MANUAL DE CERTIFICAÇÃO DOS LENÇOS DE NAMORADOS DO MINHO

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1 MANUAL DE CERTIFICAÇÃO DOS LENÇOS DE ADERE-MINHO

2 Elaborado por: Verificado por: Aprovado por: [Lisa Ramos]/[Responsável do Gabinete de Qualidade] [Teresa Costa]/[Directora Geral] [Teresa Costa]/[Directora Geral] Controlo de Revisões do Documento: Edição Data Página Descrição da Revisão Várias , 7, 8, 10 Edição inicial (Nota: o presente documento resulta duma revisão do documento Certificação do Lenços de Namorados do Minho Regulamento, que é extinto e dá lugar ao Manual de Certificação, onde constam os procedimentos relativos à certificação do produto, destinado ao produtor que se candidata, e Regulamento Interno da Estrutura de Certificação, que define as regras de funcionamento desta última). Revisão geral do documento; alteração do artigo 3.º, artigo 4.º, artigo 6.º e artigo 7.º Revisão do artigo 3.º, ponto e correcção da redacção da frase; ponto 3.1 revisão geral; inclusão do artigo 4.º Acompanhamento ; acréscimo da alínea b) do ponto 1.1, artigo 7.º Sempre que ocorrerem alterações no presente documento, esta tabela é actualizada. Este documento é propriedade da Adere-Minho, sendo proibida a sua reprodução sob qualquer meio, salvo as previstas no próprio documento. Página 2

3 INTRODUÇÃO O presente manual tem por objectivo estabelecer as normas de funcionamento do sistema de certificação da IG Lenços de Namorados do Minho, de acordo com o Caderno de Especificações em vigor e em observância da Norma Portuguesa NP EN 45011, referencial de acreditação a que devem obedecer os organismos de certificação de produtos. O processo de certificação realiza-se de forma imparcial e não discriminatória, podendo candidatar-se à mesma qualquer artesão ou unidade produtiva artesanal. PARTE I SISTEMA DE CERTIFICAÇÃO Artigo 1º (Responsabilidades e Organização) A execução das acções de controlo e certificação dos produtos com direito a Indicação Geográfica Lenços de Namorados do Minho é da responsabilidade da Comissão Técnica de Certificação (CT) da Adere-Minho. A Comissão Técnica de Certificação tem uma autonomia funcional e orgânica relativamente aos outros serviços da Adere-Minho e total autonomia quanto à elaboração dos planos anuais de controlo, definição das equipas de trabalho que irão executar as acções de controlo previstas e adopção das decisões relativas à concessão, manutenção, extensão, suspensão e anulação da certificação dos produtos. Artigo 2º (Obrigações do Requerente) O requerente da certificação de produtos obriga-se a: Página 3

4 1. Cumprir os requisitos de certificação constantes do presente Manual e Caderno de Especificações, e a tomar todas as medidas necessárias para realização da avaliação, incluindo fornecer toda a informação necessária para avaliação dos produtos a certificar, bem como fornecer o acesso a todas as áreas e registos para fins de avaliação; 2. Não remover as etiquetas dos lenços certificados fornecidos pela Adere-Minho, garantindo que, o Certificado e Etiqueta emitidas ao abrigo da certificação, não sejam usadas de forma enganadora; 3. Ao artesão ou unidade produtiva compete a colocação de uma etiqueta com informação relativa à composição em fibras têxteis, conforme requisitos legais. Aconselha-se a colocação de etiqueta relativa à composição. 4. Informar a Adere-Minho de qualquer alteração feita ao produto ou processo de fabrico que possam afectar a conformidade do produto; 5. Em caso de anulação da certificação, devolver todos os documentos de certificação solicitados pela Adere-Minho; 6. Cumprir os requisitos do art.º 4º, quando fizer referência à sua certificação de produto em meios de informação e comunicação (brochuras ou publicidade); 7. Manter e colocar à disposição os registos de todas as reclamações que lhe sejam apresentadas relativamente à conformidade do produto; 8. Tomar as devidas medidas para eliminar o motivo da reclamação, devendo ser mantidas evidências das medidas implementadas. Em anexo (anexo III), é facultado um modelo de ficha de reclamação, que poderá ser adoptado pelo fornecedor (produtor), caso este o entenda. Artigo 3º (Funcionamento do processo de concessão da certificação) O processo de certificação pressupõe três fases: Página 4

5 1. Pedido de certificação 1.1 Candidatura O processo de candidatura à certificação de produtos é totalmente voluntário, podendo candidatar-se ao mesmo qualquer artesão e/ou unidade produtiva artesanal, que cumpra a condição estabelecida no ponto seguinte; Os artesãos e/ou as unidades produtivas que pretendam candidatar-se terão que estar reconhecidos, ou em processo de reconhecimento, no âmbito do Estatuto do Artesão e da Unidade Produtiva Artesanal, devendo para tal apresentar a respectiva carta ou comprovativo de entrada do processo no IEFP/PPART A documentação de candidatura à certificação, a ser preenchida e enviada para a Adere-Minho, encontra-se disponibilizada na sua página electrónica; esta documentação também poderá ser directamente disponibilizada ao candidato, caso este a solicite Ao candidato é disponibilizado o Caderno de Especificações para a Certificação dos Lenços de Namorados do Minho, o presente Manual de Certificação (), formulário de candidatura relativo ao processo de certificação (IMP.LNM.001); O processo de candidatura implica a aceitação dos termos do presente Manual, bem como de outros documentos nele referenciados, e as eventuais futuras alterações que lhes sejam introduzidas A Adere-Minho prestará, ao candidato, todos os esclarecimentos julgados necessários para a formulação da candidatura. 1.2 Recepção e Análise da Candidatura Durante a fase de recepção da candidatura, o Agente de Controlo designado pela Adere-Minho verifica se o processo de candidatura se encontra completo, nomeadamente, se o mesmo inclui o Formulário de Candidatura devidamente preenchido e documentos/ comprovativos solicitados; na eventualidade de se encontrarem documentos em falta, serão os mesmos solicitados ao candidato. O técnico responsável pela recepção e análise de candidatura atribui o código do processo, assim que se verificar a sua conformidade A candidatura será arquivada caso não sejam fornecidos, pelo candidato, os elementos necessários à conclusão do processo de análise, num prazo de 30 dias, contados a partir da data de notificação relativa aos elementos em falta; também poderá ser efectuado o arquivamento a pedido do candidato. Página 5

6 1.2.3 Durante a fase de análise do pedido de certificação é verificado pelo técnico se estão reunidas as condições necessárias e suficientes para aceitação da candidatura, nomeadamente, se: a) São cumpridos os requisitos mínimos de certificação definidos em 1.1.2; b) A produção em questão se enquadra no processo de certificação a que o requerente se candidata; c) Eventuais divergências de entendimento entre a Adere-Minho e o requerente estão resolvidas; d) A Adere-Minho tem capacidade para prestar o serviço de certificação Se a candidatura for aceite é desencadeado o processo de avaliação (ponto 2.). 2. Avaliação 2.1. A C.T. atribuirá a certificação segundo as seguintes regras de avaliação: A C.T. avalia as características dos lenços segundo os critérios definidos no Caderno de Especificações (CE.01). A soma da pontuação obtida para cada característica avaliada constitui a classificação final do lenço; Para cada característica, cada membro da C.T. preencherá uma ficha de avaliação, na qual regista a sua apreciação sujeita às seguintes ponderações: a- Rejeita (1) b- Aceita com reservas (2) c- Aceita totalmente (3) O lenço é certificado se reunir de cada membro o mínimo de dezasseis pontos (16) correspondente à multiplicação da avaliação atribuída pelo somatório dos itens ; Caso a pontuação referida em (1.2) a) seja atribuída por mais de um membro da C.T. o artigo será rejeitado; Página 6

7 2.1.5 Nas situações de parecer não favorável à certificação, poderá a C.T., no caso de identificadas não conformidades durante o processo de avaliação, que são passíveis de correcção, solicitar a definição de acções correctivas a empreender pelo produtor de forma a satisfazer todos os requisitos da certificação O produtor deverá definir acções correctivas que permitam a resolução das não conformidades identificadas, comunicando-as à Adere-Minho, num prazo máximo de 30 dias consecutivos contados a partir do dia da tomada de conhecimento, a fim de ser efectuada uma reavaliação do processo de candidatura As recomendações de melhoria emitidas não implicam uma resposta formal, uma vez que não colocam em causa o processo de certificação, contudo, o artesão deverá fazer prova da implementação dessas recomendações em nova peça que submeta a avaliação, sendo as mesmas consideradas para efeitos de concessão da certificação. As recomendações são comunicadas através da Ficha de Recomendações A C.T. autorizará a utilização da I.G. Lenços de Namorados do Minho (conforme simbologia constante do anexo I), caso se verifique a conformidade do produto avaliado com os requisitos da certificação, através da emissão de um Certificado e etiqueta de certificação (constante do anexo II) Ao artesão ou unidade produtiva artesanal compete o cumprimento dos requisitos legais aplicáveis ao tipo de produto que produz, sendo esse um factor preponderante de avaliação para a concessão da certificação. 3. Decisão da Certificação A decisão sobre certificação é conduzida pelo Responsável de Certificação e é suportada pela análise da peça candidata e Relatório de Avaliação emitido pelo Agente de Controlo responsável, contendo um resumo das avaliações emitidas por cada um dos técnicos, no âmbito das reuniões da C.T.: 3.1. Se o lenço for certificado, é emitido um Certificado e uma etiqueta de certificação que é colocada na peça; é efectuado um registo fotográfico da mesma e feita a sua inserção na base de dados da Adere- Minho. O Agente de Controlo procede ainda à actualização da lista de lenços certificados no site da Adere- Minho. Ao artesão é entregue o Certificado, a peça com etiqueta de certificação e embalagem personalizada. Página 7

8 3.2. No caso de indeferimento da candidatura serão as razões do mesmo comunicadas, por escrito, ao requerente, através da emissão da Declaração de Não Certificação. 3.3 A C.T. compromete-se a produzir o certificado ou a Declaração de não certificação no prazo máximo de um mês a contar da data de entrega da candidatura No certificado deverá constar informação relativa ao nome do artesão ou da unidade produtiva, morada, referência ao sistema de certificação, a data de concessão da certificação, número da etiqueta de certificação e categoria do lenço certificado; Artigo 4º (Acompanhamento do processo de certificação) 1. O produtor que possua Lenço(s) de Namorados do Minho certificado(s) é obrigado a proceder à comunicação de qualquer alteração que efectue ao produto, após a sua certificação. 2. O Agente de Controlo responsável pela recepção do lenço avalia a dimensão das alterações comunicadas e, caso se constate que estas poderão afectar a conformidade do produto, desencadeia a realização de nova avaliação. A decisão relativa a esta reanálise é comunicada pelo Agente de Controlo responsável, ao artesão, por escrito; a certificação fica suspensa até validação das alterações efectuadas. 3. A decisão final relativa à reavaliação da peça em questão é comunicada, por escrito, ao artesão. Na eventualidade de verificar-se que as alterações efectuadas não afectam a conformidade do produto, será levantada a suspensão da certificação, mantendo-se a etiqueta de certificação e Certificado originalmente emitidos, válidos. 4. Caso se verifique que as alterações introduzidas não permitem o cumprimento dos requisitos definidos no Caderno de Especificações dos Lenços de Namorados do Minho, deverá proceder-se à anulação da certificação, nas condições previstas no artigo 7.º, ponto 2.1, alínea c), do presente documento. A decisão de anulação da certificação é comunicada através do envio da Declaração de Não Certificação, ao produtor. Página 8

9 5. Nas situações de anulação da certificação, a Adere-Minho procederá à recolha da etiqueta de certificação e Certificado junto do produtor. 6. As alterações relativas ao estado de certificação da peça serão actualizadas no site da Adere-Minho. Artigo 5º (Regras de Utilização das Etiquetas de Certificação) 1. O requerente a quem foi concedida a certificação não poderá remover a etiqueta de certificação (constante do anexo I ao presente regulamento) da peça certificada; 2. No caso de verificadas situações que não cumprem com o especificado no presente artigo, reserva-se à Adere-Minho o direito de anulação dos certificados, sem que o requerente tenha direito a qualquer reembolso; 3. Não é permitida a utilização da imagem de certificação nos produtos ou documentos, em situações de anulação. Artigo 6º (Registo dos Lenços de Namorados do Minho) A atribuição do selo de lenços de namorados do Minho é registada em livro próprio e on-line através da página da Adere-Minho ( seguindo uma numeração adequada. Artigo 7º 1. Suspensão (Suspensão e anulação da certificação) Página 9

10 1.1 Um certificado poderá ser suspenso pela Adere-Minho por um determinado período, nas seguintes condições: a) No caso de se verificar o incumprimento, por parte do produtor, dos pressupostos nos quais assentou a autorização; b) Quando não se verificar a implementação das acções correctivas referidas no artigo 3.º, ponto 2.1.5, no prazo definido pela Adere-Minho; c) Quando se verificar o uso indevido da etiqueta de certificação; d) Em caso de alterações ao produto que coloquem em causa a conformidade do produto com os requisitos constantes do Caderno de Especificações para a Certificação Lenços de Namorados do Minho em vigor. 1.2 A suspensão, por iniciativa da Adere-Minho, é comunicada ao produtor através de exposição devidamente fundamentada e com a devida referência às condições para levantamento da suspensão. A suspensão só será levantada, uma vez confirmado pela Adere-Minho que as causas da suspensão foram devidamente eliminadas. 1.3 Durante o período de suspensão, o produtor não pode utilizar a forma de publicitação com referência à certificação do produto suspenso. 2. Anulação 2.1 A Adere-Minho procederá à anulação do certificado nas seguintes condições: a) Quando um processo de pedido de reconhecimento de artesão ou unidade produtiva artesanal for indeferido, ou quando a respectiva carta, tendo sido emitida, seja entretanto revogada, mediante informação a prestar pelo IEFP/PPART; b) Verificando-se o incumprimento das condições impostas para levantamento de uma situação de suspensão; Página 10

11 c) No caso de se verificar que deixaram de ser respeitadas as especificações que levaram à concessão da certificação. 2.2 A Adere-Minho procederá à imediata notificação ao artesão ou unidade produtiva em situação de anulação. 2.3 Os certificados anulados serão publicitados no sítio da Adere-Minho na internet; 2.4 Nos casos de anulação, o requerente não terá direito a qualquer reembolso dos custos com a certificação. Artigo 8º (Tabela de preços) A Adere-Minho cobrará ao artesão o valor de 1,50 (Um euro e cinquenta cêntimos), acrescidos de IVA à taxa legal em vigor, pela certificação de cada lenço, tendo este direito à etiqueta com holograma, bem como à embalagem, cuja utilização se recomenda no acto da venda. PARTE II RECLAMAÇÕES APRESENTADAS À C.T. Artigo 9º (Reclamações e recursos) 1. Reclamações apresentadas à Adere-Minho 1.1. As reclamações relativas ao processo de certificação, deverão ser comunicadas e enviadas por escrito para a Adere-Minho, sendo tratadas e analisadas pela C.T.. Página 11

12 1.2. Em face da reclamação apresentada é desencadeado um processo de tratamento da reclamação que consiste num diagnóstico de causas e na implementação de acções correctivas, sempre que necessário O candidato à certificação poderá apresentar recurso relativo às decisões de certificação tomadas pela Adere-Minho, devendo para isso solicitar formulário próprio na sede da mesma. Os recursos são tratados de acordo com procedimentos internos (constantes no MGQ da Adere-Minho) e que poderão ser disponibilizados a pedido Após análise do recurso, a Adere-Minho comunicará as suas decisões ao reclamante, por escrito e devidamente fundamentadas. 2. Reclamações apresentadas ao produtor 2.1. As reclamações relativas a produtos certificados pela Adere-Minho deverão ser preferencialmente remetidas ao produtor. No caso de o reclamante considerar que não foi dado o devido tratamento à reclamação, poderá formalizar a situação, por escrito, à Adere-Minho Os produtores, sempre que recebam reclamações dos seus produtos certificados, deverão proceder ao respectivo registo e tratamento bem como disponibiliza-las à Adere-Minho, para consulta, sempre que esta o solicite. Artigo 10º (Dúvidas) Todas as situações não previstas no presente regulamento, e que suscitem dúvidas ao bom funcionamento da C.T., devem ser analisadas pela Comissão de Acompanhamento, podendo daí resultar orientações específicas para a C.T., ou eventuais alterações de regulamentação. O presente documento poderá ser revisto pela Comissão de Acompanhamento, sem notificação prévia. A versão actualizada encontra-se sempre disponível através do site ou nas nossas instalações em Largo Comendador Manuel Joaquim de Faria, n.º 1 Soutelo, Vila Verde. Página 12

13 ANEXO I SÍMBOLO DE INDICAÇÃO GEOGRÁFICA LENÇOS DE Página 13

14 ANEXO II ETIQUETA DE CERTIFICAÇÃO DO LENÇOS DE Página 14

15 ANEXO III FICHA DE RECLAMAÇÕES Página 15

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