SIGNATURE HEALTHCARE BROCKTON HOSPITAL

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1 Assunto: Política de crédito e cobrança Página1 de 8 Data original de entrada em vigor: 7/86 Data de revisão: 4/90, 3/05 Código de classificação: Data de análise: 4/12, 4/14, 2/18 Referências: 101 CMR Seção de políticas: Emitido pelo Departamento/Comitê: OBJETIVO: Apresentar políticas e práticas financeiras sólidas para assegurar o cumprimento da legislação federal e estadual aplicável e para assegurar que o hospital seja reembolsado pelos serviços médicos prestados. POLÍTICA: O hospital tem a política de solicitar o reembolso de serviços prestados a pacientes que puderem pagar, de seguradoras terceirizadas responsáveis que cobrirem o custo de atendimento do paciente e de programas de assistência governamentais e não governamentais para os quais um paciente puder se qualificar. Além disso, o hospital prestará serviços gratuitos ou de custo reduzido para pacientes que podem ser medicamente indigentes, mas que não se qualificarem para outras formas de assistência. Além disso, o hospital oferecerá recursos e orientação para ajudar os pacientes a preencher formulários para receber assistência. O hospital mantém o sigilo de todas as informações médicas e financeiras do paciente, de acordo com as leis federais e estaduais aplicáveis em matéria de privacidade, segurança e roubo de identidade. RESPONSABILIDADE: O Departamento de sistemas financeiros do paciente tem a responsabilidade de implementar e administrar a Política de crédito e cobrança. PROCEDIMENTO: A. Coletar informações sobre recursos financeiros para pacientes e coberturas de seguro a) O hospital trabalhará com o paciente para aconselhar sobre o dever de apresentar as seguintes informações essenciais: Antes de prestar qualquer serviço de saúde (com exceção dos serviços prestados para estabilizar um paciente para o qual for feita a determinação de condição médica de emergência ou que precisar de cuidados de urgência), o paciente terá o dever de apresentar informações oportunas e precisas sobre a situação atual de seguro, informações demográficas, alterações na renda familiar ou cobertura de apólices de grupo (se houver) e, se conhecidas, informações sobre franquias ou co-pagamentos exigidos pelo seguro ou programa financeiro aplicável. Informações detalhadas para cada item deverão incluir, mas não se limitam a: i) Nome completo, endereço, telefone, data de nascimento, número de seguro social (se disponível), cobertura de seguro de saúde atual, cidadania, informações de residência e recursos financeiros aplicáveis do paciente que possam ser usados para pagar a conta;

2 Assunto: Política de crédito e cobrança Página 2 de 8 ii) Se for o caso, o nome completo do fiador do paciente, endereço, telefone, data de nascimento, número de seguro social (se disponível), opções de cobertura do seguro de saúde atual e recursos financeiros aplicáveis que possam ser usados para pagar a conta do paciente; e iii) Outros recursos que podem ser usados para pagar a conta, inclusive outros programas de seguros, apólices de seguro de veículos motorizados ou de imóveis, se o tratamento for devido a um acidente, programas de compensação trabalhista, apólices de seguro de estudantes e qualquer outra renda familiar, como herança, presentes, ou distribuições de um fundo fiduciário disponível, entre outros. O paciente também terá o dever de acompanhar a conta não remunerada do hospital, inclusive quaisquer co-pagamentos, cosseguros e franquias existentes, e entrar em contato com o hospital se o hospital precisar de assistência para pagar parte da conta ou a conta completa. O paciente também será obrigado a informar à seguradora atual (se houver uma), ou à agência estatal que tiver feito a determinação da qualificação do paciente em um programa público, de qualquer alteração na renda familiar ou no estado do seguro. O hospital também poderá ajudar o paciente a atualizar a qualificação em um programa público quando houver mudanças na renda familiar ou na situação do seguro, desde que o paciente informe o hospital de tais mudanças na situação de qualificação do paciente. O hospital trabalhará com o paciente para garantir que ele esteja ciente do dever de notificar o hospital e o programa aplicável pelo qual estiverem recebendo assistência (por exemplo, MassHealth, Connector, Health Safety Net ou Medical Hardship), sobre quaisquer informações relacionadas a mudanças na renda familiar, ou se eles fizerem parte de um pedido de seguro que puder cobrir o custo dos serviços prestados pelo hospital. Se houver um terceiro (tal como, mas não se limitando a, seguro de casa ou automóvel) responsável por cobrir o custo dos cuidados devido a um acidente ou outro incidente, o paciente trabalhará com o hospital ou o programa aplicável (inclusive, mas não se limitando a, MassHealth, Connector ou Safety Safety Net) para ceder o direito de recuperar o valor pago ou não pago pelos serviços. b) Obrigações do hospital: O hospital empreenderá todos os esforços razoáveis e diligentes para cobrar o seguro do paciente, bem como outras informações, para verificar a cobertura dos serviços de saúde a serem prestados pelo hospital. Essas iniciativas poderão ocorrer durante o cadastro inicial do indivíduo no hospital, ou em outros momentos. Além disso, o hospital notificará o paciente sobre a disponibilidade de opções de cobertura por meio de um programa de assistência pública disponível ou de assistência financeira hospitalar, inclusive cobertura pelo MassHealth, o programa de assistência para pagamento de prêmios operado pelo Health Connector, o Children s Medical Security Program, o Health Safety Net, ou o Medical Hardship, nas faturas de cobrança que forem enviadas ao paciente ou ao fiador do paciente após a prestação dos serviços. Além disso, o hospital também realizará a devida diligência por meio de sistemas públicos ou privados de verificação financeira para determinar se o hospital é capaz de identificar a situação de qualificação do paciente para cobertura pública ou particular de seguro. O hospital tentará coletar estas informações antes de prestar qualquer serviço de saúde que não for de urgência ou emergência. O hospital atrasará qualquer tentativa de obter estas informações enquanto um paciente estiver sendo tratado em relação a uma condição médica de emergência ou serviços de cuidados urgentes necessários.

3 Assunto: Política de crédito e cobrança Página 3 de 8 Iniciativas de devida diligência do hospital incluirão, mas não estão limitadas a: solicitar informações sobre o seguro do paciente, verificar quaisquer bancos de dados de seguros públicos ou particulares disponíveis, seguindo as regras de cobrança e autorização e, conforme apropriado, entrar com recursos para qualquer reclamação negada quando o serviço puder ser total ou parcialmente pago por uma companhia de seguros de terceiros conhecida que puder ser responsável pelos custos dos serviços de saúde recentes do paciente. Ao ser informada pelo paciente, a equipe de registro ou admissão do hospital também deverá trabalhar com o paciente para garantir que as informações relevantes sejam comunicadas aos programas públicos apropriados, tais como: quaisquer alterações na renda familiar ou na situação do seguro, inclusive qualquer ação judicial ou pedido de seguro que puder cobrir o custo dos serviços prestados pelo hospital. Se o paciente ou fiador/tutor não conseguir apresentar as informações necessárias, e o paciente concordar, o hospital empreenderá esforços razoáveis para entrar em contato com parentes, amigos, fiadores/responsáveis e/ou outros terceiros apropriados para informações adicionais. As iniciativas razoáveis de devida diligência do hospital para investigar se um seguro de terceiros ou outro recurso possam ser responsáveis pelo custo dos serviços prestados pelo hospital deverão incluir, mas não se limitar a, determinar se há uma apólice aplicável para cobrir o custo do pedido, inclusive: (1) apólice de responsabilidade do motorista ou do proprietário da casa, (2) apólice geral de proteção contra acidentes ou danos pessoais, (3) programas de remuneração do trabalhador e (4) políticas de seguro de estudantes, entre outros. Se o hospital puder identificar um terceiro responsável ou tiver recebido um pagamento de um terceiro ou outro recurso (inclusive de um segurador privado ou outro programa público), o hospital informará o pagamento ao programa aplicável e o compensará, caso for aplicável de acordo com os requisitos de processamento de pedidos do programa, contra qualquer pedido que possa ter sido pago pelo terceiro ou outro recurso. Para os programas de assistência pública estatais que tiverem realmente pago pelo custo dos serviços, o hospital não será obrigado a garantir a cessão do direito de um paciente à cobertura de serviços de terceiros. Nestes casos, o paciente deverá estar ciente de que o programa estadual aplicável poderá tentar buscar a cessão de custos dos serviços prestados ao paciente. B. Práticas de faturamento e cobrança hospitalar O hospital tem um processo uniforme e regular para a apresentação e cobrança de pedidos apresentados aos pacientes, independentemente da situação do seguro. Especificamente, se o paciente tiver um saldo atual não remunerado que estiver relacionado aos serviços prestados ao paciente e não coberto por uma opção de cobertura pública ou particular, o hospital seguirá os seguintes procedimentos razoáveis de cobrança/faturamento, que incluem: a) Uma conta inicial enviada ao paciente ou à parte responsável pelas obrigações financeiras pessoais do paciente; a conta inicial incluirá informações sobre a disponibilidade de assistência financeira (inclusive, mas não se limitando ao MassHealth, ao programa para assistência de pagamento de prêmios operado pelo Health Connector, o Children's Medical Security Program, o Health Safety Net e o Medical Hardship) para cobrir o custo da conta do hospital; b) Faturas, ligações telefônicas, cartas de cobrança, notificações de contatos pessoais, notificações subsequentes on-line ou qualquer outro método de notificação que constitua um empenho genuíno

4 Assunto: Política de crédito e cobrança Página 4 de 8 para entrar em contato com a parte responsável pela conta não paga, que também incluirá informações sobre como o paciente poderá entrar em contato com o hospital se precisar de assistência financeira; c) Se possível, será feita uma documentação de iniciativas alternativas para localizar a parte responsável pela obrigação ou pelo endereço correto nas faturas devolvidas pelo serviço postal, como "endereço incorreto" ou "não entregue"; d) Enviar um aviso final por carta certificada para pacientes não segurados (que não tiverem sido registrados em um programa, como o Health Safety Net ou o MassHealth) e que incorrerem em um saldo de inadimplência de emergência de mais de US $ 1.000,00 relativos apenas a serviços de nível de emergência, no qual as notificações não forem devolvidas como "endereço incorreto" ou "não entregue" e também ao notificar os pacientes da disponibilidade de assistência financeira nas comunicações; e) A documentação da ação contínua de cobrança, ou cobrança realizada 120 dias a partir da data do serviço será mantida e ficará disponível para o programa federal e/ou estadual aplicável para verificar tais iniciativas; e f) Verificar o Sistema de verificação de qualificações de Massachusetts (EVS) para garantir que o paciente não seja um paciente de baixa renda e não tenha apresentado um pedido de cobertura para o MassHealth, o programa de assistência para pagamento de prêmios operado pelo Children s Medical Security Program, o Health Safety Net, ou o Medical Hardship, antes de enviar pedidos ao Health Safety Net Office para cobertura da inadimplência. g) Para todos os pacientes que estiverem registrados em programas de assistência pública, o hospital só poderá faturar esses pacientes pelo co-pagamento específico, cosseguro ou franquia estipulados nos regulamentos estaduais aplicáveis e que poderão ser indicados no sistema Medicaid Management Information System. O hospital buscará um pagamento específico para os pacientes que não se qualificarem para se inscrever em um programa de assistência pública do estado de Massachusetts, como residentes de outros estados, mas que de outra forma possam atender às categorias gerais de qualificação financeira de um programa estadual de assistência pública. Para esses pacientes, o hospital notificará o paciente se recursos adicionais estiverem disponíveis com base na renda do paciente e outros critérios, conforme descrito na política de assistência financeira do hospital Quando solicitado pelo paciente e com base em uma análise interna do estado financeiro de cada paciente, o hospital também poderá oferecer descontos adicionais ou outra assistência, seguindo o próprio programa de assistência financeira interna que é aplicado de forma uniforme e não discriminatória aos pacientes e que leva em consideração a situação financeira documentada do paciente e a impossibilidade do paciente de efetuar um pagamento após ações razoáveis de cobrança. Qualquer desconto dado pelo hospital será condizente com os requisitos federais e estaduais e não afetará os serviços prestados ao paciente. C. Populações isentas de atividades de cobrança As seguintes populações de pacientes estão isentas de quaisquer procedimentos de cobrança ou faturamento, de acordo com as normas e políticas estaduais: Pacientes registrados em um programa de seguro público de saúde, incluindo, mas não limitado a, Auxílio de Emergência a Idosos, Deficientes e Crianças (EAEDC) do MassHealth; Children s Medical Security Program (CMSP), se o rendimento da MAGI (renda bruta ajustada modificada) for igual ou inferior a 300% do nível de pobreza federal;

5 Assunto: Política de crédito e cobrança Página 5 de 8 pacientes de baixa renda, conforme determinado pelo MassHealth e Health Safety Net, inclusive aqueles com renda familiar da MAGI ou renda contábil familiar do Medical Hardship entre 150,1 a 300% do nível de pobreza federal; e do Medical Hardship, sujeitos às seguintes exceções: a) O hospital poderá realizar ações de cobrança contra qualquer paciente registrado nos programas mencionados acima para co-pagamentos e franquias exigidos que forem estabelecidos pelos programas específicos; b) O hospital também poderá iniciar faturamento ou cobrança para um paciente que alegar que ele ou ela participa em um programa de assistência financeira que cobre os custos dos serviços hospitalares, mas não apresentar prova de tal participação. Após o recebimento de provas satisfatórias de que um paciente participa de fato em um programa de assistência financeira (inclusive o recebimento ou a verificação do pedido assinado), o hospital deverá cessar atividades de faturamento ou cobrança; c) O hospital poderá continuar ações de cobrança a qualquer paciente de baixa renda por serviços prestados antes do paciente ser designado como sendo de baixa renda, desde que a atual situação do paciente de baixa renda tiver sido encerrado, expirado ou não identificado no sistema de verificação de qualificação do estado ou no sistema de gerenciamento de informações do Medicaid. No entanto, uma vez que o paciente se qualificar e ele tiver sido inscrito no MassHealth, o Programa de Assistência de Pagamento de Prêmios operado pelo Health Connector, o Children s Medical Security Plan ou Medical Hardship, o hospital cessará atividades de cobrança de serviços (com exceção de quaisquer co-pagamentos e franquias) feitas antes do início da qualificação. d) O hospital poderá realizar ações de cobrança contra qualquer um dos pacientes que participarem dos programas listados acima para serviços não cobertos pelos quais o paciente tenha concordado em ser responsável, desde que o hospital tenha obtido o consentimento prévio por escrito do paciente para ser faturado por este(s) serviço(s). No entanto, mesmo nessas circunstâncias, o hospital não poderá faturar o paciente por pedidos relacionados a erros médicos ou pedidos negados pela seguradora primária do paciente devido a um erro administrativo ou de cobrança. D. Processos de cobrança do hospital a) O hospital não realizará nenhuma "ação extraordinária de cobrança. O hospital aceitará e processará um pedido de assistência financeira apresentada durante o período do pedido de acordo com a política de assistência financeira do hospital. O "período de pedido" começa na data em que o atendimento for prestado e termina no final do 240º dia após a data na qual o primeiro extrato de cobrança ser enviado após a alta de atendimento, sujeito aos seguintes requisitos adicionais especiais. O período de solicitação não termina antes de 30 dias após o hospital ter enviado ao paciente o aviso de 30 dias descrito abaixo. No caso de um paciente cuja qualificação tiver sido determinada pelo hospital para menos do que a assistência mais generosa de acordo com a política de assistência financeira, o pedido não terminará antes do final de um período razoável para que o paciente possa pedir assistência financeira mais generosa, conforme descrito mais adiante. b) O hospital (i) enviará ao paciente uma notificação por escrito que indica que a assistência financeira está disponível para pacientes que se qualificam, (ii) enviará ao paciente um resumo em linguagem simples da política de assistência financeira; e (iii) fará um esforço razoável para avisar o paciente oralmente sobre a política de assistência financeira e como o paciente poderá obter assistência com o processo de solicitação da política de assistência financeira; exceto que

6 Assunto: Política de crédito e cobrança Página 6 de 8 requisitos especiais se aplicarem para adiar ou negar cuidados médicos necessários, conforme descrito abaixo. c) Se um paciente apresentar um pedido completo ou incompleto de assistência financeira de acordo com a política de assistência financeira do hospital durante o período de registro: (i) o hospital determinará se o paciente se qualifica para assistência financeira de acordo com a política de assistência financeira ou (ii) no caso de um pedido incompleto de assistência financeira, o hospital irá solicitar informações adicionais e/ou documentação dentro de um prazo razoável. O hospital também tomará outras medidas, dependendo do pedido estar completo ou incompleto, conforme descrito abaixo. d) No caso de o paciente apresentar um pedido completo de assistência financeira durante o período de inscrição, o hospital determinará se o paciente se qualifica para assistência financeira. Se o hospital determinar que o paciente se qualifica para assistência além do atendimento gratuito, o hospital: (i) enviará ao paciente uma declaração de cobrança que indica a quantidade que o paciente deve pelos cuidados recebidos que se qualificam para assistência financeira e declara, ou descreve, como o paciente poderá obter informações sobre os montantes geralmente cobrados pelo atendimento, (ii) reembolsará ao paciente qualquer quantia que o paciente tenha pago por cuidados que excedam o valor pelo qual o paciente está determinado a ser pessoalmente responsável pelo pagamento e caso o paciente envie um pedido incompleto de assistência financeira durante o período de inscrição, o hospital, além disso, enviará ao paciente uma notificação por escrito que descreva as informações adicionais e/ou a documentação exigida na política de assistência financeira e que inclui informações de contato. e) O hospital poderá fazer determinações presuntivas de que um paciente se qualifica para assistência financeira de acordo com a política de assistência financeira com base em informações diferentes às que foram apresentadas pelo paciente ou com base em uma determinação anterior de qualificação. No caso de se determinar que um paciente se qualifica para menos do que a assistência mais generosa disponível de acordo com a política de assistência financeira, o hospital: (i) notificará o paciente sobre a base para a determinação presuntiva de elegibilidade e a forma de solicitar assistência mais generosa disponível de acordo com a política de assistência financeira; (ii) dará ao paciente um período de tempo razoável para se candidatar a uma assistência mais generosa e (iii) se o paciente apresentar um pedido completo buscando assistência financeira mais generosa durante o período de solicitação, determinar se o paciente se qualifica para o desconto mais generoso. f) O hospital e seus agentes não deverão continuar atividades de cobrança relacionadas a um paciente que for membro de um processo de falência, exceto para garantir direitos como credor na ordem apropriada (ações semelhantes também poderão ser tomadas pelo programa de assistência pública aplicável que tiver pago pelos serviços). O hospital e seus agentes também não cobrarão juros sobre um saldo atrasado para um paciente de baixa renda ou para pacientes que atendam aos critérios de cobertura pelo programa de assistência financeira interna do hospital. g) O hospital mantém a conformidade com os requisitos de cobrança aplicáveis e segue os requisitos estaduais e federais aplicáveis relacionados à falta de pagamento de serviços específicos que forem o resultado ou estiverem diretamente relacionados a um evento relatável grave (SRE), a correção do SRE, uma complicação subsequente decorrentes do SRE, ou uma reentrada ao mesmo hospital para serviços associados ao SRE. Os SREs que não ocorrerem no hospital serão excluídos desta determinação de falta de pagamento, desde que as instalações de tratamento e as instalações responsáveis pelo SRE não tenham propriedade comum ou uma empresa-mãe corporativa comum.

7 Assunto: Política de crédito e cobrança Página 7 de 8 O hospital também não cobrará pagamentos de um paciente de baixa renda pelo programa Health Safety Net, para o qual créditos tiverem sido inicialmente negados por um programa de seguro devido a um erro administrativo de cobrança pelo hospital. E. Agências externas de cobrança O hospital poderá contratar uma agência externa de cobrança para auxiliar na cobrança de certas contas, inclusive os montantes responsáveis não resolvidos pelo paciente após 120 dias de ações de cobrança contínua. O hospital também poderá celebrar contratos vinculativos com agências externas de cobrança. Qualquer contrato que permita a venda de dívidas que não sejam tratadas como ações extraordinárias de cobrança atenderá aos requisitos descritos acima. Todas as agências de cobrança externas contratadas pelo hospital darão ao paciente a oportunidade de apresentar uma queixa e encaminharão ao hospital os resultados de tais reclamações por parte do paciente. O hospital exigirá que qualquer agência de cobrança externa usada opere em conformidade com os requisitos de cobrança justa de dívidas federais e estaduais. F. Depósitos e planos de parcelamento De acordo com os regulamentos do Massachusetts Health Safety Net relativos a pacientes que forem: (1) classificados como "Paciente de baixa renda" ou (2) se qualificarem para Medical Hardship, o hospital enviará ao paciente informações sobre depósitos e planos de pagamento com base na situação financeira documentada do paciente. Qualquer outro plano será baseado no programa de assistência financeira interna do hospital e não se aplicará aos pacientes que tiverem capacidade de pagar. a) Serviços de emergência Um hospital poderá não requerer depósitos de pré-admissão e/ou pré-tratamento de pacientes que precisarem de serviços de nível de emergência ou que forem classificados como pacientes de baixa renda. b) Depósitos de pacientes de baixa renda Um hospital poderá solicitar um depósito de pacientes que forem considerados pacientes de baixa renda. Tais depósitos devem ser limitados a 20% do montante da franquia, até $500,00. Todos os saldos restantes estarão sujeitos às condições do plano de pagamento estabelecidas em 101 CMR (1)(g). c) Depósitos para pacientes com dificuldades médicas Um hospital poderá solicitar um depósito de pacientes que se qualificarem para dificuldades médicas. Os depósitos serão limitados a 20% da contribuição para dificuldades médicas até $ Todos os saldos restantes estarão sujeitos às condições do plano de pagamento estabelecidas em 101 CMR (1)(g). d) Planos de pagamento para pacientes de baixa renda de acordo com o Massachusetts Health Safety Net Program. Um paciente com um saldo de $1.000,00 ou menos, após o depósito inicial, deverá receber um plano de pagamento de pelo menos um ano sem juros com um pagamento mensal mínimo não superior a $25. Um paciente que tiver um saldo de mais de $1.000,00, após o depósito inicial, deverá oferecer um plano de pagamento sem juros de pelo menos dois anos. e) Taxa dedutível única do CommonHealth

8 Assunto: Política de crédito e cobrança Página 8 de 8 A pedido do paciente, o hospital pode enviar uma fatura para um Paciente de baixa renda para permitir que o Paciente alcance a taxa dedutível única requerida pelo CommonHealth One. f) Planos de pagamento parcial do Health Safety Net para pacientes de baixa renda, de acordo com o programa Health Safety Net de Massachusetts, para serviços prestados em um centro de saúde licenciado no hospital, inclusive os seguintes locais: Brockton Hospital Outpatient Care Center o 130 Quincy Avenue, 1 st and 2 nd Floors, Brockton, MA Signature Healthcare Brockton Hospital o 110 Liberty Street, 1 st Floor, Suite 1B, Brockton, MA Signature Healthcare Brockton Hospital Imaging o 31 Roche Brothers Way, Easton, MA Signature Healthcare Brockton Hospital Rehabilitation Services o 1215 Broadway, 1 st and 2 nd Floors, Raynham, MA Signature Hospital at 430 Liberty Street o 430 Liberty Street, Suite 7, Hanson, MA Signature Healthcare Brockton Hospital Rehabilitation Services East Bridgewater o 635 Plymouth Street, East Bridgewater, MA Signature Healthcare Cancer Treatment Center, o 25 Libby Street, 1 st and 2 nd Floor, Brockton, MA Brockton Radiation Oncology, LLC o 25 Libby Street, Brockton, MA Shields Signature Imaging, LLC o 680 Centre Street, Brockton, MA g) O hospital também oferece ao paciente de baixa renda do Health Safety Net um plano de cosseguro que permite ao paciente pagar 20% do pagamento líquido do Health Safety Net para cada visita, até que o paciente atinja a franquia anual. O saldo restante será liquidado para o Health Safety Net. REFERÊNCIAS: 101 CMR Credit & Collection Regulatory Requirements I.R.C 501(r) ANALISADO POR: DATA: Diretor financeiro 2/2018 Conselho de administração 2/2018 Comitê de políticas administrativas 2/2018