Manual de Prestação de Contas

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1 Manual de Prestação de Contas Versão /11/2017

2 REITORA Eliane Superti VICE-REITORA Adelma das Neves Nunes Barros PRÓ-REITOR DE EXTENSÃO E AÇÕES COMUNITÁRIAS Adolfo Francesco de Oliveira Colares DEPARTAMENTO DE EXTENSÃO Irlon Ferreira Maciel Redação, pesquisa e produção do conteúdo Kelly Huany de Melo Braga ) dex@unifap.br Fone: /

3 Apresentação A Pró-Reitoria de Extensão e Ações Comunitárias PROEAC apresenta a comunidade acadêmica o Manual de Prestação de Contas do Auxílio Financeiro à Pesquisador. Este Manual tem como objetivo fornecer orientações sobre os procedimentos a serem observados na utilização e posterior prestação de contas dos recursos financeiros recebidos para execução de programas, projetos e eventos de extensão universitária. O uso de recursos públicos é regulamentado por complexa legislação, à qual se sujeitam tanto as Instituições como as pessoas beneficiadas, sendo, portanto, de extrema importância que sejam observadas cuidadosamente todas as normas e instruções contidas no presente Manual, a fim de evitar procedimentos que poderão ocasionar futuras glosas e/ou inviabilizar a obtenção de futuros auxílios junto à PROEAC. O Departamento de Extensão DEX é a unidade administrativa responsável pelo controle da utilização dos recursos, estando apto a prestar quaisquer esclarecimentos ou orientação que o beneficiário venha a necessitar. Adolfo Francesco de Oliveira Colares Pró-Reitor de Extensão e Ações Comunitárias 3

4 SUMÁRIO 1) DA CARACTERIZAÇÃO DO AUXÍLIO ) DA SOLICITAÇÃO ) DA LIBERAÇÃO DOS RECURSOS ) DAS DEPESAS FINANCIADAS ) DA UTILIZAÇÃO DOS RECURSOS ) DA PRESTAÇÃO DE CONTAS...8 7) DAS DISPOSIÇÕES FINAIS APÊNDICE 4

5 1) DA CARACTERIZAÇÃO DO AUXÍLIO 1.1 O Auxílio Financeiro a Pesquisador visa atender às necessidades inerentes ao desenvolvimento de projeto(s) de pesquisa, incluindo os processos de divulgação dos resultados alcançados; da cooperação entre Instituições e pesquisadores; da proteção do produto ou do processo inventivo; e das atividades extensionistas resultantes de pesquisa. 1.2 Os recursos financeiros deverão estar atrelados a editais promovidos pela UNIFAP, destinados ao fortalecimento de grupos de pesquisa; da mobilidade acadêmico-cientifica nacional e internacional; atividades extensionistas resultantes de pesquisa. 1.3 O repasse dos recursos será realizado através do Cartão Pesquisador do Banco do Brasil ou em crédito em conta corrente do pesquisador, podendo ser aberta conta específica para este fim. 2) DA SOLICITAÇÃO 2.1 O(a) beneficiário(a), com projeto já aprovado em Edital, deverá preencher e assinar o Formulário de Concessão de Auxílio Financeiro (APÊNDICE I), com a previsão de gastos, e enviálo através de memorando eletrônico ao Departamento de Extensão. 3) DA LIBERAÇÃO DOS RECURSOS 3.1 É condição básica para liberação dos recursos: a) O(a) beneficiário(a) não ter qualquer pendência de prestação de contas em seu nome na UNIFAP e estar em situação de regularidade no Sistema de Administração Financeira - SIAFI e no Cadastro Informativo de Créditos Não Quitados do Setor Público Federal - CADIN. 4) DAS DESPESAS FINANCIADAS 4.1 Os recursos previstos nos Editais da PROEAC financiarão somente despesas correntes, que são aquelas que não contribuem, diretamente, para a formação ou aquisição de um bem de capital. 4.2 Os objetos de financiamento serão os seguintes: a) Material de consumo: Despesas orçamentárias com álcool, gasolina e/ou diesel automotivo; material biológico, farmacológico e laboratorial; animais para estudo, corte ou abate; alimentos para animais; material de coudelaria ou de uso zootécnico; sementes e mudas de plantas; gêneros de alimentação; material de proteção, segurança, socorro e sobrevivência; material de expediente; material de cama e mesa, copa e cozinha, e produtos de higienização; material gráfico e de processamento de dados; material para esportes e diversões; material para fotografia e filmagem; material para instalação elétrica e eletrônica; material para manutenção, reposição e aplicação; material odontológico, hospitalar e ambulatorial; material químico; material para telecomunicações; 5

6 vestuário, uniformes, fardamento, tecidos e aviamentos; material de acondicionamento e embalagem e outros materiais de uso não duradouro. b) Diárias civil: Despesas orçamentárias com cobertura de alimentação, pousada e locomoção urbana, do servidor público estatutário ou celetista que se desloca de sua sede em objeto de serviço, em caráter eventual ou transitório, entendido como sede o Município onde a repartição estiver instalada e onde o servidor tiver exercício em caráter permanente; c) Passagens e despesas com locomoção: Despesas orçamentárias, realizadas diretamente ou por meio de empresa contratada, com aquisição de passagens (aéreas, terrestres, fluviais ou marítimas) e taxas de embarque. d) Serviços de terceiros pessoa física: Despesas orçamentárias decorrentes de serviços prestados por pessoa física, pagos diretamente a esta e não enquadrados nos elementos de despesa específicos, tais como: remuneração de serviços de natureza eventual, prestado por pessoa física sem vínculo empregatício. e) Serviços de terceiro pessoa jurídica: Despesas orçamentárias decorrentes da prestação de serviços por pessoas jurídicas para órgãos públicos, tais como: locação de equipamentos e materiais permanentes; software; serviços de divulgação, impressão, encadernação e emolduramento; despesas com pagamento de inscrições em congressos, simpósios, conferências ou exposições. 5) DA UTILIZAÇÃO DOS RECURSOS 5.1 Os recursos concedidos a pessoas físicas devem ser utilizados dentro do prazo de vigência do benefício e de acordo com a Resolução nº 07/2017 CONSU/UNIFAP, regras dos Editais do PAEX e deste Manual de Prestação de Contas. 5.2 Caso se verifique a necessidade de prorrogar o período de vigência, o(a) beneficiário(a) deverá encaminhar solicitação justificada à PROEAC, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da data de término da vigência. 5.3 Em caso de interrupção da ação de extensão, o fato deverá ser comunicado imediatamente ao DEX/PROEAC, apresentando justificativa, prestação de contas dos recursos utilizados e devolução do saldo através de Guia de Recolhimento da União (GRU). 5.4 Em caso de substituição do(a) beneficiário(a), ele(a) só poderá ser efetivado(a) com a prévia concordância da PROEAC. Quando isso ocorrer, o primeiro(a) será obrigado(a) a apresentar a prestação de contas referente ao período de sua gestão, cabendo ao substituto(a), a prestação de contas final. 5.5 O beneficiário(a) que der ao recurso financeiro destinação diversa daquela aprovada, fica sujeito(a) à devolução do mesmo ou do valor correspondente a UNIFAP, atualizado 6

7 monetariamente, acrescido de juros legais, na forma da legislação aplicável aos débitos para com a Fazenda Nacional. 5.6 O(a) beneficiário(a) deverá observar o princípio do menor preço, sem deixar de considerar, igualmente, os aspectos de qualidade e de rendimento que possam comprometer o resultado do projeto, possibilitando assim o melhor aproveitamento dos recursos públicos. Para isso, antes de realizar a compra dos produtos, deverá fazer três cotações de preços e anexá-las no relatório final de prestação de contas. 5.7 Diárias e passagens só poderão ser concedidas ao próprio beneficiário do auxílio ou à colaboradores da ação de extensão para apresentação de trabalhos em congressos, seminários e similares; e para convidados externos reconhecidos na área para palestrarem em eventos científicos. 5.8 O valor da diária será R$ 177,00 (Cento e setenta e sete reais). 5.9 O beneficiário ou colaborador deve viajar um dia antes e retornar um dia depois do período do evento, configurando assim o período da viagem Quaisquer outras despesas necessárias à execução das ações extensionistas não previstas nos Editais serão de responsabilidade do proponente O saldo não utilizado deverá ser devolvido à UNIFAP, a ser comprovado no processo de prestação de contas, no prazo previsto para utilização dos recursos, por meio de uma Guia de Recolhimento da União É vedado: a) executar despesas em data anterior ou posterior à vigência do benefício. Despesas realizadas fora do prazo de aplicação dos recursos serão glosadas na forma da legislação vigente. b) efetuar pagamento a si próprio, exceto diárias, por ocasião de deslocamento que exija pernoite fora da região metropolitana ou do município sede para o desempenho de atividades pertinentes ao projeto; c) efetuar o pagamento de taxa de administração, gerência ou serviço equivalente, a fundações e similares; d) efetuar pagamento, a qualquer título, a servidor ou empregado público, integrante de quadro de pessoal de órgão ou entidade pública da Administração direta ou indireta, por prestação de serviços, consultoria ou assistência técnica; e) efetuar pagamento de salários ou complementação salarial de pessoal técnico e administrativo vinculado à instituição de execução do projeto de pesquisa; f) efetuar, a título de reembolso, despesas de rotina como as de contas de: luz, água, telefone e similares, entendidas estas como de contrapartida obrigatória da Instituição de execução do projeto, caso o evento/projeto tenha sido realizado em suas dependências; 7

8 g) realizar despesas com taxas bancárias, multas, juros ou correção monetária, inclusive as referentes a pagamentos ou recolhimentos efetuados fora dos prazos estabelecidos; h) transferir recursos de uma natureza de despesa para outra, salvo em casos excepcionais autorizados pelos setores orçamentários competentes; i) utilizar os recursos aprovados para ornamentação; jantar de confraternização; coquetéis e coffeebreak; brindes, como por exemplo: bonés, camisetas, chaveiros, bottoms etc; j) contratar serviços de pessoa física ou jurídica para realização de atividades que devem ser desenvolvidas pela própria Instituição, por intermédio de seu quadro de pessoal ou serviços terceirizados; 6) DA PRESTAÇÃO DE CONTAS 6.1 Todo(a) beneficiário(a) de apoio financeiro concedido pela PROEAC está obrigado(a) a prestar contas, conforme previsto no parágrafo único do artigo 70 da Constituição da República Federativa do Brasil, nos Decreto-Lei nº 200/67 e Decreto nº /86, e Instrução Normativa nº 01/97 STN/MF. 6.2 O prazo para utilização do recurso financeiro é de 12 (doze) meses, a contar da data de recebimento deste na conta corrente informada. 6.3 A prestação de contas deverá ser enviada à PROEAC, por meio processo específico, até 30 (trinta) dias após o vencimento do prazo previsto para a utilização dos recursos. 6.4 O processo de prestação de contas deverá conter os seguintes documentos: a) Memorando da coordenação do curso à qual a ação de extensão está vinculada, encaminhando a prestação de contas; b) Formulário de Encaminhamento de Prestação de Contas (APÊNDICE II); c) Plano Orçamentário da ação de extensão (mesmo que consta registrado no SIGAA); d) Formulário de Relação de Pagamentos (disponível da página do DEX); e) Relatório Final da ação realizada com seus respectivos meios de comprovação, apresentando resultados obtidos com a concessão do Auxílio Financeiro (Relatório Final realizado no SIGAA); f) Originais dos comprovantes das despesas (notas fiscais ou cupom fiscal em nome da Fundação Universidade Federal do Amapá, faturas e outros comprovantes) e quando se tratar de documento em papel termossensível, anexar cópia e original; g) Comprovante de devolução do saldo não utilizado, mediante Guia de Recolhimento da União (quando for o caso); h) Recibo do Prestador de Serviço Pessoa física (APÊNDICE III) e Nota Fiscal de Serviço emitida pela Prefeitura (quando for o caso); 8

9 i) Cópia de certificado de apresentação de trabalhos em congressos, seminários e similares (quando for o caso); j) A comprovação da aquisição de passagens aéreas será feita pela apresentação das faturas de agências de viagens mais os cartões de embarque, ou quando adquiridas diretamente das empresas aéreas, pelo bilhete eletrônico e cartões de embarque. Nos casos de passagens terrestres, fluviais ou marítimas, a comprovação dar-se-á somente pela apresentação dos bilhetes de passagens. k) As despesas com diárias deverão ser comprovadas com os anexos correspondentes aos respectivos beneficiários (ANEXOS III Declaração de diária ao coordenador; ANEXO IV Declaração de diária a participantes). 6.5 Não serão aceitos comprovantes que contenham, em qualquer dos seus campos, rasuras, borrões, caracteres ilegíveis ou data anterior ou posterior ao prazo de aplicação dos recursos. 6.6 Na nota fiscal/fatura, referente as despesas realizadas, o(a) beneficiário(a) deverá atestar em seu verso a seguinte nota: Atesto o recebimento do(s) materiais indicado(s) nesta nota fiscal/fatura, adquiridos com recursos da UNIFAP. (Assinatura, Data e Carimbo) Ou Atesto a realização dos serviços indicado(s) nesta nota fiscal/fatura, pagos com recursos da UNIFAP. (Assinatura, Data e Carimbo) 6.7 O beneficiário cujas despesas descritas no relatório não forem aprovadas terá o prazo de 30 dias para as correções, complementações e/ou devoluções necessárias à prestação de contas. 6.8 Considerar-se-á em situação de inadimplência, o(a) beneficiário(a) que: a) não apresentar o relatório técnico e/ou a prestação de contas, final ou parcial, dos recursos recebidos, nos prazos estipulados; b) não tiver o seu relatório técnico e/ou a sua prestação de contas financeira aprovada pela PROEAC; c) tiver despesa glosada e não ressarcida, devidamente corrigida conforme legislação aplicável. 7) DISPOSIÇÕES FINAIS 7.1 A UNIFAP concederá os auxílios previstos nos editais conforme a disponibilidade financeira da Instituição, podendo ocorrer concessões em prazos diferenciados, devendo o coordenador da ação comunicar à PROEAC a data do recebimento do respectivo auxílio. 7.2 Toda e qualquer atividade financiada pela PROEAC deverá conter a menção de apoio em sua veiculação. 7.3 Os casos omissos serão deliberados pela PROEAC. 9

10 APÊNDICE 1 TERMO DE SOLICITAÇÃO E CONCESSÃO DE AUXÍLIO FINANCEIRO À PESQUISADOR PROJETO Nº TÍTULO DA AÇÃO: OBJETIVOS DA AÇÃO DE EXTENSÃO: JUSTIFICATIVA PARA IMPLEMENTAÇÃO: POSSUI OUTRA FONTE DE FINANCIAMENTO não sim EM CASO POSITIVO JUSTIFICATIVA: 1 DADOS DO COORDENADOR RESPONSÁVEL/BENEFICIÁRIO CPF NOME COMPLETO (sem abreviaturas) DATA DE NASCIMENTO / / SEXO M F IDENTIDADE (RG) ÓRGÃO EMISSOR UF Data de Emissão / / NACIONALIDADE Brasileiro Estrangeiro PAÍS (se estrangeiro) N º DO PASSAPORTE (se estrangeiro) VALIDADE / / TIPO DE VISTO (se estrangeiro) Provisório Profissional ENDEREÇO RESIDENCIAL (logradouro ) VALIDADE (se provisório) / / ENDEREÇO PARA CORRESPONDÊNCIA Residencial Profissional BAIRRO ou CEP CIDADE UF DD D FONE FAX DADOS BANCÁRIOS BANCO N.º DA AGÊNCIA NOME DA AGÊNCIA N.º DA CONTA 10

11 1.1 FORMAÇÃO ACADÊMICA/TITULAÇÃO TÍTULO DE MAIS ALTO NÍVEL OBTIDO ÁREA/SUBÁREA PAÍS ANO INÍCIO ANO CONCLUSÃO INSTITUIÇÃO SIGLA 1.2 ATUAÇÃO PROFISSIONAL / LOCAL DE TRABALHO UNIDADE (Departamento, Laboratório, Núcleo, etc.) CARGO EFETIVO CARGO COMISSIONADO TIPO DE VÍNCULO REGIME DE TRABALHO ENDEREÇO DA INSTITUIÇÃO (logradouro) E - MAIL BAIRRO CEP CIDADE UF DDD FONE FAX 2 INSTITUIÇÃO DE EXECUÇÂO DO PROJETO INSTITUIÇÃO ( Universidade, Centro, Empresa, etc.) SIGLA CGC ou UG/GESTÃO (se Federal) ÓRGÃO (Instituto, Faculdade, Escola, etc.) UNIDADE ( Deptº, Laboratório, Núcleo, etc.) ENDEREÇO DA INSTITUIÇÃO ( logradouro ) E - MAIL BAIRRO CEP CIDADE UF DDD FONE FAX 11

12 3 PLANO DE APLICAÇÃO (PREENCHER COM VALOR TOTAL PREVISTO/APROVADO PARA O PROJETO) GRUPO/TIPO DE DESPESA VALOR SOLICITADO (R$) VALOR APROVADO PELA UNIFAP DESPESAS DE CUSTEIO Bolsa de estudo Diárias Material de Consumo Passagem e Despesa com Locomoção Serviços de terceiros - Pessoa Física Serviços de terceiros - Pessoa Jurídica TOTAL CUSTEIO 4. DECLARAÇÃO Ao enviar este documento ao DEX/PROEAC, o BENEFICIÁRIO DECLARA FORMALMENTE: 1. Conhecer o Regulamento que disciplina as condições gerais que regem o presente Termo; 2. Saber que o documento referido no item a é parte integrante do presente Termo; 3. Subscrever e concordar integralmente com o Regulamento; 4. Saber que os recursos serão liberados pela UNIFAP em função de suas disponibilidades orçamentárias e financeiras; 5. Que deverá utilizar os recursos de acordo com o estabelecido no Plano de Aplicação aprovado pela UNIFAP e dentro do prazo de vigência do mesmo; 6. Que não poderá realizar alterações em plano de trabalho sem prévia autorização do DEX/PROEAC; 7. Possuir anuência formal da INSTITUIÇÃO de execução do projeto; 8. No caso de o projeto incluir a concessão de bolsas: a) que indicará bolsista com nível correspondente ao da bolsa concedida, pelo tempo estipulado e por meio do formulário próprio, e que responderá integralmente pela adequação e correção desta indicação; b) que comunicará à UNIFAP a substituição do bolsista nos casos em que isso seja previsto e permitido; c) que manterá em arquivo documento assinado pelo bolsista, declarando conhecer as regras da bolsa que receberá e comprometendo-se a acatá-las integralmente, devendo, ainda, manter tal documento em meio físico sob sua custódia, caso a UNIFAP o solicite, se assim entender necessário; d) que o pagamento das bolsas será efetuado diretamente ao bolsista, mediante depósito mensal em conta corrente por ele indicada, e que a vigência das bolsas não poderá ultrapassar a vigência do presente Termo. 9. Que está sujeito às normas da UNIFAP e às condições contidas na legislação correlata que rege a execução de Auxílios e instrumentos congêneres, no que couber; 10. Que tem ciência de que esta declaração é feita sob pena da incidência dos artigos do Código Penal Brasileiro sobre a falsificação de documento público e falsidade ideológica, respectivamente. ASSINATURA/CARIMBO 12

13 6 CONCESSÃO DO BENEFÍCIO Os campos a seguir serão preenchidos pelo DEX/PROEAC PTRES NATUREZA DESPESA VALOR CLASSIFICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA Vigência: T O T A L CUSTEIO CAPITAL Início: / / Término: / / Os recursos serão liberados pela UNIFAP em função de suas disponibilidades orçamentárias e financeiras, podendo ocorrer em uma ou mais parcelas. ÁREA FINALÍSTICA Solicitamos Autorização para Concessão do Apoio Financeiro nos valores aprovados, e descritos acima. ORDENADOR DE DESPESA De Acordo. Autorizo a Concessão. Em Assinatura / Carimbo / / Assinatura / Carimbo 13

14 APÊNDICE II ENCAMINHAMENTO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS IDENTIFICAÇÃO DO BENEFICIÁRIO BENEFICIÁRIO DO AUXÍLIO CPF SIAPE ENDEREÇO COMPLETO CIDADE UF CEP TELEFONE NOME DO PROJETO Período de utilização dos recursos: N.º DE REGISTRO De / / a / / Categoria Valor Recebido (A) Valor Utilizado (B) SALDO (C) (C = A - B) Custeio Totais (*) Obs.: Somente poderá apresentar saldo em poder do Beneficiário na coluna C da Movimentação Financeira, quando se tratar de Prestação de Contas Parcial. Neste caso, o saldo apurado na coluna C deverá ser transportado para a coluna A ( Saldo Anterior ) da prestação de contas seguinte. DECLARAÇÃO DO BENEFICIÁRIO Declaro que a aplicação dos recursos foi feita de acordo com o plano de trabalho aprovado pela Pró-Reitoria correspondente, objeto do Auxílio Financeiro ao Docente recebido, responsabilizando-me pelas informações contidas nesta prestação de contas. / / Local Assinatura do Beneficiário 14

15 APÊNDICE III RECIBO DO PRESTADOR DE SERVIÇO Pessoa Física RECIBO RECEBI DO(A) SR(A) (nome do coordenador da ação de extensão) CPF:, a importância de R$ ( ), relativo a (tipo de serviço prestado + nome do projeto) no período de / / a / / em caráter eventual e sem vínculo empregatício. Valor da Remuneração (+)R$ ISS (5% s/remunr.) ( -)R$ Líquido Recebido R$ IDENTIFICAÇÃO DO PRESTADOR DE SERVIÇO NOME Profissão Endereço CEP Cidade UF RG CPF Passaporte (se estrangeiro) CADASTRO DO INSS ASSINATURA DO COORDENADOR / PRESTADOR DE SERVIÇO Atesto que os serviços constantes do presente recibo foram executados. Em / / Assinatura do coordenador Por ser verdade, firmo o presente recibo., de / Assinatura do prestador de serviço 15

16 APÊNDICE IV DECLARAÇÃO DE DIÁRIAS COORDENADOR Coordenador CPF DECLARAÇÃO Declaro junto à UNIFAP que utilizei o valor de R$ (VALOR POR EXTENSO) para cobertura de (número de diárias) diária(s) no período de / / a / / na cidade de para a apresentação do (RESUMO, ARTIGO etc) no evento. DATA ASSINATURA DO BENEFICIÁRIO 16

17 APÊNDICE V DECLARAÇÃO DE DIÁRIAS PARTICIPANTES Beneficiário Endereço CPF Identidade DECLARAÇÃO Declaro junto à UNIFAP que recebi do coordenador do projeto de extensão o valor de R$ (VALOR POR EXTENSO) para cobertura de ( ) diária(s) no período de / / a / / na cidade de para a apresentação do (RESUMO, ARTIGO etc) no evento/para palestrar no evento. OBSERVAÇÃO ASSINATURA DO BENEFICIÁRIO Declaração exclusiva para despesas com diárias do participante do projeto, EXCETO COORDENADOR. Macapá, de de Assinatura 17