CELERIDADE NOS PROCESSOS DE AQUISIÇÕES PÚBLICAS. Fim dos orçamentos SISTEMA DE PREÇOS REFERENCIAIS

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1 CELERIDADE NOS PROCESSOS DE AQUISIÇÕES PÚBLICAS. Fim dos orçamentos SISTEMA DE PREÇOS REFERENCIAIS ABRIL 2008 Vitória ES 1

2 SUMÁRIO 1. Identificação Resumo do trabalho Introdução Características do Projeto Objetivos e atividades Abrangência Relevância social Composição e operacionalização do Sistema de Preços Referenciais Consulta via internet Fatores que impulsionaram a realização do projeto Investimento e dificuldades enfrentadas Resultados esperados Avaliação... Erro! Indicador não definido Possibilidade de multiplicação Aprendizagem Fatores que contribuíram para o desenvolvimento do projeto Sugestões

3 1. Identificação Titulo do Projeto: Celeridade nos processos de aquisições públicas (fim dos orçamentos). Nome dos autores: Angeliki N. Cestari, Maria Leila Casagrande e Ana Paula P. D. Motta. Organização pública responsável pelo Projeto: Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos SEGER; Subsecretaria de Estado de Administração SUBAD; Gerência de Controle Interno e Análise de Custos GECON. Organizações envolvidas: Fundação Getúlio Vargas FGV; Auditoria Geral do Estado do Espírito Santo AGE; Procuradoria Geral do Estado do Espírito Santo PGE; Secretaria de Estado da Educação SEDU; 3

4 2. Resumo do trabalho O Projeto Preço Referência oferece ao Governo do Estado do Espírito Santo e aos Municípios pesquisas de preços referenciais praticados no mercado, sendo pesquisados: gêneros alimentícios, materiais de expediente e de informática, serviços de vigilância/segurança e de limpeza/conservação. Tais pesquisas substituem os orçamentos exigidos para a realização das licitações e são realizadas pela Fundação Getúlio Vargas (FGV). Como resultados deste projeto, o Estado terá diversos benefícios: agilidade nos procedimentos de aquisição, redução dos gastos operacionais, compras com preços menores ou iguais aos de mercado, padronização da descrição dos produtos e serviços, e transparência na aplicação de recursos públicos com controle social, pois as tabelas de preços são disponibilizadas no site do Governo e publicadas no Diário Oficial. 3. Introdução O Governo do Estado do Espírito Santo desenvolve, por meio da Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos SEGER, o projeto de Compras Governamentais, lançado em novembro de Tal projeto visa ao atendimento das necessidades do Governo no que diz respeito às suas aquisições e contratações, porém possui, como pano de fundo de todas suas ações, objetivos que influenciam o cenário sócio-econômico do Estado, que são a geração de trabalho e renda e o desenvolvimento regional. Assim, dentre as ações do projeto de Compras Governamentais, algumas têm impacto perceptível no mercado, mais especificamente no segmento de micro e pequenas empresas, como a assinatura do decreto de regulamentação da Lei Complementar 123 de 14 de novembro de 2006, e outras têm foco nos processos de aquisições e contratações no âmbito interno da Administração, como o Teste e Homologação de Protótipos e o Catálogo de Materiais e Serviços. 4

5 O projeto de Preço Referência insere-se no segundo grupo, uma vez que seu resultado tem impacto diretamente no processo de compra e contratação da administração pública, principalmente no trabalho das equipes das comissões de licitação que se dedicam à realização de orçamentos. 4. Características do Projeto 4.1. Objetivos e atividades Com o objetivo de aumentar a eficiência e a agilidade nas aquisições do Governo do Espírito Santo e de Municípios, o projeto Preço Referência visa disponibilizar, periodicamente, tabelas e planilhas de preços que reflitam os preços de produtos e serviços praticados no mercado. Tais instrumentos são a base referencial nas licitações, dispensas e inexigibilidades para compra de materiais e contratação de serviços, sendo desnecessárias novas consultas ao mercado. Sendo assim, com sua utilização, pesquisas de preços e a coleta de orçamentos dos itens e serviços contemplados nas tabelas serão dispensáveis. O lançamento do projeto prevê a assinatura de um decreto que dispõe sobre o Sistema de Preços Referenciais. Tal decreto objetiva a formalização das tabelas e planilhas de preços como instrumento que dispensa a realização de orçamentos e pesquisas de preços. O decreto também prevê a adequação dos contratos de vigilância/segurança e conservação/limpeza já existentes aos preços pesquisados e publicados no Diário Oficial e nos sites e no Portal de Compras no prazo de 90 (noventa) dias da sua publicação. Caso as especificações constantes da tabela de Preços Referenciais não se adequem às características e às necessidades dos órgãos contratantes, os valores constantes dos editais e contratos deverão observar valores proporcionais aos valores estipulados na tabela Abrangência O projeto de Preço Referência abrange a Administração Direta, Indireta e Fundacional, hoje composta por 53 órgãos. No entanto, tendo consciência de 5

6 que as dificuldades na fase interna das licitações e a morosidade com que este processo se dá, o Governo do Estado estendeu a utilização das tabelas de Preços Referenciais aos Municípios e às demais esferas do poder do Estado Relevância social No Brasil, é comum os cidadãos relacionarem ineficiência e morosidade ao serviço público. Isso se deve a diversos fatores, dentre os quais se pode citar o processo histórico brasileiro e a falta de instrumentos que tragam eficiência à administração pública. No Governo do Espírito Santo, tais fatores foram confirmados na operacionalização dos processos de licitação, especificamente na fase de consulta de preços que representa cerca de 45% de todo o tempo dedicado ao processo, segundo pesquisa desenvolvida pela SEGER. A partir da lacuna existente, observou-se a necessidade e a oportunidade de melhoria, que refletiria não só nos setores de compras dos órgãos, mas na administração pública em geral. Assim, além de otimizar a utilização do tempo de trabalho dos servidores, o projeto trará transparência à administração pública estadual, já que qualquer cidadão pode consultar os preços máximos pagos pelo Estado, por meio dos sites e e do Diário Oficial Composição e operacionalização do Sistema de Preços Referenciais O Sistema de Preços Referenciais, desenvolvido pela FGV, é composto de tabelas e planilhas de preços. As categorias de tabelas foram definidas conforme a seguir: Gêneros alimentícios: pesquisa de 225 itens realizada quinzenalmente, com preços de atacado e varejo, sendo o preço final definido por diversos critérios; 6

7 Materiais de informática: pesquisa de 175 itens realizada mensalmente em diversos fornecedores; Materiais diversos: pesquisa de 175 itens realizada trimestralmente em diversos fornecedores; É importante ressaltar que o número médio de cotações por item pesquisado é de 6 (seis). Apesar da pesquisa abranger a cidade de Vitória (ES), pode ser estendida a outras cidades ou áreas metropolitanas da região Sudeste, em caso de dificuldades na obtenção de dados ou limitação de fornecedores. Ainda, de acordo com as necessidades do Estado, os itens de coleta podem ser atualizados com novos itens (inclusão), alteração na descrição/unidades, exclusões ou substituições, com o limite de 10% dos itens contratados em cada categoria para movimentações mensais. Já as planilhas de preços de serviços foram contratadas conforme a seguir: Vigilância e Segurança: pesquisa realizada semestralmente; Limpeza e Conservação: pesquisa realizada semestralmente. Nesta categoria da pesquisa, o número médio de cotações é de 4 (quatro), tendo a mesma abrangência espacial da categoria anterior. As características específicas de apuração de custos levadas em consideração nesta pesquisa foram produtos, mão-de-obra e encargos sociais. Para operacionalizar todo o trabalho, a Fundação Getúlio Vargas dispôs um escritório em Vitória (ES), que reúne a equipe responsável pela pesquisa de campo. A análise crítica dos dados é feita no Rio de Janeiro (RJ) Consulta via internet Além da publicação no Diário Oficial, a SEGER disponibilizará em seu site no site do Governo do Estado e no site de Compras Governamentais link de consulta de todas as tabelas e planilhas de preços pesquisadas pela FGV. 7

8 5. Fatores que impulsionaram a realização do projeto Os fatores que influenciaram o desenvolvimento do projeto foram os seguintes: Falta de agilidade e eficiência nos processos de compra/contratação do Estado, principalmente na fase de consulta de preços; Grande quantidade de itens a serem pesquisados, principalmente na elaboração de editais de registro de preços e compras conjuntas; Dificuldade de consulta de preços por parte das comissões de licitações, com fornecedores e prestadores de serviços recusando-se a fornecer os orçamentos; Incompatibilidade de preços orçados para o Estado em comparação com os praticados pelo mercado; Diferença de preços de um mesmo produto ou serviço em contratações do Governo; Necessidade de consolidar em poucos documentos grupos de itens utilizados por diversos órgãos e entes do Governo; Necessidade de padronização das especificações de itens e serviços. É importante ressaltar que um levantamento feito pela SEGER indicou que o tempo dedicado pelas comissões de licitação à coleta de orçamentos e consultas de preços no mercado representava 45% do tempo total da licitação. 6. Investimento e dificuldades enfrentadas Para o desenvolvimento do projeto de Preço Referência, o Governo do Estado do Espírito Santo, por meio da SEGER, contratou a consultoria da FGV. Para a pesquisa de preços (gêneros alimentícios, materiais diversos e de informática), o custo mensal é de R$ ,20 (trinta e seis mil, seiscentos e oitenta e oito reais e vinte centavos). Para as planilhas de apuração de custo/preço de vigilância/segurança e conservação/limpeza, o custo mensal é de R$ 3.642,80 (três mil, seiscentos e quarenta e dois reais e oitenta centavos). Nestes 8

9 valores, não estão inclusas as despesas de passagem e hospedagem da equipe da FGV, que são de responsabilidade da SEGER. A SEGER encontrou algumas dificuldades no desenvolvimento do projeto de Preço Referência. A primeira delas foi em relação à definição de quais tipos de materiais e serviços seriam contemplados na pesquisa, uma vez que as demandas dos órgãos do Governo são diversas e compostas de muitos itens. Assim, optou-se por priorizar os itens que a maioria dos órgãos utiliza, itens que são comprados com grande freqüência, itens/serviços que hoje representam percentual expressivo de gastos do Estado ou que apresentam problemas e dificuldades na compra/contratação. Neste último grupo, inserem-se principalmente a necessidade da Secretaria de Educação, que demanda orçamentos de gêneros alimentícios com grande freqüência, e de todos os órgãos, no que diz respeito aos serviços de vigilância/segurança e conservação/limpeza. Outra dificuldade encontrada se volta à metodologia de composição de preços das planilhas de custos/preços de serviços de vigilância/segurança e conservação/limpeza. São diversas as formas de compor os preços destes serviços e este trabalho está sendo conduzido pela FGV em conjunto com a SEGER, a Secretaria de Educação, a Auditoria Geral do Estado e a Procuradoria Geral do Estado. A definição da metodologia a ser utilizada é parte fundamental deste processo, já que irá formalizar tal metodologia para todos os órgãos do Estado. 7. Resultados O projeto de Preço Referência visa munir a administração pública estadual de uma ferramenta de trabalho, ou seja, as Tabelas de Preços Referenciais, fundamental para garantir: Transparência na gestão do gasto público; Agilidade e eficiência nos processos de aquisição e contratação; 9

10 Facilidade na definição do item a ser comprado, nos casos de sazonalidade; Padronização das especificações de materiais e serviços contemplados na pesquisa; Uniformização dos preços pagos e dos serviços contratados por órgãos diferentes da administração pública estadual; Otimização do tempo de trabalho de servidores públicos; Informação acessível a cidadãos e mercado sobre os preços que o Estado paga nos materiais e serviços Possibilidade de multiplicação A idéia do Preço Referência é tão bem aceita que se discute a possibilidade do projeto abranger outros materiais ou serviços específicos de cada secretaria. Assim, o projeto pode ser facilmente multiplicado, por meio, por exemplo, da Secretaria de Educação, que tem a necessidade de desenvolver um projeto semelhante para obtenção dos custos do serviço de transporte escolar e para compra de materiais específicos. Assim também, qualquer outro ente público pode implantar projeto semelhante. 8. Aprendizagem 8.1. Fatores que contribuíram para o desenvolvimento do projeto O projeto de Preço Referência teve alguns fatores de fundamental importância para seu desenvolvimento. O primeiro foi o apoio de vários dirigentes, em especial o Secretário de Estado de Gestão e Recursos Humanos, o Sr. Ricardo de Oliveira. O segundo fator, mas não menos importante, é a existência de um grupo de trabalho, composto por representantes de diversos órgãos (Auditoria Geral do Estado - AGE, Procuradoria Geral do Estado - PGE, Secretaria de Estado da Educação SEDU e Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos - SEGER), disposto a definir as diretrizes do trabalho. 10

11 Outro fator é a credibilidade da SEGER, que se destaca pelos trabalhos desenvolvidos, seja na Subsecretaria de Administração, na de Recursos Humanos ou na de Inovação na Gestão, e também da FGV Sugestões Sugerimos alguns procedimentos para o sucesso da implantação de um projeto semelhante: Contratação de instituição para realização da pesquisa que tenha credibilidade no mercado; Levantamento das demandas dos órgãos, com o objetivo de conciliar as necessidades em comum; Apoio de Secretários de Estado e dirigentes; Apoio técnico de auditores e procuradores; Acompanhamento constante do projeto, no que diz respeito aos itens a serem pesquisados; Legitimação das pesquisas produzidas, por meio de assinatura de decreto; Constante divulgação do projeto. A SEGER, por meio da Gerência de Controle Interno e Análise de Custos - GECON, está à disposição para quaisquer esclarecimentos e apoio necessário, por meio do telefone (27) ; ou pelo gecon@seger.es.gov.br. 11