Ministerio da Educac;:ao UTFPR - Universidade Tecnol6gica Federal do Paran a Ouvidoria-Geral Pagina 1/ 9 MEM6RIA DE REUNIAO

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1 Ministerio da Educac;:ao UTFPR - Universidade Tecnol6gica Federal do Paran a Pagina 1/ 9 MEM6RIA DE REUNIAO Assunto: Ouvidoria Reuniiio: 1a Reuniao da Comissao Data: 1O/mar~o/2015 Bora: 9h as 17h Local: Sala de Curs~s - Azul do CEDEP Responsrivel: Hilda Alberton de Carvalho Portaria: Portarias nq 291, de 13/02/15 e 347, de 25/02/15 Participantes: Hilda Alberton de Carvalho, Ouvidora-Geral e Presidente da Comissao; Adriana Aguillera Gonc;:alves, ouvidora do Campus Londrina; Gilda Maria de Souza Friedlaender, ouvidora no Campus Curitiba; Lucia Drulla Machado, ouvidora substituta da Ouvidora-Geral; Nelissa Carleto Sandy, Assessora de Legislac;:ao; Sadi Daronch, Chefe da Auditoria Interna da UTFPR e Solange de Souza Bitonti Tizziani, ouvidora do Campus Cornelio Procopio Relato da Reuniao - Topicos Discutidos A alterac;:ao do Regulamento das Ouvidorias da UTFPR se tornou necessaria para atender a IN nq 01, de 05/11/14, que entrou em vigor em 06/03/2015 a qual, essencialmente, altera a nomenclatura, formato, fornecimento de relatorios a Ouvidora-Geral da Uniao (OGU) e prazos de resposta Procura tambem se adequar a IN nq 01, de 24/06/15 que "estabelece normas de recebimento e tratamento de denuncias anonimas e estabelece diretrizes para reserva de identidade do denunciante" Alem disso, como descrito nesses documentos, estas alterac;:6es, atualizam 0 formato dos atendimentos das ouvidorias e constituem-se meios de "conferir eficacia ao disposto no art 37, 3 Q da Constituic;:ao Federal de 1988, que assegura aos cidadaos 0 direito de participar da gestao da Administrac;:ao Publica", e ainda "reforc;:am, nas atividades de controle da Administrac;:ao Publica, 0 exame da legitimidade, conforme preceitua 0 art 70 da Constituic;:ao Federal de 1988" Observamos tambem que "a Conferencia Nacional sobre Transparencia e Controle Social (1!:l Consocial) aprovou proposta de criac;:ao de lei nacional, acolhendo as expectativas apresentadas na quase totalidade dos Estados, no sentido de organizar, fortalecer e efetivar a atuac;:ao das ouvidorias brasileiras", promovendo " a atuac;:ao integrada e sistemica das Ouvidorias do Poder Executivo federal, com a finalidade de qualificar a prestac;:ao de servic;:os publicos e 0 atendimento aos cidadaos" Na reuniao foram utilizados os seguintes documentos-base: Regulamento das Ouvidorias da UTFPR, de 2006; Instruc;:ao Normativa nq 1, de 5 de novembro de 2014 da da Uniao (OGU); Instruc;:ao Normativa Conjunta nq 01, de 24 de junho de 2014 da Controladoria-Geral da Uniao e da Uniao primeira reuniao No documento constante desta memoria estao grifadas as alterac;:6es propostas nesta Hilda f~ ;r valho Ouvidora-Geral Presidente da Comissao

2 Ministério da Educação Página 2/9 PROJETO 2015 REGULAMENTO DAS OUVIDORIAS DA UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ Construir preâmbulo SEÇÃO I DAS OUVIDORIAS E SEUS OBJETIVOS E SUAS AÇÕES Art 1º A Ouvidoria da Universidade Tecnológica Federal do Paraná (UTFPR), órgão interno, vinculado à Reitoria, tem por finalidade: I agir com presteza e imparcialidade; II possibilitar o direito à manifestação dos usuários sobre os serviços prestados pela UTFPR, assegurando-lhes o exame de suas reivindicações; III buscar a melhoria da qualidade e a eficiência nos serviços prestados pela UTFPR; IV construir e incentivar a prática da cidadania ao permitir a participação do corpo discente, docente, técnico-administrativo e da comunidade externa na administração do processo de prestação de serviços da UTFPR; V garantir o direito à informação, orientando como o usuário poderá obtê-la; VI estabelecer o elo entre o cidadão pertencente à comunidade externa ou interna da UTFPR e esta Instituição Art 2º A da UTFPR será exercida por um Ouvidor-Geral designado pelo Reitor da UTFPR dentre os servidores estáveis, que pertençam ao quadro permanente desta Instituição, segundo critérios estabelecidos em 1º O Reitor designará Ouvidores dos Câmpus e respectivos substitutos, que serão indicados pelos respectivos Diretores Gerais, dentre os servidores pertencentes ao quadro permanente da UTFPR e lotado no Câmpus, que para, na condição de ouvidores dos Câmpus, auxiliem no desenvolvimento da função da, de forma descentralizada quanto à localização física

3 Página 3/9 2º Os Ouvidores dos Câmpus devem responder à, mantendo-a informada sobre os processos por eles atendidos 3º Os Ouvidores dos Câmpus devem seguir as normas deste Regulamento e as orientações do Ouvidor-Geral Art 3º A e Ouvidorias dos Câmpus da UTFPR deverão: I receber, avaliar e encaminhar as manifestações dos usuários, sempre procurando a busca de soluções; II garantir o direito de resposta e acompanhar os pleitos até o encaminhamento final; III responder isoladamente ou em conjunto com as Pró-Reitorias, Assessorias, Diretorias Gerais e demais Diretorias, de forma clara e objetiva; IV sugerir à Gestão a revisão de processos; V garantir o sigilo e a identidade do denunciante e da situação, quando for o caso VI -informar à Ouvidoria Geral da União a existência de denúncia praticada por agente público no exercício de cargos comissionados do Grupo Direção e Assessoramento Superiores - DAS a partir do nível 4 ou equivalente SEÇÃO II DA COMPETÊNCIA DA OUVIDORIA-GERAL E OUVIDORIAS DE CÂMPUS Art 4º Compete à da UTFPR: I elaborar plano de trabalho anual; II - coordenar e supervisionar os trabalhos das Ouvidorias dos Câmpus e estabelecer canal de comunicação com a Reitoria; III - receber e encaminhar, às respectivas Pró-reitorias, Assessorias, Diretorias Gerais e demais Diretorias, competentes da UTFPR ou Ouvidorias dos Câmpus, as reclamações, queixas, críticas, sugestões, elogios e denúncias que estejam relacionadas ao bom funcionamento dos serviços

4 Página 4/9 esperados pela comunidade interna e externa e ao comportamento corporativo adequado do corpo docente, discente e técnico-administrativo, independentemente de qualquer função ou cargo ocupado; IV sugerir medidas para sanar o funcionamento inadequado ou ineficaz de setores internos, violações, ilegalidades ou abusos constatados ou observados; V informar ao usuário da Ouvidoria ou denunciante no prazo máximo de 10 dias úteis a partir do recebimento da denuncia ou solicitação os encaminhamentos e/ou providências tomadas; VI monitorar o cumprimento dos prazos e a qualidade das respostas; VII responder à comunidade interna ou externa isoladamente ou em conjunto com as Pró- Reitorias, Assessorias ou Diretorias de Gestão, quanto às providências tomadas pela UTFPR sobre procedimentos adotados, visando sanar os problemas ou irregularidades que tenha conhecimento; VIII solicitar à Reitoria providências cabíveis quando da impossibilidade ou da não-atuação de qualquer setor da Instituição, na tentativa de solução de problemas ou irregularidades; IX promover e incentivar a capacitação dos ouvidores por meio de participação em cursos, congressos ou conferências; IX produzir dados, informações e relatórios sobre as atividades realizadas Art 5º Compete às Ouvidorias dos Câmpus: I receber e encaminhar, às respectivas Diretoria Geral do Câmpus e demais Diretorias, Assessorias ou, as reclamações, queixas, críticas, sugestões, elogios e denúncias que estejam relacionadas ao bom funcionamento dos serviços esperados pela comunidade interna e externa e ao comportamento corporativo adequado do corpo docente, discente e técnico-administrativo, independentemente de qualquer função ou cargo ocupado; II Sugerir medidas para sanar o funcionamento inadequado ou ineficaz de setores internos, violações, ilegalidades ou abusos constatados ou observados; III informar ao usuário da Ouvidoria ou denunciante no prazo máximo de 10 dias úteis a partir do recebimento da denúncia ou solicitação os encaminhamentos e/ou providências tomadas;

5 Página 5/9 IV responder à comunidade interna ou externa isoladamente ou em conjunto com a Diretoria Geral, demais Diretorias e Assessorias, quanto às providências tomadas pela UTFPR sobre procedimentos adotados, visando sanar os problemas ou irregularidades que tenha conhecimento; V solicitar à Diretoria Geral do Câmpus providências cabíveis quando da impossibilidade ou da não-atuação de qualquer setor da Instituição, na tentativa de solução de problemas ou irregularidades; VI Encaminhar à matérias que demandem posicionamento das Pró- Reitorias, Assessorias ou Diretorias de Gestão da UTFPR; IX produzir dados, informações e relatórios sobre as atividades realizadas; X - monitorar o cumprimento dos prazos e a qualidade das respostas Art 6º O Ouvidor-Geral e os Ouvidores dos Câmpus, no exercício de suas funções, poderão: I solicitar informações a qualquer setor da UTFPR; II solicitar a colaboração de outros setores e profissionais de diferentes áreas específicas para elucidações e pareceres em assuntos específicos III Monitorar o cumprimento dos prazos das respostas Parágrafo único A demora injustificada na resposta ou a ausência das solicitações feitas no prazo estipulado neste regulamento, na adoção de providências requeridas pela e Ouvidorias dos Câmpus, ensejará a responsabilização do servidor ou do setor pelo Reitor ou, por delegação, pelo Diretor Geral do Câmpus, podendo implicar em sanção administrativa SEÇÃO III DO FUNCIONAMENTO DA OUVIDORIA-GERAL E OUVIDORIAS DOS CÂMPUS Art 7º As Ouvidorias deverão tratar as manifestações ou anseios da comunidade, no âmbito de suas atribuições, receber, dar tratamento e responder, em linguagem cidadã, as seguintes manifestações

6 Página 6/9 que serão classificados pelo próprio usuário deste serviço de ouvidoria, de acordo com as seguintes classes: I - sugestão; II - elogio; III solicitação; IV - reclamação; e V - denúncia Parágrafo único Por linguagem cidadã entende-se aquela que, além de simples, clara, concisa e objetiva, considera o contexto sociocultural do interessado, de forma a facilitar a comunicação e o mútuo entendimento Art 8º Sugestões: proposição de ideia ou formulação de proposta de aprimoramento de políticas e serviços prestados pela Administração Recebida a sugestão a ouvidoria deve realizar análise prévia e, se for o caso, encaminhá-la ás áreas responsáveis para providências Será considerada conclusiva a resposta que oferece ao interessado a análise prévia realizada, bem como as medidas requeridas às áreas internas, ou a justificativa no caso de impossibilidade de fazê-lo Na impossibilidade de oferecimento de resposta conclusiva dentro do prazo estabelecido no caput deste dispositivo, a ouvidoria oferecerá, mensalmente, resposta intermediária, informando o interessado acerca da análise prévia e dos encaminhamentos realizados, bem como das etapas e prazos previstos para o encerramento do processamento da sugestão Art 9º Elogios: demonstração ou reconhecimento ou satisfação sobre o serviço oferecido ou atendimento recebido 1º O elogio direcionado a agente público específico deve ser a ele encaminhado, dando-se ciência à área de gestão de pessoas para eventual registro em folha funcional

7 Página 7/9 2º No caso do elogio, é conclusiva a resposta que contenha informação sobre o recebimento e, se for o caso, o encaminhamento Art 10 Solicitação: requerimento de adoção de providência por parte da Administração Art 11 Reclamação: demonstração de insatisfação relativa a serviço público 1º À reclamação e à solicitação recebidas pela ouvidoria, desde que descritas de modo a atender padrões mínimos de coerência, será oferecida resposta conclusiva, dentro do prazo de 20 (vinte) dias, prorrogáveis, mediante justificativa, por mais 10 (dez) 2º No caso da reclamação ou solicitação, entende-se por conclusiva a resposta que encerra o tratamento da manifestação, oferecendo solução de mérito ou informando a impossibilidade de seu prosseguimento dentro do prazo estabelecido no caput, a ouvidoria deverá oferecer, mensalmente, resposta intermediária, informando o interessado acerca dos encaminhamentos realizados e das etapas e prazos previstos para o encerramento da manifestação Art 12 - Denúncia: comunicação de prática de ato ilícito cuja solução dependa da atuação de órgão de controle interno ou externo 1º À denúncia recebida pela ouvidoria, desde que contenha elementos mínimos de autoria e materialidade, será oferecida resposta conclusiva no prazo máximo de 20 (vinte) dias, prorrogáveis, mediante justificativa, por mais 10 (dez) 2º No caso da denúncia, entende-se por conclusiva a resposta que contenha informação sobre encaminhamento aos órgãos competentes de controle interno ou externo e sobre os procedimentos a serem adotados 3º A denúncia também poderá ser encerrada quando seu autor descumprir os deveres de expor os fatos conforme a verdade; proceder com lealdade, urbanidade e boa-fé; não agir de modo temerário; ou prestar as informações que lhe forem solicitadas para o esclarecimento dos fatos

8 Página 8/9 Art 13 - À sugestão recebida pela ouvidoria será oferecida resposta conclusiva dentro do prazo de 20 (vinte) dias, prorrogáveis, mediante justificativa, por mais 10 (dez) 1º Recebida a sugestão, a ouvidoria deve realizar análise prévia e, se for o caso, encaminhála às áreas responsáveis para providências 2º Será considerada conclusiva a resposta que oferece ao interessado a análise prévia realizada, bem como as medidas requeridas às áreas internas, ou a justificativa no caso de impossibilidade de fazê-lo 3º Na impossibilidade de oferecimento de resposta conclusiva dentro do prazo estabelecido no caput deste dispositivo, a ouvidoria oferecerá, mensalmente, resposta intermediária, informando o interessado acerca da análise prévia e dos encaminhamentos realizados, bem como das etapas e prazos previstos para o encerramento do processamento da sugestão Art 14 As classes a que se referem os Artigos 8 à 13 poderão ser encaminhadas às Ouvidorias mediante denúncia anônima ou reserva de identidade ou sem reserva de identidade 1º Poderão ser acompanhadas de dados pessoais, encaminhando a demanda pelo site, pessoalmente, por ou por correspondência 2º Denúncia anônima são manifestações que chegam à Ouvidoria sem identificação Apresentada denúncia anônima frente a Ouvidoria, esta a receberá e a tratará, devendo encaminhá-la aos setores responsáveis pela apuração desde que haja elementos suficientes à verificação dos fatos descritos 3º Reserva de identidade A Ouvidoria, atendendo ao pedido do interessado, oculta a identificação do manifestante Ao denunciante e a terceiros envolvidos no processo é garantido o sigilo de seus dados pessoais, de acordo com o seu direito individual e com a inviolabilidade de sua intimidade, se assim optar, observando-se a IN conjunta nº 01 CRG/OGU de 24 de junho de 2014 A restrição de acesso de identidade estabelecida não se aplica caso se configure denunciação caluniosa (art 339 do Decreto-lei n 2848/40 código penal) ou flagrante má-fé por parte do manifestante, conforme observado na IN n 1 CRG/OGU de 24 de junho de 2014

9 Página 9/9 Art 15 As formas de contato, com a localizada junto a Reitoria e Ouvidorias dos Câmpus serão disponibilizadas portal da UTFPR (wwwutfpredubr) e no site dos respectivos Câmpus e demais meios de comunicação interna Art 16 Cada Ouvidoria dos Câmpus deverá remeter à, dados e informações, semestralmente ou sempre que solicitado pela Ouvidoria Geral 1º A encaminhará os relatórios produzidos pelas Ouvidorias à Ouvidoria- Geral da União com periodicidade semestral, de acordo com a Instrução Normativa nº 1, de 05 de novembro de 2014 SEÇÃO IV DOS DIREITOS E DEVERES DOS USUÁRIOS DOS SERVIÇOS DE OUVIDORIA Art 17 São direitos dos usuários dos serviços da e Ouvidorias dos Câmpus da UTFPR: I ter assegurado o exame de suas manifestações pela Ouvidoria, Pró-Reitorias, Assessorias, Diretorias Gerais e demais Diretorias competentes da UTFPR, de forma objetiva, precisa e impessoal; II obter resposta de seus pleitos, procurando visar sempre à melhoria dos serviços prestados pela UTFPR e ao bem-estar do usuário da comunidade interna e externa desta Universidade, dentro de uma condição de respeito, observados os princípios constitucionalmente assegurados; III ter sigilo do processo e dos dados pessoais, quando solicitado Art 18 São deveres dos usuários dos serviços da e Ouvidorias dos Câmpus da UTFPR: I apresentar, de forma completa e clara, o seu pleito ou informação dentro dos mínimos padrões de ética e respeito para com as outras pessoas e para com a UTFPR;

10 Ministério da Educação Página 10/9 II informar se deseja manter reserva de identidade; III agir com urbanidade e boa fé SEÇÃO V DAS DISPOSIÇÕES GERAIS E TRANSITÓRIAS Art 19 Não compete a Ouvidoria fornecer documentos de denunciantes e denúncias Art 20 O Conselho Universitário da UTFPR, mediante proposta do Reitor, poderá aprovar modificações deste regulamento sempre que elas se imponham pela dinâmica dos serviços oferecidos Art 21 A UTFPR deverá garantir infraestrutura física e de pessoal, adequada para as Ouvidorias em todos os Campus Art 23 A UTFPR deverá garantir capacitação dos ouvidores Art 22 Os casos omissos serão dirimidos pelo Reitor, podendo, conforme avaliação deste último, transferir a competência do julgamento ao Conselho Universitário da UTFPR Art 23 O presente Regulamento entrará em vigor na data de sua aprovação pelo Conselho Universitário da UTFPR Curitiba, 10 de março de 2015