Serviço de Convênios da EESC. Escola de Engenharia de São Carlos USP. (Fevereiro de 2008)

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1 Serviço de Convênios da EESC Escola de Engenharia de São Carlos USP (Fevereiro de 2008)

2 Este manual foi elaborado no sentido de viabilizar o entendimento a seus beneficiários quanto a correta utilização dos recursos provenientes do Convênio CAPES PROAP. Lembramos que o convênio deverá ser regido em cumprimento a: Portaria nº 10, de 27 de março de 2002 (Regulamento do Programa de Apoio à Pós Graduação PROAP); Lei nº 9.394/96 (Diretrizes e Bases da Educação Nacional); Lei Complementar nº 101 (Estabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá outras providências.); Lei (Dispõe sobre as sanções aplicáveis aos agentes públicos nos casos de enriquecimento ilícito no exercício de mandato, cargo, emprego ou função na administração pública direta, indireta ou fundacional e dá outras providências); Lei (Institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências.); Instrução Normativa nº 1 (Disciplina a celebração de convênios de natureza financeira que tenham por objeto a execução de projetos ou realização de eventos e dá outras providências.); Ajuste SINIEF 01, de 30 de Março de 2007 (Altera o Convênio S/N, que institui o Sistema Nacional Integrado de Informações Econômico-Fiscais - Carta de Correção para regularização de erro ocorrido na emissão de documento fiscal); Condições estabelecidas no convênio assinado com a Instituição; Plano de Trabalho Institucional apresentado pela Pró-Reitoria com relação a distribuição dos recursos; Orientações específicas emanadas da Diretoria de Administração da CAPES; Regras estabelecidas pelos Programas de Pós-Graduação. Decreto /2003 (Introduz alterações no Regulamento do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestações de Serviços - RICMS); Portaria EESC nº 033/2006 (Dispõe sobre pagamentos, prazos, documentos fiscais e comprovantes de despesas efetuadas através de recursos oriundos do Convênio CAPES PROAP). Legislações internas da USP além de possíveis Auditorias do Tribunal de Contas da União e do Estado; Obs.: As legislações acima encontram-se disponíveis no Site do Serviço de Convênios no link Legislações. SERVIÇO DE CONVÊNIOS DA ESCOLA DE ENGENHARIA DE SÃO CARLOS USP ( FEVEREIRO / 2008 ) Pág. 2

3 OBJETIVO DO CONVÊNIO PROAP E CRITÉRIOS PARA A CORRETA APLICAÇÃO DE SEUS RECURSOS O Programa de Apoio à Pós-Graduação - PROAP destina-se a proporcionar melhores condições para a formação de recursos humanos, para a produção e para o aprofundamento do conhecimento nos cursos de pós-graduação stricto sensu, ministrados pelas Instituições de Ensino Superior Públicas - IES, observados os seguintes aspectos: Apoio às atividades inovadoras dos programas de pós-graduação, voltadas para o seu desenvolvimento acadêmico, de modo a oferecer formação cada vez mais qualificada e diversificada aos estudantes de pós-graduação; Utilização dos recursos disponíveis à titulação de mestres e doutores em número capaz de atender as principais necessidades da demanda nacional e em tempo adequado; Acesso aos recursos direcionados ao custeio das atividades acadêmicas e de pesquisa dos programas de pós-graduação relacionadas aos estudos de dissertação e tese dos estudantes de pós-graduação, e à manutenção e desenvolvimento desses programas; e Apoio ao desenvolvimento dos trabalhos de planejamento, definição e execução da política Institucional de pós-graduação e a articulação da participação da IES no PROAP. GERENCIAMENTO DOS RECURSOS DO CONVÊNIO CAPES PROAP O gerenciamento dos recursos do convênio CAPES PROAP é feito por meio da sistemática de co-gestão com as instituições participantes, através do apoio ao órgão da administração superior responsável pela pós-graduação stricto sensu, doravante denominado Pró-Reitoria (neste CAMPUS o Serviço de Convênios EESC-USP). Atribuições das Coordenações dos Programas de Pós-Graduação: a) Observar as normas do convênio CAPES PROAP; b) Manter atualizado um arquivo com informações administrativas relativas ao PROAP, para cumprimento das disposições legais, permanentemente disponível para a Pró- Reitoria e para a CAPES. A Pró-Reitoria coordenará e fiscalizará a execução do PROAP, sendo responsável pelo contato da instituição com a CAPES. SERVIÇO DE CONVÊNIOS DA ESCOLA DE ENGENHARIA DE SÃO CARLOS USP ( FEVEREIRO / 2008 ) Pág. 3

4 ORIENTAÇÕES PRELIMINARES: É de fundamental importância que antes da realização de qualquer despesa através do convênio, o Coordenador e/ou gerenciador dos recursos no Programa certifique-se da existência de saldo para a execução de despesas do Programa. O saldo atualizado pode ser consultado no seguinte endereço Em cumprimento a INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 01, DE 15 DE JANEIRO DE 1997, da SECRETARIA DO TESOURO NACIONAL (que Disciplina a celebração de convênios de natureza financeira que tenham por objeto a execução de projetos ou realização de eventos e dá outras providências), TODAS as despesas deverão ser comprovadas mediante a apresentação de Nota Fiscal ORIGINAL, ou equivalentes permitidos por Lei (Recibo ORIGINAL / Fatura ORIGINAL), emitidos exclusivamente por Pessoa Jurídica (com CNPJ), com situação cadastral regular na Receita Federal e Receita Estadual. Vale ressaltar que as Fundações, salvo as exceções legalmente comprovadas, também são obrigadas a emitirem Nota Fiscal. Somente as Associações e Sociedades estão legalmente autorizadas a emitirem RECIBOS como documentos fiscais; Todo documento fiscal deverá encontrar-se em perfeito estado de conservação e sem rasuras, para posterior pagamento ou reembolso; Algumas empresas, em substituição a sistemática atual de emissão de documento fiscal em papel (tipo 1 e 1A), encontram-se autorizadas a emitir um modelo nacional de documento fiscal eletrônico, denominado Nota Fiscal Eletrônica, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente. Este tipo de Documento Fiscal têm a mesma tramitação dos demais documentos fiscais existentes. Todo documento fiscal deverá ser emitido em nome da Instituição, constando todas as informações abaixo descritas: Favorecido: Escola de Engenharia de São Carlos USP Endereço: Av. Trabalhador São-Carlense, 400 Centro Cidade: São Carlos Estado: SP CEP: CNPJ: / Inscrição Estadual: Isenta Exceção: Nos casos de reembolsos a estudantes, de despesas com Hospedagem, Alimentação e Locomoção Urbana através do recibo denominado Auxílio Financeiro a Estudante, os documentos relativos a estas despesas deverão ser emitidos em nome do próprio interessado. Todo documento fiscal deverá mencionar no corpo da nota fiscal o nome do convênio CAPES PROAP, de forma a identificar a fonte de verba a ser onerada dentro da Instituição; No momento da aquisição de material ou contratação do serviço em nome da Instituição, é de fundamental importância que seja informado ao fornecedor o nome, departamento e telefone da pessoa responsável pela aquisição, para que esses dados sejam mencionados no campo de informação adicional da nota fiscal ou no envelope de postagem. Tal medida visa evitarmos o extravio de documentos, atrasos de pagamentos e/ou conseqüente protesto dos valores devidos. SERVIÇO DE CONVÊNIOS DA ESCOLA DE ENGENHARIA DE SÃO CARLOS USP ( FEVEREIRO / 2008 ) Pág. 4

5 Toda Nota Fiscal deverá ser preenchida por completo, ou seja, os campos abaixo relatados são de preenchimento obrigatório: Favorecido CNPJ Inscrição Estadual Endereço CEP Cidade Estado Data de Emissão Data de Saída Natureza da Operação Código Fiscal de Operação - CFOP Condição de Pagamento Quantidade Valor Unitário Valor Total Valor Total dos Produtos Valor Total da Nota Toda Nota Fiscal referente venda de produtos à USP, Conforme Decreto da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, datado de 19 de Agosto de 2003, deverá seguir as seguintes instruções: Nos campos de Dados Adicionais, Informações Complementares ou no corpo da Nota Fiscal, deverão ser informados: 1. o valor do ICMS dispensado (valor do desconto). 2 e a expressão: operação beneficiada com isenção do ICMS, conforme Decreto /03. Atenção: os campos alíquota e valor do ICMS na nota fiscal deverão aparecer zerados. CASOS EM QUE NÃO SE APLICA O DESCONTO DO ICMS a) Operações com produtos em que haja substituição tributária, pois o ICMS já é pago antecipadamente e não há como dar o desconto. É o caso de combustíveis, lubrificantes, refrigerantes (quando adquiridos do fabricante), frutas, água, cimento, tintas, vernizes, pneumáticos e afins, entre outros. b) Quando se tratar de Micro Empresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP), optante pelo SIMPLES Paulista. Nesse caso deverá constar na Nota Fiscal a expressão este documento não transfere crédito de ICMS. Nesses casos o sistema permitirá que a liquidação seja feita normalmente, mas o campo Desconto ICMS deverá ser obrigatoriamente informado com o valor 0 (zero). Todo documento fiscal deverá conter o Recebimento do Material/Serviço, e em seu verso uma Justificativa para a despesa em questão, de forma a relacioná-la, dentro das alíneas do convênio, ao apoio do Programa de Pós-Graduação no desenvolvimento de suas atividades de pesquisa. O Recebimento do Material/Serviço poderá ser realizado por funcionário ou docente responsável pela despesa, porém a Justificativa só poderá ser assinada pelo docente responsável pela despesa; Todo documento fiscal deverá ser encaminhado ao Serviço de Convênios da EESC, para pagamento, dentro dos prazos estabelecidos no Artigo 7 da Portaria EESC 33/2006, juntamente com o Formulário de Autorização de pagamento do coordenador. O referido formulário também encontra-se disponível no site do Serviço de Convênios. Uma atenção especial deverá ser dada quanto ao imediato envio das Notas Fiscais relativas a Prestação de Serviço, visto aos prazos para recolhimento de tributos; SERVIÇO DE CONVÊNIOS DA ESCOLA DE ENGENHARIA DE SÃO CARLOS USP ( FEVEREIRO / 2008 ) Pág. 5

6 Quando da participação de alunos ou docentes em eventos científicos os documentos fiscais comprobatórios das despesas com Taxa de Inscrição e Taxa de Publicação, deverão ser emitidos separadamente, por tratar-se de Naturezas de Despesas diferentes. Para Solicitações de Reembolso o documento fiscal deverá encontrar-se devidamente quitado, ou seja, com o recebimento de pagamento da Empresa. Esta quitação deverá ser devidamente identificada; Todos os assuntos relativos ao Convênio CAPES PROAP devem ser tratados restritamente entre a Coordenação do Programa de Pós-Graduação (Coordenador e/ou Gerenciador dos recursos), Pró-Reitoria (Diretoria) e o Serviço de Convênios da EESC-USP; SERVIÇO DE CONVÊNIOS DA ESCOLA DE ENGENHARIA DE SÃO CARLOS USP ( FEVEREIRO / 2008 ) Pág. 6

7 ITENS FINANCIÁVEIS O Plano de Trabalho Institucional apresentado pelos Programas de Pós-Graduação poderá financiar despesas de CUSTEIO essenciais ao atendimento das finalidades relacionadas e descritas a seguir: Alínea DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES/NATUREZA DAS DESPESAS 01 Manutenção de equipamentos 02 Funcionamento de laboratórios de ensino e pesquisa 03 Produção de material didático-instrucional e publicação de artigos Científico 04 Aquisição de novas tecnologias de informática 05 Realização de eventos, técnico-científicos promovidos pelo programa da Pós-Graduação Participação de professores convidados em bancas examinadoras de dissertações, teses e exame de qualificação Participação de professores em eventos no país 08 Participação de professores em eventos no exterior 09 Participação de alunos em eventos no país 10 Participação de alunos de doutorado em eventos no exterior 11 Participação de professores visitantes nos programas 12 Participação de professores e alunos em trabalhos de campo e coleta de dados no país SERVIÇO DE CONVÊNIOS DA ESCOLA DE ENGENHARIA DE SÃO CARLOS USP ( FEVEREIRO / 2008 ) Pág. 7

8 01 - Manutenção de Equipamentos Nesta alínea são contempladas as seguintes despesas: Aquisição de materiais de reposição e contratação de serviço de Pessoa Jurídica (com CNPJ), com ou sem fornecimento de peças, utilizadas pelos Programas de Pós-Graduação nas atividades-fim, quando relacionadas aos estudos de dissertação e tese dos estudantes de pós-graduação, e à manutenção e desenvolvimento dos programas. - O equipamento deverá ter Registro Patrimonial. (Toda justificativa feita no verso da Nota Fiscal deverá obrigatoriamente informar o número do patrimônio do equipamento reparado); - A manutenção de equipamentos deverá limitar se a um valor máximo de 40 % do valor do equipamento a ser consertado Funcionamento de Laboratórios de Ensino e Pesquisa Nesta alínea são contempladas as seguintes despesas: Aquisição de Materiais de Consumo e Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica (com CNPJ), necessários ao funcionamento do laboratório, e desde que estejam relacionados aos estudos de Dissertação e Tese dos alunos de Pós-Graduação ou ao desenvolvimento dos Programas; IMPORTANTE! Nos casos de Prestação de Serviço, solicitamos o envio imediato da Nota Fiscal (vide Artigo 7 o da Portaria EESC N o 33/2006) para cumprimento dos prazos legais de recolhimentos de impostos. Despesas com Passagens e Diárias para Docentes e Técnicos que se deslocarem para realizar treinamentos em novas técnicas de laboratório e utilização de novos equipamentos (não de informática), desde que vinculados com o desenvolvimento das dissertações ou teses dos alunos de Pós-Graduação; Passagem Aérea: O programa poderá adquirir Passagem Aérea para Docentes da EESC e Técnicos que se deslocarem para realizar treinamentos em novas técnicas de laboratório e utilização de novos equipamentos (não de informática), desde que vinculados com o desenvolvimento das dissertações ou teses dos alunos de Pós-Graduação, porém deve-se sempre consultar antecipadamente o gerenciador dos recursos no programa a fim de saber se existe uma empresa já contratada pela Instituição, através de Processo Licitatório, e quais os procedimentos quanto a emissão do documento fiscal a ser apresentado para pagamento. - A Fatura ou Nota Fiscal da Agência de Viagens contratada pela Instituição deve obrigatoriamente ser emitida em nome da Instituição. Vide página seguinte... SERVIÇO DE CONVÊNIOS DA ESCOLA DE ENGENHARIA DE SÃO CARLOS USP ( FEVEREIRO / 2008 ) Pág. 8

9 Diárias: - Os Professores e Técnicos devem ser alertados antecipadamente as viagens, sobre a obrigatoriedade da entrega dos bilhetes aéreos utilizados (cartões de embarque) ao Programa de Pós-Graduação responsável, imediatamente após suas chegadas, de forma a comprovar perante o convênio a utilização dos mesmos. O programa poderá pagar diárias para Docentes da EESC e Técnicos que se deslocarem para realizar treinamentos em novas técnicas de laboratório e utilização de novos equipamentos (não de informática), desde que vinculados com o desenvolvimento das dissertações ou teses dos alunos de Pós-Graduação. - O valor da diária a ser considerado é o mesmo da tabela vigente de diárias da Instituição; - As diárias devem ser encaminhadas diretamente ao Serviço de Pessoal da EESC, para posterior pagamento; - Para os casos que ocorrer o pagamento de diárias para Docentes da EESC e Técnicos que se deslocarem para realizar treinamentos em novas técnicas de laboratório e utilização de novos equipamentos (não de informática), desde que vinculados com o desenvolvimento das dissertações ou teses dos alunos de Pós-Graduação, não será permitido custear despesas com hospedagem, alimentação e locomoção urbana. Despesas com Docentes Visitantes Convidados para Ministrarem Treinamentos no Programa poderão ser financiadas com recursos para a aquisição das passagens e diárias de acordo com a tabela vigente na IES e por um período máximo de 14 (catorze) dias, desde que o treinamento esteja vinculado com o desenvolvimento das dissertações ou teses dos alunos de Pós-Graduação;. RECIBO de Auxílio Professor Visitante para Ministrarem Treinamentos no Programa: Para pagamento das despesas do Professor Visitante para Ministrarem Treinamentos no Programa com hospedagem, alimentação e locomoção urbana, deverá ser utilizado o RECIBO de AUXÍLIO PROFESSOR VISITANTE (modelo disponível no Site do Serviço de Convênios da EESC-USP), cujos valores máximos permitidos estão estipulados na tabela vigente da Instituição para Professores Visitantes. (consultar Tabela vigente da Instituição). - O RECIBO não pode apresentar rasuras! - O RECIBO deve obrigatoriamente mencionar a Instituição de Origem do Professor Visitante. - As informações bancárias do Professor Visitante devem ser cuidadosamente verificadas de forma a ser informada corretamente no RECIBO, evitando assim crédito em conta indevida. Atenção! Ferramentas e Materiais de Escritório são considerados contra-partida da Instituição, ou seja, devem ser adquiridos com verba de orçamento da própria Instituição! Portanto, não podem ser adquiridas com verba do Convênio CAPES PROAP. SERVIÇO DE CONVÊNIOS DA ESCOLA DE ENGENHARIA DE SÃO CARLOS USP ( FEVEREIRO / 2008 ) Pág. 9

10 03 - Produção de Material Didático-Instrucional e Publicação de Artigos Científicos Nesta alínea são contempladas as seguintes despesas: Material de Consumo: Transparências e papéis para a confecção de apostilas, folders, cartazes, painéis, banners, desde que destinados a produção de material didático-instrucional ou a publicação de artigos científicos. Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica: a) Confecção de apostilas, folders, cartazes, painéis, banners, desde que destinados a produção de material didático-instrucional ou a publicação de artigos científicos; b) Serviços de Tradução e Revisão de textos desde que destinados à publicação de artigos, ou a produção de material didático-instrucional; c) Pagamento de Anuidades da Instituição para as Associações Científicas e Associações Nacionais de Programas de Pós-Graduação; d) Taxas de Publicação de Artigos Científicos no País e no Exterior. d.1) Para as solicitações de reembolso de TAXAS de PUBLICAÇÃO DE ARTIGOS CIENTÍFICOS NO PAÍS E NO EXTERIOR, além da apresentação do documento fiscal ORIGINAL (*) deverá ser anexado o comprovante de pagamento antecipado (boleto quitado ou comprovante de depósito). (*) As Fundações, salvo as exceções legalmente comprovadas, são obrigadas a emitirem Nota Fiscal. Somente as Associações e Sociedades estão legalmente autorizadas a emitirem RECIBOS como documentos fiscais; d.2) Atenção! Publicação de artigo não exige de apresentação de trabalho. IMPORTANTE! Nos casos de Prestação de Serviço, solicitamos o envio imediato da Nota Fiscal (vide Artigo 7o da Portaria EESC No 33/2006) para cumprimento dos prazos legais de recolhimentos de impostos. Lembre-se: Todas as despesas devem estar relacionadas e direcionadas aos estudos de dissertação e tese dos estudantes de Pós-Graduação, e à manutenção e desenvolvimento dos programas. 04 -Aquisição de novas Tecnologias em Informática Nesta alínea são contempladas as seguintes despesas: Material de Consumo: Aquisição de suprimentos e periféricos de informática, desde que estejam classificados na instituição como itens de CONSUMO (up-grade: Desde que não ultrapasse o limite de 40% do valor do bem). Exemplo: Placas, memória, processador, cartucho, HD, estabilizador etc... SERVIÇO DE CONVÊNIOS DA ESCOLA DE ENGENHARIA DE SÃO CARLOS USP ( FEVEREIRO / 2008 ) Pág. 10

11 Atenção! NOBREAK é classificado na USP como Material Permanente, e portanto NÃO PODE SER ADQUIRIDO com verba do convênio CAPES PROAP. Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica: a) Aquisição de programas de novas tecnologias em informática; b) Serviço de Atualização de páginas eletrônicas; c) Treinamento de alunos, professores e técnicos das Instituições para as novas tecnologias de informática adquiridas. Lembre-se!: Todas as despesas devem estar relacionadas e direcionadas aos estudos de dissertação e tese dos estudantes de Pós-Graduação, e à manutenção e desenvolvimento dos programas Realização de Eventos Técnico-Científicos promovidos pelo Programa de Pós-Graduação Nesta alínea são contempladas as seguintes despesas: Material de consumo: Transparências, Papéis e demais materiais necessários à divulgação e realização do evento. Serviço de Terceiros Pessoa Jurídica: a) Aluguel de Espaço Físico e de Equipamentos, necessários à realização do evento; b) Confecção de Folders, Banners e demais serviços para divulgação e realização do evento; c) Contratação de Empresa (Pessoa Jurídica) para realização de COFFEE BREAK, incluindo a contratação de pessoal (recepcionista) - Consultar previamente o Serviço de Convênios quanto à emissão da nota fiscal. Na justificativa destas despesas deverão constar o nome do evento e a data da realização; Atenção! O Convênio não cobre despesas com Brindes, Bebidas alcoólicas e enfeites/decorações. IMPORTANTE! Nos casos de Prestação de Serviço, solicitamos o envio imediato da Nota Fiscal (vide Artigo 7o da Portaria EESC No 33/2006) para cumprimento dos prazos legais de recolhimentos de impostos Participação de professores convidados em Bancas Examinadoras de Dissertações, Teses e Exames de Qualificação. ATENÇÃO! ESTA ALÍNEA NÃO CONTEMPLA DESPESAS COM ESPECIALISTAS! SOMENTE PODERÃO SER CONTEMPLADAS DESPESAS COM PROFESSORES VISITANTES VINCULADOS A UMA INSTITUIÇÃO DE ENSINO SUPERIOR (Obrigatória a menção da Instituição de origem na justificativa da despesa). SERVIÇO DE CONVÊNIOS DA ESCOLA DE ENGENHARIA DE SÃO CARLOS USP ( FEVEREIRO / 2008 ) Pág. 11

12 Nesta alínea são contempladas as seguintes despesas: RECIBO de Auxílio Professor Visitante - PARTICIPAÇÃO EM BANCAS: Para pagamento das despesas do Professor Visitante com hospedagem, alimentação e locomoção urbana, deverá ser utilizado o RECIBO de AUXÍLIO PROFESSOR VISITANTE (modelo disponível no Site do Serviço de Convênios da EESC-USP), cujos valores máximos permitidos estão estipulados na tabela vigente da Instituição para Professores Visitantes. (consultar Tabela vigente da Instituição). Atualmente os valores estabelecidos são: R$ 96,00 sem pernoite e R$ 240,00 com pernoite. - O RECIBO não pode apresentar rasuras! - O RECIBO deve obrigatoriamente mencionar a Instituição de Origem do Professor Visitante. - As informações bancárias do Professor Visitante devem ser cuidadosamente verificadas de forma a ser informada corretamente no RECIBO, evitando assim crédito em conta indevida. Locação de veículo - Pessoa Jurídica: O programa poderá locar veículo para a vinda de Professores Visitantes, porém deve-se sempre consultar antecipadamente o gerenciador dos recursos no programa a fim de saber se existe uma empresa já contratada pela Instituição, através de Processo Licitatório, e quais os procedimentos quanto a emissão do documento fiscal a ser apresentado para pagamento. - O documento fiscal deverá mencionar em sua justificativa o nome do Professor Visitante e da sua Instituição de Origem, bem como, a data da banca, o nome do aluno e nome do Programa de Pós-Graduação responsável pela banca examinadora. Passagem Aérea: O programa poderá adquirir Passagem Aérea para a vinda de Professores Visitantes, porém deve-se sempre consultar antecipadamente o gerenciador dos recursos no programa a fim de saber se existe uma empresa já contratada pela Instituição, através de Processo Licitatório, e quais os procedimentos quanto a emissão do documento fiscal a ser apresentado para pagamento. - A Fatura ou Nota Fiscal da Agência de Viagens contratada pela Instituição deve obrigatoriamente ser emitida em nome da Instituição. - Os Professores Visitantes devem ser alertados antecipadamente as viagens, sobre a obrigatoriedade da entrega dos bilhetes aéreos utilizados (cartões de embarque) ao Programa de Pós-Graduação responsável, imediatamente após suas chegadas, de forma a comprovar perante o convênio a utilização dos mesmos. Passagem Rodoviária: SERVIÇO DE CONVÊNIOS DA ESCOLA DE ENGENHARIA DE SÃO CARLOS USP ( FEVEREIRO / 2008 ) Pág. 12

13 O programa poderá adquirir Passagem Rodoviária para a vinda de Professores Visitantes, sendo o próprio bilhete rodoviário o documento fiscal utilizado para reembolso. Importante! Essas despesas são destinadas para suprir as necessidades quando da Vinda de Professores Convidados a Participar de Bancas Examinadoras de Dissertações, Teses e Exames de Qualificação em Eventos de até 05 (cinco) dias Participação de Professores em Eventos no País ATENÇÃO! ESTA ALÍNEA NÃO CONTEMPLA DESPESAS COM REUNIÕES! SOMENTE CONTEMPLA EVENTOS CIENTÍFICOS COM APRESENTAÇÃO DE TRABALHO. Os documentos fiscais referentes aos pagamentos de Taxa de Inscrição, e Taxa de Publicação, devem ser emitidos em recibos separados, ambos em nome da Instituição, por tratarem-se de alíneas diferentes. O pagamento da Taxa de Publicação encontra-se alocado junto a alínea 3 (Produção de Material Didático-Instrucional e Publicação de Artigos Científicos). Nesta alínea são contempladas as seguintes despesas: Taxa de Inscrição no valor máximo de R$400,00 (Quatrocentos Reais). O documento fiscal deve ser emitido em nome da Instituição. (Recibo individual em nome da Instituição) No caso de reembolso deve-se anexar obrigatoriamente o comprovante de pagamento realizado pelo interessado. Atenção! Quando o evento for realizado por Fundação, esta é obrigada a emitir Nota Fiscal como documento fiscal da taxa de inscrição, salvo as exceções legalmente comprovadas. Passagem Aérea: O programa poderá adquirir Passagem Aérea para a Participação de Professores da EESC em Eventos no País, porém deve-se sempre consultar antecipadamente o gerenciador dos recursos no programa a fim de saber se existe uma empresa já contratada pela Instituição, através de Processo Licitatório, e quais os procedimentos quanto a emissão do documento fiscal a ser apresentado para pagamento. - A Fatura ou Nota Fiscal da Agência de Viagens contratada pela Instituição deve obrigatoriamente ser emitida em nome da Instituição. - Os Professores da EESC devem ser alertados antecipadamente as viagens, sobre a obrigatoriedade da entrega dos bilhetes aéreos utilizados (cartões de embarque) ao Programa de Pós-Graduação responsável, imediatamente após suas chegadas, de forma a comprovar perante o convênio a utilização dos mesmos. Passagem Rodoviária: O programa poderá adquirir Passagem Rodoviária para a Participação de Professores da EESC em Eventos no País, sendo o próprio bilhete rodoviário o documento fiscal utilizado para reembolso. SERVIÇO DE CONVÊNIOS DA ESCOLA DE ENGENHARIA DE SÃO CARLOS USP ( FEVEREIRO / 2008 ) Pág. 13

14 Diárias: O programa poderá pagar diárias para a Participação de Professores da EESC em Eventos no País, por um período máximo de 03 (três) dias consecutivos. - O valor da diária a ser considerado é o mesmo da tabela vigente de diárias da Instituição; - As diárias devem ser encaminhadas diretamente ao Serviço de Pessoal da EESC, para posterior pagamento; - Para os casos que ocorrer o pagamento de diárias para a Participação de Professores da EESC em Eventos no País, não será permitido custear despesas com hospedagem, alimentação e locomoção urbana. Atenção! Todas as despesas do Professor da EESC relativas a esta alínea só poderão ser custeadas nos casos em que o próprio Professor realizar Apresentação de Trabalho no referido evento. Esta apresentação de trabalho deve ser comprovada através de Certificado de Apresentação de Trabalho emitido pelo evento Participação de Professores em Eventos no Exterior Nesta alínea são contempladas as seguintes despesas: Diárias: O programa poderá pagar diárias para a Participação de Professores da EESC em Eventos no Exterior, por um período máximo de 07 (sete) dias consecutivos. - O valor da diária a ser considerado é o mesmo da tabela vigente de diárias da Instituição; - As diárias devem ser encaminhadas diretamente ao Serviço de Pessoal da EESC, para posterior pagamento; - Para os casos que ocorrer o pagamento de diárias para a Participação de Professores da EESC em Eventos no Exterior, não será permitido custear despesas com hospedagem, alimentação e locomoção urbana. Passagem Aérea: O programa poderá adquirir Passagem Aérea para a Participação de Professores da EESC em Eventos no Exterior, porém deve-se sempre consultar antecipadamente o gerenciador dos recursos no programa a fim de saber se existe uma empresa já contratada pela Instituição, através de Processo Licitatório, e quais os procedimentos quanto a emissão do documento fiscal a ser apresentado para pagamento. - A Fatura ou Nota Fiscal da Agência de Viagens contratada pela Instituição deve obrigatoriamente ser emitida em nome da Instituição. Vide página seguinte... SERVIÇO DE CONVÊNIOS DA ESCOLA DE ENGENHARIA DE SÃO CARLOS USP ( FEVEREIRO / 2008 ) Pág. 14

15 - Os Professores da EESC devem ser alertados antecipadamente as viagens, sobre a obrigatoriedade da entrega dos bilhetes aéreos utilizados (cartões de embarque) ao Programa de Pós-Graduação responsável, imediatamente após suas chegadas, de forma a comprovar perante o convênio a utilização dos mesmos. Taxa de Inscrição no valor máximo de US$ (Quatrocentos Dólares Americanos). O documento fiscal deve ser emitido em nome da Instituição. (Recibo individual em nome da Instituição) No caso de reembolso deve-se anexar obrigatoriamente o comprovante de pagamento realizado pelo interessado. Atenção a Exigência da CAPES! A cobertura destas despesas só poderá ser efetuada se a solicitação para a aquisição de passagem aérea internacional tiver sido deferida ou obtiver parecer favorável quanto ao mérito do pleito pelo Programa de Auxílio Viagem ao Exterior-AEX da CAPES ou por Programa de mesma natureza de outra agência pública de fomento à Pós-Graduação. Desta forma, os docentes interessados devem procurar os Programas acima descritos nas respectivas agências, para obter a referida passagem aérea e apresentar, na sua instituição, a carta de concessão e obter o apoio citado neste item. Em caso de apoio de outra agência, poderá ser utilizado recurso do PROAP, desde que o professor receba como apoio apenas a passagem aérea. O professor deverá cumprir interstício de 02 (dois) anos para recebimento do auxílio, salvo os eventos realizados nos países do Mercosul Participação de Alunos em Eventos no País Nos casos de Participação de Alunos de Pós-Graduação regularmente matriculados em Eventos (Congressos e Seminários) no País a cobertura destas despesas será exclusiva àqueles que fizerem apresentação de trabalho, e por um período Máximo de 3 (três) dias consecutivos, sendo que o seu valor não poderá ser superior à quantia equivalente em diárias para um professor que venha a participar do mesmo evento. A participação em cursos ou disciplinas que inexistam na grade curricular obrigatória das instituições será permitida desde que estejam necessariamente vinculados às dissertações e teses destes alunos. Os documentos fiscais referentes aos pagamentos de Taxa de Inscrição, e Taxa de Publicação, devem ser emitidos em recibos separados, ambos em nome da Instituição, por tratarem-se de alíneas diferentes. O pagamento da Taxa de Publicação encontra-se alocado junto a alínea 3 (Produção de Material Didático-Instrucional e Publicação de Artigos Científicos). Nesta alínea são contempladas as seguintes despesas: Taxa de Inscrição no valor máximo de R$400,00 (Quatrocentos Reais). O documento fiscal deve ser emitido em nome da Instituição. (Recibo individual em nome da Instituição) No caso de reembolso deve-se anexar obrigatoriamente o comprovante de pagamento realizado pelo interessado. Atenção! Quando o evento for realizado por Fundação, esta é obrigada a emitir Nota Fiscal como documento fiscal da taxa de inscrição, salvo as exceções legalmente comprovadas. SERVIÇO DE CONVÊNIOS DA ESCOLA DE ENGENHARIA DE SÃO CARLOS USP ( FEVEREIRO / 2008 ) Pág. 15

16 Passagem Aérea: O programa poderá adquirir Passagem Aérea para a Participação de Alunos Regularmente Matriculados em Eventos no País, porém deve-se sempre consultar antecipadamente o gerenciador dos recursos no programa a fim de saber se existe uma empresa já contratada pela Instituição, através de Processo Licitatório, e quais os procedimentos quanto a emissão do documento fiscal a ser apresentado para pagamento. - A Fatura ou Nota Fiscal da Agência de Viagens contratada pela Instituição deve obrigatoriamente ser emitida em nome da Instituição. - Os alunos devem ser alertados antecipadamente as viagens, sobre a obrigatoriedade da entrega dos bilhetes aéreos utilizados (cartões de embarque) ao Programa de Pós- Graduação responsável, imediatamente após suas chegadas, de forma a comprovar perante o convênio a utilização dos mesmos. Passagem Rodoviária: O programa poderá adquirir Passagem Rodoviária para a Participação de Alunos Regularmente Matriculados em Eventos no País, sendo o próprio bilhete rodoviário o documento fiscal utilizado para reembolso. Locação de Veículo: Havendo vantagem econômica, será possível optar pela locação de veículo coletivo (Pessoa Jurídica) para a participação de vários alunos em um mesmo evento, desde que todos os alunos apresentem trabalho no referido evento. - O programa deve sempre consultar antecipadamente o Serviço de Convênios, para informar-se se existe alguma empresa já contratada pela Instituição, através de Processo Licitatório para a realização de tal locação, e sobre quais os procedimentos quanto a emissão do documento fiscal a ser apresentado para pagamento. Auxílio Financeiro a Estudante (RECIBO) Alínea 09 Para pagamento das despesas dos Alunos Regularmente Matriculados em Eventos no País com hospedagem, alimentação e locomoção urbana, que Apresentarem Trabalho (mediante comprovação emitida pelo evento), deverá ser utilizado o RECIBO de AUXÍLIO FINANCEIRO A ESTUDANTE (modelo disponível no Site do Serviço de Convênios da EESC-USP), cujos valores deverão ser comprovados mediante a apresentação conjunta dos documentos fiscais em nome do aluno. Lembrando que as despesas a serem reembolsadas deverão respeitar o período Máximo de 3 (três) dias consecutivos, e seu valor total não poderá ser superior à quantia equivalente em diárias para um professor que venha a participar do mesmo evento. - O RECIBO não pode apresentar rasuras! Vide página seguinte... SERVIÇO DE CONVÊNIOS DA ESCOLA DE ENGENHARIA DE SÃO CARLOS USP ( FEVEREIRO / 2008 ) Pág. 16

17 - As informações bancárias do Aluno devem ser cuidadosamente verificadas de forma a ser informada corretamente no RECIBO, evitando assim crédito em conta indevida. - É imprescindível a apresentação do Comprovante de Apresentação de Trabalho emitido pelo evento realizado. - Se por algum motivo o Programa de Pós-Graduação não se utilizar desta forma de pagamento, os documentos fiscais a serem reembolsados deverão ser emitidos em nome da Instituição Participação de Alunos de Doutorado em Eventos no Exterior Exigências Iniciais da CAPES: - O aluno deverá ser regularmente matriculado na Instituição. - O Doutorando deverá ser o AUTOR PRINCIPAL do artigo a ser apresentado no evento. - Apresentar trabalho em sessão oral ou sessão de pôsteres em evento de reconhecida relevância internacional na área do conhecimento. - Apresentar ao programa de Pós-Graduação onde está regularmente matriculado, documento comprobatório de aceitação e/ou comunicação oficial para participar em congresso/conferência. Nesta alínea são contempladas as seguintes despesas: Taxa de Inscrição no valor máximo de US$ (Quatrocentos Dólares Americanos). O documento fiscal deve ser emitido em nome da Instituição. (Recibo individual em nome da Instituição) e ser apresentado juntamente com o Comprovante de Apresentação de Trabalho emitido pelo evento. No caso de reembolso deve-se anexar obrigatoriamente o comprovante de pagamento realizado pelo interessado. Passagem Aérea: O programa poderá adquirir Passagem Aérea para a Participação de Alunos de Doutorado Regularmente Matriculados em Eventos no Exterior, porém deve-se sempre consultar antecipadamente o gerenciador dos recursos no programa a fim de saber se existe uma empresa já contratada pela Instituição, através de Processo Licitatório, e quais os procedimentos quanto a emissão do documento fiscal a ser apresentado para pagamento. - A Fatura ou Nota Fiscal da Agência de Viagens contratada pela Instituição deve obrigatoriamente ser emitida em nome da Instituição. - Os alunos devem ser alertados antecipadamente as viagens, sobre a obrigatoriedade da entrega dos bilhetes aéreos utilizados (cartões de embarque) ao Programa de Pós- Graduação responsável, imediatamente após suas chegadas, de forma a comprovar perante o convênio a utilização dos mesmos. SERVIÇO DE CONVÊNIOS DA ESCOLA DE ENGENHARIA DE SÃO CARLOS USP ( FEVEREIRO / 2008 ) Pág. 17

18 Auxílio Financeiro a Estudante (RECIBO) Alínea 10 Para pagamento das despesas dos Alunos Regularmente Matriculados em Eventos no País com hospedagem, alimentação e locomoção urbana, que Apresentarem Trabalho (mediante comprovação emitida pelo evento), deverá ser utilizado o RECIBO de AUXÍLIO FINANCEIRO A ESTUDANTE (modelo disponível no Site do Serviço de Convênios da EESC-USP), cujos valores deverão ser comprovados mediante a apresentação conjunta dos documentos fiscais em nome do aluno. Lembrando que as despesas a serem reembolsadas deverão respeitar o período Máximo de 7 (sete) dias consecutivos, e seu valor total não poderá ser superior à quantia equivalente em diárias para um professor que venha a participar do mesmo evento. - O RECIBO não pode apresentar rasuras! - As informações bancárias do Aluno devem ser cuidadosamente verificadas de forma a ser informada corretamente no RECIBO, evitando assim crédito em conta indevida. - É imprescindível a apresentação do Comprovante de Apresentação de Trabalho emitido pelo evento realizado. - Se por algum motivo o Programa de Pós-Graduação não se utilizar desta forma de pagamento, os documentos fiscais a serem reembolsados deverão ser emitidos em nome da Instituição Participação de Professores Visitantes nos Programas (Visitas Técnicas, Palestras etc...) A participação de professores visitantes, NACIONAIS OU ESTRANGEIROS, nos programas em atividades acadêmicas com duração até 30 (trinta) dias consecutivos, para cada período de 01 (um) ano, será apoiada com recursos para cobrir despesas: RECIBO de Auxílio Professor Visitante (mesmo modelo de Recibo utilizado para Participação em bancas): Para pagamento das despesas do Professor Visitante com hospedagem, alimentação e locomoção urbana, deverá ser utilizado o RECIBO de AUXÍLIO PROFESSOR VISITANTE (modelo disponível no Site do Serviço de Convênios da EESC-USP), cujo valor máximo a ser pago é de R$110,00 (cento e dez Reais) por dia, conforme normas estabelecidas pela CAPES. - O RECIBO não pode apresentar rasuras! - O RECIBO deve obrigatoriamente mencionar a Instituição de Origem do Professor Visitante. As informações bancárias do Professor Visitante devem ser cuidadosamente verificadas de forma a ser informada corretamente no RECIBO, evitando assim crédito em conta indevida. SERVIÇO DE CONVÊNIOS DA ESCOLA DE ENGENHARIA DE SÃO CARLOS USP ( FEVEREIRO / 2008 ) Pág. 18

19 Passagem Aérea: O programa poderá adquirir Passagem Aérea para a vinda de Professores Visitantes, porém deve-se sempre consultar antecipadamente o gerenciador dos recursos no programa a fim de saber se existe uma empresa já contratada pela Instituição, através de Processo Licitatório, e quais os procedimentos quanto a emissão do documento fiscal a ser apresentado para pagamento. - A Fatura ou Nota Fiscal da Agência de Viagens contratada pela Instituição deve obrigatoriamente ser emitida em nome da Instituição. - Os Professores Visitantes devem ser alertados antecipadamente as viagens, sobre a obrigatoriedade da entrega dos bilhetes aéreos utilizados (cartões de embarque) ao Programa de Pós-Graduação responsável, imediatamente após suas chegadas, de forma a comprovar perante o convênio a utilização dos mesmos. Passagem Rodoviária: O programa poderá adquirir Passagem Rodoviária para a vinda de Professores Visitantes, sendo o próprio bilhete rodoviário o documento fiscal utilizado para reembolso Participação de Professores e Alunos em Trabalhos de Campo e Coleta de Dados no País A participação de Professores e Alunos em trabalhos de campo e coleta de dados no país será contemplada com recursos para cobrir despesas com: Locação de veículo - Pessoa Jurídica: O programa poderá locar veículo para a participação de Professores e Alunos em Trabalhos de Campo e Coleta de Dados no País, porém deve-se sempre consultar antecipadamente o gerenciador dos recursos no programa a fim de saber se existe uma empresa já contratada pela Instituição, através de Processo Licitatório, e quais os procedimentos quanto a emissão do documento fiscal a ser apresentado para pagamento. - O documento fiscal deverá mencionar em sua justificativa o(s) nome(s) do(s) passageiro(s); o período de realização do trabalho de campo; o local, bem como, a finalidade do trabalho de campo. Gastos com Combustível: Somente poderá ser pago combustível com verba do Convênio no caso do veículo utilizado ser o da própria Instituição. Vide página seguinte... SERVIÇO DE CONVÊNIOS DA ESCOLA DE ENGENHARIA DE SÃO CARLOS USP ( FEVEREIRO / 2008 ) Pág. 19

20 - O documento fiscal deverá mencionar em sua justificativa o(s) nome(s) do(s) passageiro(s); o período de realização do trabalho de campo; o local, a finalidade do trabalho de campo, bem como o número da Placa do Veículo Oficial da Instituição. Material de Consumo (Pessoa Jurídica) - Todo e qualquer material de consumo necessário ao desenvolvimento das atividades de campo. Passagem Aérea: O programa poderá adquirir Passagem Aérea para a Participação de Professores e Alunos em Trabalhos de Campo e Coleta de Dados no País, porém deve-se sempre consultar antecipadamente o gerenciador dos recursos no programa a fim de saber se existe uma empresa já contratada pela Instituição, através de Processo Licitatório, e quais os procedimentos quanto a emissão do documento fiscal a ser apresentado para pagamento. - A Fatura ou Nota Fiscal da Agência de Viagens contratada pela Instituição deve obrigatoriamente ser emitida em nome da Instituição. - Os alunos e professores devem ser alertados antecipadamente as viagens, sobre a obrigatoriedade da entrega dos bilhetes aéreos utilizados (cartões de embarque) ao Programa de Pós-Graduação responsável, imediatamente após suas chegadas, de forma a comprovar perante o convênio a utilização dos mesmos. Passagem Rodoviária: O programa poderá adquirir Passagem Rodoviária para a Participação de Professores e Alunos em Trabalhos de Campo e Coleta de Dados no País, sendo o próprio bilhete rodoviário o documento fiscal utilizado para reembolso. Diárias: O programa poderá pagar diárias para a Participação de Professores da EESC em Trabalhos de Campo e Coleta de Dados no País, sem limite de dias. - O valor da diária a ser considerado é o mesmo da tabela vigente de diárias da Instituição; - As diárias devem ser encaminhadas diretamente ao Serviço de Pessoal da EESC, para posterior pagamento; - Para os casos que ocorrer o pagamento de diárias para a Participação de Professores da EESC em Trabalhos de Campo e Coleta de Dados no País, não será permitido custear despesas com hospedagem, alimentação e locomoção urbana. Auxílio Financeiro a Estudante (RECIBO) Alínea 12 Para pagamento das despesas dos Alunos Regularmente Matriculados em Trabalhos de Campo e Coleta de Dados no País com hospedagem, alimentação e locomoção urbana, deverá ser utilizado SERVIÇO DE CONVÊNIOS DA ESCOLA DE ENGENHARIA DE SÃO CARLOS USP ( FEVEREIRO / 2008 ) Pág. 20

21 o RECIBO de AUXÍLIO FINANCEIRO A ESTUDANTE (modelo disponível no Site do Serviço de Convênios da EESC-USP), cujos valores deverão ser comprovados mediante a apresentação conjunta dos documentos fiscais em nome do aluno.. - O RECIBO não pode apresentar rasuras! - As informações bancárias do Aluno devem ser cuidadosamente verificadas de forma a ser informada corretamente no RECIBO, evitando assim crédito em conta indevida. - Se por algum motivo o Programa de Pós-Graduação não se utilizar desta forma de pagamento, os documentos fiscais a serem reembolsados deverão ser emitidos em nome da Instituição. ITENS NÃO FINANCIÁVEIS Contratação de Serviços Pessoa Física Infra-Estrutura (Construção Civil) Participação de Professores e Alunos em Reuniões no País e no Exterior Participação de Professores e Alunos em Evento no País sem Participação e Apresentação de trabalho. Materiais que caracterizem uso Administrativo em escritórios Materiais Hidráulicos e Elétricos que caracterizem Infra-Estrutura (Construção Civil) Pagamento a Especialistas visitantes Pagamento de combustível para veículo particular Pagamento de Pedágio Despesas com telefone e bebidas alcoólicas Serviços de Lavanderia Despesas com bebidas alcoólicas Cursos de Inglês Cursos de Proficiência em Línguas NOBREAK (Material Permanente) NÃO PODE SER ADQUIRIDO Pagamento de anuidade para Docente e Aluno Não serão permitidos, em nenhuma hipótese, os pagamentos de pró-labore, consultoria, gratificação, assistência técnica ou qualquer outro tipo de remuneração para professores visitantes, ou não visitante, ministrarem cursos, seminários ou aulas, apresentarem trabalhos, participarem de bancas examinadoras ou de trabalhos de campo com recursos deste programa, assim como pagamentos de serviços de terceiros pessoa física para cobrir despesas que caracterizem contratos de longa duração, vínculo empregatício, contrapartida da Instituição, contratações que não sejam utilizadas nas atividades-fim da pós-graduação ou contratações em desacordo com a Lei nº 8.666/93 e a Lei nº 9.648/98 e IN/STN001 DE 15/01/97. IMPORTANTE! Todo documento fiscal deve conter sua respectiva justificativa de despesa de acordo com o regulamento do convênio, ou seja, as despesas devem estar relacionadas e direcionadas aos estudos de dissertação e tese dos estudantes de Pós-Graduação, e à manutenção e desenvolvimento dos programas. SERVIÇO DE CONVÊNIOS DA ESCOLA DE ENGENHARIA DE SÃO CARLOS USP ( FEVEREIRO / 2008 ) Pág. 21