MANUSEIO DE PROCESSOS

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1 Orientações MANUSEIO DE PROCESSOS Coordenadoria de Material e Patrimônio Abril,

2 MANUSEIO DE PROCESSOS 1. Numeração das Folhas Processos terão cada uma de suas folhas numeradas e carimbadas, sendo vedada a extração de folhas, ou a existência de falhas na numeração seqüencial, exceto nos casos previstos neste manual. Apenas caracteres numéricos (de 0 a 9) serão utilizados para numeração, não sendo permitida a utilização de qualquer outro símbolo. O servidor deverá efetuar os seguintes procedimentos em cada folha a ser numerada: Apor o carimbo de numeração de folhas, preferencialmente, no canto superior direito da página frontal, estando atento aos cuidados com o manuseio de documentos. Lançar a numeração seqüencial da folha, em ordem crescente, de forma legível e sem rasura, no local apropriado na imagem do carimbo Apor sua rubrica, a tinta indelével, em local apropriado na imagem do carimbo. Como fazer referência ao Verso de uma Folha O verso das folhas de processos não será numerado. Quando for necessário fazer referência ao verso de uma folha de protocolado, deve-se usar a letra v (de verso) imediatamente após o número da folha. Por exemplo, a referência 5v indica o verso da folha Documentos com formato menor que A4 O servidor deverá executar os seguintes procedimentos para preparar documento cujo formato seja menor que A4: Colar o documento em folhas de formato A4, utilizando exclusivamente a frente da folha. Em se tratando de documento com anverso e verso deverá se fazer a colagem de forma a possibilitar a leitura do verso. Efetuar os procedimentos de numeração de folha descritos no item 1. 2

3 3. Peças Dobráveis com formato maior que A4 O servidor deverá executar os seguintes procedimentos para apor numeração em documento dobrável com formato maior que A4: Dobrar cada folha utilizando as instruções indicadas pela NBR 13142, de forma que, em sua apresentação final, fiquem no formato A4. Efetuar os procedimentos de numeração de folha descritos no item Peças que não deverão ser perfuradas As instruções para a montagem física de protocolado recomendam a perfuração do documento para garantir que todos os seus componentes sejam mantidos juntos e na ordem correta. Contudo, existem documentos que não permitem a perfuração, como é o caso de livros, CDs e outros. O servidor deverá executar os seguintes procedimentos para apor numeração em documento que não deverão ou não poderão ser perfurados: Colocar o documento dentro de um envelope transparente de tamanho A4.27 Apor a etiqueta (Figura I - Etiqueta de Identificação de Envelope) no envelope e preenchê-lo de forma legível e sem rasuras. Efetuar os procedimentos de numeração de folha, quando tratar-se de processo, descritos no item Renumeração de Folhas de Processo A renumeração de folhas poderá ser necessária excepcionalmente, quando for constatada falha ou omissão na numeração das folhas de um processo. Para efetuar a renumeração das folhas de um processo o servidor deverá: Estar com o processo em mãos. Para cada folha a ser renumerada, apor um X sobre o carimbo da numeração original para invalidá-lo. O X deverá englobar todo o carimbo, como apresentado na Figura I abaixo Carimbo de Cancelamento da Numeração. Numerar as folhas executando os procedimentos descritos no item 1. 3

4 Figura I 6. Encaminhamento de Processo para Tramitação A tramitação de processo será feita de forma descentralizada. A última unidade organizacional detentora do protocolado, é responsável por dar continuidade à sua tramitação ou encerrá-la, arquivando-o, em se tratando de arquivo setorial funcionalmente vinculado à unidade administrativa responsável pelo protocolado. Ao longo das diversas tramitações de um protocolado, a responsabilidade pela sua guarda e preservação passará de uma unidade para a outra. Uma determinada unidade administrativa assumirá a responsabilidade sobre um protocolado a partir do momento em que um de seus servidores assinar o Livro Protocolo atestando o recebimento físico do processo. Uma determinada unidade administrativa deixará de ter responsabilidade sobre um protocolado a partir do momento em que estiver seu Livro Protocolo assinado por servidor da unidade administrativa à qual foi feito o encaminhamento na tramitação. Além disso, deverá se observar o preenchimento da tramitação na capa do processo. O servidor de uma unidade administrativa deverá efetuar os seguintes procedimentos para dar andamento à tramitação de um protocolado: Ter o processo em mãos. Numerar cada uma das folhas das peças acrescidas conforme instruções contidas no item 1. 4

5 Preencher na capa do processo a sigla da unidade administrativa à qual o processo será encaminhado, a datada saída, o número de folhas e rubrica do servidor (o primeiro e segundo espaços já devem estar preenchidos quando do recebimento do processo pela unidade) 7. Encerramento e abertura de volumes Os volumes dos processos administrativos deverão ser encerrados quando o número de páginas atingir aproximadamente 300 folhas. Atentar para que a documentação fique por inteiro em um só volume. Todos os setores da Coordenadoria de Material e Patrimônio deverão adotar os seguintes modelos de termo de encerramento e de abertura de volumes: TERMO DE ENCERRAMENTO Nesta data, encerro o 1º volume dos autos do Processo Administrativo nº / , que tem como assunto o Pregão Eletrônico, do tipo Menor Preço para Aquisição de Material de Consumo Aquisição de Bandeiras, destinado à UNIPAMPA, iniciando no número 01 e findando no número 300, a presente folha, não podendo mais nada lhe ser acrescentado. Bagé, 06 de Março de Fulano de Tal Divisão de Licitações UNIPAMPA-Reitoria 5

6 TERMO DE ABERTURA DE VOLUME ABRO, nesta data, o 2º volume dos autos do Processo Administrativo nº / , que tem como assunto Pregão Eletrônico, do tipo Menor Preço para Aquisição de Material de Consumo Aquisição de Bandeiras, destinado à UNIPAMPA, que se inicia nesta folha 301, esta folha, em decorrência do encerramento do 1º volume, à folha 300. Bagé, 0 de Março de Fulano de Tal Divisão de Licitações UNIPAMPA-Reitoria 6