Plataforma de Gestão de Acessos

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1 Plataforma de Gestão de Acessos Manual para Prestadores de Serviços El Corte Inglés Grandes Armazéns, S.A.

2 Índice I ADVERTÊNCIAS SOBRE A ANEXAÇÃO DE DOCUMENTOS... 2 II REGISTO DA ENTIDADE... 3 III PEDIDO DE TRABALHO E REGISTO DE COLABORADORES... 6 IV VERIFICAR ESTADO DO PROCESSO V SOLICITAR NOVOS TRABALHOS / NOVO ACESSO VI ACTUALIZAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO CADUCADA VII REQUISITOS MÍNIMOS PARA A PLATAFORMA E TIPOS DE FICHEIROS A ANEXAR ANEXO I - OBRAS AI.1 REGISTO DA ENTIDADE AI.2 PEDIDO DE TRABALHO E REGISTO DE COLABORADORES AI.3 VERIFICAR ESTADO DO PROCESSO AI.4 SOLICITAR NOVOS TRABALHOS / NOVO ACESSO AI.5 ACTUALIZAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO CADUCADA ANEXO II - VISITANTES AII.1 REGISTO DA ENTIDADE AII.2 PEDIDO DE TRABALHO E REGISTO DE COLABORADORES AII.3 VERIFICAR ESTADO DO PROCESSO AII.4 SOLICITAR NOVOS TRABALHOS / NOVO ACESSO AII.5 ACTUALIZAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO CADUCADA ANEXO III MONTAGEM / PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS AIII.1 REGISTO DA ENTIDADE AIII.2 PEDIDO DE TRABALHO E REGISTO DE COLABORADORES AIII.3 VERIFICAR ESTADO DO PROCESSO AIII.4 SOLICITAR NOVOS TRABALHOS / NOVO ACESSO AIII.5 ACTUALIZAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO CADUCADA Página 1 de 43

3 I ADVERTÊNCIAS SOBRE A ANEXAÇÃO DE DOCUMENTOS 1. Para cada UPLOAD dos documentos pedidos nas tabelas e 2.2.1, estes têm de obrigatoriamente estar num único ficheiro, 2. Tenha toda a documentação seguinte digitalizada antes de iniciar um processo. 2.1 DOCUMENTAÇÃO REFERENTE À ENTIDADE, conforme o trabalho que vai realizar: Tabela Documentação a anexar referente à entidade DADOS E DOCUMENTAÇÃO DA ENTIDADE Vendedores / Repositores / Promotores Obras Visitantes Montagens / Prestação de serviços Seguro de acidentes de trabalho Cópia do último recibo X X X Cópia apólice x Seguro de responsabilidade civil Cópia do último recibo X X Cópia da apólice X Certidão permanente Cópia X Declaração da segurança social Cópia X Certidão das finanças Cópia X Alvará de construção civil ou Título de Registo ou Licença de Actividade Cartão de identificação de pessoa colectiva Cópia Cópia X X 2.2 DOCUMENTAÇÃO PARA CADA COLABORADOR conforme o trabalho que vai realizar: Tabela Documentação a anexar referente a cada colaborador DADOS E DOCUMENTAÇÃO DO COLABORADOR Vendedores/Reposit ores/promotores Obras Visitantes Montagens, Prestação de serviços Cartão de Contribuinte Cópia x Documento de Identificação (BI / CC / Passaporte / Termo de Residência / Outro) Cópia x x x x Fotocópia do Contrato de Trabalho ou Comprovativo de Admissão na Segurança Social Fotocópia do Cartão da Segurança Social Comprovativo Individual de Entrega de EPI Comprovativo de manipulação de máquinas Cópia Cópia Cópia Cópia x x x x Ficha de Aptidão Médica Cópia x x Página 2 de 43

4 II REGISTO DA ENTIDADE 1. COLOCAR O ENDEREÇO: Aparece a seguinte imagem: 2. CLICAR em Registar nova entidade e aparece o seguinte imagem: 3. PRENCHER TODOS OS CAMPOS. 4. ESCOLHER Categoria de serviço. 3. Preencher todos os campos. Página 3 de 43

5 4. ESCOLHER Categoria de serviço. 4.1 ESCOLHER Categoria de serviço - VENDEDORES / REPOSITORES / PROMOTORES NOTA: Se escolher Categoria de serviço: OBRAS, ver Anexo Obras. Se escolher Categoria de serviço: VISITANTES, ver Anexo VISITANTES. Se escolher Categoria de serviço: MONTAGEM / PRESTADOR DE SERVIÇOS Aparecem a seguinte imagem, em que os campos têm que ser preenchidos. ATENÇÃO: A informação a anexar tem de obrigatoriamente de estar num único ficheiro (File Upload). Página 4 de 43

6 4.1.2 ANEXAR a Fotocópia do último Recibo de pagamento de Seguro de Acidentes de Trabalho: CLICAR em SELECT FILES, anexa-se o ficheiro e aparece: ATENÇÃO: A informação a anexar tem de obrigatoriamente de estar num único ficheiro (File Upload) CLICAR em UPLOAD FILES e aparece: 5 LER DECLARAÇÃO, COLOCAR CERTO (visto) e CLICAR em ADICIONAR ENTIDADE: Página 5 de 43

7 6 RECEBERÁ NO ENDEREÇO DO um: Username e Password. III PEDIDO DE TRABALHO E REGISTO DE COLABORADORES 1. Colocar no quadro seguinte o Username e Password que recebeu e CLICAR em ENTRAR. Username Password Página 6 de 43

8 2. Seleccionar / CLICAR em DASHBOARD e seguidamente em CRIAR PROCESSO 3. Seleccionar LOCAL (qual o estabelecimento do El Corte Inglés onde pretendem aceder) e seguidamente CLICAR em VENDEDORES / REPOSITORES / PROMOTORES Página 7 de 43

9 4. Seleccionar / Clicar Colaboradores Página 8 de 43

10 4.1 CLICAR em Equipa 4.2 CLICAR em NOVA EQUIPA Atribuir um NOME à equipa (este passo tem que se fazer mesmo que seja para um único colaborador) No campo ESTADO seleccionar Activo Página 9 de 43

11 4.3 CLICAR em ADICIONAR EQUIPA. 4.4 CLICAR em Colaboradores (após a criação da equipa, passamos à fase de introduzir os colaboradores que formam a equipa) Página 10 de 43

12 4.5 CLICAR em NOVO COLABORADOR PLATAFORMA DE GESTÃO DE ACESSOS Preencher os campos que estão em quadrado vermelho Número atribuído pelo ECI a Vendedores / Repositores / Promotores NOTA: Colocar o número de CC, BI, Passaporte, Termo de Residência, Número atribuído pelo ECIGA no caso de Vendedores / Promotores / Repositores, Outros Anexar documentação: Página 11 de 43

13 a) CLICAR em SELECT FILES, anexa-se o ficheiro BI / Passaporte / Termo de Residência. (NOTA: O procedimento para anexar a Ficha de Aptidão Médica é igual) ATENÇÃO: A informação a anexar tem de obrigatoriamente de estar num único ficheiro (File Upload). b) CLICAR UPLOAD FILES para o ficheiro ficar anexado. (NOTA: O procedimento para anexar a Ficha de Aptidão Médica é igual) Preencher questionário Página 12 de 43

14 4.5.4 Terminar o preenchimento e introduzir no campo em aberto a data do exame médico, se aplicável. Colocar certo (visto) CLICAR em ADICIONAR COLABORADOR (Aparece mensagem Colaborador adicionado com sucesso). Página 13 de 43

15 4.5.5 Clicar em VOLTAR NOTA: Para registar mais colaboradores, CLICAR em NOVO COLABORADOR e proceder aos 5 passos descritos no ponto CLICAR em Workflow Página 14 de 43

16 4.7 CLICAR no PROCESSO (179 Vendedores / Repositores / Promotores Roma) 4.8 CLICAR em Recolha de dados da entidade Seleccionar local Preencher campos em aberto Gravar Página 15 de 43

17 4.8.2 Escolher colaboradores para a intervenção programada anteriormente. CLICAR em REGISTAR COLABORADOR Página 16 de 43

18 4.8.3 CLICAR em GRAVAR e seguidamente em SUBMETER Página 17 de 43

19 IV VERIFICAR ESTADO DO PROCESSO Para verificar o estado do processo, entre na plataforma através do usando a password e username que lhe foi atribuída e clique no Workflow e no processo pretendido, caso os quadrados de recolha de dados da entidade e de validação de dados estejam verdes o processo foi autorizado. Página 18 de 43

20 V SOLICITAR NOVOS TRABALHOS / NOVO ACESSO Quando o prestador de serviços já tem histórico de acesso nesta plataforma os futuros acessos são mais simplificados. Tem que executar os passos descritos neste manual a partir do capítulo II. V.1 Aceder para realizar o mesmo tipo de actividade e com os mesmos colaboradores No caso de pretender aceder para realizar o mesmo tipo de actividade, Vendedores / Promotores / Repositores e os colaboradores forem os mesmos que já foram inseridos em anteriores acessos, executa o passo 2, 3, 4.6 a 4.8 do capítulo II. V.2 Aceder para realizar o mesmo tipo de actividade e se algum colaborador for novo No caso de pretender aceder para realizar o mesmo tipo de actividade, Vendedores / Promotores / Repositores e se algum dos colaboradores for novo, executa o passo 2, 3, 4.4 a 4.8 do capítulo II. V.3 Aceder para realizar outro tipo de actividade No caso de pretender aceder para realizar outro tipo de actividade: Obras, Visitantes e Montagens / Prestadores de Serviços execute o passo 1 do capítulo II e a seguir: CLICAR em Entidades Coloque um certo (visto) na actividade pretendida (ATENÇÃO: Se tiver outro visto noutra actividade retirá-lo) Prossegue com o preenchimento da informação solicitada (ver neste manual o anexo respectivo à CATEGORIA DE SERVIÇO que seleccionou). Página 19 de 43

21 VI ACTUALIZAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO CADUCADA 1. Actualização de documentos de entidade caducados para a categoria VENDODRES / PROMOTORES / REPOSITORES. Entrar na Plataforma GEAC ( Colocar o Username e Password que recebeu e CLICAR em ENTRAR. Página 20 de 43

22 ATENÇÃO: A informação a anexar tem de obrigatoriamente de estar num único ficheiro (File Upload). 1.1 CLICAR em entidade Alterar e/ou anexar os campos e documentos desactualizados. No decorrer do processo vá clicando em ACTUALIZAR ENTIDADE, para que os novos dados fiquem devidamente gravados. Para sair do menu Entidade, CLICAR na seta do lado superior esquerdo. NOTA: No caso de ter documentação desactualizada pertencente a outro tipo de actividade: Obras, Visitantes e Montagens / Prestadores de Serviços, realiza o mesmo procedimento mudando apenas o visto para a actividade pretendida. 2. Actualização de documentos de colaboradores caducados para a categoria VENDODRES / PROMOTORES / REPOSITORES, CLICAR em Colaboradores. CLICAR em símbolo assinalado. Página 21 de 43

23 2.1 Alterar e/ou anexar os campos e documentos desactualizados. No decorrer do processo vá clicando em ACTUALIZAR COLABORADOR, para que os novos dados fiquem devidamente gravados. ATENÇÃO: A informação a anexar tem de obrigatoriamente de estar num único ficheiro (File Upload). Página 22 de 43

24 Para sair do menu Colaboradores, CLICAR em VOLTAR. Página 23 de 43

25 VII REQUISITOS MÍNIMOS PARA A PLATAFORMA E TIPOS DE FICHEIROS A ANEXAR VII.1 Requisitos mínimos a nível de software e hardware Os requisitos mínimos a nível de software é : Internet Explorer 8, Google Chrome, Adobe Acrobat Reader 9, Windows XP. Na tabela seguinte estão os requisitos mínimos a nível de hardware. Microsoft Windows Mac OS X Linux Processador Processador Intel Pentium 4 de 2,33 GHz, AMD Athlon ou mais rápido (ou equivalente) Processador Intel Core Duo de 1,33 GHz ou mais rápido Processador Intel Pentium 4 de 2,33 GHz, AMD Athlon ou mais rápido (ou equivalente) Memória 1 GB de RAM mínimo 1 GB de RAM mínimo 1GB de RAM mínimo VII.2 Tipos de Ficheiros a anexar São permitidos os seguintes tipos de ficheiro: - PDF; - Ficheiros Word (DOC; DOCX) - Ficheiros Excel (XLS; XLSX) - Ficheiros Powerpoint (PPT; PPTX) - Imagens (JPG; PNG; GIF; TIFF; BMP) - OUTROS (TXT; CSV). Página 24 de 43

26 ANEXO I - OBRAS AI.1 REGISTO DA ENTIDADE Executar os passos de 1 a 3 do capítulo I deste manual e prosseguir da seguinte forma: 4. ESCOLHER Categoria de serviço. 4.1 ESCOLHER Categoria de serviço - OBRAS Aparece a seguinte imagem, em que os campos têm que ser preenchidos e os ficheiros anexados (ver na imagem como se anexam ficheiros). Página 25 de 43

27 4.1.2 EXEMPLO: Anexar Fotocópia da Declaraç ão da Segurança Social: CLICAR em SELECT FILES, anexase o ficheiro e aparece: CLICAR em UPLOAD FILES e aparece: Os outros ficheiros anexam-se rep2tindo o procedimento dos passos a ATENÇÃO: A informação a anexar tem de obrigatoriamente de estar num único ficheiro (File Upload). Página 26 de 43

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29 5. LER DECLARAÇÃO, COLOCAR CERTO (visto) e CLICAR em ADICIONAR ENTIDADE. 6. RECEBERÁ NO ENDEREÇO DO Username e Password Ver passo 6 do capítulo I deste manual. AI.2 PEDIDO DE TRABALHO E REGISTO DE COLABORADORES Executar os passos 1 e 2 do capítulo II deste manual e prosseguir da seguinte forma: 3. Seleccionar LOCAL (qual o estabelecimento do El Corte Inglés onde pretendem aceder) e seguidamente CLICAR em OBRAS Página 28 de 43

30 Execute os passos 4, 4.1 a 4.4 do capítulo II deste manual e prosseguir da seguinte forma: 4.5 CLICAR em NOVO COLABORADOR Preencher os campos que estão em quadrado vermelho Anexar documentação: Página 29 de 43

31 EXEMPLO: ANEXAR ficheiro da Fotocópia do Cartão do Cidadão. a) CLICAR em SELECT FILES, anexa-se o ficheiro b) CLICAR UPLOAD FILES para o ficheiro ficar anexado NOTA: Para anexar os outros ficheiros repetir o procedimento da alínea a) e b). ATENÇÃO: A informação a anexar tem de obrigatoriamente de estar num único ficheiro (File Upload) Preencher questionário Página 30 de 43

32 4.5.4 Terminar o preenchimento e introduzir no campo em aberto a data do exame médico, se aplicável. Colocar certo (visto) CLICAR em ADICIONAR COLABORADOR (Aparece mensagem Colaborador adicionado com sucesso). Página 31 de 43

33 4.5.5 Clicar em VOLTAR NOTA: Para registar mais colaboradores, CLICAR em NOVO COLABORADOR e proceder aos 5 passos descritos no ponto 4.5. Execute os passos de 4.6 a 4.8 do capítulo II deste manual. AI.3 VERIFICAR ESTADO DO PROCESSO Executar conforme está descrito no capítulo III deste manual. AI.4 SOLICITAR NOVOS TRABALHOS / NOVO ACESSO Executar conforme está descrito no capítulo IV deste manual. AI.5 ACTUALIZAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO CADUCADA Executar conforme está descrito no capítulo V deste manual. NOTA: Os campos a preencher e os documentos a anexar da entidade são os referidos em AI.1. Os campos a preencher e os documentos a anexar dos colaboradores são os referidos em do capítulo AI.2 deste manual. Página 32 de 43

34 ANEXO II - VISITANTES AII.1 REGISTO DA ENTIDADE Executar os passos de 1 a 3 do capítulo I deste manual e prosseguir da seguinte forma: 4. ESCOLHER Categoria de serviço. 4.1 ESCOLHER Categoria de serviço - VISITANTES 5. LER DECLARAÇÃO, COLOCAR CERTO (visto) e CLICAR em ADICIONAR ENTIDADE: 6. RECEBERÁ NO ENDEREÇO DO Username e Password Ver passo 6 do capítulo I deste manual. AII.2 PEDIDO DE TRABALHO E REGISTO DE COLABORADORES Executar os passos 1 e 2 do capítulo II deste manual e prosseguir da seguinte forma: 3. Seleccionar LOCAL (qual o estabelecimento do El Corte Inglés onde pretendem aceder) e seguidamente CLICAR em OBRAS Página 33 de 43

35 Execute os passos 4, 4.1 a 4.4 do capítulo II deste manual e prosseguir da seguinte forma: 4.5 CLICAR em NOVO COLABORADOR Preencher os campos que estão em quadrado vermelho. Página 34 de 43

36 4.5.2 Anexar documento: NOTA: A anexação do documento é efectuada conforme está descrito no do capítulo II deste manual Preencher questionário Terminar o preenchimento e introduzir no campo em aberto a data do exame médico, se aplicável. Colocar certo (visto) CLICAR em ADICIONAR COLABORADOR (Aparece mensagem Colaborador adicionado com sucesso). Página 35 de 43

37 4.5.5 Clicar em VOLTAR NOTA: Para registar mais colaboradores, CLICAR em NOVO COLABORADOR e proceder aos 5 passos descritos no ponto 4.5. Página 36 de 43

38 Execute os passos de 4.6 a 4.8 do capítulo II deste manual. AII.3 VERIFICAR ESTADO DO PROCESSO Executar conforme está descrito no capítulo III deste manual. AII.4 SOLICITAR NOVOS TRABALHOS / NOVO ACESSO Executar conforme está descrito no capítulo IV deste manual. AII.5 ACTUALIZAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO CADUCADA Executar conforme está descrito no capítulo V deste manual. NOTA: Os campos a preencher e os documentos a anexar dos colaboradores são os referidos em do capítulo AII.2 deste manual. Página 37 de 43

39 ANEXO III MONTAGEM / PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS AIII.1 REGISTO DA ENTIDADE Executar os passos de 1 a 3 do capítulo I deste manual e prosseguir da seguinte forma: 4. ESCOLHER Categoria de serviço. 4.1 ESCOLHER Categoria de serviço MONTAGEM / PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS Aparece a seguinte imagem, em que os campos têm que ser preenchidos e os ficheiros anexados (ver na imagem como se anexam ficheiros). Página 38 de 43

40 5. LER DECLARAÇÃO, COLOCAR CERTO (visto) e CLICAR em ADICIONAR ENTIDADE. 6. RECEBERÁ NO ENDEREÇO DO Username e Password Ver passo 6 do capítulo I deste manual. AIII.2 PEDIDO DE TRABALHO E REGISTO DE COLABORADORES Executar os passos 1 e 2 do capítulo II deste manual e prosseguir da seguinte forma: 3. Seleccionar LOCAL (qual o estabelecimento do El Corte Inglés onde pretendem aceder) e seguidamente CLICAR em OBRAS Página 39 de 43

41 Execute os passos 4, 4.1 a 4.4 do capítulo II deste manual e prosseguir da seguinte forma: 4.5 CLICAR em NOVO COLABORADOR Preencher os campos que estão em quadrado vermelho. Página 40 de 43

42 4.5.1 Anexar documentação: NOTA: A anexação do documento é efectuada conforme está descrito no do capítulo II deste manual Preencher questionário Terminar o preenchimento e introduzir no campo em aberto a data do exame médico, se aplicável. Colocar certo (visto) CLICAR em ADICIONAR COLABORADOR (Aparece mensagem Colaborador adicionado com sucesso). Página 41 de 43

43 4.5.4 Clicar em VOLTAR NOTA: Para registar mais colaboradores, CLICAR em NOVO COLABORADOR e proceder aos 5 passos descritos no ponto 4.5. Execute os passos de 4.6 a 4.8 do capítulo II deste manual. Página 42 de 43

44 AIII.3 VERIFICAR ESTADO DO PROCESSO Executar conforme está descrito no capítulo III deste manual. AIII.4 SOLICITAR NOVOS TRABALHOS / NOVO ACESSO Executar conforme está descrito no capítulo IV deste manual. AIII.5 ACTUALIZAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO CADUCADA Executar conforme está descrito no capítulo V deste manual. NOTA: Os campos a preencher e os documentos a anexar da entidade são os referidos em AIII.1. Os campos a preencher e os documentos a anexar dos colaboradores são os referidos em do capítulo AIII.2 deste manual. Página 43 de 43