou informações de direitos de usuários. Determinar se você precisa de níveis ou grupos de permissões adicionais Os grupos e níveis de permissão padrão fornecem uma estrutura geral para permissões, abrangendo muitos tipos diferentes de organizações e funções dentro dessas organizações. No entanto, eles podem não corresponder exatamente como os seus usuários estão organizados ou com as várias tarefas diferentes que esses usuários executam nos seus sites. Se os grupos e os níveis de permissão padrão não atenderem às necessidades da sua organização, você poderá criar grupos personalizados, alterar as permissões incluídas em níveis de permissão específicos ou criar níveis de permissão personalizados. Você precisa de grupos personalizados? A decisão de criar grupos personalizados é relativamente simples e tem pouco efeito sobre a segurança do seu site. Você deve criar grupos personalizados em vez de usar os grupos padrão se qualquer uma das situações a seguir for aplicável: Você tem mais (ou menos) funções de usuário em sua organização do que as incluídas nos grupos padrão. Por exemplo, se além de Aprovadores, Designers e Gerenciadores de Hierarquia, você tiver um conjunto de pessoas que tenham como tarefa publicar conteúdo no site, talvez seja conveniente criar um grupo Editores. Há nomes bem conhecidos para funções exclusivas de sua organização que realizam tarefas muito diferentes nos sites. Por exemplo: se você está criando um site público para vender os produtos da sua organização, pode querer criar um grupo Clientes para substituir Visitantes ou Visualizadores. Você deseja preservar uma relação um-para-um entre grupos de segurança do Windows e os grupos do SharePoint. Por exemplo, se sua organização tiver um grupo de segurança denominado Gerentes de Sites, convém usar esse nome como um nome de grupo do SharePoint para facilitar a identificação durante o gerenciamento do site. Você prefere outros nomes de grupo. Você precisa de níveis de permissão personalizados? A decisão de personalizar níveis de permissão é menos simples do que a decisão de personalizar grupos do SharePoint. Se você personalizar as permissões atribuídas a um nível de permissão, deverá controlar essa alteração, verificar se ela funciona para todos os grupos e sites por ela afetados e garantir que essa alteração não afete negativamente a sua segurança ou a capacidade ou o desempenho do seu servidor. Por exemplo, se você personalizar o nível de permissão Contribuir de forma a incluir a permissão Criar Subsites, que normalmente faz parte do nível de permissão Controle Total, os membros do grupo de Colaboradores poderão criar e possuir subsites e poderão convidar usuários mal-intencionados para seus subsites ou postar conteúdo não aprovado. Se você personalizar o nível de permissão Ler de forma a incluir a permissão Exibir Dados de Uso, que normalmente faz parte do nível de permissão Controle Total, todos os membros do grupo de Visitantes poderão ver dados de uso, o que pode causar problemas de desempenho. 100

101 Você deverá personalizar os níveis de permissão padrão se qualquer uma das situações a seguir for aplicável: Um nível de permissão padrão inclui todas as permissões, exceto a que seus usuários precisam para realizar suas tarefas, e você quer adicionar essa permissão. Um nível de permissão padrão inclui uma permissão de que seus usuários não precisam. Importante: Você não deverá personalizar os níveis de permissão padrão se sua organização tiver preocupações de segurança ou outras preocupações com relação a uma permissão específica que faz parte do nível de permissão. Se quiser tornar essa permissão não disponível para todos os usuários atribuídos ao nível de permissão ou a níveis que incluem essa permissão, desative a permissão para todos os aplicativos Web no seu farm de servidores, em vez de alterar todos os níveis de permissão. Se você precisar fazer várias alterações em um nível de permissão, crie um nível de permissão personalizado que inclua todas as permissões necessárias. Convém criar níveis de permissão adicionais se uma das situações a seguir for aplicável: Você quer excluir várias permissões de um nível específico. Você quer definir um conjunto de permissões exclusivo para um novo nível de permissão. Para criar um nível de permissão, você pode copiar um nível existente e fazer as alterações ou criar um nível de permissão e selecionar as permissões que deseja incluir. Observação: Algumas permissões dependem de outras. Se você desmarcar uma permissão da qual outra permissão depende, essa outra permissão também será desmarcada. 101

102 Escolher grupos de segurança (SharePoint Server 2010) Este artigo descreve os grupos de segurança e distribuição contidos nos Serviços de Domínio Active Directory (AD DS). Ele também fornece recomendações para o uso desses grupos com o objetivo de organizar os usuários dos seus sites do SharePoint. Neste artigo: Definir que contas e grupos de segurança do Windows usar para conceder acesso a sites Decidir se você deseja permitir acesso a todos os usuários autenticados Decidir se você deseja permitir acesso a usuários anônimos Introdução O gerenciamento de usuários de sites do SharePoint é mais simples quando você atribui permissões de sites a grupos em vez de usuários específicos. No AD DS, os dois grupos a seguir são geralmente usados para organizar usuários: Grupo de distribuição Um grupo que só é usado para distribuição de s e que não está habilitado para segurança. Grupos de distribuição não podem ser incluídos em DACLs (listas de controle de acesso discricionário), que são usadas para definir permissões de recursos e objetos. Grupo de segurança Um grupo que pode ser incluído em DACLs. Um grupo de segurança também pode ser usado como uma entidade de . Você pode usar grupos de segurança para controlar permissões para o seu site, adicionando diretamente ao site o grupo de segurança e concedendo permissões ao grupo inteiro. Não é possível adicionar diretamente grupos de distribuição, mas você pode expandir um grupo de distribuição e adicionar os membros individuais a um grupo do SharePoint. Se você usar esse método, deverá manter manualmente o grupo do SharePoint sincronizado com o grupo de distribuição. Se você usar grupos de segurança, não será necessário gerenciar os usuários individuais no aplicativo SharePoint. Como você incluiu o próprio grupo de segurança e não os membros individuais do grupo, o AD DS gerencia os usuários para você. Grupos de segurança que contêm os itens a seguir podem se tornar mais difíceis de gerenciar: Grupos de segurança aninhados. Contatos ou listas de distribuição. 102

103 Definir que contas e grupos de segurança do Windows usar para conceder acesso a sites Cada organização configura seus grupos de segurança do Windows de maneira diferente. Para facilitar o gerenciamento de permissões, os grupos de segurança devem ser: Grandes e suficientemente estáveis para que você não precise adicionar grupos constantemente aos seus sites do SharePoint. Pequenos o suficiente para que você possa atribuir permissões apropriadas. Por exemplo, um grupo de segurança chamado "todos os usuários do edifício 2" provavelmente não é pequeno o suficiente para atribuir permissões, a menos que todos os usuários do edifício 2 tenham o mesmo cargo, como auxiliares de contas a receber. Esse raramente é o caso e, portanto, você deve procurar um conjunto menor e mais específico de usuários, como "Contas a Receber". Decidir se você deseja permitir acesso a todos os usuários autenticados Se quiser que todos os usuários do seu domínio sejam capazes de ver o conteúdo do site, conceda acesso a todos os usuários autenticados (o grupo de segurança Usuários do Domínio do Windows). Esse grupo especial permite que todos os membros do domínio acessem um site (no nível de permissão de sua escolha), sem a necessidade de permitir acesso anônimo. Decidir se você deseja permitir acesso a usuários anônimos Você pode habilitar o acesso anônimo para permitir que os usuários vejam páginas de forma anônima. A maioria dos sites da Internet permite a exibição anônima, mas pode pedir autenticação quando alguém deseja editar o site ou comprar um item em um site de compras. O acesso anônimo deve ser concedido no nível do aplicativo Web no momento da sua criação. Se o acesso anônimo estiver habilitado para o aplicativo Web, os administradores de sites poderão decidir se desejam: Concedem acesso anônimo a um site. Concedem acesso anônimo apenas a listas e bibliotecas. Bloquear totalmente o acesso anônimo a um site. O acesso anônimo se baseia na conta de usuário anônima do servidor Web. Essa conta é criada e mantida pelos Serviços de Informações da Internet (IIS) e não pelo site do SharePoint. Por padrão, no IIS, a conta de usuário anônima é IUSR.: Ao permitir acesso anônimo, você está na verdade concedendo a essa conta acesso ao site do SharePoint. A permissão de acesso a um site ou a listas e bibliotecas concede a permissão Exibir Itens à conta de usuário anônima. No entanto, mesmo com essa permissão Exibir Itens, existem restrições com relação ao que os usuários anônimos podem fazer. Os usuários anônimos não podem: 103

104 Abrir sites para edição no Microsoft SharePoint Designer Em outras palavras, eles não podem usar a RPC (chamada de procedimento remoto). Exibir o site em Meus Locais de Rede. Em outras palavras, eles não podem usar o WebDAV, o protocolo de Pastas da Web no Windows. Carregar ou editar documentos em bibliotecas de documentos, inclusive bibliotecas wiki. Importante: Para aumentar a segurança de sites, listas ou bibliotecas, não habilite o acesso anônimo. Habilitar o acesso anônimo permite que os usuários contribuam em listas, discussões e pesquisas, o que pode reduzir o espaço em disco no servidor e prejudicar outros recursos. O acesso anônimo também permite que usuários anônimos descubram informações do site, incluindo endereços de de usuários e qualquer conteúdo postado em listas, bibliotecas e discussões. Você poderá definir políticas de permissão para o usuário anônimo em diferentes zonas (Internet, Extranet, Intranet, Outros) se o mesmo aplicativo Web estiver fornecendo conteúdo nessas zonas diferentes. A lista a seguir descreve essas políticas: Nenhuma Nenhuma política. Essa é a opção padrão. Nenhuma outra restrição de permissão ou adição é aplicada aos usuários anônimos de um site. Leitura Os usuários anônimos podem ler conteúdo, a menos que o administrador do site desative o acesso anônimo. Negar Gravação Os usuários anônimos não podem gravar conteúdo, mesmo se o administrador do site tentar conceder especificamente essa permissão à conta de usuário anônima. Negar Tudo Os usuários anônimos não podem ter nenhum acesso, mesmo se os administradores do site tentarem especificamente conceder acesso aos sites à conta de usuário anônima. 104

105 Escolher os administradores e proprietários para a hierarquia de administração (SharePoint Server 2010) Este artigo descreve as funções de administrador que correspondem à hierarquia de servidores e sites do Microsoft SharePoint Server Muitas pessoas podem estar envolvidas no gerenciamento do SharePoint Server A administração do SharePoint Server 2010 ocorre nos seguintes níveis: Farm de servidores Serviços compartilhados Sites Lista ou biblioteca de documentos Itens individuais Neste artigo: Níveis de administração Introdução A maioria dos níveis de hierarquia de site e servidor tem um grupo de administração correspondente. O nível de aplicativo Web não tem um grupo de administradores exclusivo, mas os administradores de farms controlam os aplicativos Web dentro de seus escopos. Os membros do grupo Administradores do Farm e os membros do grupo Administradores no servidor local podem definir uma diretiva para conceder permissões aos usuários individuais no nível de aplicativo Web. Níveis de administração Os grupos de usuários a seguir têm permissões administrativas em diferentes níveis da hierarquia de administração: Servidor no nível de farm de servidores Grupo Administradores de Farm Os membros do grupo Administradores de Farm têm permissões e responsabilidades em todos os servidores do farm. Os membros podem executar todas as tarefas administrativas na Administração Central para o servidor ou o farm de servidores. Os membros desse grupo também podem usar o Windows PowerShell para criar e gerenciar objetos do banco de dados de configuração. Eles podem atribuir administradores para gerenciar aplicativos de serviços, que são instâncias de serviços compartilhados. Esse grupo não tem acesso a sites individuais ou ao seu conteúdo. Grupo Administradores Os membros do grupo Administradores do Windows, no servidor local, podem executar todas as ações de administrador de farm. Os 105

106 administradores no servidor local podem executar tarefas adicionais, como instalar novos produtos ou aplicativos, implantar Web Parts e novos recursos no cache de assembly global, criar novos aplicativos Web e novos sites do IIS e iniciar serviços. Como os administradores de farm, os membros desse grupo no servidor local não têm acesso ao conteúdo de sites, por padrão. Observação: Os administradores de farm e os administradores locais podem assumir a posse de conjuntos de site específicos, se for necessário. Se um administrador de site deixar a empresa e for necessário adicionar um novo administrador, por exemplo, o administrador do farm ou um membro do grupo Administradores local poderá assumir a propriedade do conjunto de sites para fazer a alteração. Nível de serviços compartilhados Administradores de serviços Esses administradores são delegados pelo administrador de farm. Podem configurar um aplicativo de serviços específico dentro de um farm. No entanto, eles não podem criar aplicativos de serviços, acessar qualquer outro aplicativo de serviços no farm ou executar qualquer operação no nível do farm, inclusive alterações de topologia. Por exemplo, o administrador de um aplicativo de serviço de Pesquisa em um farm só pode configurar esse aplicativo de serviço de Pesquisa. Administradores de recursos Um administrador de recursos é associado a um ou mais recursos específicos de um aplicativo de serviço. Esses administradores podem gerenciar um subconjunto de configurações de aplicativos de serviço, mas não o aplicativo de serviço inteiro. Por exemplo, um administrador de Recurso poderia gerenciar o recurso Audiências do aplicativo de serviço de Perfil de Usuário. Nível do site Administradores de conjuntos de sites Esses administradores têm o nível de permissão Controle Total sobre todos os sites de um conjunto de sites. Eles têm acesso ao conteúdo de todos os sites desse conjunto, mesmo sem ter as permissões explícitas do site. Proprietários do site Por padrão, os membros do grupo Proprietários de um site têm o nível de permissão Controle Total nesse site. Eles podem executar tarefas administrativas no site e em todas as listas e bibliotecas do site. Recebem notificações por para eventos, como a exclusão automática pendente de sites inativos e solicitações de acesso a sites. 106

107 Práticas recomendadas para a utilização das permissões refinadas (white paper) (SharePoint Server 2010) Este white paper descreve as práticas recomendadas para FGP (permissões refinadas) e como usá-las na organização ao implementar o Microsoft SharePoint Server Baixe o white paper neste link: 107

108 Gestão de sites e soluções (SharePoint Server 2010) Esta seção fornece informações sobre como controlar sites e soluções em ambientes de área restrita e de produção do Microsoft SharePoint Server Governança é o conjunto de políticas, funções, responsabilidades e processos que orientam, norteiam e controlam como as divisões de negócios e as equipes de TI de uma organização cooperam visando atingir suas metas corporativas. Soluções de área restrita restringem o acesso a recursos locais e de rede para fornecer mais segurança e estabilidade. Você pode usá-las para soluções de balanceamento de carga, soluções que não foram totalmente testadas e para implantar soluções de usuário em um ambiente hospedado. Soluções de área restrita são executadas em um thread de trabalho separado, para que não possam acessar recursos que pertencem a outras soluções, e têm acesso limitado a recursos locais e de rede. Nesta seção: Visão geral sobre governança (SharePoint Server 2010) Este artigo introduz o controle como uma parte essencial de uma implantação bemsucedida do SharePoint Server 2010 e aborda os diversos componentes de um plano de controle corporativo. Recursos de governança (SharePoint Server 2010) Este artigo analisa um conjunto de recursos do SharePoint Server 2010 que uma organização pode usar para ajudar a controlar um serviço de TI, o gerenciamento e a arquitetura de informações. Estabelecendo e orientando o serviço do SharePoint (SharePoint Server 2010) Aprenda os fatores fundamentais do gerenciamento de um serviço do SharePoint e o que incluir em um contrato de nível de serviço. Implementando e orientando a arquitetura de informações (SharePoint Server 2010) Aprenda a planejar uma arquitetura de informação eficiente para garantir que a sua solução atenda às suas necessidades comerciais. Planejar soluções de área restrita (SharePoint Server 2010) Este artigo explica como planejar o uso de soluções de área restrita em um ambiente do SharePoint. SharePoint Development and Governance Using COBIT 4.1: A Practical Approach Estes trechos de livros são de "SharePoint Deployment and Governance Using COBIT 4.1: A Practical Approach." SharePoint 2010 Governance Planning (white paper) (em inglês) Este white paper se concentra no front-end do ambiente SharePoint o aspecto comercial do controle - as áreas que afetam os usuários comerciais. Ele usa uma empresa fictícia para oferecer orientações para o planejamento de controle e a implementação necessários do SharePoint Server

109 Implementação da governança no SharePoint 2010 (white paper) Este white paper se concentra no back-end do controle do SharePoint a implementação técnica. Ele oferece um alto nível de orientação das muitas opções de configuração que o SharePoint Server 2010 oferece para permitir que você gerencie o ambiente em benefício de todos. 109

110 Visão geral sobre governança (SharePoint Server 2010) Este artigo apresenta a governança como parte essencial de uma implantação bemsucedida do Microsoft SharePoint Server 2010 e explica por que a arquitetura de informações e os serviços de TI são componentes-chave de um plano de governança. Os artigos nesta seção destacam a necessidade de governança das implantações do SharePoint Server Apresenta também orientações gerais e exemplos de atividades e processos do Microsoft SharePoint Server que devem ser controlados pela sua organização. Neste artigo: Sobre governança O que deve ser controlado? Quem deve determinar as diretivas de governança? Como a governança deve ser implementada? Sobre governança Governança é o conjunto de diretivas, funções, responsabilidades e processos que orientam, norteiam e controlam como as divisões de negócios e as equipes de TI de uma organização cooperam visando atingir suas metas corporativas. Um plano de governança abrangente pode beneficiar sua organização por: Simplificar a implantação de produtos e tecnologias, como o SharePoint Server Auxiliar na proteção da sua empresa contra ameaças à segurança ou responsabilidades por não conformidade. Ajudar a garantir o melhor retorno sobre investimento em tecnologias, por exemplo, impondo práticas recomendadas no gerenciamento de conteúdo ou arquitetura de informações. O que deve ser controlado? Cada organização possui metas e necessidades exclusivas que afetarão sua abordagem de governança. Por exemplo, organizações maiores, provavelmente, necessitarão de uma governança maior e mais detalhada do que as menores. Uma implantação bem-sucedida do SharePoint Server 2010 requer os seguintes elementos: Arquitetura da informação O objetivo da arquitetura de informações é criar um sistema que ajude os usuários a coletar, armazenar, recuperar e usar as informações necessárias para obter seus objetivos de negócios. A arquitetura de informações de um site da Web determina 110

111 como as informações nesse site (páginas, documentos, listas e dados) estão organizadas e são apresentadas aos usuários do site. Uma avaliação criteriosa da arquitetura de informações da sua empresa pode ser útil para identificar possíveis ineficiências, como as seguintes: O uso inconsistente de metadados, o que pode dificultar a pesquisa e a comparação de conteúdo e dados relacionados. Um armazenamento de conteúdo criado e gerenciado de forma inadequada, o que pode gerar várias versões de documentos, sem nenhum meio de identificar a versão autoritativa. Um armazenamento de dados precariamente catalogados e gerenciados, fazendo com que tomadores de decisões localizem e confiem em dados equivocados. Uma navegação de portal mal projetada ou informações apresentadas de forma inadequada, dificultando a localização de sites e informações importantes. Serviço de TI que hospeda o SharePoint Server O SharePoint Server 2010 inclui muitos recursos novos que devem ser tratados por um plano de governança eficiente. Entre esses, estão: Uma nova arquitetura de aplicativo de serviços, incorporada no Microsoft SharePoint Foundation 2010, que substitui o modelo SSP. Melhorias no backup e restauração. Multitenancy, que cria um genuíno ambiente de hospedagem e viabiliza o compartilhamento dos recursos de serviço entre clientes (locatários) ao mesmo tempo que particiona os dados com base nas inscrições no site. Contras gerenciadas que automatizam as mudanças de senhas. O Windows PowerShell, a nova interface de linha de comando e linguagem de script, foi projetado especificamente para administradores de sistema. Se você não tiver um plano de governança, o crescimento rápido e descontrolado de servidores Web, gerenciados individualmente, que executam o SharePoint Server pode ter resultados imprevisíveis, como: Servidores isolados hospedando um grupo mal organizado de sites que não possuem índice de pesquisa, navegação ou esquema de segurança em comum. Se você deseja dar suporte à criação de sites pessoais, precisa de um plano que inclua a disposição de conteúdo e o arquivamento de sites. Servidores hospedando aplicativos que não são seguros, o que pode comprometer a integridade do conteúdo. Solicitações de suporte técnico para servidores locais que estão executando o SharePoint Server sem o conhecimento da equipe de suporte. Atividades essenciais, como conformidade normativa, que talvez sejam administradas de modo inconsistente entre servidores. Atividades regulares de manutenção, como backup e restauração de dados e instalação de atualizações de produto, que talvez não sejam executadas devido ao treinamento inadequado ou à inconsistência na configuração dos servidores. Alterações nas propriedades do site que levantam dúvidas com relação à propriedade do conteúdo ou que provocam o bloqueio de sites. 111

112 À medida que o uso do SharePoint Server 2010 aumentar na empresa, o departamento de TI deverá implementar um conjunto de serviços de hospedagem bem controlado que torne o SharePoint Server 2010 disponível e que administre o seu uso e configuração. Para obter soluções do SharePoint Server 2010 eficientes e gerenciáveis, sua organização deve considerar a governança em uma ou mais das seguintes áreas adicionais: Política de personalização O SharePoint Server 2010 inclui recursos e capacidades personalizáveis em diversas áreas de produtos, como business intelligence, formulários, fluxo de trabalho e gerenciamento de conteúdo. A personalização agrega riscos à estabilidade, manutenção e segurança do ambiente do SharePoint Server Para oferecer suporte à personalização de maneira controlada, desenvolva uma política de personalização que leve em consideração os seguintes pontos: Marca Ferramentas de personalização aprovadas. Por exemplo, você tem de decidir se permitirá o uso do Microsoft SharePoint Designer 2010, especificar que elementos do site poderão ser personalizados e por quem. Modos de gerenciar o código-fonte, por exemplo, um sistema de controle de origem e padrões para documentação do código. Padrões de desenvolvimento, como práticas recomendadas de codificação. Padrões de teste e verificação. Métodos de empacotamento e instalação exigidos. É necessário controlar o uso da área restrita, a qual permite que os proprietários dos sites hospedem soluções personalizadas em um contexto parcialmente confiável de modo que elas não afetem o restante da implementação do SharePoint. Os tipos de personalizações suportadas. Por exemplo, talvez você queira permitir o uso de Web parts para integrar aplicativos do Microsoft Silverlight 3 com sites do SharePoint. Para obter mais informações sobre os processos de gerenciamento de personalizações, consulte o white paper Diretiva de personalização de Produtos e Tecnologias do SharePoint ( Se estiver projetando a arquitetura de informações e um conjunto sites corporativos, convém incluir identidade visual no plano de governança. Um conjunto formal de diretivas de identidade visual é útil para assegurar que os sites usem consistentemente imagens, fontes, temas e outros elementos de design da empresa. Por exemplo, no SharePoint Server 2010, é possível importar um tema do Microsoft PowerPoint 2010 diretamente para o site do SharePoint, que o aplicará automaticamente a todos os subsites. Treinamento Embora o SharePoint Server 2010 tenha uma interface intuitiva baseada na Web e inclua ajuda online, o uso e, principalmente, a administração de sites que se baseiem no SharePoint Server 2010 pode ser um desafio para alguns usuários. Além disso, o conjunto de diretivas de governança implementado pelas divisões de TI e de negócios pode exigir explicação adicional. Com o treinamento apropriado da 112

113 comunidade de usuários, é possível aumentar a satisfação com a implementação do SharePoint Server 2010 e reduzir os custos do suporte. Quem deve determinar as diretivas de governança? Uma implantação bem-sucedida do SharePoint Server 2010 requer comunicação contínua e parceira entre gerentes de negócios, profissionais de TI e operadores de informações. Ao criar uma comissão de governança, inclua máximo de representantes possível dos seguintes grupos e funções: Observação: Pode ser que sua organização não tenha uma função equivalente ou use uma nomenclatura diferente. Participantes executivos: os principais executivos devem definir as metas gerais da comissão de governança, conceder-lhe autoridade e avaliar periodicamente o êxito das práticas e diretivas implementadas. Participantes financeiros: os diretores financeiros devem assegurar que as regras e os processos de governança ajudem a aumentar o retorno sobre o investimento da empresa nos produtos e tecnologias do SharePoint. Líderes de TI: os líderes de TI devem ajudar a desenvolver as ofertas de serviço e determinar o que deve ser feito para desincumbir suas responsabilidades com êxito (por exemplo, prover segurança e garantir confiabilidade) enquanto dão suporte aos recursos de que as equipes de negócios necessitam. Líderes de divisão de negócios: os líderes de negócios representam as equipes que fazem o trabalho principal da empresa e geram os requisitos funcionais e arquiteturais de implantação do SharePoint Server Eles devem colaborar com os arquitetos para determinar os padrões de arquitetura de informações e taxonomia organizacional da empresa. Além disso, há a necessidade de que colaborem com a criação dos contratos de nível de serviço e de outras diretivas de suporte. Arquitetos da informação ou taxonomistas: os membros desses grupos possuem ampla experiência no planejamento e design de sistemas de informações e taxonomias. Com base na análise das necessidades de informações dos públicosalvo, eles desenvolvem planos que dão suporte aos objetivos organizacionais e definem a arquitetura e navegação de sites. Responsável pela conformidade: a governança envolve a certeza de que a empresa está dentro dos requisitos regulatórios e legais, e de que ela gerencia seu conhecimento corporativo. Caso a sua empresa possua funções responsáveis por supervisionar tais questões, inclua representantes dessas disciplinas na comissão de governança. Líderes de desenvolvimento: os líderes na organização de desenvolvimento de software devem ajudar a determinar quais ferramentas de personalização devem ser permitidas, como verificar a segurança do código e outras práticas recomendadas relacionadas ao código. 113

114 Profissionais de informações: os membros da sua organização que realizam um trabalho diário para ajudar a garantir que a arquitetura das informações e os serviços do SharePoint Server 2010 atenderão às suas necessidades. Treinadores: os especialistas em instrução devem ser responsáveis pelo desenvolvimento de um plano de treinamento e conduzir todo o treinamento e educação apropriados. Como a governança deve ser implementada? Um plano de governança eficaz antecipa as necessidades e metas das divisões de negócios e equipes de TI da organização. Como cada empresa é exclusiva, determine o melhor modo para implementar esse plano e o mais adequado à sua empresa. Observe os estágios de implementação de governança sugeridos para a sua organização: 1. Determinar os princípios e as metas iniciais. A comissão de governança deve desenvolver padrões, diretivas e uma visão de governança capazes de serem medidos a fim de rastrear a conformidade e quantificar o benefício para a empresa. Por exemplo, o plano deve identificar os requisitos de entrega de serviço para os aspectos técnicos e de negócios da implantação do SharePoint Server Classificar as informações de negócios/conteúdo. Organize as informações de acordo com uma taxonomia existente ou crie uma taxonomia que inclua todo o conteúdo necessário para dar suporte à sua solução de negócios. Depois que as informações estiverem organizadas, projete uma arquitetura de informações que gerencie o conteúdo da empresa. Em seguida, determine os serviços de TI mais apropriados para dar sustentação a essa arquitetura. 3. Desenvolver uma estratégia de educação. Depois do próprio plano de governança, o elemento humano é o ingrediente mais importante do sucesso ou falha da implantação do SharePoint Server Um plano de treinamento abrangente deve mostrar como usar o SharePoint Server 2010 de acordo com os padrões e práticas que você está implementando e explicar por que esses padrões e práticas são importantes. O plano deve abranger os tipos de treinamento necessários para grupos de usuários específicos e descrever ferramentas de treinamento apropriadas. Por exemplo, o departamento de TI pode manter uma página de perguntas frequentes sobre os serviços do SharePoint Server 2010 que ele oferece, ou a sua divisão de negócios pode prover treinamento online demonstrando como configurar e usar um novo processo de gerenciamento de documentos. 4. Desenvolver um plano contínuo. Uma governança bem-sucedida é um processo iterativo. A comissão encarregada deve se reunir regularmente para considerar a incorporação de novos requisitos no plano de governança, reavaliar e ajustar princípios ou resolver conflitos entre divisões de negócios no que se refere aos recursos de TI. Além disso, ela deve se reportar com regularidade a seus patrocinadores executivos para prestar contas e colaborar com a imposição da conformidade em toda a empresa. Observe que, embora esse processo pareça complicado, a meta é aumentar o retorno sobre o 114

115 investimento no SharePoint Server 2010, usufruir ao máximo a utilidade da solução do SharePoint Server 2010 e aumentar a produtividade da empresa. Consulte também Outros recursos Centro de Recursos de Governança ( 115

116 Recursos de governança (SharePoint Server 2010) O Microsoft SharePoint Server 2010 inclui recursos que uma organização pode usar para ajudar a controlar um serviço de TI do SharePoint Server 2010, o gerenciamento de informações da empresa ou uma arquitetura de informações empresariais. Links para artigos relacionados podem ajudá-lo a planejar e usar cada recurso. Observação: Governança é o conjunto de políticas, funções, responsabilidades e processos que orientam, norteiam e controlam como as divisões de negócios e as equipes de TI de uma organização cooperam visando atingir suas metas corporativas. Para obter informações, consulte Visão geral sobre governança (SharePoint Server 2010). Neste artigo: Gerenciando a instalação do SharePoint em uma empresa Recursos dos serviços de TI Gerenciamento de informações Recursos de arquitetura de informações Gerenciando a instalação do SharePoint em uma empresa Como as implantações do SharePoint são gerenciadas no nível do farm, uma implantação exclusiva do SharePoint não tem informações sobre outras implantações do SharePoint que possam existir na mesma empresa. Os administradores precisam dessas informações para gerenciar e controlar todas as implantações na empresa. Por exemplo, os administradores precisam saber se uma implantação foi configurada de acordo com requisitos organizacionais, ou quantas implantações não autorizadas existem na empresa. O Produtos do Microsoft SharePoint 2010 oferece as seguintes maneiras de travar, controlar e até mesmo bloquear instalações aleatórias do SharePoint Server O seguinte objeto de Política de Grupo desabilita a instalação do SharePoint Server e dos produtos relacionados: HKLM\Software\Policies\Microsoft\Shared Tools\Web Server Extensions\14.0\ SharePoint\DWORD DisableInstall Para bloquear a instalação, defina DWORD DisableInstall= Quando essa entrada do Registro está definida, os usuários que tentarem instalar o SharePoint Server receberão a seguinte mensagem de erro: A instalação do 116

117 SharePoint foi bloqueada em sua organização. Entre em contato com o seu administrador de rede para obter detalhes. Um Marcador do AD DS (Serviços de Domínio Active Directory) identifica os servidores do SharePoint em uma organização. Por padrão, o marcador contém a URL para o aplicativo do serviço de topologia. Para obter mais informações sobre como configurar o objeto de Política de Grupo e o marcador do AD DS, consulte Track or block SharePoint Server 2010 installations. Recursos dos serviços de TI Um serviço do SharePoint é um serviço de TI que oferece sites hospedados e portais baseados no SharePoint Server. Um serviço de TI pode incluir os seguintes componentes: Sites e portais em um escopo, como um conjunto de sites, aplicativo Web ou farm de servidores Backup e restauração Repositório de conteúdo Suporte para personalizações Segurança Níveis de serviço baseados na velocidade ou disponibilidade Esta seção descreve os recursos no SharePoint Server 2010 que são úteis na manutenção e governança de um serviço do SharePoint Server. Modelos de site Modelos de site são um conjunto de personalizações aplicadas a uma definição de site. Usando um modelo de site, um serviço do SharePoint Server pode promover identidade visual, estrutura de site e layout consistentes nos sites criados pelos usuários. Você pode criar modelos de sites personalizados para provisionar sites e usá-los, em vez dos modelos incluídos no SharePoint Server como parte de um serviço do SharePoint Server. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre como trabalhar com modelos e definições de site ( Cotas Uma cota especifica limites para a quantidade de armazenamento que um conjunto de sites pode usar. Esse processo impede que os usuários adicionem conteúdo quando o limite é alcançado. Para obter mais informações, consulte Plan quota management (SharePoint Server 2010). Bloqueios Bloqueios impedem que os usuários adicionem conteúdo a um conjunto de sites ou usem esse conjunto de sites. Por exemplo, você pode bloquear um site que viola uma política de uso ou excede uma cota. Para obter mais informações, consulte Lock or unlock sites. Fluxos de trabalho Fluxos de trabalho são programas que implementam processos comerciais para os usuários de um site do SharePoint Server. Eles são associados a itens no site, como 117

118 documentos, formulários ou itens de lista. Os fluxos de trabalho têm muitas aplicações como parte de um serviço de TI. Por exemplo, você pode usar um fluxo de trabalho para provisionar um novo site, acompanhar um problema de suporte ou adotar uma ação quando uma cota de conjunto de site é excedida. Para obter mais informações, consulte Plan workflows (SharePoint Server 2010). Recursos Um recurso, que é um contêiner para várias extensões definidas para o SharePoint Server 2010 e o SharePoint Foundation 2010, é composto por um conjunto de arquivos XML implantados em servidores Web. Você pode implantar um recurso como parte de uma definição de site ou um pacote de solução e pode ativar um recurso separadamente. Um administrador de site pode transformar uma funcionalidade de site do SharePoint ativando ou desativando um recurso na interface do usuário. Recursos facilitam a ativação ou desativação de funcionalidade no decorrer de uma implantação e ajudam os administradores a transformar facilmente o modelo ou a definição de um site. Os recursos podem ser ocultos, o que impede sua desativação manual pelos usuários do site. Quando você implementa uma nova funcionalidade de site como recursos, facilita para os administradores o controle dos sites e impõe um plano de governança. Uma técnica denominada associação de recurso permite associar um recurso a todas as novas instâncias de sites que usam uma determinada definição de site, sem modificar a definição do site. Isso permite controlar os recursos que os usuários do serviço podem acessar. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre como usar recursos( Criação de sites pessoais Você pode permitir que os usuários criem seus próprios conjuntos de sites usando o recurso Criação de Site Pessoal. Uma decisão essencial na governança da criação de sites pessoais é determinar o nível de serviço que dá suporte para essa criação. Por padrão, a respectiva permissão está habilitada no SharePoint Server 2010 para todos os usuários autenticados. Para obter mais informações, consulte Turn on or turn off Self-Service Site Creation. Permissões e políticas de aplicativos Web As permissões para um aplicativo Web são configurações abrangentes que se aplicam a todos os usuários e grupos para todos os conjuntos de sites em um aplicativo Web. Você pode controlar as ações do usuário habilitando ou desabilitando a permissão associada no aplicativo Web. Por exemplo, se não quiser que os usuários possam adicionar páginas a um site, desabilite a permissão Adicionar e Personalizar Páginas, que é uma das permissões relacionadas ao site. Depois que você desabilitar uma permissão específica para um aplicativo Web, essa permissão não poderá ser concedida para nenhum usuário de um site no aplicativo Web. Você pode controlar o acesso a uma URL ou zona específica, além de especificar o nível de acesso desejado para usuários anônimos. Para obter mais informações, consulte Manage permissions for a Web application (SharePoint Server 2010). Políticas de permissão fornecem uma forma centralizada para configurar e gerenciar um conjunto de permissões que se aplica a apenas um subconjunto de usuários ou grupos em um aplicativo Web. Por exemplo, talvez você queira criar um nível de política de permissão para os usuários de um conjunto de sites que terão permissão para adicionar 118

119 itens a uma lista, editar itens em uma lista, excluir itens de uma lista, abrir uma lista, exibir itens, exibir listas ou exibir páginas. No entanto, talvez você queira impedir que os mesmos usuários criem ou excluam listas, o que exigiria a permissão Gerenciar Listas. Para obter mais informações, consulte Manage permission policies for a Web application (SharePoint Server 2010). SharePoint Designer Você pode gerenciar o modo como o Microsoft SharePoint Designer 2010 é usado em uma organização no nível do aplicativo Web ou do conjunto de sites. É possível controlar os seguintes tipos de acesso ao SharePoint Designer 2010: Habilite ou desabilite o uso do SharePoint Designer 2010 para um aplicativo completo ou um conjunto de sites. Para assegurar que todos os designers e proprietários em um conjunto de sites específico possam usar o SharePoint Designer 2010, habilite essa configuração no nível do conjunto de sites. Habilite ou desabilite a capacidade de desanexar páginas da definição de site. Para preservar a identidade visual para todos os sites em um conjunto de sites, você não deve permitir que os usuários façam alterações que resultariam na desanexação da página da definição do site. Habilite ou desabilite páginas mestras e layouts de página no SharePoint Designer Se não quiser que os usuários vejam as páginas mestras e os layouts de página para um site, desabilite essa configuração. Habilite ou desabilite a estrutura de URLs do site e seu conteúdo. Se não quiser que os usuários exibam e editem qualquer arquivo no site, desabilite essa configuração. Área Restrita Uma área restrita é um ambiente de execução restrito que permite aos programas acessar somente determinados recursos, impedindo que os problemas que ocorrem nessa área afetem o restante do ambiente de servidor. As soluções implantadas por você em uma área restrita são chamadas soluções de área restrita. A CAS (Segurança de Acesso do Código) limita as operações que essas soluções podem executar. Um membro do grupo Administradores de Farm deve implementar o ambiente de área restrita antes que qualquer solução de área restrita possa ser carregada. Os administradores do conjunto de sites podem carregar e ativar soluções de área restrita. Se elas não contiverem um assembly, um usuário com controle total na raiz do conjunto de sites também poderá ativá-las. Você pode aumentar o isolamento usando o balanceamento de carga e executando o serviço de área restrita apenas em servidores específicos. Em um ambiente de produção, convém usar o balanceamento de carga remoto e dedicar um servidor à parte para a execução de soluções de área restrita. Somente membros do grupo Administradores de Farm podem bloquear soluções de área restrita, configurar o balanceamento de carga e redefinir cotas excedidas. Para obter mais informações, consulte Planejar soluções em área restrita (SharePoint Server 2010). Exclusão automática do conjunto de sites 119

120 A exclusão automática ajuda a controlar o número de sites não usados em um servidor, sem que seja necessária nenhuma intervenção administrativa e sem nenhum mecanismo de backup. Por padrão, a confirmação de site é habilitada automaticamente. A exclusão automática de site pode ser definida nos níveis do servidor e do farm de servidores ou no nível do aplicativo Web. Políticas para perfis do usuário e sites Meu Site Políticas são conjuntos de regras que os administradores do serviço de Perfil do Usuário atribuem aos usuários ou grupos. Essas regras permitem que os administradores especifiquem propriedades de perfil do usuário que controlam o conteúdo do site que os usuários podem visualizar e como os usuários podem interagir com o conteúdo. Por padrão, a maioria das propriedades de perfil do usuário é visível a todos, mas informações confidenciais podem ser configuradas para ter visibilidade limitada. Políticas menos restritivas permitem que mais usuários vejam perfis públicos com mais frequência, o que afeta com que frequência você deve atualizar perfis de usuário e compilar audiências. Em organizações que possuem muitos usuários, a atualização frequente pode afetar o planejamento da capacidade e o desempenho. Para obter mais informações, consulte Planejar políticas para perfis de usuário (SharePoint Server 2010). Por padrão, todos os usuários autenticados podem criar um site Meu Site. É recomendável usar grupos de segurança para gerenciar permissões para sites Meu Site. Os recursos de Meu Site armazenam ou usam informações de identificação pessoal. Antes de implantar sites Meu Site, verifique se você planejou como controlar o comportamento desses recursos ou desativar os recursos para ajudar a proteger a segurança dessas informações. Por padrão, todos os usuários autenticados podem adicionar classificações e marcas sociais a documentos, a outros itens do SharePoint Server e a outros itens genéricos, como páginas da Web externas e postagens de blogs. Os usuários também podem deixar anotações improvisadas em páginas de perfis em um site Meu Site ou em qualquer página do SharePoint Server. Você pode usar um ou mais grupos de segurança para conceder a permissão Usar Recursos Sociais a um subconjunto de usuários em uma organização. Por padrão, todos os usuários autenticados podem editar seus perfis, adicionar ou editar colegas, além de adicionar ou editar associações. Você pode usar um ou mais grupos de segurança para conceder a permissão Usar Recursos Pessoais a um subconjunto de usuários em uma organização. Apesar de a análise de s estar habilitada para todos os usuários no Outlook ou somente para grupos específicos pelo uso de política de grupos, os usuários poderão rejeitar esse recurso. Mesmo se a análise de s estiver desabilitada para todos os usuários, os usuários individuais poderão utilizá-la. Gerenciamento de informações O gerenciamento de informações no SharePoint Server 2010 compreende informações de organização, recuperação, aquisição e manutenção. Esta seção descreve os recursos do SharePoint Server 2010 que são úteis para o gerenciamento de documentos, registros e ativos digitais e para o planejamento de ediscovery. Gerenciamento de documentos 120

121 O gerenciamento de documentos controla o ciclo de vida dos documentos na sua organização como eles são criados, revisados e publicados e como são, por fim, descartados ou mantidos. Isso inclui políticas que implementam auditoria, retenção de documentos, rótulos e códigos de barras (para assegurar que o conteúdo impresso possa ser correlacionado a versões eletrônicas correspondentes). Políticas podem ser implementadas para ajudar uma organização a cumprir requisitos legais, como a necessidade de manter registros. Para obter mais informações, consulte Planejamento de políticas de gerenciamento de informações (SharePoint Server 2010). Uma organização que usa aplicativos clientes do o Microsoft Office system e do SharePoint Server 2010 pode impor políticas nos aplicativos de servidor e cliente. Aprovação de conteúdo O processo de aprovação de conteúdo dá aos membros do site que têm permissões de aprovador controle sobre a publicação de conteúdo. Um proprietário de uma biblioteca de documentos pode habilitar a aprovação de conteúdo para uma biblioteca de documentos ou páginas da Web e pode associar opcionalmente um fluxo de trabalho a essa biblioteca para execução do processo de aprovação. Use a aprovação de conteúdo para formalizar e controlar o processo de disponibilização de conteúdo para uma audiência. Por exemplo, uma empresa que publica conteúdo talvez precise de uma revisão e aprovação legal antes de publicá-lo. Para obter mais informações, consulte Planejamento de controle de versão, aprovação de conteúdo e check-out (SharePoint Server 2010). Controle de versão O controle de versão é o método pelo qual iterações sucessivas de um documento são numeradas e salvas no SharePoint Server. Como uma ferramenta de governança, o controle de versão impede que os usuários com permissões de leitura exibam rascunhos de documentos. Para obter mais informações, consulte Planejamento de controle de versão, aprovação de conteúdo e check-out (SharePoint Server 2010). Gerenciamento de registros Gerenciamento de registros é o processo pelo qual uma organização determina os tipos de informações que devem ser consideradas registros, o modo como os registros devem ser gerenciados quando estão ativos e por quanto tempo cada tipo de registro deve ser mantido. O gerenciamento de registros inclui o desempenho de tarefas relacionadas a registros, como o descarte de registros expirados ou a localização e a proteção de registros relacionados a eventos externos, como ações judiciais. O gerenciamento de registros permite que você faça o seguinte: Use um arquivo morto de registros para gerenciar registros ou registros no local. Crie fluxos de trabalho para mover documentos para um arquivo morto de registros. Determine se gerenciará s no SharePoint Server ou em um aplicativo de . Determine como converter conteúdo social, como blogs, wikis, ou sites Meu Site em registros. Para obter mais informações, consulte Planejamento do gerenciamento de registros (SharePoint Server 2010). Gerenciamento de ativos digitais 121

122 O recurso de gerenciamento de ativos digitais no SharePoint Server 2010 fornece um repositório especializado para armazenar e gerenciar ativos digitais, por exemplo, imagens, arquivos de áudio ou vídeo. Um repositório centralizado para o gerenciamento de ativos digitais permite que uma organização exerça um controle mais rigoroso sobre o conteúdo sensível a marcas e ajuda a assegurar que apenas os ativos aprovados para produtos fiquem disponíveis para os usuários apropriados. Para obter mais informações, consulte Planejamento de controle de versão, aprovação de conteúdo e check-out (SharePoint Server 2010). ediscovery Descoberta Eletrônica ou ediscovery é o processo de localização e produção de informações eletrônicas para dar suporte a eventos como litígios, auditorias ou investigações. Se você usar o Microsoft SharePoint Server 2010 para gerenciar qualquer informação eletrônica, considere a Descoberta Eletrônica ao planejar sua solução do SharePoint Server. As políticas de auditoria e expiração e as considerações de pesquisa devem fazer parte do processo de planejamento, que deve ser concluído antes do surgimento da necessidade do uso da Descoberta Eletrônica. Convém habilitar a política de auditoria em todos os conjuntos de sites que contenham bibliotecas de documentos ativas. Você também deve considerar a implementação de uma política de expiração para excluir documentos automaticamente quando não forem mais necessários. Para obter mais informações, consulte Planejando a Descoberta Eletrônica (SharePoint Server 2010). Políticas de gerenciamento de informações Uma política de gerenciamento de informações é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo ou para um local de armazenamento de conteúdo. Cada regra de uma política é um recurso de política. Por exemplo, um recurso de política de gerenciamento de informações pode especificar por quanto tempo um tipo de conteúdo deve ser retido, ou fornecer auditoria de documentos. As políticas de gerenciamento de informações permitem controlar quem pode acessar suas informações organizacionais, o que essas pessoas podem fazer com essas informações e por quanto tempo elas devem ser retidas. Você pode associar uma política a uma lista, biblioteca de documentos ou tipo de conteúdo. Quando você configura uma política de gerenciamento de informações, pode gravar uma instrução de política que é exibida em programas clientes do Microsoft Office 2010 para informar os autores de documentos sobre as políticas impostas em um documento. Essa é uma prática recomendada. O SharePoint Server 2010 inclui os seguintes recursos de política de gerenciamento de informações: O recurso de política de Auditoria registra eventos e operações que são executadas em documentos e itens de lista. Você pode configurar a Auditoria para registrar eventos como edição e exibição de de documentos ou alteração do nível de permissões de um documento. O recurso de política de Expiração ajuda a descartar de modo consistente qualquer conteúdo que possa ser controlado e gerenciado. Por exemplo, a política pode excluir um documento ou definir uma tarefa de fluxo de trabalho para fazer com que o SharePoint Server roteie o documento para obter permissão para destruí-lo. O recurso de política de Rotulamento especifica um rótulo a ser associado a um tipo de documento ou item de lista. Rótulos são áreas de texto pesquisáveis que o 122

123 SharePoint Server gera com base nas propriedades de metadados e na formatação que você especifica. O recurso de política de Código de Barras permite controlar uma cópia física de um documento. Crie um valor identificador exclusivo para um documento e insira uma imagem de código de barras nesse documento. Por padrão, os códigos de barras são compatíveis com o padrão comum do Código 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Código 39) e você pode usar o modelo de objeto de políticas para conectar outros provedores de códigos de barras. Relatórios de política de gerenciamento de informações ajudam a monitorar o nível de consistência da sua organização no uso das políticas. Como as políticas de gerenciamento de informações são frequentemente implementadas para ajudar uma organização a cumprir regulamentações específicas, a monitoração frequente do uso da política pode ajudar a assegurar a conformidade da sua organização. Para obter mais informações gerais sobre políticas de gerenciamento de informações, consulte Planejamento de políticas de gerenciamento de informações (SharePoint Server 2010). Recursos de arquitetura de informações A arquitetura de informações no SharePoint Server 2010 é a organização das informações em uma empresa seus documentos, listas, sites e páginas da Web para maximizar a utilidade e a gerenciabilidade das informações. A arquitetura de informações de site do portal determina como as informações nesse site seus subsites, páginas da Web, documentos, listas e dados são organizadas e apresentadas. Uma empresa pode aumentar o retorno de seu investimento no portal criando um corpo de governança que desenvolve e impõe padrões e políticas de arquitetura de informações. Uma arquitetura bem organizada torna as informações na empresa fáceis de localizar, compartilhar e utilizar. Esta seção descreve os recursos do SharePoint Server 2010 que governam o uso da arquitetura de informações de uma empresa. Tipos de conteúdo Tipos de conteúdo permitem que as empresas organizem, gerenciem e manipulem conteúdo de forma consistente. Eles definem os atributos de um tipo de item de lista, documento ou pasta. Cada tipo de conteúdo pode especificar propriedades de metadados a serem associadas a itens de seu tipo, fluxos de trabalho disponíveis, modelos e políticas de gerenciamento de informações. Use tipos de conteúdo para incentivar políticas de gerenciamento de informações consistentes, requisitos de metadados e outras políticas. Para controlar os tipos de conteúdo, considere a associação de receptores de evento e fluxos de trabalho aos formulários usados para modificar os tipos de conteúdo. Para obter mais informações, consulte Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010). Página Conteúdo e Estrutura do Site A página Conteúdo e Estrutura do Site no site de nível superior de um conjunto de sites gerencia o conteúdo e a estrutura de um conjunto de sites do SharePoint. Como a navegação de site no SharePoint Server se baseia por padrão na hierarquia de sites e subsites, esse recurso também pode ser usado para configurar a navegação de site. Ao aportar um site para o SharePoint Server 2010, você pode usar a página Estrutura e 123

124 Conteúdo do Site para reestruturar esse site de acordo com as necessidades da sua empresa. Gerenciamento de direitos de informação O IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação) permite que os autores de conteúdo controlem e protejam seus documentos. O conteúdo de documentos que usam IRM é criptografado e fornecido com uma licença de emissão que impõe restrições aos usuários. O SharePoint Server 2010 oferece suporte ao IRM para documentos armazenados em bibliotecas de documentos. Formatos de arquivos de documentos que podem usar o IRM no SharePoint Server 2010 incluem o seguinte: Microsoft InfoPath Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft PowerPoint Open XML do Word Open XML do Excel Open XML do PowerPoint Para adicionar outros tipos de arquivo, um administrador deve instalar protetores programas que controlam a criptografia e a descriptografia de documentos que usam o gerenciamento de direitos para cada novo tipo de arquivo. Tipos de arquivo bloqueados Você pode restringir o carregamento ou o download de arquivos em um servidor baseando a restrição na extensão do nome de arquivo. Por exemplo, pode bloquear arquivos que tenham a extensão.exe, pois esses arquivos podem ser executados em um computador cliente e podem conter software mal-intencionado. Por padrão, muitos tipos de arquivos são bloqueados, incluindo tipos de arquivos tratados como executáveis pelo Windows Explorer. Para obter uma lista completa dos tipos de arquivo bloqueados por padrão, consulte Manage blocked file types (SharePoint Server 2010). Gerenciamento de conteúdo na Web (sites de publicação) Na maioria dos cenários de implantação de conteúdo, o conjunto de sites de origem, do qual o conteúdo está sendo implantado, está em um farm de servidores separado do conjunto de sites de destino. Normalmente, o farm de servidores de destino (o farm de "produção") tem a segurança mais rigorosa para minimizar ações que possam ser executadas no ambiente de produção. Não se espera que a criação seja feita no servidor de produção, pois alterações feitas nesse servidor podem ser substituídas por um trabalho de implantação de conteúdo. Na maioria dos cenários de implantação de conteúdo, o farm de servidores de origem e o farm de servidores de produção estão em domínios AD DS independentes do Active Directory. Para obter informações sobre topologias de implantação de conteúdo, consulte Design content deployment topology A implantação de conteúdo é um processo unidirecional: o conteúdo é implantado de um conjunto de sites de origem em um conjunto de sites de destino. O recurso de implantação de conteúdo não oferece suporte à sincronizarão da origem para o destino e vice-versa. A criação de novo conteúdo ou a alteração do conteúdo existente no conjunto de sites de destino pode causar a falha dos trabalhos de implantação de 124

125 conteúdo. Por causa disso, considere restringir as permissões no conjunto de sites de destino para que os usuários não possam fazer alterações diretamente no conteúdo armazenado nesse conjunto de sites. As permissões para conteúdo no farm de servidores de destino geralmente são diferentes das permissões para conteúdo no farm de servidores de origem. Em muitas soluções de publicação, o farm de servidores de destino autentica os usuários utilizando um domínio AD DS diferente daquele usado em um ambiente de criação ou preparo, e talvez não haja uma relação de confiança entre os dois domínios. Para obter mais informações, consulte Content deployment overview. Taxonomia e metadados gerenciados Metadados gerenciados são uma coleção hierárquica de termos gerenciados centralmente que você pode definir e usar como atributos para itens no Microsoft SharePoint Server Uma função de usuário determina como o usuário pode trabalhar com metadados gerenciados. Os usuários podem visualizar apenas conjuntos de termos globais e conjuntos de termos locais em relação ao conjunto de sites do usuário. Conjuntos de termos Locais são criados no contexto de um conjunto de sites. Os conjuntos de sites Globais são criados fora do contexto de um conjunto de sites. Se houver conjuntos de termos que alguns usuários não devam exibir, atribua-os a grupos separados. Para obter mais informações, consulte Plan to share terminology and content types. As políticas de governança da sua organização podem afetar como você projeta serviços e conexões de metadados gerenciados. Por exemplo, um processo formal para o gerenciamento de termos e conjuntos de termos afetará a forma como os parâmetros de conexão são definidos. Se for necessário que cada documento contenha um certo conjunto de atributos, você provavelmente optará por manter um centro de distribuição de tipos de conteúdo em pelo menos um serviço. Familiarize-se com o plano de governança de uma organização antes de determinar os serviços e as conexões de metadados gerenciados. Para obter mais informações, consulte Managed metadata service application overview (SharePoint Server 2010). Consulte também Conceitos Visão geral sobre governança (SharePoint Server 2010) 125

126 Estabelecendo e orientando o serviço do SharePoint (SharePoint Server 2010) A implantação bem-sucedida do Microsoft SharePoint Server 2010 depende da capacidade da empresa de administrar o serviço e assegurar que ele atenda às necessidades de negócios dos clientes de forma segura, gerenciável, eficaz e econômica. Este artigo descreve os elementos básicos de um serviço de TI que hospeda o SharePoint Server 2010, sugere os principais fatores para o sucesso da administração de um serviço do SharePoint Server e apresenta um exemplo de serviço do SharePoint de três camadas. O que é um serviço do SharePoint? Elementos de um serviço de sucesso O que administrar em um serviço do SharePoint Criando vários serviços Contratos de nível de serviço O que é um serviço do SharePoint? Um serviço do SharePoint é um serviço de TI que oferece sites hospedados baseados nos Produtos do Microsoft SharePoint Veja a seguir alguns dos itens que um serviço oferece: Sites em um escopo, como conjunto de sites, aplicativo Web ou farm de servidores Backup e recuperação Armazenamento de conteúdo Suporte para personalizações Segurança Níveis de serviço baseados em velocidade e disponibilidade Elementos de um serviço de sucesso Ao planejar e implementar seu serviço do SharePoint Server, considere os seguintes elementos que podem contribuir para o sucesso do seu trabalho de administração: Formar e usar um grupo de administração Seu serviço de TI com suporte para o SharePoint Server deve ser administrado por um grupo que inclua participantes executivos, líderes de divisão de negócios, profissionais de informações influentes, gerentes de TI e especialistas técnicos de TI, entre outros. O objetivo do grupo de administração deve ser supervisionar o serviço. Nessa função, o grupo de administração define as ofertas iniciais do serviço, determina as políticas contínuas do serviço e se reúne regularmente para avaliar o sucesso. Comunicar sobre os serviços 126

127 As políticas de governança desenvolvidas devem ser divulgadas em sua empresa. Mantenha um site que descreva o conjunto de serviços. Estimular o uso do serviço Desestimule ou impeça que os usuários implantem seus próprios servidores. Ao contrário, estimule-os a usar o serviço. Servidores isolados podem não estar configurados de acordo com a política de segurança de TI e os requisitos de regulamentação da empresa. Além do mais, os usuários que implantam seus próprios servidores podem não conseguir fazer backup corretamente, nem mantê-los atualizados com os patches e as atualizações de software. Por fim, o conteúdo em servidores não administrados pelo serviço pode não ser rastreado pelo serviço de indexação da empresa, podendo criar partes isoladas de conteúdo. Criar vários serviços Você deve oferecer um conjunto de serviços com suporte ao SharePoint Server. Por exemplo, um serviço poderia oferecer milhares de sites para colaboração e outro poderia oferecer suporte para sites extensos indispensáveis aos negócios, como os sites de intranet empresariais. Um conjunto de serviços do SharePoint Server permite aplicar regras e políticas exclusivas de governança em vários níveis de serviço, para que seja possível variar o custo estimado para as organizações com base no nível de serviço. Por fim, um serviço em camadas permite o planejamento gerenciável de serviços em fases. O que administrar em um serviço do SharePoint Ao criar serviços de TI com suporte para o SharePoint Server, um grupo de administração deve determinar os limites e as políticas de controle dos serviços. Se você usar os recursos de multilocação no SharePoint Server para a hospedagem de serviços, poderá permitir que um grupo de TI delegue tarefas administrativas comuns em um conjunto de sites aos proprietários de unidades de negócios. Isso permite que o grupo de TI concentre sua atenção no serviço propriamente dito. Para obter mais informações sobre multilocação, consulte Hosted environments (SharePoint Server 2010). Determine limites e políticas para os seguintes elementos de serviços: Modelos de cota Um modelo de cota consiste em valores que especificam a quantidade de dados que pode ser armazenada em um conjunto de sites. O valor também indica o limite que dispara o alerta de ao administrador do conjunto de sites. Você pode associar cotas a sites oferecidos em vários níveis de serviço para administrar o crescimento do SharePoint Server na empresa. Observe que é possível definir cotas separadas para soluções em área restrita. Tamanho máximo de carregamento No nível do aplicativo Web, é possível definir limites quanto ao tamanho máximo de arquivos carregados. Todos os sites que fazem parte do aplicativo Web host usam o mesmo limite. Gerenciamento do ciclo de vida do site Você pode controlar como os sites são criados, seu tamanho e sua durabilidade usando o gerenciamento de site pessoal e a confirmação e exclusão de uso do site. 127

128 Também pode definir políticas de expiração e acesso para controlar o ciclo de vida do conteúdo dos sites. O provisionamento de sites pessoais permite aos usuários criar seus próprios sites de nível superior visitando uma página hospedada em TI e fornecendo dados sobre o uso pretendido do site. O site pode ser provisionado com base em um fluxo de trabalho personalizado. Para vários níveis de serviço, é possível controlar o tamanho desses sites e sua durabilidade. Política de personalização O principal benefício de usar sites baseados no SharePoint Server é a capacidade que os proprietários dos sites têm de personalizá-los. Por exemplo, os proprietários dos sites podem alterar a aparência de um site ou incluir uma nova funcionalidade, como uma Web Part ou um fluxo de trabalho personalizado. Analise atentamente o tipo e a quantidade de personalização permitidos e que têm suporte em cada nível de serviço, pois alguns tipos de personalizações são globais no farm de servidores. Considere o uso de soluções em área restrita para limitar o impacto das personalizações em um farm. Por exemplo, serviços que permitem a criação de sites pessoais podem incluir milhares de sites que compartilham um único aplicativo Web. Nesse caso, você pode limitar as personalizações somente aos sites com suporte na interface do usuário, como a adição de Web Parts a páginas. Se você usar soluções em área restrita, as personalizações serão aplicadas somente ao conjunto de sites em questão. Em um serviço que dispõe de isolamento virtual ou físico do farm de servidores, como no caso do site de intranet empresarial, convém permitir um intervalo grande de personalizações, como manipuladores de eventos e fluxos de trabalho personalizados. No nível do aplicativo Web, existe também a capacidade de controlar se o SharePoint Designer pode ser usado para modificar sites no aplicativo Web. Para obter mais informações, consulte Configure settings for a Web application (SharePoint Server 2010). Para obter a descrição completa do intervalo de personalizações com suporte no SharePoint Server 2010 e saber os riscos e os benefícios do suporte a cada tipo de personalização em diversos níveis de serviço, consulte o white paper sobre a política de personalização de Produtos e Tecnologias do SharePoint ( Embora o conteúdo tenha sido elaborado especificamente para o Microsoft Office SharePoint Server 2007, muitas das informações valem para o SharePoint Server Para obter mais informações sobre soluções em área restrita, consulte Planejar soluções de área restrita (SharePoint Server 2010). Classificação de ativos Você pode desenvolver e implementar um sistema de classificação para sites e conteúdo suportado por um serviço que identifique o impacto e o valor da informação para a organização. Por exemplo, os metadados podem classificar o conteúdo como de impacto ou valor alto, moderado ou baixo para a empresa. O impacto está relacionado à exposição e ao conteúdo: se o conteúdo for distribuído externamente, ele prejudicaria seus negócios? Seriam divulgadas informações de identificação de usuários ou clientes? Em caso afirmativo, esse conteúdo será de alto impacto para a empresa. 128

129 O valor está relacionado à disponibilidade: se o conteúdo estiver indisponível, ele afetaria o trabalho diário da empresa? Em caso afirmativo, esse conteúdo será de alto valor. Cada classificação causaria então outros comportamentos - por exemplo, você poderia exigir que um conteúdo de alto impacto comercial fosse transferido somente na forma criptografada, ou que o conteúdo de impacto médio passasse por um processo de aprovação antes de ser publicado em um site público. Talvez, o conteúdo de alto impacto comercial devesse ser hospedado em um serviço capaz de oferecer políticas mais restritivas e processos de recuperação de desastre mais agressivos. Gerenciamento do ciclo de vida Um serviço deve oferecer políticas ou ferramentas de ciclo de vida para sites ativos e não usados. Para serviços de nível inferior, você poderia, por exemplo, implementar um mecanismo que permitisse somente aos proprietários criar sites que permaneçam ativos por seis meses, exigindo que os usuários estendam a solicitação de acesso ao site após esse período. Você também pode implementar uma ferramenta que procure e exclua sites não usados por um determinado período de tempo. O gerenciamento do ciclo de vida também significa integrar o serviço às ferramentas e processos de gerenciamento de registros usados pela organização. Para obter mais informações, consulte Planejamento do gerenciamento de registros (SharePoint Server 2010). Identidade visual e navegação A identidade visual consistente com um guia de estilo corporativo torna a aparência dos sites mais coerente e facilita seu desenvolvimento. Páginas mestras e modelos ajudam a criar a marca visual de um site. Armazene as páginas mestras aprovadas em galerias de sites para que os designers de site as utilizem consistentemente. O design consistente ajuda os usuários a confirmarem que estão no local certo quando visualizarem o site. Defina as partes do modelo que podem, e as que não podem, ser alteradas pelos proprietários de sites. Deixe espaço para subidentidade visual de equipes individuais ou marcas de projeto. A navegação consistente é também essencial para assegurar que os usuários não fiquem perdidos ao navegarem pelos serviços em busca de conteúdo. Proteção de dados Backup e recuperação são alguns dos recursos que oferecem proteção de dados. É possível variar o nível da proteção de dados com base nos níveis de serviço que você oferece. Níveis mais altos podem incorrer em taxas para o proprietário do site. Para cada nível de serviço, planeje a frequência com que será feito o backup dos sites e o tempo de resposta garantido para a restauração dos sites. Para obter mais informações, consulte Plan for backup and recovery (SharePoint Server 2010) e a Central de Recursos de Gerenciamento da Continuidade dos Negócios ( Políticas de segurança, infraestrutura e aplicativo Web Mantenha a infraestrutura e monitore o acesso a ela e ao conteúdo para garantir um ambiente estável e seguro. Use políticas de aplicativos Web para autorizar ou negar acesso ao conteúdo de acordo com as regras de conformidade ou as necessidades de negócios. Atualize sempre a infraestrutura por meio de atualizações de software para ter os aperfeiçoamentos e as correções mais recentes. 129

130 Treinamento Uma comunidade de usuários bem treinados sempre traz benefícios ao setor de TI. Ela reduz a quantidade de chamadas para o atendimento técnico, incentiva a adoção da tecnologia, promove o uso adequado do SharePoint Server e ajuda os usuários a compreender suas responsabilidades quanto à utilização do serviço do SharePoint Server. Para cada nível de serviço, considere exigir o nível apropriado de treinamento. Ainda que o serviço seja básico, usuários com privilégios de administração do site terão acesso a muitos recursos que afetam sua funcionalidade. O treinamento online (por tutoriais, por exemplo) pode ajudar os usuários a aproveitar melhor as vantagens do seu site. O treinamento para uma comunidade de usuários está disponível em Recursos do SharePoint 2010 para usuários finais ( Criando vários serviços Os usuários do serviço do SharePoint Server da empresa exigem sites que atendem a vários objetivos, como: Espaços de trabalho temporários e de finalidade única para o planejamento de eventos e o gerenciamento de reuniões e projetos Sites de equipes para colaboração em geral Portais divisionais para o gerenciamento de processos corporativos de grandes grupos de trabalho Sites de intranet empresariais para a divulgação de informações e o fornecimento de serviços para toda a organização Pense em dividir o serviço do SharePoint Server em um conjunto de serviços que atenda às diferentes necessidades de uma empresa. Cada usuário de um serviço específico obteria o mesmo nível de suporte e arcaria com um custo semelhante. À medida que soluções mais complexas ou caras fossem necessárias, você poderia adicionar novos serviços de suporte. Um dos benefícios dessa abordagem é a possibilidade de introdução de um serviço por vez, o que alivia a carga de trabalho da equipe de TI. Trabalhe com os participantes executivos, líderes de divisões de negócios e gerentes de TI para identificar os requisitos de cada nível de serviço e a ordem na qual os serviços serão introduzidos. A tabela abaixo ilustra um exemplo de abordagem para a criação de um conjunto hierárquico de serviços. Nesse exemplo, três níveis de serviço são oferecidos. Observe que os valores fornecidos não são recomendações, e sim meros exemplos: Exemplo de abordagem de um conjunto de serviços Serviço básico Serviço avançado Serviço Premium Descrição Um farm de servidores usado para hospedar dezenas de milhares de conjuntos de sites de clientes. Um farm de servidores desenvolvido para hospedar um pequeno Um farm de servidores dedicado à hospedagem de sites 130

131 Exemplo Serviço básico Destinado ao suporte de sites temporários e sites de equipes pequenas. Site de colaboração para planejar um evento 131 Serviço avançado número de sites de portais. É aplicável a clientes com alguns requisitos para personalizações de servidor que não interferirão com outros sites hospedados nos mesmos servidores. Portal de divisão incluindo integração com dados de linha de negócios e fluxos de trabalho personalizados Serviço Premium grandes, altamente personalizados ou altamente críticos. A topologia é dimensionável dependendo dos requisitos de hospedagem acordados entre o cliente e a equipe de hospedagem. Site de intranet empresarial que inclui integração em grande escala com vários sistemas backend Escopo Conjunto de sites Aplicativo Web Farm de servidores com vários aplicativos Web Personalizações Somente há suporte para personalizações disponíveis na interface de usuário. Há suporte para São permitidas algumas personalizações personalizações extensivas. de servidor, Todas as como modelos personalizações de site são testadas e personalizados. revisadas antes Todas as de serem personalizações são testadas e revisadas antes de serem aceitas para implantação. Como alternativa, personalizações aceitas para implantação. Como alternativa, personalizações são permitidas somente como soluções em

132 Serviço básico Serviço avançado são permitidas somente como soluções em área restrita. Serviço Premium área restrita. Custo para o usuário Nenhum ou mínimo Moderado Alto Provisionamento pessoal? Limites de armazenamento de conteúdo Sim Não Não 500 MB 2 GB Ilimitado Frequência de backup Duas vezes por semana Diariamente Diariamente Backups mantidos por 14 dias 30 dias 60 dias Contratos de nível de serviço Estabeleça contratos de nível de serviço para cada nível de serviço. Esse contrato deve, no mínimo, incluir os seguintes itens: A duração e as aprovações necessárias para criar um site. Qual é o processo de criação de um site? Quem são os envolvidos? Informações sobre custos de serviço aos usuários ou departamentos. Quem é cobrado pelo quê? Contratos de nível operacional que especificam as equipes que executam as operações e a frequência. Qual equipe aplica as atualizações? Qual equipe realiza os backups? Com que frequência? Políticas sobre resolução de problemas por meio da Assistência Técnica. Quando o usuário enfrenta um problema, a quem ele deve recorrer? Qual é o caminho de escalação? Destinos de desempenho negociados para a primeira carga de um site, as cargas subsequentes e o desempenho em locais remotos. Estratégias de recuperação, balanceamento de carga e failover. Políticas de personalização para o serviço. Limites de armazenamento para conteúdo e sites. Suporte multilíngue. Quais idiomas serão instalados e terão suporte? 132

133 Consulte também Outros recursos Track or block SharePoint Server 2010 installations Governança no SharePoint Server 2010 ( SharePoint - Exemplo de contrato de nível de serviço (SLA) - blog "From the Field" ( Modelo de exemplo: Plano de governança dos Produtos e Tecnologias do SharePoint ( 133

134 Implementando e orientando a arquitetura de informações (SharePoint Server 2010) Ao planejar e administrar a arquitetura de informações de uma empresa, você ajuda a assegurar que as soluções baseadas no Microsoft SharePoint Server 2010 atendam às necessidades da organização. Uma arquitetura de informações eficaz facilita aos usuários de soluções encontrar e armazenar informações, além de melhorar a qualidade e a facilidade de acesso a essas informações. Este artigo inclui as seguintes diretrizes: Introdução ao conceito de arquitetura de informações Recomendações sobre como administrar a arquitetura de informações do SharePoint Server Indicação dos recursos disponíveis que vão ajudar os arquitetos de informações da organização a planejar e implementar uma arquitetura de informações no SharePoint Server 2010 Apresentação de um estudo de caso que ilustra os benefícios da arquitetura de informações eficaz na promoção da colaboração em toda a empresa Neste artigo: O que é arquitetura de informações? Administrando a arquitetura de informações Recursos para o planejamento da arquitetura de informações Estudo de caso: administrando a arquitetura de informações para eliminar caos de conteúdo O que é arquitetura de informações? A arquitetura de informações do SharePoint Server é a organização de informações de uma empresa (seus documentos, listas, sites e páginas da Web) para maximizar a capacidade de uso e gerenciamento das informações. Os fatores que contribuem para a implementação bem-sucedida da arquitetura de informações incluem: Com que facilidade é possível encontrar informações Como as informações são armazenadas e recuperadas Como os usuários navegam até as informações Quais são os níveis de redundância ou sobreposição das informações Que metadados estão disponíveis para cada tipo de informação Que modelos são usados para criar informações Qual é a qualidade da administração da arquitetura de informações Como ajustar os sites de Meu Site à arquitetura de informações 134

135 Os objetivos e a implementação da arquitetura de informações variam dependendo do tipo de solução que você está criando. Por exemplo: Se estiver criando a arquitetura de informações de um site de portal da intranet da empresa, você poderá enfatizar as seguintes considerações: Como os metadados serão usados para caracterizar o conteúdo do site A organização do conteúdo nos sites e em bibliotecas de documentos A disponibilidade desse conteúdo em sites de portal Nos modelos a serem usados para criar conteúdo Observe que a pesquisa é um recurso fundamental para os usuários de sites de intranet. Ao criar a arquitetura da informação de um site com presença na Internet, você poderá enfatizar na seguintes considerações: Como o site é organizado em uma hierarquia de subsites e páginas da Web Como essa hierarquia é exposta nos recursos de navegação do site Na facilidade da pesquisa de conteúdo no site As decisões sobre arquitetura de informações também podem afetar o fluxo de informações. Por exemplo, em um site de portal da intranet, as informações podem ser definidas inicialmente em sites indisponíveis para a maioria dos membros da organização. Para tornar essas informações úteis, acionáveis e fáceis de serem descobertas para toda a organização, o projeto de arquitetura de informações pode incluir métodos e diretrizes para expor as informações em locais disponíveis a todos os usuários. Dependendo do tamanho da organização, você deve levar em conta a inclusão de um arquiteto de informações na sua equipe, que será responsável por criar e implementar soluções com base no SharePoint Server. Arquitetos de informações têm experiência na estruturação de informações em grandes ambientes da Web, como sites de portais de intranet. Administrando a arquitetura de informações A arquitetura de informações de uma empresa deve ser administrada para garantir as seguintes condições: Que as informações em uma organização sejam administráveis pela equipe de TI da organização, especificando como essa arquitetura será implementada e mantida. Que a arquitetura de informações atenda aos requisitos de regulamentação, às necessidades de privacidade e às metas de segurança da empresa. Que a arquitetura de informações atenda às metas de negócios da empresa. Lembre-se de que uma arquitetura de informações mal projetada e administrada pode reduzir a eficácia da empresa, ao passo que uma arquitetura bem planejada e administrada pode multiplicar essa eficácia. Administrando conteúdo Ao criar um plano de administração de conteúdo em um ambiente, considere as práticas recomendadas a seguir: 135

136 Use fluxos de trabalho e aprovação para centrais de documentos e páginas de sites, seja qual for o local de armazenamento da documentação oficial. Use histórico de versões e controle de versões para manter um histórico e documento mestre. Use tipos de conteúdo com auditoria e vencimento em bibliotecas de documentos para gerenciar o ciclo de vida do documento. Use a confirmação e exclusão de uso do site para gerenciar ciclos de vida do conjunto de sites. Identifique ativos e sites corporativos importantes que incluam informações de identificação do usuário (verifique se essas informações estão adequadamente protegidas e auditadas). Faça a integração da arquitetura de informações à estratégia de pesquisa do ambiente. Aproveite os recursos de pesquisa corporativos, como: Melhores Opções Pesquisa de pessoas Fontes de conteúdo Conectores para conteúdo externo Páginas autoritativas Palavras-chave Escopos Dicionários de sinônimos Taxonomia e classificações Importante: A governança não funciona sem a adoção e conformidade dos usuários. A chave para a adoção dos usuários finais é o treinamento e a orientação, além de níveis satisfatórios de conteúdo e pesquisa. Ao criar um plano de governança, determine as regras ou políticas necessárias para adotar os seguintes tipos de itens: Páginas Listas Documentos Registros Mídia avançada Wikis Blogs Comentários anônimos Acesso anônimo Termos e conjuntos de termos 136

137 Dados externos Ao pensar em conteúdo, leve em consideração o equilíbrio entre os seguintes fatores e determine quais deles têm maior prioridade em relação a cada tipo de conteúdo: Disponibilidade O conteúdo deve estar disponível quando os usuários precisarem, e os usuários precisam saber onde e como eles podem acessá-lo. Redundância A exposição de uma única cópia do conteúdo em vários locais, em vez de duplicá-lo, diminui a redundância e apresenta uma versão real. Acesso Pense em quem tem acesso ao conteúdo. Ele está seguro como deveria? Mapeie o ciclo de vida do conteúdo preferencial. Quais etapas devem ser realizadas quando um item de lista, um documento ou uma página é criado, atualizado ou excluído? Para obter melhores resultados, comece com o que gostaria de usar a longo prazo, em vez de uma solução temporária. Como parte do plano de governança, determine as funções de cada um. Por exemplo, quem cria sites, quem controla palavras-chave na Pesquisa ou quem gerencia os metadados e verifica se eles foram aplicados corretamente? Grande parte dessas informações deveria ser explicada através de planos de gerenciamento de registros e documentos, mas considere também os custos de armazenamento do conteúdo. Conheça os limites de planejamento de capacidade de documentos e itens e não se esqueça de considerar o desempenho e a escala. Importante: A equipe de administração deve identificar um processo de análise periódica do site para garantir sua conformidade com o plano de governança. Administrando o acesso às informações Outro aspecto do gerenciamento de informações é quem tem acesso ao conteúdo: como você disponibiliza o conteúdo interna e externamente e para quem? Considere o acesso ao conteúdo na hora de projetar soluções e sites, já que ele se sobrepõe à Governança de TI quando todo o ambiente é levado em consideração. Faça as seguintes perguntas: Permissões e audiências Acesso Como estruturar permissões em um site? Como direcionar conteúdo a audiências específicas? Como tornar esse conteúdo acessível aos usuários internos? Como tornar esse conteúdo acessível aos usuários externos? A equipe de administração A administração da arquitetura de informações requer a participação de todos os grupos que fazem parte de seu sucesso. Uma equipe de administração deve incluir os seguintes membros principais: Arquitetos de informações e taxonomistas Se possível, inclua um arquiteto de informações profissional na equipe de planejamento que participe da equipe de administração. 137

138 Responsáveis pela conformidade Você deve incluir também responsáveis pela conformidade ou outras pessoas que tenham a responsabilidade de garantir o cumprimento dos requisitos legais ou normativos. Profissionais de informações influentes Inclua profissionais de informações influentes para assegurar que os processos e a estrutura desenvolvidos pela equipe sejam úteis. Gerentes e especialistas técnicos de TI Inclua representantes da organização de TI. Líderes de divisões de negócios Como a finalidade básica da arquitetura de informações é atender às necessidades da empresa, é fundamental que os representantes das unidades de negócios da empresa tenham um papel importante nessa equipe de administração. Participantes executivos O participante executivo é essencial na equipe de administração. Embora essa pessoa possa não participar de todas as sessões da equipe de administração, a inclusão dessa função é fundamental para que a equipe de administração se mantenha responsável nessa missão. Além disso, o patrocinador executivo ajuda a assegurar o uso de benchmarks que ajudam a marcar o progresso do esforço contínuo da administração da arquitetura de informações. Juntamente com esses participantes importantes, dependendo do tipo da empresa, você pode incluir outros participantes, como: Líderes de desenvolvimento Treinadores Gerentes de TI Participantes financeiros A melhor forma de gerenciar uma equipe de administração da arquitetura de informações é com base na cultura e nas metodologias da sua empresa. No entanto, veja abaixo algumas diretrizes gerais: Faça reuniões regularmente e forneça tempo, principalmente nas primeiras sessões, para que todos os assuntos sejam analisados. Dê exemplos de boas práticas de arquitetura de informações em deliberações, como o uso de um site de colaboração bem planejado para registrar deliberações e manter artefatos. Comunique-se com a organização inteira (e reúna requisitos de toda a organização) usando site e pesquisas online. Mantenha um conjunto de eventos importantes e um calendário compartilhado. Considere executar um piloto de práticas de arquitetura de informações em algumas divisões da organização e usar essa experiência para melhorar gradativamente as práticas de arquitetura de informações na empresa. 138

139 Recursos para o planejamento da arquitetura de informações A tabela abaixo apresenta os recursos disponíveis para ajudar arquitetos de informações a planejar a arquitetura de informações da sua solução do SharePoint Server: Recursos de arquitetura de informações Para planejar Consulte A estrutura de sites e subsites Planejar sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010) Bibliotecas de documentos Identificar usuários e analisar o uso de documentos Planejamento da biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010) Planejamento do armazenamento de conteúdo corporativo (SharePoint Server 2010) Navegação Planejar a navegação no site (SharePoint Server 2010) Metadados Plan managed metadata (SharePoint Server 2010) Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010) Validade do conteúdo Planejamento de políticas de gerenciamento de informações (SharePoint Server 2010) Gerenciamento de registros Planejamento do gerenciamento de registros (SharePoint Server 2010) Movimentação de conteúdo Plan content deployment (SharePoint Server 2010) Plan workflows (SharePoint Server 2010) Modelos Trabalhando com modelos e definições de site ( 416) Aprovação de conteúdo Planejamento de controle de versão, aprovação de conteúdo e check-out (SharePoint Server 2010) 139

140 Para planejar Consulte Plan content approval and scheduling Políticas de gerenciamento de informações Planejamento de políticas de gerenciamento de informações (SharePoint Server 2010) Computação social Planejar a colaboração e a computação social (SharePoint Server 2010) Implicações de privacidade e segurança da marcação social (SharePoint Server 2010) Estudo de caso: administrando a arquitetura de informações para eliminar caos de conteúdo A Fabrikam, Inc. é uma fabricante e exportadora mundial de peças automotivas, incluindo bombas de combustível e água, amortecedores, pastilhas de freio e várias peças de motor. A empresa tem funcionários no mundo inteiro e mais de cinquenta fábricas em diferentes divisões geográficas. A organização de TI da Fabrikam administra a implantação, as operações e o suporte de tecnologias de informações como , gerenciamento de arquivos e tecnologia da Internet, bem como o desenvolvimento de soluções de tecnologia de informações, como o site corporativo. O conteúdo da Fabrikam sempre ficou armazenado em diretórios de arquivos compartilhados que eram distribuídos entre servidores de arquivos locais nas várias localidades da empresa. Isso contribuía para uma situação de conteúdo caótica. A duplicação maciça de conteúdos importantes dificultava a identificação da versão "oficial" de um arquivo. A taxonomia de metadados de conteúdo era muito limitada, baseada no que o sistema de arquivos poderia comportar. Como as divisões da corporação criavam modelos exclusivos e personalizados para documentos comuns, como ordens de serviço, propostas de vendas ou documentos de recursos humanos, era difícil comparar documentos entre divisões. Com as inadequações da arquitetura de informações baseada em compartilhamentos de arquivos ficando cada vez mais evidentes, os gerentes da Fabrikam exigiram a adoção de novas tecnologias baseadas em portal. Essa decisão foi tomada para atingir vários objetivos: Modernizar a arquitetura de informações atual Mover conteúdo de compartilhamentos de arquivos para bibliotecas em sites de portal Oferecer acesso central a conteúdo e aplicativos, como envios de relatórios de despesas Oferecer uma home page para comunicações centrais com funcionários da Fabrikam 140

141 A próxima etapa da evolução na arquitetura de informações da Fabrikam já começou. O diagrama abaixo ilustra a arquitetura inicial do portal da Fabrikam. Um portal corporativo no topo da arquitetura fornecia um local central do qual eram transmitidas informações corporativas gerais. No nível seguinte, alguns sites forneciam recursos compartilhados para a organização, como recursos humanos, serviços jurídicos e serviços financeiros. Abaixo do nível de recursos compartilhados da arquitetura da Fabrikam, ficavam os portais divisionais para as várias filiais regionais da empresa. Inicialmente, América do Norte, Europa e Ásia Oriental participaram do piloto. Gradualmente, outros portais divisionais foram adicionados: Austrália, África e América do Sul. Cada portal divisional continha repositórios para suas diretivas, projetos de produtos, pesquisa e desenvolvimento e dados de clientes. 141

142 O resultado da alteração de uma colaboração baseada em compartilhamentos de arquivos para uma colaboração baseada em portais não agradou aos patrocinadores da realização do portal nem à força de trabalho da Fabrikam. O "conteúdo caótico" não foi 142

143 solucionado. Ele apenas foi movido de compartilhamentos de arquivos para sites de portais. Como as principais funções da Fabrikam, como a compra de materiais, as relações com clientes, o projeto e a especificação de peças e até mesmo alguns processos de recursos humanos, ocorriam no nível divisional, cada divisão desenvolveu seu conteúdo local para dar suporte a essas funções. As declarações de políticas, desenhos de peças e especificações, documentos pessoais, documentos referentes a relações com clientes e conteúdos similares eram criados e gerenciados localmente. Os modelos e metadados desses documentos divergiam entre os portais divisionais. À medida que os metadados ficavam mais específicos para cada divisão, ficava mais difícil pesquisar conteúdo de uma divisão para outra. Quando um documento era encontrado em alguma divisão, frequentemente era copiado para o portal de outra divisão para ficar mais acessível. Esse processo dificultava ainda mais a localização da versão "oficial" de um documento, já que as cópias proliferavam. Além disso, alguns documentos de portais divisionais eram protegidos de tal forma que os funcionários de outras divisões não conseguiam exibi-los. Embora isso fosse apropriado durante a criação do documento, não havia instruções sobre quando e como um documento poderia ser disponibilizado para a empresa inteira. Para solucionar o descontentamento crescente com o portal, foi formada uma equipe estratégica, composta por gerentes de várias divisões da Fabrikam, membros importantes da equipe de TI e arquitetos de portal. A equipe tinha as seguintes tarefas: Avaliar o estado atual da implantação do portal do SharePoint Server. Recomendar alterações necessárias para o portal. Determinar como avaliar as melhorias ao longo do tempo. A equipe que desenvolveu a estratégia do portal concluiu que a organização "divisional" da taxonomia do portal atual era a raiz do problema. Cada divisão estava duplicando processos e armazenando conteúdo sem aproveitar a experiência e as melhores práticas de outras divisões. Isso gerava colaboração fraca, desperdício de recursos e caos nos conteúdos. A solução foi adotar uma postura de organização mais "operacional" para o portal da empresa. Os recursos compartilhados, como tecnologia de informações e finanças, foram expostos na taxonomia de portal acima de todas as divisões (e ficaram visíveis para todas). A equipe que desenvolveu a estratégia do portal concluiu que outras disciplinas operacionais, como relações com clientes, relações com fornecedores, configuração da fábrica e pesquisa e projeto, deveriam ser movidas de silos divisionais para o mesmo nível dos recursos compartilhados na hierarquia do site. Metadados, em vez da localização do conteúdo, associariam as informações às diversas divisões. A ilustração abaixo mostra a arquitetura reformulada do portal da Fabrikam: 143

144 A reorganização do portal da Fabrikam produziu o benefício adicional de forçar a colaboração entre partes da empresa que tinham responsabilidades semelhantes, mas não estavam acostumadas a trabalhar juntas em padrões e processos. Por exemplo: o 144

145 armazenamento de arquivos de projeto em um repositório central forçou as várias divisões a padronizar uma ferramenta de desenho de peças automotivas. Essa mudança permitiu uma economia de custos e reduziu o tempo de treinamento. Além disso, práticas recomendadas de design foram disponibilizadas para engenheiros da empresa inteira, que passaram a usá-las como base para novos projetos de design. Veja um resumo dos benefícios da reforma da arquitetura do portal: Oferece acesso central às informações. Reduz a duplicação de conteúdo. Torna evidente a versão oficial de cada item de conteúdo. Padroniza metadados. Padroniza modelos. Incentiva a colaboração e o compartilhamento de práticas recomendadas. A reforma e reimplementação do portal foi apenas o início. A equipe que desenvolveu a estratégia do portal recebeu patrocínio executivo para transformar-se em uma equipe de administração de portal. Como resultado, o grupo passou a representar as necessidades dos usuários do portal com o desenvolvimento de políticas e padrões. Isso ajudou a garantir a responsabilidade de toda a organização e permitiu a criação de um fórum para a avaliação e a evolução do portal, tanto para melhorar seus recursos como para ajudar a maximizar o retorno do investimento da empresa na tecnologia do SharePoint Server. O grupo de administração supervisiona os seguintes elementos: Padrões de metadados Padrões de modelos Diretrizes para disponibilização de informações para a empresa inteira Conformidade com normas corporativas e governamentais Padrões de treinamento Padrões de identidade visual para conteúdo A Fabrikam passou a perceber um ótimo retorno do investimento no portal. Um ano depois do projeto, a equipe de estratégia fez um inventário do conteúdo e descobriu que, entre documentos, apenas 230 eram cópias. Eles identificaram uma economia de milhões de dólares devido à centralização de esforços. E uma pesquisa com os funcionários mostrou um grande aumento na satisfação com o portal. A colaboração foi saudável para a Fabrikam. Consulte também Conceitos Gestão de sites e soluções (SharePoint Server 2010) Visão geral sobre governança (SharePoint Server 2010) Outros recursos Central de Recursos de Governança ( Plan information architecture for Web content management 145

146 Planejar soluções de área restrita (SharePoint Server 2010) Soluções de área restrita restringem o acesso a recursos locais e de rede para fornecer mais segurança e estabilidade. Você pode usá-las para soluções de balanceamento de carga, soluções que não foram totalmente testadas e para implantar soluções de usuário em um ambiente hospedado. Soluções de área restrita são executadas em um thread de trabalho separado, para que não possam acessar recursos que pertencem a outras soluções, e têm acesso limitado a recursos locais e de rede. Nesta seção Visão geral de soluções de área restrita (SharePoint Server 2010) Planejar soluções em área restrita (SharePoint Server 2010) 146

147 Visão geral de soluções de área restrita (SharePoint Server 2010) Você pode implantar uma solução do Microsoft SharePoint Server 2010 diretamente no seu farm do SharePoint Server ou pode implantá-la em uma nova área restrita. Uma área restrita é um ambiente de execução restrito que permite aos programas acessar somente determinados recursos e impede que os problemas que ocorrem nessa área afetem o restante do ambiente de servidor. As soluções implantadas em uma área restrita, conhecidas como soluções de área restrita, não podem usar certos recursos de computador e de rede e não podem acessar conteúdo fora do conjunto de sites no qual estão implantadas. Para obter mais informações sobre as restrições de área restrita, consulte O que uma solução de área restrita não pode conter. Como soluções de área restrita não podem afetar o farm de servidores inteiro, elas não precisam ser implantadas por um administrador do farm. Essas soluções podem ser implantadas por um administrador do conjunto de sites ou, em certas situações, por um usuário que possui controle total na raiz do conjunto de sites. Apenas um administrador do farm pode promover uma solução de área restrita para execução diretamente no farm, fora de sua área restrita. O uso de soluções de área restrita é especialmente indicado em dois cenários: Quando uma organização deseja executar um código para funcionários em um site de produção do SharePoint Server, e esse código não foi rigorosamente analisado e testado. Quando um hoster deseja permitir que os proprietários de sites hospedados do SharePoint Server carreguem e executem um código personalizado. Este artigo apresenta os conceitos relacionados a soluções de área restrita, explica as diferenças entre essas soluções e aquelas implantadas no farm e resume como as soluções de área restrita são implantadas e executadas. Este artigo não contém procedimentos detalhados para a configuração da área restrita ou para a implantação de soluções de área restrita. Neste artigo: Implantando e executando uma solução de área restrita Isolando soluções de área restrita O que uma solução de área restrita não pode conter Comparação entre soluções de área restrita e soluções de farm Benefícios do uso de soluções de área restrita 147

148 Implantando e executando uma solução de área restrita Qualquer página de um aplicativo do SharePoint Server pode conter componentes que são executados em uma área restrita, além de outros componentes que são executados diretamente no farm. Os componentes implantados no farm são executados no processo de trabalho do IIS (Serviços de Informações da Internet). Os componentes implantados na área restrita são executados em um processo de área restrita. A lista a seguir identifica vários dos componentes que você pode implantar em uma área restrita: Web Parts Receptores de eventos Receptores de recursos Atividades de fluxo de trabalho personalizadas do Microsoft SharePoint Designer Lógica de negócios do Microsoft InfoPath As etapas a seguir descrevem como implantar uma solução de área restrita: 1. Um administrador do farm realiza as tarefas a seguir, que só precisam ser executadas uma vez. Um administrador do farm habilita a estrutura de área restrita e inicia o serviço correspondente em cada servidor que executará soluções de área restrita. Um administrador do farm determina o esquema de balanceamento de carga a ser usado. Esse esquema se aplica a todas as soluções de área restrita de todos os conjuntos de sites do farm. Um administrador do farm define cotas de recursos que a combinação de todas as soluções de área restrita em um conjunto de sites não pode exceder. 2. Um administrador do conjunto de sites ou um usuário com controle total na raiz do conjunto de sites carrega uma solução na galeria de soluções desse conjunto. 3. Um administrador do conjunto de sites ativa a solução. Se ela não contiver um assembly, um usuário com controle total na raiz do conjunto de sites também poderá ativá-la. Ferramentas de validação são executadas na solução. Se esta última não passar na validação, ela não será ativada. Quando uma solicitação para executar uma solução de área restrita é processada, ocorrem as seguintes atividades: 1. Com base no esquema de balanceamento de carga, o SharePoint Server determina em qual servidor a solução deve ser executada. Se o balanceamento de carga for local, a solução será executada no mesmo servidor que está atendendo à solução. Se o balanceamento de carga for remoto, o servidor no qual a solução é executada será selecionado com base na afinidade de soluções. Em ambos os casos, o servidor deve estar executando o serviço de área restrita. 2. O SharePoint Server seleciona um processo de trabalho de área restrita no qual executar a solução, carrega uma biblioteca de vínculos dinâmicos (dll) de correção nesse processo e então carrega o assembly da solução no processo. 3. Conforme a solução é executada, seu código passa pela correção antes de ser executado pelo SharePoint Server. Se o código da solução tentar usar APIs restritas 148

149 para uso por parte de soluções de área restrita, a correção sinalizará uma exceção em vez de deixá-lo passar e ser executado. 4. O SharePoint Server monitora os recursos usados por soluções de área restrita. Se uma solução de área restrita exceder um limite invariável (por exemplo, se usar um tempo de CPU superior ao valor predefinido), o SharePoint Server finalizará o processo de trabalho de área restrita. Se a combinação de todas as soluções de área restrita do conjunto de sites exceder a cota de recursos desse conjunto, o SharePoint Server desativará todas elas pelo resto do dia. 5. Um administrador do conjunto de sites pode monitorar os recursos usados por soluções de área restrita e pode desativar soluções no conjunto de sites. Se necessário, um administrador do farm pode impedir que uma solução seja executada no farm. Como opção, ele também pode remover a exigência de que uma solução seja executada em uma área restrita. Se essa exigência for removida, quando a solução for executada em qualquer conjunto de sites do farm, isso não mais acontecerá em uma área restrita. Isolando soluções de área restrita Há vários níveis de isolamento de soluções de área restrita. Cada nível adicional de isolamento aumenta sua capacidade de proteger a parte principal do seu site do SharePoint Server contra códigos que possam consumir muitos recursos. No primeiro nível, o código de área restrita é executado em um processo isolado restrito por direitos. A CAS (Segurança de Acesso do Código) limita as operações que o código pode realizar. Você pode aumentar o isolamento usando o balanceamento de carga e executando o serviço de área restrita apenas em servidores específicos. Em um ambiente de produção, convém usar o balanceamento de carga remoto e dedicar um servidor à parte para a execução de soluções de área restrita. O que uma solução de área restrita não pode conter Uma solução do SharePoint Server deve conter o arquivo de configuração denominado manifest.xml e também pode conter assemblies e arquivos de configuração adicionais. Se a solução for executada em uma área restrita, o assembly e os arquivos de configuração apresentarão limitações quanto ao conteúdo permitido. A lista a seguir identifica as ações mais comuns que não podem ser executadas por um assembly executado em uma área restrita. Conectar-se a recursos que não estão localizados no servidor local. Acessar um banco de dados. Alterar o modelo de threading. Chamar um código não gerenciado. Gravar em disco. Acessar recursos em um conjunto de sites diferente. O arquivo manifest.xml faz referência a arquivos de recursos. Esses fazem referência a arquivos de elementos, que, por sua vez, contêm elementos de feature. Os únicos elementos de feature permitidos em uma solução de área restrita são: 149

150 ContentType Field CustomAction Module ListInstance ListTemplate Receivers WebTemplate WorkflowAssociation PropertyBag WorkflowActions Comparação entre soluções de área restrita e soluções de farm A tabela a seguir compara aspectos de soluções executadas em um farm com soluções executadas em uma área restrita. Aspecto Farm Área restrita Processo de implantação Quem pode implantar Acesso a dados Adicionar a Carregar a solução em um conjunto de sites e depois ativála nesse conjunto. solução e depois implantá-la no farm. Administrador do farm. Se a solução contiver um assembly, apenas um administrador do conjunto de sites poderá implantá-la. Se ela não contiver um assembly, um usuário com controle total na raiz do conjunto de sites poderá implantá-la. Sem restrição. A solução somente pode acessar conteúdo do conjunto de sites no qual ela foi implantada. Processo no qual a solução é executada Processo de Processo de trabalho separado que possui direitos trabalho sem restritos. restrição do IIS ou qualquer processo no qual a solução esteja implantada. Segurança de acesso do O Restrita. Para obter mais informações, consulte desenvolvedo Implantando uma solução de área restrita r da solução ( 150

151 Aspecto Farm Área restrita código pode definir a diretiva de segurança de acesso do código ao preparar a solução. 6). Monitoramento Não monitorado. Monitorado e limitado por cotas definidas pelo administrador do farm. Balanceament o de carga Varia de Configurável separadamente de soluções fora da área acordo com o restrita. tipo de solução. Funcionalidad e da solução Sem restrição. Restrita, conforme descrito em O que uma solução de área restrita não pode conter. Benefícios do uso de soluções de área restrita Os principais benefícios do uso de soluções de área restrita são os seguintes: Soluções podem ser adicionadas a um ambiente de produção do SharePoint Server sem o risco de afetarem processos fora da área restrita. Os administradores de conjunto de sites podem implantar soluções de área restrita, dispensando os administradores de farm dessa tarefa. A escalabilidade e a flexibilidade aumentam, já que as áreas de segurança são executadas em processos separados que podem ser restringidos por cotas, e seu efeito no farm pode ser monitorado. Uma solução não precisará ser modificada ou recompilada se for movida de uma área restrita de modo a ser executada diretamente no farm. Consulte também Conceitos Planejar soluções de área restrita (SharePoint Server 2010) Outros recursos Configure a farm for sandboxed solutions (SharePoint Server 2010) Arquitetura de soluções de área restrita ( Implantando uma solução de área restrita ( 151

152 Planejar soluções em área restrita (SharePoint Server 2010) Soluções de área restrita restringem o acesso a recursos locais e de rede para fornecer mais segurança e estabilidade. Você pode usá-las para soluções de balanceamento de carga, soluções que não foram totalmente testadas e para implantar soluções de usuário em um ambiente hospedado. Soluções de área restrita são executadas em um thread de trabalho separado, para que não possam acessar recursos que pertencem a outras soluções, e têm acesso limitado a recursos locais e de rede. Ao planejar soluções de área restrita, decida primeiro se você precisa mesmo utilizá-las. Determine se a sua consideração principal é o desempenho ou a segurança. Um farm que utiliza soluções de área restrita gera mais processos de proxy e de trabalho em comparação a um farm que não as utiliza. O uso de soluções de área restrita fornece maior isolamento de processos, o que reforça a segurança do seu farm. Para obter mais informações sobre soluções de área restrita, consulte Visão geral de soluções de área restrita (SharePoint Server 2010). Neste artigo: Determinar quando usar soluções de área restrita Planejar o balanceamento de carga do código de soluções de área restrita Determinar onde implantar soluções de área restrita Determinar quem pode implantar soluções de área restrita Determinar quais conjuntos de sites executarão soluções de área restrita usando cotas Planejar cotas de uso de recursos para soluções de área restrita Planejar o controle de soluções de área restrita Determinar quando usar soluções de área restrita O uso de soluções de área restrita é apropriado em cenários nos quais você deseja balancear a carga de soluções entre vários servidores ou nos quais deseja possibilitar a execução de um código que não foi completamente testado ou para o qual a sua organização não oferece suporte. Soluções de área restrita podem ser uma parte importante de um roteiro de implantação em escalas para os desenvolvedores na sua organização, começando no ambiente de teste e terminando em uma solução de área restrita no ambiente de produção. Essas soluções podem ser posteriormente modificadas por um administrador de farm para um status de confiança total quando provam ser seguras para uma implantação integral. É especialmente apropriado usar soluções de área restrita nos seguintes cenários: Quando você deseja balancear a carga de soluções entre vários servidores do SharePoint Server. 152

153 Quando uma organização deseja executar um código para os funcionários em um site de produção do SharePoint Server, e esse código não foi rigorosamente analisado e testado. Quando um provedor de hospedagem na Internet deseja permitir que os proprietários de sites hospedados do SharePoint Server carreguem e executem um código personalizado. Ao usar soluções de área restrita, você precisa ativar o serviço Host de Código de Usuário do SharePoint 2010 em cada servidor no qual deseja executar essas soluções. Planejar o balanceamento de carga do código de soluções de área restrita Você pode selecionar um dos dois esquemas de balanceamento de carga disponíveis para soluções de área restrita. Com base no esquema de balanceamento de carga, o Microsoft SharePoint Server 2010 determina em qual servidor a solução deve ser executada. No balanceamento de carga local, a solução é executada no mesmo servidor que recebeu a solicitação. Se você escolher o balanceamento de carga remoto, o servidor no qual a solução de área restrita é executada será selecionado com base na afinidade dessa solução. Além disso, ela será executada em um servidor no qual já tenha sido carregada e executada. Isso poupa o tempo que é necessário para atender à solicitação da solução. Em ambos os casos, o servidor deve executar o Serviço de Código de Área Restrita do SharePoint Foundation. Sua escolha de balanceamento de carga determina o modelo que é usado por todo o farm do SharePoint Server. Não é possível usar uma combinação de balanceamento de carga local e remoto, e você precisa escolher um desses modelos para implementar. Na hora de decidir isso, considere o seguinte: O modo local requer menos administração, mas sua escalabilidade é limitada pelos recursos do servidor local. O modo remoto é mais escalonável do que o modo local, mas requer a execução de tarefas administrativas em mais servidores. Para obter melhor desempenho, use o modelo de balanceamento de carga remoto em um farm do SharePoint Server, onde há vários servidores nos quais executar soluções de área restrita. Se você estiver usando essas soluções como parte de um processo de desenvolvimento e quiser mantê-las restritas ao servidor do qual são chamadas, use o balanceamento de carga de modo local. Para obter mais informações, consulte Visão geral de soluções de área restrita (SharePoint Server 2010). Determinar onde implantar soluções de área restrita As soluções de área restrita são implantadas na raiz de um conjunto de sites. Qualquer pessoa que for um administrador do conjunto de sites poderá implantar uma solução desse tipo. Quando implantada em um conjunto de sites, a solução de área restrita pode ser usada em qualquer lugar dentro desse conjunto. 153

154 Você pode optar por executar soluções de área restrita somente em certos servidores do farm do SharePoint Server ou em todos os servidores. Para habilitar essas soluções em um servidor, habilite o Serviço de Código de Área Restrita do SharePoint Foundation. Esse serviço deve ser habilitado em todos os servidores nos quais você deseja executar soluções de área restrita. Determinar quem pode implantar soluções de área restrita Ao planejar as funções de usuário envolvidas na implantação de soluções de área restrita, você deve determinar quem terá autorização para implantar as soluções e para administrar as soluções. Os membros do grupo de administradores do conjunto de sites podem implantar soluções de área restrita. Você deve ser membro do grupo de administradores de farm para executar tarefas administrativas, como habilitar ou desabilitar o Serviço de Código de Área Restrita do SharePoint Foundation, bloquear ou desbloquear uma solução e ajustar ou redefinir cotas. Observação: Não é suficiente ser o proprietário de um conjunto de sites; para implantar e ativar uma solução de área restrita, você deve ser administrador do conjunto de sites em que está implantando essa solução. Como os administradores de farm podem transformar soluções de área restrita em soluções totalmente confiáveis que possam ser implantadas em qualquer lugar do farm, você deve ter o cuidado de limitar a associação ao grupo de administradores de farm aos usuários apropriados. A mesma consideração se aplicará à adição de usuários ao grupo de administradores do conjunto de sites se houver preocupação quanto à segurança das soluções de área restrita sendo implantada. Determinar quais conjuntos de sites executarão soluções de área restrita usando cotas As soluções de área restrita podem ser habilitadas ou desabilitadas em conjuntos de sites específicos por meio dos ajustes de suas cotas. Se você definir a cota das soluções de área restrita como 0 em um determinado conjunto de sites, essas soluções não serão executadas nesse conjunto de sites. Dessa forma, você pode fazer o ajuste fino do uso de soluções de área restrita no farm. Para planejar onde implantar soluções de área restrita, considere quais servidores executarão o Serviço de Código de Área Restrita do SharePoint Foundation e quais conjuntos de sites poderão executar soluções desse tipo. Se você habilitar soluções de área restrita nos mesmos conjuntos de sites, desabilite-as nos outros conjuntos de sites definindo as cotas nesses conjuntos como

155 Planejar cotas de uso de recursos para soluções de área restrita O uso de recursos em soluções de área restrita é monitorado com base nas cotas de recursos padrão. Se uma solução de área restrita exceder uma das cotas de recursos, ela será desabilitada pelo resto do dia ou até que um administrador de farm a redefina manualmente. Isso ajuda os administradores a saber quando uma determinada solução de área restrita está fazendo demandas excessivas sobre os recursos compartilhados ou detectar casos nos quais uma solução de área restrita com uso intensivo de recursos requer uma cota maior. As cotas padrão são satisfatórias para a maioria dos cenários; no entanto, você pode ajustar limites de cota individuais para permitir limites mais altos quando apropriado. Se você determinar que uma solução de área restrita está consistentemente usando os recursos do servidor de modo incorreto, bloqueie essa solução até que o desenvolvedor possa corrigir a situação. Para obter mais informações sobre como bloquear e desbloquear soluções de área restrita, consulte Block or unblock a sandboxed solution (SharePoint Server 2010). Os valores padrão atribuídos às cotas de solução de área restrita são listados na tabela a seguir. Recurso Descrição Unidades Recursos Limite por absoluto ponto AbnormalProcessTerminationCount Processo finalizado de modo anormal ocorrência 1 1 CPUExecutionTime CriticalExceptionCount Tempo de execução da CPU para o site Eventos de exceção críticos segundos eventos 10 3 InvocationCount Eventos de eventos <TBD> <TBD> invocação de solução PercentProcessorTime Percentual de uso da CPU por solução percentage ProcessCPUCycles Ciclos da CPU da solução ciclos 1 x10^11 1 x10^11 ProcessHandleCount ProcessIOBytes Contagem de identificadores do Windows Contagem de identificadores do Windows itens itens 0 1 x10^8 ProcessThreadCount Contagem de instâncias

156 threads no processo geral ProcessVirtualBytes Memória consumida bytes 0 1,0x10^9 SharePointDatabaseQueryCount Número de consultas instâncias de banco de dados do SharePoint SharePointDatabaseQueryTime Tempo decorrido para executar a consulta segundos UnhandledExceptionCount Número de exceções não tratadas instâncias 50 3 UnresponsiveProcessCount Número de processos sem resposta instâncias 2 1 Planejar o controle de soluções de área restrita Durante o planejamento de soluções de área restrita, considere seus processos para questões de controle, incluindo o seguinte: Em que ponto o administrador de farm bloqueará ou desbloqueará uma solução de área restrita? A identificação da política administrativa para bloquear e desbloquear soluções de área restrita eliminará a confusão se houver dúvidas sobre a necessidade de bloqueio de uma solução. Em que ponto você transferirá uma solução de área restrita para o catálogo global como uma solução de confiança total? Essa decisão se aplica ao código da solução desenvolvido pelos desenvolvedores da organização. Você deve estabelecer uma política para determinar o nível de teste necessário para uma solução de área restrita ser considerada pronta para uso em produção na organização. Ao planejar quem poderá implantar soluções de área restrita, você escolherá adicionar pessoas ao grupo de administradores do conjunto de sites ou estabelecer um procedimento para um número limitado de administradores do conjunto de sites para implantar essas soluções em nome de seus usuários? Dependendo das preocupações de segurança na organização, você poderá optar por adicionar pessoas diretamente ao grupo de administradores do conjunto de sites, em vez de exigir que elas peçam permissão para implantar a solução de área restrita. 156

157 SharePoint 2010 Governance Planning (white paper) (em inglês) Microsoft SharePoint Server 2010 provides a large number of capabilities that empower business users. For example, SharePoint Server 2010 enables users to collaborate with one another, tag and rate content, self-publish, and even develop their own solutions. With this amount of power in hand, users (and the organizations they work for) can benefit greatly from having clear guidance. In short, they can benefit from having a Governance Plan. This white paper focuses on what we call the front end of the SharePoint environment the business aspect of governance - the areas that effect business users. This white paper uses a fictitious company named Contoso to provide guidance for the necessary governance planning and implementation of SharePoint Server Download the white paper: SharePoint 2010 Governance Planning (Microsoft Word version) ( SharePoint 2010 Governance Planning (PDF version) ( 157

158 Implementação da governança no SharePoint 2010 (white paper) O Microsoft SharePoint Server 2010 oferece um conjunto completo de recursos que capacita usuários comerciais. Esse novos recursos precisam de uma orientação clara para o destaque dos seus benefícios e a percepção do seu potencial enquanto mantêm um nível de consistência e controle na organização. Este documento se concentra no back-end de Governança do SharePoint a implementação técnica. Ele oferece um alto nível de diretrizes sobre as várias opções de configuração que o SharePoint Server 2010 oferece, de modo a permitir que você gerencie o ambiente para o benefício de todos. Para obter mais informações sobre o front-end de Governança do SharePoint - o aspecto comercial, consulte o seguinte white paper: SharePoint 2010 Governance Planning (white paper) (em inglês). Baixar o white paper: Implementação da Governança no SharePoint 2010 (versão para Microsoft Word) Implementação da Governança no SharePoint 2010 (versão em PDF) Implementação da Governança no SharePoint 2010 (versão XPS) 158

159 Planejar a colaboração e a computação social (SharePoint Server 2010) O Microsoft SharePoint Server 2010 implementa recursos que facilitam a colaboração e a computação social em âmbito corporativo. Ferramentas de redes sociais, como sites de Meu Site e tecnologias de conteúdo social, como blogs, wikis e RSS, são exemplos de recursos de computação social. Esses recursos permitem que os usuários capturem e compartilhem facilmente o conhecimento e a experiência necessários para seus trabalhos. Esse compartilhamento de informações incentiva a colaboração, melhora a inovação e direciona conteúdo relevante às pessoas que devem vê-lo. Você pode adaptar o conteúdo para cada usuário, ao mesmo tempo permitindo que os administradores definam diretivas para proteger a privacidade. Os recursos de colaboração e computação social do SharePoint Server 2010 se baseiam em um banco de dados de propriedades que integra informações sobre pessoas a partir de diversos tipos de aplicativos de negócios e serviços de diretório. A boa compreensão e o correto planejamento dos recursos de colaboração e computação social são muitos importantes para a criação de soluções eficazes do Microsoft SharePoint Server. Nesta seção: Visão geral do serviço de Perfil de Usuário Planejar perfis de usuário Planejar diretivas para perfis de usuário Planejar sincronização de perfis Planejar sites de Meu Site (SharePoint Server 2010) Planejar sites de Meu Site Visão geral da marca social Implicações de privacidade e segurança da marcação social (SharePoint Server 2010) Visão geral de wikis corporativos Planejamento de um Wiki Corporativo Planejamento de sites de colaboração Visão geral do serviço de Perfil de Usuário O serviço de Perfil de Usuário é um aplicativo de serviço no SharePoint Server que pode ser consumido em vários sites e farms. Ele oferece um local central para a configuração e o gerenciamento das seguintes configurações de personalização: Propriedades de perfil do usuário Audiências Configurações de sincronização de perfil 159

160 Configurações de navegação e gerenciamento da organização Configurações de Meu Site Para obter mais informações, consulte Visão geral do serviço de Perfil de Usuário (SharePoint Server 2010). Planejar perfis de usuário O serviço de Perfil de Usuário integra informações de usuário de diversas fontes em perfis de usuário que são a base para poderosos recursos de personalização. Além do planejamento de conexões com o serviço de Perfil de Usuário, o planejamento de perfis de usuário e pessoas inclui a sincronização de perfis e o planejamento de diretivas de grupo. Você também pode usar perfis para desativar um recurso. Por exemplo, perfis podem ajudar a impedir que informações sobre colegas apareçam automaticamente na seção de colegas das páginas de perfil. Para obter mais informações, consulte Planejar perfis de usuário (SharePoint Server 2010). Planejar diretivas para perfis de usuário Ao planejar a personalização dos seus sites de portal, considere a disponibilidade das informações sobre usuários na organização. Algumas informações não são apropriadas para que todos vejam. Algumas informações apenas devem estar disponíveis a usuários e administradores, a fim de preservar a privacidade. Outras podem e devem ser compartilhadas livremente com outros usuários, para incentivar a colaboração. A decisão sobre quais informações compartilhar é muito importante e depende das necessidades específicas de cada organização. Para obter mais informações, consulte Planejar políticas para perfis de usuário (SharePoint Server 2010). Planejar sincronização de perfis Se você pretende usar recursos de computação social, como os sites do Meu Site ou a Pesquisa de Pessoas, no Microsoft SharePoint Server 2010, provavelmente desejará integrar as informações de perfil armazenadas em um serviço de diretório [como os Serviços de Domínio do Active Directory (AD DS)] ou em um sistema de negócios (como o SAP ou Siebel), com o SharePoint Server Com a Sincronização de Perfil no SharePoint Server 2010, é possível fazer exatamente isso. Para obter mais informações, consulte Planejar a sincronização de perfis (SharePoint Server 2010). Planejar audiências Use audiências para agrupar usuários em uma organização, a fim de poder direcionar informações a usuários relevantes. Na página Gerenciar Audiências do serviço de Perfil de Usuário no SharePoint Server, é possível criar e gerenciar audiências, e usá-las para direcionar conteúdo em todos os conjuntos de sites que usam esse serviço compartilhado. 160

161 Visão geral sobre o planejamento de sites Meu Site Sites de Meu Site são sites especiais do SharePoint que contêm informações de perfil sobre um usuário, links para conteúdo criado por um usuário e armazenado em bancos de dados do SharePoint, além de informações sobre as pessoas, os interesses e as atividades que um usuário está acompanhando. Sites de Meu Site possuem três modos de exibição distintos: Uma página Minhas Redes mostra as pessoas, os interesses e as atividades que um usuário está acompanhando. Uma página Meu Conteúdo lista documentos pessoais e compartilhados, imagens compartilhadas e bibliotecas, listas, quadros de discussão e pesquisas que um usuário mantém. Uma página Meu Perfil mostra informações de perfil pessoal. As informações na página Meu Perfil podem ser direcionadas somente ao usuário ou ao gerente desse usuário, sua equipe, seus colegas ou todos os usuários. O planejamento de sites de Meu Site inclui a preparação para configurá-los, o planejamento de anotações e etiquetas de conteúdo social, o planejamento de diretivas e permissões desses sites e o planejamento de sites de personalização. Para obter mais informações, consulte Visão geral de sites Meus Sites (SharePoint Server 2010). Planejar sites de Meu Site Para planejar sites Meus site com eficácia, você deve determinar os seguintes pontos: Um projeto de arquitetura lógica para implantar sites Meu Site em um farm de servidores Usuários para os quais você deseja criar um site Meu Site e as permissões apropriadas a serem concedidas a esses usuários As informações de perfil de usuário que você deseja sincronizar com serviços de diretório ou sistemas comerciais Os recursos de Meu Site que você deseja habilitar As políticas que serão aplicadas para exibir informações sobre perfis de usuários no perfil público Para obter mais informações, consulte Planejar sites de Meu Site (SharePoint Server 2010). Visão geral da marca social A marca social ajuda os usuários a classificarem informações em categorias de modo que lhes seja significativo. A marca social pode melhorar a qualidade dos resultados da pesquisa filtrando com marcas específicas, e também pode conectar indivíduos que desejam compartilhar informações com outros usuários que tenham interesses semelhantes. Para obter mais informações, consulte Visão geral da marcação social (SharePoint Server 2010). 161

162 Implicações de privacidade e segurança da marca social A marca social é um subconjunto de uma estratégia de mídia social mais abrangente que uma empresa pode desenvolver. O Microsoft SharePoint Server 2010 inclui os seguintes recursos de marca social: Marcas sociais, que permitem que os usuários salvem itens de interesse, organizem todas as informações de um projeto e se conectem a outros que compartilhem dos mesmos interesses. O Bloco de Anotações, que permite que os comentários sejam acompanhados em um espaço central. Classificação, que permite que os usuários avaliem o valor do conteúdo com base em uma escala, por exemplo, de uma a cinco estrelas. Miniaplicativos com indicador, que permitem que usuários adicionem marcas e notas a páginas fora do ambiente do SharePoint (por exemplo, os sites externos de uma empresa) e as exibam na guia Marcas e Notas de Meu Site. Este artigo contém informações úteis para planejar a utilização dos recursos de marcas sociais do SharePoint Server 2010 na sua empresa, e inclui as etapas principais para prosseguir no processo de planejamento. Para obter mais informações, consulte Implicações de privacidade e segurança da marcação social (SharePoint Server 2010). Visão geral de wikis corporativos Um Wiki Corporativo é um site de publicações para compartilhar e atualizar volumes grandes de informações por uma empresa. Se uma organização precisa de um repositório de conhecimento grande e centralizado, que seja concebido com o intuito de armazenar e compartilhar informações em uma escala empresarial, considere o uso de um Wiki Corporativo. Para obter mais informações, consulte Visão geral de wikis corporativos (SharePoint Server 2010). Planejamento de um Wiki Corporativo Um Wiki Corporativo é um repositório de conhecimento em grande escala projetado para armazenar e compartilhar informações em uma empresa. Você pode usar um Wiki Corporativo para compartilhar e atualizar informações em uma escala maior do que um wiki, uma biblioteca ou um site de equipe. O planejamento de Wiki Corporativo inclui os pontos que devem ser levados em consideração para determinar se ele é a melhor solução para a sua organização, bem como as etapas de preparação para configurar um Wiki Corporativo e o planejamento do acesso a esse Wiki. Para obter mais informações, consulte Planejamento de wiki corporativo (SharePoint Server 2010). 162

163 Planejamento de sites de colaboração Sites de colaboração são sites do SharePoint que equipes ou grupos de usuários podem usar para compartilhar informações ou colaborar em projetos. Você pode associá-los a um conjunto de sites de portal específico ou torná-los parte de um conjunto de sites de publicação. Sites de colaboração também podem ser sites autônomos. O planejamento de sites de colaboração explica como definir caminhos adicionais e específicos, e como determinar o número de sites de colaboração que são necessários na sua organização. Para obter mais informações, consulte Planejamento de sites de colaboração (SharePoint Server 2010). Consulte também Outros recursos Plan Managed Metadata Security and permissions administration (Office SharePoint Server) User Profile Service administration 163

164 Visão geral do serviço de Perfil de Usuário (SharePoint Server 2010) O serviço de Perfil de Usuário armazena informações sobre os usuários em um local central. Os recursos de computação social usam essas informações para possibilitar interações produtivas que permitem aos usuários trabalhar em conjunto com eficiência. Para provisionar os sites Meu Site, habilitar recursos de computação social, como marcação social e news feeds, bem como criar e distribuir perfis entre vários sites e farms, é necessário habilitar o serviço de Perfil de Usuário. Neste artigo: Usos e vantagens do serviço de Perfil de Usuário Arquitetura Serviços relacionados Usos e vantagens do serviço de Perfil de Usuário O serviço de Perfil de Usuário é um serviço compartilhado no Microsoft SharePoint Server 2010 que fornece um local central onde os administradores de serviços configuram e gerenciam os recursos a seguir: Perfis de usuário contêm informações detalhadas sobre os indivíduos de uma organização. Um perfil de usuário organiza e exibe todas as propriedades relacionadas a cada usuário, juntamente com marcas sociais, documentos e outros itens referentes a esse usuário. Perfis de organização contêm informações detalhadas sobre uma organização, como equipes, divisões etc. Sincronização do perfil fornece um modo confiável de sincronizar as informações de perfil de usuário, grupo e organização armazenadas no repositório de perfil do SharePoint Server 2010 com informações de perfil que são armazenadas em serviços de diretório da empresa. Audiências permite que as organizações direcionem conteúdo aos usuários com base no seu cargo ou tarefa, conforme definido pela sua associação em um grupo ou lista de distribuição do SharePoint Server, pela estrutura organizacional de relatórios ou pelas propriedades públicas de seus perfis de usuário. Host de Meu Site um site dedicado para hospedar sites Meu Site. Um Host de Meu Site é necessário para implantar os recursos sociais do SharePoint Server. Site Meu Site um site pessoal que proporciona aos usuários de sua organização um local central para gerenciar e armazenar documentos, links e colegas. Marcas sociais e anotações permitem que os usuários adicionem marcas sociais a documentos e a outros itens do SharePoint Server, bem como aos demais itens, como páginas da Web externas e postagens de blog. Os usuários também podem 164

165 deixar anotações improvisadas em páginas de perfil de um site Meu Site ou em qualquer página do SharePoint Server. Os administradores podem excluir todas as marcas de funcionários que se desligam da empresa ou podem remover marcas indesejadas. Esses recursos permitem que os usuários de uma organização compartilhem informações e saibam o que está acontecendo dentro da organização. As marcas sociais, por exemplo, permitem que os usuários marquem e acompanhem as informações de seu interesse. Os usuários podem ser avisados quando colegas de trabalho criam novas postagens em blogs ou quando há alguma alteração nos metadados organizacionais. Também podem ver a relação das pessoas com as organizações e como as organizações se relacionam com sites. Assim como outros serviços compartilhados do SharePoint Server 2010, o serviço de Perfil de Usuário é fácil de implantar e configurar. Os administradores de farm podem delegar o gerenciamento integral ou parcial dos recursos do serviço de Perfil de Usuário a um ou mais administradores de aplicativos de serviço. Para obter mais informações, consulte Assign administrators to a service application (SharePoint Server). Arquitetura Quando você cria uma instância do serviço de Perfil de Usuário, o SharePoint Server cria três bancos de dados para armazenar as informações do perfil de usuário e os dados associados: um banco de dados de perfil - usado para armazenar informações do perfil de usuário. um banco de dados de sincronização - usado para armazenar informações de configuração e preparo para sincronizar dados do perfil de fontes externas, como o AD DS (Active Directory Directory Service). um banco de dados de marcação social - usado para armazenar marcas sociais e anotações criadas pelos usuários. Cada anotação e marca social está associada a uma ID de perfil. Cada um desses bancos de dados pode ser acessado por sites do SharePoint, sites Meu Site e Sites de Equipe com a ajuda do serviço de Perfil de Usuário. Isso fornece uma experiência dinâmica e personalizada aos usuários de uma organização. O serviço de Perfil de Usuário pode ser gerenciado pelo grupo comercial apropriado e divulgado no centro de recursos corporativos. Um administrador pode gerenciar todas as áreas do serviço de Perfil de Usuário. Como alternativa, as áreas podem ser isoladas e gerenciadas por administradores diferentes, que não precisam saber da existência de outras áreas do serviço. Por exemplo, um administrador pode gerenciar sites Meu Site, enquanto outro administrador gerencia marcas sociais e anotações. O serviço de Perfil de Usuário pode ser restrito e disponibilizado apenas a alguns departamentos ou conjuntos de sites, com base nas necessidades da empresa, restrições de segurança e orçamentos. Para obter mais informações sobre a arquitetura de serviços compartilhados no SharePoint Server, consulte Logical architecture components (SharePoint Server 2010). 165

166 Serviços relacionados O serviço de Perfil de Usuário depende de outros serviços compartilhados para implementar a gama completa de recursos de computação social do SharePoint Server. Esses serviços relacionados incluem o seguinte: Serviço de Metadados Gerenciados - possibilita o uso de metadados gerenciados e o compartilhamento de tipos de conteúdo em conjuntos de sites e aplicativos Web. Para obter mais informações, consulte About the managed metadata service application Serviço de Pesquisa necessário para habilitar o recurso Pesquisa de Pessoas Consulte também Conceitos Planejar a colaboração e a computação social (SharePoint Server 2010) Outros recursos User Profile Service administration 166

167 Planejar perfis de usuário (SharePoint Server 2010) As informações sobre os usuários em uma organização são armazenadas nos perfis de usuário dentro do Serviço do Perfil de Usuário. Os Administradores de Farm que criam instâncias do Serviço do Perfil do Usuário podem administrar perfis de usuário ou podem delegar a administração de perfil de usuário para um administrador de um serviço compartilhado. Os Administradores do Serviço de Perfil de Usuário gerenciam informações sobre os usuários e conexões que são usadas para sincronizar informações entre o repositório de perfil, serviços de diretório como os AD DS (Serviços de Domínio Active Directory) e o protocolo LDAP, e aplicativos de linhas de negócios como o SAP. Durante o planejamento de uma de uma implantação inicial do Microsoft SharePoint Server 2010, é necessário considerar o seguinte: conexões entre Serviços de Perfil de Usuário, serviços do diretório e aplicativos da linha de negócios as propriedades do perfil de usuário e também as propriedades do perfil de organização que são necessárias as diretivas para a exibição e alteração de perfis de usuário como os perfis de usuário são usados por outros recursos de personalização, como sites de personalização Neste artigo: Sobre perfis de usuário Propriedades de perfil do usuário Diretivas de perfil de usuário Associações e colegas Localização de pessoal e especialistas Sincronização de propriedades de perfil Antes de ler este artigo, você deve compreender os conceitos descritos em Visão geral do serviço de Perfil de Usuário (SharePoint Server 2010). Sobre perfis de usuário Antes de personalizar os sites e o conteúdo dentro de uma organização, é necessário planejar os perfis de usuário. As informações sobre usuários podem vir de serviços de diretório como o AD DAS. Também podem vir de aplicativos de linha de negócios como o SAP. O Serviço de Perfil de Usuário permite a você reunir todas as propriedades de diferentes origens de conteúdo para criar perfis de usuário consistentes e unificados em toda a organização. As propriedades e conteúdo destas origens estão armazenadas em perfis de usuários que são gerenciados pelo Serviço de Perfil de Usuário. 167

168 Os perfis de usuário identificam conexões entre os usuários como gerenciadores em comum, grupos de trabalho, associação de grupo e sites. Os perfis de usuário também contém informações sobre áreas que são do interesse de um usuário e ajuda os usuários a localizar especialistas em determinado assunto para uma área. Estas informações permitem aos usuário acharem uns aos outros usando o recurso de Pesquisa de Pessoas. Desta maneira, as relações entre os usuários em uma organização podem ser usadas para incentivar uma colaboração mais eficientes entre colegas e equipes. Perfis de usuário significam mais do que simples agrupamentos de propriedades personalizadas e importadas sobre usuários em uma organização. As propriedades também são usadas para exibir informações sobre as relações de cada usuário com os usuários na organização. Os subtipos de perfil podem ser usados para fornecer informações mais detalhadas sobre um usuário. Por exemplo, é possível atribuir um subtipo à propriedade de funcionário que categoriza um usuário como funcionário em tempo integral ou estagiário. Além disso, os perfis de usuário e propriedades de perfil de usuário podem ser usados para implementar recursos de personalização, como audiências, e as políticas que definem como as informações sobre os usuários são exibidas e compartilhadas. Todo site que usa o mesmo aplicativo de Serviço de Perfil de Usuário recebe o mesmo conjunto de propriedades do repositório de perfis de usuário e o exibe na lista de informações do usuário do site. Esse também inclui uma lista dos documentos compartilhados por cada usuário. Para obter mais informações sobre a criação de um aplicativo de serviço de Perfil de Usuário, consulte Create, edit, or delete a User Profile Service application (SharePoint Server 2010). Propriedades de perfil do usuário No planejamento de perfis de usuário, você precisa determinar as informações necessárias sobre os usuários. Essas informações serão armazenadas nas propriedades de perfil de usuário e nos subtipos de propriedade de perfil. Todos podem exibir as informações sobre um usuário na página de perfil do aplicativo Web de Host de Meu Site. As configurações de política e privacidade em uma organização controlam o tipo de informação de perfil que um usuário pode visualizar. O proprietário das informações estabelece as configurações de privacidade ao passo que a organização estabelece as definições de política. Para obter mais informações sobre definições de política, consulte Planejar políticas para perfis de usuário (SharePoint Server 2010). Ao planejar os perfis de usuário, você deve considerar vários fatores: Quais são os serviços de diretório existentes e planejados? Esses serviços serão a fundação para os perfis de usuário. Determine as propriedades que você usará para seus perfis de usuário padrão baseado nas que são importantes para a organização (ou pelo Serviço de Perfil de Usuário em uma organização que possua diversos conjuntos de aplicativos de Serviço de Perfil de Usuário). As propriedades que podem ser usadas para localizar usuários, criando audiências a serem usadas na marcação de conteúdo e no estabelecimento de relações entre colegas e grupos de trabalho, são importantes. Comece revisando a lista de propriedades nos serviços de diretório, seguido das propriedades padrão fornecidas por SharePoint Server 2010 e altere esta de acordo com essas considerações 168

169 Que áreas de sua organização necessitam de subtipos de perfil de usuários diferentes? Por exemplo, é possível criar subtipos de perfil de usuário para funcionários de tempo integral, meio período e estagiários? Quais aplicativos de linha de negócios usado por você contém informações sobre usuários? Quais propriedades podem ser mapeadas para as propriedades dos serviços de diretório? Com base no planejamento de inteligência de negócios, quais outras propriedades de aplicativos de negócios que não são relacionadas aos usuários podem ser úteis para os usuários na organização? Você pode utilizar essas propriedades nas Web Parts personalizadas para direcionar dados corporativos baseados em audiências. Quantos registros de usuário você planeja importar de todas as fontes e com que frequência deseja sincronizar tais registros com o repositório de perfil e estas fontes? A frequência da sincronização agendada dependerá no número de registros, de quantos recursos personalizados você está utilizando e de quando você pode agendar sincronizações de forma que elas tenham o menor efeito possível na disponibilidade e no desempenho. Mostre estas informações para os administradores de TI para que eles possam incluí-la no seu planejamento de implantação. Quais propriedades de perfil de usuário são esperadas por você no nível do site? Em algumas organizações, isso pode ser determinado de forma central. Em outras, essa decisão pode ser deixada a critério de cada administrador de conjunto de sites. Propriedades de perfil de usuário padrão O SharePoint Server 2010 fornece um conjunto de propriedades padrão. É necessário rever essas propriedades e as políticas aplicadas a elas antes de decidir quais alterações devem ser feitas, quais propriedades manter ou excluir e quais propriedades adicionais precisam ser criadas. A tabela a seguir lista as propriedades de perfil de usuário no SharePoint Server 2010: Propriedade de Perfil de Usuário Indexada Duplicada AboutMe sim sim AccountName sim não ADGuid não não Assistente não não CellPhone sim sim Departament sim sim Fax sim não FirstName sim sim HomePhone sim não LastName sim sim 169

170 Manager não não Office sim sim PersonalSpace não não PictureURL sim sim PreferredName sim sim PublicSiteRedirect não não QuickLinks sim não SID não não SPS-AboutUs sim não SPS-Birthday sim não SPS-ClaimID não não SPS-ClaimProviderID não não SPS-ClaimProviderType não não SPS-DataSource sim não SPS-DisplayOrder não não SPS-DistinguishedName não não SPS-DontSuggestList não não SPS-Dotted-line não não SPS- Optin não não SPS-FormerNames sim não SPS-HireDate sim não SPS-Interests sim não SPS-JobTitle sim não SPS-LastColleagueAdded não não SPS-LastKeywordAdded sim não SPS-Location sim não SPS-LogoURL sim não SPS-MasterAccountName não não SPS-MemberOf sim não 170

171 SPS-MySiteUpgrade não não SPS-ObjectExists não não SPS-OWAUrl não não SPS-Parent sim não SPS-ParentType sim não SPS-PastProjects sim não SPS-Peers não não SPS-PhoneticDisplayName sim não SPS-PhoneticFirstName sim não SPS-PhoneticLastName sim não SPS-ProxyAddresses não não SPS-ResourceAccountName não não SPS-ResourceSID não não SPS-Responsibility sim sim SPS-SavedAccountName não não SPS-SavedSID não não SPS-School sim não SPS-Section-BasicInfo sim não SPS-Section-ContactInfo sim não SPS-Section-CustomProperties sim não SPS-Section-Delegation sim não SPS-Section-Details sim não SPS-Section- OrganizationMembers sim não SPS-Section-Preferences sim não SPS-SipAddress não sim SPS-Skills sim não SPS-SourceObjectDN não não SPS-StatusNotes não não SPS-Team-Site não não 171

172 SPS-TimeZone não não Title sim sim UserName sim sim UserProfile_GUID sim não WebSite não sim Work sim sim WorkPhone sim sim Propriedades de perfil adicionais As propriedades de perfil de usuário padrão e as que são importadas das conexões com serviços de diretório e aplicativos de negócios podem ser complementadas com propriedades adicionais que controle informações importantes que não estejam disponíveis em tais fontes. Essas propriedades podem ser, por exemplo, conjuntos de números inteiros, cadeias, termos, e assim por diante. Por exemplo, é possível criar uma propriedade de perfil chamada passatempo preferido e associá-la ao conjunto de termo denominado passatempos do Serviço de Metadados Gerenciados. Os usuários que atualizarem seu perfil poderão, então, selecionar um dos termos do conjunto passatempos como valor para seu passatempo preferido. Para obter mais informações sobre o Serviço de Metadados Gerenciados, consulte Managed metadata overview. Planeje a inclusão e propriedades no nível do Serviço de Perfil de Usuário ou conjunto de sites dependendo das necessidades dos negócios identificadas em planejamento prévio. As principais necessidades corporativas quase sempre podem ser abordadas por meio da criação de novas propriedades que associem usuários a processos corporativos importantes. A pesquisa pode usar estas propriedades para encontrar usuários ou os recursos de personalização podem usar as propriedades para marcar conteúdos para os usuários. As propriedades não necessitas estar visíveis em perfis públicos ou em sites do Meu Site e as propriedades podem ser úteis para pesquisa e personalização sem serem exibidas em perfis públicos ou em sites do Meu Site. Para limitar o escopo do planejamento, foque na inclusão de propriedades que habilitam necessidades ou cenários de negócios importantes para cada conjunto de sites. Se uma propriedade importante não abranger cenários específicos, espere até que uma necessidade específica seja identificada durante operações comuns no lugar de planejar incluir a propriedade durante a implantação inicial. É possível que você não precise incluir nenhuma propriedade. No entanto, é válido considerar a ideia caso existam necessidades evidentes. Diretivas de perfil de usuário Diretivas são conjuntos de regras que os administradores atribuem aos usuários. Essas regras permitem aos administradores especificar configurações de privacidade associadas a uma propriedade de perfil específico. Elas também permitem aos administradores definir se um usuário pode substituir essas configurações. O planejamento de perfis de usuário deve incluir o planejamento das diretivas que os 172

173 regem. Para obter mais informações, consulte Planejar políticas para perfis de usuário (SharePoint Server 2010). Associações e colegas Relações entre usuários diferentes em uma organização são exibidas na página de perfil público para cada usuário. Os administradores do Serviço de Perfil de Usuário também podem visualizar informações sobre essas relações a partir dos perfis de usuário que estão armazenados no repositório de perfil. As informações de relações incluem: associações de site (uma visão global de todas as associações para cada usuário) associações de lista de distribuição colegas Associações No SharePoint Server 2010, um perfil de usuário contém uma lista de todas as associações e listas de distribuições as quais um usuário pertence. As informações em uma lista de distribuição são sincronizadas com o serviço de diretório, serviço LDAP, ou aplicativos de linha de negócios durante a sincronização do perfil. A Sincronização Completa de Perfil de Usuário para SharePoint sincroniza as informações de associação de trabalho de timer. Por padrão, esse trabalho de timer adicionará associações de site para o perfil do usuário. Os perfis de usuário contém informações sobre as associações de site do usuário apenas se eles pertencerem ao grupo de associação padrão para um site. Colegas Os colegas podem incluir os associados imediatos de cada usuário o que inclui, o gerente, parceiros e funcionários subordinados. Organizações que possuem relações importantes que integrem grupos de usuários, gerentes e outros usuários talvez desejem adicionar pessoas às listas de colegas de determinados grupos. Também é possível configurar o Outlook para exportar sugestões de colegas para usuários no SharePoint Server. Para obter mais informações, consulte Enable SharePoint Server 2010 Colleague in Outlook Localização de pessoal e especialistas O SharePoint Server 2010 permite aos usuários achar outros usuários com base em suas especialidades e funções em uma organização. Os administradores do farm podem habilitar os seguintes métodos para achar pessoas: Os resultados de Pesquisa de pessoas contêm links para os perfis públicos de cada usuário e links para contatá-los através de programas de ou sistema de mensagens. A localização de experiência é usada com a pesquisa de pessoas e a marcação de experiência para ajudar os usuários a localizar pessoas em uma organização que tenham se identificado como possuidores de uma experiência significativa em determinado assunto. Se a análise de estiver habilitada, as sugestões de colegas serão importadas do Outlook (caso o do Microsoft Office Outlook 2007 esteja em uso). Se o do Microsoft Outlook 2010 for utilizado, colegas e palavras-chave serão analisados e, com base em tal análise, sugestões serão feitas aos usuários. Embora essa análise possa estar habilitada no Outlook, os usuários 173

174 podem optar por desabilitá-la, se desejarem. Para obter mais informações sobre análise de , consulte Enable SharePoint Server 2010 Colleague in Outlook Quando estiver planejando usuários, talvez você queira considerar a suplementação do escopo de pesquisa de pessoas padrão e a guia Centro de Pesquisa com escopos de pesquisa personalizada e guias para grupos de usuários mais específicos. Os administradores de Serviço de Perfil de Usuário desejarão consultar a arquitetura das informações e a hierarquia do site para identificar os princiapais conceitos de negócios que podem ser relacionados a grupos de usuários específicos que podem ser procurados em vários sites. Assim, os administradores de Serviço de Perfil de Usuário podem trabalhar com o administrador do Serviço de Pesquisa para desenvolver escopos de pesquisa e guias de procura de pessoas para grupos específicos. Também podem usar seu conhecimento dos perfis de usuário que gerenciam para identificar outros grupos de usuários úteis e criar escopos de pesquisa específicos e guias de pesquisa adicionais para esses grupos. Os administradores de conjuntos de sites podem criar escopos de pesquisa no nível do site para os usuários que são membros de seus conjuntos de sites. O planejamento de pesquisa de pessoas também alimenta o planejamento de perfis de usuário. O planejamento inicial pode mostrar grupos de usuários ou usuários individuais que você pode desejar encontrar de maneira mais fácil, mas as propriedades certas para permitir a localização fácil desses funcionários podem não existir. Sincronização de propriedades de perfil O processo de planejamento de perfis de usuário inclui o seguinte: identificação dos serviços do diretório e de aplicativos de linha de negócio com os quais deseja sincronizar as informações de perfil planejamento de conexões para tais aplicativos mapeamento das propriedades que deseja sincronizar estabelecimento de um agendamento para a sincronização regular Um princípio chave do planejamento é manter a consistência nas fontes de conteúdo para todos os usuários em uma organização. O Serviço de Perfil do usuário habilita você a coletar informações sobre usuários em uma organização pelos serviços de diretórios e aplicativos de negócios para que informações atualizadas e consistentes estejam sempre disponíveis. As informações sobre os usuários são sincronizadas por toda a implantação de conjuntos de sites que usam o mesmo aplicativo de Serviço de Perfil de Usuário. Estas informações também podem ser usadas por recursos de personalização para aumentar o valor da colaboração e das relações em uma organização. Durante o planejamento de sincronização de perfis de usuário, inclua as seguintes tarefas: Comece com as propriedades padrão de perfis de usuário em SharePoint Server Identifique as conexões ao serviços de diretório que fornecerão informações complementares para as propriedades de perfis de usuário. 174

175 Considere os dados adicionais que permitem a você se conectar com usuários em aplicativos de linha de negócios. O SharePoint Server 2010 inclui a capacidade de fazer uma sincronização bidirecional de propriedades de perfil de usuário entre o SharePoint Server 2010 e serviços de diretório. O Serviço de Perfil de Usuário mantém as conexões com os aplicativos de negócios relevantes e atualiza as propriedades dos perfis de usuário durante sincronizações agendadas regularmente de todas as fontes de conteúdo relevantes. Para obter mais informações sobre a Sincronização de Perfis, consulte Planejar a sincronização de perfis (SharePoint Server 2010). Consulte também Conceitos Planejar a colaboração e a computação social (SharePoint Server 2010) Outros recursos Entendendo o Forefront Identity Manager 2010 ( 175

176 Planejar políticas para perfis de usuário (SharePoint Server 2010) Políticas são conjuntos de regras que os administradores do serviço de Perfil de Usuário atribuem a usuários ou grupos de usuários. Essas regras permitem que os administradores especifiquem tanto o conteúdo do site que os usuários podem ver quanto como esses usuários podem interagir com o conteúdo. Para iniciar o planejamento, avalie a visibilidade atual das informações sobre usuários na organização. Algumas informações sobre usuários individuais devem permanecem confidenciais. Outras podem e devem ser compartilhadas livremente com outros usuários para incentivar a colaboração. O Microsoft SharePoint Server 2010 fornece um conjunto de políticas configuráveis para ajudar os administradores a disponibilizar as informações apropriadas de forma a atender às necessidades da organização. As organizações também podem criar e implantar recursos de política personalizados para atender a necessidades específicas. Você deve analisar as necessidades de colaboração em toda a organização antes de desenvolver um plano para implementar a melhor combinação de políticas. A arquitetura de informações e a hierarquia de sites desempenham um papel importante em decisões sobre quais políticas devem ser usadas. Você também deve considerar quem está usando sites. Por exemplo, uma grande organização que possui um site de portal central com um grande número de visualizadores, mas muito poucos colaboradores, pode ter menos necessidade de compartilhar informações do que um site departamental onde várias pessoas contribuem para o conteúdo. Muitos desses problemas são tratados como parte do planejamento de segurança, mas políticas de privacidade e considerações de segurança estão suficientemente relacionadas, de forma que é uma boa ideia considerá-las em conjunto. Políticas menos restritivas permitem que mais usuários vejam perfis públicos com mais frequência, o que afeta com que frequência você deve atualizar perfis de usuário e compilar audiências. Em organizações que possuem muitos usuários, a atualização frequente pode afetar o planejamento de capacidade e o desempenho. Os administradores do Serviços de Perfil de Usuário devem compartilhar decisões de políticas com profissionais de TI na organização. Alguns problemas relacionados a políticas que poderiam afetar o planejamento de TI incluem os seguintes: a fonte das informações de perfis de usuários a frequência esperada de atualização de informações de perfis de usuários a frequência esperada de compilação de audiências o efeito no desempenho e na capacidade dos servidores que estão executando Serviços de Perfil. Neste artigo: Políticas padrão Políticas para propriedades de perfil de usuário 176

177 Antes de ler este artigo, você deve compreender conceitos descritos em Planejar perfis de usuário (SharePoint Server 2010). Políticas padrão Cada recurso de personalização e a propriedade exposta em perfis de usuários e sites pessoais tem uma política padrão recomendada que pode ser personalizada com base nas necessidades da organização. Cada política tem duas partes: a configuração da política e a configuração de visibilidade padrão. Configuração de políticas Alguns recursos de personalização fornecem informações importantes para processos de negócios essenciais em uma organização, enquanto outras informações podem ser inadequadas para compartilhamento em uma organização. Entre esses extremos encontram-se informações que devem ser compartilhadas entre alguns usuários, mas não devem ser disponibilizadas para todos. No último caso, você deve criar políticas para abordar essas situações específicas. Trabalhe com os representantes do lado comercial da sua organização para determinar os recursos ou propriedades apropriados. As configurações de políticas são: Habilitado O recurso está visível ao administrador do serviço de Perfil de Usuário e a usuários além dele, dependendo da configuração de visibilidade padrão. Obrigatório Essa propriedade deve conter informações, e essas informações são compartilhadas com base no acesso padrão. Formulários que contiverem esses recursos ou propriedades não poderão ser enviados até que as informações necessárias sejam fornecidas. Por exemplo, a propriedade Gerente é geralmente obrigatória, para que ela possa ser usada com o objetivo de fornecer informações para o recurso da Organização e para audiências com base na hierarquia de subordinação de uma organização. Opcional A propriedade é criada, mas seus valores não podem ser fornecidos automaticamente. Cada usuário decide se deseja fornecer valores para a propriedade ou deixá-la em branco. Por exemplo, o recurso Meus Colegas é opcional. Em vez de ficar em branco, a lista completa de colegas, que inclui todas as pessoas na lista Minha Equipe de um usuário, é visível por padrão para os usuários que têm acesso. Os usuários podem optar por recusar esse recurso, removendo colegas da lista, ou por expandir essa lista adicionando colegas. Desabilitado A propriedade ou o recurso é visível somente ao administrador do Serviço de Perfil de Usuário. Ele não aparece em sites personalizados ou Web Parts e não pode ser compartilhado. Substituição do Usuário Propriedades que possuem a opção Substituição do Usuário selecionada permitem que os usuários alterem suas configurações de visibilidade padrão. Com essa opção selecionada, cada usuário pode decidir quem pode ver os valores que ele inseriu para uma propriedade. Se essa opção não estiver selecionada, apenas os administradores do Serviço de Perfil de Usuário poderão alterar as configurações de acesso padrão. 177

178 Observação: Propriedades e recursos poderão ser replicados para outros sites do SharePoint se a política de acesso padrão estiver definida como Todos e se a opção Substituição do Usuário não estiver selecionada. Configuração de visibilidade padrão A configuração de visibilidade determina quem pode ver informações para um recurso de personalização específico. As configurações disponíveis incluem: Todos cada usuário que possui permissões de visualizador para o site poderá ver as informações relevantes. Meus Colegas cada usuário da lista Meus Colegas deste usuário poderá ver as informações sobre este usuário. Minha Equipe Cada colega na equipe imediata do usuário, um subconjunto da lista Meus Colegas, pode ver as informações. Meu Gerente Somente o usuário e o seu gerente imediato poderão ver as informações. Somente Eu Apenas o usuário e o administrador do serviço de Perfil de Usuário podem ver as informações. Políticas para propriedades de perfil de usuário As perguntas a seguir podem ajudar você a determinar quais políticas são apropriadas para a sua organização: Que propriedades devem ser obrigatórias? Algumas propriedades como nome da conta, nome preferencial, número de telefone comercial, departamento, cargo e endereço de de trabalho são obrigatórias por padrão e não podem ser substituídas ou alteradas pelos usuários. Na maioria das organizações, essas propriedades são as principais formas de possibilitar a colaboração e desenvolver relações na organização. O SharePoint Server 2010 também usa muitas delas para habilitar outros recursos, como colegas e audiências. Para obter mais informações, consulte Planejamento de audiências Que propriedades devem estar visíveis para todos? Por padrão, a maioria das propriedades é visível a todos, mas informações confidenciais podem ser configuradas para ter visibilidade limitada. Por exemplo, uma empresa que possui muitos funcionários em campo pode achar que é importante que todas as pessoas vejam informações sobre telefone celular. Outras organizações podem optar por manter números de telefone não comerciais como particulares. Que propriedades podem ser alteradas pelos usuários? Algumas propriedades podem ser disponibilizadas sem exigirem que os usuários forneçam informações ou podem permitir que uma determinada ação seja executada. Por exemplo, alguns usuários talvez não queiram a população automática de listas de colegas. Outros talvez queiram alterar a configuração de visibilidade padrão para uma propriedade. 178

179 Durante o planejamento de definição de políticas para uma propriedade, considere os seguintes fatores: Condição Desabilitar a propriedade Tornar a propriedade opcional A propriedade for usada por recursos de usuário principais. A propriedade está associada a dados comerciais essenciais para aplicativos nos Serviços Corporativos de Conectividade da Microsoft. A propriedade é usada quando você cria audiências. Os administradores do Serviço de Perfil de Usuário esperam valores consistentes e significativos para a propriedade. Tornar a propriedade obrigatória X X X X A propriedade raramente será usada. X A propriedade se desviará das propriedades mais importantes. X Observação: Você pode alterar as configurações de exibição de propriedades para ocultá-las de usuários que exibem perfis públicos, a página Editar Detalhes ou a Web Part Meus Colegas. Você decide fornecer valores padrão para propriedades, mas ainda deseja que os usuários possam remover as informações ou se deseja permitir que cada usuário forneça o valor relevante para a 179 X

180 Condição Desabilitar a propriedade Tornar a propriedade opcional propriedade. Tornar a propriedade obrigatória Quando você planejar as configurações de visibilidade padrão para as políticas de uma organização, considere os seguintes fatores: Condição Ação Você deseja usar a propriedade na Defina a política de acesso padrão como pesquisa, de forma que os usuários possam Todos. ser encontrados por pesquisas referentes à propriedade. Observação: As propriedades com acesso mais restritivo não serão usadas pela pesquisa. A propriedade é útil em grupos de trabalho e Torne a propriedade visível para todos. outras divisões da sua organização e não contém informações confidenciais. A propriedade é principalmente útil para Torne a propriedade visível apenas para os colaboração dentro de um grupo de trabalho colegas. imediato ou com um grupo específico de colegas individualmente selecionados. A propriedade é de natureza confidencial ou particular. Torne a propriedade visível somente para o gerente imediato ou, em alguns casos, apenas o usuário individual. Importante: As informações consideradas particulares podem variar de uma organização para outra. Consulte também Conceitos 180

181 Planejar a colaboração e a computação social (SharePoint Server 2010) Outros recursos Managing privacy in SharePoint Server

182 Planejar a sincronização de perfis (SharePoint Server 2010) Caso planeje usar recursos de computação social, como sites de Meu Site ou Pesquisa de Pessoas, no Microsoft SharePoint Server 2010, provavelmente convém integrar as informações de perfil que você armazenou em um serviço de diretório, como os Serviços de Domínio Active Directory (AD DS) ou um sistema comercial, como SAP ou Siebel, ao SharePoint Server Usando a Sincronização de Perfis no SharePoint Server 2010, você pode fazer exatamente isso. Neste artigo: Sobre a Sincronização de Perfis Identificar os serviços de diretório e sistemas comerciais Planejar permissões Determinar os contêineres a serem sincronizados Definir filtros de conexão da Sincronização de Perfis Mapear propriedades de perfil Definir agenda de sincronização Sobre a Sincronização de Perfis A Sincronização de Perfis no SharePoint Server 2010 permite que um administrador de uma instância do serviço Perfil de Usuário sincronize informações de perfis de usuários e grupos armazenadas no repositório de perfis do SharePoint Server 2010 com informações de perfis armazenadas nos serviços de diretório e sistemas comerciais na empresa. A sincronização de perfis pode ocorrer quando as informações de perfis são alteradas no repositório de perfis do SharePoint Server 2010 ou quando são alteradas no serviço de diretório ou no sistema comercial. Depois que você configura a Sincronização de Perfis, as alterações em qualquer um dos repositórios são detectadas. A importação ou exportação ocorre dependendo das configurações de importação/exportação de uma determinada propriedade de perfil de usuário. 182

183 Observação: Por padrão, nenhuma propriedade de perfil de usuário é definida como Exportar. Você deve definir explicitamente as propriedades do perfil de usuário que deseja exportar de volta para o serviço de diretório a partir de um repositório de perfis de usuário. Não há suporte para a exportação de propriedades de perfis de volta para um sistema comercial no SharePoint Server Importante: Ao criar uma instância do serviço Perfil de Usuário, certifique-se de criá-la no mesmo servidor que o serviço Sincronização de Perfis de Usuário. Para obter mais informações sobre como criar uma instância do serviço Perfil de Usuário, consulte Create, edit, or delete a User Profile Service application (SharePoint Server 2010). A seguir há uma lista de tarefas que você deve executar antes de habilitar a Sincronização de Perfis. Essas etapas de planejamento devem ser executadas na ordem indicada. Identificar os serviços de diretório e sistemas comerciais Ao planejar a sincronização de perfis no SharePoint Server 2010, primeiro você deve determinar os serviços de diretório e sistemas comerciais com os quais deseja sincronizar informações de perfis. Serviços de diretório Os serviços de diretório que têm suporte no SharePoint Server 2010 e seus recursos de sincronização incluem o seguinte: Serviço Usuários. Grupos Incremental Serviços de Diretório Active Directory (AD DS) 2003 SP2, 2008 sim sim sim SunOne (LDAP) 5.2 sim não sim Novell edirectory (LDAP) sim não sim IBM Tivoli (LDAP) 6.2 sim não sim Você deve saber os caminhos completos do nome da floresta e do nome do controlador de domínio para criar uma conexão entre o SharePoint Server 2010 e um serviço de domínio. 183

184 Embora seja possível conectar-se a mais de um serviço de diretório por meio de um único aplicativo de serviço de Perfil do Usuário, é recomendável criar apenas uma conexão de Sincronização de Perfis por floresta de serviço de diretório. No entanto, se tiver informações de logon em uma floresta de serviço de diretório e informações de recursos em outra floresta, você deverá criar uma conexão com a floresta de logon e outra conexão com a floresta de recursos. Sistemas comerciais As informações de perfil armazenadas em sistemas comerciais podem ser importadas para o SharePoint Server 2010 por meio do Serviço Conectividade de Dados Corporativos. Não há suporte para o processo de exportação de propriedades de perfis do SharePoint Server 2010 para sistemas comerciais, nem para a sincronização incremental entre os sistemas comerciais e o SharePoint Server Você precisa saber o nome do Serviço Conectividade de Dados Corporativos que usará para se conectar aos sistemas comerciais que identificou. Para obter mais informações sobre o Serviço Conectividade de Dados Corporativos, consulte Business Data Connectivity service administration overview (SharePoint Server 2010). Importante: Se você estiver se conectando a um Serviço Conectividade de Dados Corporativos, o modelo Conectividade de Dados Corporativos deverá incluir métodos Localizadores e Localizadores Específicos no SharePoint Server Para obter mais informações sobre métodos Localizadores e Localizadores específicos, veja como projetar um Modelo de Conectividade de Dados Corporativos ( Dica: Primeiro você deve testar a Sincronização de Perfis com um Serviço Conectividade de Dados Corporativos usando listas externas. Para obter mais informações sobre listas externas, consulte Business Connectivity Services security overview (SharePoint Server 2010). Planejar permissões Após identificar os serviços de diretório e os sistemas comerciais com os quais deseja sincronizar perfis, verifique se tem as permissões necessárias no SharePoint Server 2010 e no serviço de diretório ou sistema comercial ao qual se conectará. Por exemplo, caso planeje executar a sincronização incremental, você deverá saber as permissões corretas que são necessárias para o serviço de diretório, de modo a determinar as informações de perfis que foram alteradas. A tabela a seguir lista as permissões necessárias: Serviço Permissões 184

185 Serviços de Domínio Active Directory (AD DS) SunOne (LDAP) Novell edirectory (LDAP) Serviço Conectividade de Dados Corporativos Use o recurso Duplicar Alterações na Pasta para conectar-se aos domínios AD DS dos quais você deseja importar dados. Se o nome NETBIOS for diferente do nome de domínio, o recurso Duplicar Alterações na Pasta também será necessário no contêiner cn=configuration. Para exportar propriedades (por exemplo, imagens de perfil) do SharePoint Server 2010 para o AD DS, pelo menos a permissão Duplicar Alterações na Pasta será necessária no objeto e em todos os objetos filhos dos domínios do AD DS para os quais os dados serão exportados do SharePoint Server A permissão Leitura/Gravação também será necessária no contêiner que armazena o atributo de imagem do usuário; por exemplo, o atributo ThumbnailPhoto. Conectar - qualquer usuário habilitado Sincronização completa - acesso anônimo a RootDSE para direitos de Leitura, Gravação, Comparação e Pesquisa. Sincronização incremental - igual à sincronização completa, incluindo também permissões de Leitura, Comparação e Pesquisa para o objeto cn=changelog. Conectar - qualquer usuário habilitado Sincronização completa - direitos de Procura na propriedade "Direitos de entrada da árvore especificada. Direitos de Leitura, Gravação e Comparação em Todos os direitos de atributos para a árvore especificada. Sincronização incremental - igual à sincronização completa Nenhuma permissão necessária IBM Tivoli (LDAP) Sincronização completa e incremental - deve ser membro de um grupo administrativo. É recomendável determinar as permissões necessárias para o ambiente antes da configuração da Sincronização de Perfis. Para obter informações mais específicas sobre 185

186 as permissões da Sincronização de Perfis, consulte Configure Profile Synchronization (SharePoint Server 2010). Determinar os contêineres a serem sincronizados Para poder executar a importação inicial das informações de perfis de um serviço de diretório ou sistema comercial para o SharePoint Server, você deve determinar os contêineres do serviço de diretório ou sistema comercial que deseja importar e sincronizar. Por exemplo, é necessário determinar quais contêineres do serviço de diretório têm os perfis de usuário que você deseja sincronizar, bem como quais contêineres do serviço de diretório têm os perfis de grupo que deseja sincronizar. Essas informações são usadas quando você cria a conexão da Sincronização de Perfis. Definir filtros de conexão da Sincronização de Perfis Pode haver casos em que você deseje excluir algumas informações de perfil da sincronização. No SharePoint Server 2010, você pode definir filtros em uma conexão da Sincronização de Perfis para evitar que determinadas propriedades de usuários ou grupos sejam sincronizadas. Convém fazer uma lista das propriedades de perfis que você deseja excluir antes de configurar a Sincronização de Perfis. Observação: Não há suporte para a definição de filtros de inclusão no SharePoint Server Mapear propriedades de perfil Após determinar os contêineres que deseja importar e sincronizar com o SharePoint Server, você deve listar as propriedades de perfis no serviço de diretório ou sistema comercial que são mapeadas para as propriedades de perfis no SharePoint Server. Considere também quaisquer propriedades que devam ser mapeadas em vários serviços de diretório ou sistemas comerciais, pois elas não são automaticamente mapeadas no SharePoint Server Ao mapear propriedades de perfis, você deve usar tipos de dados consistentes, quando possível. Por exemplo, se uma propriedade de perfil de usuário no serviço de diretório ou sistema comercial usar um tipo de dados inteiro, mapeie-a para uma propriedade de perfil de usuário no SharePoint Server 2010 que use o tipo de dados inteiro. Não a mapeie para uma propriedade de perfil de usuário que use um tipo de dados diferente. Por exemplo, não a mapeie para uma propriedade de perfil de usuário que use o tipo de dados cadeia de caracteres. 186

187 Importante: Para sincronizar imagens de perfis de usuário entre o Microsoft SharePoint Server, o AD DS e o Outlook 2010 usando o Microsoft Outlook Social Connector, é preciso definir a Conexão de Fonte de Dados do mapeamento de propriedade Imagem como Exportar. Para obter mais informações sobre como sincronizar imagens de perfis de usuário, consulte Enable SharePoint Server 2010 Colleague in Outlook Propriedades de perfil padrão O SharePoint Server 2010 tem várias propriedades de perfil padrão para usuários e grupos que podem ser mapeadas para propriedades correspondentes em um serviço de diretório ou sistema comercial. Você também pode criar propriedades personalizadas no SharePoint Server 2010 e mapeá-las para as propriedades correspondentes em um serviço de diretório ou sistema comercial. É recomendável identificar mapeamentos de propriedades antes de configurar a Sincronização de Perfis. Por padrão, algumas propriedades de perfis de usuário, como nome, sobrenome e assim por diante, são mapeadas automaticamente para as propriedades correspondentes no serviço de diretório ou sistema comercial externo. Por exemplo, as seguintes propriedades são mapeadas automaticamente quando você usa o AD DS: Usuários: Atributo do AD DS <dn> objectsid manager displayname givenname Sn PhoneticDisplayName PhoneticFirstName PhoneticLastName telephonenumber mail physicaldeliveryofficename title department Propriedade de repositório de Perfil de Usuário SPS-DistinguishedName SID Manager PreferredName FirstName LastName PhoneticDisplayName PhoneticFirstName PhoneticLastName WorkPhone Work Office Title Department 187

188 samaccontname wwwhomepage SIP Address UserName PublicSiteRedirect proxyaddresses Grupos: Atributo do AD DS <dn> objectsid displayname description url member grouptype mail Propriedade do repositório de Perfil de Usuário SourceReference SID PreferredName Description Url Member GroupType MailNickName Definir agenda de sincronização No SharePoint Server 2010, você pode sincronizar perfis em uma agenda recorrente ou não recorrente. A Sincronização de Perfis Recorrente é incremental, ou seja, somente as informações de perfis alteradas são sincronizadas. A Sincronização de Perfis Não Recorrente pode ser configurada para executar uma sincronização completa ou incremental. Você deve planejar primeiro a execução de uma sincronização completa não recorrente de perfis de usuário apenas antes da implantação no ambiente de produção. Em seguida, execute uma sincronização recorrente (incremental) de perfis de usuários e grupos. Após concluir a importação de perfis de usuários e grupos, você poderá agendar a Sincronização de Perfis para ocorrer regularmente. Como parte do planejamento, determine o tipo de Sincronização de Perfis mais adequado ao modelo de negócios da empresa recorrente ou não recorrente. Leve em conta o tempo necessário para executar a sincronização e determine a agenda em que você deseja que ela seja executada. O tempo necessário para sincronizar as informações de perfis depende de vários fatores, como o número de perfis de usuários ou grupos que estão sendo sincronizados. Uma sincronização completa pode levar dias ou até semanas para ser concluída. O tempo necessário para concluir uma sincronização recorrente (incremental) depende do número de alterações de perfis que precisam ser sincronizadas. 188

189 Status da sincronização de perfis Na página Aplicativo de Serviço de Perfil de Usuário, você pode ver o status de um trabalho de sincronização de perfis. Esse status mostra informações sobre perfis de usuários, perfis de organizações e públicos-alvo e mostra também as definições da Sincronização de Perfis para essa instância do serviço de Perfil de Usuário. Esses números exibem o progresso de cada contêiner e são redefinidos a cada vez que a sincronização é iniciada em um contêiner. Depois que todos os contêineres estiverem sincronizados, você verá o número total de perfis de usuários e organizações importados no repositório de perfis do SharePoint Server Também é possível clicar no link dessa seção para ver os dados detalhados de um trabalho concluído de sincronização de perfis. Consulte também Conceitos Visão geral do serviço de Perfil de Usuário (SharePoint Server 2010) Planejar políticas para perfis de usuário (SharePoint Server 2010) Planejar perfis de usuário (SharePoint Server 2010) 189

190 Visão geral de sites Meus Sites (SharePoint Server 2010) Os sites Meu Site são sites pessoais no Microsoft SharePoint Server 2010 que oferecem aos usuários de uma organização um valioso conjunto de recursos de rede social e de colaboração. Esses recursos oferecem aos usuários uma maneira de descobrir áreas de especialidade, projetos e relacionamento de negócios a partir de um local central. Cada usuário pode exibir seu site Meu Site clicando no nome do usuário correspondente no canto superior direito de qualquer página e clicando em Meu Site. Neste artigo: Usos e benefícios de sites Meu Site A arquitetura de sites Meu Site Recursos relacionados Usos e benefícios de sites Meu Site No SharePoint Server 2010, sites Meu Site permitem que os usuários compartilhem facilmente informações sobre eles próprios e o trabalho. Esse compartilhamento de informações incentiva a colaboração, cria e promove experiência e direciona conteúdo relevante para as pessoas que precisam vê-lo. Você pode adaptar o conteúdo a cada usuário de um organização e, ao mesmo tempo, permitir que os administradores definam diretivas para proteger a privacidade. Os sites Meu Site no SharePoint Server 2010 incluem o seguinte: Um perfil para cada usuário onde eles podem compartilhar sua experiência, imagens de perfil e assim por diante Um news feed para acompanhamento de atividades como marcas sociais, atualizações de status e comentários de colegas Uma ferramenta de marcas e notas que ajuda você a marcar ou postar notas de forma conveniente em sites diretamente de um navegador da Web Uma biblioteca de imagens compartilhada, biblioteca de documentos compartilhada e biblioteca de documentos pessoal A capacidade de adicionar Web Parts personalizadas como um visualizador de RSS (Really Simple Syndication) para exibição de RSS feeds de blogs, fontes de notícias e assim por diante Um navegador organizacional que usa o Microsoft Silverlight 3 para oferecer uma experiência de navegação organizacional dinâmica A capacidade de gerenciar colegas e associações de um local A arquitetura de sites Meu Site Serviço de Perfil de Usuário 190

191 O serviço de Perfil de Usuário armazena informações sobre os usuários em um local central. As informações do perfil de um usuário incluem uma imagem de perfil, a organização à qual um usuário pertence, colegas, propriedades como habilidades e ponteiros para marcas e notas criadas pelo usuário. O SharePoint Server usa essas informações para personalizar os dados apresentados no site Meu Site de um usuário. Para provisionar os sites Meu Site e habilitar os recursos de computação social, como marcação social e news feeds, é necessário habilitar o serviço de Perfil de Usuário. Para obter mais informações sobre o serviço de Perfil de Usuário, consulte Visão geral do serviço de Perfil de Usuário (SharePoint Server 2010). Host do Meu Site O Host do Meu Site é um tipo de conjunto de sites usado para hospedagem do perfil e de partes de news feed dos sites Meu Site. A parte de conteúdo de sites Meu Site é hospedada em seu próprio conjunto de sites. Os conjuntos de sites Host do Meu Site não são criados automaticamente no SharePoint Server Um administrador do aplicativo do serviço de Perfil de Usuário deve primeiro criar um conjunto de sites Host do Meu Site antes de provisionar sites Meu Site. Locais Confiáveis de Host do Meu Site Em organizações onde vários farms de servidor são implantadas ou onde vários aplicativos de Serviço de Perfil de Usuário são configurados, os usuários podem criar vários sites Meus Sites. Por exemplo, em uma implantação geográfica com um farm central na Europa e um farm regional na África, um usuário pode clicar no link Meus Sites ao navegar pelo conteúdo hospedado por qualquer farm. consequentemente, o usuário poderá criar um site Meu Site no farm na Europa e um site Meu Site no farm na África. Se a sua organização inclui vários farms ou vários aplicativos de serviço de Perfil de Usuário que hospedam sites Meus Site, você pode impedir que usuários criem vários sites Meus Site usando o recurso Locais Confiáveis de Host de Meu Site. Esse recurso permite que você especifique locais confiáveis de Meu Site. Quando locais confiáveis de site Meu Site são especificados, os usuários são redirecionados para o site Meu Site destinado a suas contas de usuário, independentemente de onde eles estiverem navegando quando clicarem no link para criar um site Meu Site. Esse recurso garante que cada usuário criará somente um site Meu Site na organização. Páginas Sites Meu Site possuem três modos de exibição distintos: uma página Meu News feed que mostra atividades de colegas uma página Meu Conteúdo, que lista documentos compartilhados, documentos pessoais, imagens, bibliotecas, listas, quadros de discussão e pesquisas pertencentes a um usuário uma página Meu Perfil que exibe informações de perfil pessoal Os usuários podem navegar entre essas páginas clicando nos links na barra de links do Meu Site na parte superior da página. Recursos relacionados Os sites Meu Site baseiam-se nos seguintes recursos relacionados: Sincronização de Perfis 191

192 Permite que você integre informações de perfil armazenadas em um serviço de diretório como o AD DS (Serviços de Domínio Active Directory) ou um sistema comercial, como SAP ou Siebel, com o SharePoint Server Para obter mais informações sobre a Sincronização de Perfis, consulte Planejar a sincronização de perfis (SharePoint Server 2010). Marcação de experiência Permite que os usuários listem as áreas nas quais possuem experiência como parte de seus perfis. Essas informações podem ser usadas por outras pessoas da organização para a localização de especialistas no assunto para uma determinada área. Pesquisa de Pessoas Permite que os usuários localizem pessoas por departamento, cargo, conhecimento, experiência e interesses comuns. Consulte também Conceitos Planejar a colaboração e a computação social (SharePoint Server 2010) Outros recursos Manage service applications and services (SharePoint Server 2010) 192

193 Planejar sites de Meu Site (SharePoint Server 2010) Os sites Meu Site são sites pessoais no Microsoft SharePoint Server 2010 que oferecem aos usuários de uma organização um valioso conjunto de recursos de rede social e de colaboração. Este artigo descreve as principais etapas de planejamento para ajudá-lo a preparar a implantação de sites Meu Site em uma empresa. Neste artigo: Sobre o planejamento de sites Meu Site Projetar a arquitetura de sites Meu Site Determinar usuários e permissões de usuários Sincronizar informações de perfis de usuários Planejamento para localizar pessoas e experiência Planejar recursos de Meu Site Planejar políticas e privacidade Antes de ler este artigo, você deve compreender os conceitos descritos em Visão geral de sites Meus Sites (SharePoint Server 2010). Sobre o planejamento de sites Meu Site Para planejar sites Meus site com eficácia, você deve determinar os seguintes pontos: Um projeto de arquitetura lógica para implantar sites Meu Site em um farm de servidores Usuários para os quais você deseja criar um site Meu Site e as permissões apropriadas a serem concedidas a esses usuários As informações de perfil de usuário que você deseja sincronizar com serviços de diretório ou sistemas comerciais Os recursos de Meu Site que você deseja habilitar As políticas que serão aplicadas para exibir informações sobre perfis de usuários no perfil público As seções a seguir descrevem as etapas de planejamento para ajudá-lo a preparar uma implantação bem-sucedida de sites Meu Site em uma empresa. Projetar a arquitetura de sites Meu Site Se você planeja oferecer sites Meu Site como parte de uma implantação do SharePoint Server 2010, inclua-os no design de arquitetura inicial, independentemente de quando planeja implantá-los. Essa arquitetura deve incluir um host de Meu Site. Caso esteja planejando implantar sites Meu Site em várias localizações geográficas e deseja evitar 193

194 que os usuários criem vários desses sites, planeje a especificação de locais de Meu Site confiáveis. Host de Meu Site O host de Meu Site é um tipo de conjunto de sites usado para hospedagem do perfil e de partes de news feed de sites Meu Site. A parte de conteúdo de sites Meu Site é hospedada em seu próprio conjunto de sites. Os conjuntos de sites Host de Meu Site não são criados automaticamente no SharePoint Server No entanto, um conjunto de sites que contém a parte de conteúdo de um site Meu Site é criado automaticamente para cada usuário. Um administrador de um aplicativo do serviço de Perfil de Usuário deve primeiro criar um conjunto de sites do Host de Meu Site antes de provisionar sites Meu Site. Esse modelo deve ser provisionado apenas uma vez por aplicativo do Serviço de Perfil de Usuário. Para obter o máximo de desempenho, recomendamos a criação do host de Meu Site em um aplicativo Web dedicado. Implantações geograficamente distribuídas Os administradores de aplicativos do Serviço de Perfil de Usuário podem adicionar links a locais confiáveis do host de Meu Site para conceder aos usuários acesso a sites Meu Site em diversos farms ou em diversos aplicativos do Serviço de Perfil de Usuário. Na maioria dos casos, os links para locais confiáveis do host de Meu Site serão direcionados para usuários individuais ou grupos de usuários com base em uma necessidade comercial identificada. Os links podem ser mantidos e alterados ao longo do tempo de acordo com as necessidades da empresa e dos usuários. Quando você especifica locais confiáveis do host de Meu Site, os usuários são redirecionados ao site Meu Site destinado às suas contas de usuário quando clicam no link para criar um site Meu Site, onde quer que estejam navegando. Esse recurso garante que cada usuário crie somente um site Meu Site na organização. Ao planejar sites Meu Site, considere o local dos usuários na organização e o número de farms ou de aplicativos do serviço de Perfil de Usuário que hospedarão esses sites. Criação de site pessoal Planeje a criação de sites pessoais para permitir que os usuários criem seus próprios sites Meu Site. A criação de um site pessoal pode ser habilitada para o aplicativo Web que hospeda sites Meu Site. Os usuários devem ter permissões para Criar site pessoal para poderem criar seu próprio site Meu Site. Por padrão, essa permissão é habilitada no SharePoint Server 2010 para todos os usuários autenticados. Para obter mais informações sobre permissões para Criar site pessoal, consulte a seção sobre permissões de usuários, mais adiante neste artigo. Determinar usuários e permissões de usuários Usuários Ao planejar sites Meu Site, determine os usuários em uma organização aos quais você deseja permitir o uso do recurso Meu Site. Em seguida, planeje a implantação do serviço de Perfil de Usuário. Esse serviço armazena informações sobre usuários em um local central. Os sites Meu Site usam essas informações para permitir que os usuários colaborem de maneira eficiente. Para provisionar sites Meu Site, habilitar recursos de 194

195 computação social, como marca social e news feeds, bem como criar e distribuir perfis entre vários sites e farms, é necessário habilitar o serviço de Perfil de Usuário. Para obter mais informações, consulte Visão geral do serviço de Perfil de Usuário (SharePoint Server 2010). Para obter mais informações sobre como planejar perfis de usuários, consulte Planejar perfis de usuário (SharePoint Server 2010). Permissões de usuário Além de planejar os usuários de uma organização que terão um site Meu Site, também é necessário planejar os recursos de sites Meu Site que estarão disponíveis para cada usuário. Esses recursos incluem: Quem pode criar sites pessoais? Quem pode criar marcas sociais e anotações? Quem pode adicionar colegas? Recomendamos o uso de grupos de segurança para gerenciar permissões. A tabela abaixo oferece orientações sobre a configuração de permissões: Permissão Criar Site Pessoal Usar Recursos Sociais Usar Recursos Pessoais 195 Diretriz Por padrão, todos os usuários autenticados podem criar um site Meu Site. Certifique-se de que você deseja que a configuração padrão seja aplicada à organização. Como alternativa, é possível usar um ou mais grupos de segurança para conceder a permissão Criar Site Pessoal para um subconjunto de usuários em qualquer organização. Por padrão, todos os usuários autenticados podem adicionar classificações e marcas sociais a documentos, a outros itens do SharePoint Server e a outros itens genéricos, como páginas da Web externas e postagens de blog. Os usuários também podem deixar anotações improvisadas em páginas de perfis em um site Meu Site ou em qualquer página do SharePoint Server. Como alternativa, você pode usar um ou mais grupos de segurança para conceder a permissão Usar Recursos Sociais a um subconjunto de usuários em uma organização. Por padrão, todos os usuários autenticados podem editar seus perfis, adicionar ou editar colegas, além de adicionar ou editar associações. Como alternativa, você pode

196 usar um ou mais grupos de segurança para conceder a permissão Usar Recursos Pessoais a um subconjunto de usuários em uma organização. Sincronizar informações de perfis de usuários O serviço de Perfil de Usuário permite que o SharePoint Server colete informações sobre usuários em uma organização em serviços de diretórios e aplicativos corporativos. Como resultado, informações atualizadas e consistentes estão sempre disponíveis no site Meu Site de um usuário. As informações sobre os usuários podem ser sincronizadas na implantação com todos os conjuntos de sites que usam o mesmo aplicativo de Serviço de Perfil de Usuário. Essas informações também podem ser usadas por recursos de personalização para aumentar o valor da colaboração e das relações em uma organização. Se você planeja sincronizar perfis de usuários, inclua as seguintes tarefas: Comece com as propriedades padrão de perfis de usuário no SharePoint Server Identifique conexões com serviços de diretório que fornecerão informações complementares para as propriedades de perfis de usuário. Considere dados corporativos adicionais que permitem conectar usuários a aplicativos de linha de negócios. Para obter mais informações sobre as etapas que o ajudarão a planejar a sincronização de perfis, consulte Planejar a sincronização de perfis (SharePoint Server 2010). Planejamento para localizar pessoas e experiência O SharePoint Server 2010 permite aos usuários de sites Meu Site localizar outros usuários com base em suas especialidades e funções em uma organização. Os administradores de farm podem habilitar os seguintes métodos para localizar pessoas: Pesquisa de Pessoas Os resultados de Pesquisa de Pessoas contêm links para os perfis públicos de cada usuário e links para contatá-los por meio de programas de ou sistema de mensagens. Quando estiver planejando usuários de sites Meu Site, convém considerar a suplementação do escopo de pesquisa de pessoas padrão e a guia Centro de Pesquisa com escopos de pesquisa personalizados e guias para grupos de usuários mais específicos. Os administradores de aplicativos do Serviço de Perfil de Usuário desejarão visualizar a arquitetura das informações e a hierarquia do site para determinar os principais conceitos de negócios que podem ser relacionados a grupos de usuários específicos que podem ser procurados em vários sites. Assim, os administradores de aplicativos do Serviço de Perfil de Usuário podem trabalhar com os administradores do aplicativo do 196

197 Serviço de Pesquisa para desenvolver escopos de pesquisa e guias de procura de pessoas para grupos específicos. Os administradores de aplicativos do Serviço de Perfil de Usuário também podem usar seu conhecimento dos perfis de usuário que gerenciam para determinar outros grupos de usuários úteis e criar escopos de pesquisa específicos e guias de pesquisa adicionais para esses grupos. Os administradores de conjuntos de sites podem criar escopos de pesquisa no nível do site para os usuários que são membros dos seus conjuntos de sites. O planejamento de pesquisa de pessoas também alimenta o planejamento de perfis de usuário. O planejamento inicial pode mostrar grupos de usuários ou usuários individuais que você pode desejar encontrar de maneira mais fácil. No entanto, as propriedades certas para permitir a localização fácil desses funcionários podem não existir. Para obter mais informações sobre o planejamento de perfis de usuários, consulte Planejar perfis de usuário (SharePoint Server 2010). Localização de experiência Ao planejar sites Meu Site, determine se deseja que os usuários possam localizar colegas na organização. A Pesquisa de Pessoas e a marca social de experiência ajudam os usuários a localizar pessoas dentro de uma organização que se identificaram com uma experiência importante em uma determinada área. Os usuários na sua organização podem adicionar marcas aos seus perfis que descrevem áreas nas quais têm experiência. Essas marcas são usadas pela Pesquisa de Pessoas quando um usuário procura alguém na organização que tem conhecimento sobre uma determinada área. Os usuários também podem encontrar pessoas por meio da análise de s no Outlook Quando a análise de s está habilitada, as sugestões de colegas são importadas do Outlook se você estiver usando s no Microsoft Office Outlook Se você estiver usando o Microsoft Outlook 2010, o SharePoint Server analisará as mensagens de enviadas e fará sugestões de colegas e palavras-chave com base nessa análise. Em seguida, os usuários poderão adicionar esses colegas e essas palavras-chave aos seus perfis. Apesar da análise de s estar habilitada para todos os usuários no Outlook ou somente para grupos específicos pelo uso de política de grupos, os usuários poderão rejeitar esse recurso. Mesmo se a análise de s estiver desabilitada para todos os usuários, os usuários individuais poderão utilizá-la. Para obter mais informações a análise de s, consulte Enable SharePoint Server 2010 Colleague in Outlook Planejar recursos de Meu Site Os recursos de Meu Site incluem as seguintes opções: Um news feed que é usado para acompanhar atividades como marcas sociais, atualizações de status e comentários de colegas. Por padrão, o recurso de news feed está desabilitado. Para habilitá-lo, você deve iniciar o trabalho de timer de Feed de Atividades. Os eventos de news feed são mantidos por 14 dias e podem ser excluídos a qualquer momento por meio da execução do trabalho de timer de Limpeza do Feed de Atividades. Após o início do trabalho de timer de Feed de Atividades, os usuários podem seguir as atividades de colegas na página de news feed de seus sites Meu Site. Os usuários somente podem exibir no news feed as atividades para as quais têm permissão. No entanto, os criadores de atividades não podem configurar atividades de outras formas para que outros usuários possam ver. Ao planejar sites Meu Site, considere as 197

198 implicações de privacidade antes de habilitar esse recurso e forneça medidas paliativas de acordo com as suas necessidades. Uma ferramenta de marcas e anotações que é útil para que você use convenientemente um navegador da Web para marcar ou postar anotações. A ferramenta de marcas e anotações pode ser ativada ou desativada na Administração Central usando a permissão Usar Recursos Sociais. Essa configuração se aplica a todos os usuários que têm permissão de Usar Recursos Sociais. Os usuários também podem adicionar marcas e anotações a um conteúdo que esteja fora do SharePoint Server 2010 com o uso da ferramenta de miniaplicativo com indicador. Um navegador da organização para a visualização da hierarquia de subordinação de um usuário. O navegador da organização é habilitado por padrão. As informações da organização podem ser criadas manualmente ou importadas de um serviço de diretório, como o AD DS (Serviços de Domínio Active Directory) ou o LDAP. Os usuários finais devem ter o Microsoft Silverlight 3 instalado nas estações de trabalho para poderem exibir o navegador da organização. Não é possível desabilitar o navegador da organização, mas você pode evitar que os usuários o visualizem excluindo o nó da organização do Início Rápido. Para obter mais informações sobre a importação de informações de perfil na organização a partir de um serviço de diretório, consulte Planejar a sincronização de perfis (SharePoint Server 2010). Ao planejar sites Meu Site, considere os benefícios e impactos causados pela habilitação desses recursos. Planejar políticas e privacidade Políticas O SharePoint Server 2010 fornece um conjunto de políticas configuráveis para ajudar os administradores a disponibilizar as informações apropriadas de forma a atender às necessidades de uma organização. As organizações também podem criar e implantar recursos de política personalizados para atender a necessidades específicas. Ao planejar sites Meu Site, defina as informações necessárias para os principais processos corporativos em uma organização e as informações que são adequadas para compartilhamento na organização. Entre esses dois extremos estão as informações que devem ser compartilhadas somente entre alguns usuários. No caso de informações que sejam inadequadas para compartilhamento em uma organização, você deve criar políticas voltadas para esse tipo de situação. Para obter mais informações sobre planejamento de políticas, consulte Planejar políticas para perfis de usuário (SharePoint Server 2010). Privacidade Os recursos de Meu Site armazenam ou usam informações de identificação pessoal. Ao planejar a implantação de sites Meu Site, certifique-se de planejar com atenção como controlar o comportamento desses recursos ou desativá-los para proteger a privacidade dessas informações. Para obter mais informações, consulte Managing privacy (SharePoint Server 2010). 198

199 Consulte também Outros recursos Set up My Site Web sites (SharePoint Server 2010) 199

200 Planejamento de audiência e direcionamento de conteúdo (SharePoint Server 2010) Audiências são parte de um aplicativo de serviço Perfil do Usuário que permite que as organizações direcionem conteúdo para os usuários com base em sua tarefa ou trabalho. Audiências podem ser definidas por um destes itens ou por uma combinação destes: associação em uma lista de distribuição ou grupo de segurança do Windows, localização na estrutura de relatório organizacional ou por propriedades públicas em perfis de usuário. O conteúdo também pode ser direcionado com o uso de grupos do SharePoint para direcionar conteúdos em Web Parts. Este artigo descreve a arquitetura das audiências e o direcionamento de conteúdo, além das decisões principais que devem ser tomadas durante o planejamento do uso de audiências para uma organização. Este artigo não explica como planejar perfis de usuário ou como planejar a segurança para sites e conteúdo. Para obter mais informações, consulte Planejar perfis de usuário (SharePoint Server 2010) e Planejamento de segurança de sites e de conteúdo (SharePoint Server 2010). SegurançaObservação: Não use audiências como um substituto para a configuração de permissões para usuários e grupos do SharePoint. Para obter mais informações, consulte Planejamento de segurança de sites e de conteúdo (SharePoint Server 2010). Neste artigo: O que são audiências? Planejando audiências e o direcionamento de conteúdo O que são audiências? O Microsoft SharePoint Server 2010 dá suporte para dois tipos de audiências: Audiências globais As audiências globais são definidas por propriedades em um aplicativo de serviço de Perfil do Usuário e incluem audiências definidas por relacionamentos (estruturas de relatório), bem como outras propriedades. Grupos de segurança e listas de distribuição do Windows Os grupos de segurança do Windows que estão disponíveis enquanto você cria audiências são aqueles que são importados quando os perfis dos usuários são sincronizados com o aplicativo de serviço de Perfil do Usuário. 200

201 As listas de distribuição que estão disponíveis enquanto você cria audiências são aquelas que são importadas quando os perfis dos usuários são importados para o aplicativo de serviço de Perfil do Usuário. Para obter mais informações sobre como incluir grupos de segurança e listas de distribuição no aplicativo de serviço de Perfil do Usuário, consulte Planejar perfis de usuário (SharePoint Server 2010). Observação: Embora seja possível usar grupos do SharePoint com Web Parts para direcionar conteúdo, eles não podem ser usados para definir audiências. Uma audiência é definida por uma coleção de uma ou mais regras de audiência e pela necessidade de atender a todas a regras de audiência, ou apenas a uma delas, durante a avaliação da associação. Uma regra de audiência pode se basear na associação em um grupo de segurança do Windows, na associação em uma lista de distribuição, na posição em uma hierarquia organizacional ou em uma propriedade de perfil do usuário. Para definir cada regra de audiência, você deve selecionar um operando, operador e valor. Um exemplo de uma regra de audiência com base na associação em um grupo de segurança do Windows é o seguinte: Elemento Operando Operador Valor Valor Usuário Membro de Vendas Após a definição de uma audiência, ela deve ser compilada regularmente, pois as propriedades de perfil do usuário subjacentes e a associação em serviços de diretório e grupos podem mudar com frequência. Um administrador agenda o trabalho de timer que controla quando as audiências são compiladas. Planejando audiências e o direcionamento de conteúdo Os administradores devem planejar audiências como parte do sistema de gerenciamento de perfil do usuário. Antes de planejar audiências, você já deve ter concluído os seguintes planos: Plano para a segurança do Windows. Para obter mais informações, consulte Escolher grupos de segurança (SharePoint Server 2010). Plano para perfis dos usuários e listas de distribuição. Para obter mais informações, consulte Planejar perfis de usuário (SharePoint Server 2010). 201

202 Plano para sites e conjuntos de sites. Para obter mais informações, consulte Planejar sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010). Planejar grupos do SharePoint. Para obter mais informações, consulte Determinar os níveis de permissão e grupos que serão usados (SharePoint Server 2010). O planejamento de audiências e o direcionamento de conteúdo geralmente é abordado nos seguintes estágios: 1. Planejar as audiências principais. 2. Planejar o direcionamento de conteúdo para audiências. Planejar as audiências principais Ao planejar as audiências durante a implantação inicial, a meta deve ser localizar o menor conjunto possível de audiências principais com base nos seguintes critérios: Uma avaliação das necessidades de conteúdo da organização A arquitetura de informações do site e dos conjuntos de sites Os usuários que estão associados a cada conjunto de sites É recomendável seguir este processo para o planejamento de audiências em uma implantação inicial: 1. Registre o objetivo central de cada conjunto de sites e site. Em geral, cada conjunto de sites tem um conjunto focado de processos comerciais associados a grupos específicos de usuários. 2. Determine o menor número de audiências que podem permitir que você direcione conteúdo conforme necessário. Talvez você queira começar identificando os requisitos no ambiente existente. Por exemplo, equipes de trabalho existentes, projetos entre grupos, principais processos corporativos e estrutura do site podem incluir grupos de usuários que podem ser convertidos em audiências. 3. Registre todas as listas de distribuição existentes, os grupos do SharePoint existentes e mapeie-os de acordo com suas necessidades de audiência. 4. Identifique audiências adicionais que devem ser definidas. Talvez você possa criar as audiências desejadas a partir de listas de distribuição e grupos de segurança do Windows. No entanto, é comum exigir que audiências adicionais sejam definidas por propriedades de perfil do usuário. O planejamento de audiências também pode ajudar a encontrar lacunas em planos para perfis dos usuários e grupos de distribuição. Para dar suporte a uma audiência específica, talvez você descubra que precisa adicionar mais propriedades de perfil ou grupos de distribuição. 5. Identifique grupos do SharePoint adicionais que devem ser definidos. Ao determinar quais Web Parts direcionarão audiências ou grupos do SharePoint, é possível que você encontre lacunas nos planos para grupos do SharePoint. Para dar suporte a uma meta específica, talvez você descubra que precisa de mais grupos do SharePoint. 202

203 No fim do processo de planejamento de audiência, é necessário ter uma lista de audiências que atenda às necessidades de grupos de usuários que estejam usando cada conjunto de sites. Planejar como direcionar conteúdo para audiências Para usar audiências para direcionar conteúdo, os administradores do serviço de Perfil do Usuário e os administradores de site deverão decidir quais elementos de site serão usados em cada site. Os administradores do serviço de Perfil do Usuário e os administradores de site deverão trabalhar juntos para assegurar que consigam fornecer uma experiência consistente para audiências em sites e conjuntos de sites. Depois de definidas, as audiências poderão ser usadas para direcionar conteúdo das seguintes formas: Para aplicativos clientes do Microsoft Office 2010, um administrador de serviço de Perfil do Usuário pode definir os links exibidos nos locais do SharePoint e as audiências para as quais cada link estará visível. Em sites Meu site, um administrador de serviço de Perfil do Usuário pode definir audiências para links de navegação de Meu Site que aparecem na barra superior. Para cenários Meu Site nos quais os usuários precisarem acessar um ou mais locais de host de Meu Site, um administrador de serviço de Perfil do Usuário pode gerenciar uma lista de Locais Confiáveis de Host de Meu Site e depois direcionar cada local confiável para as audiências que precisam exibi-lo. Em um ambiente com vários locais de host de Meu Site, as audiências também determinam em qual local confiável de host de Meu Site um site Meu Site é criado. Em um ambiente no qual um aplicativo de serviço de Perfil do Usuário e audiências estão configurados, os administradores de site podem usar Web Parts para direcionar conteúdo por audiência. Os administradores de site podem usar grupos do SharePoint para direcionar conteúdo a Web Parts em ambientes que estejam executando um aplicativo de serviço de Perfil do Usuário e em ambientes que não estejam executando um aplicativo de serviço de Perfil do Usuário. Direcionando links de aplicativos clientes do Office Os administradores do serviço de Perfil do Usuário controlam os links que são exibidos na lista do SharePoint em aplicativos clientes do Office quando você está abrindo ou salvando arquivos e definem as audiências para as quais cada link está visível. Por padrão, os mesmos links para aplicativos clientes do Office 2010 são exibidos para todos os usuários do aplicativo de serviço de Perfil do Usuário. Os links se tornam muito mais úteis quando são direcionados para audiências. Exemplos de links que podem ser publicados para aplicativos clientes incluem: Sites, incluindo sites de equipe, sites de portal e espaços de trabalho de projeto. Bibliotecas de conexão de dados. Bibliotecas de documentos ou repositórios de documentos. Direcionando links de site de personalização (links de navegação Meu Site) Os links que são exibidos nas páginas Meu Site, na barra de navegação superior (links de site de personalização), podem ser direcionados para audiências específicas. Os administradores de serviço de Perfil do Usuário controlam os links exibidos na barra de 203

204 navegação Meu Site e definem as audiências para as quais cada link está visível. Em muitos casos, um link pode ser relevante para um grupo em uma organização, mas não para todos. Direcionando locais de host confiáveis de Meu Site Em alguns cenários, como uma implantação global com serviços compartilhados distribuídos geograficamente, alguns usuários podem ter acesso a um ou mais locais de host Meu Site. Os administradores de serviço de Perfil do Usuário para cada aplicativo de serviço gerenciam uma lista de locais de host confiáveis de Meu Site e direcionam cada local para as audiências de usuários que tenham que exibir esses locais. Em um ambiente com vários locais de host de Meu Site, as audiências também determinam em qual local confiável de host de Meu Site um site Meu Site é criado para um usuário específico. Como os locais de host confiáveis de Meu Site são processados na ordem de prioridade na lista, os usuários visualizam as informações personalizadas que são mais relevantes para o site Meu Site que estão exibindo. Além disso, as informações de personalização estão disponíveis, mesmo que aplicativos de serviço individuais estejam indisponíveis. As implantações que têm apenas o aplicativo de serviço de Perfil do Usuário não precisam desse recurso. Para obter mais informações, consulte Planejar sites de Meu Site (SharePoint Server 2010). Web Parts de destino Qualquer Web Part pode ser direcionada para um conjunto específico de audiências adicionando essas audiências à caixa Audiências de Destino na seção Avançado do painel de ferramentas Web Parts. Observação: Embora os grupos do SharePoint não possam ser usados para definir audiências, eles podem ser selecionados como audiências na caixa Audiências de Destino. Web Parts usadas com frequência com audiências para direcionar conteúdo incluem a Web Part Conteúdo por Consulta. A Web Part Conteúdo por Consulta pode direcionar conteúdo das seguintes formas: Agrupar resultados por audiência. Exibir itens de lista de vários níveis hierárquicos. Exibir itens de lista para audiências específicas. Outro grupo de Web Parts que são usadas com frequência com audiências são filtros. Filtros podem ser conectados a outras Web Parts de forma a exibirem apenas resultados baseados em certas propriedades, como audiência. Frequentemente, os filtros são conectados a Web Parts de dados corporativos para permitir que os usuários direcionem dados corporativos com base na audiência. Exemplo: configurando audiências para um site de personalização Vários usuários subordinados ao mesmo gerente usam um site que fornece uma exibição personalizada dos dados corporativos principais. Para tornar o site mais disponível, um administrador de serviço de Perfil do Usuário primeiro definiu uma audiência com base no operando Usuário e no operador Relatórios em. Em seguida, o 204

205 administrador criou um link de site de personalização para o grupo que usa o site. À medida que o site é mais utilizado, o administrador de serviço de Perfil do Usuário faz as seguintes alterações, primeiro verificando se a associação na audiência é definida para satisfazer uma das regras (nem todas): Quando outro grupo começa a usar o site, uma segunda regra de audiência é adicionada com base no operando Usuário e um valor Relatórios em diferente. Os usuários de uma lista de distribuição também começam a usar o site de personalização. Para acomodá-los, outra nova regra de audiência baseada no operando Usuário, no operador Membro de e no valor de uma lista de distribuição que contém esses usuários adicionais é adicionada. Posteriormente, o gerente de uma filial solicita que essa equipe receba acesso ao site de personalização. O administrador cria uma nova regra de audiência com o operando Propriedade, usando a propriedade Escritório. Por fim, o administrador recebe uma solicitação para conceder acesso ao site de personalização para todos os analistas financeiros. O administrador cria outra regra de audiência, com base na propriedade Título. 205

206 Visão geral da marcação social (SharePoint Server 2010) Uma marca é uma palavra ou frase que identifica uma informação de acordo com um conjunto de atributos ou critérios. As marcas facilitam a localização e o compartilhamento de informações sobre um assunto ou tarefa específicos. A marcação social ajuda os usuários a categorizar informações de maneiras significativas para eles. Essa marcação pode melhorar a qualidade dos resultados da pesquisa filtrando com marcas específicas, e também pode conectar indivíduos que desejam compartilhar informações com outros usuários que tenham interesses semelhantes. Este artigo descreve os recursos de marcação social no Microsoft SharePoint Server Não descreve como configurar recursos de marcação social e também não discute como implementar recursos de marcação social como parte de uma estratégia de mídia social geral para uma empresa. Para obter mais informações, consulte Implicações de privacidade e segurança da marcação social (SharePoint Server 2010). Neste artigo: Sobre o uso de recursos de marcação social Recursos de marcação social Uso e benefícios da marcação social Impactos da marcação social Sobre o uso de recursos de marcação social Os recursos de marcação social ajudam usuários a compartilhar informações e a recuperar conteúdo relevante e de alta qualidade com mais eficiência. Esse compartilhamento encoraja a colaboração e faz com que os usuários entrem em contato com especialistas no assunto, que podem oferecer informações e assistência. As empresas também podem usar os recursos de marcação social do SharePoint Server 2010 para garantir a conformidade com regulamentações do setor ou do governo ou para se preparar para uma auditoria ou Descoberta Eletrônica. Para obter mais informações, consulte Planejando a Descoberta Eletrônica (SharePoint Server 2010). Recursos de marcação social O SharePoint Server 2010 contém os seguintes recursos de marcação social: Marcas sociais, que permitem que os usuários salvem itens de interesse, organizem todas as informações de um projeto e se conectem a outras pessoas que compartilhem os mesmos interesses. O Bloco de Anotações, que permite que usuários adicionem comentários sobre páginas da Web, documentos e itens de biblioteca a serem rastreados em um local central. 206

207 Classificações, que são marcas sociais que permitem que os usuários utilizem uma escala de, por exemplo, uma a cinco estrelas, para avaliar o valor do conteúdo. Bookmarklets, que permitem que usuários adicionem marcas e notas a páginas externas a um ambiente do SharePoint. Por exemplo, se usuários adicionarem marcas a uma página em um site da Internet, essas marcas e notas poderão aparecer na guia Marcas e Notas de seu site Meu Site. As marcas sociais, o Bloco de Anotações e as classificações são controlados pela permissão Recursos Sociais do serviço de Perfil de Usuário. Marcas sociais As marcas sociais são palavras ou frases geradas pelo usuário que descrevem informações. Não fazem parte de uma taxonomia formal, como as palavras-chave empresariais no repositório de termos associado a um aplicativo de serviço de Metadados Gerenciados no SharePoint Server ou os códigos da ICD (International Statistical Classification of Diseases and Related Health Problems) usados em medicina para representar diagnósticos específicos. Os usuários criam marcas sociais com base em sua experiência subjetiva com uma informação específica. As marcas sociais consistem em uma identidade de usuário, uma URL de item e a própria marca. As marcas sociais são armazenadas no banco de dados de marcação social que faz parte do serviço de Perfil de Usuário. Por padrão, todos os usuários autenticados podem adicionar marcas sociais a documentos e a outros itens do SharePoint. Qualquer um com a permissão de Gerenciar Dados Sociais pode excluir uma marca. As nuvens de marcas oferecem um modo de exibição agregado das marcas que um grupo de usuários aplicou a uma única informação. O SharePoint Server 2010 inclui uma Web Part de nuvem de marcas que aparece por padrão em um site Meu Site. Os administradores e usuários podem filtrar a nuvem de marcas para exibir marcas usadas pelo proprietário do site Meu Site, grupos específicos ou qualquer um que possa exibir o site Meu Site. A exibição também pode ser filtrada com base em data e idioma. As marcas usadas são usadas com mais frequência são exibidas em texto em negrito grande, enquanto que as marcas usadas com menos frequência aparecem em texto menor. Cada marca pode exibir um número associado que indica quantas vezes ela foi aplicada. Bloco de Anotações O Bloco de Anotações é uma Web Part que permite que usuários façam comentários improvisados em qualquer site do SharePoint Server Os usuários também podem fazer comentários de Bloco de Anotações nas páginas Meu Perfil de usuários ou de sua própria página. Os usuários anônimos não podem adicionar notas. O Bloco de Anotações ajuda os usuários a expressar pensamentos em seu contexto imediato em vez de ter de mudar para o , mensagens instantâneas ou telefone. Por exemplo, os usuários podem fazer comentários sobre uma página da Web enquanto exibem a página. Outros usuários podem ver o comentário e um link para a página da Web, que poderá ser visitada caso eles estejam interessados no assunto. Esse imediatismo ajuda os sites Meu Site e as páginas Meu Perfil a se tornarem locais centralizados para o gerenciamento de conversas publicas. Classificações Uma classificação no SharePoint Server 2010 é uma avaliação ou classificação de conteúdo em uma escala de acordo com a intensidade em que o conteúdo atende a 207

208 critérios específicos. As classificações mostram uma pontuação média que pode variar entre 1 e 100 e uma janela popup que exibe informações adicionais sobre a pontuação. Os usuários podem classificar itens em uma lista do SharePoint, biblioteca de documentos e páginas da Web individuais Os usuários não precisam de permissão de gravação em um item para classificá-lo. Cada classificação consiste em uma identidade de usuário, uma URL de item e a própria classificação. Também contém a data e hora em que foi aplicada. As classificações são armazenadas em uma tabela no mesmo banco de dados que armazena marcas sociais. Por padrão, o suporte a classificações é habilitado em um farm. No entanto, para usar classificações em um conjunto de sites específico, primeiro elas deverão ser habilitadas para esse conjunto de sites. As classificações podem ser habilitadas em qualquer modelo de site caso o suporte a classificações esteja habilitado no farm. Por padrão, o recurso Classificações está localizado no modelo de site Portal de Publicação. Bookmarklets Um bookmarklet é um controle JavaScript que os usuários podem salvar como indicador em seus navegadores. Os bookmarklets permitem que os usuários em um ambiente do SharePoint marquem, escrevam notas e classifiquem itens em sites fora do ambiente do SharePoint por exemplo, sites da Internet e compartilhem essas marcas, notas e classificações com sua equipe e colegas. Observação: Embora as próprias marcas sejam sempre públicas, você pode optar por impedir que outras pessoas vejam que você marcou um item específico. As notas são sempre públicas. Quando um usuário marca um site externo, a página do perfil do usuário é aberto. Todas as marcas e notas inseridas nessa página aparecerão na guia Marcas e Notas do site Meu Site da página de perfil do usuário, onde a equipe e os colegas do usuário poderão vê-las. Um bookmarklet consiste em uma identidade de usuário, uma palavra ou frase e uma URL para o conteúdo marcado. Os usuários podem tornar particulares os bookmarklets na guia Marcas e Notas de sua própria página Perfil; também podem excluir um bookmarklet. Uso e benefícios da marcação social A marcação social tem benefícios para as organizações comerciais e de TI em uma empresa. Benefícios comerciais Os recursos de marcação social do SharePoint Server 2010 ajudam as empresas a aprimorar a colaboração e a detectabilidade de informações comerciais. Aprimorar a colaboração para encorajar a inovação Os perfis de usuário permitem que os usuários se identifiquem e localizem especialistas. Os comentários do Bloco de Anotações podem identificar um grupo de usuários 208

209 interessados em um tópico específico. As sugestões para uma lista Meus Colegas de um usuário podem derivar dessas conexões sociais. Aprimorar a detectabilidade de informações comerciais Os recursos da marcação social podem ajudar a aumentar a visibilidade de conteúdo de alto qualidade e a identificar a versão mais recente do conteúdo. Por exemplo, um feed de site Meu Site pode notificar um usuário quando uma página da Web contém uma marca que o usuário inclui em seu perfil de usuário. Esses recursos também podem se integrar a aplicativos de business intelligence para conectar usuários com dados corporativos de que necessitam para fazer seus trabalhos sem precisar deixar seus ambientes do SharePoint. Benefícios de TI Os recursos de marcação social do SharePoint Server 2010 oferecem às organizações de TI os seguintes recursos: 1. Definir políticas que controlam atividades de grupo enquanto permitem que os usuários gerenciem algumas configurações por conta própria, o que pode reduzir a necessidade do envolvimento de TI no gerenciamento diário de algumas atividades de marcação social. 2. Oferecer um conjunto limitado de permissões somente leitura a usuários anônimos, para restringir seu acesso a conjuntos de sites selecionados. 3. Planejar com antecedência o uso da arquitetura escalonável do SharePoint Server 2010 para permitir distribuições graduais e adicionar capacidade quando o número de usuários aumentar. 4. Gerenciar recursos de marcação social no nível da Administração Central, de um conjunto de sites ou de um site. Os administradores de TI podem atribuir um usuário a função de administrador de um conjunto de sites ou de um site e oferecer ao administrador designado a permissão de Gerenciar Dados Sociais para esse escopo. Essa distribuição de responsabilidades administrativas ajuda TI a usar os recursos com mais eficiência. 5. Usar a funcionalidade de computação social para liberar a equipe de TI de algumas atividades de suporte. Por exemplo, um wiki Empresarial hospedado pode estimular usuários a compartilhar dicas e truques, ou um RSS feed pode enviar atualizações de suporte. 6. Integrar novas ferramentas com aplicativos existentes para manter uma experiência do usuário consistente, o que pode estimular a adoção e minimizar custos de treinamento. Impactos da marcação social Embora a marcação social ofereça vários benefícios, também existem riscos. A segurança de conteúdo e a privacidade dos usuários são as principais preocupações em qualquer implementação de marcação social. Os problemas de desempenho e de capacidade também são críticos para o sucesso a longo prazo da implementação. Segurança e privacidade A menos que haja garantias, é possível violar a privacidade de um usuário ou expor conteúdo que deveria ser mantido em segurança. O SharePoint Server 2010 permite que administradores definam políticas que ajudam a proteger a privacidade ao mesmo tempo 209

210 que permitem aos usuários alguma discrição no uso de recursos sociais. Para obter mais informações, consulte Planejar políticas para perfis de usuário (SharePoint Server 2010). O SharePoint Server 2010 também permite que os administradores garantam o conteúdo confidencial. Por exemplo, um administrador pode adicionar uma URL de site a uma lista de sites excluídos para impedir que o site e qualquer subsite seja marcado. Os usuários devem compreender as implicações de segurança e privacidade dos recursos de marcação social. Por exemplo, eles devem compreender que quando alguém marca um site ou documento, o título e a URL desse site ou documento é difundida para qualquer pessoa que liste o usuário como colega em seu site Meu Site e para qualquer um que tenha essa marca como um interesse em seu perfil de usuário. Para obter mais informações, consulte Implicações de privacidade e segurança da marcação social (SharePoint Server 2010). Desempenho e capacidade Os problemas de desempenho e capacidade podem desestimular os usuários de participar de atividades de marcação social. Embora as marcas, classificações, bookmarklets e comentários individuais exijam muito pouco espaço de armazenamento, em conjunto eles afetarão o tamanho do banco de dados do perfil, o repositório de termos e o banco de dados de marcas sociais. Devido ao rápido crescimento da adoção da marcação social, qualquer implementação deve ser capaz de crescer para acomodar grandes números de novos usuários. Consulte também Conceitos Planejar a colaboração e a computação social (SharePoint Server 2010) Planejar sites de Meu Site (SharePoint Server 2010) 210

211 Implicações de privacidade e segurança da marcação social (SharePoint Server 2010) A marcação social ajuda as pessoas a comunicar e compartilhar informações. Por definição, a comunicação e o compartilhamento de informações podem afetar a privacidade (caso informações pessoais sejam compartilhadas) e a segurança (no caso do compartilhamento de informações confidenciais). A marcação social do Microsoft SharePoint Server 2010 fornece recursos que podem ser usados para gerenciar os efeitos na privacidade e na segurança. Neste artigo: Como as informações de marcação social são ocultas Como as informações de marcação social são exibidas Quais informações ainda são expostas Recomendações Como as informações de marcação social são ocultas Três recursos do SharePoint Server 2010 ajudam a proteger a privacidade e a segurança: Marcas particulares Controle de classificações Filtragem de segurança Marcas particulares Um usuário que adicione uma marca a uma página da Web pode indicar que essa marca é particular. Outras pessoas não poderão ver o fato de que a marca foi adicionada à página da Web. Outras pessoas não verão a marca na nuvem de marcas do usuário, a menos que o usuário que adicionou a marca também tenha aplicado a mesma marca a outra página da Web sem torná-la particular. Controle de classificações O controle de classificações exibe apenas a classificação agregada recebida por um item. Ele não exibe quais usuários classificaram o item ou quais classificações individuais foram fornecidas. Filtragem de segurança A adição de uma marca, anotação ou classificação a uma página da Web cria uma atividade. Antes que o SharePoint Server exiba uma atividade, ele usa um componente chamado filtro de segurança para determinar se o usuário atual tem permissão para 211

212 exibir a página da Web à qual se aplica a atividade. Se o usuário não tiver permissão para exibir a página da Web, o SharePoint Server não exibirá a atividade. À medida que o serviço de pesquisa rastreia páginas da Web, ele registra as permissões exigidas para a exibição de cada página. O filtro de segurança usa essas informações para determinar se um determinado usuário tem permissão para exibir uma página da Web específica. Se a filtragem de segurança tiver informações insuficientes para determinar se o usuário tem permissão para exibir a página da Web, ela emitirá um erro ao lado de um aviso e informará que o usuário não tem permissão para exibir a página da Web. Como resultado, se o serviço de pesquisa não tiver rastreado uma página da Web, as atividades relacionadas a essa página não serão exibidas. Observação: Há uma única exceção: quando você exibe sua própria página Meu Perfil, todas as atividades são exibidas. Consulte o tópico Como as informações de marcação social são exibidas para obter uma explicação do porquê isso acontece. Como as informações de marcação social são exibidas Há três maneiras de um usuário ver informações de marcação social: Em uma página Meu Perfil do usuário Como resultado do acompanhamento de uma marca ou de um colega Em páginas da Web no farm do SharePoint Server Cada uma dessas maneiras está descrita nas seções a seguir. Páginas Meu Perfil Cada usuário conhecido no Serviço de Perfil de Usuário tem uma página Meu Perfil que mostra informações sobre o usuário. Quando você exibe a página Meu Perfil de alguém, o conteúdo mostrado tem filtragem de segurança. O conteúdo que você exibe em sua própria página Meu Perfil não tem filtro de segurança. A guia Marcas e Notas da página Meu Perfil de um usuário contém uma nuvem de marcas composta pelas marcas que o usuário adicionou às páginas da Web. Todos podem exibir a nuvem de marcas. A nuvem de marcas que você vê na sua própria página Meu Perfil contém marcas públicas e particulares. A nuvem de marcas que você vê na página Meu Perfil de outra pessoa contém somente as marcas públicas. Quando uma marca é selecionada na nuvem de marcas, as atividades associadas à marca são exibidas na seção Atividades. Se você estiver exibindo a página Meu Perfil de outra pessoa, as atividades terão filtragem de segurança. Dessa forma, você talvez veja uma marca que, aparentemente, não tem nenhuma atividade associada a ela. A guia Visão Geral da página Meu Perfil de um usuário contém uma seção intitulada Atividades Recentes. Como o próprio nome sugere, essa seção contém uma lista das atividades de marcação social recentes do usuário. A lista tem filtragem de segurança, a menos que você esteja exibindo sua própria página Meu Perfil. 212

213 A guia Visão Geral da página Meu Perfil de um usuário também contém um Bloco de Anotações. As anotações que as pessoas tiverem adicionado à página Meu Perfil do usuário serão exibidas aqui. Todas as anotações são públicas. Acompanhamento Você pode mostrar seu interesse em saber quando uma marca específica é usada acompanhando a marca. Ao acompanhar uma marca, você será notificado sempre que alguém adicionar a marca a uma página da Web. Essas notificações têm filtragem de segurança e, portanto, se alguém adicionar a marca a uma página que você não possa exibir, você será notificado sobre essa atividade. O fato de você acompanhar a marca é público; as pessoas podem exibir, na página Perfil de Marca, uma lista de todos que estão acompanhando uma marca. Para mostrar seu interesse na atividade de marcação social de alguém, adicione a pessoa como um colega. Ao fazer isso, você será notificado sempre que a pessoa adicionar uma marca, anotação ou classificação a uma página da Web. As informações terão filtragem de segurança, para que somente você veja as atividades relacionadas a páginas da Web que você tem permissão de exibir. Observação: A filtragem de segurança remove as classificações aplicadas a itens de lista, mas não remove as classificações aplicadas a outros itens como, por exemplo, documentos e páginas da Web. Páginas da Web Ao adicionar uma marca ou uma anotação a uma página da Web no farm do SharePoint Server, você pode ver as marcas e anotações que outros usuários adicionaram a essa página. É possível ver todas as anotações, mas somente as marcas públicas. Quais informações ainda são expostas As marcas propriamente ditas palavras ou frases aplicadas a páginas da Web são armazenadas em um repositório de termos. (Para obter mais informações sobre repositórios de termos, consulte Managed metadata overview (SharePoint Server 2010).) Marcas públicas e particulares são armazenadas no repositório de termos. Esse repositório não identifica a pessoa que criou a marca, nem a página da Web à qual ela foi aplicada. Recomendações Embora o SharePoint Server 2010 forneça recursos que ajudam a proteger a privacidade e a segurança quando a marcação social é utilizada, você deve tomar providências adicionais para obter o máximo benefício. Oriente os usuários sobre quais aspectos da atividade de marcação social são públicos e quais são particulares. Treine os usuários a sinalizar as marcas como particulares quando não quiserem que outros usuários vejam que eles aplicaram uma marca a uma página da Web. 213

214 Avalie cuidadosamente todos os códigos personalizados antes de implantá-los. Um aplicativo personalizado pode acessar dados de marcação social por meio do modelo de objeto de marcação social do SharePoint Server 2010 ou diretamente no banco de dados. Um aplicativo pode acessar os mesmos dados de marcação social que seriam disponibilizados para a conta que o executa. Se o aplicativo for executado em uma conta com permissões de administrador de banco de dados ou em uma conta que é administradora de um Serviço de Perfil de Usuário e tem a permissão Gerenciar Metadados Sociais, o aplicativo poderá acessar todas as informações de marcação social e sem filtragem de segurança; por exemplo, marcas particulares. Certifique-se de que os aplicativos personalizados apresentem apenas as informações que atendam aos padrões de privacidade e segurança da organização. Considere uma filtragem de segurança personalizada. Se a filtragem de segurança do SharePoint Server tiver informações insuficientes para determinar se um usuário tem permissão para exibir uma página da Web, ela emitirá um erro ao lado de um aviso e informará que o usuário não tem permissão. Um resultado desse comportamento é que marcas, anotações e classificações adicionadas a sites externos são sempre filtradas. Se esse comportamento não for adequado à sua situação, considere a implementação de uma filtragem de segurança personalizada. Para obter um exemplo de filtragem de segurança personalizada, consulte ISocialSecurityTrimmer Interface ( Quando as permissões exigidas para acessar um site são alteradas, é preciso que o serviço de pesquisa rastreie novamente o site. A filtragem de segurança não reconhecerá os novos requisitos de permissão enquanto o site não for rastreado outra vez. Consulte também Conceitos Visão geral da marcação social (SharePoint Server 2010) Planejar perfis de usuário (SharePoint Server 2010) Outros recursos Managing privacy Marcação ( 214

215 Visão geral de wikis corporativos (SharePoint Server 2010) Um Wiki Corporativo é um site de publicações para compartilhar e atualizar volumes grandes de informações em uma empresa. Se uma organização precisa de um repositório de conhecimento extenso e centralizado, projetado com o objetivo de armazenar e compartilhar informações em escala empresarial, considere o uso de um Wiki Corporativo. Este artigo compara sites de Wiki Corporativo com Sites de Equipe. Ele não fornece informações sobre como planejar ou configurar um Wiki Corporativo. Para obter mais informações, consulte Planejamento de wiki corporativo (SharePoint Server 2010) e Create an Enterprise Wiki. Neste artigo: Comparação de Wikis Corporativos com Sites de Equipe Usos e benefícios de Wikis Corporativos Limitações de Wikis Corporativos Exemplo: Wiki Corporativo da Fabrikam Comparação de Wikis Corporativos com Sites de Equipe O modelo de Site de Equipe fornece um modo flexível para criação de conteúdo. Ele inclui um editor de Rich Text com suporte para vários navegadores e preenchimento automático in-line. O modelo de Site de Equipe habilita a colaboração entre equipes em uma organização ou entre organizações. Sites de Equipe abordam duas preocupações importantes para os responsáveis por assegurar a integridade do conteúdo de uma organização. Controle editorial Os administradores de um Site de Equipe, ou qualquer um com permissões de Controle Total sobre um Site de Equipe, podem permitir que um subconjunto de usuários edite entradas e que todos os usuários leiam essas entradas. Controle de versão Os usuários podem exibir versões anteriores de uma entrada e ver quando as alterações foram feitas e quem as fez. Se as alterações estiverem incorretas ou não forem adequadas, a entrada poderá ser revertida para uma versão anterior. No SharePoint Server 2010, o modelo de home page do Site de Equipe é uma página wiki. O modelo de Wiki Corporativo usa os recursos de publicação do SharePoint Server 2010 para adicionar classificações de páginas, metadados gerenciados e recursos de personalização. A integração com o Microsoft SharePoint Designer 2010 facilita a modificação da exibição de conteúdo por meio da alteração de layouts de página e da implementação de uma identidade visual consistente por meio da alteração de páginas 215

216 mestras. Para obter mais informações, consulte Visão geral sobre sites e conjuntos de sites (SharePoint Server 2010). A tabela a seguir sugere vários critérios a serem considerados ao escolher entre um modelo de Site de Equipe e um modelo de Wiki Corporativo. Para obter mais informações, consulte Planejamento de wiki corporativo (SharePoint Server 2010). Se você deseja: Incentivar a comunicação um-para-muitos Incentivar a comunicação muitos-paramuitos Oferecer uma troca estruturada de informações Use este modelo de site: Site de Equipe Wiki Corporativo Site de Equipe Habilitar a troca colaborativa de informações Wiki Corporativo Inserir imagens ou arquivos em uma página Site de Equipe ou Wiki Corporativo Marcar páginas para referência fácil com palavras-chave corporativas Wiki Corporativo Usos e benefícios de Wikis Corporativos Wikis corporativos ajudam as organizações a coletar,organizar e distribuir informações. Muitas vezes, eles se tornam repositórios do conhecimento não declarado de uma organização, que de outra forma não seria armazenado em nenhum outro lugar. Wikis podem incentivar o aprendizado informal e compartilhar dicas com outros usuários, o que pode reduzir a necessidade de treinamento formal ou de suporte contínuo do departamento de TI. Limitações de Wikis Corporativos Como um Wiki Corporativo pode gerar um nível alto de tráfego de rede, talvez seja necessário configurá-lo para usar um único conjunto de sites e um único banco de dados dedicado do Microsoft SQL Server. Se o banco de dados do Microsoft SQL Server for compartilhado, os usuários poderão perceber um desempenho mais lento. Para obter mais informações, consulte Planejamento de wiki corporativo (SharePoint Server 2010). Páginas de Wiki Corporativo não podem ser convertidas ou migradas para páginas em um Site de Equipe sem o uso de um código personalizado. Como os wikis são usados com o recurso de publicação no SharePoint Server 2010, há diferenças significativas entre um site de Wiki Corporativo e um Site de Equipe. Exemplo: Wiki Corporativo da Fabrikam A Fabrikam Corporation mantém um Wiki Corporativo de toda a empresa onde os funcionários podem encontrar as informações mais completas e atualizadas sobre 216

217 atividades, benefícios e serviços corporativos e contribuir com essas informações. O Wiki Corporativo permite que os funcionários usem marcas sociais e notas para ajudar seus colegas a localizarem o conteúdo. Por exemplo, alguém do departamento de RH faz a postagem de uma página sobre mudanças nas leis tributárias que podem afetar alguns funcionários com dependentes menores de idade. O funcionário marca a página com várias palavras-chave, incluindo "imposto", "dependentes", "menores" e "deduções". Ao declarar o imposto de renda, alguém do departamento de vendas pesquisa pelas palavras-chave "dependentes" e "deduções" e recupera a página postada pelo colega do RH. 217

218 Planejamento de wiki corporativo (SharePoint Server 2010) Um Wiki Corporativo é um site de publicações para compartilhamento e atualização de grandes volumes de informações em uma empresa. Se uma organização precisa de um repositório de conhecimento maior e mais centralizado, que tenha sido projetado para armazenar e compartilhar informações em uma escala corporativa, considere o uso de um Wiki Corporativo. Para obter mais informações, consulte Visão geral de wikis corporativos (SharePoint Server 2010). Os Wikis Corporativos usam o modelo de site Wiki Corporativo, que são construídos com base na infraestrutura de publicação do Microsoft SharePoint Server Essa infraestrutura fornece várias maneiras de controlar conteúdo. Por exemplo, você pode atribuir permissões ou usar um fluxo de trabalho para estabelecer um processo de aprovação. Este artigo contém informações para ajudá-lo a planejar uma solução de Wiki Corporativo para sua organização. Neste artigo: Informações sobre o planejamento de um Wiki Corporativo Decida quando usar um Wiki Corporativo Avalie os pré-requisitos Escolha um local para hospedar o Wiki Corporativo Informações sobre o planejamento de um Wiki Corporativo Antes de implementar um Wiki Corporativo, determine se essa é a solução mais apropriada para a organização. Essa é uma solução excelente quando uma necessidade comercial requer que vários usuários contribuam para um repositório de conhecimento. Aviso: As páginas do Wiki Corporativo não podem ser convertidas ou migradas para páginas em um Site de Equipe sem a utilização de código personalizado. Wikis Corporativos são usados com o recurso de publicação no SharePoint Server 2010, de modo que haja diferenças significativas entre um site do Wiki Corporativo e um Site da Equipe. Este artigo não aborda o planejamento de um Site de Equipe. Para obter mais informações sobre como planejar um Site de Equipe, consulte Planejamento de sites de colaboração (SharePoint Server 2010)). Execute esta sequência de etapas para planejar um Wiki Corporativo. 218

219 Decida quando usar um Wiki Corporativo Representantes de diversos grupos em uma organização devem estar envolvidos na decisão da implementação de um Wiki Corporativo. O ideal é ter representantes do TI, arquitetura de informações, unidade de negócios e recursos humanos na criação do Wiki Corporativo. Sua organização pode ter nomes diferentes para tais funções, ou uma pessoa pode ter mais de uma função. O grupo deve considerar as seguintes questões durante o processo de tomada de decisões: A quais propósitos o Wiki Corporativo atenderá? Um Wiki Corporativo deve ter propósitos bem definidos. Por exemplo, deve abranger um objetivo de negócios específico ou pode ser um corpo de conhecimento centralizado sobre um tópico, processo ou problema específico. O objetivo é fornecer um espaço onde membros de uma comunidade virtual possam criar, alterar e excluir conteúdos, o que pode incluir conteúdos que outras pessoas inseriram anteriormente. Por exemplo, você pode desejar usar um Wiki Corporativo para capacitar funcionários a incluir conteúdos às páginas de Dicas e Truques sobre os aplicativos de negócios que uma organização usa. No entanto, se você decidir que necessita de uma maneira mais estruturada de trocar conhecimento e que a maior parte da comunicação partirá de uma fonte e não do comportamento forma-livre (com múltiplas trocas), deve considerar o uso de um site de equipe com o Web Edit ou um blog. Quantos usuários devem ser habilitados a fazer colaborações? Muitos fatores podem influenciar essa decisão. Você é capaz de oferecer suporte ao crescimento e às crescentes necessidades de aumento da rede e da capacidade do servidor? É necessário especificar colaboradores-chave de cada área de negócios que se tornarão os colaboradores principais? Há considerações legais que devem ser feitas sobre quem pode colaborar? Como controlar quem tem acesso ao Wiki Corporativo? Em teoria, todos os membros de uma organização devem ter acesso para contribuir com conteúdo, editá-lo e atualizá-lo em um Wiki Corporativo da organização. Se for necessário separar as informações por grupos, considere usar um site de equipe com o Web Edit ou um blog. Quanto do conteúdo deve ser controlado? Diferente dos blogs, que são projetados para uma troca de informações mais estruturada, um wiki incentiva contribuições de maneira mais informal. No entanto, uma organização pode ter diretrizes ou requisitos para lidar com tipos de conteúdos específicos sobre um assunto específico. Você também deve considerar como irá tratar de entradas inapropriadas ou incorretas. A tabela a seguir compara os recursos de um Wiki Corporativo com os de um Site de Equipe. Se você deseja: Use este modelo de site: Incentivar a comunicação de um para muitossite de Equipe Incentivar a comunicação de muitos para muitos Oferecer uma maneira estruturada para Wiki Corporativo Site de Equipe 219

220 troca de informações Habilitar a troca colaborativa de informações Wiki Corporativo Permitir o uso de marcas sociais e notas Controlar versões de documentos Reter o controle editorial Permitir a classificação de páginas Incluir o conteúdo do site nos resultados da pesquisa Marcar páginas para referência fácil com palavras-chave corporativas Usar layouts de página para fornecer tipos de página estruturados Wiki Corporativo Site de Equipe ou Wiki Corporativo Site de Equipe ou Wiki Corporativo Wiki corporativo Site de Equipe ou Wiki Corporativo Wiki Corporativo Wiki Corporativo Se optar por implementar um Wiki Corporativo em uma organização, continue em Avalie os pré-requisitos. Avalie os pré-requisitos É necessário executar as seguintes tarefas antes de criar um Wiki Corporativo. Crie um aplicativo de serviços de metadados gerenciados para prover armazenamento para marcas sociais e notas. Para obter mais informações, consulte Managed metadata service application overview (SharePoint Server 2010). Crie um aplicativo de serviço de Perfil de Usuário caso planeje usar o Wiki Corporativo com os sites do Meu Site. Para obter mais informações, consulte Visão geral do serviço de Perfil de Usuário (SharePoint Server 2010). Para gerenciar o conjunto de sites no qual o Wiki Corporativo está localizado, é necessário ter, no mínimo, permissões de administrador de conjunto de sites. Escolha um local para hospedar o Wiki Corporativo Como os Wikis Corporativos podem crescer rapidamente, o local que você selecionar para hospedagem deve ser suficiente para manusear o aumento de desempenho e os requisitos de capacidade. Por exemplo, embora um Wiki Corporativo normalmente contenha páginas com baixa demanda de armazenamento, ele é editado por uma porcentagem maior de usuários do que é comum para os Sites de Equipe. Wikis Corporativos que sejam construídos com base em vários conjuntos de sites não poderão se comunicar entre si. Eles não poderão compartilhar recursos como preenchimento automático em linha, listas e pesquisa personalizada, porque esses recursos não podem abranger várias instâncias de Wiki Corporativo. Use vários conjuntos de sites apenas se determinar que ter vários Sites de Equipe é a solução mais 220

221 adequada para a organização, levando em consideração tamanho, local e acesso. No entanto, é possível criar um Wiki Corporativo como subsite de outro site. Esta etapa conclui o processo de planejamento. A próxima tarefa é configurar o Wiki Corporativo. Para obter mais informações, consulte Create an Enterprise Wiki (SharePoint Server 2010). Consulte também Conceitos Visão geral do serviço de Perfil de Usuário (SharePoint Server 2010) Outros recursos About the managed metadata service application (SharePoint Server 2010) 221

222 Planejamento de sites de colaboração (SharePoint Server 2010) Com o Microsoft SharePoint Server 2010, você pode oferecer suporte para sites de colaboração no seu ambiente. Tais sites armazenam informações que pessoas e grupos podem criar, compartilhar e revisar coletivamente. Esses sites não precisam estar associados a um conjunto de sites de portal específico, nem precisam fazer parte de um conjunto de sites de publicação. Eles podem ser sites autônomos, disponíveis para equipes ou grupos de usuários que precisem colaborar em projetos ou compartilhar informações. Por exemplo, a equipe de uma empresa de engenharia pode querer um site de colaboração para discutir o status atual de um projeto, atribuir tarefas ou organizar almoços em grupo, sem que essas informações internas sejam publicadas na intranet corporativa. Sites de colaboração podem ser disponibilizados para pesquisa a partir do seu site de portal ou de publicação, para que as informações contidas neles não fiquem perdidas na sua organização. No entanto, para facilitar a recuperação e a manutenção dos dados, sites de colaboração devem ser hospedados em um aplicativo Web diferente ou em bancos de dados de conteúdo separados no mesmo aplicativo Web do seu site de portal ou de publicação. Você pode criar esses sites de colaboração para os usuários ou pode permitir que os usuários criem esses sites por conta própria. Para obter mais informações sobre sites de colaboração e planejamento de arquitetura, consulte Amostra de projeto de arquitetura lógica: sites de colaboração. Para obter mais informações sobre wikis em âmbito corporativo, consulte Planejamento de wiki corporativo (SharePoint Server 2010). Neste artigo: Determinar o número de sites de colaboração Caminhos específicos Caminhos adicionais Determinar o número de sites de colaboração Estime aproximadamente quantos sites de colaboração você espera ter no seu ambiente e a quantos deles está disposto a oferecer suporte. Se você exigir que os usuários solicitem um site de colaboração, poderá controlar quantos serão criados. Se permitir que os usuários criem seus próprios sites de colaboração, terá vários desses sites no seu ambiente. Caminhos específicos Você pode usar caminhos específicos no Microsoft SharePoint Server 2010 para conter os conjuntos de sites do SharePoint, de maneira semelhante a como pastas contêm 222

223 arquivos ou documentos no sistema de arquivos. Por padrão, quando você cria um aplicativo Web, dois caminhos são disponibilizados: Caminho raiz (/) Essa é uma inclusão explícita que pode conter um conjunto de sites. Por exemplo, para que uma URL seja exibida como crie o conjunto de sites nesse caminho raiz. Caminho de sites (/sites) Trata-se de um caminho geral que pode conter vários conjuntos de sites. Por exemplo, quando você usa o caminho /sites, a URL de um site chamado Site_A é semelhante a /sites/site_a/default.aspx. Observação: O nome do caminho /sites varia dependendo do idioma específico que foi usado durante a instalação. Caminhos adicionais Você também pode criar caminhos adicionais, o que permite agrupar conjuntos de sites. Em seguida, ao criar um conjunto de sites, você pode escolher uma destas alternativas: Criar o conjunto de sites na raiz do aplicativo Web (se nenhum conjunto de sites tiver sido criado ainda nesse local). Criar o conjunto de sites sob o caminho /sites. Criar o conjunto de sites sob qualquer caminho adicional que tenha sido disponibilizado para o aplicativo Web. Em geral, o caminho /sites deve ser suficiente para a maioria das instalações. No entanto, analise a possibilidade de usar outros caminhos nas seguintes situações: Você tem uma instalação complexa, prevê que terá muitos conjuntos de sites e deseja agrupar sites semelhantes. Por exemplo, você pode usar /personal para sites de usuários individuais e /team para sites de colaboração de grupo, em vez de usar /sites para todos eles. Você deseja poder adicionar um filtro ao seu firewall ou roteador, para restringir um namespace específico somente para acesso interno. Por exemplo, você pode expor o caminho /team para colaboração externa, mas não /personal. Integração com o Microsoft SharePoint Workspace 2010 O Microsoft SharePoint Workspace 2010 oferece um cliente avançado para o Microsoft SharePoint Server 2010, o que permite a sincronização em tempo real do conteúdo da área de trabalho com documentos e listas do SharePoint. O Microsoft SharePoint Workspace 2010 também oferece opções para criar espaços de trabalho de colaboração ad hoc do Groove e espaços de trabalho de pastas compartilhadas. As informações podem ser facilmente sincronizadas, tanto online quanto offline, com um site do SharePoint designado ou com parceiros externos e membros da equipe fora das instalações por meio de espaços de trabalho compartilhados. O Microsoft SharePoint Workspace 2010 é instalado automaticamente com as versões corporativas do Microsoft 223

224 Office 2010 ou pode ser instalado separadamente a partir do Centro de Download da Microsoft ( Para obter mais informações, consulte Plan for SharePoint Workspace

225 Planejamento do gerenciamento de conteúdo corporativo (SharePoint Server 2010) O ECM (Gerenciamento de Conteúdo Corporativo) do Microsoft SharePoint Server 2010 inclui o gerenciamento de documentos, registros e ativos digitais. Nesta seção: Planejamento de gerenciamento de documentos (SharePoint Server 2010) O SharePoint Server 2010 inclui recursos de gerenciamento de documentos que podem ser usados para controlar o ciclo de vida dos documentos na organização como são criados, revisados e publicados, e também como são descartados ou retidos. Os artigos nesta seção vão orientá-lo no planejamento dos recursos de gerenciamento de documentos da sua solução. Planejamento do gerenciamento de registros (SharePoint Server 2010) Os artigos nesta seção descrevem o gerenciamento de registros no SharePoint Server 2010 e fornecem diretrizes para o planejamento da solução de gerenciamento de registros. Planejamento de biblioteca de ativos digitais (SharePoint Server 2010) O SharePoint Server 2010 fornece tipos de conteúdo que foram projetados especificamente para ativos de áudio e vídeo e que oferecem suporte para o armazenamento e a reprodução desses ativos em Web Parts e em páginas de Web Parts. Use os artigos desta seção para orientá-lo no planejamento de uma biblioteca de ativos digitais de uma solução baseada no SharePoint Server

226 Planejamento de gerenciamento de documentos (SharePoint Server 2010) Estes artigos vão orientá-lo no planejamento dos recursos de gerenciamento de documentos da solução com base no Microsoft SharePoint Server SharePoint Server 2010 inclui recursos de gerenciamento de documentos que podem ser usados para controlar o ciclo de vida dos documentos na organização como são criados, revisados e publicados, além de como são por fim descartados ou retidos. Os artigos neste capítulo vão orientá-lo no planejamento dos recursos de gerenciamento de documentos da sua solução. Os artigos deste capítulo incluem o seguinte: Visão geral sobre gerenciamento de documentos (SharePoint Server 2010) inclui uma introdução ao gerenciamento de documentos na empresa, além de uma descrição do processo de planejamento do gerenciamento de documentos recomendado nesse guia. Identificar usuários e analisar o uso de documentos descreve a formação de uma equipe de planejamento do gerenciamento de documentos e fornece orientação sobre como determinar os tipos de documentos usados na sua empresa e analisar as etapas do ciclo de vida de um documento. Visão geral de roteamento e armazenamento de metadados (SharePoint Server 2010) fornece informações para ajudar os planejadores e designers de soluções a entender como o roteamento e o armazenamento baseado em metadados, usando o Recurso Organizador de Conteúdo, pode ser usado como parte de uma solução abrangente de gerenciamento de documentos. Visão geral da navegação de metadados (SharePoint Server 2010) fornece informações para ajudar os planejadores e designers de soluções a entender como o Recurso de Filtragem e Navegação de Metadados pode ser usado para localizar conteúdo em uma biblioteca de documentos baseada em metadados. Planejamento da biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010) descreve como usar bibliotecas de documentos para organizá-los em sua empresa. Planejamento de Conjuntos de Documentos (SharePoint Server 2010) descreve como usar conjuntos de documentos para organizar uma coleta de documentos como um único projeto ou produto de trabalho. Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010) descreve como planejar tipos de conteúdo, que integram o mecanismo do SharePoint Server para definir e compartilhar os atributos de documentos, itens de lista e pastas. Este artigo também descreve como usar o recurso de fluxo de trabalho do SharePoint Server para criar processos relacionados a documentos. Planejamento de políticas de gerenciamento de informações (SharePoint Server 2010) descreve como planejar políticas corporativas para a empresa toda, com o objetivo de ajudar a sua organização a cumprir com as obrigações regulamentares e 226

227 legais, além de práticas recomendadas como auditorias e a retenção apropriada de documentos. Planejamento de controle de versão, aprovação de conteúdo e check-out (SharePoint Server 2010) descreve como planejar o controle de conteúdo usando controle de versão, check-in e check-out e aprovação de conteúdo de publicação. 227

228 Visão geral sobre gerenciamento de documentos (SharePoint Server 2010) Este artigo fornece uma descrição de alto nível dos vários elementos de uma solução de gerenciamento de documento com base no Microsoft SharePoint Server Neste artigo: Os elementos de um sistema de gerenciamento de documentos O processo de planejamento O gerenciamento de documentos controla o ciclo de vida dos documentos na sua organização como eles são criados, revisados e publicados e como são, por fim, descartados ou mantidos. Embora o termo "gerenciamento" implique o controle de informações a partir da alta gerência da organização, um sistema eficiente de gerenciamento de documentos deve refletir a cultura da organização que o utiliza. As ferramentas usadas para o gerenciamento de documentos devem ser suficientemente flexíveis para permitir que você tenha controle rígido sobre o ciclo de vida de um documentos, se isso estiver de acordo com a cultura e as metas da sua empresa, mas também para permitir que você implemente um sistema com uma estrutura mais flexível, se isso atender melhor às necessidades da sua empresa. Os elementos de um sistema de gerenciamento de documentos Uma solução de gerenciamento de documentos eficiente especifica: Quais tipos de documentos e outro conteúdo podem ser criados em uma organização. Qual modelo deve ser usado para cada tipo de documento. Os metadados que devem ser fornecidos para cada tipo de documento. Onde armazenar um documento em cada etapa do seu ciclo de vida. Como controlar o acesso a um documento em cada etapa do do seu ciclo de vida. Como mover documentos na organização à medida em que os membros da equipe contribuem na criação, análise, aprovação, publicação e disposição dos documentos. Quais políticas devem ser aplicadas aos documentos, de forma que ações relacionadas a documentos sejam auditadas, documentos sejam mantidos ou descartados corretamente e o conteúdo importante para a organização seja protegido. Se um documento precisa ser convertido de um formato para outro à medida que ele se move pelos estágios do seu ciclo de vida. Como os documentos são tratados como registros corporativos, que devem ser retidos de acordo com requisitos legais e diretrizes corporativas. 228

229 O SharePoint Server 2010 inclui recursos que implementam todos esses aspectos do gerenciamento de documentos. Para garantir que os profissionais de informações possam aproveitar os benefícios desses recursos com facilidade, sem precisarem abandonar as ferramentas e as operações que utilizam diariamente, os aplicativos do o Microsoft Office system, como o Microsoft Outlook e o Microsoft Word, também incluem recursos que oferecem suporte a cada estágio do ciclo de vida de um documento. O processo de planejamento O processo de planejamento de gerenciamento de documentos consiste nas seguintes etapas principais: 1. Identificar as funções de gerenciamento de documentos Verifique se seus planos incluem a opinião dos principais participantes da organização, se você definiu a equipe certa para a implementação da solução, e se você sabe quem participará nos processos de gerenciamento de documentos. Consulte Identificar usuários e analisar o uso de documentos para obter mais informações sobre a criação de uma equipe de planejamento de gerenciamento de documentos. 2. Analisar o uso de documentos Depois de identificar quem trabalhará com os documentos, determine os tipos de documentos utilizados no trabalho e como eles serão utilizados. Para obter mais informações, consulte Identificar usuários e analisar o uso de documentos. 3. Planejar a organização de documentos Você pode organizar os documentos em conjuntos de sites, sites e bibliotecas. O SharePoint Server 2010 oferece vários recursos para ajudar na organização e no armazenamento de documentos, desde sites especializados, como o Repositório de Registros, até bibliotecas de documentos livremente estruturadas para a colaboração e a rápida criação de documentos. Em uma biblioteca, é possível organizar o conteúdo em pastas e subpastas. Para obter mais informações, consulte Planejamento da biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010) e Planejamento de carmazenamento de conteúdo de empresa e controle de versão. 4. Planejar como o conteúdo deve ser movido de um local para outro Talvez seja necessário mover ou copiar um documento de um site ou de uma biblioteca para outro local, ao longo dos diferentes estágios do ciclo de vida. Por exemplo, o processo de publicação pode incluir a transferência de um documento de um site de preparo para um site público na Internet. Se o conteúdo tiver que ser convertido de um formato para outro ao ser transferido de um site para outro, também será preciso planejar conversões de conteúdo. Para obter mais informações, consulte "Planejar o fluxo de conteúdo", e, Planejamento da biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010). 5. Planejar tipos de conteúdo Use tipos de conteúdo para organizar as informações sobre os tipos de documentos, como metadados, modelos de documento, políticas e processos de fluxo de trabalho. Essa etapa é essencial para ajudá-lo a organizar os documentos e garantir consistência na sua organização. Para obter mais informações, consulte Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010). 6. Planejar fluxos de trabalho Ao planejar fluxos de trabalho para a organização, você pode controlar e acompanhar a forma como os documentos são movidos de 229

230 um membro da equipe para outro conforme cada participante colabora no ciclo de vida de um documento. O SharePoint Server 2010 inclui fluxos de trabalho para tarefas comuns da equipe, como a revisão e a aprovação de documentos. O SharePoint Server 2010 também oferece suporte para a criação e a instalação de fluxos de trabalho personalizados. Para obter mais informações, consulte Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010)). 7. Planejar o controle de conteúdo Você pode planejar o nível adequado de controle com base no tipo de conteúdo ou no local de armazenamento. Por exemplo, para uma biblioteca de documentos, é possível planejar a exigência de processos de check-in e check-out e a proteção de documentos contra distribuição não autorizada, usando o Gerenciamento de Direitos de Informação. Para obter mais informações, consulte Planejamento da biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010) e Planejamento de políticas de gerenciamento de informações (SharePoint Server 2010). 8. Planejar políticas Para cada tipo de conteúdo, planeje políticas de gerenciamento de informações para garantir que os documentos sejam devidamente auditados, mantidos, rotulados e tratados de acordo com os requisitos legais e institucionais da sua organização. O SharePoint Server 2010 inclui políticas que implementam auditoria, retenção de documentos, geração de rótulos e códigos de barra (para garantir que o conteúdo impresso possa ser correlacionado com as versões eletrônicas correspondentes). Para obter mais informações, consulte Planejamento de políticas de gerenciamento de informações (SharePoint Server 2010). 230

231 Identificar usuários e analisar o uso de documentos A primeira etapa do planejamento da solução de gerenciamento de documentos é identificar os usuários e analisar como os documentos são usados. Este artigo fornece orientação para identificar usuários e analisar o uso de documentos na sua solução baseada no Microsoft SharePoint Server Neste artigo: Identificar usuários Analisar o uso de documento Planilhas Identificar usuários Para determinar os interessados e os participantes na sua solução de gerenciamento de documentos, você pode usar uma pesquisa de opinião para coletar essas informações. Por exemplo, essa pesquisa pode conter as seguintes perguntas: Quem na sua organização cria documentos? Quais tipos de documentos são criados? Quem analisa os documentos? Quem edita os documentos? Quem usa os documentos? Quem aprova a publicação dos documentos? Quem cria sites usados para hospedar documentos? Quem define as diretrizes e as políticas para o gerenciamento de documentos? Quem gerencia os registros na sua organização? Quem implanta e mantém os servidores nos quais os documentos são armazenados? Ação de planilha Cada uma dessas perguntas pode gerar várias respostas. Registre as informações coletadas dessa pesquisa na Planilha de participantes do gerenciamento de documentos ( como no exemplo a seguir. Exemplo de planilha de um participante do documento: Posição Tipos de documentos Função 231

232 Posição Tipos de documentos Função Analista financeiro Desenvolvedor técnico Analista financeiro Gerente Editor técnico Cliente Advogado corporativo Gerente Notificação sobre pesquisa de patrimônio líquido Modelo financeiro Página da Web Notificação sobre pesquisa de patrimônio líquido Modelo financeiro Notificação sobre pesquisa de patrimônio líquido Página da Web Notificação sobre pesquisa de patrimônio líquido Modelo financeiro Página da Web Notificação sobre pesquisa de patrimônio líquido Modelo financeiro Página da Web Autor Revisor Editor Leitor Aprovador de conteúdo Administrador de servidores Tudo Especialista de TI Gerente de banco de dados Tudo Especialista em banco de dados Responsável pela conformidade Tudo Especialista jurídico Gerente de registros Tudo Gerente de registros Gerente do site Tudo Editor de conteúdo Administrador do site Tudo Auditor de conteúdo A identificação de interessados em um conteúdo pode ajudar você a garantir que sua a solução de gerenciamento de documentos seja abrangente e a projetar sites e bibliotecas de documentos que atendam às necessidades de conteúdo e aos processos da sua empresa. 232

233 Analisar o uso de documento Depois de identificar seus participantes de conteúdo, colete informações deles para ajudá-lo a analisar a forma como os documentos serão usados em sua organização. Esta é uma parte importante do processo de planejamento porque ajudará você a determinar: Como as bibliotecas de documentos devem ser estruturadas. Quais modelos de site serão usados. De quantos sites você precisará. Quais políticas de gerenciamento de informações aplicar a sites. Qual topologia física de servidores será necessária para a implementação da sua solução. As informações a serem coletadas incluem: Tipo de documento, como notificação sobre pesquisa de patrimônio líquido, análise do desempenho do funcionário, memorando interno ou especificação de produto. Propósito de cada tipo de documento, como "fornece recomendações a clientes sobre patrimônio líquido junto com dados de suporte". Autor de cada tipo de documento (é útil listar a função do autor como "analista financeiro" ou "gerente de produtos" em vez de nomes individuais). Formato do documento. Se o documento tiver que ser convertido de um formato para outro em qualquer ponto do seu ciclo de vida útil, registre essas informações. Os usuários de cada tipo de documento, como "clientes" ou "integrantes da equipe". Outras funções que se aplicam ao ciclo de vida do documento, como "revisor técnico" ou "copidesque". Local do documento, como "computador cliente", "servidor Web" ou "servidor de arquivos". Observe que essa pergunta pode ter várias respostas, como quando um documento é criado em um computador cliente e publicado em um servidor Web. Como os leitores exibem o documento, como em uma página da Web ou de um compartilhamento de arquivo. Ação da planilha A Planilha de análise do uso de documentos ( é fornecida para registrar sua análise de uso de documentos. Os exemplos a seguir representam informações que podem ser coletadas e registradas na planilha de duas organizações diferentes de uma corporação. Exemplo de planilha de uso de documentos: Tipo Finalidade Autor Usuário Formato Outras funções Locais 233

234 Tipo Finalidade Autor Usuário Formato Outras funções Locais Notificação sobre pesquisa de patrimônio líquido Oferece aos principais clientes de um serviço financeiro diretrizes sobre a compra ou venda de uma ou mais ações Analista Cliente DOCX financeiro (para criação de páginas); PDF (para editoração) Revisor (técnico); revisor (legal); aprovador; copidesque; gerente de registros; administrador de site Criando site Testando site Internet Repositório de registros Análise Os formatos de criação e editoração separados requerem uma conversão de formato. O grande número de revisores requer um ou mais fluxos de trabalho (processos corporativos implementados no servidor). Os quatro sites (criação, testes, Internet e repositório de registros) requerem mecanismos para mover o conteúdo de um site para outro. A necessidade de arquivar o conteúdo em um repositório de registros corporativo e as implicações normativas da publicação de conselhos sobre patrimônio líquido exigem políticas corporativas e práticas recomendadas, como auditoria e retenção de conteúdo. Tipo Objetivo Autor Usuário Format o Outras funções Locais Análise do desempenh o do funcionário Avalia o desempenho de um funcionário, incluindo a autoavaliaçã o e a avaliação do gerente Operador de informações ; gerente Gerentes; especialista s em recursos humanos.doc Revisor (recursos humanos) ; revisor (legal); aprovador (gerência superior); gerente de registros Computado r cliente Servidor de (como anexo) Servidor Web corporativo Repositório de registros corporativos Análise Dois autores e vários revisores exigem um ou mais fluxos de trabalho. O documento é manipulado por várias pessoas diferentes e reside em um servidor Web corporativo (aparentemente com alto nível de proteção) e é arquivado em um repositório 234

235 de registros. A natureza confidencial desse conteúdo requer o IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação) nas áreas de trabalho e servidores, além de políticas corporativas e práticas recomendadas (como auditoria) que protejam a privacidade do funcionário e a situação legal da corporação. Planilhas Use as planilhas a seguir para registrar as informações discutidas neste artigo: Planilha de participantes do gerenciamento de documentos ( Planilha de análise do uso de documentos ( 235

236 Visão geral de roteamento e armazenamento de metadados (SharePoint Server 2010) Este artigo contém informações para ajudar os planejadores de solução e designers a entender como o roteamento e armazenamento de metadados, que usam o recurso Organizador de Conteúdo no Microsoft SharePoint Server 2010, podem ser usados como parte de uma abrangente solução de gerenciamento de documento. Neste artigo: Sobre o roteamento e armazenamento de metadados Configurações do Organizador de Conteúdo Regras do Organizador de Conteúdo Sobre o roteamento e armazenamento de metadados O SharePoint Server 2010 introduz o roteamento e armazenamento de metadados pelo uso do Organizador de Conteúdo. O Organizador de Conteúdo se baseia nos recursos de roteamento de documento introduzidos no modelo do site da Central de Registros do SharePoint Com o Organizador de Conteúdo, novos recursos no nível do site tornam mais fácil para os administradores e usuários classificar, rotear e armazenar conteúdo com o uso de regras baseadas em metadados. Depois que o administrador do site ativa o recurso Organizador de Conteúdo e define configurações e regras, em vez de carregar diretamente um documento em uma biblioteca ou pasta, os usuários podem salvar, rotear e aplicar regras a um documento, usando um dos seguintes métodos: Carregar um documento em uma biblioteca de redistribuição. A Biblioteca de Redistribuição é criada em cada site cujo Organizador de Conteúdo seja ativado. Usar Salvar como do Word, Excel e aplicativos cliente do PowerPoint. Usar Enviar para de outros sites do SharePoint. Usar o modelo de objeto de serviço Web. Usar uma zona de redistribuição de . Com o Exchange, é possível enviar documentos por para o site. Enviar para um site de Central de Registros como parte do ciclo de vida ou expiração de um documento. Por exemplo, como parte de uma política de retenção ou fluxo de trabalho. Depois de carregado um documento, de acordo com os metadados do documento, o Organizador de Conteúdo pode rotear o documento para uma pasta especificada ou criar automaticamente uma nova pasta. Por exemplo, 236

237 Pode ser criada uma nova pasta como elemento secundário (filho) da pasta de destino porque a pasta de destino da regra de roteamento ficou muito grande. São criadas pastas para cada novo valor em um campo. Por exemplo, se você tem taxonomia com 100 termos, podem ser criadas automaticamente pastas para cada um desses 100 termos, sendo cada pasta criada da primeira vez que o Organizador de Conteúdo avalia um documento com uma determinada tag. As novas pastas herdarão configurações do pasta pai. E também poderão ter regras adicionais que definam outros parâmetros, como permissões, metadados padrão, políticas de retenção e fluxos de trabalho que os documentos dentro delas vão herdar. Por exemplo; Quando é marcado com "Corporate Affairs", um documento é roteado para uma pasta que tem permissões mais restritas que outros documentos em pastas diferentes da biblioteca. Isto permite que os metadados efetivamente apliquem permissões a um documento do SharePoint. Quando é marcado com "Accounting", o documento é roteado para uma pasta na qual fica sujeito a uma política de retenção que garante que o documento está salvo. Quando é marcado com "Human Resources", o documento é roteado para uma pasta na qual é aplicado qualquer número de metadados adicionais. Isto pode reduzir a necessidade de os usuários aplicarem muitas tags de metadados, reduzindo o tempo gasto e possíveis erros na marcação. Marcando o conteúdo com metadados e usando as configurações e regras combinadas do Organizador de Conteúdo, é possível, efetivamente, determinar, rotear, armazenar e aplicar parâmetros adicionais de conteúdo a qualquer documento da sua organização. Configurações do Organizador de Conteúdo Os administradores do site podem definir as configurações do Organizador de Conteúdo que determinarão como é roteado o conteúdo carregado no site. Essas configurações são aplicadas com o Organizador de Conteúdo a todo o conteúdo roteado. O Organizador de Conteúdo inclui estas configurações: Redirecionar usuários para a Biblioteca de Redistribuição Se habilitada, esta configuração especifica se os usuários são redirecionados para a Biblioteca de Redistribuição ao carregar conteúdo em um site que tenha aplicado uma ou mais regras do organizador de conteúdo. Se esta configuração for desabilitada, os usuários podem ignorar o organizador de conteúdo e carregar os arquivos diretamente em uma biblioteca ou pasta. Essa configuração só é aplicada ao carregar um documento usando a página da biblioteca de documentos ou usando um aplicativo cliente. Enviando para outro site Se habilitada, podem ser criadas regras para redirecionar carregamentos do site atual para outro site que também tenha o recurso Organizador de Conteúdo ativado. Particionamento de pastas Se habilitado, serão criadas subpastas quando for excedido um número especificado de itens de uma pasta. Envios duplicados Esta opção define se deve ser usado o controle de versão do SharePoint ou se devem ser anexados caracteres exclusivos ao final de nomes de 237

238 arquivos duplicados, caso seja carregado um documento com o mesmo nome de outro que já esteja na biblioteca de destino. Gerentes de Regras Esta configuração define usuários ou grupos que podem criar regras e responder e gerenciar conteúdo carregado que não corresponda a nenhuma regra. Pontos de Envio Esta definição não configurável fornece serviço e URL de Web, além de um endereço de que você pode usar para configurar outros sites ou mensagem de para envio de conteúdo ao site. Ao criar um novo Local de Envio na Administração Central, é esta a URL de serviço que você especifica como destino dos arquivos enviados para o Local de Envio. Regras do Organizador de Conteúdo Os gerentes de regras podem criar regras. Uma regra determina se ela deve ser aplicada ao documento de entrada e executar as ações nela especificadas. As opções de regra incluem: Nome da regra O nome da regra. Status e prioridade da regra Especifica a prioridade da regra em uma escala de 1 a 9, se for aplicada mais de uma regra. Você também pode especificar que a regra está inativa e não será aplicada a nenhum documento de entrada. Tipo de conteúdo do envio Especifica o grupo de tipo de conteúdo, como Tipos de conteúdo de documento, Tipos de conteúdo de publicação etc. Com base no grupo de tipo de grupo de conteúdo, você pode também selecionar um tipo de conteúdo para a regra. Se um tipo de conteúdo da sua organização usar um nome diferente, você pode especificar um nome alternativo. Condições Aplica outros filtros baseados em propriedades para que a regra seja processada. Local de destino Especifica onde colocar conteúdo que corresponda à regra. Pontos de envio Onde será salvo o item que cumpriu todos os critérios acima. Se, nas configurações do Organizador de Conteúdo, for marcada a opção Enviando para outro site, você verá uma caixa suspensa com uma lista de outros locais fora do site atual para os quais o documento pode ser roteado. Ativando o recurso Organizador de Conteúdo para um site Para usar o Organizador de Conteúdo em um site, o recurso Organizador de Conteúdo deve estar ativado. Depois de ativado, Configurações do Organizador de Conteúdo e Regras do Organizador de Conteúdo aparecerão em Administração do site na página Configurações do site. 238

239 Observação: Ao criar um site usando o modelo de site da Central de Registros, por padrão é ativado o Organizador de Conteúdo. Ativar o recurso Organizador de Conteúdo para um site 1. Na página Configurações do site, em Ação do Site, clique em Gerenciar recursos do site. 2. Na página Recursos, em Organizador de Conteúdo, clique em Ativar. Depois de ativado o recurso Organizador de Conteúdo, você pode criar regras baseadas em metadados para mover o conteúdo enviado para uma biblioteca ou pasta. Consulte também Conceitos Visão geral da navegação de metadados (SharePoint Server 2010) 239

240 Metadata-based routing and storage planning (SharePoint Server 2010) (em inglês) This article contains information to help IT Pros plan how to route and store content based on metadata using the Content Organizer Feature in Microsoft SharePoint Server For more general information about content routing and storage based on metadata, see Visão geral de roteamento e armazenamento de metadados (SharePoint Server 2010). In this article: Planning for metadata-based routing and storage Determine how content is submitted Plan content organizer settings Plan content organizer rules Plan target location properties Planning for metadata-based routing and storage One of the challenges facing users in many organizations is determining where a document that they have authored should go when it is saved. Even more challenging is how to apply additional properties or actions that should be performed on the document, such as more metadata tags, permissions, policies, and workflows. SharePoint Server 2010 introduces the Content Organizer Feature. Once the Content Organizer Feature is activated for a site, the Content Organizer can be used to sort and then send content into different containers (sites, libraries, and folders) based on metadata. Those containers, or target locations, can have per-location settings on them that define additional properties that the content in them will inherit, such as additional metadata, permissions, policies, and workflows. Using a content organizer, as few as one or two documents or collections of documents can be uploaded to the site. The content organizer settings and rules can then specify that those content items will be subjected to the rules and sent to a target location accordingly. Each site can use an individual instance of a content organizer, enabling you to create a network routing and storing content throughout multiple sites. Although tagging content with metadata and using the content organizer can simplify how documents are routed and stored in your organization, it is very important that you take careful steps in planning how it can best serve your organization's needs. By using good planning and implementation, you can be more certain your content management solution best uses the SharePoint infrastructure while maximizing both system and user performance. 240

241 This article is provided with links to the Content Organizer settings worksheet and the Content Organizer rule worksheet available on Microsoft Download Center. Use the worksheets in combination with this article when planning how to configure settings and rules that will apply to content organized using a content organizer. Download worksheets Content Organizer settings worksheet( Content Organizer rule worksheet( Determine how content is submitted How users submit content that will be organized using a content organizer will be an important factor in developing your content routing and storage solution. After a site administrator activates the Content Organizer Feature for a site and configures settings and rules, users can upload and have their documents automatically routed and sent to the correct location by using one of the following methods: Upload content to a Drop-Off Library. A drop-off library is created in every site in which the Content Organizer Feature is activated. Use Save as from Word, Excel, and PowerPoint client applications. Use Send To from other SharePoint sites manually or as part of a workflow, or as part of document s life cycle or expiration. Use the web service object model. Use an drop-off zone. By using Exchange, content items can be ed to the site. Worksheet action: On the Content Organizer settings worksheet, record how content will be uploaded or submitted to the site. Plan drop-off libraries Plan content organizer settings It is important for site administrators to carefully plan how the content organizer settings for their site will affect their overall metadata-based routing and storage solution. It is also important to test various configurations before you implement your solution live on a site. Information provided in this section is meant to help you determine and record how the content organizer settings in your site can be an effective part of your metadata-based content routing and storage solution. The Content Organizer settings worksheet is provided to help you in planning settings for a site. Fill out a separate Content Organizer settings worksheet for each site that will have the Content Organizer Feature activated. Content redirection With the Redirect Users to the Drop Off Library setting, you can specify whether users are redirected to the drop-off library. If this setting is checked (default), then all uploads are automatically sent to their target location that is specified by the rules or are put in the 241

242 drop-off library if no rules apply. If not selected, users can bypass rules and the drop-off library and upload documents to another library or folder. A drop-off library is created in each site that has the Content Organizer Feature activated. By default, when content is submitted, the rules are applied to the document and it is then sent to its target location. If no rules apply, the item is then put in the drop-off library and an notification is sent to the rule managers. Rule managers can then apply additional metadata to those items to match a rule and allow the document to be sent to its target location. The drop-off library uses a timer job that specifies when to process items in the library. If a rule manager applies additional metadata to an item in the dropoff library, the rule will be applied and the item sent to its target location when the timer job is next run. When a document is uploaded, the document properties window for the drop-off library is displayed. Then metadata properties can be selected and the submission process completed. After submitted, the content organizer rules are applied to send the document to its target location. The user is then shown a URL for the item. The URL includes a permalink created from the Document ID Feature, so that the URL that was provided will always link to the item even if it is moved again. If no rules are applied, the document is then put in the drop-off library and rule managers can be notified by . A well designed metadata-based routing and storage solution uses content organizer rules to send to its intended target location every document that is submitted to a drop-off library. The drop-off library should then only include items submitted that did not match any rule. Documents that remain in the library enable rule managers to identify those that do not match any rule, and to then create a rule or require additional metadata tags that will apply. When redirecting users to a drop-off library, it is important for those users to be aware of the specific drop-off library's purpose, and what they will see in the properties window will reflect the content types that are defined in the site gallery, and not necessarily those content types in the library they may be working in. Worksheet action: On the Content Organizer settings worksheet, record whether users are redirected to the Drop-Off library. Sending to another site If this setting is checked, rules can be created that route uploads to the current site to be sent to another site that also has the Content Organizer Feature activated. When creating a new rule, in the rule configuration page, a drop-down list displays all the destination locations items can be sent to. In order to add a new destination that is not already included in the list, you must add the site configuration information by using the Configure Send To Connections page in Central Administration. The list of document and record centers is maintained on a per web application basis. For example, if you have a Web site on port 80 and you want to add a new destination document library in a web application that is on port 81, you would add the URL to the library's Official File web service to the list of Send To Connections for the web application on port 80. The web service URL is entered in the URL-to-router edit box and takes the form You cannot add sites that do not have the Content Organizer feature activated. Worksheet action: On the Content Organizer settings worksheet, record whether you will allow rules to specify another site as a target location. Folder partitioning 242

243 In SharePoint Server 2010, there is no limit on the number of items a folder can contain. There is however a practical limit on the number of items a list view can display when viewing the contents of a folder: known as the List View Threshold, and by default, it is 5000 items. By using a content organizer, you can specify what happens when a folder exceeds a maximum specified number of items, effectively becoming too large to be useful in standard list views. Using the Folder Partitioning setting in Content Organizer Settings, you can specify that subfolders should be created when the target location becomes too large. By default, this setting specifies to create new folders when the target location exceeds 2500 items. Each subfolder will inherit the properties of the target location which it was derived from. So, if for example, you have a folder named "Resumes" that has special permissions that are required to view and edit items in it, subfolders created from the Resumes folder will inherit those same permissions requirements. It is important to be aware of your site or library's overall folder structure. The main purpose of folders is to organize content to match the expected functionality of the site or library. The Folder Partitioning setting should be considered carefully as part of an overall folder structure or even after a folder structure is established. Worksheet action: On the Content Organizer settings worksheet, record whether to create subfolders when the number of items in the target location is exceeded, and the format of the folder name subfolders should be created by using folder partitioning. Duplicate submissions In any large organization there is always the possibility more than one document that has the same name and metadata is submitted to a site. By default, the content organizer will use SharePoint versioning to differentiate items with the same name if versioning is enabled in the document library. In Content Organizer Settings, you have two options for duplicate submissions. First, and by default, is to use SharePoint versioning. To use SharePoint versioning, versioning must be enabled for the document library. For more information about how to plan versioning, see Planejamento de controle de versão, aprovação de conteúdo e check-out (SharePoint Server 2010). The second option is to specify that the Content Organizer will append unique characters to the end of the duplicate file names. If versioning is not enabled for a target library, the Content Organizer will append unique characters to duplicate submissions regardless of the setting selected. It is important to remember that the unique characters appended to the file name may not identify the item in any particular way. This could prevent users from correctly identifying the document that they want if there are too many documents that have the same name, but unique characters added to the name do not provide any meaningful form of identification. Worksheet action: On the Content Organizer settings worksheet, record whether you want to use SharePoint versioning (default) or to append unique characters to the end of duplicate file names. Preserve context When this setting is checked, for documents that include original audit logs and properties are retained and stored with it. This can be important when you want to retain all of the historical information about the document, such as a document sent to a Record Center site. When the context is preserved, users can click on Compliance Details from the View Properties page of an item. 243

244 Observação: Preserving context will affect storage. Audit data can quickly compound and occupy large amounts of space in a content database, especially if view auditing was turned on. For more information about how audit data may affect storage capacity, see Storage and SQL capacity planning and configuration. Worksheet action: On the Content Organizer settings worksheet, record whether you want to save the original audit log and properties for documents submitted to this site. Rule managers You can specify users who can create and edit rules. Rule managers must have Manage Web Site permissions in order to create and edit rules. Rule managers must be familiar with your metadata term sets and terms in order to create rules that most effectively implement your metadata based routing and storage solution. It is also important for rule managers to determine the broader implications of rules they create, for example, it is important that all rule managers in your organization determine the correct action when a folder becomes too full. In most cases, the person creating the rule will serve as the rule manager, however, in some circumstances, such as when you are creating a series of new rules, you may want to specify other rule managers that will be responsible for making sure the rule is meeting the goals originally intended. If you specify that rule managers are to be ed when submissions do not match a rule, or when content was left in the drop-off library, you may want to specify several rule managers in-case the original rule manager is not available. Rule managers have permissions to edit all items in the drop-off library in order to enter missing or incorrect metadata necessary for a document to match a rule. Worksheet action: On the Content Organizer settings worksheet, record users or groups that will act as rule managers for the site. Plan content organizer rules Content organizer rules are the heart of routing and storing content based on metadata. It is the conditions in the rules that determine whether the rule should be applied to an item, and then, if all conditions in the rule are true, the target location specifies where to send the item. When creating rules, there are some important things to consider. For example, it might be best to create common rules; to create and send to a unique folder for every unique value of a particular metadata column. Create rules that address all possible submissions. You can do so by creating as few as one simple rule that applies to a particular content type, or by creating many rules that send in any number of complex ways. If the drop-off library contains many items that do not match any of the rules, it is important to verify those items to determine why no rules are being applied. This can occur if rules do not reflect the metadata properties available to users when tagging a document. Information provided in this section is meant to help you plan rules that will be an effective part of your metadata-based routing and storage solution. The Content Organizer rule worksheet is provided to help in planning rules. Fill out a separate worksheet for each new rule that you plan to create. 244

245 Determine rule name The rule name is used in site Content and File Plan reports. Determine a rule naming convention to make particular rules in reports and the Content Organizer Rules list more identifiable. If possible, the rule name should state the objective of the rule, the kinds of documents organized by the rule, and/or provide some distinction of the conditions of the rule. Worksheet action: On the Content Organizer rule worksheet, record the rule name. Determine rule status and priority When creating a rule, you can specify if the rule is active or inactive. If a rule is active, you can specify a priority from 1, being the highest priority, to 9, being the lowest priority. If there is more than one rule that match the conditions, the rule with the highest priority will be applied first. Worksheet action: On the Content Organizer rule worksheet, record the rule priority. Determine content type A rule must define at least one metadata property; the content type. From the content type, you can then select additional properties that will be used in the conditions for the rule. If a content type has an alternative name or alias in another site, you can specify it here. The content type groups available are those currently in the site collection or current site. When a document matches a rule by content type alias, the document will be organized by the content type of the rule, and not by the content type alias. Types available are those only for the selected content type group. You can create a rule that will apply to documents of an unknown content type by selecting This content type has alternate names in other sites and typing * in Add alternate name. Available content type groups and types (default) Business Intelligenc e Content Organizer Digital Document Document Page Asset Set Layout Publishin g Special Custo m Report Web Page Part with Status List Submissio n Audio Basic Page Imag e Documen t Rich Dublin Media Core Asset Columns Video Form Link to a Documen t List View Documen t Set 245 Article Page Redirect Page Welcom e Page Page Page Layout Publishin g Master Page Unknown Documen t Type

246 Business Intelligenc e Content Organizer Digital Document Document Page Asset Set Layout Publishin g Special Custo m Style Master Page Picture Web Part Page Wiki Page You can also create a rule that will apply to a custom content type that was derived from a default content type (in the table above) as the parent content type. Worksheet action: On the Content Organizer rule worksheet, record the content type group, type, and alternate names in other sites. Plan conditions Rules are applied on property-based conditions. You can define up to 6 conditions in a single rule. All of the conditions must be true for the rule to be applied and the item sent to its target location. The properties that are available to be used in a condition are those associated with the content type. Because you must specify at least a content type, there will be at least one condition. When you specify a content type, but do not define any additional property-based conditions, the rule will organize all items based only on the content type. When defining a condition, for the condition to be true, a value must be the product of a property and an operator. You cannot specify wildcards as a value for a condition. If a value does not match the condition, the rule will not be applied and the item will remain in the drop-off library. Worksheet action: Use the Content Organizer Rule page to determine the properties available for the selected content type, and then on the Content Organizer rule worksheet, record conditions for the rule. Plan the target location Each rule must specify a target location where the items that match the rule will be sent. A target location can be another site, library, or folder. A rule can also specify that a new folder is created in the target location for each unique value of a particular property. When specifying another library, that library must include the content type specified in the rule. You can specify a format for new folder names. By default, a new folder naming format is "%1 - %2", where %1 is replaced with the name of the property and %2 is replaced with the value of the property. For example, if you used the Report Status property and received a new item where the Report Status value is "Complete", it would create a folder named "Report Status - Complete". If there are many unique properties and many new folders will be created, make sure that you specify a format for the folder names that will make sense to users in your organization. 246

247 When choosing to create new folders for each unique property, it is important to consider how many items may populate each new folder. Consider creating folders based on a unique property when such grouping of items makes sense. Creating a new folder for each unique property when there may be hundreds or even thousands of unique properties may create a confusing and unnecessary number of folders that may be difficult to navigate in standard list views. Worksheet action: On the Content Organizer rule worksheet, record the target location and whether a new folder is automatically created for each unique value of a property, and the format of the new folder name. Plan target location properties Once a content item is sent to its target location, new properties and settings that apply to all items in that location can be applied. For example, all items in a "Human Resources" library can have restricted view permissions. If you specify that new subfolders are created from the target location, those folders will inherit the properties of the parent target location. Additional properties and settings can be specified at the site level, in Site Settings, and at the library level, in Library Settings. Additional properties Permissions By routing content to a target location based on metadata, you can specify a target location with unique permissions, effectively using metadata to apply permissions. Versioning By routing content to a target location based on metadata, that target location can specify a particular document version history (versioning). Metadata By routing content to a target location based on metadata, that target location can apply additional metadata and enterprise keywords. Retention and content type policies By routing content to a target location based on metadata, content in that target location can be subject to a retention policy, assuring that the content is saved. Workflows By routing content to a target location based on metadata, content in that target location can be subject to workflows. Worksheet action: On the Content Organizer rule worksheet, record additional properties that will be applied at the target location. Consulte também Conceitos Visão geral de roteamento e armazenamento de metadados (SharePoint Server 2010) Visão geral da navegação de metadados (SharePoint Server 2010) Outros recursos Plan managed metadata (SharePoint Server 2010) 247

248 Visão geral da navegação de metadados (SharePoint Server 2010) Este artigo contém informações para ajudar os planejadores e designers de soluções a entender como o Recurso de Filtragem e Navegação de Metadados do Microsoft SharePoint Server 2010 pode ser usado como parte de uma solução abrangente de gerenciamento de documentos. Neste artigo: Sobre a navegação de metadados no SharePoint Server 2010 Controles do usuários para navegação de metadados Controles do proprietário da lista Indexação automática Consultas indexadas Consultas de fallback Sobre a navegação de metadados no SharePoint Server 2010 Filtragem e Navegação de Metadados é um recurso novo do SharePoint Server 2010 que permite aos usuários usar metadados para filtrar e localizar conteúdo em bibliotecas de documentos. O Recurso de Filtragem e Navegação de Metadados inclui: Uma interface do usuário simples A navegação de metadados se baseia no controle de hierarquia do modo de exibição Árvore do SharePoint, combinando-o com um novo controle Filtros Principais, para fornecer aos usuários uma ferramenta avançada de localização de conteúdo com base em metadados. Controles do proprietário da lista Ao configurar as definições de navegação de metadados, os proprietários de listas poderão promover campos em uma lista como campos de navegação principais. Os usuários que exibirem essas listas poderão filtrar ainda mais o atual modo de exibição de lista para mostrar somente os itens com os valores desejados nesses campos. Indexação automática Esse processo opcional pode criar automaticamente índices de lista, dependendo dos campos promovidos como campos de navegação da lista. A indexação automática pode melhorar os resultados de consulta e aprimorar o desempenho. Controles do usuários para navegação de metadados A navegação de metadados se baseia nos recursos de navegação do modo de exibição de lista já existentes no SharePoint. Os modos de exibição de lista sem navegação de 248

249 metadados configurada fornecem um modo de exibição hierárquico simples e funcionam bem na pesquisa de conteúdo por meio de sua estrutura física; por exemplo, sites, bibliotecas e pastas. No entanto, esses modos de exibição de lista são bloqueados quando tentam navegar em muitos itens ou são bloqueados pelo limite do modo de exibição de lista quando navegam em pastas contendo mais de cinco mil itens. Observação: Por padrão, o limite do modo de exibição de lista é de itens. Os administradores podem alterar esse limite usando o Windows PowerShell. A navegação de metadados expande os recursos dos modos de exibição de lista e os combina com um controle Filtros Principais, facilitando a localização de conteúdo por meio da filtragem de uma exibição de documentos para um subconjunto baseado em um ou mais filtros de navegação. A navegação de metadados inclui os seguintes controles de usuário: Hierarquias de navegação Use e amplie os recursos dos modos de exibição de lista para navegar em hierarquias de pastas, tipos de conteúdo, campos de opção ou conjuntos gerenciados de termos de metadados. Isso permite usar os modos de exibição de lista para filtrar uma hierarquia de metadados exatamente como se você navegasse em pastas. Ao selecionar um item em uma hierarquia para uma coluna de metadados gerenciados, serão mostrados todos os itens que estiverem marcados com o termo especificado ou qualquer um dos termos descendentes do campo associado a essa hierarquia. Os usuários poderão selecionar o item novamente para filtrar apenas o termo específico e sem incluir os termos filho descendentes. Hierarquias de navegação trabalham com os filtros especificados na definição do modo de exibição de lista e com os filtros especificados nas colunas da Web Part de modo de exibição de lista. Em combinação com esses filtros principais, oferecem até quatro formas distintas de filtragem de um modo de exibição de lista. Filtros principais Esse controle é mostrado abaixo do controle de hierarquia de site e pode consistir em vários campos; por exemplo, data, opção, tipo de conteúdo, campos de valor único e de valores múltiplos, moeda, sim/não e campos de usuário. É possível aplicar qualquer número de filtros em combinação com uma hierarquia de navegação selecionada. Os filtros principais podem ser especificados para um intervalo muito maior de tipos de coluna e consistem em um campo em branco que corresponde ao tipo de coluna representado. Os usuários podem digitar texto no campo para filtrar a coluna. Por exemplo, adicione a coluna modificado por como um filtro principal e então digite o nome para exibição do usuário ou o alias de nome de usuário e obtenha resultados quando modificado por corresponder ao usuário informado. É possível usar qualquer número de filtros ao mesmo tempo e eles também podem ser usados em combinação com uma hierarquia de navegação. Os campos de filtro principal de metadados gerenciados permitem a entrada de vários termos, digitando e selecionando nas sugestões exibidas. É possível usar um campo de metadados gerenciados especialmente tratado, chamado de Todas as Marcas, que corresponde aos termos de entrada comparados aos valores de campo 249

250 de um item em qualquer um dos campos de metadados gerenciados do esquema de lista. Se o usuário estiver na pasta raiz da lista, a aplicação de filtros principais consultará todos os itens de qualquer pasta da lista. Controles do proprietário da lista Quando o Recurso de Filtragem e Navegação de Metadados é habilitado em um site, os proprietários de lista ou biblioteca podem configurar definições na página Configurações de Navegação de Metadados, disponível na lista, ou na página Definições da Biblioteca de Documentos. Os proprietários podem especificar a hierarquia de navegação e os campos de filtro principal, e também se as colunas devem ser indexadas automaticamente. Indexação automática Na página Configurações de Navegação de Metadados, de uma lista ou biblioteca, com a definição Configurar indexação automática de colunas para esta lista, os proprietários podem especificar se os índices devem ser criados automaticamente na lista para corresponder à hierarquia de navegação selecionada e aos campos de filtro principal. Se essa definição estiver habilitada (padrão), quando a página de configurações de navegação de metadados for salva, ocorrerá o seguinte: Índices de coluna simples serão criados em todos os campos de hierarquia de navegação compatíveis. Índices de coluna simples serão criados em todos os campos de filtro principal compatíveis, exceto nos campos de opção e tipo de conteúdo. Índices compostos serão criados em todas as combinações compatíveis de hierarquias de navegação e filtros principais. Se os índices forem criados automaticamente, as consultas serão permitidas para listas com mais itens do que o especificado no limite do modo de exibição de lista. Em alguns casos, talvez seja necessário desabilitar essa definição e configurar índices personalizados. Por exemplo, se uma combinação de índices de coluna simples e compostos exceder 20, a Indexação Automática deverá ser desabilitada. Consultas indexadas Se o Recurso de Filtragem e Navegação de Metadados estiver habilitado em um site, a otimização interna selecionará o melhor índice sempre que um modo de exibição de lista for carregado. A cada vez que o usuário carregar um modo de exibição de lista, atualizar um modo de exibição de lista aplicando um novo filtro, limpar um filtro ou aplicar uma classificação a um campo, a otimização de consulta determinará a melhor maneira de consultar o banco de dados sem limitar o modo de exibição. Consultas de fallback Se uma navegação de metadados determinar que a atual solicitação de usuário não pode ser enunciada como um consulta indexada seletiva, ela criará e executará uma consulta de fallback. Esse tipo de consulta é uma versão modificada da consulta de usuário original e se baseia em apenas uma parte da lista, em vez de na lista completa. 250

251 O objetivo das consultas de fallback é mostrar ao usuário um conjunto parcial de resultados que poderá ser útil inclusive quando não for possível executar a consulta original porque há limitações no modo de exibição de lista. Além disso, as consultas de fallback podem servir como um aviso aos proprietários de listas, informando que a distribuição de dados da lista foi distorcida e que determinadas consultas em execução não podem retornar um conjunto completo de resultados, o que significa que os usuários talvez sejam impedidos de acessar o conteúdo necessário. Ocasionalmente, as consultas de fallback retornarão 0 resultado se nenhum item na parte da lista verificada pela consulta contiver resultados que correspondam à consulta de usuário original. Como os resultados de uma consulta de fallback representam apenas um conjunto parcial dos itens solicitados pelo usuário, uma mensagem em tela será emitida avisando que somente um conjunto parcial de resultados está sendo mostrado e que o usuário deve aplicar filtros adicionais para poder exibir um conjunto completo. Sempre que um usuário especifica um filtro adicional, isso cria outra oportunidade para o mecanismo de consulta localizar uma combinação seletiva de filtro/índice compatível com o limite do modo de exibição de lista que causa a exceção de limitação. Consulte também Conceitos Visão geral de roteamento e armazenamento de metadados (SharePoint Server 2010) 251

252 Planejamento da biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010) Este artigo descreve como planejar bibliotecas de documentos e integrar bibliotecas em sua solução de gerenciamento de documentos do Microsoft SharePoint Server Bibliotecas de documentos são conjuntos de arquivos no SharePoint Server que você pode compartilhar com outros usuários do site. A maioria dos recursos de gerenciamento de documentos é distribuída por meio de bibliotecas de documentos. Como parte do planejamento de gerenciamento de documentos, você deve determinar que tipo de biblioteca de documentos melhor atende às necessidades da sua organização. Planejar bibliotecas de documentos Neste artigo: Determinar o tipo de biblioteca Planejar o fluxo de conteúdo Promovendo bibliotecas de documentos a partir de aplicativos clientes do Office Planilha Determinar o tipo de biblioteca Quando você identifica as bibliotecas de documentos que melhor correspondem às necessidades da sua organização, pode também determinar se precisa de vários sites ou conjuntos de sites. Por exemplo, se você estiver criando conteúdo para publicação para clientes externos, talvez precise de um site (e biblioteca) para a criação e revisão do conteúdo e um outro, talvez em uma instalação separada do SharePoint Server 2010, para publicar o conteúdo. Quando você planeja bibliotecas de documentos para vários sites, também precisa planejar como o conteúdo flui de um site para outro por processos manuais, fluxos de trabalho ou soluções personalizadas. A tabela a seguir lista os usos típicos de bibliotecas de documentos: Biblioteca Biblioteca em um site de equipe Biblioteca em uma área do portal Objetivo Colaboração; fácil compartilhamento de conteúdo entre colegas de trabalho; controle de conteúdo, como o controle de versão; pesquisas do SharePoint Server. Conteúdo destinado a um público maior na organização; semelhante a uma biblioteca em um site de equipe, mas normalmente implementado com maior rigor na revisão e 252

253 Biblioteca Biblioteca em um site da Central de Documentos Biblioteca em um repositório de registros Biblioteca em um site de Internet (HTML) Biblioteca em um site de Internet (híbrido) Biblioteca de Slides Objetivo no processo de aprovação. Uma biblioteca de larga escala, útil como base de conhecimento corporativo ou arquivo de histórico; inclui recursos para ajudar os usuários a navegar, pesquisar e gerenciar um grande número de documentos em uma hierarquia profunda usando um conjunto de Web Parts especializadas. Gerenciamento de registros especializados; cada biblioteca corresponde a um tipo de registro, como contrato, que a organização deve reter para fins de conformidade legal; as bibliotecas retêm documentos, metadados e auditorias associadas, devendo ser do tipo somente leitura. Contém páginas da Web para incorporação em um site intranet ou Internet; o SharePoint Server oferece suporte à edição da páginas da Web diretamente e gerencia automaticamente as bibliotecas-base de documentos para cada página. Conteúdo disponí vel para download de um site; você pode apresentar conteúdos de bibliotecas de documentos em um site. Oferece suporte ao compartilhamento, ao gerenciamento e à reutilização de slides do Microsoft PowerPoint. O exemplo a seguir ilustra como usar a análise que você concluiu em Analisar o uso de documento, para ajudá-lo a planejar a organização de bibliotecas de documentos para a sua empresa. Neste exemplo, a Contoso Ltd. oferece conteúdo aos seus clientes com base na pesquisa de mercado. O conteúdo é criado principalmente por consultores que trabalham remotamente. Isso é feito em um ciclo no qual: 1. Um parceiro avalia ideias e solicita propostas de compromisso. 2. Após o estabelecimento de um contrato, um gerente de projetos reúne uma equipe de consultores e cria um site de trabalho específico do compromisso no qual os resultados da pesquisa são registrados e o projeto é concluído. 3. Quando o projeto é concluído, os documentos de resultados finais são publicados em um site protegido, no qual os clientes podem acessá-los. 4. A equipe redige documentos sobre práticas recomendadas e estudos de caso com base no projeto. 253

254 5. Os gerentes de conhecimento coletam, organizam e arquivam as práticas recomendadas e outros documentos. 6. Resultados finais, contratos e outros registros são mantidos como registros corporativos. 7. Usando o conteúdo mantido por gerentes de conhecimento, os parceiros avaliam oportunidades e criam novas propostas. A tabela a seguir ilustra uma análise de uso de documentos para este cenário: Documentos Objetivo Autor Usuários Formato Solicitações e ideias de compromisso Propostas Contratos Resultados de pesquisas e rascunhos dos resultados finais do projeto Documentos de resultados finais Documentos sobre práticas recomendadas e estudos de caso Registros corporativos Desenvolver novos compromissos com o cliente Descrever um compromisso proposto com o cliente Vinculação com um compromisso de consultoria Gerar documentos relacionados ao compromisso com o cliente Gerar documentos de resultados finais, provavelmente convertidos do formato.doc Capturar conhecimento organizacional Reter conteúdo, por exemplo, documentos de resultados finais, como 254 Líder do projeto Líder do projeto Advogado Líder do projeto; colaborador do projeto; consultor Líder do projeto Gerente de.doc vendas; líder do projeto Gerentes do.doc projeto; membros da equipe do projeto; clientes Líder do projeto; gerente do projeto, gerente de vendas; clientes Editores; revisores técnicos Clientes.doc.doc e outros tipos.pdf Colaborador Todos os Vários do projeto; consultor; membros da tipos equipe gerentes de conhecimento Tudo Gerentes de Tudo registros corporativos; advogados

255 Documentos Objetivo Autor Usuários Formato registros corporativos corporativos Esta análise de uso de documentos sugere o seguinte: Os líderes do projeto precisam de bibliotecas em sites de equipe para armazenar ideias sobre compromisso, solicitações de compromisso e rascunhos de propostas. Os advogados precisam de bibliotecas em um portal ou em um site centralizado de gerenciamento de documentos para armazenar modelos de contratos e contratos ativos. Os líderes e colaboradores do projeto precisam de bibliotecas em sites de equipe para criar resultados de pesquisa, resultados finais e estudos de caso. Os clientes precisam de bibliotecas em um site para a exibição de resultados finais. Todos os membros da empresa precisam acessar um site de Central de Documentos para exibir documentos sobre práticas recomendadas e estudos de caso. Os gerentes de registros corporativos e advogados precisam acessar um Repositório de Registros corporativo para manter registros corporativos. A figura a seguir ilustra como essas bibliotecas podem ser distribuídas. Os sites são hospedados em três conjuntos de sites: um para acesso dos clientes, um para criação remota por membros da equipe e um conjunto de sites de intranet para a manutenção segura do site de gerenciamento de registros. 255

256 Ação em planilha A Planilha de bibliotecas de documentos ( é fornecida para registrar as decisões de planejamento da sua biblioteca. Use-a para listar as bibliotecas necessárias à sua solução, juntamente com os tipos de documentos ali contidos. Observe que as bibliotecas podem conter mais de um tipo de documento. Planejar o fluxo de conteúdo O conteúdo em uma solução de gerenciamento de documentos geralmente é dinâmico, movendo-se de um site para outro conforme necessário para atender às necessidades dos usuários de documentos. Portanto, quando você planeja bibliotecas de documentos, também planeja o fluxo de conteúdo de uma biblioteca ou site para outro. O SharePoint Server inclui as seguintes maneiras de mover conteúdo, manual ou dinamicamente: Você pode criar fluxos de trabalho personalizados que copiam ou movem conteúdo de um site ou biblioteca para outro. Um fluxo de trabalho orienta um documento ao 256

257 longo de um processo corporativo e atribui tarefas aos participantes quando sua função no ciclo de vida do documento se torna ativa. Um fluxo de trabalho pode ser projetado para mover um documento de um site ou biblioteca para outro. Para obter informações sobre como planejar fluxos de trabalho, consulte Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010). Os autores podem copiar um documento em uma biblioteca em qualquer site no qual possuam permissões de criação. O relacionamento entre os documentos de origem e de destino é mantido para que a cópia possa ser atualizada conforme necessário. Páginas da Web e sites completos podem ser testados e publicados de um site a outro, no modo manual ou automático, com base em um agendamento. É possível enviar conteúdos ao site de gerenciamento de recursos com o uso da interface do usuário do SharePoint Server, de um fluxo de trabalho ou de uma solução do cliente baseada no modelo de objeto do Microsoft SharePoint Foundation. Usando Pastas da Web ou Locais de Rede, um autor pode copiar ou mover manualmente o conteúdo de uma biblioteca de documentos de um site ou biblioteca para outro. Voltando para o nosso exemplo, a figura a seguir ilustra como aplicar algumas dessas técnicas de fluxo de conteúdo. Observe que o site preparado foi adicionado ao site do portal de criação. 257

258 Usando recursos de publicação, um autor pode publicar páginas da Web no site da Internet. Usando o comando Copiar, um autor pode copiar documentos no site da Central de Documentos. Usando um fluxo de trabalho personalizado, um autor pode copiar documentos em bibliotecas de documentos no site da Internet. Usando o comando Enviar para o Repositório de Registros, um autor pode enviar contratos para o Repositório de Registros corporativo. Promovendo bibliotecas de documentos a partir de aplicativos clientes do Office Você pode personalizar as caixas de diálogo Abrir e Salvar do Microsoft Office Professional 2010 para incentivar os membros da organização a usarem bibliotecas de documentos como locais de armazenamento. Adicionando sites à barra Meus Locais ao lado das caixas de diálogo Abrir e Salvar, você pode fornecer acesso com um único clique aos locais onde os usuários devem armazenar seus documentos. Isso torna possível para os membros da equipe interagir com as bibliotecas de documentos quando 258

259 eles utilizam o comando Salvar em aplicativos clientes do Office Professional 2010, em vez de precisarem acessar diretamente o servidor para carregar documentos. Para promover o uso de sites nas caixas de diálogo Abrir e Salvar, você pode publicálos usando um serviço Web. Esse serviço fornece uma lista de sites direcionados a usuários específicos com base em suas funções ou nos sites dos quais eles são membros. Um aplicativo cliente do Office Professional 2010 pode descobrir automaticamente esse serviço Web através de Meus Sites do SharePoint do usuário. Outros produtos de servidor também podem implementar esse serviço Web e fornecer a localização do serviço ao aplicativo cliente do Office. Após essa configuração, o Office Professional 2010 adiciona uma entrada à barra Meus Locais e a popula com os locais que são definidos pelo serviço Web. Como alternativa, os administradores podem definir chaves do registro de forma a adicionar sites específicos à barra Meus Locais nas caixas de diálogo Abrir e Salvar do Office. Chaves do registro são implantadas com uso da Política de Grupo e de um modelo de serviços de diretório do Microsoft Active Directory que é fornecido no Office 2010 Resource Kit. Você pode limitar os locais onde os membros da organização podem salvar conteúdo usando a caixa de diálogo Salvar do Office. Por exemplo, pode restringir a capacidade de salvar arquivos em áreas de trabalho e forçar os usuários a salvar conteúdo em uma biblioteca de documentos. No Office Professional 2010, é possível controlar para onde os usuários podem navegar para salvar seus documentos, guiando-os para que eles os salvem em locais aprovados. Observe que isso não garante que os usuários não irão salvar arquivos em seu computadores locais ou em outros locais não aprovados. Há muitos meios de se colocar arquivos em um computador, e pessoas motivadas podem contornar a maioria das restrições. Entretanto, limitando o acesso a esses locais através da caixa de diálogo Salvar do Office, você pode reduzir drasticamente o número de membros da equipe que usam esses locais não aprovados. Para restringir os locais disponíveis na caixa de diálogo Salvar do Office, use a Diretiva de Grupo para definir as chaves do registro apropriadas para habilitar essa configuração e definir o local aprovado, os locais de rede ou os locais de servidor. Quando essa configuração for habilitada, qualquer local não definido desse modo incluindo links padrão para a Área de Trabalho e Meus Locais de Rede será removido da barra Meus Locais. A lista de locais aprovados pode ser limitada a um ou mais aplicativos do Office. Por exemplo, um administrador pode restringir os locais para salvar no Microsoft Access e permitir que outros aplicativos do Office salvem em qualquer local. Planilha Use a planilha a seguir para registrar as informações discutidas neste artigo: Planilha de bibliotecas de documentos ( 259

260 Planejamento do armazenamento de conteúdo corporativo (SharePoint Server 2010) Este artigo descreve como planejar uma solução de armazenamento de conteúdo corporativo que usa o Microsoft SharePoint Server Embora os exemplos deste artigo sejam relevantes principalmente para soluções baseadas no SharePoint Server 2010, as diretrizes prescritivas apresentadas aqui aplicam-se tanto ao SharePoint Server 2010 quanto ao SharePoint Foundation 2010, exceto se especificado de outra forma. As informações e diretrizes neste tópico foram escritas como uma introdução aos conceitos de armazenamento de conteúdo corporativo. Determinadas informações deste tópico são derivadas de outros documentos mais detalhados sobre testes de desempenho e capacidade realizados na Microsoft e de outros artigos que apresentam diretrizes detalhadas sobre conceitos específicos. É altamente recomendável usar todos esses recursos ao planejar sua solução de armazenamento de conteúdo corporativo. Para obter mais informações e links, consulte Recursos adicionais mais adiante neste artigo. Neste artigo: Entendendo o armazenamento de conteúdo corporativo Cenários comuns de gerenciamento de conteúdo em grande escala Níveis de armazenamento: benefícios e considerações do armazenamento de conteúdo Roteando e armazenando conteúdo corporativo com base em metadados Navegando e filtrando conteúdo corporativo usando metadados Modos de exibição de lista Recursos adicionais Entendendo o armazenamento de conteúdo corporativo A solução de gerenciamento de documentos vai além do simples fornecimento de um local para os documentos. Uma solução completa de gerenciamento de documentos de nível empresarial trabalha com armazenamento de documentos em vários níveis, inclusive o armazenamento em conjuntos de sites, sites, bibliotecas e pastas. Ela também permite que as empresas gerenciem com eficácia seus crescentes volumes de documentos corporativos e assegurem que as versões dos documentos de cada estágio do ciclo de vida sejam mantidas para referência ou por motivos legais. O SharePoint Server 2010 oferece suporte a um armazenamento de documento de alta capacidade. A biblioteca de documentos é capaz de armazenar milhões de documentos. Entretanto, dependendo de como o conteúdo é usado, o desempenho dos sites que incluem muitos documentos pode ser reduzido. A diretriz prescritiva apresentada neste 260

261 artigo pode ajudá-lo a criar soluções de gerenciamento de conteúdo em grande escala, que se adaptam aos requisitos da sua empresa ao mesmo tempo em que proporcionam aos usuários da solução um ambiente de alto desempenho no qual é possível criar e usar documentos. As decisões que você toma em relação aos recursos de conjuntos de sites, sites e bibliotecas devem exercer não apenas as restrições de armazenamento físico do ambiente, mas também os padrões dos usuários relacionados ao uso e à exibição do conteúdo. Por exemplo, se os usuários exibirem ou consultarem um conjunto de documentos na biblioteca que inclui milhares de documentos, o desempenho poderá ser reduzido se o site não for configurado corretamente. Se um contrato de nível de serviço exige backup do conteúdo duas vezes por dia, o serviço poderá não ser realizado de forma satisfatória se o conjunto de conteúdo for grande demais. Cenários comuns de gerenciamento de conteúdo em grande escala Geralmente, os cenários de gerenciamento de conteúdo em grande escala são variações de um dos seguintes cenários: Ambiente de criação em grande escala Arquivo morto de conteúdo em grande escala Arquivo morto de conteúdo em escala extremamente grande As descrições dos cenários apresentadas aqui visam esclarecer o significado das soluções em grande escala e mostrar exemplos de alto nível que possam refletir suas metas de gerenciamento de conteúdo. É claro que essas descrições não incluem todos os aspectos de determinado cenário. Há dezenas, até centenas, de aspectos exclusivos relacionados a um cenário específico que estão além do escopo deste artigo. Ambiente de criação em grande escala Em um ambiente de criação em grande escala, por exemplo, o site pode incluir uma biblioteca na qual os usuários editam ou mais documentos em 500 ou mais pastas. O controle de versão está habilitado e, geralmente, há várias versões de cada documento. É feito check-in e check-out dos documentos frequentemente, e os fluxos de trabalho são usados para controlar seus ciclos de vida. Um banco de dados comum para esse tipo de site contém aproximadamente 150 gigabytes (GB) de dados. É possível usar as configurações da biblioteca para limitar o número de versões salvas, reduzindo o consumo do banco de dados. (Observe que cada versão de um documento é armazenada separadamente no banco de dados.) Normalmente, em um ambiente de criação em grande escala, 80% dos usuários do site são autores que têm acesso às versões principais e secundárias dos documentos, enquanto 20% dos usuários do site têm permissões somente leitura e só podem exibir as versões principais do conteúdo. O site de ambiente de criação em grande escala pode ser baseado no modelo de site da Central de Documentos do SharePoint Server 2010, que inclui uma única biblioteca grande de documentos otimizada para criação em grande escala. Arquivo morto de conteúdo em grande escala Um arquivo morto de conteúdo em grande escala é um repositório de documentos no qual os usuários exibem documentos ou carregam documentos novos. Pouca ou nenhuma criação acontece no site. Há dois cenários principais de arquivo morto de 261

262 conteúdo em grande escala: base de dados de conhecimento e gerenciamento de registros. Em um site de base de dados de conhecimento, existe apenas uma única versão de grande parte dos documentos, de forma que a escala do site possa ser ajustada para armazenar com facilidade milhões de documentos (recomendação máxima de de documentos). O conteúdo é normalmente armazenado em um único banco de dados de até 1 terabyte. Em um cenário comum, como no centro de suporte técnico de uma empresa, usuários podem acessar o conteúdo, principalmente para leitura. Um subconjunto de usuários (três ou quatro mil) pode carregar conteúdo novo no site. O site de base de dados de conhecimento pode ser baseado no modelo de site da Central de Documentos. Outro tipo de arquivo morto de conteúdo em grande escala é a central de registros, com base no modelo de site da Central de Registros. É aconselhável usar o modelo de site da Central de Registros para sites que têm um milhão ou mais documentos. Esse modelo de site inclui recursos que podem ser usados para gerenciar a retenção e disposição dos registros (documentos que servem como evidência de atividades ou transações realizadas pela organização e que devem ser retidos por algum tempo). Da mesma forma que o site de base de dados de conhecimento, a central de registros contém um única versão de cada documento e pode armazenar normalmente milhões de documentos. Muito mais usuários enviam conteúdo à central de registros do que exibem ou leem conteúdo. Arquivo morto de conteúdo em escala extremamente grande Um arquivo morto de conteúdo em escala extremamente grande pode ser usado como uma biblioteca ou um repositório de conteúdo de referência. Para fornecer escala além daquela do arquivo morto de conteúdo em grande escala, um arquivo morto de conteúdo em escala muito grande pode incluir ou mais documentos distribuídos em diversos conjuntos de sites. O conteúdo de cada conjunto de sites pode ser armazenado como dados BLOB (Binary Large Object, objeto binário grande) em vários bancos de dados de conteúdo ou usando o RBS (Remote BLOB Storage, armazenamento de Blob remoto). O RBS permite o armazenamento dos dados fora do SQL Server, oferecendo opções de armazenamento mais acessíveis e reduzindo o tamanho do banco de dados de conteúdo. O SharePoint Search ou o FAST Search para SharePoint é usado para localizar conteúdo em vários conjuntos de sites. Níveis de armazenamento: benefícios e considerações do armazenamento de conteúdo Conjuntos de sites Um conjunto de sites é um grupo de sites que têm o mesmo proprietário e compartilham configurações de administração. Cada conjunto de sites contém um site de nível superior e pode incluir um ou mais subsites. O conjunto de sites geralmente tem uma estrutura de navegação compartilhada. Os sites de um conjunto de sites são, normalmente, inter-relacionados de propósito. Para aumentar a capacidade de uso da solução, armazene todos os dados e o conteúdo relacionados em um único conjunto de sites. Veja a seguir os benefícios de se fazer isso: 262

263 Os tipos e as colunas de conteúdo gerenciados no conjunto de sites podem ser compartilhados pelos sites do conjunto de sites. É possível usar o serviço de metadados gerenciados para sindicalizar definições de tipos e colunas de conteúdo em diversos conjuntos de sites. É possível disponibilizar políticas de gerenciamento de informações gerenciadas no conjunto de sites para o conteúdo em todos os sites do conjunto de sites. A pesquisa pode ser usada em todo o conteúdo nos vários conjuntos de sites. Alguns modos de exibição listam documentos de vários sites em um único conjunto de sites (por exemplo, um modo de exibição que enumera todas as tarefas atribuídas a um usuário por todo o conjunto de sites). Além disso, os desenvolvedores podem criar consultas de banco de dados intersites em um conjunto de sites, mas não há suporte para consultas intersite entre vários conjuntos de sites. Cotas de conteúdo e outras cotas só podem ser gerenciadas no nível do conjunto de sites. Considere os seguintes limites ao planejar como alocar seu conteúdo entre um ou mais conjuntos de sites: Todos os sites em um conjunto de sites compartilham os mesmos recursos de backend. Em particular, todo o conteúdo de um conjunto de sites deve ser armazenado no mesmo banco de dados de conteúdo. Por causa disso, o desempenho das operações do banco de dados, como backup e restauração de conteúdo, dependerá da quantidade de conteúdo de todo o conjunto de sites, do tamanho do banco de dados, da velocidade dos servidores que hospedam o banco de dados e de outros fatores. Dependendo da quantidade de conteúdo e da configuração do banco de dados, convém segmentar um conjunto de sites em vários conjuntos para atender aos contratos de nível de serviço quanto a backup e restauração, produtividade ou outros requisitos. Está além do escopo deste artigo oferecer diretrizes prescritivas sobre como gerenciar o tamanho e o desempenho dos bancos de dados. Especificamente, mantenha sites muito ativos em conjuntos de sites separados. Por exemplo, um site de base de dados de conhecimento na Internet que permite a navegação anônima pode gerar muita atividade de banco de dados. Se outros sites usarem o mesmo banco de dados, seu desempenho poderá ser afetado. Ao colocar o site de base de dados de conhecimento em um conjunto de sites separado com o seu próprio banco de dados, você pode liberar recursos para outros sites que não terão mais que competir com ele pelos recursos de banco de dados. 263

264 Observação: O SharePoint Foundation e o SharePoint Server 2010 incluem diversos recursos que reduzem a necessidade de restauração de conteúdo por parte do departamento de TI. A Lixeira e a Lixeira do Conjunto de Sites dispõem de um mecanismo de segurança dupla para restauração de itens excluídos por engano. O controle de versão de documentos também oferece uma gama de recursos de segurança: se um documento é perdido, pelo menos sua versão anterior estará disponível. Para assegurar da melhor maneira a disponibilidade das versões anteriores, o administrador pode remover a permissão Excluir Versões de um autor; isso pode ajudar a garantir que as versões anteriores do conteúdo fiquem disponíveis sem precisar restaurá-las do banco de dados. Sites Um site é a principal maneira de organizar conteúdo relacionado no SharePoint Server 2010 e no SharePoint Foundation. O armazenamento de conteúdo no mesmo site tem os seguintes benefícios: É mais fácil criar páginas que mostrem modos de exibição de várias bibliotecas e listas quando estão no mesmo site. É possível usar o modelo de site da Central de Documentos para criar um site otimizado para criação e uso de vários documentos. A interface do usuário de navegação no site é otimizada para facilitar a localização das bibliotecas no mesmo site. É possível definir um conjunto de tipos de conteúdo e colunas de site para uso em um site. Bibliotecas O armazenamento de conteúdo na mesma biblioteca oferece os seguintes benefícios: Fica mais fácil para os usuários adicionar novos documentos ou encontrar documentos existentes em uma única biblioteca. Muitas configurações de gerenciamento de documentos, como permissões, controle de versão de conteúdo e aprovação, são aplicadas no nível da biblioteca. Modos de exibição criados usando a interface do usuário estão associados a uma determinada biblioteca. Políticas de gerenciamento de informações, como auditoria de conteúdo e configurações de retenção, podem ser aplicadas a uma biblioteca. Para algumas bibliotecas, é possível usar apenas as políticas de retenção. Considere os limites a seguir quando planejar a organização do conteúdo na mesma biblioteca: Configurações como check-outs obrigatórios ou controle de versão são especificadas no nível da biblioteca de documentos. Se quiser especificar configurações diferentes para outros documentos, coloque esses documentos em uma outra biblioteca com as configurações específicas necessárias. 264

265 Modos de exibição com colunas que são usadas apenas em um tipo de conteúdo podem não ser úteis, pois nenhum valor de metadados será exibido para os itens de outros tipos de conteúdo. O desempenho do modo de exibição fica limitado quando o número de itens exibidos excede o limite do modo de exibição de lista de itens (padrão). Além disso, as consultas são bloqueadas quando excedem o limite do modo de exibição de lista. Organize o conteúdo da biblioteca em pastas com até itens ou crie modos de exibição que aproveitem a navegação de metadados e as colunas indexadas para retornar conjuntos de ou menos itens. Pastas Uma pasta é uma subdivisão nomeada do conteúdo em uma biblioteca semelhante às pastas do sistema de arquivos. O principal objetivo das pastas é organizar o conteúdo de maneira lógica de forma a corresponder à funcionalidade esperada da biblioteca. Por exemplo, se a biblioteca foi criada para fornecer especificações de produto, o conjunto de pastas na biblioteca pode ser nomeado em relação a cada área de recurso no produto ou a cada membro da equipe que elabora as especificações do produto. Ao dividir o conteúdo entre várias pastas, cada uma com (limite padrão do modo de exibição de lista) ou menos itens, os modos de exibição nas pastas podem funcionar bem. Observe que, para aproveitar esse recurso, os modos de exibição disponíveis nas pastas devem ser configurados para mostrar somente os itens que elas contêm (esse recurso está disponível na interface padrão de exibição-criação). Observe também que, se as pastas tiverem ou menos itens, os modos de exibição nas pastas não terão que ser filtrados usando colunas indexadas. Para pastas com mais de itens, é possível melhorar o desempenho usando a navegação de metadados e/ou as colunas indexadas e, em seguida, filtrar os modos de exibição para retornar menos de itens. Considere a criação de pastas como parte da solução de armazenamento e roteamento de conteúdo com base em metadados. Usando o Organizador de Conteúdo, é possível definir configurações que criem automaticamente as pastas quando uma pasta de destino ficar muito grande ou para cada valor de propriedade de metadados. Para obter mais informações, consulte Roteando e armazenando conteúdo corporativo com base em metadados, mais adiante neste artigo. Roteando e armazenando conteúdo corporativo com base em metadados O SharePoint Server 2010 introduz o roteamento e o armazenamento de metadados com o uso do Organizador de Conteúdo. Usando o Organizador de Conteúdo, novos recursos no nível do site tornam mais fácil para os administradores e usuários classificar, rotear e armazenar conteúdo por meio de regras baseadas em metadados. Com base nos metadados de um documento, o Organizador de Conteúdo é capaz de rotear um documento para uma pasta especificada ou criar automaticamente uma nova pasta. É possível criar pastas como filhos da pasta de destino porque o número de itens na pasta de destino excede o limite especificado ou novas pastas para cada valor novo em um campo. As novas pastas herdarão configurações da pasta pai. As novas pastas também podem ter regras adicionais que definem outros parâmetros, como permissões, metadados adicionais, políticas de retenção e fluxos de trabalho que serão herdados pelos documentos contidos. 265

266 Para obter mais informações, consulte Visão geral de roteamento e armazenamento de metadados (SharePoint Server 2010). Navegando e filtrando conteúdo corporativo usando metadados A Filtragem e Navegação de Metadados é um novo recurso no SharePoint Server 2010 que permite aos usuários filtrar e encontrar conteúdo por meio de metadados. Esse recurso inclui uma interface do usuário simples que se baseia no controle de hierarquia do modo de exibição de Árvore do SharePoint, combinando-o com um novo controle Filtros Principais, para fornecer aos usuários uma ferramenta avançada de localização de conteúdo com base em metadados. Os proprietários de listas podem configurar as definições de navegação de metadados, que promove campos em uma lista como campos de navegação principais. Os usuários que exibirem essas listas poderão filtrar ainda mais o atual modo de exibição de lista para mostrar somente os itens com os valores desejados nesses campos. Os recursos de indexação automática podem criar automaticamente índices de lista, dependendo dos campos promovidos como campos de navegação da lista. A indexação automática pode melhorar os resultados de consulta e aprimorar o desempenho. Para obter mais informações sobre como integrar a navegação de metadados à solução de armazenamento de conteúdo corporativo, consulte Visão geral da navegação de metadados (SharePoint Server 2010). Modos de exibição de lista A essência de toda solução de gerenciamento de conteúdo corporativo é a capacidade dada aos usuários de pesquisar facilmente e encontrar o conteúdo que estão procurando. Ao se moverem pela biblioteca ou pasta, os modos de exibição de árvore e de lista oferecem uma interface simples para que os usuários naveguem visualmente pela taxonomia de armazenamento de conteúdo. Ao mesmo tempo, quando a biblioteca ou pasta inclui muitos itens, a capacidade da lista de consultar e exibir rapidamente os resultados pode exigir recursos de sistema consideráveis. O SharePoint Server 2010 pode maximizar o desempenho do modo de exibição de lista ao mesmo tempo em que minimiza o consumo de recursos do sistema, através da Limitação de Recurso. As propriedades da Limitação de Recurso são definidas no aplicativo Web, em Configurações Gerais na Administração Central, e afetam os recursos alocados para consulta e exibição de listas nesse aplicativo Web. A configuração do armazenamento de forma a não exceder o limite do modo de exibição de lista quando você exibe o conteúdo de uma biblioteca ou pasta evita a limitação de recurso e aumenta o desempenho do modo de exibição de lista. A Limitação de Recurso inclui as seguintes propriedades relacionadas ao desempenho do modo de exibição de lista: Propriedade Descrição Valor padrão Limite do Modo de Exibição de Lista O número máximo de itens na lista 5000 ou biblioteca que uma operação de 266

267 Propriedade Descrição Valor padrão banco de dados, como a consulta, é capaz de processar de uma única vez, fora da janela de tempo diária definida pelo administrador durante a qual as consultas são irrestritas. É aconselhável não alterar a configuração dessa propriedade. Substituição de Modelo de Objeto Especifica aos usuários com permissão especial a capacidade de substituir o Limite do Modo de Exibição de Lista programaticamente para determinadas consultas. Limite do Modo de Exibição de Lista para Auditores e Administradores Limite de Pesquisa de Modo de Exibição de Lista Janela de Tempo Diária para Consultas Grandes Sim O número máximo de itens na lista ou biblioteca que uma operação de banco de dados, como a consulta, é capaz de processar de uma única vez quando é feita por um auditor ou administrador com as permissões apropriadas. Essa configuração funciona em conjunto com Permitir Substituição do Modelo do Objeto. O número máximo de junções 8 permitidas por consulta, como aquelas baseadas em pesquisa, Pessoa/Grupo ou colunas de status do fluxo de trabalho. Se a consulta usar mais de oito junções, a operação será bloqueada. Isso não se aplica a operações de item único. Quando você usa o modo de exibição máximo via OM (sem especificar nenhum campo de modo de exibição), o SharePoint retorna até as primeiras oito pesquisas. É aconselhável não alterar a configuração dessa propriedade. Um período no qual as consultas Desabilitado grandes podem ser executadas. O período deve ser definido fora do horário de trabalho regular, pois consultas grandes podem gerar 267

268 Propriedade Descrição Valor padrão excesso de carga no servidor. Recursos adicionais Além das informações neste artigo, os recursos a seguir podem ajudá-lo a entender e a planejar a solução de armazenamento de conteúdo corporativo. SharePoint Server 2010 Capacity Management: Software Boundaries and Limits: este artigo oferece informações para ajudá-lo a entender os limites de capacidade e desempenho testados do Microsoft SharePoint Server Microsoft SharePoint Server 2010 departmental collaboration environment: Technical case study Este artigo descreve um ambiente real do SharePoint Server 2010 na Microsoft. Use esse documento para comparação com as suas características de carga de trabalho e uso planejados. Artigo sobre como projetar listas extensas e maximizar o desempenho de listas: este white paper oferece orientações sobre o desempenho de bibliotecas e listas de documentos extensas no SharePoint Server Visão geral de roteamento e armazenamento de metadados (SharePoint Server 2010): este artigo contém informações para ajudar os planejadores e designers de soluções a entender como o roteamento e o armazenamento baseados em metadados usando o recurso Organizador de Conteúdo no Microsoft SharePoint Server 2010 podem ser usados como parte de uma abrangente solução de gerenciamento de documentos. Visão geral da navegação de metadados (SharePoint Server 2010): este artigo contém informações para ajudar os designers e planejadores de solução a entenderem como o recurso de Filtragem e Navegação de Metadados no Microsoft SharePoint Server 2010 podem ser usados como parte de uma abrangente solução de gerenciamento de documentos. Planejamento da biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010): este artigo descreve como planejar bibliotecas de documentos e integrá-las em uma solução de gerenciamento de documentos do Microsoft SharePoint Server Plan managed metadata (SharePoint Server 2010) : os artigos nesta seção explicam os conceitos-chave sobre metadados gerenciados no SharePoint Server Artigos adicionais apresentam diretrizes sobre como identificar metadados gerenciados para a sua solução e como determinar os serviços e as conexões que você precisará para implementar sua solução. 268

269 Planejamento de Conjuntos de Documentos (SharePoint Server 2010) Este artigo descreve os Conjuntos de Documentos e fornece orientação sobre como você pode integrá-los à sua solução de gerenciamento de documento do Microsoft SharePoint Server Neste artigo: Sobre conjuntos de documentos Administrando Conjuntos de Documentos Planejando tipos de conteúdos de Conjunto de Documentos Planilhas Sobre conjuntos de documentos Os Conjuntos de Documentos são um novo recurso no SharePoint Server 2010 que habilitam uma organização a gerenciar um único resultado final, ou produto de trabalho, que pode incluir vários documentos ou arquivos. Um Conjunto de Documentos é um tipo especial de pasta que combina atributos exclusivos do Conjunto de Documentos, atributos e comportamento de pastas e documentos, e fornece uma IU (interface do usuário), metadados e elementos de modelo de objeto como ajuda para gerenciar todos os aspectos do produto de trabalho. Equipes e usuários em muitas organizações necessitam de um conjunto de documentos, ou um produto de trabalho, para melhorar o gerenciamento de um projeto ou resultado final. Por exemplo, talvez uma equipe jurídica precise coletar, criar e gerenciar vários documentos, fotos e arquivos de áudio que estejam relacionados a um caso específico. Ou, pode ser que uma equipe de vendas precise compilar documentos de várias fontes para criar e gerenciar uma RFP (Solicitação de Proposta) de um cliente potencial. Os Conjuntos de Documentos fornecem a essas equipes e usuários a capacidade de gerenciar esses conjuntos de documentos como um único conjunto, resultado final ou produto de trabalho. Os proprietários do Conjunto de Documentos podem criar uma Página de Boas-vindas para exibir os itens incluídos e as informações importantes sobre o produto de trabalho. No SharePoint Server 2010, organizações que desejem criar e gerenciar Conjuntos de Documentos de modo consistente podem configurar um tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos para cada produto de trabalho que criem normalmente. Um tipo de conjunto de Conjunto de Documentos pode definir tipos de conteúdo aprovados, atributos, itens padrão, colunas, fluxos de trabalho e políticas. Tipos de conteúdo de Conjunto de Documentos personalizados adicionais podem ser criados com base no tipo de conteúdo pai, cada qual herdando as propriedades e configurações do tipo de conteúdo pai. Depois que tal tipo de conteúdo é adicionado a uma biblioteca, os usuários podem criar um Conjunto de Documentos que herdarão os atributos do tipo de conteúdo do Conjunto de Documentos usando o comando New. O tipo de conteúdo fornece configurações adicionais que permitem que você especifique tipos de conteúdo permitidos, conteúdo 269

270 padrão, colunas compartilhadas, colunas da Página de Boas-vindas e modo de exibição da Página de Boas-vindas. Para obter mais informações sobre tipos de conteúdo, consulte Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010). Para obter mais informações sobre como criar e gerenciar Conjuntos de Documentos no SharePoint Server 2010, consulte Conjuntos de Documentos na Ajuda do SharePoint Server 2010 ( Administrando Conjuntos de Documentos Os Conjuntos de Documentos no SharePoint Server 2010 compartilham muitos dos mesmos atributos e propriedades que as pastas. No entanto, há algumas considerações importantes de que você deve estar ciente ao planejar uma solução de Conjunto de Documento. Não há nenhum limite para a quantidade de documentos que pode existir em um Conjunto de Documentos. No entanto, os tempos de carregamento de exibição podem ser restringidos pelo limite do modo de exibição de lista que, por padrão, está definido como itens. As pastas não são permitidas nos conjuntos de documentos e a navegação de metadados não pode ser usada em um Conjunto de Documentos. Assim, é importante considerar a possibilidade de exceder os limites de modo de exibição e as preocupações de design de navegação quando você determinar quantos itens deverão existir em um Conjunto de Documentos. Ademais, quando você usa o recurso Enviar para com um Conjunto de Documentos, o somatório de todos os documentos em um conjunto não pode ser maior que 50 MB. Para um conjunto ou um produto de trabalho com um grande número de itens, uma estrutura de pastas em uma biblioteca de documento pode ser uma solução melhor. Não há nenhum limite para a quantidade de Conjuntos de Documentos que pode existir em uma biblioteca de documentos. No entanto, o número de Conjuntos de Documentos que podem figurar nas listas estará restrito pelo limite de modo de exibição de lista. Quando você usa metadados compartilhados, se houver mais de 10 itens em um Conjunto de Documentos, as atualizações de metadados executarão por um trabalho de timer a cada 15 minutos. Com o uso do roteamento de Conjunto de Documentos, os Conjuntos de Documentos enviados para um organizador de conteúdo permanecerão na biblioteca de redistribuição e serão movidos para o local apropriado pelo trabalho de timer Processamento do Organizador de Conteúdo, executado diariamente por padrão. Para usar Conjuntos de Documentos em um conjunto de sites, o Recurso Conjuntos de Documentos devem estar habilitados. Para habilitar o Recurso Conjuntos de Documentos para um conjunto de sites 1. Na página Definições do Site, em Administração do Conjunto de Sites, clique em Recursos do conjunto de sites. 2. Na página Recursos, para Conjuntos de Documentos, clique em Ativar. 270

271 Depois de habilitar o Recurso Conjuntos de Documentos, você poderá criar os tipos de conteúdo de Conjunto de Documentos. Planejando tipos de conteúdos de Conjunto de Documentos Você pode planejar os tipos de conteúdo do Conjunto de Documentos da sua solução usando a planilha de análise de uso do documento, que pode ser preenchida com a ajuda do artigo Identificar usuários e analisar o uso de documentos. É possível usar a Planilha de tipo de Conteúdo ( para registrar suas decisões sobre cada novo tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos que você utilizará na sua solução. Para planejar tipos de conteúdos de Conjunto de Documentos usando a planilha de tipo de Conteúdo. 1. Insira o Conjunto de Documentos no campo Tipo de Conteúdo da planilha de tipo de Conteúdo. 2. Insira a URL do site no qual o novo tipo de conteúdo de Conjunto de Documento será definido. Observe que os tipos de conteúdo estão disponíveis no site em que estão definidos e em todos os sites abaixo deste. 3. Determine o tipo de conteúdo pai Insira o tipo de conteúdo do Conjunto de Documentos pai no campo Tipo de Conteúdo Pai da planilha de tipo de Conteúdo. Esse será um tipo de conteúdo principal ou personalizado (que você já tenha planejado). 4. Determine as configurações do Conjunto de Documentos Determine e especifique as seguintes configurações do Conjunto de Documentos na planilha de tipo de Conteúdo: a) Determine os tipos de conteúdo permitidos Especifique os tipos de conteúdo padrão que serão permitidos nesse tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos. b) Determine o documento padrão Se o tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos que você está criando será configurado para criar conteúdo padrão automaticamente quando você criar uma nova instância de um Conjunto de Documentos, você poderá adicionar arquivos em tal conjunto manualmente. Apenas arquivos dos tipos de conteúdo permitidos para o Conjunto de Documentos serão adicionados. c) Determine as colunas compartilhadas Especifique se os valores das colunas do Conjunto de Documentos devem ser sincronizados automaticamente para todos os documentos contidos no conjunto. d) Determine as colunas da Página de Boas-vindas Especifique que colunas devem ser exibidas na Página de Boas-vindas de cada Conjunto de Documentos. e) Determine o modo de exibição Página de Boas-vindas Especifique o modo de exibição para exibir os conteúdos do Conjunto de Documentos na Página de Boas-vinda. 271

272 5. Determine as colunas e a ordem das colunas Na tabela Planejar Colunas da planilha de tipo de Conteúdo: a) Insira cada coluna herdada do tipo de conteúdo pai. Na coluna Novo?, digite Não para cada entrada. b) Para cada coluna adicional, insira o nome de uma coluna predefinida ou de uma coluna que você criará. Insira os nomes das colunas adicionais, seus tipos, e indique se elas são novas. 6. Na seção Modelo de Planejamento da planilha, digite Nenhum 7. Determine os fluxos de trabalho Se houver um fluxo de trabalho disponível que seja relevante ao tipo de conteúdo do Conjunto de Documentos, você poderá associá-lo opcionalmente ao tipo de conteúdo. O fluxo de trabalho pode ser iniciado em qualquer item da lista desse tipo de conteúdo. Para obter uma explanação completa sobre o planejamento de fluxo de trabalho, consulte Planejar fluxos de trabalho. Depois de examinar fluxos de trabalho e determinar quais estão disponíveis, insira cada fluxo de trabalho a ser associado ao tipo de conteúdo na tabela Planejar Fluxos de Trabalho da planilha de tipo de Conteúdo. Se o fluxo de trabalho não for herdado do tipo de conteúdo, insira essas informações na coluna Nova?. 8. Determine a política Uma política é um conjunto de regras de um tipo de conteúdo; os recursos de política fornecem os detalhes de cada regra, por exemplo, se os itens do tipo de conteúdo podem ser impressos ou que ações no item devem ser auditados. Você pode aplicar uma política a qualquer tipo de conteúdo personalizado. Observe que você não pode aplicar uma política a um tipo de conteúdo principal. Para obter mais informações sobre o planejamento de política, consulte Planejamento de políticas de gerenciamento de informações (SharePoint Server 2010). Depois de examinar as políticas e determinar que recursos e modelos de política estão disponíveis, na seção Planejar uma Política da planilha de tipo de Conteúdo, execute o procedimento a seguir: a) Se o tipo de conteúdo pai tiver configurações de política, elas serão aplicadas sem alteração ao novo tipo de conteúdo. Isso garante que, após serem definidas, as políticas sejam impostas a todos os tipos de conteúdo relevantes. Se o tipo de conteúdo atual herdar suas configurações de política do seu tipo pai, na seção Planejar uma Política da planilha de tipo de Conteúdo, responda Sim à seguinte pergunta: "A política está definida no tipo de conteúdo pai?". b) Se o tipo de conteúdo atual estiver herdando uma política baseada no tipo de conteúdo pai, no campo Registrar o Nome da Política da seção Planejar uma Política, digite o nome do modelo de política. Da mesma maneira, se o tipo de conteúdo atual não herdar uma política e você quiser aplicar um modelo de política, no campo Registrar o Nome da Política da seção Planejar uma Política, digite o nome do modelo de política. c) Se o tipo de conteúdo atual estiver herdando um ou mais recursos individuais de política do tipo de conteúdo pai, digite cada recurso de política na tabela de Recursos na seção Planejar uma Política da planilha. Caso contrário, se o tipo de conteúdo atual não herdar uma política e você quiser associar recursos de política ao tipo de conteúdo atual, digite esses recursos 272

273 na tabela de Recursos. Observe que não é possível associar recursos de política individuais e uma política por nome a um tipo de conteúdo. Planilhas Use as planilhas a seguir para registrar as informações abordadas neste artigo: Planilha de tipo de Conteúdo ( Planilha de análise de uso do documento ( Consulte também Conceitos Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010) 273

274 Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010) Este artigo descreve tipos de conteúdo e fluxos de trabalho, bem como fornece orientações sobre planejamento de como integrá-los à solução de gerenciamento de documentos do Microsoft SharePoint Server Neste artigo: Planejar tipos de conteúdo Planejar fluxos de trabalho Planilhas Planejar tipos de conteúdo Nesta seção: O que são tipos de conteúdo? Integração de propriedades com a versão 2010 do Office Modelos de coluna Tipos de conteúdo de pasta Planejando tipos de conteúdo de documento Planejando tipos de conteúdo de lista Planejando conversões de documentos O que são tipos de conteúdo? Um tipo de conteúdo define os atributos de uma lista de itens, um documento ou uma pasta. Cada tipo de conteúdo pode especificar: Propriedades a serem associadas a itens de seu tipo. Metadados para associar a itens do seu tipo. Fluxos de trabalho que podem ser iniciados de itens de seu tipo. Diretivas de gerenciamento de informações a serem associadas a itens de seu tipo. Modelos de documentos (para tipos de conteúdo de documento) Conversões de documentos a serem disponibilizadas (para tipos de conteúdo de documentos) Recursos personalizados. Você pode associar um tipo de conteúdo a uma lista ou biblioteca. Ao fazer isso, você estará especificando que a lista ou biblioteca pode conter itens desse tipo de conteúdo e que o comando Novo dessa lista ou biblioteca permitirá que os usuários criem novos itens desse tipo. 274

275 Observação: Você também pode associar propriedades, fluxos de trabalho, diretivas e modelos diretamente a uma lista ou biblioteca. No entanto, fazer isso pode limitar essas associações à lista ou biblioteca, e a reutilização não é possível em sua solução. No nível do site do SharePoint Server 2010, fluxos de trabalho podem ser associados a várias listas ou bibliotecas. Bibliotecas e listas de documentos podem conter vários tipos de conteúdo. Por exemplo, uma biblioteca pode conter tanto documentos como elementos gráficos relacionados a um projeto. Quando uma lista ou biblioteca contém vários tipos de conteúdo, o seguinte se aplica: Por padrão, o comando Novo nessa lista ou biblioteca permite que os usuários escolham entre todos os tipos de conteúdo disponíveis quando criam um novo item. Os proprietários de tipo de conteúdo podem configurar o comando Novo para exibir apenas certos tipos de conteúdo. As colunas associadas a todos os tipos de conteúdo disponíveis são exibidas. Você pode definir tipos de conteúdo personalizados na galeria de tipos de conteúdo de um site. Um tipo de conteúdo personalizado deve ser derivado, direta ou indiretamente, de um tipo de conteúdo principal, como Documento ou Item. Depois de definido em um site, um tipo de conteúdo personalizado é disponibilizado nesse site e em todos os sites abaixo dele. Para disponibilizar um tipo de conteúdo da forma mais ampla possível dentro de um conjunto de sites, defina-o na galeria de tipos de conteúdo do conjunto de sites de nível superior. Também é possível criar um tipo de conteúdo personalizado em um hub de tipo de conteúdo definido em uma instância do serviço de metadados gerenciados. Se ele for criado em um hub de tipo de conteúdo, o tipo de conteúdo ficará disponível a outros conjuntos de sites que fazem parte dos aplicativos Web associados a essa instância do serviço de metadados gerenciados. Por exemplo, se a sua organização usa um modelo de contrato específico, na galeria de tipos de conteúdo do site de nível superior de um conjunto de sites, você poderá criar um tipo de conteúdo que defina os metadados desse contrato, o modelo dele, os fluxos de trabalho necessários para analisá-lo e concluí-lo, as políticas que impõem auditoria das ações relacionadas a ele, um período de retenção e rótulos para inserir nas versões impressas do contrato. Em seguida, qualquer biblioteca de documentos do conjunto de sites ao qual você associar o tipo de conteúdo Contrato incluirá todos esses recursos e permitirá que os autores criem novos contratos com base no modelo. Em sites baseados no SharePoint Server 2010, cada item padrão de lista ou biblioteca, como Contrato, Tarefa ou Documento, tem um tipo de conteúdo principal correspondente na galeria de tipos de conteúdo do site. Ao planejar tipos de conteúdo, você pode usar essas definições de tipo de conteúdo principal como ponto de partida e basear os novos tipos de conteúdo naqueles já existentes, conforme necessário, ou modificar os tipos principais. Os tipos de conteúdo são organizados em uma hierarquia que permite que um tipo de conteúdo herde suas características de outro tipo de conteúdo. Essa herança permite que classes de documentos compartilhem características dentro da organização e que as equipes ajustem essas características para sites ou listas específicas. 275

276 Por exemplo, todos os documentos de produto do cliente de uma empresa podem exigir um conjunto de metadados, como número da conta, número do projeto e gerente do projeto. Com a criação de um tipo de conteúdo Produtos do Cliente do qual todos os outros tipos de documento de produto do cliente herdarão, você garante que informações necessárias, como números de conta e projeto, sejam associados a todas as variações dos documentos de produtos do cliente de sua organização. Lembre-se de que se o proprietário do tipo de conteúdo adicionar outra coluna obrigatória ao tipo de conteúdo Produtos do Cliente de nível superior, o proprietário do tipo de conteúdo poderá propagar as alterações para todos os tipos de conteúdo que herdam dele, o que adicionará a nova coluna a todos os documentos de produtos do cliente. Integração de propriedades com a versão 2010 do Office No o Microsoft Office system, quando um usuário está editando um documento de um servidor de gerenciamento de documentos do SharePoint Server 2010, um Painel de Informações do Documento é mostrado na parte superior do documento. O Painel de Informações do Documento exibe um formato editável das propriedades do documento no servidor. O SharePoint Server 2010 facilita a personalização do formulário de propriedades de um tipo de conteúdo. Ao configurar um tipo de conteúdo, você pode iniciar o Microsoft InfoPath 2010, que gera um formulário de propriedades padrão baseado nas propriedades do tipo de conteúdo. O formulário padrão inclui controles, layout e esquema exatamente iguais aos que o InfoPath 2010 usaria se não houvesse um formulário personalizado definido. Assim, você pode personalizar e implantar o formulário como faria com qualquer outro formulário do InfoPath Por exemplo, você pode adicionar o logotipo, fontes e esquema de cores da sua empresa a um formulário; conectá-lo a uma fonte de dados personalizada; adicionar lógica condicional; e criar recursos do formulário que serão disponibilizados para os usuários com base em suas funções. Além de editar propriedades no Painel de Informações do Documento, os autores que estiverem usando o Microsoft Word 2010 podem inserir propriedades que estiverem definidas no servidor em seus documentos. Por exemplo, se as propriedades do documento incluem um gerente de projeto, esse nome pode ser inserido na página de título, no rodapé ou em qualquer outro lugar em que o nome seja usado no documento. Se um novo gerente de projeto é atribuído a um projeto, a propriedade Gerente de Projeto pode ser atualizada no servidor de gerenciamento de documentos; esse nome de gerente de projeto atualizado será refletido em cada instância dessa propriedade que foi inserida em um documento. Usando metadados com tipos de conteúdo Metadados, ou colunas, são informações sobre um documento usadas para categorizar e classificar seu conteúdo. Os metadados são associados a um tipo de conteúdo como uma coluna. Eles podem fornecer informações contextuais sobre os seus documentos associando-as a um autor, assunto, audiência, idioma etc. Diferentemente das propriedades, os metadados são armazenados como colunas e podem ser indexados e pesquisados pelo mecanismo de Pesquisa do SharePoint. Os metadados adicionados no nível do conjunto de sites podem ser associados a tipos de conteúdo. A utilização de metadados com tipos de conteúdo permite que todos os tipos de conteúdo subsequentes herdem todos os seus metadados ou parte deles, derivados do tipo de conteúdo pai no nível do conjunto de sites. Os metadados adicionais podem então ser adicionados em um nível inferior, como um documento. 276

277 Modelos de coluna Cada item de metadados associado a um tipo de conteúdo é uma coluna, que é um local de uma lista para armazenar informações. Listas ou bibliotecas são frequentemente exibidas graficamente como colunas de informações. No entanto, dependendo da exibição associada à lista, as colunas podem aparecer em outros formatos, como dias de uma exibição de calendário. Em formulários associados a uma lista ou biblioteca, as colunas são exibidas como campos. Você pode definir colunas para uso em vários tipos de conteúdo. Para isso, crie-as em uma galeria de Modelos de Coluna. Há uma galeria de Modelos de Coluna em cada site do conjunto de sites. Como nos tipos de conteúdo, colunas definidas na galeria de Modelos de Coluna de um site estão disponíveis nesse site e em todos os sites abaixo dele. Tipos de conteúdo de pasta Os tipos de conteúdo de pasta definem os metadados associados a uma pasta em uma lista ou biblioteca. Quando você aplica um tipo de conteúdo de pasta a uma lista ou biblioteca, o comando Novo dessa lista ou biblioteca inclui o tipo de conteúdo de pasta, permitindo que os usuários criem pastas desse tipo. Você pode definir modos de exibição em uma lista ou biblioteca que estejam disponíveis somente nas pastas de um determinado tipo de conteúdo. Isso é útil quando você deseja que uma pasta contenha um tipo específico de documento e quer que os modos de exibição dessa pasta só exibam colunas relevantes ao tipo de documento contido nessa pasta. Ao usar o modelo de objeto do SharePoint Server 2010, você pode personalizar o comando Novo do tipo de conteúdo de uma pasta para que, quando um usuário criar uma nova pasta desse tipo, ela seja preenchida previamente com vários arquivos e documentos, com base nos modelos armazenados no servidor. Isso é útil, por exemplo, para implementar um tipo composto de documento que exija vários arquivos para colaborar em um único documento final. Conjuntos de documentos é um novo recurso no SharePoint Server 2010 que permite usar o Microsoft Office 2010 para gerenciar produtos de trabalho que abrangem vários documentos. Conjuntos de documentos são tipos especiais de pastas que são usados para gerenciar um produto único ou um produto de trabalho, que podem incluir vários documentos em vários locais. Você pode criar conjuntos de documentos com modelos extensíveis fornecidos com o SharePoint Server Também é possível personalizar modelos de Conjunto de Documento para representar os produtos de trabalho relevantes à sua empresa. Os conjuntos de documentos também incluem o controle de versão, com o qual é possível capturar o estado do conjunto de documentos inteiro em várias fases do seu ciclo de vida. Planejando tipos de conteúdo de documento Planeje tipos de conteúdo de documento para sua solução usando a planilha de análise de uso de documento, que você preencheu no artigo Identificar usuários e analisar o uso de documentos. Use a planilha de tipo de conteúdo ( para registrar suas decisões sobre cada novo tipo de conteúdo. Cada tipo de conteúdo de documento deve herdar suas configurações diretamente do tipo de conteúdo Documento principal ou de um tipo de conteúdo descendente dele. Isso 277

278 garantirá que as colunas básicas de seus tipos de documento, como Título e Criado por, estejam presentes e que você possa associar um modelo ao tipo de conteúdo. O primeiro estágio do planejamento de tipos de conteúdo de documento é analisar cada tipo de documento listado na sua planilha de análise de uso para determinar se um tipo de conteúdo existente funcionaria para esse tipo de documento. Se um tipo de conteúdo principal (como Documento) for suficiente, digite o nome do tipo de conteúdo na coluna Tipo de Conteúdo da planilha. Depois que você analisar a lista de tipos de documento para determinar quais poderão usar tipos de conteúdo principais, planeje os novos tipos de conteúdo de documento usando as etapas a seguir. Para cada tipo de conteúdo planejado, preencha uma planilha de tipo de conteúdo separada. 1. Insira o tipo de documento da planilha de análise de uso de documento. 2. Insira a URL do site no qual o novo tipo de conteúdo será definido. Lembre-se de que os tipos de conteúdo estarão disponíveis no site no qual foram definidos e em todos os sites abaixo dele. 3. Determinar o tipo de conteúdo pai Digite o tipo de conteúdo pai no campo Tipo de Conteúdo Pai da planilha de tipo de conteúdo. Trata-se de um tipo de conteúdo principal ou personalizado que você já planejou. 4. Determinar as colunas Na tabela Planejar Colunas da planilha de tipo de conteúdo, faça o seguinte: a) Insira cada coluna que for herdada do tipo de conteúdo pai. Na coluna Novo?, digite Não para cada entrada. b) Para cada coluna adicional, insira o nome de uma coluna predefinida ou de uma coluna que você irá criar. O nome de uma coluna é importante, pois ele pode comunicar a finalidade dela. Portanto, mesmo que uma coluna de um tipo necessário já esteja definida na galeria de colunas do conjunto de sites, talvez seja conveniente definir uma coluna semelhante usando um nome mais relevante ao seu aplicativo. Além dos nomes das colunas adicionais, digite seus tipos e indique se são novos ou não. 5. Determinar o modelo Na seção Modelo de Plano da planilha, digite o nome do modelo que será associado a esse tipo de conteúdo, juntamente com o tipo (como.docx) e uma descrição resumida da finalidade do modelo. Se o modelo não for herdado do tipo de conteúdo pai, no campo Novo?, digite Não. 6. Determinar os fluxos de trabalho Os fluxos de trabalho anexam lógica de negócios a documentos e itens de lista. Você pode associar qualquer fluxo de trabalho disponível a um tipo de conteúdo; o fluxo de trabalho poderá então ser iniciado em qualquer documento desse tipo de conteúdo. Após examinar os fluxos de trabalho e determinar os que estão disponíveis, digite cada fluxo a ser associado ao tipo de conteúdo na tabela Planejar Fluxos de Trabalho da planilha de tipo de conteúdo. Se o fluxo de trabalho não for herdado do tipo de conteúdo pai, digite essa informação na coluna Novo?. 7. Determinar a diretiva Uma diretiva é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo, sendo composta de recursos de diretiva que fornecem os detalhes de cada regra por exemplo, se os itens do tipo de conteúdo podem ser impressos ou quais ações relacionadas ao item devem ser auditadas. Você pode aplicar uma diretiva a qualquer tipo de conteúdo personalizado. Observe que não é possível 278

279 aplicar uma diretiva a um tipo de conteúdo principal. Para obter mais informações sobre planejamento de diretivas, consulte Planejamento de políticas de gerenciamento de informações (SharePoint Server 2010). Após examinar as diretivas e determinar os recursos e modelos de diretiva que estão disponíveis, na seção Planejar uma Diretiva da planilha de tipo de conteúdo, faça o seguinte: a) Se o tipo de conteúdo pai tiver configurações de diretiva, elas serão aplicadas sem alterações ao novo tipo de conteúdo. Isso garante que, após serem definidas, as diretivas sejam impostas a todos os tipos de conteúdo relevantes. Se o tipo de conteúdo atual herdar suas configurações de diretiva do tipo pai, na seção Planejar uma Diretiva da planilha de tipo de conteúdo, responda Sim à seguinte pergunta: "A diretiva está definida no tipo de conteúdo pai?". b) Se o tipo de conteúdo atual estiver herdando uma política baseada no tipo de conteúdo pai, no campo Registrar o Nome da Política da seção Planejar uma Política, digite o nome do modelo de política. Da mesma maneira, se o tipo de conteúdo atual não herdar uma política e você quiser aplicar um modelo de política, no campo Registrar o Nome da Política da seção Planejar uma Política, digite o nome do modelo de política. c) Se o tipo de conteúdo atual estiver herdando um ou mais recursos individuais de política do tipo de conteúdo pai, digite cada recurso de política na tabela de Recursos na seção Planejar uma Política da planilha. Caso contrário, se o tipo de conteúdo atual não herdar uma política e você quiser associar recursos de política ao tipo de conteúdo atual, digite esses recursos na tabela de Recursos. Observe que não é possível associar recursos de política individuais e uma política por nome a um tipo de conteúdo. 8. Determinar conversões de documento O SharePoint Server 2010 oferece suporte à instalação de componentes de conversão de documento no servidor, que transformam o formato dos documentos. Para obter uma visão geral de conversões de documento, consulte Planejando conversões de documentos, mais adiante neste artigo. Você pode associar um ou mais conversores de documento a um tipo de conteúdo. Por exemplo, se um tipo de conteúdo for associado a um modelo de tipo.docx, você poderá associar o conversor De Documento do Word para Página da Web incluído no SharePoint Server 2010 ao tipo de conteúdo. Dessa forma, os autores têm como gravar documentos do tipo de conteúdo no Microsoft Office Word 2007 e, em seguida, convertê-los em páginas da Web para publicação. 279

280 Observação: Nas páginas de Administração Central do SharePoint Server 2010, os administradores podem habilitar um conversor de documento para que esteja disponível em qualquer biblioteca de documentos de um aplicativo Web. Quando um conversor é habilitado dessa maneira, não é necessário associá-lo a tipos de conteúdo individuais de qualquer site do aplicativo Web. Na seção Planejar Conversões de Documento da planilha de tipo de conteúdo, registre cada conversor de documento a ser associado ao tipo de conteúdo, especifique se o conversor é novo (e requer instalação) e adicione observações opcionais. Planejando tipos de conteúdo de lista Os elementos de um tipo de conteúdo de lista incluem as colunas de metadados associadas ao tipo de conteúdo, bem como fluxos de trabalho que podem ser executados em itens do tipo de conteúdo da lista em questão. Use um tipo de conteúdo de lista para definir um tipo de item de lista exclusivo para sua solução. Em uma solução de call center de cliente, na qual os profissionais de suporte investigam e resolvem problemas técnicos de clientes, por exemplo, um tipo de conteúdo de lista poderia ser usado para padronizar os dados de cada incidente de suporte e acompanhar o incidente usando um fluxo de trabalho. Ação de planilha Planeje novos tipos de conteúdo de lista usando as etapas a seguir. Para cada tipo de conteúdo de lista planejado, preencha uma planilha de tipo de conteúdo separada. No campo Tipo de Documento da planilha, digite Lista. 1. Insira a URL do site no qual o novo tipo de conteúdo será definido. Observe que os tipos de conteúdo estarão disponíveis no site no qual foram definidos e em todos os sites abaixo dele. 2. Determinar o tipo de conteúdo pai Digite o tipo de conteúdo pai no campo Tipo de Conteúdo Pai da planilha de tipo de conteúdo. Trata-se de um tipo de conteúdo principal ou personalizado que você já planejou. 3. Determinar as colunas Na tabela Planejar Colunas da planilha de tipo de conteúdo, faça o seguinte: a) Insira cada coluna herdada do tipo de conteúdo pai. Na coluna Novo?, digite Não para cada entrada. b) Para cada coluna adicional, digite o nome de uma coluna predefinida ou de uma coluna que você criará. Junto com os nomes das colunas adicionais, digite seus tipos e indique se elas são novas ou não. 4. Na seção Modelo de Planejamento da planilha, digite Nenhum 5. Determinar os fluxos de trabalho Se houver um fluxo de trabalho disponível que seja relevante para o tipo de conteúdo de lista, você poderá, opcionalmente, associá-lo ao tipo de conteúdo. Assim, o fluxo de trabalho pode ser iniciado em qualquer item de lista desse tipo de conteúdo. Para obter uma explicação completa 280

281 Ação de planilha sobre o planejamento de fluxos de trabalho, consulte Planejar fluxos de trabalho mais adiante neste artigo. Após analisar os fluxos de trabalho e determinar os que estão disponíveis, digite cada fluxo que será associado ao tipo de conteúdo na tabela Planejar Fluxos de Trabalho da planilha de tipo de conteúdo. Se o fluxo de trabalho não for herdado do tipo de conteúdo pai, digite essa informação na coluna Novo?. 6. Na seção Planejar uma diretiva da planilha, digite Nenhum. Planejando conversões de documentos O SharePoint Server 2010 oferece suporte à instalação de componentes de conversão de documentos no servidor, os quais convertem o formato do documento. As conversões podem ser executadas na interface do usuário ou programaticamente, como de um fluxo de trabalho personalizado. A relação entre os documentos de origem e seus equivalentes convertidos é mantida. O SharePoint Server 2010 inclui conversores que criam páginas da Web a partir de documentos do Microsoft Office Word 2007 e de formulários do Microsoft Office InfoPath Além de fornecer a infraestrutura no servidor para instalar e executar conversores de documentos, o SharePoint Server 2010 inclui um serviço de balanceamento de carga que você pode configurar para otimizar o uso dos recursos do servidor. Parte do planejamento das conversões de documento é o ajuste do farm de servidores para obter o balanceamento de carga ideal quando os documentos são convertidos. Para estar disponível para os usuários, um conversor deve ser instalado no farm de servidores e, em seguida habilitado pelo administrador do servidor. Após a habilitação de um conversor em um servidor, ele estará disponível para execução dos documentos de origem desse servidor. Use as seguintes etapas para configurar os conversores de documentos: 1. Na análise de uso de documento executada no Identificar usuários e analisar o uso de documentos, identifique os candidatos à conversão de documento, ou seja, documentos gravados em um formato, mas que devem ser publicados ou arquivados em outro. 2. Para cada conversão que os documentos exigirem, localize os programas conversores que você pode usar para implementar a conversão em seus servidores. 3. Se necessário, instale os programas de conversão nos servidores de aplicativos (camada intermediária) de seu farm. 4. Configure o iniciador e os serviços de balanceamento de carga, nos servidores Web ou nos servidores de aplicativos (camada intermediária). 5. Identifique os pontos do ciclo de vida de seus documentos nos quais ocorrerão as conversões. 6. Identifique como as conversões serão implementadas: manualmente ou com a ajuda de soluções personalizadas para iniciá-las. 281

282 Planejar fluxos de trabalho Fluxos de trabalho implementam processos empresariais em documentos, páginas da Web, formulários e itens de listas no SharePoint Server Eles podem ser associados a bibliotecas, listas ou tipos de conteúdo. No gerenciamento de documentos, use os fluxos de trabalho para encaminhar documentos de uma pessoa para outra, para que elas possam concluir suas tarefas de gerenciamento de documentos, como revisão, aprovação para publicação ou gerenciamento de disposição. Além disso, use fluxos de trabalho personalizados para mover documentos entre sites ou bibliotecas. Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho para copiar um documento de um site a outro quando o documento for agendado para ser arquivado. O SharePoint Server 2010 inclui fluxos de trabalho que atendem às seguintes necessidades de gerenciamento de documentos: Coletar Comentários Envia um documento para revisão. Aprovação Envia um documento para aprovação, geralmente como um prérequisito para publicá-lo. Disposição Gerencia a expiração e a disposição de documentos. Coletar Assinaturas Encaminha um documento para coletar assinaturas. Tradução Gerencia a tradução de um documento em um ou mais idiomas. Aprovação de documento do Leste Asiático Encaminha um documento para aprovação usando carimbos de assinatura e um processo de consenso orientado por grupo. Associe um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo quando você quiser disponibilizar o fluxo de trabalho sempre que esse tipo de conteúdo estiver em uso. Por exemplo, um tipo de conteúdo de ordem de compra pode precisar da aprovação de um gerente antes da conclusão da transação. Para garantir que o fluxo de trabalho de aprovação esteja sempre disponível quando uma ordem de compra for iniciada, crie um tipo de conteúdo Ordem de Compra e associe o fluxo de trabalho de aprovação a ele. Em seguida, adicione o tipo de conteúdo Ordem de Compra a qualquer biblioteca de documentos na qual esses pedidos serão armazenados. Para planejar fluxos de trabalho para a sua solução de gerenciamento de documentos, analise cada tipo de conteúdo de documento que você planeja implementar e identifique os processos empresariais que precisam estar disponíveis para execução nesse tipo de conteúdo. Em seguida, identifique os fluxos de trabalho que você precisará disponibilizar para esse conteúdo. Ação de planilha Na seção Planejar Fluxos de Trabalho da planilha do tipo de conteúdo ( digite o nome de cada fluxo de trabalho e sua finalidade e indique se um fluxo de trabalho novo (personalizado) é necessário para implementar o processo. Veja a seguir uma tabela de exemplo que analisa fluxos de trabalho para um tipo de conteúdo de contrato: 282

283 Processo de Contrato Fluxo de Trabalho do Contrato Novo? Revise os rascunhos. Coletar comentários Não Obtenha aprovação do gerente e do advogado. Aprovação Não Resolva as questões em aberto. Acompanhamento de questões Não Obtenha assinaturas. Coletar assinaturas Não Planilhas Use as planilhas a seguir para registrar as informações abordadas neste artigo: Planilha de tipo de conteúdo ( Planilha de análise de uso do documento ( 283

284 Planejamento de políticas de gerenciamento de informações (SharePoint Server 2010) Este artigo descreve como planejar e integrar diretivas de gerenciamento de informações à solução de gerenciamento de documentos do Microsoft SharePoint Server Neste artigo: Diretivas de gerenciamento de informações e recursos de diretiva Relatórios de diretiva de gerenciamento de informações Integração de diretivas de gerenciamento de informações com os aplicativos do Office system Recursos de diretiva disponíveis no SharePoint Server 2010 Planejar diretivas do documento Diretivas de gerenciamento de informações e recursos de diretiva Uma diretiva de gerenciamento de informações é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo. Cada regra de uma diretiva é um recurso de diretiva. Por exemplo, um recurso de diretiva de gerenciamento de informações pode especificar por quanto tempo um tipo de conteúdo deve ser retido, ou fornecer auditoria de documentos. As diretivas de gerenciamento de informações permitem controlar quem pode acessar suas informações organizacionais, o que essas pessoas podem fazer com essas informações e por quanto tempo elas devem ser retidas. Observação: Neste artigo, o termo diretiva refere-se à diretiva de gerenciamento de informações, a menos que especificado de outra forma. As diretivas podem ser implementadas para ajudar uma organização a cumprir requisitos legais, como a necessidade de reter registros. Por exemplo, uma diretiva de Recursos Humanos usada em uma organização para assegurar a manipulação dos registros dos funcionários em conformidade com diretrizes legalmente recomendadas pode incluir os seguintes recursos de diretiva: Auditoria, para registrar o histórico de edição e exibição de cada documento relacionado aos funcionários. Retenção, para assegurar que o conteúdo de trabalhos em andamento não seja retido por um tempo desnecessariamente longo. 284

285 Etiquetas, para assegurar a correta identificação de cópias físicas de cada documento. Restrições de impressão, para assegurar que documentos confidenciais relacionados aos funcionários sejam impressos somente em impressoras seguras. Observe que este é um exemplo de recurso de diretiva personalizada que deve ser implementada com o uso do modelo de objeto do Microsoft SharePoint Server 2010 ou adquirido de um fornecedor de software de terceiros. Os recursos de diretiva são implementados como programas executados no SharePoint Server Eles podem ser habilitados e configurados por um administrador do servidor e, uma vez habilitados, podem ser usados por administradores do site para definir diretivas. O SharePoint Server 2010 inclui recursos de diretiva para ajudar a gerenciar seu conteúdo. Usando o modelo de objeto do SharePoint Server 2010, você pode projetar e instalar recursos de diretiva que atendam às necessidades exclusivas da empresa. Um recurso de diretiva pode usar um ou mais recursos auxiliares de diretiva, que são programas que fornecem alguma funcionalidade a um recurso de diretiva. Por exemplo, um recurso auxiliar de diretiva para o recurso de Geração de Códigos de Barras pode fornecer o valor exclusivo do código de barras. Você pode desenvolver recursos auxiliares de diretiva e instalá-los para oferecer suporte aos recursos de diretiva. Quando sua organização usa aplicativos cliente do o Microsoft Office system juntamente com o SharePoint Server 2010, as diretivas são impostas nos aplicativos do servidor e do cliente. Isso é feito de modo transparente; os recursos de diretiva aplicáveis a um documento são descritos em uma declaração da diretiva associada ao documento e os aplicativos a ela vinculados impedem os usuários de executar tarefas que violem a diretiva que rege esse documento. Para implementar uma diretiva, associe-a a tipos de conteúdo, bibliotecas ou listas em sites. Observação: Na Galeria Tipo de Conteúdo do Site, você pode aplicar uma diretiva a qualquer tipo de conteúdo, mas não pode aplicá-la diretamente a um tipo de conteúdo principal. É possível associar uma diretiva a uma biblioteca, uma lista ou a um tipo de conteúdo dos seguintes modos: Associar recursos de diretiva a uma diretiva de Conjunto de Sites e, em seguida, associar tal diretiva a um tipo de conteúdo, a uma lista ou biblioteca. O site de nível superior de um conjunto de sites inclui uma galeria de Diretivas de Conjunto de Sites na qual os administradores do site de nível superior podem criar novas diretivas. Após criar uma diretiva de Conjunto de Sites, você pode exportá-la para que os administradores de outros conjuntos de sites possam importá-las para suas galerias de Diretivas de Conjunto de Sites. Isso permite padronizar diretivas em toda a organização. Quando uma diretiva de Conjunto de Sites é associada a um tipo de conteúdo por sua vez associado e uma lista ou biblioteca, o proprietário da lista ou biblioteca não consegue modificar a diretiva de Conjunto de Sites na lista ou na biblioteca. Isso 285

286 permite que diretivas atribuídas a um tipo de conteúdo sejam impostas em cada nível da hierarquia do site. Associar um conjunto de diretivas diretamente a um tipo de conteúdo e, em seguida, adicionar esse tipo de conteúdo a uma ou mais listas ou bibliotecas. Para assegurar que uma diretiva criada com o uso deste método seja usada em todo um conjunto de sites, associe-a a um tipo de conteúdo na galeria Tipo de Conteúdo do Site do conjunto de sites de nível superior. Assim, todos os itens do conjunto de sites desse tipo de conteúdo e todos os itens de um tipo de conteúdo herdado do tipo de conteúdo original terão essa diretiva. Quando você usa este método de associação de uma diretiva a um tipo de conteúdo, é mais difícil reutilizála em outros conjuntos de sites, pois as diretivas criadas com o uso desse método não podem ser exportadas. Observação: Para controlar mais rigidamente as diretivas em uso em um conjunto de sites, os administradores do conjunto de sites podem desabilitar a capacidade de definir recursos de diretiva diretamente em um tipo de conteúdo. Quando a definição de recursos de diretiva em um tipo de conteúdo é restrita, os criadores de tipos de conteúdo podem associar diretivas na galeria Diretivas de Conjunto de Sites apenas a tipos de conteúdo. Para obter mais informações sobre a definição de recursos de diretiva para um conjunto de sites, consulte Criar, excluir e exibir conjuntos de sites. Associar um conjunto de recursos de diretiva diretamente a uma lista ou biblioteca. Você só poderá usar este método se a lista ou biblioteca não oferecer suporte a diversos tipos de conteúdo. Este método de criação é útil apenas para casos de diretivas com definição de poucos elementos, aplicáveis a uma única lista ou biblioteca. Observação: Para controlar mais rigidamente as diretivas em uso em um conjunto de sites, os administradores do conjunto de sites podem desabilitar a capacidade de definir recursos de diretiva diretamente em uma biblioteca. Quando a definição de recursos de diretiva em em uma biblioteca é restrita, os criadores de tipos de conteúdo podem associar diretivas na galeria de Políticas de Conjunto de Sites apenas a bibliotecas. Relatórios de diretiva de gerenciamento de informações Para controlar o modo como as diretivas estão sendo usadas em cada aplicativo Web da sua solução, você pode configurar relatórios de uso da diretiva de gerenciamento de informações com o uso da Administração Central do SharePoint Server Os relatórios de diretiva de gerenciamento de informações ajudam a monitorar o nível de eficácia da sua organização no uso das diretivas. Como as diretivas são frequentemente implementadas para ajudar uma organização a cumprir regulamentações específicas, a monitoração frequente do uso da diretiva pode ajudar a assegurar a conformidade da sua organização. O SharePoint Server 2010 inclui um modelo de relatório de diretiva padrão em formato de planilha XML, ou você pode criar um modelo personalizado com base no mesmo 286

287 esquema. Você pode especificar um esquema para relatórios de diretiva e gerar relatórios manualmente. Um relatório de diretiva é gerado para cada conjunto de sites em um aplicativo Web. Para cada lista e biblioteca um relatório registra: O número de itens que usam cada diretiva. Para cada diretiva em uso, com base em uma diretiva do Conjunto de Sites ou configurada em um tipo de conteúdo, um resumo dessa diretivaa sua descrição, juntamente com uma descrição de cada recurso de diretiva. Integração de diretivas de gerenciamento de informações com os aplicativos do Office system As diretivas de gerenciamento de informações do SharePoint Server 2010 são expostas em aplicativos clientes do o Office system. Quando você configura uma diretiva de gerenciamento de informações no servidor, pode gravar uma declaração de diretiva que informa os trabalhadores da área de informação sobre as diretivas impostas para documentos. Por exemplo, a declaração de diretiva pode indicar que um documento expirará após determinado período, ou que ali estejam contidas informações confidenciais que não devem ser divulgadas fora da empresa. A declaração pode até mesmo fornecer um nome de contado, caso o trabalhador precise de mais informações sobre a diretiva. As diretivas incluídas no SharePoint Server 2010 são expostas aos trabalhadores da área de informação através de recursos de aplicativos clientes do o Office system. Por exemplo, quando uma etiqueta é definida como parte de uma diretiva, os usuários podem inserir rótulos em documentos no menu Inserir da maioria dos aplicativos cliente do o Office system. Se uma etiqueta for necessária, os usuários são alertados ao salvar documentos nos quais ela não tenha sido inserida. Da mesma forma, os usuários poderão inserir códigos de barra de aplicativos cliente, se esse recurso de diretiva integrar a diretiva do documento. Os recursos de diretiva também podem ser integrados em aplicativos clientes do o Office system. Entretanto, você deve implementar comportamentos específicos de diretivas que queira disponibilizar em aplicativos cliente do o Office system e fornecer aos usuários um meio para instalar tais comportamentos em seus computadores cliente via mecanismos, como suplementos, que os disponibilizem em aplicativos cliente do o Office system. Por exemplo, se você implementar um recurso de diretiva personalizado que restrinja as impressoras que podem ser usadas para imprimir um tipo de conteúdo, deve fornecer um suplemento personalizado para aplicativos clientes do Microsoft Office para impor tal restrição desses aplicativos. Recursos de diretiva disponíveis no SharePoint Server 2010 Esta seção descreve os recursos de diretiva incluídos no SharePoint Server Expiração O recurso de diretiva de Expiração ajuda a distribuir conteúdo de modo consistente, que possa ser controlado e gerenciado. Quando um item de conteúdo 287

288 expira, você pode especificar que ele seja jogado fora ou que um fluxo de trabalho do cliente seja executado. Você pode definir o conteúdo de um tipo específico para que expire em uma data específica, com base em colunas de data o hora associadas ao tipo de conteúdo, lista ou biblioteca, ou em um período calculado, após alguma atividade do documento (como a criação do documento). Auditoria O recurso de diretiva de Auditoria registra operações e eventos executados em documentos e itens de lista. Você pode configurar a Auditoria para registrar eventos como: Edição de um documento ou item Exibição de um documento ou item Check-in/check-out de um documento Alteração das permissões para um documento ou item Exclusão de um documento ou item Rotulamento O recurso de diretiva de Rotulamento especifica um rótulo para ser associada a um tipo de documento ou item de lista. Rótulos são áreas com texto pesquisável que o SharePoint Server 2010 gera com base em propriedades e itens de formatação especificados por você. Por exemplo, em um escritório de advocacia, um documento relacionado a uma questão jurídica pode incluir um rótulo contendo os nomes dos clientes, o número da causa e o advogado encarregado. Os rótulos são particularmente úteis em versões impressas de documentos, como modo de exibir propriedades dos documentos em cópia impressa. Juntamente com o uso de rótulos para documentos, você pode associar um rótulo a um item de lista para incluí-la em exibições da lista. Código de Barras O recurso de diretiva de Código de Barras permite controlar cópias físicas de um documento criando um valor identificador exclusivo para um documento e inserindo uma imagem de código de barras nesse documento. Por padrão, os códigos de barras são compatíveis com o padrão comum do Código 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Código 39) e você pode conectar outros provedores de códigos de barras usando o modelo de objeto de diretivas. Planejar diretivas do documento Ao planejar as diretivas da sua solução, determine primeiro as necessidades de diretivas no âmbito da organização e crie diretivas do Conjunto de Sites que atendam a tais necessidades; distribua essas diretivas para que sejam incluídas em todas as galerias relevantes de Diretivas de Conjunto de Sites. Isso pode exigir o planejamento de recursos de diretiva personalizados. Observe que, se sua diretiva exigir recursos e recursos auxiliares de diretiva personalizados, eles deverão ser instalados e habilitados em todos os farms de servidores nos quais sua solução for usada. Um exemplo típico de diretiva no âmbito da organização é uma diretiva criada para promover práticas recomendadas de auditoria e retenção de especificações de produtos nas divisões de uma organização. Uma única diretiva de Conjunto de Sites é criada para ser aplicada a todas as especificações de produtos, para que sejam auditadas e retidas de modo consistente. Após a definição e o teste da diretiva de Conjunto de Sites, ela é exportada e, em seguida, importada para galerias de Diretivas de Conjunto de Sites de outros conjuntos de sites onde as especificações de produtos são armazenadas. Ela é 288

289 então associada a todos os tipos de conteúdo de especificação nos vários conjuntos de sites para impor a diretiva a todas as especificações de produtos. Ação de planilha Para ajudá-lo a planejar diretivas de documentos, use a Planilha de diretivas ( Crie uma planilha separada para cada diretiva que você estiver planejando e, em cada registro da planilha: A finalidade da diretiva, por exemplo, "Diretiva para ser aplicada a todas as especificações de produtos". O conjunto de sites no qual a diretiva está sendo criada. O escopo da definição da diretiva. Se a diretiva for usada em vários conjuntos de sites, defina-a na galeria de Modelos de Diretiva. Defina uma diretiva para um tipo de conteúdo se a diretiva tiver uma meta mais específica para um único tipo de conteúdo em um conjunto de sites. Cada recurso de diretiva, como "Validade" ou "Auditoria". Opcionalmente, insira notas de configuração para um recurso de diretiva. Por exemplo, para Auditoria é possível especificar as ações a serem auditadas, como "Edição de Itens". Se o recurso de diretiva for personalizado, liste todos os recursos que devem ser instalados para que o recurso funcione. Todos os tipos de conteúdo aos quais a diretiva será aplicada e liste todos os conjuntos de sites nos quais os tipos de conteúdo estão em uso. Planilha Use a planilha a seguir com este artigo para ajudá-lo a planejar sua implantação: Planilha de diretivas ( 289

290 Planejamento de controle de versão, aprovação de conteúdo e check-out (SharePoint Server 2010) Este artigo descreve como planejar a utilização dos recursos controle de versão, aprovação de conteúdo e check-out do Microsoft SharePoint Server 2010 para controlar as versões de documento em todo o seu ciclo de vida. Neste artigo: Sobre controle de versão, aprovação de conteúdo e check-outs Planejar o controle de versão Planejar a aprovação de conteúdo Planejar check-out e check-in Planilha Sobre controle de versão, aprovação de conteúdo e check-outs O Microsoft SharePoint Server 2010 inclui os seguintes recursos que podem ajudá-lo a controlar documentos em uma biblioteca de documentos: O controle de versão é o método pelo qual iterações sucessivas de um documento são numeradas e salvas. A aprovação de conteúdo é o método pelo qual os membros do site com permissões de aprovador controlam a publicação do conteúdo. Check-out e Check-in são métodos pelos quais os usuários podem controlar melhor quando uma nova versão de um documento é criada, além de fazerem comentários sobre as alterações feitas depois do check-in de um documento. Defina as configurações dos recursos de controle de conteúdo abordados neste artigo, nas bibliotecas de documentos. Para compartilhar essas configurações entre as bibliotecas da sua solução, crie modelos de biblioteca de documentos que incluam as configurações de controle de conteúdo; essa é uma maneira de assegurar que as novas bibliotecas refletirão suas decisões sobre controle de conteúdo. Planejar o controle de versão O controle de versão padrão de uma biblioteca de documentos depende do modelo do conjunto de sites. No entanto, você pode configurar o controle de versão de uma biblioteca de documentos de acordo com seus requisitos particulares. Cada biblioteca de documentos pode ter um controle de versão diferente que seja mais adequado ao tipo de documento na biblioteca. O SharePoint Server 2010 tem três opções de controle de versão: 290

291 Sem controle de versão Especifica que nenhuma versão anterior dos documentos será salva. Quando esta opção está em uso, as versões anteriores dos documentos não podem ser recuperadas e o histórico do documento não é preservado, pois os comentários que acompanham cada iteração de um documento não são salvos. Use esta opção em bibliotecas de documentos que contenham conteúdo sem importância ou que nunca será alterado. Criar versões principais Especifica que versões numeradas dos documentos serão mantidas usando um esquema simples de controle de versão (por exemplo, 1, 2, 3). Para controlar o efeito sobre o espaço de armazenamento, especifique quantas versões anteriores deseja manter, fazendo a contagem regressiva a partir da versão atual. No controle de versões principais, cada vez que uma nova versão de um documento é salva, todos os usuários com permissão de acesso à biblioteca de documentos podem ver o conteúdo. Use esta opção quando não quiser diferenciar as versões de rascunho dos documentos das versões publicadas. Por exemplo, em uma biblioteca de documentos usada por um grupo de trabalho de uma organização, o controle de versões principais será uma boa opção se todos da equipe precisarem ver todas as iterações de cada documento. Criar versões principais e secundárias (rascunho) Especifica que versões numeradas dos documentos serão mantidas usando um esquema de controle de versões principais e secundárias (por exemplo, 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). As versões que terminam em.0 são as principais e as que terminam com outras extensões são as secundárias. As versões principais e secundárias dos documentos são salvas juntamente com as versões atuais. Para controlar o efeito sobre o espaço de armazenamento, você pode especificar quantas versões principais anteriores preservar, fazendo contagem regressiva a partir da versão atual. Também é possível especificar quantas versões principais que estão sendo mantidas deverão incluir suas respectivas versões secundárias. Por exemplo, se você especificar que as versões secundárias devem ser mantidas por duas versões principais e a versão principal atual for a 4.0, todas as versões secundárias a partir da 3.1 serão mantidas. No controle de versões principais e secundárias, qualquer usuário com permissões de leitura pode ver as versões principais dos documentos. É possível especificar os usuários que poderão ver as versões secundárias. No geral, conceda a usuários que podem editar itens a permissão para ver as versões secundárias e interagir com elas, e restrinja usuários com permissões de leitura à exibição das versões principais apenas. Use o controle de versões principais e secundárias para diferenciar o conteúdo publicado que pode ser visto por um público-alvo do conteúdo de rascunho que não está pronto para publicação. Por exemplo, em um site de recursos humanos que descreve os benefícios da organização, use o controle de versões principais e secundárias para restringir o acesso dos funcionários às descrições dos benefícios enquanto essas estiverem sendo revisadas. 291

292 Observação: Independentemente do controle de versões que você escolher, é importante levar em consideração o efeito que a retenção de várias versões do mesmo documento pode ter sobre o espaço de armazenamento. Ação de planilha Na Planilha de bibliotecas de documentos ( para cada biblioteca de documentos listada, especifique o esquema de controle de versão a ser usado: nenhum, principal ou principal e secundário. Planejar a aprovação de conteúdo Use a aprovação de conteúdo para formalizar e controlar o processo de disponibilização de conteúdo para uma audiência. Por exemplo, uma empresa que publique conteúdo como um de seus produtos ou serviços talvez necessite de uma análise jurídica e aprovação antes de publicar o conteúdo. A publicação de conteúdo também pode ser agendada, dependendo do estado do documento. Para obter mais informações, consulte Plan content approval and scheduling. Um rascunho de documento cujo conteúdo está aguardando aprovação está no estado Pendente. Quando um aprovador revisa o documento e aprova o conteúdo, ele se torna disponível para exibição pelos usuários do site com permissões de leitura. O proprietário de uma biblioteca de documentos pode habilitar a aprovação de conteúdo para uma biblioteca de documentos e, opcionalmente, associar um fluxo de trabalho à biblioteca para executar o processo de aprovação. A maneira como os documentos são enviados para aprovação varia de acordo com as configurações de controle de versão da biblioteca de documentos: Sem controle de versão Se o recurso controle de versão não estiver sendo usado e forem salvas alterações para um documento, este será colocado no estado Pendente. O SharePoint Server 2010 mantém a versão anterior do documento para que os usuários com permissões de leitura ainda possam vê-la. Após a aprovação das alterações pendentes, a nova versão do documento será disponibilizada para exibição pelos usuários com permissões de leitura e a versão anterior não será preservada. Se não houver controle de versão em uso e um novo documento for carregado na biblioteca de documentos, ele será adicionado à biblioteca no estado Pendente e não será visto pelos usuários com permissões de leitura enquanto não for aprovado. Criar versões principais Se o recurso controle de versão estiver em uso e as alterações em um documento forem salvas, o estado do documento se tornará Pendente e a versão principal anterior do documento será disponibilizada para exibição pelos usuários com permissões de leitura. Após a aprovação dessas 292

293 alterações, uma nova versão principal será criada e disponibilizada para os usuários do site com permissões de leitura e a versão principal anterior será salva na lista do histórico do documento. Se o controle de versão principal estiver em uso e um novo documento for carregado na biblioteca de documentos, ele será adicionado à biblioteca no estado Pendente e não será visto pelos usuários com permissões de leitura enquanto não for aprovado como versão 1. Criar versões principais e secundárias (rascunho) Se o recurso controle de versões principais e secundárias estiver sendo utilizado e forem salvas alterações em um documento, o autor terá a opção de salvar uma nova versão secundária do documento como rascunho ou criar uma nova versão principal. Isso mudará o estado do documento para Pendente. Após a aprovação das alterações no documento, uma nova versão principal será criada e disponibilizada para usuários do site com permissões de leitura. Nesta opção, as versões principais e secundárias dos documentos são mantidas na lista de histórico do documento. Se o controle de versões principais e secundárias estiver em uso e um novo documento for carregado na biblioteca de documentos, ele poderá ser adicionado à biblioteca no estado Rascunho como versão 0.1 ou o autor poderá imediatamente solicitar aprovação e, neste caso, o estado do documento será Pendente. Ação de planilha Na Planilha de bibliotecas de documento ( especifique se a aprovação de conteúdo será ou não exigida para cada biblioteca de documentos listada. Planejar check-out e check-in Você pode exigir que os usuários façam check-out dos documentos de uma biblioteca de documentos antes de editá-los. É sempre recomendado fazer isso. Entre os benefícios de se exigir check-out e check-in estão: Melhor controle sobre como as versões de documentos são criadas. Quando se faz check-out de um documento, o autor pode salvar o documento sem fazer check-in. Outros usuários da biblioteca de documentos não serão capazes de ver essas alterações e não será criada uma nova versão. Uma nova versão (visível para outros usuários) é criada apenas quando um autor faz check-in de um documento. Isso dá ao autor mais flexibilidade e controle. Melhor captura de metadados. Quando se faz check-in de um documento, o autor pode redigir comentários que descrevem as alterações no documento. Isso promove a criação de um registro histórico permanente das alterações feitas no documento. Caso a sua solução exija que os usuários façam check-in e check-out de documentos ao editá-los, os programas cliente do Microsoft Office 2010 incluem recursos que oferecem suporte a essas ações. Os usuários podem fazer check-out de documentos, desfazer check-outs e fazer check-in de documentos nos aplicativos cliente do Office

294 Quando é feito o check-out de um documento, ele é salvo na pasta Meus Documentos do usuário, na subpasta "Rascunhos do SharePoint". Essa pasta é exibida nos aplicativos cliente do Office Enquanto o check-out do documento estiver em vigor, o usuário só poderá salvar edições nessa pasta local. Quando o usuário estiver pronto para fazer check-in do documento, ele será salvo novamente no servidor original. Nos aplicativos cliente do Office 2010, os usuários têm a opção de deixar os documentos com check-out no servidor, alterando as opções de edição de conteúdo. Ação de planilha Na Planilha de bibliotecas de documentos ( especifique se o check-in e o check-out serão ou não obrigatórios para cada biblioteca de documentos listada. Planilha Use a planilha a seguir para ajudar no planejamento de controle de versão, aprovação de conteúdo e check-outs: Planilha de bibliotecas de documentos ( Consulte também Conceitos Planejamento da biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010) 294

295 Co-authoring overview (SharePoint Server 2010) In today s highly connected work environment, documents created by multiple authors, editors, and stakeholders are becoming the rule, instead of the exception. Organizations look to the communication and collaboration capabilities of Microsoft SharePoint Server 2010 to help them foster communication and collaboration between end-users while reducing administration required to support it. Microsoft Office 2010 continues this trend with co-authoring functionality for Microsoft PowerPoint 2010, Microsoft Word 2010, and Microsoft OneNote 2010 documents on SharePoint Server Co-authoring removes barriers to server-based document collaboration and helps organizations to reduce the overhead associated with traditional document sharing through attachments. Co-authoring simplifies collaboration by enabling multiple users to work productively on the same document without intruding on one another s work or locking one another out. This functionality requires no additional server setup and is the default state for documents stored in SharePoint Server Co-authoring functionality is managed by using the same tools and technologies that are already used to manage SharePoint, helping to minimize the impact on administrators. In this article: Co-authoring functionality in SharePoint Server 2010 Understanding the end-user experience Important considerations OneNote Notebooks Software Version Requirements Co-Authoring in a mixed Office environment Performance and scalability Co-authoring functionality in SharePoint Server 2010 In traditional collaboration, documents are shared via attachments. Tracking versions and edits from multiple authors is difficult and time-consuming for users. systems have to contend with storing multiple copies of the same document, not to mention increased network traffic as documents are sent repeatedly. The use of SharePoint to store documents for collaboration has reduced these problems by providing consistent access to up-to-date versions of documents, the ability to track previous versions, and centralized management. Storing a single document, instead of many attachments, also reduces network and storage overhead. But this solution hasn t been perfect. When one author has a document open, other authors cannot work on it. If someone forgets to close a document or check it in, other 295

296 users may be locked out indefinitely, a situation that often requires a call to the IT department to resolve the problem. Co-authoring in SharePoint Server 2010 addresses these issues by making it possible for multiple users to work on a document, at any time, without interfering with each other's changes. This approach streamlines many common document-collaboration scenarios. For example: Two or more authors are working on different parts of a composite document. While one author works on his section of the document, another author can work on hers, without either interrupting their work. Several authors are working on a composite slide show. Each author can add slides to the presentation and edit them, instead of working in isolation and trying to merge several documents and make them consistent all at the same time. A document is sent out to several experts and stakeholders, each of whom has some edits or additions. No user s edits are lost, because they are all working on a central, server-stored document. Understanding the end-user experience Co-authoring is easy to use from the end user s point of view. When a user wants to work on a document in Word 2010, PowerPoint 2010, or OneNote 2010, he or she merely opens it from SharePoint Server, as usual. If another user already has the document open, both users are able to edit the document at the same time; access to the document is not blocked and no error appears In Word 2010 and PowerPoint 2010, saving to a document notifies other users viewing the document that there are new edits. Those users can refresh their view immediately to see those changes or continue their work and refresh later to see the latest edits. The authors can also see one another s work, and everyone knows who is working on the document. SharePoint Server 2010 versioning and tracking tools protect the document so that authors can roll back unwanted changes. When Office Communication Server is available, users can see the online status of fellow co-authors and initiate instant messaging conversations without leaving the document. With OneNote 2010, shared notebooks enable users to share notes seamlessly. When a user edits a page of the notebook, those edits are automatically synchronized with other users of that notebook to ensure everybody has a complete set of notes. Edits made by multiple users on the same page appear automatically, enabling near real-time collaboration. Versioning and other shared features in OneNote make it possible for users to roll back edits, show what edits are new, and determine who made a specific edit. The Excel 2010 client application does not support co-authoring workbooks in SharePoint Server However, the Excel client application does support non-real-time coauthoring workbooks stored locally or on network (UNC) paths by using the Shared Workbook feature. Co-authoring workbooks in SharePoint is supported by using the Microsoft Excel Web App, included with Office Web Apps. Office Web Apps is available to users through Windows Live and to business customers with Microsoft Office 2010 volume licensing and document management solutions based on Produtos do Microsoft SharePoint For more information, see Office Web Apps (Installed on SharePoint 2010 Products). 296

297 Important considerations There are several factors that administrators will want to consider when planning how to use co-authoring in their environment. Co-authoring functionality in SharePoint is designed to be easy to set up and requires minimal effort to manage. However there are several things to consider when you set up and manage co-authoring: Permissions For multiple users to be able to edit the same document, users need edit permissions for the document library where that document is stored. The simplest way to ensure this is to give all users access to the SharePoint site where documents are stored. In cases in which only a subset of users should have permission to co-author documents in a particular library, SharePoint permissions can be used to manage access. Versioning SharePoint Server versioning keeps track of changes to documents while they are being edited, and even stores previous versions for reference. By default, this feature is turned off in SharePoint Server SharePoint Server 2010 supports two kinds of versioning, major and minor. It is best that minor versioning not be turned on for document libraries used for co-authoring in OneNote, as this may interfere with the synchronization and versioning capabilities that are part of the product. This limitation only applies to minor versioning; major versioning may be used with OneNote. Number of versions The number of document versions retained affects storage requirements on the server. This number can be tuned in the document library settings to limit the number of versions retained. OneNote notebooks that are frequently updated may result in many versions being stored on the server. To avoid using unnecessary disk space, we recommend that an administrator set the maximum number of versions retained to a reasonable number on document libraries used to store OneNote notebooks. Versioning period The versioning period determines how often SharePoint Server will create a new version of a Word or PowerPoint document that is being coauthored. Setting this period to a low value will capture versions more often, for more detailed version tracking, but may require more server storage. The versioning period does not impact OneNote notebooks. This value can be altered by adjusting the coauthoringversionperiod property on the server. For more information about adjusting this setting, see Configure the co-authoring versioning period (SharePoint Server 2010). Check out When a user checks out a document for editing, this locks the document for editing to only that user, which prevents co-authoring. Require Check Out should not be enabled in document libraries where co-authoring will be used. By default, Require Check Out is not enabled in SharePoint Server Users should not check out documents manually when co-authoring is being used. OneNote Notebooks Unlike Microsoft Word and Microsoft PowerPoint, Microsoft OneNote stores version information within the file itself. For this reason, administrators should follow these 297

298 recommended practices when storing OneNote notebooks in a SharePoint Server document library: Do not enable minor versioning. By default, minor versioning is not enabled in SharePoint Server If major versioning is enabled, set a reasonable maximum number of versions to store. By default, major versioning is not enabled in SharePoint Server Software Version Requirements For users to co-author documents by using Office 2010, those documents must be stored in SharePoint Server 2010 or SharePoint Foundation To take advantage of the coauthoring functionality, users must have Word 2010, PowerPoint 2010, or OneNote Observação: The co-authoring functionality in Office 2010 can also be used without SharePoint Server 2010 or SharePoint Foundation 2010 if users have Windows Live SkyDrive accounts. Using co-authoring without SharePoint Server 2010 or SharePoint Foundation 2010 is not covered in this article. Co-Authoring in a mixed Office environment Some organizations may want to use co-authoring in an environment where users have different versions of Office. Mixed environment that has Microsoft Office PowerPoint and Word 2007 Users of earlier versions of PowerPoint and Word can share and edit documents stored in SharePoint Server 2010 exactly as with previous versions of SharePoint. However, they cannot use co-authoring to work on them at the same time. To collaborate best in PowerPoint and Word, we recommend that all users work with Office Users of Office PowerPoint and Word 2007 will not experience any significant difference between their current experience and their user experience on Office For instance, if Office 2007 users open a document stored in Office 2010 that is currently being edited by another user, they will see a message that the document is being used and will be unable to edit it. If no other user is editing the document, Office 2007 users will be able to open it as usual. When an Office 2007 user opens a document, this creates a lock on the document and prevents users of Office 2010 from using co-authoring to edit the document. This behavior matches earlier versions of SharePoint. Mixed environment that has Microsoft Office OneNote 2007 OneNote 2010 is backward compatible with the Office OneNote 2007 file format and supports co-authoring with OneNote 2007 users. In mixed environments, notebooks must be saved in the OneNote 2007 file format for OneNote 2007 and OneNote 2010 users to work on it together. By upgrading to the OneNote 2010 file format, however, users gain several key features, including compatibility with the Microsoft OneNote Web App that allows users without any version of OneNote installed to edit and co-author notebooks. 298

299 OneNote 2010 includes the ability to upgrade OneNote 2007 files to OneNote 2010 files at any time, providing an easy upgrade path for organizations that are moving from a mixed environment to a unified environment on Office Performance and scalability SharePoint Server 2010 and Office 2010 applications have been designed to minimize the performance and scalability impact associated with co-authoring in your environment. Office clients do not send or download co-authoring information from the server until more than one author is editing. When a single user is editing a document, the performance impact resembles that of previous versions of SharePoint Server. Office clients are configured to reduce server impact by reducing the frequency of synchronization actions related to co-authoring when the server is under heavy load, or when a user is not actively editing the document, further helping to reduce overall performance impact. Consulte também Outros recursos Co-authoring administration (SharePoint Server 2010) 299

300 Planejamento do gerenciamento de registros (SharePoint Server 2010) Um registro é um documento ou outra entidade eletrônica ou física de uma organização que serve de evidência de uma atividade ou transação executada pela organização e que deve ser mantido durante um período. O gerenciamento de registros é o processo pelo qual uma organização: Determina que tipos de informações devem ser considerados registros. Determina como os documentos ativos que se tornarão registros deverão ser manipulados enquanto estiverem em uso e como devem ser coletados depois de serem declarados registros. Determina como e por quanto tempo cada tipo de registro deve ser mantido para atender a requisitos legais, comerciais ou regulatórios. Pesquisa e implementa soluções tecnológicas e processos empresariais, ajudando a assegurar o cumprimento de obrigações de gerenciamento de registros de forma econômica e não invasiva. Executa tarefas relacionadas a registros, como descartar registros expirados ou localizar e proteger registros relacionados a eventos externos, como ações legais. Os artigos nesta seção descrevem o gerenciamento de registros no Microsoft SharePoint Server 2010 e fornecem diretrizes para o planejamento da solução de gerenciamento de registros. Nesta seção: Visão geral do gerenciamento de registros (SharePoint Server 2010) Este artigo descreve o gerenciamento de registros e resume o planejamento para o gerenciamento de registros. Usando um arquivamento de registros versus o gerenciamento de registros in-loco (SharePoint Server 2010) Este artigo descreve as diferenças entre gerenciar registros em um arquivo e gerenciá-los in-loco. Criar um planejamento de arquivos para gerenciar registros no SharePoint Server 2010 Este artigo descreve o conteúdo de um plano de arquivo e explica resumidamente como criar um plano de arquivo para a sua organização. Projetando o gerenciamento de registros in-loco Este artigo descreve como gerenciar registros na mesma biblioteca do SharePoint Server como documentos ativos e apresenta um processo para determinar como você gerenciará registros in-loco. Planejar como os registros são coletados (SharePoint Server 2010) Este artigo examina técnicas que você pode usar para declarar documentos ativos como registros. Planejamento de registros físicos (SharePoint Server 2010) 300

301 Este artigo descreve como planejar o uso do SharePoint Server para gerenciar registros físicos. Planejando a Descoberta Eletrônica (SharePoint Server 2010) Este artigo descreve como o SharePoint Server oferece suporte para a Descoberta Eletrônica. 301

302 Visão geral do gerenciamento de registros (SharePoint Server 2010) Neste artigo: Elementos de um sistema de gerenciamento de registros Visão geral do planejamento de gerenciamento de registros Elementos de um sistema de gerenciamento de registros Um registro é um documento ou outra entidade eletrônica ou física em uma organização que atua como evidência de uma atividade ou transação executada pela organização e que requer retenção por algum tempo. O gerenciamento de registros é o processo pelo qual uma organização: Determina quais tipos de informações devem ser considerados como registros. Determina como os documentos ativos que se tornarão registros deverão ser administrados quando em uso e como devem ser coletados depois de serem declarados registros. Determina de que maneira e por quanto tempo cada tipo de registro deve ser mantido para atender requisitos legais, comerciais ou reguladores. Pesquisa e implementa soluções tecnológicas e processos de negócios para ajudar a assegurar que a organização siga suas obrigações de gerenciamento de registros de uma forma econômica e não invasiva. Executa tarefas relacionadas a registros, como descartar registros expirados ou localizar e proteger registros relacionados a eventos externos, como ações legais. Determinar quais documentos e outros itens físicos ou eletrônicos na organização são registros é de responsabilidade dos escritórios de compatibilidade corporativos, dos gerentes de registros e dos advogados. Com a categorização atenta de todo o conteúdo empresarial na sua organização, é possível assegurar que os documentos sejam mantidos durante o período apropriado. Um sistema de gerenciamento de registros bem projetado ajuda a proteger uma organização legalmente, ajuda a organização a demonstrar conformidade com obrigações reguladoras e aumenta a eficiência organizacional promovendo o descarte de itens desatualizados que não são registros. 302

303 O sistema de gerenciamento registros inclui os seguintes elementos: Uma análise de conteúdo que descreve e categoriza conteúdo na empresa que pode ser transformado em registros, fornece locais de origem e descreve como o conteúdo será movido para o aplicativo de gerenciamento de registros. 303

304 Um plano de arquivo que indique, para cada tipo de registro na empresa, onde eles devem ser mantidos como registros, as políticas que se aplicam a eles, por quanto tempo eles devem ser mantidos, como devem ser descartados e quem é responsável por gerenciá-los. Um documento de requisitos de conformidade que define as regras que os sistemas de TI da organização devem seguir para assegurar a conformidade e os métodos que são usados para assegurar a participação dos membros da equipe da empresa. Um método para coletar registros que não estão mais ativos de todas as fontes de registros, como servidores de colaboração, servidores de arquivos e sistemas de . Um método para auditar registros quando eles estão ativos. Um método para capturar metadados de registro, auditar históricos e mantê-los. Um processo para manter registros (suspendendo seu descarte) quando ocorrem eventos, como litígios. Um sistema para monitorar e reportar a administração de registros para assegurar que os funcionários estejam preenchendo, acessando e gerenciando esses registros, de acordo com políticas e processos definidos. O Microsoft SharePoint Server 2010 inclui recursos que podem ajudar as organizações na implementação de sistemas e processos de gerenciamento integrado de recursos. Visão geral do planejamento de gerenciamento de registros Este tópico descreve as etapas de planejamento que você deve executar para ajudar a assegurar que o sistema de gerenciamento de registros implementado com base no SharePoint Server 2010 alcançará as metas de gerenciamento de registros da organização. Veja uma prévia do processo de planejamento de gerenciamento de registros: 1. Identificar as funções de gerenciamento de registros O gerenciamento bemsucedido de registros requer funções especializadas, incluindo: Gerentes de registros e os funcionários de conformidade para categorizar os registros na organização e executar o processo de gerenciamento de registros. Pessoal de TI para implementar os sistemas que aceitam eficientemente o gerenciamento de registros. Gerentes de conteúdo para localizar onde as informações da organização são mantidas e garantir que suas equipes sigam práticas de gerenciamento de registros. 2. Analisar o conteúdo da organização Antes de criar um plano de arquivo, os gerentes de registro e de conteúdo pesquisam o uso de documentos na organização para determinar quais documentos e outros itens podem se tornar registros. 3. Desenvolver um plano de arquivo Depois que você analisar o conteúdo da organização e determinar as agendas de retenção, preencha o restante do plano de arquivo. Os planos de arquivo são diferentes de uma organização para outra, mas em geral descrevem os tipos de itens que a empresa reconhece como registros, 304

305 indica onde eles estão armazenados, descreve seus períodos de retenção e fornece outras informações, como quem é responsável pelo gerenciamento deles e a qual categoria mais ampla de registros eles pertencem. 4. Desenvolver agendas de retenção Para cada tipo de registro, determine quando ele não está mais ativo (em uso), por quanto tempo ele deve ser mantido depois disso e como deve ser descartado definitivamente. 5. Avaliar e aperfeiçoar as práticas de gerenciamento de documentos Verifique se as políticas apropriadas estão sendo aplicadas nos repositórios de documentos. Por exemplo, verifique se o conteúdo está sendo devidamente auditado, de modo que as auditorias adequadas sejam mantidas junto com registros. 6. Projetar a solução de gerenciamento de registros Determine se deseja criar um arquivo morto de registros, gerenciar os registros locais ou utilizar uma combinação dessas duas abordagens. Com base no seu plano de arquivo, projete o arquivo morto de registros ou determine como usar os sites existentes para manter os registros. Defina tipos de conteúdo, bibliotecas, políticas e, quando for necessário, os metadados que determinam o local ao qual o documento deve ser encaminhado. 7. Planejar como o conteúdo se torna registro Se você estiver usando o SharePoint Server 2010 para o gerenciamento de registros e de documentos ativos, poderá criar fluxos de trabalho personalizados para mover documentos para um arquivo morto de registros. Se estiver usando o SharePoint Server 2010 ou um sistema de gerenciamento de documentos externos, poderá planejar ou desenvolver interfaces que movem o conteúdo desses sistemas para o arquivo morto de registros ou que declaram um documento como registro, sem movê-lo. Também é possível criar um plano de treinamento para ensinar os usuários a criar e trabalhar com registros. 8. Planejar integração de Determine se deseja gerenciar registros de no SharePoint Server 2010 ou no próprio aplicativo de Planejar conformidade para conteúdo social Se a sua organização utiliza mídias sociais como blogs, wikis ou sites como Meu Site, determine como esse conteúdo deverá se tornar registros. 10. Planejar o relatório e a documentação de conformidade Para verificar se a sua organização está executando as práticas necessárias de gerenciamento de recursos e comunicar essas práticas, você deve documentar seus planos e processos de gerenciamento de recursos. Se a sua empresa se envolver em algum litígio relacionado a registros, talvez seja necessário gerar as diretrizes de gerenciamento desses registros, os planos de implementação e a métrica de efetividade. Consulte também Conceitos Criar um planejamento de arquivos para gerenciar registros no SharePoint Server 2010 Planejar como os registros são coletados (SharePoint Server 2010) 305

306 Criar um planejamento de arquivos para gerenciar registros no SharePoint Server 2010 O plano de arquivo é o principal documento do planejamento de gerenciamento de registros no SharePoint Server Embora os planos de arquivos possam diferir entre as organizações, eles geralmente: Descrevem os tipos de itens que a organização reconhece como registros. Descrevem a que categoria mais ampla de registros pertencem os itens. Indicam onde os registros são armazenados. Descrevem os períodos de retenção de registros. Descrevem quem é o responsável pelo gerenciamento dos diversos tipos de registros. Este artigo descreve o conteúdo de um plano de arquivo e resume como criar um plano de arquivo para a sua organização. Este artigo também o direciona a uma planilha onde você poderá registrar o plano de arquivo. Neste artigo: Identificar tipos de registros Preencher o plano de arquivo Planilha Identificar tipos de registros A determinação de quais documentos ativos da organização podem ser declarados como registros exige a colaboração de gerentes de registros, advogados, responsáveis pela conformidade e gerentes de conteúdo. Observe que, mesmo que a empresa não esteja em um setor de forte regulamentação, há leis gerais que podem obrigar a empresa a manter registros. Juntamente com a legislação comercial geral, é preciso avaliar as exigências legais específicas da sua empresa. Está além do escopo deste artigo fornecer mais do que informações gerais sobre como determinar o que é um registro na sua organização. É bastante provável que a sua empresa já esteja fazendo alguma forma de gerenciamento de registros e já tenha preenchido a maioria das funções do gerenciamento de registros necessárias; talvez você já tenha também uma taxonomia de registros. Geralmente, para determinar o que são registros na sua organização, é preciso: 1. Entender as obrigações legais da empresa e os requisitos do negócio. 2. Em um esforço colaborativo entre as divisões da organização, analisar como os documentos ativos são usados. 306

307 3. Desenvolver uma lista dos tipos de documentos que devem se tornar registros. Por exemplo, você pode determinar que os seguintes documentos devem ser retidos como registros: Contratos para locação de espaço corporativo. Documentos relativos aos benefícios dos funcionários. Documentos relativos à pesquisa e ao desenvolvimento de produtos. 4. Categorizar os registros. Registros de mesma categoria geralmente têm os mesmos períodos de retenção e podem exigir tratamento semelhante em outras situações. Registrar as informações coletadas. Você pode usar a planilha mencionada na seção Planilha para essa finalidade. Registre o tipo de registro, a categoria a que esse tipo de registro pertence e uma breve descrição do tipo de registro. Este é um exemplo de planilha: Tipo de registro Categoria de registro Descrição Planos de benefícios, planos de seguros, planos de aposentadoria Cronogramas da folha de pagamento, informações complementares de folha de pagamento Descrições de benefícios de funcionários Registros de folha de pagamento Descrições de todos os planos de benefícios dos funcionários. Resumos de horas trabalhadas, horas extras e salário pago. Faturas de fornecedor Faturas Registros de bens ou serviços adquiridos de fornecedores. Pesquisas de produtos, Materiais de treinamento questionários, manuais de treinamento, vídeos de treinamento Fornece treinamento interno ou externo. Formulários de remessa, relatórios de remessa Informações à imprensa, artigos de jornal Registros de remessa Informações à imprensa Documenta a remessa de materiais. Informações de relações públicas sobre produtos e serviços. Folhas de contatos de emergência, formulários de inscrição em planos de saúde, currículos, relatórios de status de benefícios Registros pessoais Registros do histórico de emprego de cada funcionário e as 307

308 Tipo de registro Categoria de registro Descrição respectivas ações de pessoal. Preencher o plano de arquivo Depois de determinar quais documentos devem ser retidos como registros e criar um conjunto de categorias de registros, conclua o plano de arquivo, fornecendo outras informações sobre cada tipo de registro. Indique o seguinte: Por quanto tempo cada tipo de registro deve ser retido. Como os registros devem ser descartados quando o período de retenção for expirado. Quem é o gerente principal de registros desse tipo. Em que tipo de mídia registros desse tipo são armazenados. Este é um exemplo de plano de arquivo concluído: Registros Descrição Mídia Categoria de registro Retenção Disposição Contato Planos 401k Descrição do plano de benefícios dos funcionários. Páginas da Web Planos de X anos Nenhuma Fernanda benefícios Marques de funcionários Planos de seguros Fundos de pensão Descrição do Imprimir plano de seguro do funcionário. Descrição do Imprimir fundo de pensão do funcionário. Planos de X anos Nenhuma Diogo benefícios Andrade de funcionários Planos de X anos Nenhuma Diogo benefícios Andrade de funcionários Cronogramas da Resumos de folha de horas pagamento trabalhadas, horas extras e salários pagos. Documentos Registros eletrônicos de folha de pagamento X anos Destruir Diogo Andrade Informações complementares da folha de pagamento Resumos dos períodos de licença médica, férias e outros itens da folha de Documentos Registros eletrônicos de folha de pagamento X anos Destruir Diogo Andrade 308

309 Registros Descrição Mídia Categoria de registro pagamento não relativos ao salário. Retenção Disposição Contato Faturas de fornecedor Pesquisas de produtos Questionários Manuais de treinamento Vídeos de treinamento Registros de Imprimir Faturas X anos Destruir Nuno bens ou serviços Farinha adquiridos de fornecedores. Pesquisa de satisfação do cliente. Páginas da Web Questionário Imprimir para determinar a demografia do cliente. Conteúdo impresso do treinamento. Conteúdo do treinamento em vídeo. Imprimir Vídeo Materiais X anos Arquivo de pesquisa morto Materiais X anos Arquivo de pesquisa morto Materiais X anos Destruir de treinamento Materiais X anos Destruir de treinamento Paula Bento Paula Bento Paula Bento Paula Bento Formulários de remessa Relatórios de remessa Informações à imprensa Configuração da remessa de materiais Documentação da remessa de materiais. Informações sobre produtos e serviços. Imprimir Planilhas eletrônicas Materiais de entrega Materiais de entrega X anos Destruir X anos Destruir Documentos Informações X anos Arquivo eletrônicos de relações públicas morto Nuno Farinha Nuno Farinha Paula Bento Artigos de jornal Notícias sobre produtos e serviços. Imprimir Informações X anos Arquivo de relações morto públicas Paula Bento Folhas de contatos de emergência Informações do funcionário. Documentos Registros eletrônicos pessoais X anos Destruir Diogo Andrade Formulários de Formulários de Documentos Registros inscrição em adesão de eletrônicos pessoais planos de saúde funcionários aos planos de 309 X anos Destruir Diogo Andrade

310 Registros Descrição Mídia Categoria de registro saúde. Retenção Disposição Contato Currículos Currículos recebidos. Misto Registros pessoais X anos Destruir Diogo Andrade Observação: O exemplo anterior desta seção é uma amostra. Ele não uma recomendação de configurações para um determinado plano de arquivo. Para reforçar que este é um exemplo e não uma recomendação de política de gerenciamento de registros, nenhum período de retenção foi fornecido. Planilha Você pode usar a seguinte planilha com este artigo para ajudá-lo a planejar sua implantação: Planilha de categorias de registro 310

311 Planejar como os registros são coletados (SharePoint Server 2010) Depois de desenvolver um plano de arquivamento e projetar a sua solução de gerenciamento de registros no SharePoint Server 2010, planeje como os documentos ativos - eletrônicos e impressos - na sua organização irão se tornar registros. Este artigo discute as técnicas que você pode usar para declarar documentos ativos como registros e sugere uma maneira de planejar como os itens do seu plano de arquivamento se tornarão registros. Neste artigo: Técnicas para converter documentos ativos em registros Concluindo seu plano Técnicas para converter documentos ativos em registros Você pode usar as seguintes técnicas para converter documentos ativos em registros: Declarando manualmente um documento como registro com o uso de um site baseado no Microsoft SharePoint Server. Definindo uma política que declare um documento como registro ou que envie um documento a um site da Central de Registros em um horário especificado. Criando um fluxo de trabalho que envia um documento a um site da Central de Registros. Usando uma solução personalizada baseada no modelo de objeto do SharePoint Server. Criando registros manualmente Se o gerenciamento de registros in-loco estiver habilitado para uma biblioteca de documentos, os usuários poderão declarar explicitamente um documento nessa biblioteca como registro, editando os detalhes de conformidade desse documento. Quando o administrador de conjuntos de sites habilita o gerenciamento de registros inloco, ele especifica quem deve ter a capacidade de declarar registros e remover sua declaração e também determina se os usuários devem ou não ter permissão para editar ou excluir documentos depois que estes se tornam registros. Caso tenha sido criada uma conexão com um site da Central de Registros, os usuários poderão enviar documentos manualmente a esse site usando o comando Enviar para. Quando um administrador de farm configura uma conexão com o site Central de Registros, esse comando fica disponível em todos os documentos ativos. Dependendo de como a conexão está configurada, os documentos podem ser copiados para o site da Central de Registros, transferidos para esse site ou movidos para ele com um link para o documento deixado no local. 311

312 Embora o envio manual de registros ao site da Central de Registros não seja uma solução prática em grande escala, você pode usá-la para complementar outros métodos de criação de registros. Definindo uma política Uma política de retenção especifica as ações a serem executadas nos documentos em certas ocasiões. Ações de política ocorrem automaticamente; elas não precisam ser iniciadas pelos usuários. Duas ações de política estão especificamente relacionadas ao gerenciamento de registros: transferir um documento para outro local e declarar um documento como um registro. Se houver uma conexão com um site da Central de Registros, você poderá criar uma política que envie documentos a esse site. Essa política também especifica se o documento deve ser copiado ou movido para o site da Central de Registros, ou ainda se deve ser movido e se um link para ele deve ser deixado na biblioteca de documentos. Se o gerenciamento de registros in-loco estiver habilitado para o site, você poderá criar uma política que declare um documento como um registro. Também é possível usar o modelo de objeto do SharePoint Server para criar uma ação personalizada. Uma política de retenção pode ter vários estágios. Por exemplo, você pode criar uma política de retenção que exclua todas as versões anteriores de um documento um anos após a última modificação deste e que o transfira para o site da Central de Registros cinco anos após a sua última modificação. Se o gerenciamento de registros in-loco estiver habilitado para um site, este poderá conter tanto registros quanto documento ativos. Nesse caso, é possível especificar diferentes políticas de retenção para documentos ativos e registros. Por exemplo, você poderia criar uma política que declarasse um documento ativo como registro dois anos após a sua criação e poderia criar uma segunda política que excluísse um registro sete após a sua declaração como registro. Criando um fluxo de trabalho Ao usar o Microsoft Office SharePoint Designer para criar um fluxo de trabalho, você pode adicionar uma ação para enviar um item a um repositório. Usando essa ação, é possível criar fluxos de trabalho que enviam documentos a um site da Central de Registros. Também é possível incluir outras ações no fluxo de trabalho. Por exemplo, você poderia criar um fluxo de trabalho que enviasse uma mensagem de ao autor de um documento solicitando aprovação e que depois enviasse esse documento a um site da Central de Registros. Políticas e fluxos de trabalho poderiam ser combinados com a criação de uma política de retenção que executasse o novo fluxo de trabalho um ano após a criação de um documento. Você também pode usar o modelo de objeto do SharePoint Server para criar um fluxo de trabalho personalizado que copie arquivos para o site da Central de Registros. Um fluxo de trabalho que envia arquivos para o site da Central de Registros pode ser integrado ao sistema de gerenciamento de documentos como parte de um fluxo de trabalho que orienta um documento através do seu ciclo de vida. Para os tipos de documento que possuem um ciclo de vida previsível, como relatórios de despesas, você pode implementar um fluxo de trabalho que oriente o documento através de seus vários estágios e, como etapa final, envia uma cópia do documento ao site da Central de Registros. O fluxo de trabalho poderia ser disparado com a criação de um novo documento. Usando uma solução personalizada 312

313 É possível desenvolver soluções personalizadas que usam objetos no namespace do Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy para enviar conteúdo de outras fontes de dados ao site da Central de Relatórios. Para obter mais informações sobre como implementar soluções personalizadas usando o modelo de objeto do SharePoint Server 2010, consulte o Software Development Kit ( do SharePoint Server 2010 Concluindo seu plano Depois de desenvolver o plano de arquivamento e examinar os métodos para mover conteúdo para o site da Central de Registros, conclua seu plano de arquivamento determinando como enviar cada tipo de registro para o site da Central de Registros. Os fatores a serem considerados incluem: A conformidade é imposta ou voluntária? Você pode contar com a cooperação dos usuários na sua organização para observar a conformidade com processos de gerenciamento de registros? Em geral, evite processos manuais, mas, quando eles forem necessários, planeje treinamento e monitoramento adequados para assegurar a conformidade da equipe. O conteúdo será armazenado nos servidores de gerenciamento de documentos do SharePoint Server 2010? Você armazena conteúdo físico? Gerenciar o conteúdo físico ativo, como documentos impressos ou CD-ROMs, e enviá-lo para um arquivo para armazenamento (junto com um rastreamento do registro no site da Central de Registros) exige planejamento exclusivo não descrito neste tópico. Por exemplo, se não existir uma versão eletrônica de um documento impresso, talvez seja necessário rastrear o item usando uma lista com políticas e fluxos de trabalho associados. Para obter uma descrição total das estratégias e técnicas de rastreamento de um registro físico, tanto durante seu período de atividade quanto após seu envio ao site da Central de Registros, consulte o tópico Planejamento de registros físicos (SharePoint Server 2010). A tabela abaixo mostra como alguns registros de um exemplo de plano de arquivamento serão transferidos para um site da Central de Registros: Documentos Descrição Mídia Local de origem Plano de benefícios Descrição do plano de benefícios dos funcionários. Páginas da Web Torna-se um registro... Biblioteca Usando um de fluxo de documentos trabalho do personalizado SharePoint associado a Server 2010 uma política de expiração Plano de seguro Descrição do plano de seguro do funcionário. 313 Impresso Documento físico associado ao item de Enviando para um armazenamento físico e criando

314 Documentos Descrição Mídia Local de origem Cronogramas da folha de pagamento Arquivos de desenvolvimento de produto Resumos de horas trabalhadas, horas extras e salários pagos. Especificações de produtos e documentos associados. Torna-se um registro... lista no um item de lista SharePoint no site da Server 2010 Central de Registros para fins de rastreamento (usando código de barras) Documentos Servidor de Usando um eletrônicos registros de programa folha de personalizado pagamento não baseado no SharePoint Server 2010 Documentos Biblioteca Usando um eletrônicos de fluxo de documentos trabalho do personalizado SharePoint associado a Server 2010 uma política de expiração e usando manualmente o comando Enviar para Consulte também Conceitos Criar um planejamento de arquivos para gerenciar registros no SharePoint Server 2010 Planejamento de registros físicos (SharePoint Server 2010) Outros recursos Add, modify, or delete a connection to a document repository or a records center (SharePoint Server 2010) 314

315 Planejamento de registros físicos (SharePoint Server 2010) No SharePoint Server 2010, você pode gerenciar registros físicos e eletrônicos no mesmo arquivamento de registros, mas eles são gerenciados de maneira diferente. Registros eletrônicos podem ser armazenados diretamente no Microsoft SharePoint Server. Registros físicos devem ser armazenados fora do SharePoint Server como, por exemplo, em caixas em um armazém. Para gerenciar registros físicos no SharePoint Server, crie um item de lista, relacione-o ao item físico e gerencie o item de lista. Este artigo descreve como planejar o uso do SharePoint Server para gerenciar registros físicos. Ele não contém os procedimentos específicos para a implementação do seu plano. Antes de executar as atividades descritas neste tópico, é necessário que você já tenha criado um plano de arquivamento. Para obter mais informações sobre planos de arquivamento, consulte Criar um planejamento de arquivos para gerenciar registros no SharePoint Server Neste artigo: Identificar tipos de registro Identificar propriedades de cada tipo de registro Organizar tipos de conteúdo Organizar o arquivamento de registros Planilha Identificar tipos de registro Seu plano de arquivamento deve identificar os tipos de itens físicos que a sua organização considera como registros. Se esse não for o caso, atualize o plano de arquivamento de forma a incluir registros físicos. Para cada tipo de registro físico no plano de arquivamento, indique que tipo de mídia os registros serão. Por exemplo, contratos jurídicos assinados podem ser registros impressos, enquanto modelos de engenharia podem ser projetos em formato grande. Para obter mais informações sobre planos de arquivamento, consulte Criar um planejamento de arquivos para gerenciar registros no SharePoint Server Identificar propriedades de cada tipo de registro Todos os registros do mesmo tipo devem ter as mesmas propriedades. As propriedades de registros físicos que você deve levar em consideração nesta etapa de planejamento incluem: Atributos (que se transformarão em colunas no SharePoint Server) Processos (que se transformarão em fluxos de trabalho no SharePoint Server) 315

316 Políticas de gerenciamento de informações Formulários Para cada tipo de registro, identifique os atributos que você deseja capturar para registros desse tipo. Esses atributos serão colunas do tipo de conteúdo do SharePoint Server que representa esse tipo de registro. As informações que você utilizaria para categorizar registros podem ser um atributo. Dados procurados pelas pessoas também podem ser um atributo. Outros atributos de registros físicos vinculam o registro no SharePoint Server, representado por um item em uma lista, ao objeto físico que está armazenado em um local físico. O local e um determinado método de identificar o objeto físico são provavelmente atributos que você desejará capturar. Como no caso de registros eletrônicos, é provável que você queira aplicar certas políticas aos registros físicos. Todos os registros tendem a ter uma política de expiração e uma política de auditoria. Em particular, os registros físicos podem ter uma política que exige código de barras. Uma imagem do código de barra anexado ao objeto físico poderia ser associada ao item de lista que representa o registro físico. Uma política de rotulação poderia exigir que cada objeto físico fosse rotulado com os mesmos atributos associados ao item de item que representa o objeto físico em questão. Para cada tipo de registro físico, indique se as políticas de expiração, auditoria, código de barra e rotulação são ou não são obrigatórias. Anote também qualquer política adicional necessária. Um registro físico no SharePoint Server (um item em uma lista) é apenas um espaço reservado para o registro atual; ele não é o objeto físico propriamente dito. Portanto, é provável que você adicione processos a fim de manter os itens físicos sincronizados com as ações que são executadas nos itens de lista. Esses processos correspondem a fluxos de trabalho do SharePoint Server. Identifique os processos que devem ser associados a cada tipo de registro. Os processos comuns para registros físicos incluem os seguintes: Descarte do registro físico quando o item de lista que o representa expirou. Transferência do objeto físico para um local de armazenamento quando um novo item é adicionado à lista. Recuperação do objeto físico. Existem formulários que precisam ser associados a registros desse tipo? Talvez seja necessário um formulário para cada processo identificado. Outra opção é usar um formulário para fornecer acesso ao inventário de registros físicos. Use a guia Registros físicos da planilha na seção Planilha para registrar as informações que você identificou sobre cada tipo de registro físico. Ainda não preencha o tipo de conteúdo referente ao tipo de registro. Organizar tipos de conteúdo A maneira mais simples de associar tipos de conteúdo a registros físicos é ter um tipo de conteúdo para cada tipo de registro físico. No entanto, se vários tipos de registros físicos compartilharem as mesmas colunas, fluxos de trabalho, políticas de gerenciamento de informações e formulários, você poderá usar um tipo de conteúdo para representar todos os tipos semelhantes de registros físicos. Organize os tipos de conteúdo. Considere a criação de um tipo de conteúdo do qual todos os outros tipos de conteúdo para registros físicos serão descendentes. Esse tipo de conteúdo pai poderia ser derivado do tipo de conteúdo Item. Para o tipo de conteúdo pai, adicione qualquer propriedade (colunas, políticas de gerenciamento de informações, 316

317 fluxos de trabalho e formulários) que seja comum aos tipos de conteúdo para todos os registros físicos. Há duas maneiras de organizar os tipos de conteúdo após a criação do tipo de conteúdo pai. 1. Crie uma estrutura plana na qual cada tipo de conteúdo que representa um tipo de registro físico é um filho do tipo de conteúdo pai criado anteriormente. 2. Crie uma hierarquia, descendendo do tipo de conteúdo pai, com base nas semelhanças entre as propriedades dos tipos de conteúdo. Na guia Tipos de Conteúdo da planilha, identifique cada tipo de conteúdo que representa um tipo de registro físico. Para cada tipo de conteúdo, anote seu tipo de conteúdo pai. Na coluna Colunas, insira o nome de cada coluna definida no nível do tipo de conteúdo. Não insira os nomes de colunas herdadas de outros tipos de conteúdo. Na coluna Fluxos de Trabalho, insira o nome de cada fluxo de trabalho definido no nível do tipo de conteúdo. Na coluna Políticas de Gerenciamento de Informações, insira o nome de cada política de gerenciamento de informações definida no nível do tipo de conteúdo. Na coluna Formulários, insira o nome de cada formulário definido no nível do tipo de conteúdo. Organizar o arquivamento de registros É comum usar arquivos separados para registros físicos e eletrônicos. No entanto, você pode optar por ter uma ou mais listas de itens que representam registros físicos intercaladas com as bibliotecas de documentos que contêm registros eletrônicos. Depois de decidir em qual arquivamento de registros os registros físicos devem ser armazenados, determine como você irá organizar as listas nesse arquivamento. É possível criar pastas dentro de listas e usar essas pastas de modo a criar uma estrutura organizacional mais profunda para registros físicos. Enquanto determina que listas serão criadas, lembre-se de que tanto a navegação de metadados quanto fluxos de trabalho podem ser aplicados a listas. Algumas ideias para organizar listas e pastas incluem: Por tipo de registro Da mesma maneira que os objetos físicos são organizados. (Por exemplo, uma pasta poderia representar uma caixa, enquanto os itens da pasta poderiam representar os objetos na caixa.) Usando um esquema organizacional relacionado aos negócios, como por projeto ou por divisão Por ano Como os registros físicos não serão movidos do arquivo de registros com o uso da opção Enviar para, você não pode usar o organizador de conteúdo com eles. Em vez disso, o gerenciador de registros que cria o registro físico deve colocá-lo na pasta correta da respectiva lista. Na guia Listas e pastas da planilha, insira a URL de cada lista que você identificou. Para cada lista, na coluna Tipos de Conteúdo, determine os tipos de conteúdo que serão permitidos na lista. Use as colunas Nível de Pasta 1, Nível de Pasta 2, Nível de Pasta 3 e Nível de Pasta 4 para registrar a hierarquia de pastas e subpastas na lista. Adicione mais colunas se você for aninhar pastas em mais de quatro níveis. 317

318 Planilha Use a seguinte planilha para ajudar a planejar como você irá gerenciar registros físicos: Planilha de planejamento de registros físicoshttp://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179986&clcid=0x416 Consulte também Referência Planejar tipos de conteúdo Conceitos Criar um planejamento de arquivos para gerenciar registros no SharePoint Server

319 Planejando a Descoberta Eletrônica (SharePoint Server 2010) A Descoberta Eletrônica é o processo de localizar e produzir informações eletrônicas para oferecer suporte a eventos como litígios, auditorias ou investigações. Se você usa o Microsoft SharePoint Server 2010 para gerenciar informações eletrônicas, convém considerar a Descoberta Eletrônica ao planejar a sua solução do SharePoint Server. Auditoria, políticas de expiração e pesquisa são considerações que você deve avaliar. Suas decisões de planejamento com relação a essas áreas devem ser tomadas com antecedência, antes que surjam necessidades decorrentes do uso da Descoberta Eletrônica. Nesta seção: Como o SharePoint Server 2010 oferece suporte para a Descoberta Eletrônica Auditoria Expiração Pesquisa Como o SharePoint Server 2010 oferece suporte para a Descoberta Eletrônica A Descoberta Eletrônica no SharePoint Server compreende duas partes: localizar documentos relevantes e restringir o que os usuários podem fazer com os documentos após sua identificação. Uma isenção é um conjunto de documentos que pode ser gerado como parte de uma solicitação de Descoberta Eletrônica. No SharePoint Server, o recurso Isenção e Descoberta Eletrônica pode ser habilitado ou desabilitado no nível de um site individual. Por padrão, esse recurso está habilitado em um site da Central de Registros e desabilitado em todos os outros tipos de sites. O recurso Isenção e Descoberta Eletrônica permite que você crie e gerencie isenções, adicione itens a uma isenção e use a pesquisa para descobrir conteúdo e copiar esse conteúdo em outro local, ou bloquear o conteúdo no local para que ele não possa ser modificado ou excluído. Ao realizar uma pesquisa de Descoberta Eletrônica, você pode executar uma de duas ações. Copiar todos os documentos recuperados em um organizador de conteúdo, que os encaminha ao local apropriado com base em seus metadados, ou deixar esses documentos no local, mas bloqueá-los. O bloqueio de um documento proíbe os usuários de modificá-lo ou excluí-lo. Para oferecer suporte à Descoberta Eletrônica no SharePoint Server, habilite o recurso Isenção e Descoberta Eletrônica em todos os conjuntos de sites que possam conter informações relevantes. Em seguida, configure o serviço de pesquisa de forma a rastrear os sites para os quais a Descoberta Eletrônica está habilitada. Quando surgirem circunstâncias que exijam que a sua organização produza documentos relevantes, será possível iniciar um processo de Descoberta Eletrônica. Um gerente de 319

320 registros, um advogado ou outro indivíduo pode executar as seguintes ações para produzir os documentos necessários. 1. Criar uma isenção para conter os documentos relevantes. 2. Iniciar uma pesquisa de Descoberta Eletrônica em busca de documentos relevantes. A pesquisa de Descoberta Eletrônica é executada em um horário que é controlado pelo trabalho de timer de Pesquisa e Processo. Por padrão, o horário é 22:30h, todos os dias. Os resultados da pesquisa são adicionados à isenção automaticamente. 3. Examinar os itens na isenção e criar pesquisas de Descoberta Eletrônica adicionais. 4. Localizar documentos manualmente e adicioná-los à isenção. 5. Executar relatórios com base na isenção. Relatórios de isenção são executados em um horário que é controlado pelo trabalho de timer de Processamento e Relatório de Isenções. Por padrão, o horário é 23:30h, todos os dias. 6. Revisar os documentos na isenção e remover os irrelevantes. 7. Identificar documentos específicos na isenção para os quais informações adicionais são necessárias e rever o log de auditoria desses documentos. 8. Distribuir todos os documentos associados à isenção. Auditoria Ao enviar um documento a um organizador de conteúdo, seu histórico de versão é apagado. Para manter um histórico de quem alterou um documento e quando a alteração foi feita, você precisará de um log de auditoria. Convém habilitar a política de auditoria em todos os conjuntos de sites que contenham bibliotecas de documentos ativas. Para obter mais informações sobre a política de auditoria, consulte Visão geral sobre governança (SharePoint Server 2010). Expiração Qualquer informação armazenada por uma organização está sujeita a descobertas. Além disso, documentos eletrônicos consomem espaço em disco. Considere a implementação de uma política de expiração para excluir documentos automaticamente quando eles não forem mais necessários. Para obter mais informações sobre a política de expiração, consulte Visão geral sobre governança (SharePoint Server 2010). Pesquisa Quando uma organização precisa produzir documentos em um cenário de litígio, muitas vezes ela deve fazer isso rapidamente ou então pagar uma multa. Verifique se a Pesquisa está configurada corretamente antes que você precise usar a Descoberta Eletrônica pela primeira vez. Em particular, certifique-se de que a Pesquisa esteja configurada para rastrear todos os sites nos quais você talvez precise descobrir conteúdo. Em geral, os mecanismos de pesquisa são otimizados para retornar apenas alguns resultados relevantes. Na Descoberta Eletrônica, a meta da pesquisa é retornar todos os 320

321 resultados que correspondem a uma consulta e não apenas aqueles que são mais relevantes. A pesquisa no SharePoint Server 2010 foi aprimorada para atender melhor às necessidades da Descoberta Eletrônica. Para ajudar na proteção contra ataques mal-intencionados comuns, as pesquisas do SharePoint Server 2010 que são executadas por mais do que um tempo específico são interrompidas. Se for possível que a sua pesquisa de Descoberta Eletrônica seja executada por um longo tempo, considere as opções a seguir: Crie uma pesquisa com escopo mais restrito. Por exemplo, se estiver procurando documentos relacionados a uma possível parceria com a Contoso, Ltd., procure documentos que contenham a palavra Contoso e que tenham sido criados em um intervalo de datas específico, em vez de simplesmente procurar a palavra Contoso. Execute várias pesquisas mais restritas. Por exemplo, suponha que você esteja procurando documentos relacionados ao recrutamento de um novo Diretor Executivo da Fabrikam, Inc. Em vez de executar uma pesquisa em busca de Fabrikam (CEO, Diogo Andrade, recrutar), execute três pesquisas separadas para Fabrikam CEO, Fabrikam Diogo Andrade e Fabrikam recrutar. 321

322 Usando um arquivamento de registros versus o gerenciamento de registros inloco (SharePoint Server 2010) Antes do Microsoft SharePoint Server 2010, você gerenciava registros criando um site da Central de Registros para servir como arquivamento e, em seguida, copiando documentos para esse arquivamento quando eles se tornavam registros. Um documento era determinado como sendo ou não registro pelo fato de residir no arquivamento ou em outro lugar. No Microsoft SharePoint Server 2010, é possível gerenciar registros em um arquivamento ou no mesmo repositório de documentos usado por documentos ativos. Com a abordagem in-loco do Microsoft SharePoint Server 2010, quando você declara que um documento se tornou um registro, esse registro é mantido in-loco, mas o Microsoft SharePoint Server 2010 passa a gerenciá-lo como um registro. Por exemplo, um documento pode ter uma política retenção diferente quando é declarado como um registro, ou talvez os usuários não consigam editá-lo. Uma abordagem híbrida também é possível. Por exemplo, você poderia manter registros in-loco com documentos ativos por dois anos e então movê-los para um arquivamento de registros quando um projeto é concluído. Enquanto você se decide se é melhor gerenciar registros em uma central de registros separada ou no mesmo site de colaboração onde os documentos foram criados, considere as seguintes perguntas: O controle do site de colaboração é apropriado para gerenciar registros? Seu setor está sujeito a exigências normativas que determinam que registros devam ser mantidos à parte de documentos ativos? O administrador de um site de colaboração deve ser confiável para gerenciar um site que contenha registros? Convém armazenar registros em um site com acesso mais restrito do que o site de colaboração ou em um site cujo backup se baseie em um cronograma diferente. Por quanto tempo o site de colaboração será usado? Se for necessário manter os registros por um tempo além do andamento do projeto, escolher uma estratégia de gerenciamento de registros in-loco significa que você terá que manter o site de colaboração mesmo depois que ele não for mais usado ativamente. Os membros do projeto precisarão de acesso frequente aos documentos depois que eles se tornarem registros? Se você usar uma abordagem in-loco, os membros do projeto poderão acessar documentos da mesma maneira, independentemente de eles estarem ativos ou serem registros. Os gerentes de registros na sua organização são responsáveis apenas por registros ou por todas as informações, independentemente de essas informações estarem ativas ou serem registros? Se eles forem responsáveis apenas por registros oficiais, talvez seja mais fácil para eles ter uma central de registros à parte. A tabela a seguir descreve as diferenças entre o que você pode fazer com registros em uma central de registro e com registros que são gerenciados in-loco em um site de 322

323 colaboração. As diferenças são apresentadas sob o ponto de vista dos gerentes de registros e dos funcionários que colaboram em uma equipe de projeto. Diferenças entre um arquivamento de registros e de registros in-loco Fator Arquivamento de registros Registros in loco Gerenciando a retenção de registros Restringir quais usuários podem exibir registros Facilidade de localização de registros (para gerentes de registros) O organizador de conteúdo coloca os novos registros automaticamente na pasta correta do plano de arquivo do arquivamento, com base em metadados. Sim. O arquivamento especifica as permissões para o registro. Mais fácil. Todos os registros estão em um único local. Pode haver diferentes políticas para registros e documentos ativos, com base no tipo de conteúdo atual ou no local. Não. As permissões não mudam quando um documento se torna um registro. No entanto, você pode restringir quais usuários podem editar e excluir registros. Mais difícil. Os registros estão espalhados em vários sites de colaboração. Manter todas as versões de documentos como registros Facilidade de localizar informações (para colaboradores da equipe) Desorganização do site de colaboração O usuário deve enviar explicitamente cada versão de um documento para o arquivamento. Mais difícil, embora um link para o documento possa ser adicionado ao site de colaboração quando o documento se torna um registro. O site de colaboração contém apenas os documentos ativos. Automático, partindo do princípio de que o controle de versão esteja ativado. Mais fácil. O site de colaboração contém documentos 323

324 Fator Arquivamento de registros Registros in loco ativos e inativos (registros), embora você possa criar modos de exibição para exibir somente os registros. Capacidade de auditar registros Sim. Depende da política de auditoria do site de colaboração. Escopo do ediscovery Segurança administrativa Documentos ativos e registros são pesquisados separadamente. Um gerente de registros pode gerenciar o arquivamento de registros. A mesma pesquisa do ediscovery inclui registros e documentos ativos. Os administradores do site de colaboração têm permissão para gerenciar registros e documentos ativos. A tabela a seguir descreve as diferenças entre as duas abordagens de gerenciamento de registros que podem afetar como você gerencia os recursos de TI. Diferenças de recursos entre um arquivamento de registros e registros in-loco Fator Arquivamento de registros Registros in loco Número de sites para gerenciar Mais sites; ou seja, há um arquivamento separado além de sites de colaboração. Menos sites. Escalabilidade Reduz a pressão de tamanho do banco de dados nos sites de colaboração. 324 Tamanho máximo do conjunto de sites atingido mais

325 Fator Arquivamento de registros Registros in loco Facilidade de gerenciamento Armazenamento Site ou farm separado para registros. Pode armazenar registros em meios de armazenamento diferentes. cedo. Nenhum trabalho adicional de provisionamento de site, além daquele que já é necessário para sites com documentos ativos. Documentos ativos e registros armazenados juntos. 325

326 Projetando o gerenciamento de registros in-loco No Microsoft SharePoint Server 2010, você pode gerenciar registros em um arquivo morto ou usar o gerenciamento de registros in-loco, gerenciando registros no mesmo repositório que os documentos ativos. Com o gerenciamento de registros in-loco, quando você declara que um documento é um registro, ele permanece no mesmo local, mas agora o SharePoint Server 2010 o gerencia como um registro. Usando o gerenciamento de registros in-loco no SharePoint Server 2010, é possível: 1. Decidir que ações converterão um documento ativo em um registro. Por exemplo, um usuário pode selecionar uma opção para declarar um documento como registro; um fluxo de trabalho pode ser executado depois de um evento específico e converter um documento ativo em registro, ou você pode definir uma política de retenção que converta um documento ativo em registro após determinado período. 2. Restringir quem pode executar as operações relacionadas a registros. Por exemplo, você pode especificar que qualquer usuário possa declarar um documento como registro, mas limitar a edição ou exclusão de um registro apenas aos gerentes de registros. 3. Restringir que ações os usuários podem executar nos registros. Por exemplo, impedir a exclusão e/ou a edição de registros. 4. Especificar uma política de retenção para documentos ativos e uma política de retenção diferente para os registros. Para obter mais informações sobre usar ou não o gerenciamento de registros in-loco ou um arquivo morto de registros, consulte Usando um arquivamento de registros versus o gerenciamento de registros in-loco (SharePoint Server 2010). Este artigo descreve como tomar decisões de planejamento necessárias antes de implementar o gerenciamento de registros in-loco; contudo, ele não explica como implementar as decisões tomadas. Antes de executar as etapas neste artigo, crie primeiro um plano de arquivo. Se estiver utilizando o gerenciamento de registros in-loco, presume-se que você também esteja fazendo uso do SharePoint Serverpara outra finalidade, como para sites de colaboração em equipe (se essa premissa não for verdadeira, analise a hipótese de usar um arquivo morto de registros). Portanto, você já deve saber os tipos de conteúdo e a hierarquia de pastas utilizados pela solução existente ou deve defini-los em paralelo ao projeto da solução de gerenciamento de registros, caso sua outra solução do SharePoint Server esteja sendo desenvolvida ao mesmo tempo). Neste artigo: 1. Visão geral do planejamento de gerenciamento de registros in-loco 2. Pastas ou tipos de conteúdo? 3. Definindo tipos de conteúdo 4. Organizando pastas para gerenciamento de registros in-loco 326

327 5. Tarefas gerais de planejamento de gerenciamento de registros 6. Planilhas Visão geral do planejamento de gerenciamento de registros in-loco É possível configurar políticas de retenção para registros com base nos tipos de conteúdo ou na pasta em que o documento está armazenado. Qualquer que seja o caso, essa é a principal decisão a ser tomada ao planejar o gerenciamento de registros in-loco. Depois de determinar como os registros serão organizados, projete os tipos de conteúdo ou a hierarquia de pastas. Em seguida, defina outros aspectos do gerenciamento de registros, como diretivas de auditoria, por exemplo. Por fim, decida o que é possível fazer com um documento depois de ele ter sido declarado como registro. Se a sua solução vai usar tanto o gerenciamento de registros in-loco quanto um arquivo morto de registros, não é necessário planejar os dois aspectos ao mesmo tempo. Por exemplo, se você basear o seu plano de gerenciamento de registros in-loco nos tipos de conteúdo, não precisará organizar registros no arquivo morto com base nos tipos de conteúdo. Pastas ou tipos de conteúdo? Você pode definir políticas de retenção com base no tipo de conteúdo de um item ou na pasta em que ele está localizado. Em qualquer biblioteca, é necessário selecionar um ou outro; não é possível basear as políticas de retenção em uma combinação de tipos de conteúdos e pastas dentro da mesma biblioteca. Sua opção afetará significativamente a maneira como você configurará o site e como os usuários o utilizarão. Normalmente, é mais simples basear políticas de retenção em tipos de conteúdo, caso isso funcione na sua situação. Considere os tipos de registros que você identificou no seu plano de arquivo. Use a heurística a seguir para determinar se a organização deve se basear em tipos de conteúdo ou em local. Siga a primeira heurística que se aplicar ao seu caso. 1. Todos os registros do mesmo tipo possuem a mesma política de retenção? Em caso afirmativo, opte por tipos de conteúdo. 2. A maioria dos tipos de registro é composta por registros com a mesma política de retenção? É raro um tipo de registro ter registros com diferentes políticas de retenção? Nesse caso, é possível criar subtipos, de modo fácil e lógico, a fim de que a mesma política de retenção seja aplicável a cada registro do subtipo? Se a resposta for sim, organize com base em tipos de conteúdo. Por exemplo, se contratos de não divulgação (NDAs) ficarem retidos por cinco anos; de aluguel, por 10 anos; e de parceria, por 15 anos, e você tiver classificado todos eles como contratos legais, nem todos os contratos legais terão o mesmo período de retenção. Mas se você subdividir os contratos legais em três tipos de registros separados (NDA, aluguel e parceria), todos os registros do mesmo tipo terão o mesmo período de retenção. 3. Todos os registros terão atributos comuns ou metadados que determinem a política de retenção? Em caso afirmativo, organize com base no local. 327

328 Por exemplo, se cada registro tiver um atributo cliente e os registros de clientes governamentais tiverem uma política de retenção diferente dos clientes corporativos, organize com base no local. 4. Sua organização já possui uma estrutura de pastas com a qual os usuários estejam familiarizados? A mesma política de retenção se aplica a todos os registros em uma pasta? Pode-se confiar que os usuários armazenarão os documentos nos locais apropriados da estrutura de pastas? Se a resposta a todas essas perguntas for afirmativa, opte por local. Se nenhuma dessas heurísticas pode ser aplicada, provavelmente o gerenciamento de registros in-loco não se adapta naturalmente à sua situação. Reconsidere se o uso de um arquivo morto de registros funcionará. Se você usar uma abordagem in-loco, terá duas opções. A primeira é criar tipos de conteúdo adicionais cuja única finalidade seja diferenciar itens com períodos de retenção diferentes. A segunda é organizar os itens dentro de pastas o máximo possível e depois usar subpastas para acomodar itens com diferentes períodos de retenção. Qualquer uma dessas soluções provavelmente será confusa para os usuários. Se a sua organização já utiliza o SharePoint para gerenciar documentos e você está começando a usar a funcionalidade de Gerenciamento de Registros, os tipos de conteúdo e a estrutura de pastas já existem. Se nenhuma dessas opções se mapeia bem para políticas de retenção, você precisará converter alguns itens em novos tipos de conteúdo ou mover alguns deles para novas pastas. Definindo tipos de conteúdo Para cada tipo de registro no plano de arquivo, determine de que tipo ou tipos de conteúdo os registros podem ser. Essas informações podem ser inseridas na guia de registros e tipos de conteúdos da planilha de planejamento de registros in-loco. Agora considere cada tipo de conteúdo. Se documentos do tipo de conteúdo puderem se converter em registros, anote a política de retenção que se aplica aos registros do tipo de conteúdo. Você pode usar a guia de tipos de conteúdo e retenção da planilha para esse fim. Se a sua solução utilizará um arquivo morto de registros além do gerenciamento de registros in-loco, anote apenas a parte da política de retenção que se aplica ao registro antes de ele ser movido para o arquivo morto de registros. Quando um item é enviado para um arquivo morto de registros, as políticas do item são apagadas e o item recebe as políticas especificadas dentro do arquivo morto de registros. Se o resultado da tarefa anterior for um tipo de conteúdo com mais de uma política de retenção, você terá de dividir o tipo de conteúdo. Encontre um meio lógico de dividir o tipo de conteúdo em diversos subtipos, de modo que cada um deles tenha uma única política de retenção. Atualize o mapeamento dos registros para os tipos de conteúdo, para que reflita os novos tipos. Organizando pastas para gerenciamento de registros in-loco Você provavelmente organizará pastas de modo diferente, dependendo se os usuários determinarão onde os documentos serão armazenados ou se eles utilizarão o Organizador de Conteúdo para encaminhar documentos ao local correto. Essas opções estão descritas nas seções a seguir. 328

329 Opção 1: os usuários decidem onde armazenar os documentos Se os usuários forem decidir em que pasta os documentos serão armazenados, a hierarquia de pastas deverá facilitar a colocação de documentos no local correto. Comece com a estrutura de pastas usada no momento pela solução do SharePoint Server ou pela estrutura de pastas que você está projetando para outras partes da solução do SharePoint Server. Para cada pasta que possivelmente conterá registros, determine os tipos de registros admissíveis na pasta. Use tais tipos e o plano de arquivo para determinar as políticas de retenção aplicáveis aos itens na pasta. Tais informações podem ser inseridas na guia de pastas e retenção da planilha. Se a tarefa anterior resultar em uma pasta que tenha mais de uma política de retenção, você terá de criar subpastas. Para cada pasta que contenha itens com diferentes políticas de retenção, crie uma subpasta para cada política de retenção. Como os usuários determinarão onde desejam armazenar os documentos, deverá haver um modo fácil de explicar a eles o que armazenar em cada subpasta. Se não houver, não permita que os usuários escolham onde desejam armazenar documentos e use o Organizador de Conteúdo. Atualize o mapeamento de tipos de registros para as pastas, de modo a refletir as novas subpastas. Se você tiver uma solução do SharePoint Server presente, provavelmente terá de mover alguns documentos existentes e colocá-los nas pastas com as políticas de retenção apropriadas. Determine como você treinará os usuários para colocar documentos no local correto e se haverá uma auditoria de onde os documentos serão colocados. A aplicação bemsucedida de políticas de retenção depende de os registros estarem armazenados na pasta correta. Opção 2: usar o Organizador de Conteúdo para determinar onde os documentos serão armazenados Se você usará o Organizador de Conteúdo a fim de encaminhar documentos para a pasta correta, a facilidade de navegação na hierarquia de pastas para os usuários será menos importante. É possível ocultar a estrutura de pasta dos usuários e criar exibições que possam ser usadas para navegação dos usuários. Como o Organizador de Conteúdo encaminha documentos com base nos metadados, uma combinação exclusiva de metadados deve ser aplicada a cada pasta que conterá documentos. Examine o seu plano de arquivo e determine que combinação de atributos corresponde a cada política de retenção. Não há problema se diferentes combinações de metadados têm a mesma política de retenção. No entanto, cada combinação exclusiva de metadados pode corresponder apenas a uma política de retenção. Se esse não for o caso, determine metadados adicionais para diferenciar entre as políticas de retenção. Você pode inserir essas informações nas duas primeiras colunas da guia de metadados e pastas da planilha de planejamento de registros in-loco. Em seguida, identifique uma pasta que corresponda a cada conjunto de metadados. Insira o nome da pasta na terceira coluna da guia de metadados e pastas da planilha. Você precisará dessas informações ao criar as regras que o Organizador de Conteúdo usará para encaminhar documentos para o local correto. Você também terá de habilitar o organizador de conteúdo para forçar todos os documentos carregados e novos a passar pela biblioteca de redistribuição. Se tiver uma solução do SharePoint Server presente, provavelmente será necessário mover alguns documentos existentes e colocá-los nas pastas com as políticas de retenção apropriadas. 329

330 Determine como você treinará os usuários para aplicar os metadados apropriados aos documentos. A aplicação bem-sucedida de políticas de retenção depende de todos os documentos terem os metadados corretos. Tarefas gerais de planejamento de gerenciamento de registros Depois de planejar a estrutura do conteúdo para gerenciamento de registros in-loco, a maioria das tarefas de planejamento restantes é semelhante às que você executaria para um arquivo morto de registros. Considere as decisões de gerenciamento de registros a seguir. Como um documento se converterá em um registro Há vários modos de um documento se converter em um registro: 1. Você pode definir uma política de retenção em documentos ativos que automaticamente converta um documento ativo em registro depois de um determinado período. 2. Você pode criar um fluxo de trabalho que converta um documento ativo em registro e fazer com que tal fluxo seja disparado por eventos específicos. 3. O usuário pode declarar manualmente um documento como registro. 4. Você pode configurar uma biblioteca de modo que cada documento colocado nela seja convertido em registro. Na sua solução, como os documentos ativos serão convertidos em registros? Se for necessário converter um documento em registro depois de um período fixo após sua criação ou modificação, usar uma política de retenção é uma boa solução. Por exemplo, é possível especificar que um documento seja convertido em registro seis meses após a última modificação. Os usuários não precisarão fazer nada; isso ocorrerá automaticamente. Se não houver nenhum prazo padrão para tal conversão na sua organização, você terá duas possibilidades. Se for possível especificar as regras que convertem um documento em registro, crie um fluxo de trabalho que avalie o documento em relação a essas regras e o declare como registro quando apropriado. Em seguida, crie uma política de retenção que inicie o fluxo de trabalho periodicamente. No entanto, se apenas os usuários de determinado documento saberão quando ele deve se tornar um registro, forneça um modo manual para que esses usuários o declarem como registro. Quem pode declarar ou cancelar a declaração de registros É possível especificar que qualquer pessoa poderá declarar documentos como registros ou restringir tal função exclusivamente a administradores ou a ações de política. Se você selecionar apenas ações de política", os usuários não poderão fazer a declaração manual. O único meio para converter documentos em registros será usar uma regra em uma política de retenção. As mesmas opções estão disponíveis para definir quem pode declarar um documento como registro e quem pode cancelar a declaração de um registro. Que ações os usuários podem executar nos registros É possível restringir as ações que os usuários podem executar nos registros sem limitar o que eles podem fazer para ativar documentos na mesma biblioteca. Os três níveis de restrição que você pode definir são os seguintes: 330

331 Sem restrição. Os usuários podem executar nos registros as mesmas ações que executam nos documentos ativos. Bloquear exclusão. Os registros podem ser editados, mas não excluídos. Bloquear edição e exclusão. Os registros não podem ser editados nem excluídos. Políticas de retenção As políticas de retenção já devem ter sido definidas no plano de arquivo. Auditoria As mesmas políticas de auditoria se aplicam a registros e documentos ativos. Determine que ações os usuários podem executar em um documento que você deseja acompanhar. É possível definir a política de auditoria tanto no nível da pasta quanto por tipos de conteúdo. A definição de políticas de auditoria com base em tipos de conteúdo normalmente reduz a inclusão de eventos desnecessários no log. Observação: Todas as políticas são removidas quando um registro é enviado para o arquivo morto de registros. Portanto, se estiver usando uma política de retenção de vários estágios que inclua o envio de um registro para um arquivo morto após um certo tempo, as políticas de retenção do arquivo morto serão aplicadas depois que o registro estiver no arquivo morto. Fluxos de trabalho Você usará fluxos de trabalho para controlar ações específicas do gerenciamento de registros? Em caso afirmativo, determine quais serão eles e a que tipo de itens eles serão aplicados. Por exemplo, é possível fazer um fluxo de trabalho solicitar aprovação de um gerente de registros quando um usuário tentar declarar um item como registro. Planilhas Você pode usar a planilha a seguir com este artigo como ajuda para planejar o gerenciamento de registros in-loco: Planilha de planejamento de registros in-loco Consulte também Conceitos Usando um arquivamento de registros versus o gerenciamento de registros in-loco (SharePoint Server 2010) 331

332 Escolher uma estratégia de gerenciamento de registros de mensagens e (SharePoint Server 2010) Use as informações deste artigo para planejar uma solução de gerenciamento de mensagens como registros na sua organização, especificamente quando a organização usar o Microsoft SharePoint Server 2010 e o Microsoft Exchange Server Mensagens são conteúdos que usuários enviam por aplicativos de mensagens, como o Outlook. Os tipos de mensagens são s, reuniões, tarefas, anotações, diários, contatos, mensagens instantâneas, mensagens de voz, faxes, postagens e itens de RSS feed. Assim como outros tipos de conteúdo, as mensagens geralmente contêm informações importantes e são considerações fundamentais em uma implementação geral de gerenciamento de registros. Este artigo contém uma visão geral e uma comparação da funcionalidade de gerenciamento de registros disponível no Exchange Server 2010 e no SharePoint Server 2010 para ajudá-lo a escolher uma solução de gerenciamento de mensagens, caso sua organização use esses dois produtos. Se você usa um produto diferente do Exchange Server 2010, ainda pode usar este artigo para conhecer as vantagens de utilizar o SharePoint Server 2010 para gerenciar mensagens como registros e comparar esses recursos com o seu produto para fazer sua escolha. O artigo não traz informações gerais sobre gerenciamento de registros, nem informações detalhadas sobre as abordagens de gerenciamento de registros de cada produto ou procedimentos específicos para implementação de uma solução. Antes de escolher uma solução de gerenciamento de registros para mensagens, conclua seu plano de arquivo e determine que tipo de mensagem manter como registro. Para obter mais informações, consulte Visão geral do gerenciamento de registros (SharePoint Server 2010) e Criar um planejamento de arquivos para gerenciar registros no SharePoint Server Neste artigo: Conhecer as abordagens de gerenciamento de registros do Exchange Server 2010 e do SharePoint Server 2010 Considerações sobre a escolha de uma solução de gerenciamento de registros para mensagens 332

333 Conhecer as abordagens de gerenciamento de registros do Exchange Server 2010 e do SharePoint Server 2010 Tanto o Exchange Server 2010 quanto o SharePoint Server 2010 oferecem recursos de gerenciamento de registros específicos para os tipos de conteúdo otimizados em cada produto. Use as informações desta seção como uma visão geral da funcionalidade de cada produto e siga os links para obter informações mais detalhadas. Gerenciamento de registros de mensagens do Exchange Server 2010 O gerenciamento de registros de mensagens (MRM) é a tecnologia de gerenciamento de registros presente no Exchange Server No MRM, há estas duas abordagens de gerenciamento de mensagens como registros: Marcas de retenção: um administrador cria marcas de retenção e vincula essas marcas a uma política de retenção. O administrador também configura uma política de retenção padrão que é aplicada a mensagens sem marcas. Os usuários podem marcar suas mensagens e pastas e utilizar regras de aplicação de políticas de retenção que definem de que maneira as mensagens são processadas como registros. Esta é uma abordagem centrada no usuário, que permite aos usuários finais marcar e armazenar conteúdo com base em suas necessidades individuais. Para obter mais informações, consulte Noções básicas sobre marcas e políticas de retenção ( Pastas gerenciadas: um administrador cria pastas gerenciadas e as vincula a uma política de caixa de correio de pasta gerenciada. Assim, os usuários podem organizar suas mensagens nessas pastas gerenciadas para a aplicação da política desejada. Esta é uma abordagem centrada no administrador, que permite à organização definir regras específicas de classificação de conteúdo que devem ser seguidas pelos usuários finais. Para obter mais informações, consulte Noções básicas sobre pastas gerenciadas ( Para obter mais informações sobre MRM do Exchange Server 2010, consulte Noções básicas sobre o gerenciamento de registros de mensagens ( Gerenciamento de registros do SharePoint Server 2010 Use o SharePoint Server 2010 para gerenciar uma variedade de tipos de conteúdo como registros, inclusive mensagens. No SharePoint Server 2010, há duas abordagens de gerenciamento de registros: em um arquivo morto de registros ou no local com outro conteúdo. O uso para mensagens de uma abordagem de arquivo morto de registros, no local ou uma combinação das duas vai depender da sua estratégia geral e implementação de gerenciamento de registros. Para obter mais informações sobre como definir a abordagem a usar, consulte Usando um arquivamento de registros versus o gerenciamento de registros in-loco (SharePoint Server 2010). Para gerenciar registros de mensagens no SharePoint Server, é preciso mover ou copiar mensagens do Exchange Server para o SharePoint Server. Há soluções de terceiros disponíveis que fornecem essa funcionalidade. Veja os links para algumas dessas soluções de parceiros na Central de Recursos de Gerenciamento de registros no SharePoint Server

334 Observação: Quando você cria uma Central de Registros no SharePoint Server 2010, o recurso Integração de com Organizador de Conteúdo é incluído somente para implementações do Exchange Server 2007 herdado com suporte a correio de registro em diário no SharePoint Server. O Exchange Server 2010 não tem mais suporte para essa funcionalidade. Não há suporte para o envio direto de para o organizador de conteúdo. Considerações sobre a escolha de uma solução de gerenciamento de registros para mensagens A principal vantagem do gerenciamento de registros do SharePoint Server 2010 em comparação com o gerenciamento de registros de mensagens do Exchange Server 2010 é que o SharePoint Server permite o amplo gerenciamento de registros de conteúdo, ao passo que o Exchange Server é específico para gerenciamento de registros de mensagens. Além disso, usando o SharePoint Server, você pode usar outras funcionalidades avançadas do SharePoint Server, como colaboração e gerenciamento de documentos para mensagens. Se você precisa de uma solução de arquivo morto de mensagens que ofereça gerenciamento de retenção de mensagens na sua organização, a funcionalidade do Exchange pode ser exatamente o que você busca. Entretanto, se tiver outras necessidades para suas mensagens, o SharePoint Server traz uma funcionalidade útil para as mensagens, além de outros conteúdos. Considere o SharePoint Server nas seguintes situações: Você prefere gerenciar mensagens no contexto com outros conteúdos para preservar a integridade ou prefere usar recursos de pesquisa, fluxo de trabalho, metadados e colaboração. Você precisa gerenciar registros de mensagens juntamente com outros registros de conteúdo, como parte de um plano de arquivo gerenciado centralmente que defina metadados, fluxo de trabalho e requisitos sofisticados de retenção. Analise as considerações da tabela abaixo para determinar se o MRM do Exchange Server 2010 ou o gerenciamento de registros do SharePoint Server 2010 atende às necessidades da sua organização. Caso use um produto diferente do Exchange Server 2010, ainda poderá usar as informações sobre o SharePoint Server 2010 para fazer comparações com o seu produto. Consideração Exchange Server 2010 SharePoint Server 2010 Necessidades de gerenciamento de conteúdo Os registros de mensagens não exigem a funcionalidade do SharePoint Server 2010 na sua 334 É importante que os usuários da sua organização

335 Consideração Exchange Server 2010 SharePoint Server 2010 Finalidade do gerenciamento de mensagens como registros Escopo da política de retenção organização. Você quer ou precisa gerenciar registros de mensagens separadamente de outros conteúdos da sua organização. 335 possam usar os recursos do SharePoint Server 2010, como tipos de conteúdo, políticas de retenção de várias fases e fluxos de trabalho, com conteúdos que sejam originados como mensagens. Você quer ou precisa gerenciar registros de mensagens juntamente com outros tipos de conteúdo da sua organização, especialmente quando o contexto da mensagem é relacionado a outro conteúdo mantido como registro. As políticas de retenção da sua organização são amplamente aplicadas nos tipos de mensagens. Você tem políticas de retenção sofisticadas, que são acionadas por modelos avançados de metadados definidos no SharePoint Server e não podem ser replicadas no Exchange Server 2010.

336 Consideração Exchange Server 2010 SharePoint Server 2010 Isolamento Escopo de armazenamentos As mensagens não precisam ser gerenciadas com outro conteúdo pelos operadores de informações. Os armazenamentos legais de mensagens podem ser gerenciados separadamente de outros tipos de conteúdo. As mensagens podem ser gerenciadas juntamente com outro conteúdo pelos operadores de informações no SharePoint Server. Os armazenamentos legais são aplicados a todo tipo de conteúdo da mesma maneira. Consulte também Conceitos Visão geral do gerenciamento de registros (SharePoint Server 2010) Criar um planejamento de arquivos para gerenciar registros no SharePoint Server 2010 Outros recursos Política e conformidade de mensagens ( 336

337 Planejamento de biblioteca de ativos digitais (SharePoint Server 2010) O Microsoft SharePoint Server 2010 dispõe de uma biblioteca de ativos, que permite armazenar e gerenciar ativos digitais, como imagens, áudio, vídeo e outros fragmentos de conteúdo reutilizáveis de diversos aplicativos. Os tipos de conteúdo especificamente projetados para ativos de áudio e vídeo oferecem suporte para o armazenamento e a reprodução desses ativos em Web Parts e páginas de Web Parts, e o player do Microsoft Silverlight 3 é integrado à interface do usuário para melhorar a experiência de reprodução de mídia dos usuários finais. Use os artigos deste capítulo como orientação ao planejar o gerenciamento de ativos digitais de uma solução com base no SharePoint Server Os artigos deste capítulo incluem: Visão geral do gerenciamento de ativos digitais (SharePoint Server 2010) descreve o gerenciamento de ativos digitais, detalha os usuários de uma biblioteca de ativos digitais, esquematiza a funcionalidade-chave do gerenciamento de ativos digitais no SharePoint Server 2010 e resume os possíveis cenários para o gerenciamento de ativos digitais. Planejar bibliotecas de ativos abrange o processo de planejamento para o gerenciamento de ativos digitais. Esse processo inclui etapas para o planejamento de bibliotecas de ativos e descreve as tarefas associadas ao planejamento de vários aspectos de uma solução de ativos digitais, como armazenamento e desempenho, permissões e segurança, metadados e Pesquisa, Web Parts, modos de exibição e filtros, e suporte a clientes. Topologia e arquitetura de biblioteca de ativos digitais (SharePoint Server 2010) discute arquitetura lógica e as decisões de topologia relacionadas à implantação de bibliotecas de ativos digitais 337

338 Visão geral do gerenciamento de ativos digitais (SharePoint Server 2010) Este artigo descreve ativos digitais (também chamados de mídia avançada) e define os principais termos usados em relação ao gerenciamento de ativos digitais no Microsoft SharePoint Server Ele também explica aspectos do gerenciamento de ativos digitais usando a biblioteca de ativos no SharePoint Server 2010, descreve os principais usuários de uma biblioteca de ativos e explica cenários comuns para usar a biblioteca de ativos no SharePoint Server Para obter mais informações sobre como planejar uma solução de gerenciamento de ativos digitais, consulte Planejar bibliotecas de ativos digitais (SharePoint Server 2010). Cada vez mais funcionários de escritórios criam ou reutilizam imagens e outros ativos de mídia avançada durante suas tarefas diárias. Frequentemente, porém, não existe um repositório comum no nível de departamento ou empresa otimizado para armazenar esses ativos. Um repositório comum permite que os usuários descubram e reutilizem facilmente os ativos de mídia avançada que outras pessoas criaram. A biblioteca de ativos digitais do SharePoint Server 2010 pode promover economia de tempo e de outros recursos para uma organização, oferecendo um repositório especializado para o armazenamento e o gerenciamento de ativos digitais. Os usuários não precisam mais procurar ativos em diferentes locais da rede ou recriá-los do zero. Usando um repositório centralizado para gerenciar os ativos digitais, a organização também exerce um controle mais rígido sobre o conteúdo confidencial e pode garantir que somente ativos aprovados de produtos sejam disponibilizados para os usuários apropriados. Neste artigo: Sobre o gerenciamento de ativos digitais Usuários de uma biblioteca de ativos Gerenciando ativos digitais no SharePoint Server 2010 Cenários para o uso da biblioteca de ativos Sobre o gerenciamento de ativos digitais Um ativo digital é um arquivo de imagem, áudio ou vídeo, imagem ou outro fragmento de conteúdo avançado reutilizável que uma organização usa em todos os seus aplicativos. A biblioteca de ativos no SharePoint Server 2010 permite aos usuários criar, descobrir e reutilizar facilmente ativos digitais existentes dentro da organização. No SharePoint Server 2010, você usa uma biblioteca de ativos para armazenar e compartilhar ativos digitais com usuários. A biblioteca de ativos é um modelo de biblioteca do SharePoint Server 2010 que é personalizado para usar tipos de conteúdo projetados especificamente para armazenar e catalogar ativos de mídia avançada. Uma solução de gerenciamento de ativos digitais eficiente especifica: Os metadados a serem fornecidos a cada tipo de ativo 338

339 O espaço de armazenamento necessário para os ativos e os problemas de desempenho a serem considerados para oferecer ativos aos usuários Onde armazenar os ativos em cada estágio do ciclo de vida de um ativo Como controlar o acesso a um ativo em cada estágio do seu ciclo de vida. Como mover ativos na organização à medida que os membros da equipe contribuem na criação, exame, aprovação, publicação e disposição dos ativos. As políticas devem ser aplicadas aos ativos, de modo que as ações relacionadas aos ativos sejam auditadas, os ativos sejam retidos ou descartados corretamente e os ativos importantes para a organização sejam protegidos. Como os ativos são tratados como registros corporativos, que devem ser retidos de acordo com requisitos e diretrizes corporativas. Para obter informações sobre como planejar uma solução de ativos digitais com o SharePoint Server 2010, consulte Planejar bibliotecas de ativos digitais (SharePoint Server 2010). Usuários de uma biblioteca de ativos Os usuários de uma biblioteca de ativos no SharePoint Server 2010 geralmente se encaixam em uma destas três categorias: Criadores de ativos Este grupo inclui pessoas que criam ativos individuais, como artistas gráficos, produtores de vídeo ou redatores de marketing, e que enviam ativos para a biblioteca de ativos. Por exemplo, um artista gráfico pode criar um logotipo de produto em vários tamanhos e resoluções, em cores e em preto e branco, e carregar todas as versões do logotipo para a biblioteca de ativos para uso por outros membros de uma equipe de marketing de produto. Gerentes de ativos Este grupo inclui pessoas que gerenciam os ativos da biblioteca. Eles são encarregados de todo o fluxo de trabalho, a partir do momento em que o ativo é enviado pela primeira vez, passando pela publicação, até perder a validade. Eles também são encarregados de gerenciar e organizar ativos na biblioteca. Por exemplo, um Gerente de Ativos pode pegar várias versões de um logotipo de produto e categorizá-las adequadamente na biblioteca e adicionar metadados importantes, como palavras-chave, e definir uma data após a qual o ativo não pode ser usado. Consumidores de ativos Este grupo inclui pessoas que precisam localizar e usar os ativos da biblioteca para criar outros produtos de trabalho. Por exemplo, os designers da Web podem usar um logotipo de produto da biblioteca de ativos ao criarem páginas de marketing para sites de produtos. Dependendo do cenário, pode haver interseção entre esses grupos de usuários. Por exemplo, usuários com permissão para carregar a biblioteca de ativos também podem ter permissão para categorizar e gerenciar os ativos que enviarem para o arquivo morto. Criadores de ativos também podem ser consumidores de ativos se procurarem e usarem ativos adicionados a outros produtos de trabalho que, por sua vez, são carregados como ativos separados. Por exemplo, um produtor de vídeo pode usar um logotipo de produto ao fazer um vídeo de marketing para um produto e carregar o vídeo na biblioteca como um ativo separado. 339

340 Gerenciando ativos digitais no SharePoint Server 2010 O SharePoint Server 2010 fornece um modelo de biblioteca chamado Biblioteca de Ativos, que é personalizado para usar novos tipos de conteúdo de imagem, áudio e vídeo projetados especificamente para armazenar e catalogar ativos de mídia avançada. Esses novos tipos de conteúdo utilizam novos tipos de coluna como Visualização, Tamanho da Imagem, Data da Imagem e Duração (segundos), que contribuem para os metadados de um ativo específico. A biblioteca de ativos também tem um modo de visualização que exibe uma miniatura e alguns desses metadados quando você passa o ponteiro sobre o ativo. Palavras-chave corporativas podem ser atribuídas aos ativos para tornar mais fácil encontrá-los em consultas de pesquisa. As palavras-chave podem ser atribuídas por criadores de ativos quando um novo ativo é carregado ou podem ser adicionadas posteriormente por um gerente de ativos. Os usuários podem classificar ativos, um recurso que oferece metadados adicionais para ativos. Os metadados podem, então, ser usados quando os ativos são exibidos em uma Web Part. Por exemplo, se há uma biblioteca de vídeos de treinamento que os usuários exibiram ou classificaram, você pode usar uma Web Part para exibir os vídeos com classificação mais elevada em uma página da Web. Os criadores e gerentes de ativos trabalham diretamente na biblioteca de ativos para carregar, categorizar e gerenciar ativos. Os consumidores de ativos podem pesquisar na biblioteca para localizar ativos para inserir em projetos de outros aplicativos. Os consumidores podem pesquisar uma biblioteca de ativos de aplicativos do Microsoft Office e inserir um ativo no aplicativo aberto, como Microsoft Word ou Microsoft PowerPoint. Existem quatro maneiras de exibir ativos digitais para usuários no SharePoint Server 2010: Permitir que os usuários naveguem na biblioteca de ativos. Inserir uma Web Part em uma página da Web de um site de equipe. Usar o controle de campo de vídeo em uma página de publicação em um site de publicação. Usar a Web Part de Consulta de Conteúdo. Os métodos específicos que você usa para exibir ativos para usuários da biblioteca de ativos variarão dependendo de quem são os usuários, como eles precisam usar ativos da biblioteca e quais métodos de exibição de ativos são mais apropriados para um cenário de biblioteca de ativos. Além dos recursos que fazem parte da biblioteca de ativos, você pode aproveitar os recursos do SharePoint Server como fluxos de trabalho, roteamento, regras e diretivas. Esses recursos ajudam a gerenciar os ativos à medida que eles entram na biblioteca de ativos, controlar o andamento dos ativos, automatizar a publicação dos ativos em aprovação e definir o vencimento de ativos. Cenários para o uso da biblioteca de ativos A biblioteca de ativos pode ser adicionada a qualquer conjunto de sites ou site do SharePoint Server 2010 e pode ser usada para fornecer ativos digitais para usuários de vários cenários. A tabela a seguir descreve possíveis cenários nos quais você pode usar uma biblioteca de ativos digitais. 340

341 Cenário Biblioteca de marcas corporativas Portal divisional Site de equipe Descrição Usa a biblioteca de ativos para armazenar ativos de marca corporativos como logotipos, arte e outros ativos digitais e usa fluxos de trabalho de moderados a pesados e políticas para gerenciar o conteúdo. Equipes criativas podem enviar ativos digitais para a biblioteca de ativos, onde são revisados e publicados. Os controladores de conteúdo gerenciam e editam ativos digitais para garantir que eles tenham sido marcados e organizados corretamente. Os consumidores que são operadores de informações e os parceiros de extranet que têm acesso autorizado e oficial para logotipos corporativos ou ativos de marcas utilizam a biblioteca para localizar o conteúdo de que precisam. Usa a biblioteca de ativos como repositório de arquivos de imagens e arquivos de mídia avançada para um único site de portal. Nesse cenário, qualquer colaborador ou designer pode carregar logotipos e imagens para a biblioteca para que outras pessoas os exibam e usem. O conteúdo geralmente é gerenciado conforme necessário por colaboradores e utiliza fluxo de trabalho ou diretivas mínimas para sua adição e gerenciamento na biblioteca. Por exemplo: a biblioteca de portal divisional pode ter vários colaboradores, mas apenas alguns aprovadores. Autores e designers do site usam o conteúdo da biblioteca ao exibi-lo, baixá-lo e inseri-lo em seus produtos de trabalho, como documentos ou apresentações. Semelhante a um portal divisional, porém menor. Usa a biblioteca de ativos como um repositório para imagens e mídia avançada de um único site de equipe. Nesse cenário, qualquer membro da equipe pode carregar ativos para a biblioteca, para que outros membros da equipe os exibam e usem. O conteúdo é gerenciado conforme necessário pelos colaboradores e usa muito pouco 341

342 Cenário Arquivo morto corporativo Site de compartilhamento de mídia divisional Descrição fluxo de trabalho ou diretiva em sua adição e gerenciamento na biblioteca. Os membros da equipe usam o conteúdo da biblioteca, exibindo-o, baixando-o e inserindo-o em seus produtos de trabalho, como documentos ou apresentações. Usa a biblioteca de ativos de forma estrita, como um arquivo morto que cataloga imagens, vídeo, documentos e outros ativos que têm valor histórico para a organização. Os usuários podem enviar itens atuais e antigos, que são coletados, digitalizados, organizados e marcados por curadores que gerenciam a biblioteca, para que outros usuários possam procurar, pesquisar e exibir o conteúdo arquivado. Usa a biblioteca de ativos para armazenar arquivos de áudio e vídeo. Nesse cenário, qualquer pessoa pode contribuir para a biblioteca e há pouco ou nenhum gerenciamento de itens. É possível fazer classificações, que são combinadas com etiquetagem social dos ativos para orientar sua estrutura e apresentação dentro da biblioteca. Consulte também Conceitos Planejar bibliotecas de ativos digitais (SharePoint Server 2010) 342

343 Planejar bibliotecas de ativos digitais (SharePoint Server 2010) Este artigo descreve as tarefas envolvidas no planejamento de uma solução de biblioteca de ativos digitais do Microsoft SharePoint Server A biblioteca de ativos do SharePoint Server 2010, que é um tipo de biblioteca de documentos, é uma coleção de arquivos de mídia como arquivos de imagem, áudio e vídeo compartilhados com outros usuários do site. Este artigo primeiro resume a biblioteca de ativos e ensina como planejá-la. O artigo também descreve as tarefas adicionais associadas ao planejamento de vários aspectos do gerenciamento de ativos digitais em uma empresa. Para obter informações sobre como gerenciar ativos digitais, consulte Visão geral do gerenciamento de ativos digitais (SharePoint Server 2010). Neste artigo: Visão geral da biblioteca de ativos Planejar bibliotecas de ativos Planejar permissões e segurança Planejar armazenamento e desempenho Planejar metadados e pesquisa Planejar Web Parts e páginas da Web Planejar o suporte ao cliente Visão geral da biblioteca de ativos As bibliotecas de ativos são coleções de arquivos de mídia por exemplo, arquivos de imagem, áudio e vídeo no SharePoint Server 2010, os quais você compartilha com outros usuários do site. Como parte do planejamento do gerenciamento de ativos digitais, você deve determinar a biblioteca de ativos que atende melhor às necessidades da organização. Como a biblioteca de ativos não é nada mais do que uma biblioteca do SharePoint Server com tipos de conteúdo especializados para ativos digitais, muitos dos métodos usados para planejar uma solução de ativos digitais são iguais aos utilizados no planejamento de uma solução de gerenciamento de documentos. Você pode usar uma biblioteca de ativos de duas maneiras: Como uma biblioteca de documentos genérica para ativos digitais no nível de equipe A biblioteca é usada simplesmente para armazenar arquivos de imagens, áudio e vídeo, para utilização pela sua equipe. Você pode conceder a todos os membros da equipe as permissões para carregar, organizar e gerenciar ativos, ou restringir a tarefa de organizar e gerenciar ativos a um subconjunto de pessoas da sua equipe. 343

344 Observação: O SharePoint Server 2010 não oferece suporte para fluxo ao vivo de conteúdo de áudio ou vídeo. Como um repositório centralizado de ativos digitais para a organização Nessa situação, você usa o fluxo de trabalho e a aprovação de conteúdo para todos os ativos adicionados à biblioteca, e talvez existam pessoas de diferentes funções responsáveis por estágios separados do processo de aprovação. Por exemplo, designers gráficos e produtores de áudio e vídeo poderiam carregar ativos para a biblioteca. Mas um gerente de conteúdo poderia ser responsável pela triagem da entrada de ativos e aprovação para publicação, além de atribuir metadados adicionais aos ativos. Planejar bibliotecas de ativos O processo de planejamento de bibliotecas de ativos para a solução de ativos digitais consiste nas seguintes etapas principais: 1. Identificar as funções de gerenciamento de ativos digitais 2. Analisar a utilização de ativos 3. Planejar a organização de bibliotecas de ativos 4. Planejar tipos de conteúdo 5. Planejar o controle de conteúdo para ativos digitais 6. Planejar fluxos de trabalho 7. Planejar políticas 8. Outros usos de uma biblioteca de ativos Identificar as funções de gerenciamento de ativos digitais Como ocorre no planejamento de uma biblioteca de documentos, a primeira etapa do planejamento de uma biblioteca de ativos digitais é identificar os participantes e os interessados na sua solução. Isso ajudará a responder perguntas como: quem cria os ativos digitais na organização, que tipos de ativos eles criam, quem gerencia os ativos e quem mantém os servidores nos quais os ativos são armazenados? Para obter mais informações e para ver uma planilha para gravar os dados coletados, consulte Identificar usuários e analisar o uso de documentos. Analisar a utilização de ativos Após identificar quem trabalha nos ativos, determine os tipos de ativos utilizados e como eles serão usados. Essa análise ajudará a determinar informações importantes, como a forma de estruturar as bibliotecas de ativos, quantas bibliotecas serão necessárias, quais tipos de conteúdo usar para os ativos e quais diretivas de gerenciamento de informações devem ser aplicadas às bibliotecas de ativos. Como o tamanho da maioria dos ativos digitais será muito maior do que o de documentos padrão, você também deverá planejar a capacidade de armazenamento. Para obter mais informações e para ver uma planilha para gravar os dados coletados, consulte Identificar usuários e analisar o uso de documentos. Planejar a organização de bibliotecas de ativos 344

345 À medida que planeja as bibliotecas de ativos, você deve tomar decisões específicas sobre as bibliotecas, como onde criá-las, como elas devem ser usados, quantas são necessárias e como organizá-las. Use os mesmos métodos de planejamento de bibliotecas de ativos usados no planejamento de bibliotecas de documentos. Esta seção descreve informações especiais para o planejamento de bibliotecas de ativos: Determinar quantas bibliotecas de ativos são necessárias Decidir onde você deseja criar a biblioteca de ativos Escolher uma biblioteca fixa ou colaborativa Decidir como organizar a biblioteca de ativos Determinar quantas bibliotecas de ativos são necessárias Essa determinação, como nas etapas anteriores de análise e planejamento, também depende de como a biblioteca de ativos será usada. Por exemplo: se você tem equipes individuais que precisam usar bibliotecas de ativos para colaboração e que precisam controlar o conteúdo, como o controle de versões, enquanto trabalham nos ativos, você pode criar uma biblioteca de ativos para cada site de equipe que precisa de uma biblioteca. Depois, você poderá permitir que as equipes gerenciem seus próprios ativos. Se quiser que a biblioteca de ativos sirva como um grande repositório centralizado a ser usado por diferentes equipes, você poderá criar uma única biblioteca de ativos e ajustar as permissões para restringir quem vai usar, gerenciar e pesquisar na biblioteca. Para obter mais informações, consulte Planejamento da biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010). Observação: Se você habilitar o cache em disco para um aplicativo Web, cada conjunto de sites desse aplicativo Web usará o cache. Se você não precisa ter cache de disco para a maioria dos sites, considere colocar em um aplicativo Web separado somente esses conjuntos de sites que contêm uma biblioteca de ativos que requer o cache de disco. Decidir onde criar a biblioteca de ativos O local onde você criará a biblioteca de ativos dependerá de como você planeja usá-la. Para uma biblioteca de ativos geral que será usada pela equipe, você pode criar a biblioteca no nível de site. Para um repositório central, você pode criar a biblioteca de ativos no nível de conjunto de sites. Se a biblioteca de ativos for usada em um site de publicação na Web, coloque-a no mesmo conjunto de sites do site de publicação para que os arquivos de ativos usados pelas páginas de publicação estejam disponíveis para o site de publicação. Use sua análise de ativos para determinar quem cria e usa os ativos e como eles serão usados. Isso o ajudará a decidir onde as bibliotecas de ativos são necessárias na empresa. Escolher uma biblioteca fixa ou colaborativa Dependendo do seu cenário, a biblioteca de ativos será principalmente uma biblioteca fixa, onde ativos concluídos são inseridos e a biblioteca é somente leitura, ou será um ambiente de colaboração, no qual o controle de versões da biblioteca é habilitado e os usuários com as permissões adequadas são capazes de ler e gravar os ativos existentes. Decidir como organizar a biblioteca de ativos Você pode planejar o armazenamento de todos os ativos na raiz da biblioteca de ativos e usar exibições personalizadas para mostrar aos usuários da biblioteca os ativos com base em determinados critérios. Você também pode usar as pastas para guardar os ativos de acordo com os critérios que 345

346 especificar. Por exemplo, é possível colocar todos os vídeos em uma pasta e os arquivos de áudio em outra, ou criar pastas de produtos e colocar todos os ativos referentes a um determinado produto em cada uma. Consulte sua análise de ativos para determinar os cenários mais comuns para a utilização de ativos na sua organização. Planejar tipos de conteúdo As bibliotecas de imagens incluem conteúdos de imagem, áudio e vídeo. Você pode usar esses tipos de conteúdos ou criar seus próprios tipos personalizados, derivados daqueles, dependendo das necessidades de classificação da empresa. Por exemplo, você pode criar dois tipos de conteúdo para pôsteres e logomarcas de produtos, e derivar as características básicas para os novos tipos de conteúdos do tipo de conteúdo imagem. Isso permite que você associe propriedades separadas para os dois novos tipos de conteúdo, especifique fluxos de trabalho diferentes ou defina diretivas de gerenciamento de informações diferentes com base nos tipos de conteúdo. Para obter mais informações, consulte Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010) Planejar o controle de conteúdo para ativos digitais Planeje o grau de controle para cada tipo de conteúdo e local de armazenamento para ativos digitais. Por exemplo, se a biblioteca de ativos é uma solução de colaboração, você pode usar o controle de versão para armazenar iterações sucessivas de ativos na biblioteca e exigir que os usuários façam o check-in e o check-out dos ativos antes de trabalhar neles. Você também pode especificar um processo de aprovação pelo qual os ativos devem ser aprovados antes de serem disponibilizados publicamente. Para obter mais informações, consulte Planejamento de controle de versão, aprovação de conteúdo e check-out (SharePoint Server 2010). Planejar fluxos de trabalho Use fluxos de trabalho para executar tarefas de gerenciamento de ativos da biblioteca da mesma forma usada para documentos de uma biblioteca. É importante identificar o seguinte: os ativos precisam ser revisados e aprovados antes de serem usados por consumidores de ativos? Quem é o responsável pelo gerenciamento da validade dos ativos? Os ativos são mantidos ou excluídos após o fim de sua validade? Para obter mais informações, consulte Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho (SharePoint Server 2010). Planejar políticas Para cada tipo de conteúdo a ser usado na sua biblioteca de ativos, você deve planejar as diretivas de gerenciamento de informações que determinam como os ativos são auditados, mantidos e rotulados. Para obter mais informações, consulte Planejamento de políticas de gerenciamento de informações (SharePoint Server 2010). 346

347 Importante: O SharePoint Server 2010 não aplica automaticamente a proteção de IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação) para conteúdo de áudio ou vídeo armazenado em uma biblioteca de ativos do SharePoint Server Além disso, quando ativos de áudio ou vídeo armazenados no SharePoint Server 2010 são exibidos por um usuário, cópias desses ativos podem ser armazenadas no cache do navegador local do usuário. O media player to SharePoint Server 2010 oferece suporte para reprodução de formatos de áudio e vídeo protegidos por IRM e formatos de vídeo nos quais a proteção DRM foi aplicada por um provedor de IRM externo, aceito pelo Microsoft Silverlight 3 ou versões posteriores. Para obter mais informações, consulte Gerenciamento de Direitos Digitais (DRM) ( Outros usos de uma biblioteca de ativos A tabela a seguir lista a utilização adicional para uma biblioteca de ativos no SharePoint Server Recurso Podcasts Locais Sugeridos do Navegador de Conteúdo Organizador de Conteúdo 347 Descrição Com os novos tipos de conteúdo de áudio e vídeo incluídos em bibliotecas de ativos, o RSS feed de biblioteca pode ser usado em podcasts. Os usuários podem levar a URL para a biblioteca de RSS feed e inseri-la em seu aplicativo de podcast para receber atualizações de novos arquivos de áudio e vídeo adicionados à biblioteca de ativos. Ao usar um site de publicação, a URL de uma biblioteca de ativos de um site pode ser adicionada à lista Locais Sugeridos do Navegador de Conteúdo do site de publicação. Isso permitirá que os criadores de conteúdo acessem a biblioteca de ativos ao inserirem ativos em páginas da Web no SharePoint Server 2010 ou nos aplicativos do Microsoft Office 2010, como o Microsoft Word. Ao usar uma biblioteca de ativos como um repositório centralizado, considere usar o recurso de Organizador de Conteúdo para automatizar o roteamento dos ativos carregados na biblioteca pelos usuários. Quando o recurso de Organizador de Conteúdo é iniciado em Configurações do

348 Recurso Links publicados Descrição Site, uma nova biblioteca chamada Biblioteca de Redistribuição é criada automaticamente. Isso permite a criação de regras para a forma como os ativos adicionados a esta biblioteca são roteados para outras bibliotecas, como a biblioteca de ativos. Por exemplo, você pode direcionar todos os ativos de áudio de uma pasta da biblioteca de ativos, enquanto todos os ativos de vídeo são armazenados em outra pasta. Uma das vantagens de usar o Organizador de Conteúdo é que certos campos de metadados podem ser necessários para receber entrada do usuário quando novos ativos são adicionados. Isso ajuda a controlar o local onde diferentes tipos de ativos são colocados e reduz o trabalho que seria realizado pelos gerenciadores de conteúdo responsáveis por administrar a biblioteca de ativos e gerenciar os ativos que ela contém. Os administradores podem adicionar links para os sites do SharePoint e listas de aplicativos clientes nos pacotes do Microsoft Office 2010, como o Word, o Microsoft Excel e o Microsoft PowerPoint. Esses links aparecem na guia Meus Sites do SharePoint na caixa de diálogo Abrir, Salvar e Salvar como quando você abre e salva documentos desses aplicativos. Os usuários podem adicionar links manualmente às suas listas de links publicados navegando até uma biblioteca e clicando em Conectar ao Office. Para obter mais informações, consulte Publish links to Office client applications. Planejar permissões e segurança O planejamento de permissões e segurança em uma biblioteca de ativos é o mesmo planejamento usado para permissões e segurança em uma biblioteca de documentos. Para obter informações sobre os grupos padrão disponíveis, níveis de permissão e quando usar grupos ou níveis personalizados, consulte Determinar os níveis de permissão e grupos que serão usados (SharePoint Server 2010). 348

349 Planejar armazenamento e desempenho Como uma biblioteca de ativos é um tipo especializado de biblioteca de documentos, a determinação dos requisitos de armazenamento para ativos digitais é um procedimento semelhante à determinação de requisitos de armazenamento para documentos. A principal diferença é que as bibliotecas de ativos contêm menos ativos que as bibliotecas de documentos. Mas os ativos de uma biblioteca de ativos são maiores que os da biblioteca de documentos. Durante o planejamento do armazenamento, analise o conteúdo para determinar o número e o tamanho médio dos ativos que serão armazenados na biblioteca de ativos. Por exemplo, se houver ativos e o tamanho de arquivo médio for de 10 megabytes (MB), será preciso ter, no mínimo, 500 gigabytes (GB) de armazenamento no servidor do banco de dados. Se você usar o cache do BLOB em disco, também deverá garantir que o servidor Web front-end tenha espaço em disco suficiente para armazenar os arquivos em cache. Dependendo do tipo de arquivos de ativos digitais que serão armazenados na sua biblioteca de ativos, você deve habilitar o cache BLOB baseado em disco e a otimização de taxa de bits para oferecer melhor desempenho aos usuários. Geralmente é uma boa ideia habilitar o cache BLOB baseado em disco. Quando o cache BLOB está habilitado, ele armazena os tipos de arquivos especificados no servidor Web front-end para reduzir a carga colocada no servidor de banco de dados quando esses arquivos são solicitados e oferecidos aos usuários. Se você for usar a biblioteca de ativos para oferecer arquivos de áudio e vídeo aos usuários, recomendados sempre habilitar o cache BLOB e a aceleração de taxa de bits no servidor. A otimização de taxa de bits controla a velocidade na qual os arquivos de áudio e vídeo são baixados para o cliente, de forma que o desempenho geral do site não seja afetado. A otimização de taxa de bits também permite o download e a visualização progressiva desses ativos pelos usuários. Para obter mais informações sobre o cache em disco, consulte Plan for caching and performanceleia-me da otimização da taxa de bits ( Planejar metadados e pesquisa A adição de metadados que ajudam a descrever o tipo e o conteúdo de um ativo digital melhora muito a capacidade de descobrimento de conteúdo de uma biblioteca de ativos. Ao planejar uma biblioteca de ativos, lembre-se de que os arquivos de mídia avançada não são pesquisados automaticamente porque não contêm texto que possa ser indexado pelo mecanismo de pesquisa. Os metadados usados para descrever os ativos digitais podem incluir informações como título, descrição, autor, direitos autorais e palavras-chave corporativas que oferecem detalhes adicionais sobre o ativo. Alguns metadados, como o tamanho e dimensões de uma imagem, são inseridos automaticamente quando o ativo é carregado na biblioteca de ativos. Outros metadados, como a descrição de texto de uma imagem, são adicionados manualmente pelo criador do ativo quando este é carregado ou pelo gerente da biblioteca durante a triagem de ativos de entrada ou a realização de tarefas administrativas, como a adição de palavraschave ou status de aprovação a bibliotecas de ativos. Planejar Web Parts e páginas da Web O SharePoint Server 2010 tem muitas Web Parts e controles de campo que foram adicionados ou atualizados para tirar proveito dos novos tipos de conteúdo incluídos na 349

350 biblioteca de ativos. As Web Parts são adicionadas às zonas da Web em páginas de Web Parts pelos proprietários de conteúdo, enquanto os controles de campo são adicionados a páginas de publicação pelos desenvolvedores e designers de sites. Entre os exemplos de Web Parts e controles de campo usados para exibir ativos digitais estão: Web Part e controle de campo de mídia Usado para exibir vídeo inserido em uma página da Web. Web Part e controle de campo de imagem Usado para exibir imagens de uma página da Web. Web Part de conteúdo por consulta Usado para exibir itens de todos os sites de um conjunto de sites, um site selecionado ou subsite, ou uma lista ou biblioteca específica. A consulta pode ser configurada para retornar uma lista de itens com base na lista e nos tipos de conteúdo e pode ser filtrada e direcionada para um público específico. Ao criar páginas da Web para sites, considere quais campos serão expostos aos usuários em páginas da Web e Web Parts para ajudá-los a localizar os ativos de que precisam. Você pode personalizar as informações exibidas quando um usuário deixa o ponteiro pausado em um ativo da biblioteca editando o modo de exibição Miniatura na página Configurações da Biblioteca. Planejar o suporte ao cliente Se você quer que os usuários da empresa aproveitem a experiência de mídia avançada oferecida pelo SharePoint Server 2010, instale o Silverlight 3 ou versões posteriores em todos os computadores cliente que irão acessar seus sites. Você deve planejar como e quando o Silverlight 3 será instalado. Por exemplo, todos os usuários acessarão a biblioteca de ativos e todos eles devem ter o player Silverlight 3 instalado? A organização exigirá uma implantação gerenciada do cliente Silverlight 3 para todas as áreas de trabalho ou permitirá que os usuários instalem o cliente conforme a necessidade? Para obter mais informações sobre o Silverlight 3, consulte Visão geral do Silverlight ( Observação: Quando um usuário que não tem o Silverlight 3 instalado em um computador tenta reproduzir um ativo de áudio ou vídeo, o ativo é aberto com qualquer aplicativo de mídia definido como o player padrão no computador. Consulte também Conceitos Visão geral do gerenciamento de ativos digitais (SharePoint Server 2010) 350

351 Topologia e arquitetura de biblioteca de ativos digitais (SharePoint Server 2010) Este artigo aborda decisões de topologia e arquitetura lógica relacionadas à implantação de bibliotecas de ativos digitais. Para obter informações sobre como gerenciar ativos digitais, consulte Visão geral do gerenciamento de ativos digitais (SharePoint Server 2010). A biblioteca de ativos do Microsoft SharePoint Server 2010, que é um tipo de biblioteca de documentos, é uma coleção de arquivos de mídia como arquivos de imagem, áudio e vídeo compartilhados com outros usuários do site. Como a biblioteca de ativos nada mais é do que uma biblioteca do SharePoint Server com tipos de conteúdo especializado para ativos digitais, a topologia e a arquitetura geral são minimamente afetadas. Os fatores que podem influenciar decisões de topologia e arquitetura lógica incluem: O posicionamento de bibliotecas de ativos digitais na estrutura geral do site. A relação entre bibliotecas de ativos digitais e bancos de dados de conteúdo na arquitetura lógica. A otimização de um farm de servidores com um cache BLOB (objeto binário grande) ou com Limitação de Taxa de Bits. O dimensionamento de um farm de servidores com bancos de dados dedicados ou hardware de servidor para ativos digitais, se necessário, para acomodar um grande volume de ativos digitais. Neste artigo: Arquitetura lógica para gerenciamento de ativos digitais Componentes de uma topologia de biblioteca de ativos digitais Topologia típica de biblioteca de ativos digitais Dimensionando topologias para bibliotecas de ativos digitais Arquitetura lógica para gerenciamento de ativos digitais O elemento fundamental do gerenciamento de ativos digitais do SharePoint Server 2010 é a biblioteca de ativos, que pode ser adicionada a qualquer site, em qualquer nível na sua solução. No entanto, se você for armazenar um grande volume de dados, como milhares ou dezenas de milhares de arquivos em uma biblioteca de ativos, ou arquivos de áudio ou de vídeo que, no total, exijam centenas de gigabytes de espaço de armazenamento, planeje cuidadosamente o local onde a biblioteca de ativos será criada e quais ativos serão armazenados. Por exemplo, se você tem um site de colaboração no qual várias equipes individuais têm cada uma seus próprios sites, mas precisam usar um conjunto compartilhado de mídia, pode criar uma biblioteca de ativos no site de nível superior para armazenar os ativos 351

352 que serão usados pelas equipes individuais. Nesse cenário, o banco de dados de conteúdo será armazenado por todos os sites no conjunto de sites, portanto, a quantidade e o tamanho dos arquivos armazenados na biblioteca de ativos pode ser significativamente menor que no exemplo anterior. A figura a seguir mostra um exemplo da arquitetura lógica para quando uma biblioteca de ativos for colocada na raiz de um conjunto de sites e compartilhar um banco de dados de conteúdo que tenha outros sites no conjunto de sites. Como outro exemplo, para um grande site de treinamento corporativo que conterá vídeos de treinamento usados por funcionários internos, você pode colocar a biblioteca de ativos no site de nível superior de um conjunto de sites que use seu próprio banco de dados de conteúdo e não tenha nenhum outro site abaixo dele na hierarquia de sites. Fazendo isso, você pode garantir que haja espaço de armazenamento suficiente para os arquivos que serão carregados na biblioteca de ativos. Isso também permite o planejamento de expansão futura, pois o banco de dados de conteúdo já é isolado por si mesmo e não compartilha conteúdo com outros sites em sua solução. A figura a seguir mostra um exemplo da arquitetura lógica quando uma biblioteca de ativos é colocada em um conjunto de sites separado com um banco de dados de conteúdo separado dos demais sites: 352

353 A tabela a seguir resume essas duas abordagens. Observe que você pode implementar uma combinação dessas duas abordagens. Área Conjunto de um único site Conjunto de sites separados Descrição Uso Uma biblioteca de ativos digitais está contida no mesmo conjunto de sites que outro conteúdo. Várias bibliotecas de ativos digitais podem ser criadas na estrutura do site. 353 Um conjunto de sites separado é implementado para hospedar uma biblioteca de ativos virtuais. As equipes podem As equipes adicionam e usam adicionar bibliotecas de arquivos de mídia da biblioteca ativos digitais aos sites de de ativos digitais gerenciada sua equipe ou usar a centralmente. biblioteca contida no site de