UNIVERSIDADE FEDERAL DO TOCANTINS CAMPUS UNIVERSITÁRIO DE GURUPI FLUXOGRAMAS DOS SETORES DO CAMPUS UNIVERSITÁRIO DE GURUPI

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO TOCANTINS CAMPUS UNIVERSITÁRIO DE GURUPI FLUXOGRAMAS DOS SETORES DO CAMPUS UNIVERSITÁRIO DE GURUPI Novembro 2011

2 GESTORES NO CAMPUS DE GURUPI Eduardo Andréa Lemus Erasmo Diretor do Campus Universitário de Gurupi Leandro Gomes da Silva Gestor da Assessoria Jurídica, Gestor de Patrimônio Gestor de Manutenção Jacinto Pereira Santos Coordenador do Uso do Espaço Físico Maíra Ignacio Sarmento Coordenadora de Planejamento Maurilio Antonio Varavallo Coordenador de Cultura e Extensão Paulo Vitor Brandão Leal Coordenador Acadêmico Renato de Almeida Sarmento Coordenador de Pesquisa e Assuntos Internacionais Tatiane de Sousa Soares Borges Administradora do Campus Fernanda Gonzaga Louça Gestora de Recursos Humanos do Campus Wederson Carlos Ferreira Pinheiro Gestor do Setor de Audio-visual Alexsandro Mota Sobrinho Gestor do Setor de Transportes Fabiano Vieira de Alvarenga Gestor do Núcleo de Tecnologia da Informação - NTI Rosemarilany Barbosa Guida Gestora da Biblioteca Vanderlan Carneiro Dias Gestor da Área Experimental Aloísio Freitas Chagas Coordenador da Graduação em Agronomia Gestor do Núcleo de Estágios Berghem Morais Ribeiro Coordenador da Graduação em Engenharia Biotecnológica Maike de Oliveira Krauser Coordenador da Graduação em Química Ambiental Maria Cristina Bueno Coelho Coordenadora da Graduação em Engenharia Florestal 2

3 Sueli Estel Soares Reis Secretária Acadêmica Gessiel Newton Scheidt Coordenador da Pós-Graduação em Biotecnologia Gil Rodrigues dos Santos Coordenador da Pós-Graduação em Produção Vegetal 3

4 SUMÁRIO INTRODUÇÃO ADMINISTRAÇÃO Fluxograma para solicitação de materiais e serviços Fluxograma para pagamento de compras Fluxograma para solicitação de Licitação para material de aulas práticas Fluxo para suprimento de fundos Fluxograma para solicitação de diárias e passagens Fluxograma para gestão dos terceirizados RECURSOS HUMANOS Fluxograma para solicitação de Férias Fluxograma para solicitação de insalubridade Fluxograma para emissão de folha de ponto Fluxograma para emissão de declaração e certidão TRANSPORTES Fluxograma para solicitação de veículos BIBLIOTECA Fluxograma para empréstimo de livro Fluxograma para compra de livro Fluxograma para devolução de livro SECRETARIA ACADÊMICA Fluxograma para emissão do diploma para acadêmicos Fluxograma para segunda chamada de prova Fluxograma para aproveitamento de disciplinas Fluxograma para correção/adequação de nota no diário PÓS-GRADUAÇÃO Fluxograma para solicitação de materiais e serviços Fluxograma para pagamento de despesas Fluxograma para solicitação de diárias e passagens Fluxograma para solicitação de diploma ASSESSORIA DE PESQUISA Fluxograma para requisição de área* CENTRO DE IDIOMAS Fluxograma para programas de intercâmbio no exterior Fluxograma de Inscrição em Curso de Idiomas

5 9 NUCLEO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Fluxograma para serviços do núcleo de tecnologia da informação - NTI ASSESSORIA DE USO DE ESPAÇO FÍSICO DO CAMPUS Fluxograma para solicitação de sala para professores Fluxograma para solicitação de construções Fluxograma para solicitação de paisagismo CENTRAL DE ESTÁGIOS Fluxograma de estágio obrigatório ASSESSORIA DE ESPORTES Fluxograma de solicitação de evento para Assessoria de Esportes PATRIMÔNIO Fluxograma para alteração de localização de equipamento devido a alteração na locação de servidor Fluxograma para transferência de patrimônio entre servidores Fluxograma para tombamento de bens oriundos de projetos MANUTENÇÃO Fluxograma para encaminhamento de solicitação de manutenção na estrutura predial e em bens móveis, exceto equipamentos de informática e eletrônicos AUDIO VISUAL Fluxograma para solicitação de Aparelhos Audiovisuais para as aulas ou eventos ÁREA EXPERIMENTAL Fluxograma para solicitação de serviços relacionados a aulas práticas ou pesquisas que ocorram na área experimental do Campus de Gurupi

6 INTRODUÇÃO O sucesso de uma universidade depende da realização de ações coordenadas e organizadas em busca de um futuro comum. Para a definição de tais ações as instituições elaboram seus documentos de referencia como o Plano de Desenvolvimento Institucional - PDI, Planejamento Estratégico e Plano Pedagógico Institucional PPI. No documento Planejamento Estratégico da UFT , consta a orientação para que cada um de seus campi elabore seu próprio planejamento. Por este motivo, a Direção do Campus Universitário de Gurupi, por meio de sua Assessoria de Planejamento coordenou a elaboração participativa do seu planejamento para o período 2008 a Para a elaboração do planejamento do Campus Universitário de Gurupi foram realizadas reuniões para a sensibilização da comunidade acadêmica (professores, funcionários e acadêmicos) e posteriormente foram realizadas as seguintes etapas: a) reuniões com todos os representantes da comunidade e de áreas do Campus para estabelecimento da missão e visão do Campus e apresentação dos cenários; b) reuniões setorizadas para identificação de problemas estratégicos, causas, indicadores e soluções estratégicas, metas ações, responsáveis pelas ações, prazos e custos; c) apresentação dos resultados para a comunidade acadêmica e aprovação do planejamento. Para a realização das ações de planejamento o Campus foi setorizado da seguinte forma: 1. Graduação Coordenador Professores : laboratórios e aulas práticas 2. Mestrado - Coordenador - Professores: Ensino (aulas práticas) 3. Biblioteca 4. Secretaria Acadêmica 5. Administração 6. Estação Experimental 7. Setor de Transporte 8. Informática - Audiovisual Em cada setor os problemas, objetivos, soluções e metas foram divididos em ações relacionadas a gestão, infra-estrutura e recursos humanos. Além das reuniões realizadas pela Assessoria de Planejamento, foram utilizados os dados das reuniões dos professores e demais servidores com a Assessoria de Uso do Espaço Físico da Área para planejamento da distribuição da área do campus em setores disponíveis para construção e experimentos. Também foram utilizadas informações obtidas pela Comissão de Estruturação de Laboratórios e da Assessoria de Pesquisa e Pós-graduação. O planejamento está divido em três níveis: Estratégico, Tático e Operacional. Considerando o NÍVEL ESTRATÉGICO foi definida a missão e visão do Campus, suas linhas de pesquisa e orientação para sua expansão nas atividades de ensino e em inovação tecnológica até

7 Para o planejamento em NÍVEL TÁTICO a Assessoria Uso do Espaço Físico da Área prepôs a divisão territorial da área do Campus em 13 núcleos: Núcleo de Engenharia e Ciências Exatas com salas, laboratórios e demais estruturas para as disciplinas: física, sensoriamento remoto, topografia, irrigação, hidráulica e construções rurais. Núcleo de Pós-Graduação com salas de aula, salas das coordenações e biblioteca. Núcleo de Novas Tecnologias Educacionais (CNTE) EAD com salas das coordenações e laboratório de tecnologias educacionais. Núcleo de Ciências dos Solos - com salas, laboratórios e demais estruturas para as disciplinas relacionadas. Núcleo de Fitossanidade - com salas, laboratórios e demais estruturas para as disciplinas: fitopatologia geral e fitopatologia agrícola, entomologia geral e entomologia agrícola. Núcleo de Biotecnologia com salas, sala de coordenação, laboratórios e demais estruturas para as disciplinas: Núcleo de Química com salas, sala de coordenação, laboratórios e demais estruturas para as disciplinas: Núcleo de Engenharia Florestal - com salas, sala de coordenação, laboratórios e demais estruturas para as disciplinas: Núcleo de Biologia - com salas, laboratórios e demais estruturas para as disciplinas relacionadas. Núcleo de Zootecnia - com salas, laboratórios e demais estruturas para as disciplinas: Introdução à Zootecnia, Produção de Ruminantes, Produção de Monogástricos, Apicultura e Pscicultura. Núcleo de Agricultura/Fitotecnia - com salas, laboratórios e demais estruturas para as disciplinas relacionadas. Núcleo de Ciências Sociais e Desenvolvimento Rural Sustentável - com salas, localizado no BALA. Núcleo de Vivência com centro poliesportivo e restaurante universitário Ainda em NÍVEL TÁTICO, a Assessoria de Planejamento contribuiu com a direção na construção da proposta de organograma para o Campus e da elaboração de documentos relacionados a gestão, como regimento acadêmico, regulamento de uso da área experimental. Já no NÍVEL OPERACIONAL foram trabalhadas a alocação de recursos, com o detalhamento das etapas do projeto, métodos, processos e sistemas aplicados, pessoas, responsabilidade, função, atividades/tarefas, equipamentos necessários e prazos e cronograma. Em todos os anos são realizadas ações relacionadas aos níveis tático e operacional. No início de cada ano os setores são visitados por membros da Assessoria de Planejamento para reelaboração de metas operacionais e no final do ano os setores são revisitados para verificação da execução das metas. Observou-se que, nos setores avaliados, foi possível cumprir em % das metas operacionais planejadas e em 7

8 2009, 61%. Como a implantação do planejamento e avaliação é um processo novo na gestão do Campus, é natural que a adaptação seja gradual. Em 2009 nos aspectos relacionados a gestão dos setores, foi iniciado o processo de organização interna que resultou, entre outras ações, na elaboração dos fluxogramas 1 para a dinamização dos serviços prestados. Um exemplo de ações que constaram do planejamento dos setores, nos aspectos de gestão, são o encaminhamento formal das solicitações como ocorre no setor de transporte, área experimental, área de pesquisa, bibliografia, que se tornaram práticas adotadas atualmente e seguidas pela comunidade acadêmica. Embora os gestores de cada setor tenham feito a divulgação dos procedimentos de solicitação de serviços, esta também uma ação prevista no planejamento, nem todos representantes da comunidade acadêmica tem o conhecimento de todas as ações dos setores. Por tal motivo foi elaborado este documento no qual estão os fluxogramas com os procedimentos para realização das atividades dos setores. Os fluxos foram elaborados pelos gestores e colaboradores de cada setor e acredita-se que seja necessário, após um período de experiência, sua revisão, já que há um aumento constante de número de docentes, discentes e administrativos usuários dos serviços e os setores do Campus tem sido adaptados paulatinamente a nova realidade. A criação já prevista no documento de planejamento, desde 2008, do Setor de Protocolo deverá ser um dos motivos para alteração dos fluxogramas de todos os setores. Para a elaboração dos fluxogramas os gestores dos setores foram visitados por membros da Assessoria de Planejamento e foram orientados para execução da atividade seguindo um padrão simplificado adotado na área de Administração. Por isso será possível observar que no início e final dos processos usa-se formas ovais, quando há possibilidade de aceite ou não da solicitação, usa-se a forma de losango e para o restante dos passos no processo usa-se a forma retangular. Componentes da Assessoria de Planejamento do Campus de Gurupi Prof. Ms. Marcela C. A. C. Silveira - Gestora Prof. Ms. Julcemar Didonet - Membro Prof. Dr. Patrícia Aparecida de Souza - Membro Edmar Vieira Neves Junior Técnico Administrativo 1 Técnica de representação gráfica que se utiliza símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou seqüência, de um processo, bem como sua análise e redesenho 8

9 1. ADMINISTRAÇÃO 1.1 Fluxograma para solicitação de materiais e serviços O interessado solicita 3 (três) orçamentos em empresas diferentes, justificando a aquisição. Envia para a Coordenação Administrativa; A Coord. recebe a solicitação de compra/serviço e preenche a Planilha de formação de preços. Verifica a regularidade do CPF do titular. Verifica o CNPJ, o FGTS, o INSS e a regularidade com a Receita Federal. Formula a solicitação de materiais e serviços (SMS), no sistema de compras da universidade - SIE. Coord. tramita a solicitação para a Unidade Gestora do recurso no campus, a Direção. Unidade Gestora tramita a solicitação para um dos Grupos de Tipos de Materiais. O Grupo analisa a solicitação e tramita para a PROAD. PROAD autoriza a compra comprometendo o recurso e envia para o Grupo O Grupo recebe a solicitação e abre o processo de compra junto ao CRM CRM prepara a nota de empenho, autorizando a compra. 9

10 1.2 Fluxograma para pagamento de compras O servidor envia a Coordenação Administrativa a mercadoria ou notifica o serviço (já autorizados após seguir o fluxo 1.1). Coordenação Administrativa recebe Nota Fiscal. Coordenação Administrativa Atesta, afirmando que recebeu a mercadoria ou Serviço. Encaminha Nota Fiscal para Palmas (CRM). CRM envia para financeiro Financeiro verifica a Nota Fiscal e autoriza o pagamento. Pró-Administrativo efetua pagamento em conta corrente. 10

11 1.3 Fluxograma para solicitação de Licitação para material de aulas práticas Direção encaminha Ofícios para Coordenações para Solicitação de materiais para aulas práticas. Coordenações dos Cursos encaminham aos Professores. Professores fazem o levantamento de acordo com sua necessidade e encaminham para os Coordenadores de Curso. Coordenadores de Curso encaminham as solicitações para o Coordenador Administrativo. Aguarda mercadoria chegar. Finalizando o Prazo, a compra e empenhada O Coordenador Administrativo faz 3 orçamentos, preenchendo a SMS, planilha de formações de preço e termo de referência. Recebidas propostas, aguarda o prazo de recursos O Coordenador Administrativo, preenche a solicitação de compra no SIE, tramita para o Gestor do recurso Direção CRM abre o Pregão eletrônico, aguarda propostas. CRM encaminha para setor de Pregão que elabora o Edital CRM encaminha para procuradoria NÃO Publica Edital Procuradoria analisa SIM 11

12 1.4 Fluxo para suprimento de fundos A Coordenação Administrativa solicita recurso em formulário Próprio Envia para setor de suprimento de fundo (Palmas). Suprimento de fundo empenha o recurso, e libera a utilização do mesmo. SIM NÃO Coordenação Administrativa tem 90 dias para utilizar recurso, 15 dias para prestar contas. Coordenação Administrativa presta conta de cada Nota Fiscal, no Sistema (SCP). Coordenação Administrativa encaminha para setor de suprimento de fundos. Suprimentos de fundos confere e encerra o processo. 12

13 1.5 Fluxograma para solicitação de diárias e passagens O servidor (professor/técnico) envia a convocatória necessariamente por e- mail para a Coordenação Administrativa. O setor solicita a diária/passagem no Sistema SCDP. Pelo próprio SCDP, a solicitação é enviada ao Diretor do Campus O Diretor recebe o processo. Diretor Aprova a Prestação de contas. Aprova/rejeita o processo. Diretor Recebe o processo. Diretor Envia para Setor de Diárias em Palmas Envia o processo para o Diretor. O Setor de diárias recebe o projeto. Confere todos os Documentos, Envia para ver o saldo de empenho. Com saldo aprovado é enviado para Pró-Reitor de Adm. Para aprovar o pagamento. Anexa os documentos no sistema SCDP. Colhe a assinatura do Professor e do Diretor. Setor de diárias recebe o relatório. Pró-Reitor recebe o processo, aprova o pagamento. Após a viagem o professor envia o relatório para o setor de diárias (que funciona na Coordenação Administrativa) para prestar contas. 13

14 1.6 Fluxograma para gestão dos terceirizados Após a execução do planejamento anual de cada setor a Coordenação Administrativa e Direção fazem levantamento da necessidade de contratação de pessoal. A Coordenação Administrativa encaminha solicitação para Palmas (Dirad) Dirad autoriza contratação Se o Funcionário atender a demanda continua trabalhando Se não atender a Coordenação Administrativa solicita a substituição dele para Empresa 14

15 2 RECURSOS HUMANOS 2.1 Fluxograma para solicitação de Férias O Servidor preenche o formulário da solicitação, sua chefia imediata assina e encaminha ao Setor de Recursos Humanos do Campus O responsável pelo Setor de Recursos Humanos do Campus pega a assinatura do Diretor do Campus e envia para Palmas. Recursos Humanos envia para Palmas. DDH Processa SIM NÃO Notifica Indefere 15

16 2.2 Fluxograma para solicitação de insalubridade O servidor preenche o formulário, obtido no Setor de Recursos Humanos do Campus, com a solicitação de Insalubridade; A chefia Imediata assina formulário RH junta laudo, onde Servidor faz jus a insalubridade RH encaminha para CAS CAS analisa SIM NÃO Emite Portaria Indeferido 16

17 2.3 Fluxograma para emissão de folha de ponto O Setor de Recursos Humanos do Campus envia a folha de ponto a cada servidor Servidor Assina, chefia imediata assina validando a folha de ponto No inicio do mês seguinte entrega para Recursos Humanos do Campus RH Gera relatório de freqüência mensal RH Assina juntamente com Diretor do Campus e encaminha para Palmas. DDH Processa. 17

18 2.4 Fluxograma para emissão de declaração e certidão O Servidor solicita ao Setor de Recursos Humanos do Campus de Gurupi o documento, informando os dados necessários a sua confecção; RH emite Certidão. RH Entrega para o solicitante. 18

19 3. TRANSPORTES 3.1 Fluxograma para solicitação de veículos O Professor ou Técnico-Administrativo solicita viagem em formulário padrão Entrega para o responsável pelo setor de transportes localizado na administração do Campus de Gurupi. Retroação O setor de transportes verifica a tabela com as viagens já marcadas, informando ao solicitante se há vaga. SIM NÃO A viagem é marcada através do lançamento em tabela própria do Setor de Transportes. O solicitante deverá fazer uma nova solicitação, adequando a viagem em outra data. Viagem ocorrida. 19

20 4. BIBLIOTECA 4.1 Fluxograma para empréstimo de livro O leitor (acadêmico, técnico ou professor) solicita o livro no balcão da Biblioteca do Campus ou faz sua busca por meio das placas de sinalização diretamente nas estantes; Se encontrou o livro, leva para servidor da Biblioteca, apresenta carterinha ou documento com foto para solicitar o empréstimo Se não encontrou, pode encaminha-se ao servidor da Biblioteca para verificar se tem previsão de data de retorno do livro. O servidor da Biblioteca concretiza o empréstimo 20

21 4.2 Fluxograma para compra de livro O Campus recebe orçamento para compra de livros, valor. O Coordenador da biblioteca manda para Coordenadores de Curso informando a disponibilização de verbas e solicita lista de livros para a compra O Coordenador envia aos professores a informação e solicita a lista de livros para compra. Biblioteca recebe a lista, faz a formatação e envia para a Coordenação Geral de Biblioteca em Palmas, para efetuar a compra ou aquisição SIM Quando há o recebimento de livros. Faz-se a conferência de notas e envia a Palmas para serem pagas. NÃO Livros não recebidos ou são pedidos novamente em outra lista, ou se tiverem edição esgotada devem ser substituídos por outros que a coordenação indicará. Faz-se listagem de tudo o que foi recebido e o processamento técnico dos livros para disponibilizados. 21

22 4.3 Fluxograma para devolução de livro O leitor (servidores ou acadêmicos) dirige-se ao balcão da Biblioteca do Campus de Gurupi para a entrega do livro e apresenta sua carteirinha para que o funcionário registre no sistema. Funcionário registra a entrega no sistema e devolve a estante. 22

23 5. SECRETARIA ACADÊMICA 5.1 Fluxograma para emissão do diploma para acadêmicos O ACADÊMICO preenche o requerimento específico de diploma na Secretaria Acadêmica do Campus de Gurupi. Entrega cópia dos documentos exigidos. A SECRETARIA Monta o processo anexando o dossiê do acadêmico. Encaminha o processo a PROGRAD PROGRAD: Emite a partir do SIE, o Diploma e registra-o. Arquiva o dossiê do acadêmico. Envia o Diploma a Direção a do Campus. DIREÇÃO: Confere o documento, envia a Secretaria, colhe assinatura da entrega do Diploma na secretaria. SECRETARIA: Registra a entrada do documento, elabora recibo de entrega de diploma, colhe assinatura do acadêmico ou seu procurador. entrega o diploma ao acadêmico. Envia recibo de entrega do diploma a PROGRAD. PROGRAD: Arquiva Recibo de entrega de Diploma no dossiê do acadêmico. 23

24 5.2 Fluxograma para segunda chamada de prova O ACADÊMICO preenche requerimento específico de 2 Chamada de Prova, na Secretaria Acadêmica do Campus de Gurupi, anexando atestado ou declaração. SECRETARIA: Monta o processo encaminha a coordenação. COORDENAÇÃO: Submete o processo para análise do Professor. PROFESSOR : Analisa o Processo. Deferido Indeferido COORDENAÇÃO: Registra entrada do documento recebido do professor. Avisa o acadêmico. Disponibiliza o parecer do professor ACADÊMICO: Dirige-se a coordenação do Curso para se informar sobre parecer do professor se deferido a data da prova. COORDENAÇÃO: Elabora ato findo do processo e encaminha para Secretaria Acadêmica. SECRETARIA: Arquiva o processo no dossiê do acadêmico. 24

25 5.3 Fluxograma para aproveitamento de disciplinas ACADÊMICO: Preenche requerimento na Secretaria Acadêmica do Campus de Gurupi anexando ementa e histórico da faculdade em que cursou a disciplina. SECRETARIA: Monta o Processo e encaminha a Coordenação de curso. COORDENAÇÃO: Lista as disciplinas requeridas na Ata de Aproveitamento, Encaminha o Processo ao Colegiado de Curso para Análise e Deferimento ou Indeferimento. COLEGIADO: Análise do processo Deferido Indeferid o O Coordenador a partir do parecer elabora Ata de Aproveitamento e encaminha a Secretaria. SECRETARIA: Informa o acadêmico o parecer da coordenação, caso tenha sido deferido, lança no SIE. Anexa o processo no dossiê. 25

26 5.4 Fluxograma para correção/adequação de nota no diário ACADÊMICO: Preenche requerimento na Secretaria Acadêmica do Campus de Gurupi listando a disciplina que deseja correção de nota. SECRETARIA: Anexa ao processo cópia do diário e histórico escolar do acadêmico. Encaminha o processo a coordenação. COORDENAÇÃO: Elabora documento que encaminha o processo ao professor da disciplina para verificação de nota. ACADÊMICO: Procura a Secretaria para saber sobre a retificação ou não da nota. PROFESSOR: Analisa a necessidade ou não de efetuar a correção da nota. SECRETARIA: Efetua respectiva Correção no SIE. Anexa o processo no dossiê do aluno e arquiva o diário. Não Altera a nota PROFESSOR: Encaminha o processo a coordenação. COORDENAÇÃO: Encaminha o Processo a secretaria encaminha o processo a Secretaria. SECRETARIA: Arquiva o processo no dossiê do acadêmico. Altera a nota PROFESSOR: Encaminha o processo a coordenação para emissão de um novo COORDENAÇÃO: Encaminha o processo a PROGRAD, Solicitando novo diário. PROGRAD: Emite novo diário, encaminha a coordenação. COORDENAÇÃO: Recebe diário e anexa ao processo e envia a Secretaria. PROFESSOR: Corrige a nota e envia diário à Coordenação; COORDENAÇÃO: Recebe diário e encaminha ao professor para correção da nota. 26

27 6 PÓS-GRADUAÇÃO 6.1 Fluxograma para solicitação de materiais e serviços O solicitante deve trazer 03 (três) orçamentos de empresas diferentes. Após liberação do Coordenador do Programa de Pós-graduação, a Secretária do Programa preenche Planilha de formação de preços. Verifica a regularidade do CPF do titular. Verifica o CNPJ, o FGTS, o INSS e a regularidade com a Receita Federal. Formula a solicitação de materiais e serviços (SMS). Preenche o Formulário de Justificativa e Envia SMS para a Proad. Proad recebe a SMS. Prepara a nota de empenho. 27

28 6.2 Fluxograma para pagamento de despesas Coordenação do Programa de Pósgraduação recebe mercadoria ou serviço. Coordenação do Programa de Pósgraduação recebe Nota Fiscal. Coordenação do Programa de Pósgraduação atesta, afirmando que recebeu a mercadoria ou Serviço. Coordenação do Programa de Pósgraduação encaminha Nota Fiscal para CRM CRM envia para financeiro Financeiro verifica a Nota Fiscal e autoriza o pagamento. Administrativo efetua pagamento, em forma de depósito, em conta corrente. 28

29 6.3 Fluxograma para solicitação de diárias e passagens O professor/mestrandos do programa traz convocatória ao Coordenador. do Programa Responsável aprova a prestação de contas. Após autorização do Coordenador, a secretária solicita a diária/passagem no Sistema SCDP. Depois envia para Pessoa Responsável em Palmas - PROAP - SCDP. Responsável recebe o processo. Envia o processo para o responsável em Palmas - PROAP - SCDP. O responsável recebe o processo. Secretária anexa os documentos no sistema SCDP. Aprova/rejeita o processo. Colhe a assinatura do Professor/mestrando e do Coordenador. Responsável Envia para o setor de Diárias. Secretária - Recebe o relatório. O setor recebe o projeto. Confere todos os Documentos, envia para ver o saldo de empenho. Após a viagem o professor/mestrando envia o relatório para a secretária do mestrado para prestar contas. Se houver saldo é enviado para Pró-Reitor de Adm. para aprovar o pagamento. Pró-Reitor recebe projeto, aprova o pagamento. 29

30 6.4 Fluxograma para solicitação de diploma O acadêmico que concluiu o curso de Pós-graduação do solicita o requerimento de pedido de Diploma na Secretaria do Programa de Pós-graduação Secretária verifica dossiê do solicitante e monta processo. Secretária envia processo para PROPESQ, junto com cópia de Dissertação. PROPESQ envia ao Dep. De Expedição de Diploma. Dep. de Expedição de Diploma analisa processo confecciona diploma e envia para Secretaria do Programa de Mestrado. Secretaria do Programa entra em contato com titulado solicitante entrega o diploma e colhe assinatura do recebimento do mesmo. 30

31 7 ASSESSORIA DE PESQUISA 7.1 Fluxograma para requisição de área* O professor elabora o projeto de pesquisa O Professor submete o projeto ao colegiado do curso. O colegiado delibera, emite a ata da reunião e devolve o projeto ao professor. NÃO SIM O professor prepara todos os documentos (o projeto, o Formulário de solicitação de área e a cópia da ata da reunião) e protocola na Assessoria de Pesquisa do Campus de Gurupi A Assessoria de Pesquisa verifica todos os documentos e submete à comissão para parecer. A comissão** analisa o projeto e emite parecer. NÃO Caso necessite de reformulações o projeto é devolvido ao requisitante e recomeça o ciclo. SIM Concessão da área experimental * Os pedidos de requisição de área deverão ser feitos até o dia 15 dos meses de fevereiro, junho e outubro para um período de utilização de quatro meses: março a junho, julho a outubro e Novembro a fevereiro. ( ou a critério da Comissão) ** A referida comissão é composta pela Assessoria de Pesquisa, pelo Coordenador da área experimental e pelo Gerente da Fazenda. 31

32 8. CENTRO DE IDIOMAS 8.1 Fluxograma para programas de intercâmbio no exterior Diretoria de Assuntos Internacionais (DAÍ): Publica Edital de Seleção de ACADÊMICO(A): Com base no Edital, observa as disposições preliminares, os pré-requisitos e apresenta a documentação exigida diretamente na DAI em Palmas/TO; ou por intermédio do Coordenador do Convênio junto a UFT. COORDENADOR DO CONVÊNIO: Entrevista o candidato para averiguação do conhecimento da língua estrangeira; confere toda a documentação e encaminha a DAÍ. DAI: Recebe/Confere a documentação, procede à seleção dos candidatos e num prazo máximo de 30 dias publica e homologa o resultado do processo seletivo. O processo de seleção é conduzido por uma Comissão, formada pela Diretoria da DAÍ e o coordenador do Convênio junto a UFT. ACADÊMICO(A): Caso seja selecionado(a) deverá proceder a obtenção do passaporte e visto, e ainda exame de proficiência na língua inglesa (TOEFL) mediante condições estabelecidas no Edital. OBS: aguardar recebimento da carta de aceite da universidade estrangeira, para então providenciar a obtenção dos referidos documentos. Obs. O ACADÊMICO(A) deve acessar o site da embaixada americana no Brasil ( e proceder o agendamento da entrevista para obtenção do visto de estudante de intercâmbio J-1. Vale lembrar que quando do dia da entrevista, o estudante deverá ter em mãos toda a documentação necessária para tal, como por exemplo carta de aceite, comprovante de rendimentos, comprovantes de vacina etc. 32

33 ACADÊMICO(A): Acessa o site do TOEFL (www.toefl.org.br), efetua inscrição e paga a taxa exigida para tal. Se aprovado, deverá apresentar o comprovante ao Coordenador do Convênio para que este envie tal comprovante a Universidade estrangeira para a obtenção da Carta de Aceite. UNIVERSIDADE ESTRANGEIRA: Após análise da documentação e caso o acadêmico seja aceito, a carta de aceite será emitida e encaminhada ao Coord. do Convênio. COORD. CONVÊNIO: Recebe a carta de aceite e junta com o formulário CAPES devidamente preenchido pelo acadêmico e posteriormente encaminha a CAPES para obtenção de bolsa da estudos. ACADÊMICO(A): Deverá manter contato via com a Universidade pretendida e preencher os formulários que o coordenador estrangeiro solicitar; os quais também deverão ser apresentados ao Coordenador do Convênio. COORDENADOR DO CONVÊNIO: Mantém contato com o coordenador estrangeiro e após ser informado dos trâmites finais e finalizado todos os procedimentos o acadêmico está apto ao intercâmbio. ACADÊMICO(A): deverá possuir toda documentação exigida pela universidade estrangeira e estar pronto para embarque conforme calendário acadêmico daquela universidade, observando condições estabelecidas no Edital. 33

34 Fluxograma de Inscrição em Curso de Idiomas CENTRO DE IDIOMAS: Divulga a abertura de turmas. Acadêmico: preenche ficha de inscrição CENTRO DE IDIOMAS: Confecciona contrato dos estudantes. Acadêmico: assinta o contrato e paga a taxa de matrícula via deposito ou transferência bancária na conta da FAPTO. CENTRO DE IDIOMAS/UFT PALMAS: Emite certificado, após término do curso. CENTRO IDOMAS: recebe certificado e repassa ao acadêmico. 34

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