Manual de Procedimentos da Autoridade de Gestão

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2 Controlo do Documento Responsável José Santos Soeiro Histórico de Alterações Versão Data Autor Descrição N.º de página Arminda Cavaleiro DEZ 2008 Rogério Martins Maria d Aires 1ª Versão Todas DEZ 2008 Arminda Cavaleiro Rogério Martins Maria d Aires 2ª Versão adaptada às recomendações do OAC e da AC Todas Aprovação Versão Data Autor Descrição Dez 2008 José Santos Soeiro 2ª Versão adaptada às recomendações do OAC e da AC Página 1 de 137

3 INDICE NOTA INTRODUTÓRIA ENQUADRAMENTO GERAL DO PROGRAMA Tipologia das operações Beneficiários do POATFEDER Autoridade de Gestão INSTRUÇÃO DE CANDIDATURAS Divulgação e apoio aos beneficiários Modalidade de Apresentação de Candidaturas Modo de Apresentação Dossier de Candidatura Recepção e análise das candidaturas Condições de admissibilidade e aceitabilidade dos beneficiários e das operações Análise das condições técnicas e financeiras da candidatura Critérios de selecção das candidaturas Parecer técnico de análise da candidatura Decisão de Financiamento Contrato de Financiamento Projectos Geradores de Receitas Código da Operação Obrigações dos beneficiários Dossier da Operação REPROGRAMAÇÃO DA DECISÃO DE FINANCIAMENTO Natureza da Reprogramação Tramitação dos Pedidos de Reprogramação SUSPENSÃO OU RESCISÃO DO CONTRATO DE FINANCIAMENTO Por iniciativa Por iniciativa do beneficiário EXECUÇÃO DAS OPERAÇÕES Modalidades de pedidos de pagamento Modo e Prazos de apresentação de Pedidos de Pagamento Documentação do pedido de pagamento Carimbo de comparticipação financeira Página 2 de 137

4 5.5 Documentos de despesa Procedimentos de contratação pública Elegibilidade das despesas Análise dos pedidos de pagamento PAGAMENTOS AOS BENEFICIÁRIOS PROCESSO DE VERIFICAÇÕES NO LOCAL RELATÓRIO DE EXECUÇÃO ANUAL DA OPERAÇÃO ENCERRAMENTO DA OPERAÇÃO Pressupostos para o encerramento a verificar pelo Beneficiário Pressupostos para o encerramento a verificar pela Autoridade de Gestão Relatório Final Conservação dos documentos IRREGULARIDADES E RECUPERAÇÕES FINANCEIRAS Noção de Irregularidade Sistema Contabilístico de Dívidas Comunicação ao beneficiário e ao IFDR Correcções financeiras Modalidades de recuperação dos montantes indevidamente pagos Prazo para a restituição Erro Sistémico Comunicação de irregularidades à Comissão Europeia Excepções à obrigatoriedade de comunicação de irregularidades Momento da comunicação das irregularidades INFORMAÇÃO E PUBLICIDADE Obrigações Site na Internet Obrigações dos Beneficiários Aplicação das insígnias e logótipos Manual de Identidade do POAT FEDER CERTIFICAÇÃO DE DESPESA Formalização de pedidos de certificação de despesa Prazos para apresentação dos pedidos de certificação de despesa Previsão de pedidos de pagamento Página 3 de 137

5 13. FLUXOS FINANCEIROS COM A COMISSÃO EUROPEIA GESTÃO E MONITORIZAÇÃO Prestação de Informação ao IFDR Gestão e Monitorização Interna Regionalização do POAT FEDER Anulação Automática - Regra N+2 (N+3) ACOMPANHAMENTO E AVALIAÇÃO DO POAT FEDER Comissão de Acompanhamento do POAT FEDER Relatório Anual de Execução do POAT FEDER Avaliação Sistema de Indicadores do Programa SISTEMA DE INFORMAÇÃO Sistema de Informação do FEDER e Fundo de Coesão SIFEDER/FC Sistema de Informação do POAT FEDER - SIAG POAT FEDER RESPEITO PELAS POLÍTICAS COMUNITÁRIAS LEGISLAÇÃO E ORIENTAÇÕES ANEXOS Anexo 1 Delegação de competências e Organização do Secretariado Técnico Anexo 2 - Formulário de Candidatura e instruções de preenchimento Anexo 3 - Check-list e Parecer de análise de candidaturas Anexo 4 - Decisão de Financiamento e Contrato de Financiamento Anexo 5 - Formulário de Reprogramação Anexo 6 - Parecer de análise de Reprogramação Anexo 7 - Formulário de Pedido de Pagamento Anexo 8 - Contratação Pública: fichas de verificação e notas explicativas Anexo 9 Ficha de identificação dos procedimentos de contratação pública Anexo 10 - Check-list e parecer de análise de pedido de pagamento Anexo 11 - Relatório de acção de acompanhamento Anexo 12 - Relatórios de execução anual e final e Parecer de análise dos relatórios de execução anual e final Anexo 13 - Norma IFDR nº 2: Sistema Contabilístico de Dívidas Página 4 de 137

6 Anexo 14 - Plano de Comunicação FEDER, FUNDO de COESÃO e POAT FEDER Anexo 15 - Manual de Identidade POAT FEDER Anexo 16 - Informação e Publicidade Anexo 17 - Norma IFDR n.º 1: Processo de Certificação de Despesa Anexo 18 - Ficha de Acompanhamento Mensal Anexo 19 - Fichas de monitorização interna Anexo 20 - Regulamento Interno da Comissão de Acompanhamento Anexo 21 - Regulamento de Acesso ao Financiamento FEDER Anexo 22 - Regulamento Geral FEDER e Fundo de Coesão Anexo 23 - Orientação da Comissão Europeia COCOF 07/0037/03-PT Anexo 24 Circular IFDR nº 2: Orientações para a publicação da lista de beneficiários Página 5 de 137

7 MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO PROGRAMA OPERACIONAL ASSISTÊNCIA TÉCNICA FEDER Nota Introdutória O Decreto-Lei n.º 312/2007 de 17 de Setembro, que define o modelo de governação do Quadro de Referência Estratégico Nacional (QREN) confere às autoridades de gestão dos programas operacionais, nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 45º, competências para propor regulamentos e aprovar orientações técnicas, administrativas e financeiras relativas às candidaturas a financiar pelo Programa Operacional, ao processo de apreciação das candidaturas e ao acompanhamento das operações financiadas. É neste âmbito que se enquadra o Manual de Procedimentos do POAT FEDER, que reúne e sistematiza os procedimentos e mecanismos processuais e regras nacionais e comunitárias em que o Gestor, com o apoio do Secretariado Técnico, se suporta para cumprimento das suas atribuições, bem como os procedimentos que os beneficiários devem adoptar na apresentação das candidaturas e durante o período de vigência das operações. Trata-se, assim, de um documento normativo directamente subordinado aos regulamentos comunitários, ao Regulamento Geral FEDER e Fundo de Coesão, ao Regulamento de Acesso a Financiamento do POAT FEDER (anexo 21), bem como à legislação nacional e comunitária aplicável, não dispensando o conhecimento e cumprimento destes. Este documento é evolutivo, de forma a acolher os ajustamentos e melhoramentos que sejam considerados convenientes, designadamente para introdução de novos procedimentos e/ou alteração dos pré-existentes, quer por orientação da Autoridade de Gestão, quer por recomendação de entidades de auditoria e controlo. Qualquer alteração será, depois de aprovada pelo Gestor, identificada no respectivo quadro de controlo. Página 6 de 137

8 1. ENQUADRAMENTO GERAL DO PROGRAMA O Programa Operacional de Assistência FEDER , adiante designado por POAT FEDER, foi aprovado pela Decisão da Comissão Europeia C(2007) 6883 de 21 de Dezembro, sendo o seu Código de Identificação Comum o seguinte: CCI 2007 PT 16 U PO 002. O Programa apoia acções com características transversais relativas ao QREN, independentemente do Fundo, acções respeitantes ao FEDER e Fundo de Coesão e, a nível territorial, abrange todo o território nacional. O POAT FEDER constitui, assim, o suporte instrumental ao desenvolvimento da estratégia do QREN, apoiando os sistemas e estruturas de coordenação e monitorização estratégica do QREN, os sistemas e estruturas de gestão, acompanhamento, avaliação, comunicação e controlo do FEDER e do Fundo de Coesão, bem como acções transversais aos vários programas operacionais. Distinguem-se três grandes áreas de actuação do POAT FEDER, que apresentam um carácter transversal a todos os programas: A coordenação e monitorização estratégica do QREN; A coordenação e monitorização financeira do FEDER e do Fundo de Coesão A auditoria e controlo do FEDER e Fundo de Coesão. Estas áreas de actuação foram enquadradas em quatro Eixos Prioritários: Eixo Prioritário 1 Coordenação e Monitorização Estratégica do QREN nas Regiões de Objectivo Convergência Funcionamento dos sistemas e estruturas de coordenação e monitorização estratégica do QREN; Estudos e avaliação do QREN; Comunicação do QREN. Eixo Prioritário 2 Coordenação e Monitorização Financeira do FEDER e do Fundo de Coesão nas Regiões de Objectivo Convergência Funcionamento dos sistemas e estruturas de coordenação, gestão e monitorização financeira do QREN, do FEDER e do Fundo de Coesão; Sistema de Informação; Estudos e avaliação do FEDER e do Fundo de Coesão; Comunicação do FEDER e do Fundo de Coesão. Página 7 de 137

9 Eixo Prioritário 3 Auditoria e Controlo do FEDER e Fundo de Coesão nas Regiões de Objectivo Convergência Auditoria e controlo da responsabilidade do IFDR; Auditoria e controlo da responsabilidade da IGF. Eixo Prioritário 4 Coordenação, Monitorização, Auditoria e Controlo nas Regiões de Objectivo Competitividade Regional e Emprego A coordenação e monitorização estratégica; A coordenação e monitorização financeira do FEDER e do Fundo de Coesão; A auditoria e controlo do FEDER e Fundo de Coesão. Considerando que, em termos regulamentares, cada Eixo Prioritário só pode beneficiar de dotação financeira a título de um objectivo e tendo ainda em conta que face ao carácter transversal das acções previstas, o programa cobre todo o território nacional, foi criado o Eixo Prioritário 4, no âmbito do qual não existirão operações apresentadas e aprovadas, mas sim operações que, em função das tipologias de temas e beneficiários, são apresentadas a um dos três primeiros Eixos às quais se aplicarão os critérios de imputação regional fixos, nos termos estabelecidos no Programa. Em termos financeiros, a dotação do POAT FEDER corresponde a uma despesa pública de Euros e a um montante FEDER de Euros, que representa uma taxa de co-financiamento comunitário de 85%, sendo elegíveis as despesas efectivamente pagas pelos beneficiários entre 1 de Janeiro de 2007 e 31 de Dezembro de Tipologia das operações O POAT FEDER enquadra as actividades necessárias para assegurar o funcionamento dos sistemas e estruturas de monitorização estratégica do QREN, o funcionamento dos sistemas e estruturas com competência em matéria de coordenação financeira global dos Fundos Estruturais e do Fundo de Coesão e de coordenação, gestão e monitorização financeira do FEDER e do Fundo de Coesão, incluindo as actividades respeitantes ao exercício das competências de certificação e pagamentos do FEDER e Fundo de Coesão, o funcionamento dos sistemas e estruturas respeitantes à auditoria e controlo do FEDER e Fundo de Coesão, a realização de acções de natureza transversal aos programas operacionais, bem como as acções respeitantes à gestão, acompanhamento e controlo do Programa. Página 8 de 137

10 O POAT FEDER enquadra ainda as actividades necessárias ao encerramento dos anteriores períodos de programação, bem como de acções preparatórias do próximo período de programação. 1.2 Beneficiários do POATFEDER A execução do POAT FEDER está centrada nas entidades responsáveis pela coordenação e monitorização estratégica do QREN, pela coordenação e monitorização financeira do FEDER e Fundo de Coesão e pela auditoria e controlo do FEDER e Fundo de Coesão, sendo que os programas operacionais ou as estruturas da Administração Central que asseguram o seu funcionamento jurídico-financeiro também poderão concorrer ao apoio do programa desde que os projectos sejam enquadráveis na tipologia de acções nele previstas. Assim, são beneficiários as seguintes entidades: Órgãos de Governação do QREN e dos Programas Operacionais ou estruturas da Administração Central que assegurem o seu funcionamento jurídico-administrativo; Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional, IP (IFDR); Inspecção-Geral de Finanças. 1.3 Autoridade de Gestão A Autoridade de Gestão do POAT FEDER é composta pelo Gestor, por inerência o Presidente do Conselho Directivo do IFDR e pelo Secretariado Técnico, que desempenham as suas funções nas instalações do IFDR. O Gestor do Programa é o primeiro responsável, com a capacidade exclusiva de decisão, superintendendo e decidindo sobre as propostas apresentadas pelo Secretariado Técnico. O Secretariado Técnico, coordenado pelo Secretário Técnico, tem por missão apoiar tecnicamente o Gestor no exercício das suas funções e competências, funcionando sob a responsabilidade deste, sendo especialmente responsável pela verificação e emissão de parecer sobre a aceitabilidade das candidaturas e validação da despesa. O Gestor do POAT FEDER delegou, através do Despacho nº 1/2008 de 12 de Dezembro de 2008, no Secretário Técnico, o exercício das funções a que aludem as alíneas a) e b) do artigo 60º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006, respeitantes, respectivamente, à selecção de candidaturas e validação de despesa, ficando abrangidas as competências do Gestor a que aludem as alíneas i) e ac) do nº 1 do artigo 45º do Decreto-Lei n.º 312/2007, de 17 Página 9 de 137

11 de Setembro, respeitantes, respectivamente, à verificação da elegibilidade da despesas e à aprovação das candidaturas a financiamento pelo PO, que reunindo condições de aceitabilidade, tenham mérito adequado para receberem apoio financeiro. De uma forma genérica, o Secretariado Técnico do POAT FEDER é responsável pelas seguintes funções: Análise de Candidaturas Prestação de apoio e de informação aos beneficiários; Verificação da admissibilidade, aceitabilidade e das condições gerais e específicas das candidaturas; Aplicação dos critérios de selecção; Verificação do cumprimento das normas regulamentares nacionais e comunitárias; Emissão de pareceres e elaboração propostas de decisão sobre as candidaturas submetidas; Análise e elaboração de propostas de decisão sobre reprogramações de projectos aprovados. Análise de Despesa/ Pedidos de Pagamento Análise dos pedidos de pagamento dos beneficiários e verificação dos documentos de despesa no âmbito dos projectos aprovados; Emissão de pareceres e elaboração propostas de decisão sobre a validação das despesas e pedidos de pagamento; Emissão de pedidos de pagamento junto da Entidade Pagadora. Controlo Interno Desenvolvimento de metodologias e procedimentos a utilizar no âmbito das verificações no local; Implementar as acções de verificação junto das entidades responsáveis pela execução dos projectos, através de verificações físicas e administrativas não contempladas na análise de pedidos de pagamento; Elaboração dos relatórios das acções de verificação no local e registo no SIAG POAT FEDER dos elementos recolhidos no decorrer das acções; Realização do follow-up das recomendações resultantes das acções de verificação no local e de acções de controlo e auditoria realizadas por entidades externas; Manter actualizada a informação relativa à comunicação de irregularidades e proceder ao respectivo tratamento de acordo com a legislação aplicável; Página 10 de 137

12 Assegurar o apoio às acções de controlo realizadas pelas instâncias nacionais e comunitárias competentes, incluindo a coordenação e elaboração dos exercícios de contraditório. Gestão Financeira Efectuar a recolha, tratamento e análise da informação financeira relativa à intervenção do PO; Acompanhar os fluxos financeiros e manter a conta corrente actualizada; Garantir os procedimentos inerentes às declarações de despesa para efeitos de certificação e pedidos de reembolso; Preparar as previsões de execução para efeitos de previsões de pedidos de pagamento à Comissão Europeia; Assegurar os procedimentos relativos ao sistema contabilístico de dívidas; Preparar e acompanhar os procedimentos relativos a restituições de apoios concedidos; Preparar os exercícios de reprogramação financeira; Acompanhar e controlar a execução financeira do PO, em função da dotação aprovada na Decisão. Monitorização Física e Financeira Elaborar os relatórios de execução anual e final do PO; Contributo para a implementação dos exercícios de avaliação que vierem a ser fixados no Plano de Avaliação; Elaboração/actualização de manuais de procedimentos; Efectuar a recolha e tratamento de indicadores; Preparar em termos técnicos e logísticos as reuniões da Comissão de Acompanhamento, dar sequência às decisões tomadas e elaborar as respectivas actas. Área de Informática e Sistemas de Informação Apoio à manutenção evolutiva do Sistema de Informação SIAG POAT FEDER; Apoio à manutenção da infra-estrutura e arquitectura tecnológica de suporte ao SIAG POAT FEDER; Apoio no âmbito das tecnologias de informação de suporte à aplicação. Encerramento do PO ATQCAIII Realização das actividades inerentes à execução do QCA III até ao seu encerramento. Página 11 de 137

13 Organização Interna do Secretariado Técnico As actividades respeitantes às áreas funcionais descritas são desempenhadas pelos elementos do Secretariado Técnico num regime de flexibilidade, sendo salvaguardada a segregação de funções no que se refere à análise de candidaturas, por um lado, e à análise de pedidos de pagamento/verificação das despesas e verificações no local, por outro. Deste modo, o técnico que analisar uma candidatura não assumirá as tarefas da respectiva análise de pedidos de pagamento/despesa e verificações no local dessa mesma candidatura. Pelo contrário, o técnico que efectuar a análise dos pedidos de pagamento/despesa e acções de verificação no local não poderá ter sido responsável pela análise da respectiva candidatura. No caso de ausência prolongada de um dos técnicos, as respectivas funções serão exercidas pelo Secretário Técnico ou por recurso à cedência temporária de um técnico do IFDR. A segregação de funções entre a análise de candidaturas e a análise dos pedidos de pagamento/verificações no local ficará evidenciada nos registos do sistema de informação SIAG POAT FEDER, uma vez que este permite que qualquer operação efectuada no sistema fique registada, com identificação de quem fez o quê e quando. Colaboração institucional e de Apoio do IFDR ao POAT FEDER O POAT FEDER tem uma natureza marcadamente instrumental, de apoio e estímulo ao bom funcionamento do QREN no seu todo e, em particular, do domínio de aplicação do FEDER e do Fundo de Coesão, cuja natureza de retaguarda e de staff necessariamente se reflecte no modelo organizativo do Secretariado Técnico e na dimensão dos recursos humanos próprios a recrutar. Assim, constitui objectivo de gestão do POAT FEDER assegurar um funcionamento eficaz e eficiente, com um custo mínimo de estrutura, em particular de custos regulares e permanentes, valorizando-se para o efeito, a proximidade em relação ao IFDR e as sinergias potenciais daí decorrentes. Para o efeito, é identificada a relação institucional entre a Autoridade de Gestão do POAT FEDER e o IFDR, em memorando de entendimento (anexo 1) subscrito pelo Gestor do PO AT FEDER e o Conselho Directivo do IFDR. Página 12 de 137

14 Este memorando visa identificar as funções de secretariado técnico exercidas pelo IFDR a título de apoio institucional, as condições de utilização pela Autoridade de Gestão do POAT FEDER do património do IFDR e os recursos humanos que o IFDR mobiliza para apoio ao funcionamento do Secretariado Técnico. Este procedimento visa ainda melhor salvaguardar a segregação de funções e o papel que o IFDR exerce enquanto organismo técnico de apoio ao Secretariado Técnico, por um lado, e a sua participação enquanto promotor e beneficiário de projectos a aprovar pelo POAT FEDER. Assim, o IFDR assegurará, com carácter regular e permanente, através das suas unidades funcionais competentes, o exercício das seguintes funções de apoio ao funcionamento do POAT FEDER: Gestão de recursos humanos, Apoio administrativo e financeiro, Auditoria interna ao funcionamento do Secretariado, Apoio jurídico e de contencioso, Sistemas de informação e apoio informático, Comunicação. Através do recurso às figuras de mobilidade na Administração Pública, o IFDR poderá facultar ao POAT FEDER os recursos humanos necessários ao adequado funcionamento do Secretariado Técnico. Os elementos a recrutar para o Secretariado Técnico, para o exercício de funções na área de informática e de sistemas de informação e de funções de secretariado do Gestor, poderão funcionar de forma integrada com os serviços do IFDR, nomeadamente a Unidade de Sistemas de Informação e o Secretariado do Conselho Directivo. O IFDR poderá apresentar a co-financiamento do POAT FEDER, mediante candidatura específica, os custos directos e o correspondente peso dos seus custos gerais de funcionamento, correspondentes aos encargos das instalações afectas ao funcionamento do POAT FEDER e das funções de apoio ao Secretariado Técnico atrás referidas. Constituição do Secretariado Técnico Nos termos da proposta apresentada pelo Gestor, aprovada pelo Secretário de Estado do Desenvolvimento Regional em 16 de Dezembro de 2008 (anexo 1), a composição do Secretariado Técnico observa o disposto no n.º 3 do Anexo IX da Resolução do Conselho de Ministros n.º 25/2008: Página 13 de 137

15 1 Secretário Técnico 3 Técnicos Superiores 1 Assistente técnico Com esta composição de Secretariado Técnico, o Gestor fica com a disponibilidade de recrutar adicionalmente mais 1 técnico superior, o que será realizado em momento cuja intensidade de tarefas e fase de cruzeiro do desenvolvimento do PO o justifiquem. As funções previstas para cada elemento do Secretariado Técnico são as seguintes: 2 Técnicos Superiores: funções de análise de candidaturas, validação de despesa, acompanhamento e controlo interno, 1 Técnico Superior: funções na área de informática e de sistemas de informação, 1 Assistente Técnico: funções de secretariado do Gestor. O recrutamento dos elementos do Secretariado Técnico observa as regras de mobilidade na Administração Pública e o princípio de oferta pública de emprego, nos casos de contratação. As modalidades de recrutamento obedecem ao disposto no nº 4 do artigo 44º do Decreto- Lei n.º312/2007, de 17 de Setembro, republicado pelo Decreto-Lei n.º 74/2008, de 22 de Abril. Assim: O Secretário Técnico é nomeado por despacho do Ministro do Ambiente, do Ordenamento do Território e do Desenvolvimento Regional; 1 Técnico Superior é recrutado por cedência do IFDR; 2 Técnicos Superiores são recrutados nos termos da alínea c) do nº 4 do artigo 44º do citado Decreto-Lei n.º 312/2007; 1 Assistente Técnico é recrutado nos termos da alínea c) do nº 4 do art. 44º do citado Decreto-Lei 312/2007. À data de aprovação deste Manual o Secretariado Técnico é composto por: O Secretário Técnico; 1 Técnico Superior, cedido pelo IFDR, com funções de apoio à organização do sistema de gestão e controlo do Programa e de análise de candidaturas. No prazo de 90 dias o Secretariado Técnico passará a ter a seguinte constituição: 1 Secretário Técnico; Página 14 de 137

16 2 Técnicos Superiores: funções de análise de candidaturas, validação de despesa e controlo interno; 1 Técnico Superior: funções na área de informática e de sistemas de informação; 1 Assistente Técnico: funções de secretariado do Gestor. Relativamente aos recursos humanos afectos ao PO ATFEDER, à data de aprovação deste Manual, refere-se seguidamente a respectiva valência e experiência profissional: Secretária Técnica Arminda Cavaleiro, licenciada em Filologia Germânia, com experiência de mais de 16 anos no âmbito dos Fundos Estruturais, com particular incidência no FEDER, destacando-se as funções de chefe de projecto do Programa Operacional de Assistência Técnica ao III Eixo FEDER, Directora de Serviços de Acompanhamento e Avaliação com atribuições no âmbito da gestão, acompanhamento e avaliação do QCA II e de Chefe de Projecto da Comissão de Acompanhamento do QCA II. Rogério Martins, licenciado em Engenharia, com experiência de cerca de 10 anos no âmbito do FEDER, destacando-se as funções exercidas no Programa de Promoção do Potencial do Desenvolvimento Regional do QCA II e no Programa Operacional de Assistência Técnica ao III Eixo FEDER, na área de análise de candidaturas, verificação de despesa, acompanhamento e monitorização. Com a composição do Secretariado Técnico nos termos aprovados pelo Secretário de Estado do Desenvolvimento Regional, conforme acima descrito, a Autoridade de Gestão considera que o Secretariado Técnico reúne os recursos humanos suficientes para cumprir as suas funções, quer no que respeita às atribuições relativas ao PO ATFEDER, quer no que respeita às atribuições relativas ao PO AT QCA III até ao seu encerramento. Para efeitos administrativos, considera-se que o Secretariado Técnico iniciou as suas funções com a nomeação da licenciada Arminda Cavaleiro para Secretária Técnica do POAT FEDER, por Despacho do Secretário de Estado do Ordenamento do Território e das Cidades em substituição do Ministro do Ambiente do Ordenamento do Território e do Desenvolvimento Regional, de 11 de Dezembro de 2008 (anexo 1), que produz efeitos a partir de 1 de Dezembro de 2008, e com a cedência do licenciado Rogério Martins, nos termos do memorando de entendimento subscrito pelo IFDR e pelo Gestor do POAT FEDER em 15 de Dezembro de No que respeita às necessidades de formação do Secretariado Técnico, estas serão devidamente identificadas após a estabilização da estrutura. No entanto, poder-se-á prever, desde já, a participação em acções de formação relacionadas com contratação Página 15 de 137

17 pública, técnicas de auditoria, métodos de amostragem, avaliação e sistema de informação do PO. De salientar que a Secretária Técnica e o técnico cedido pelo IFDR participaram recentemente em acções de formação sobre contratação pública e estão inscritos para participar, em Janeiro próximo, numa acção de formação sobre métodos de amostragem com a utilização do software IDEA, específico para o efeito. Contactos Os contactos são os seguintes: Gestor: José Santos Soeiro Secretariado Técnico: Secretária Técnica: Arminda Cavaleiro poat.feder@ifdr.pt Morada Rua S. Julião, Lisboa; Telefone ; Fax ; Internet: Página 16 de 137

18 2. INSTRUÇÃO DE CANDIDATURAS 2.1 Divulgação e apoio aos beneficiários Os potenciais beneficiários serão informados da possibilidade de apresentação de candidaturas, através de informação a disponibilizar no site do Programa e através de contactos directos por correio electrónico e telefone, uma vez que o universo dos beneficiários é muito restrito e institucional. Tendo em conta que este site ainda não está disponível foi criado um espaço no site do QCA com o endereço que é também o endereço do futuro site, onde provisoriamente se disponibiliza a informação respeitante ao PO. Estarão ainda disponíveis a morada, endereços electrónicos e contactos telefónicos para prestação de informação e disponibilização de documentação, para além da disponibilidade para atendimento pessoal. 2.2 Modalidade de Apresentação de Candidaturas As candidaturas são apresentadas de forma contínua, a partir do momento em que estejam reunidas as condições para a sua aceitação, devidamente publicitadas através dos meios considerados pertinentes. 2.3 Modo de Apresentação As candidaturas são submetidas, através do Módulo Candidaturas do SIAG POATFEDER, que agrega toda a informação relativa ao processo de candidatura (registo, análise e decisão) e que permite efectuar o upload da documentação necessária à correcta apresentação da candidatura. A submissão de candidaturas através do SIAG POATFEDER é efectuada através da utilização de códigos de acesso, previamente fornecidos pela Autoridade de Gestão. Contudo, a Autoridade de Gestão assegurará o recurso a mecanismos e procedimentos alternativos para fazer face a circunstâncias imprevistas, devidamente justificadas e aceites, que impossibilitem a utilização da via electrónica. Quando em suporte papel, as candidaturas deverão ser dirigidas à Autoridade de Gestão, para o endereço indicado no ponto 1.3. Para a sua formalização é necessário o preenchimento completo do formulário de candidatura (anexo 2), de acordo com as instruções que constam do respectivo anexo, acompanhado pelos documentos referidos no ponto 2.4 Dossier de candidatura. Neste caso, as candidaturas têm obrigatoriamente que ser assinadas pelo responsável máximo da entidade beneficiária ou por quem por ele Página 17 de 137

19 tenha competências para obrigar a entidade. O conteúdo do formulário a apresentar em suporte papel é em tudo idêntico ao formulário que vigorará no sistema de informação. 2.4 Dossier de Candidatura O processo de candidatura a apresentar pelo beneficiário à Autoridade de Gestão é constituído por um formulário de candidatura e por documentos e informações complementares essenciais para a correcta instrução e apreciação da candidatura. O formulário de candidatura tem por objectivo fornecer informações sintéticas essenciais ao próprio processo de gestão, acompanhamento e avaliação do Programa, contendo por isso os elementos normalizados que devem estar correctamente preenchidos. Em complemento, deverá ser apresentada uma memória descritiva com informação detalhada que identifique claramente os aspectos técnicos, físicos e financeiros que permitam demonstrar a relevância e o enquadramento da operação nos objectivos do Programa, nomeadamente através dos seguintes elementos: descrição da operação a desenvolver e objectivos evidenciando o seu enquadramento na(s) tipologia(s) de operação(ões) definida(s); caracterização das acções a desenvolver, demonstrando a sua coerência interna, os custos que lhe estão associados (designadamente com remissão para as peças documentais relevantes) e a sua correspondência com as componentes de investimento identificadas no formulário de candidatura, bem como outra informação pertinente para a análise da candidatura. Formulário de candidatura O formulário de candidatura e respectivo anexo com instruções de preenchimento, para além de constituir um auxiliar para o preenchimento electrónico da candidatura, é o modelo a utilizar na impossibilidade de apresentação da candidatura através do SIAG POATFEDER. O formulário de candidatura está organizado em vários pontos, cujo conteúdo se apresenta seguidamente: 1. Identificação do Processo este ponto é de preenchimento exclusivo da Autoridade de Gestão e tem por objectivo a classificação da candidatura na estrutura definida para o Programa; 2. Identificação da Operação o beneficiário deverá atribuir uma designação clara e sintética à operação, apresentar uma descrição sumária da operação e dos seus objectivos. Deverá ainda ser apresentada a calendarização prevista para a execução da operação, entendendo-se que a data de início corresponde à data do primeiro Página 18 de 137

20 pedido de pagamento formalizado junto e que uma operação se considera concluída física e financeiramente quando todos os trabalhos se encontrarem terminados e entregues ao beneficiário e quando a totalidade da despesa correspondente estiver integralmente paga e justificada junto da Autoridade de Gestão. 3. Identificação do Beneficiário é apresentado um conjunto de informação relativa ao beneficiário; 4. Caracterização da Operação deste ponto consta um conjunto de informação prépreenchida que não deverá ser alterada pelo beneficiário e que decorre da própria organização e estruturação do Programa Operacional; 5. Financiamento da Operação identificação dos elementos de caracterização e organização financeira da operação, nomeadamente relativas à contrapartida nacional, aos montantes financeiros agregados da operação em termos de investimento e de comparticipação comunitária. A taxa de comparticipação média do POAT FEDER é de 85%. Os montantes financeiros deverão ainda ser repartidos pelas componentes de investimento pré-definidas para o Programa. Identificação de todos os procedimentos de aquisição de bens e serviços, cujos processos se encontrem terminados ou em fase de conclusão. Complementarmente, deverá constar do Dossier de Candidatura toda a documentação relativa a cada um desses procedimentos de adjudicação. A cada procedimento de aquisição é atribuído um n.º de ordem sequencial que permitirá efectuar a associação entre a despesa a apresentar nos pedidos de pagamento e os procedimentos de contratação pública. Este quadro estará disponível em toda a fase de execução da operação de forma a permitir a actualização, pelo beneficiário, da informação relativa aos processos que não se encontravam concluídos em fase de candidatura. Não será possível alterar ou eliminar informação já validada pela Autoridade de Gestão, sendo somente possível acrescentar nova informação. Uma vez que, em sede de pedidos de pagamento, a cada despesa susceptível de contratação pública deverá estar associado um n.º de ordem, o registo dos processos de contratação pública deverá ocorrer em momento anterior à apresentação dos referidos pedidos de pagamento. Deverá ainda ser apresentada a repartição anual do investimento por componentes de investimento e por rubrica contabilística de despesa (a identificação por rubrica contabilística deverá ser efectuada a 4 dígitos), bem como a repartição anual do investimento por fontes de financiamento. Página 19 de 137

21 6. Indicadores de Realização e de Resultado e Quantificação sobre o Emprego deverão ser identificados os indicadores que contribuem para os indicadores de realização e/ou de resultado do Eixo Prioritário em que se enquadra a operação. Para tal, da lista de indicadores anexa ao formulário de candidatura deverão ser seleccionados, sempre que aplicável, aqueles que se adequam à operação. Sempre que possível, a cada indicador deverá estar associada a quantificação previsional. Quando aplicável, deverá ainda ser apresentada a quantificação sobre o emprego, nomeadamente uma estimativa do nº de postos de trabalho criados/recursos humanos afectos, por nível de qualificação, em termos médios anuais na fase de realização da operação. 7. Publicidade ao apoio do FEDER quando aplicável, deverão ser apresentadas as medidas previstas com vista à publicidade ao apoio do FEDER. 8. Compromisso da Entidade Executora declaração de cumprimento de um conjunto de obrigações do beneficiário. O formulário, quando apresentado em papel, deverá ser devidamente assinado pelo responsável máximo da entidade beneficiária ou por quem por ele tenha competências para obrigar a entidade. Documentação do Dossier de Candidatura O beneficiário deverá remeter à Autoridade de Gestão um conjunto de informações e documentos que constituem o Dossier de Candidatura. A lista seguinte constitui um elemento de referência para a organização da candidatura e inclui os elementos que, no todo ou em parte, deverão constar do dossier de candidatura: Formulário de candidatura devidamente preenchido; Memória descritiva, que deverá incluir, quando aplicável, documento justificativo de custos indirectos/imputados; Processos de contratação pública; Pareceres/ licenças (quando aplicável); Indicação da lei orgânica ou diploma de constituição e alterações posteriores; Quando aplicável, estimativa fundamentada das receitas geradas durante o período de referência, por forma a dar cumprimento ao artigo 55.º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006, de 11 de Julho; Autorização para consulta, pela Autoridade de Gestão, da situação contributiva e retributiva perante o Estado (Administração Fiscal e Segurança Social) por parte do beneficiário ou, em alternativa, declarações actualizadas emitidas pelos organismos competentes comprovativas da regularidade daquela situação contributiva; Página 20 de 137

22 Comprovativo ou declaração respeitante à situação do beneficiário perante o IVA (certificado emitido pela Direcção de Serviços do IVA ou na sua impossibilidade declaração de início de actividade ou de eventuais alterações que demonstrem o enquadramento do IVA); Comprovativo e/ou declaração de inscrição em orçamento da contrapartida nacional; Outros elementos julgados necessários pelo beneficiário. 2.5 Recepção e análise das candidaturas Todo o processo de análise e tomada de decisão sobre as candidaturas, desde o preenchimento de check-lists e pareceres até à decisão final, é efectuado através do SIAG POAT FEDER, no Módulo Candidaturas Processo Candidatura. Após a submissão, com sucesso, de uma candidatura é gerado, pelo SIAG POAT FEDER, um aviso electrónico de recepção para o beneficiário, que atribui à candidatura um número de ordem de entrada ou código provisório. Nos casos em que a entrega da candidatura é efectuada em suporte papel a sua recepção será confirmada no prazo de 5 dias úteis, através de qualquer meio escrito. Nesta situação de excepção, a candidatura será posteriormente registada no SIAG POAT FEDER pelo Secretariado Técnico. A partir do momento em que é confirmada a recepção da candidatura, esta assume o estado de Candidato e o Secretário Técnico encaminha-a, via SIAG POAT FEDER, para o técnico que vai proceder à sua análise. O sistema de informação inibe o técnico que faz a análise da candidatura de efectuar, na fase seguinte, a análise dos pedidos de pagamento dessa operação. A Autoridade de Gestão dispõe de 40 dias úteis para analisar a candidatura e emitir uma decisão de financiamento, contados a partir da data de recepção da candidatura. Este prazo é interrompido sempre que forem solicitados elementos adicionais ou houver lugar à audiência prévia do beneficiário. A análise da candidatura envolve um conjunto de verificações de carácter administrativo, técnico e financeiro com o objectivo de confirmar que a candidatura reúne as condições necessárias para a sua aprovação pela Autoridade de Gestão. As verificações a efectuar consistem na análise das condições de admissibilidade e de aceitabilidade dos beneficiários e das operações, da existência de condições técnicas e financeiras que Página 21 de 137

23 permitam evidenciar a elegibilidade da operação e das despesas nela previstas e na aplicação dos critérios de selecção das operações. Esta análise é efectuada através do preenchimento, no SIAG POAT FEDER, de check-lists apropriadas, terminando com a emissão de um parecer técnico Condições de admissibilidade e aceitabilidade dos beneficiários e das operações As condições de admissibilidade e aceitabilidade dos beneficiários e das operações são verificadas pelo técnico, de acordo com a regulamentação em vigor, preenchendo, para o efeito, a respectiva check-list (anexo 3). No que respeita aos beneficiários devem ser satisfeitas as condições aplicáveis referidas no artigo 10º do Regulamento Geral Feder e Fundo de Coesão: a) Estarem previstos como beneficiário nos eixos prioritários do PO e na tipologia de investimentos a que se candidatam; b) Comprovarem que têm a situação regularizada face à administração fiscal e à segurança social, ou concederem autorização de acesso à respectiva informação pela Autoridade de Gestão nos termos do Decreto-Lei n.º 114/2007, de 19 de Abril; c) Disporem, ou comprometerem-se a dispor à data da celebração do contrato de financiamento, de contabilidade organizada de acordo com o plano de contabilidade aplicável; d) Comprometerem-se a assegurar o cumprimento da programação temporal, física e financeira da operação; e) Não terem sido responsáveis pela prestação de informações falsas ou pela viciação de dados, de forma premeditada com o objectivo de obter um benefício indevido, ocorridas na apresentação, na apreciação ou no acompanhamento dos investimentos em operações ou projectos objecto de co-financiamento comunitário, incluindo o atribuído no âmbito do Quadro Comunitário de Apoio III, adiante designado por QCA III e do Fundo de Coesão II, no período de dois anos antes da apresentação da candidatura; f) Não terem sido responsáveis pela apresentação da mesma candidatura, no âmbito da qual ainda esteja a decorrer o processo de decisão ou em que a decisão sobre o pedido de financiamento tenha sido favorável; g) Encontrarem-se legalmente constituídos, à data da celebração do contrato de financiamento; Página 22 de 137

24 h) Possuírem, ou poderem assegurar, os meios técnicos, físicos e financeiros e os recursos humanos necessários ao desenvolvimento da operação. As condições enunciadas nas alíneas c), d), e), f) e h) constam da declaração de compromisso do ponto 8 do formulário de candidatura e são assumidas a partir do momento em que este é assinado pelo beneficiário. A verificação das condições referidas nas alíneas a), b) e g) será efectuada com base na documentação disponibilizada no dossier de candidatura. Relativamente às operações e tendo em conta o artigo 11º do Regulamento Geral FEDER e Fundo de Coesão, devem ser satisfeitas as seguintes condições gerais de admissibilidade e aceitabilidade: a) Estarem previstas nos eixos prioritários do PO e na tipologia de investimento a que se candidata; b) Disporem de toda a informação exigida em regulamento específico ou em orientações técnicas gerais e específicas do PO, para a instrução do processo de candidatura nos termos, condições e prazos fixados pela autoridade de gestão; c) Apresentarem financiamento assegurado, incluindo disponibilidade orçamental quando aplicável; d) Verificarem a conformidade com a legislação nacional e comunitária identificada e que lhe seja aplicável; e) Demonstrarem, quando aplicável, o cumprimento da legislação nacional e comunitária sobre contratação pública para os procedimentos já concluídos ou em curso de realização e declarar o compromisso do seu cumprimento para os que vierem a realizar; Além destas condições, as operações deverão ainda satisfazer as seguintes condições previstas no Regulamento de Acesso a Financiamento FEDER do POAT FEDER (anexo 21): a) Enquadramento nas tipologias de operações previstas no artigo 4º do Regulamento de Acesso ao Financiamento FEDER do POAT FEDER; b) Enquadramento no período de elegibilidade; c) Cumprimento de todos os requisitos administrativos e formais relativos ao processo de candidatura Página 23 de 137

25 No caso de estar algum elemento em falta ou se forem necessários esclarecimentos adicionais, os mesmos deverão ser solicitados ao beneficiário, que disporá de 10 dias úteis para a sua entrega à Autoridade de Gestão. Se após o preenchimento da respectiva check-list, o técnico operacional concluir que não estão reunidas as condições que permitam a admissibilidade e/ou a aceitabilidade do beneficiário e/ou da operação, será emitido um parecer técnico desfavorável (anexo 3), devidamente fundamentado, em que se propõe a não aceitação da candidatura. Se este parecer merecer a concordância do Secretário Técnico e a aprovação do Gestor, o beneficiário será notificado do parecer de não aceitação da candidatura, dispondo de 10 dias úteis para se pronunciar, nos termos do Código do Procedimento Administrativo. Se o beneficiário não responder à audiência prévia, o Gestor, mediante proposta do Secretário Técnico, valida o encerramento do processo de candidatura, à qual é atribuído o estado de Reprovado, sendo o beneficiário notificado da não aceitação da candidatura. Quando o beneficiário responder à audiência prévia, o Secretário Técnico atribui ao técnico a análise dos novos argumentos e/ou documentos apresentados, no sentido de concluir se estes são suficientes para a revisão do parecer de não aceitação da candidatura. Se desta análise o técnico concluir que continuam a não estar preenchidos os requisitos exigidos, emite novo parecer negativo. Com base neste parecer e após concordância do Secretário Técnico e aprovação do Gestor, procede-se ao encerramento do processo de candidatura à qual é atribuído o estado de Reprovado, sendo o beneficiário notificado da não aceitação da candidatura. Se a candidatura reunir as condições de admissibilidade e aceitabilidade definidas, o técnico procede à análise das condições técnicas e financeiras Análise das condições técnicas e financeiras da candidatura Concluída a verificação das condições de admissibilidade e aceitabilidade dos beneficiários e das operações, procede-se à verificação, através do preenchimento da check-list apropriada (anexo 3), do cumprimento de condições técnicas e financeiras essenciais para garantir a aprovação da candidatura e que consistem na verificação da elegibilidade das despesas previstas, na confirmação de cumprimento da legislação em matéria de Página 24 de 137

26 contratação pública, na verificação da existência de objectivos claros e quantificados, na verificação da conformidade, razoabilidade e coerência entre a programação financeira, os objectivos propostos e os indicadores seleccionados, quando aplicável, entre outros aspectos. Para tal, o técnico deverá verificar que: As despesas previstas cumprem as regras de elegibilidade apresentadas no ponto 5.7 deste manual. Deverá ser dedicada especial atenção à verificação da situação do IVA e da sua elegibilidade, nomeadamente tendo em consideração a particularidade da não elegibilidade do IVA prorata; Os procedimentos de contratação pública foram realizados em cumprimento da legislação aplicável, nomeadamente o Decreto-Lei nº 197/99, de 8 de Junho para os procedimentos autorizados até 29 de Julho de 2008 e o Decreto-Lei nº 18/2008, de 29 de Janeiro, quando a decisão de contratar foi posterior a 30 de Julho de Para tal deverá proceder ao preenchimento, para cada adjudicação, da check-list apropriada para o efeito e apresentada no anexo 8. No ponto 5.6 deste Manual apresenta-se informação mais detalhada sobre a contratação pública; As despesas incluídas estão dentro do período de elegibilidade, tendo em conta que só poderão ser consideradas elegíveis as despesas que vierem a ser efectivamente pagas pelos beneficiários entre 1 de Janeiro de 2007 e 31 de Dezembro de 2015; Os custos da operação estão discriminados; Quando exista imputação de despesa, os critérios são válidos; Que os indicadores de realização e/ou de resultado seleccionados são adequados aos objectivos da operação; A programação em vigor para o POAT FEDER tem disponibilidade financeira que permite aprovar o investimento proposto. No caso de estar algum elemento em falta ou se forem necessários esclarecimentos adicionais, os mesmos deverão ser solicitados ao beneficiário, que disporá de 10 dias úteis para a sua entrega à Autoridade de Gestão. O resultado da análise técnica e financeira poderá determinar a correcção, pela Autoridade de Gestão, do investimento elegível apresentado pelo beneficiário e consequente comparticipação comunitária, uma vez que deverá ser expurgada do investimento elegível a despesa que não reunir as condições para ser alvo co-financiamento comunitário. Os resultados, conclusões e consequências da análise técnica e financeira da candidatura são vertidos no parecer técnico de análise da candidatura. Página 25 de 137

27 2.5.3 Critérios de selecção das candidaturas As candidaturas que satisfizerem as condições de admissibilidade e de aceitabilidade, identificadas no ponto anterior, são objecto de apreciação quanto ao seu mérito, através da aplicação de critérios de selecção e respectivos ponderadores. A aplicação dos critérios de selecção tem em conta as tipologias das operações e respectivos beneficiários, distinguindo-se, por um lado, as candidaturas enquadradas nas áreas de intervenção respeitantes ao funcionamento dos sistemas e estruturas de coordenação gestão e monitorização, auditoria e controlo e sistemas de informação, cujas acções são imprescindíveis ao regular funcionamento desses sistemas e, por outro lado, as candidaturas enquadradas nas áreas de intervenção de estudos e avaliação, com um âmbito mais alargado, quer em termos de conteúdos, quer em termos de beneficiários, bem como as candidaturas das áreas de intervenção da comunicação, pela sua natureza específica. Os critérios de selecção aprovados pela Comissão de Acompanhamento em 18 Março de 2008, denominados critérios comuns, são aplicados a todas as candidaturas, seja qual for a área de intervenção em que se enquadrem: Relevância das candidaturas face aos objectivos definidos para o Programa; Contributo para o desenvolvimento de acções e instrumentos que se considerem relevantes, designadamente para a concretização das prioridades do QREN, para a eficácia de aplicação do FEDER e Fundo de Coesão ou para a melhoria dos instrumentos de apoio à decisão; Contributo para o desenvolvimento de actividades de natureza transversal aos programas operacionais; Coerência das candidaturas com a fundamentação da sua necessidade e oportunidade; Qualidade técnica das candidaturas, designadamente no que respeita à coerência entre o perfil dos beneficiários, os conteúdos, os objectivos e resultados a atingir; Adicionalmente, às candidaturas enquadradas nas áreas de intervenção de estudos e avaliação e nas áreas de intervenção da comunicação, para além dos critérios comuns são aplicados critérios específicos, aprovados pelo Gestor. No caso específico das áreas de intervenção de Estudos e Avaliação do QREN e Estudos e Avaliação do FEDER e Fundo de Coesão serão aplicados os seguintes critérios específicos: Relevância das acções para a concretização dos objectivos definidos para a respectiva área de intervenção do Programa; Página 26 de 137

28 Relevância das acções no quadro das obrigações regulamentares comunitárias e nacionais; Valorização de acções direccionadas para áreas temáticas prioritárias do QREN ou acções de características transversais direccionadas para áreas temáticas com maiores lacunas de conhecimento; Contributo das acções para a avaliação ou disseminação de resultados alcançados; Contributo para a concretização do Plano Anual de Actividades. No caso específico das áreas de intervenção de Comunicação do QREN e Comunicação do FEDER e Fundo de Coesão serão aplicados os seguintes critérios específicos: Contributo para a implementação da estratégia de informação definida no Plano de Comunicação QREN ou no Plano de Comunicação Conjunto FEDER, Fundo de Coesão e POAT FEDER; Valorização de acções que permitam reforçar a visibilidade da UE, do QREN ou do FEDER e Fundo de Coesão ou que contribuam para o aumento da transparência e facilitação do acesso à informação; Aferição da adequação entre os meios propostos, o público-alvo a alcançar e a mensagem que se pretende transmitir; Valorização de candidaturas que englobem acções de disseminação ou avaliação de resultados; Valorização de candidaturas que englobem acções de disseminação ou avaliação de resultados. O quadro que se segue resume a metodologia apresentada: Página 27 de 137