DOCUMENTO DE APOIO À APRESENTAÇÃO DE PEDIDOS DE PAGAMENTO E DE ADIANTAMENTO

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1 DOCUMENTODEAPOIOÀ APRESENTAÇÃODEPEDIDOSDE PAGAMENTOEDEADIANTAMENTO INTRODUÇÃO O presente documento tem como objectivo apoiar os beneficiários na apresentação de pedidosdepagamentoedeadiantamento. CONCEITOS Os conceitos utilizados neste documento, relativos aos diferentes tipos de Pedidos de Pagamentosão: Pedido de Adiantamento Movimento financeiro registado numa operação sem que tenha sido justificado investimento já realizado, mas suportado pela a apresentação de Garantia Bancáriaoudegarantiaequivalente. Primeiro Pedido de pagamento Primeiro movimento financeiro registado numa operação, que implica a justificação de parte do investimento aprovado em sede de candidatura podendoounãoincluiraregularizaçãodeadiantamentospagos. Pedido de pagamento intercalar Movimento financeiro registado numa operação, que implicaajustificaçãodepartedoinvestimentoaprovadoemsededecandidatura,queocorre após um Pedido de Adiantamento ou Primeiro Pedido de pagamento podendo ou não incluiraregularizaçãodeadiantamentospagos. Últimopedidodepagamento Movimentofinanceiroregistadonumaoperação,queimplica aapresentaçãodedocumentoscomprovativosdedespesa,quepodeocorrerapósum Pedido de Adiantamento, Primeiro Pedido de pagamento ou Pedido de Pagamento Intercalar, podendo ou não incluir a regularização de adiantamentos pagos, e, decorrente do qual o beneficiárioconsideraoencerramentofinanceirodaoperação. Único pedido de pagamento Movimento financeiro único registado numa operação, que implicaajustificaçãodatotalidadedoinvestimentoaprovadoemsededecandidatura.coma apresentaçãodestepedidodepagamento,obeneficiárioconsideraoencerramentofinanceiro daoperação,mesmoqueexistainvestimentoaindanãojustificadoparaefeitosdereembolso. Pág. 1 de 19

2 DOCUMENTODEAPOIOÀ APRESENTAÇÃODEPEDIDOSDE PAGAMENTOEDEADIANTAMENTO 1. RegistonoportaldoIFAP Para proceder à submissão dos pedidos de pagamento no portal do IFAP, o beneficiário deverá,previamente,procederaoseuregistocomoutilizadornomesmoportal. Assim,deveráacederaoportalatravésdoendereçowww.ifap.min agricultura.pteefectuaro registocomoutilizador. Após o registo, será remetida pelo IFAP a password de acesso para o endereço de e mail apresentadoaquandodarealizaçãodoregistocomoutilizadorsendoenviada,também,porvia postal,paraoendereçodobeneficiário. 2. SubmissãodosPedidosdePagamento A apresentação dos pedidos de pagamento efectua se através do preenchimento do formulárioelectrónicodisponívelnaáreareservadadoportaldoifap(veranexo1 Manual doutilizadorexterno PPI PedidosdePagamento). Após o pedido de pagamento ser submetido no portal do IFAP, ocorre a confirmação da sua recepçãoporviaelectrónica,considerando seadatadeenviocomoadatadesubmissãodo pedidodepagamento. O pedido de pagamento reporta se às despesas efectivamente realizadas e pagas pelo beneficiário, devendo os comprovativos das mesmas ser entregues na PROBASTO, até 5 dias úteiscontadosapartirdadatadesubmissãodopedidodepagamentonoportaldoifapede acordo com a organização prevista no Anexo III Instrução do Processo Físico do Pedido de Pagamento. Opagamentoéproporcionalàrealizaçãodoinvestimentoelegível,nostermosdascondições contratuais,devendoomontantedoúltimoreembolsoaefectuarpeloifaprepresentar,pelo menos,20%dadespesatotalelegíveldaoperação. Podemserapresentadosatéaomáximodequatropedidosdepagamentoporoperação. Os pagamentos dos apoios são efectuados pelo IFAP, I.P., por transferência bancária, para a contaqueobeneficiárioassociaquandoemiteocontrato(contaespecífica). Pág. 2 de 19

3 DOCUMENTODEAPOIOÀ APRESENTAÇÃODEPEDIDOSDE PAGAMENTOEDEADIANTAMENTO 2.1. Documentosdedespesa Apenas são aceites os pedidos de pagamento relativos a despesas efectuadas por transferência bancária, débito em conta ou cheque, comprovadas pelo respectivo extracto bancáriodemonstrativodopagamento. Todos os pagamentos referentes à operação têm de ser feitos através da conta específica associadaaocontratodefinanciamentoenostermosprevistosnascláusulascontratuais. Nãoseaplicaaobrigatoriedadereferidanoparágrafoanterioràsdespesasrealizadasentre1 dejaneirode2007eadatadeaprovaçãodoprojecto Regularidadeelegalidadedosdocumentosdedespesa Sósãoaceitesdocumentosdedespesalegalmenteválidosedeacordocomoestipuladonas PortariasRegulamentaresdoPRODER. Os documentos de despesa são os que comprovam a realização e pagamento das despesas apresentadas a reembolso, designadamente facturas liquidadas, o respectivo modo de pagamento através de transferência bancária, débito em conta ou cheque ou ainda, de documentoscontabilísticosdevalorprobatórioequivalente(porexemplo,vendasadinheiroe talõesdepagamentodeserviçosefectuadoatravésdemultibancoconstituemdocumentosde quitação com valor probatório, bem como notas de honorários, que constitui documento equivalenteàfactura,desdequeapresentadasconjuntamentecomomododepagamento). Deacordocomoartigo36ºdoCIVA,asfacturasedocumentosequivalentesdevemcumpriros seguintesrequisitos: Prazo de emissão: até ao 5º dia útil seguinte ao do momento em que o imposto é devido (em regra, no momento em que os bens são colocados à disposição de adquirenteousãoprestadososserviços). Elementosobrigatóriosquedeverãoconstarnosdocumentosdedespesa: 1. Datadeemissão; 2. Nºsequencialimpressotipograficamenteouatravésdesaídadecomputador; Pág. 3 de 19

4 DOCUMENTODEAPOIOÀ APRESENTAÇÃODEPEDIDOSDE PAGAMENTOEDEADIANTAMENTO 3. Nome, firmas ou denominações sociais e sede ou domicílio do fornecedor e do adquirente; 4. NIFdosujeitopassivodeimposto; 5. Quantidadeedenominaçãodosbens/serviços; 6. Preços (líquidos de imposto), taxas aplicáveis e montante do imposto devido. Quando não aplicado o imposto, indicação da situação de isenção ou de não sujeição; 7. Dataemqueosbensforamcolocadosàdisposiçãodoadquirente,emqueforam prestadososserviçosouefectuadospagamentosanterioresàdatadafactura,se essadatanãocoincidircomadaemissãodafactura(casonãoconsteaprimeira, deveráapresentaraguiaderemessaouanotadehonoráriosreferenteàfactura emquestão); 8. Se a factura compreender bens ou serviços com taxas de IVA diferentes, os elementosquantidade/preço/taxadevemserindicadosseparadamente,segundoa taxaaplicável; 9. Quandoafacturaremeterparaproposta/orçamento,estesdevemconstarcomo anexo; 10. Registo contabilístico/lançamento ou qualquer outro tipo de prova em como o documento foi contabilizado (de acordo com o regime de contabilidade a que o promotorestásujeito); 11. Cumprimento das regras relativas aos MERCADOS PUBLICOS, quando aplicávela evidênciadoprocessoeadjudicação ApresentaçãodoPrimeiropedidodepagamento No1º.Pedidodepagamentodevemserapresentados,alémdosdocumentoscomprovativos darealizaçãodoinvestimento,osseguintesdocumentos: - DeclaraçãodenãodívidaàSegurançaSocialeàsFinanças; Pág. 4 de 19

5 DOCUMENTODEAPOIOÀ APRESENTAÇÃODEPEDIDOSDE PAGAMENTOEDEADIANTAMENTO - Declaração Segurança Social comprovando postos de trabalho ao serviço da empresa no mêsanterioràdatadaprimeirafactura(quandohámajoraçãodataxadecomparticipação porcriaçãodepostosdetrabalho); - Licenciamentonocasodeobras; - Autodemediçãonocasodeinvestimentosqueincluamobra; - Caso do beneficiário ser uma Cooperativa deverá apresentar certidão do INSCOOP actualizadaeválidaàdatadaapresentaçãodopedidodepagamento; - ProcedimentosdeContrataçãoPublica(paraosbeneficiáriossujeitosaocumprimentodo CódigodosContratosPúblicos) deveráserapresentadotodooprocessodecontratação pública inerente à aquisição dos bens e serviços referentes aos documentos de despesa apresentados. Nocasodosbeneficiáriossujeitosaosprocedimentosdecontrataçãopúblicasóserãoelegíveis as despesas após verificação dos procedimentos de contratação pública, bem como da publicitaçãodoscontratosnoportalúnicodainternetdedicadoaoscontratospúblicos Apresentaçãodoúltimopedidodepagamento Oúltimopedidodepagamentosópodeserefectuadoquandoobeneficiáriodemonstrar: ParaosPAapoiadosnoâmbitodasacçõesdaMedida3.1.(Acções3.1.1.,3.1.2.e3.1.3.): Serdetentordarespectivalicençadeexploraçãoindustrialactualizada,tratando sedo exercíciodeactividadessujeitasalicenciamentoindustrial Acções3.1.1e3.1.2; Ser detentor de licença de utilização actualizada e, se for caso disso, da licença sanitária,tratando sedeestabelecimentoscomerciaisenquadradosnodecreto Lein.º 259/2007,de17deJulho Acções3.1.1.e3.1.2.e3.1.3.; Serdetentordealvarádeclassificaçãoeautorizaçãodeutilizaçãoparafinsturísticos, quandosetratedeempreendimentosturísticos Acções3.1.1.e3.1.3.; Serdetentordelicençadeutilizaçãoactualizada,nosrestantescasos Acções3.1.1., e Pág. 5 de 19

6 DOCUMENTODEAPOIOÀ APRESENTAÇÃODEPEDIDOSDE PAGAMENTOEDEADIANTAMENTO No caso de apoios majorados pela criação de postos de trabalho deverá ser apresentado documentoemitidopelasegurançasocialcomprovativodostrabalhadoresaoserviçonofinal daoperação(até6mesesapósaapresentaçãodoúltimopedidodepagamento). ParaosPAapoiadosnoâmbitodasacçõesdaMedida3.2.(Acções3.2.1.e3.2.2.): Serdetentordealvarádelicençadeutilizaçãoactualizado,tratando sedeoperações derefuncionalizaçãodeedifíciosdetraçatradicional,noâmbitodaacçãon.º3.2.1.; Ser detentor de licença de funcionamento, no caso de operações no âmbito dos serviçosdeapoiosocial,noâmbitodaacçãon.º OBSERVAÇÕESIMPORTANTES: 1 Astipologiasdedespesasaapresentarsãoobrigatoriamenteaquelasqueforamaprovadas no processo de candidatura (para alterações à tipologia de investimentos é necessário contactar a PROBASTO para serem tomados os devidos procedimentos de autorização junto dost/proderedoifap); 2 Nocasodeexistênciadedocumentosdedespesaqueincluaminvestimentosenquadráveis em diferentes rubricas de investimento, a sua afectação às mesmas deve igualmente ser respeitada. Para não ocorrerem incorrecções nesta afectação, sugere se que a introdução/registo dos dados se faça em constante observação da comunicação de decisão remetida ao beneficiário, documento este onde devem constar os valores totais do investimentoevaloreselegíveisporrubrica. 3 Osfornecedoresindicadosnosorçamentosemfasedecandidaturanãonecessitamdeser as entidades adjudicadas. No entanto, o montante máximo comparticipado é aquele que foi aprovado em fase de candidatura. Alterações a fornecedores e montantes de investimento têmdeserdevidamentefundamentados. Pág. 6 de 19

7 DOCUMENTODEAPOIOÀ APRESENTAÇÃODEPEDIDOSDE PAGAMENTOEDEADIANTAMENTO 4 Todosospagamentosdedespesadevemserrealizadosportransferênciabancária,débito em conta ou cheque(conta especifica NIB projecto). Pagamentos de despesa realizada em dinheironãosãoelegíveis. 5 Asequênciatemporalnaemissãoeapresentaçãodosdocumentosdeveráseraseguinte: a)facturaounotadedébito(devidamentediscriminada indicandocontagens;n.ºde horas de trabalho; referências e características de todos os bens e serviços) e que contenhaoselementosobrigatóriosdeacordocomoart.º36dociva; b)fotocópiadechequeoudatransferênciabancária comprovativodeliquidação; c)extractobancário comprovativodelevantamento; d)recibodeliquidação; Chama se a atenção que esta sequência de datas na emissão dos documentos é essencial,podendooseuincumprimentoinviabilizaacomparticipaçãodadespesa. 6 Paraentidadessujeitasàsregrasdacontrataçãopúblicaéobrigatórioaapresentaçãode todooprocedimento:desdeafasedeaprovaçãodadespesa,lançamentodoconcursoatéà fasedapublicaçãoerespectivaliquidação. 7 Paradespesasdetrabalhosespecializadosouhonoráriosemqueasprestaçõesdeserviços não se encontrem devidamente descriminadas em factura (ou recibo verde ) é necessário anexarcontratodeprestaçãodeserviços. 8 Os pedidos de pagamento devem ser carregados pelo beneficiário no portal do IFAP. No entanto,sugere sequeantesdopedidodepagamentosersubmetidoobeneficiárioapresente naprobastoumdossiercontendo: Maparecapitulativodedespesasdevidamentepreenchido(AnexoII); Os originais ou cópia dos documentos de despesa devidamente classificados contabilisticamente; Os extractos das contas da contabilidade (ou balancetes) que reflectem os lançamentos dos investimentos e as respectivas contas de subsídio(para regimes de contabilidadeorganizada); Os documentos de liquidação da despesa (fotocópia da transferência bancária ou cheque)ecomprovativodelevantamentoemextractobancário. Pág. 7 de 19

8 DOCUMENTODEAPOIOÀ APRESENTAÇÃODEPEDIDOSDE PAGAMENTOEDEADIANTAMENTO 9 Caso o beneficiário detecte incorrecções no pedido após a submissão electrónica, pode ainda,atéàentregadoprocessofísico,procederàsuasubstituição,introduzindoascorrecções queserevelaremnecessárias Análisedospedidosdepagamentoeautorizaçãodadespesa A PROBASTO procede à análise do pedido de pagamento submetido na plataforma do IFAP, bemcomodosdocumentosdedespesaapresentados,podendoefectuarverificaçõesfísicasao localondeosinvestimentosestãoaserrealizados. Após a verificação e validação do Pedido de Pagamento é emitida a autorização de despesa paraqueoifappossaefectuaropagamento. OspagamentosarealizarpeloIFAPserãoefectuadosparaacontaespecíficadaoperação. Emsededeanálise,casoseverifiquemdiscrepânciasentreovalordaajudasolicitadoeovalor apuradodecorrentedaanálisedopedido,poderãoseraplicadassanções.estasdecorremda aplicaçãodoartigo31ºdoregulamento(ce)n.º1975/2006dacomissãode7dedezembro de 2006 que estabelece as regras de execução do Regulamento (CE) N.º 1698/2005 do Conselho relativas aos procedimentos de controlo e à condicionalidade no que respeita às medidasdeapoioaodesenvolvimentorural. Artigo 31º do Regulamento (CE) N.º 1975/2006 da Comissão de 7 de Dezembro de 2006: Reduçõeseexclusões 1.Ospagamentosserãocalculadoscombasenoqueseverificarserelegível. O Estado Membro examinará o pedido de pagamento recebido do beneficiário e estabeleceráosmontanteselegíveisparaoapoio.oestado Membroestabelecerá: a)omontantepagávelaobeneficiáriounicamentecombasenopedidodepagamento; b)omontantepagávelaobeneficiárioapósumexamedaelegibilidadedopedidode pagamento. Pág. 8 de 19

9 DOCUMENTODEAPOIOÀ APRESENTAÇÃODEPEDIDOSDE PAGAMENTOEDEADIANTAMENTO Seomontanteestabelecidonostermosdaalíneaa)excederomontanteestabelecido nostermosdaalíneab)emmaisde3%,omontanteestabelecidonostermosdaalínea b) será objecto de uma redução. Essa redução será igual à diferença entre os dois montantes. No entanto, não será aplicada qualquer redução se o beneficiário puder demonstrar que não cometeu qualquer infracção no que se refere à inclusão do montante não elegível. As reduções serão aplicadas, mutatis mutandis, às despesas não elegíveis identificadasduranteoscontrolosatítulodosartigos28ºe30º. 2.Seseverificarqueumbeneficiárioprestouintencionalmenteumafalsadeclaração, a operação em causa será excluída do apoio do FEADER e quaisquer montantes já pagos relativamente a essa operação serão recuperados. Além disso, o beneficiário seráexcluídodobenefíciodoapoioatítulodamesmamedidanoexercíciofeaderem causaenoexercíciofeaderseguinte. 3.Assançõesprevistasnosn. os 2e3sãoaplicáveissemprejuízodesançõesadicionais previstaspelaregulamentaçãonacional. 3. Pedidodeadiantamento Podemserapresentadospedidosdeadiantamento,medianteaapresentaçãodeumagarantia bancáriaousegurodecauçãobancárianovalorde110%dovalordoadiantamento. Podem ser efectuados pedidos de adiantamento até 20% do valor da Despesa Pública aprovada. Para projectos de promotores privados aprovados no decorrer do ano de 2010, poderão, excepcionalmente, ser apresentados pedidos de adiantamento de até 50% do valor da DespesaPúblicaaprovada,mesmoqueoprocessoquedespoletaoadiantamento,constituição dagarantiabancáriaesubmissãodopedidodeadiantamentosótenhalugarem2011 AgarantiabancáriadeveserpassadanostermosdoMod.IFAP TP.FEV/10(AnexoIV). Pág. 9 de 19

10 DOCUMENTODEAPOIOÀ APRESENTAÇÃODEPEDIDOSDE PAGAMENTOEDEADIANTAMENTO Asgarantias/seguroscauçãoserãoprestadascomumprazode3,6,9ou12meses,emfunção do respectivo processo negocial com a Instituição de Crédito/Seguradora, de forma a minimizarosencargosfinanceirosparaosbeneficiários.independentementedoprazofixado na garantia/seguro caução, a mesma será renovável por iguais períodos, dependendo a sua caducidadedecomunicaçãoescritadoifap,feitaàinstituiçãodecrédito/seguradora. A libertação de garantias de adiantamento ocorrerá no prazo máximo de 30 dias após liquidaçãodopedidodepagamentoqueregularizeorespectivoadiantamento. Após a obtenção da garantia bancária, deverá o beneficiário formalizar o pedido de adiantamento. Pág. 10 de 19

11 DOCUMENTODEAPOIOÀ APRESENTAÇÃODEPEDIDOSDE PAGAMENTOEDEADIANTAMENTO 4. PublicitaçãodosapoiosPRODER AolongodaexecuçãodeumprojectofinanciadopeloPRODERosbeneficiáriosestãosujeitos ao cumprimentos de exigências, regras e procedimentos em matéria de informação e publicidadeaquesecomprometeramnoâmbitodocontratodefinanciamentocomoifap,a partirdadatadecelebraçãodomesmo. De acordo com as características dos projectos os beneficiários devem cumprir as regras de publicitaçãodeacordocomaorientaçãotécnicanº4daautoridadedegestãodoproderde 01/05/ Duranteaexecuçãodaoperação: Paraasoperaçõescominvestimentosdecustototalsuperiora deverásercolocada, nolocalderealizaçãodoinvestimentoumaplacaoupainelvisívelelegívelegarantidaasua manutenção,deacordocomomodeloseguinte: Pág. 11 de 19

12 DOCUMENTODEAPOIOÀ APRESENTAÇÃODEPEDIDOSDE PAGAMENTOEDEADIANTAMENTO 4.2. Apósaconclusãodaoperação: Nas operações com investimentos de custo total superior a , o painel colocado na fasedaexecuçãodaoperaçãodeverásersubstituídoporumaplacadescritivapermanente,no prazomáximodeseismesesapósaconclusãodaoperação,deacordocomomodeloseguinte: Legalmentenãoéobrigatória,paraprojectosqueimpliquemuminvestimentoaté ,a colocaçãodeplacadescritivapermanente,sendo,noentanto,aconselhávelquetalaconteça Materialdedivulgação,informaçãoousensibilizaçãoPRODER Emtodososprodutosdedivulgaçãodeprojectos(ouaelesrelativas)deveconstar,deforma visível,umabarradeassinaturascomoreferênciaaoco financiamentocomunitário,atravésda reprodução do logótipo PRODER, MADRP e da insígnia da EU, juntamente com a seguinte expressão Fundo Europeu Agrícola de Desenvolvimento Rural: A Europa investe nas zonas rurais,conformeomodeloaseguirindicado: Pág. 12 de 19

13 DOCUMENTODEAPOIOÀ APRESENTAÇÃODEPEDIDOSDE PAGAMENTOEDEADIANTAMENTO 4.4. Pequenosobjectospromocionais( merchandising depequenoformato) SerãoapenasaplicadosologótipodoPRODEReoemblemadaUniãoEuropeia Outrossuportesdecomunicação De acordo com a tipologia de material referenciado no ponto 4.3., as barras de assinaturas devemserreproduzidasdaseguinteforma: - Em publicações (brochuras, livros, cartazes, capas, convites e demais aplicações impressas,porviatipográficaououtra)deverásercolocadaobrigatoriamentenacapa ounacontra capa.aspublicaçõesdevemincluirreferênciasaoorganismoresponsável peloconteúdodasinformações; - EmsítiosdaWEB,narespectivahomepage; - Emfilmeseanimaçõeselectrónicas,narespectivaabertura; - Nosanúnciostelevisivos,ocupandoummínimode20%doecrãedevendoservisíveis porumperíodonuncainferiora5segundos; - Nosanúnciosderádio,areferênciaaoPRODERéefectuadaatravésdaexpressão Cofinanciamento Programa de Desenvolvimento Rural Ministério da Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas Fundo Europeu Agrícola de Desenvolvimento Rural AEuropainvestenaszonasrurais. - Em certificados de participação ou documentos equivalentes relativos a operações financiadas,nasuabaseoulocalequivalente; - Emanúnciospublicitáriosimpressos,nasuabaseoulocalequivalente; - Nas demais aplicações de informação e divulgação do projecto, na sua base ou local equivalente. Pág. 13 de 19

14 DOCUMENTODEAPOIOÀ APRESENTAÇÃODEPEDIDOSDE PAGAMENTOEDEADIANTAMENTO Autilizaçãodosdiversoselementosdeidentificaçãodosapoiosdeveestardeacordocomos respectivosnormativosgráficos,devendoosmesmosseradequadosaoespaçodisponíveleao meiodedifusãoemcausa,bemcomoestaremlugardedestaqueeproporcionarboaleitura. Nãosãopermitidasadulteraçõesouutilizaçõesincorrectasdoslogótiposedasinsígnias. O não cumprimento das regras de publicitação dará origem a que os materiais acima mencionadosnãosejamconsideradoselegíveisparaefeitosdepagamento. Pág. 14 de 19

15 ANEXOS

16 AnexoI ManualdoUtilizadorExterno PPI PedidosdePagamento

17 AnexoII Maparecapitulativodedespesas

18 AnexoIII InstruçãodoprocessofísicodoPedido depagamento

19 AnexoIV MinutadeGarantiaBancária/Seguro Caução (Mod.IFAP TP.FEV/10)

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