FEDERAÇÃO PORTUGUESA DE AERONÁUTICA. Departamento de Relações Públicas e Comunicação

Transcrição

1 Departamento de Relações Públicas e Comunicação Regulamento 1. Do Departamento de Relações Públicas e Comunicação 1.1 Definição 1.2. Constituição 1.3. Articulação e procedimentos 1.4. Local de funcionamento 2. Funções 2.3 Relações Públicas 2.4 Comunicação 2.5 Relações internacionais 2.6 Marketing Área comercial 3 Gestão Financeira 4 Meios 4.1 Meios a disponibilizar Equipamentos 1/7

2 1. Do Departamento de Relações Públicas e Comunicação 1.1 Definição - O Departamento de Relações Públicas e Comunicação (DRPC) é um órgão de apoio à Direcção, nomeado e destituído por simples deliberação, de acordo com os interesses da federação; e, não tem assento, e não participa nas reuniões da direcção, salvo se convocado; apenas será convocado para assuntos do departamento e será representado pelo coordenador em funções à data; não tem direito de voto nas reuniões em que estiver presente; cessa funções no final do mandato da direcção que o nomeou, podendo ser ou não reconduzido, conforme vontade das partes; a actuação do DRPC em todas as áreas de intervenção previstas, é institucional e corporativa, não lhe cabendo, salvo excepções aprovadas e negociadas, quaisquer tarefas sectoriais e específicas de outros órgãos ou associados, não enquadráveis nos projectos em estudo ou em execução; 1.2. Constituição O DRPC é constituído por um Coordenador, já nomeado pela Direcção, e por um número de colaboradores a determinar pelo coordenador nomeado; o Coordenador é o único responsável, perante a Direcção, pelo funcionamento do DRPC; os colaboradores serão temporários ou permanentes, remunerados ou não, conforme as necessidades que determinarem a sua nomeação e desde que seja garantido o cumprimento do estipulado em 3.5; para a nomeação e destituição de colaboradores, o DRPC não carece de autorização da Direcção, limitando-se a informar por escrito da decisão, dos motivos e das condições, desde que esteja garantido o cumprimento do estipulado em 3.5; em ausências temporárias, o Coordenador poderá, ou não, nomear um colaborador para desempenhar as suas funções, incluindo a sua representação, dando conhecimento à Direcção, da sua decisão e dos motivos; 2/7

3 1.3. Articulação e procedimentos Articulação - o DRPC actua na dependência directa da Direcção e não tem quaisquer ligações hierárquicas ou funcionais com outros órgãos da federação; pelo que, todas as acções a pedido*, serão apresentadas, pela entidade requerente, à Direcção, que decidirá sobre a sua execução e apresentação ao DRPC; todos os projectos do DRPC, são apresentados à Direcção, antes da sua implementação, na forma de propostas ou de informações, conforme necessitem ou não de decisão; nos projectos geradores de verbas, o DRPC deverá apresentar proposta precisa da afectação futura dos previstos ganhos gerados; todos os trabalhos realizados pelo DRPC serão apresentados à Direcção, na forma de relatórios de execução; As propostas, decisões, pedidos e relatórios são, sempre, apresentados por escrito; para uma maior agilização dos processos, em todas as comunicações, incluindo propostas, decisões, pedidos e relatórios, será utilizado, preferencialmente, o correio electrónico; adoptando uma prática corrente, toda a correspondência a emitir, incluindo a electrónica, obedecerá aos seguintes procedimentos: numeração própria do DRPC; menção ao departamento de origem; arquivo de cópias em geral e em DRPC, pelo serviço administrativo; conhecimento prévio e assinatura de um elemento da Direcção; mensagens de correio electrónico estão dispensadas da assinatura de um director; * - acções a desenvolver pelo DRPC, executadas ou a executar a partir de pedido de qualquer órgão, comissão, departamento ou associado e autorizados pela Direcção. 3/7

4 1.4. Local de funcionamento o DRPC funcionará, preferencialmente, na sede da FPA; em caso de condições insuficientes ou inadequadas, poderá adoptar qualquer outro espaço, próprio ou cedido, exclusivo ou partilhado, desde que tal resolução cumpra com as definições previstas em 3.5; 2. Funções 2.1 São funções do DRPC, o desenvolvimento de acções, definições e regras nas áreas de actuação que abaixo se indicam. 2.2 Tais acções previstas podem ser executadas: por decisão do próprio DRPC de acordo com as suas estratégias e planos; o DRPC financiará estas acções, a partir do seu orçamento anual; acções especiais, urgentes ou importantes que necessitem de apoio financeiro, poderão justificar negociações, nesse sentido, com a Direcção; a pedido de um órgão, comissão, departamento ou associado, devidamente autorizado pela Direcção; o DRPC poderá financiar estas acções por débito ao requerente, da verba calculada e acordada; 2.3 Relações Públicas Sabendo-se que a sobrevivência e a eficácia de qualquer organização depende do relacionamento com o seu publico, entende-se que a decisão de criar uma área vocacionada, especialmente, para esta função, no seio da FPA, é demonstrativo da determinação de melhorar o funcionamento. No entanto, também é conhecido que não havendo tradição nem definições para um serviço autónomo de RP, a comunicação com o exterior tem sido atribuição ou responsabilidade de cada elemento que colabora na federação. Assim sendo e apesar de se saber ser a pior das soluções, não é oportuno, não se justifica e não há condições para centralizar este domínio, parecendo sensato que a actuação do DRPC se inicie em funções genéricas e estruturantes que permitam, a prazo, activar tal serviço. 4/7

5 2.3.1 o DRPC criará e proporá regras que permitam, no futuro, estruturar o serviço de Relações Públicas; apesar das condições actuais, será função do DRPC, o serviço de RP institucional, sempre que tal for entendido como mais vantajoso; Nos mesmos moldes praticados pelas várias comissões, o DRPC é autónomo, relativamente às RP das suas áreas de actuação. 2.4 Comunicação O trabalho a desenvolver, nesta área, será enquadrado nas seguintes actuações: imagem institucional da FPA; divulgação e publicidade; campanhas; articulação com comunicação social; articulação com os associados; dinamização do site oficial. 2.5 Relações internacionais - Embora se tenha iniciado, em S.Tomé e Príncipe (STP), um processo que poderá ter contornos de algum interesse para a imagem da federação, perante as instituições, os associados e a opinião pública, não é garantido que este tipo de actuação venha a prosseguir em diferentes projectos, pelo que a actuação nesta área, se limitará, para já, à condução do projecto em curso, ainda que possam ser identificadas e exploradas diferentes hipóteses de actuação no exterior. Deste modo, as relações internacionais não carecem de definição apropriada, para já, salvo a que resultar da necessidade imediata, determinada pelo processo STP Marketing Na actual fase de desenvolvimento e implantação da FPA e das respectivas actividades e modalidades, junto do público, dos clubes associados e das empresas, o trabalho a desenvolver, nesta área, está totalmente dependente do que vier a ser concretizado na área da comunicação que é, portanto, prioritária. Conhecidos os reduzidos meios de que dispomos, a pouca capacidade de reacção da maioria dos associados e, principalmente, a falta de confiança generalizada, verificada no sector, não é de supor que os resultados sejam visíveis a curto prazo. 5/7

6 2.6.1 Após um período inicial de avaliação precisa do sector, será elaborado um plano de marketing plurianual Área comercial Embora esta terminologia seja constantemente banida, parece justificado mencioná-la, neste documento interno, para maior facilidade de apresentação dos objectivos. A FPA está, praticamente, dependente das verbas atribuídas pelo IDP, de que resulta que as quantias recebidas serão, sempre, função das disponibilidades daquele organismo e, não, das actividades que venham a ser desenvolvidas e das reais necessidades da FPA. De qualquer modo, sempre em montante inferior ao que seria desejável ou aconselhável. Por esta razão, pretende-se activar alguns mecanismos comerciais simples que, enquadráveis na normal actividade de uma associação e cumprindo com o preceito aconselhado pelo IDP, de procurar financiamentos no exterior, contribuam com algumas verbas absolutamente necessárias. O DRPC irá desenvolver e apresentar, a curto prazo, algumas pequenas soluções nesta área. 3 Gestão financeira A gestão financeira do DRPC será idêntica ao que tem sido praticado com as comissões, caracterizando-se por uma autonomia relativa, ou seja capacidade para decidir dos mecanismos de obtenção de receitas exteriores e liberdade para decidir da sua aplicação ou investimento nos projectos desenvolvidos Anualmente, a Direcção determinará a dotação a atribuir a este departamento; 3.2 Integram o orçamento anual do DRPC, a dotação anual atribuída pela FPA, os montantes aprovados em candidaturas, as receitas resultantes de acções específicas e os patrocínios; O DRPC poderá debitar acções a pedido, sempre que entender que o gasto envolvido nessas acções, não deve ser abrangido pelo seu orçamento ou se a despesa previsível comprometer a normal execução dos projectos previstos, aprovados ou em execução; 3.4 O DRPC deverá apresentar candidatura apropriada, anualmente, ao IDP, nos termos habituais da federação; 6/7

7 3.5 Os projectos e outras acções ou decisões, desenvolvidos pelo DRPC, atenderão ao orçamento disponível, de forma a que sua execução não venha afectar verbas além das atribuídas; 3.6 o controlo será apoiado em conta-corrente mantida pelo serviço administrativo que informará o DRPC, por , dos movimentos efectuados. 4 Meios Para prossecução dos seus objectivos, o DRPC terá de ser equipado, ainda que de forma faseada. Preferencialmente indicará as aquisições necessárias em cada ano, de acordo com o plano de acções a desenvolver. 4.1 Meios a disponibilizar Prioridades São considerados prioritários, os seguintes meios: espaço de trabalho na sede, que poderá ser partilhado com as comissões técnicas ou, em alternativa, se esta solução não for possível, criar um espaço próprio; utilização do site da FPA, através de ligações agilizadas com o webmaster ou, em alternativa, se esta solução não for possível, criar um novo site; disponibilidade de apoio administrativo através do funcionário existente ou, em alternativa, se esta solução não for possível, criar uma alternativa externa; criação de um endereço de correio electrónico para o departamento, no site existente, salvo se vier a ser criado novo site; 7/7