Regulamento Interno Prévoir Vie Groupe Prévoir S.A., REGULAMENTO INTERNO

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1 REGULAMENTO INTERNO Coordenação Administrativa, Regulamento Interno.doc (V ), Pág. 1/28

2 ÍNDICE GERAL Versão do documento... 1 INTRODUÇÃO... 4 CAPÍTULO Nº 1 BREVE RESENHA HISTÓRICA... 5 CAPÍTULO Nº 2 DA EMPRESA E DAS PESSOAS Apresentação Acolhimento Atitudes e Comportamentos... 7 CAPÍTULO Nº 3 FORMAÇÃO... 8 CAPÍTULO Nº 4 FÉRIAS... 9 CAPÍTULO Nº 5 FALTAS E REGRAS GERAIS DE DISCIPLINA Assiduidade Regras de Assiduidade e Faltas Controlo de Assiduidade Trabalhador Estudante CAPÍTULO Nº 6 DIREITOS E DEVERES Direitos da Empresa Deveres da Empresa Direitos do Trabalhador Deveres do Trabalhador CAPÍTULO Nº 7 HORÁRIOS DE TRABALHO 7.1. Regime de Funcionamento Duração Normal do Trabalho Modalidades de Horário de Trabalho CAPÍTULO Nº 8 DOSSIER PESSOAL Coordenação Administrativa, Regulamento Interno.doc (V ), Pág. 2/28

3 CAPÍTULO Nº 9 REMUNERAÇÕES CAPÍTULO Nº 10 PAGAMENTO DE COMISSÕES CAPÍTULO Nº 11 HIGIENE, SEGURANÇA E MEDICINA NO TRABALHO Higiene Segurança Medicina no Trabalho CAPÍTULO Nº 12 SEGURANÇA DAS INSTALAÇÕES Sistema de Alarme Parque de Extintores Desligar Equipamentos e Fechar Acessos CAPÍTULO Nº 13 UTILIZAÇÃO DOS ESCRITÓRIOS E DO TELEFONE Utilização dos Escritórios Utilização dos Telefones CAPÍTULO Nº 14 UTILIZAÇÃO DOS RECURSOS INFORMÁTICOS Normas de Utilização e de Segurança do Sistema Informático Normas Gerais Normas de Software Normas de Serviços de Internet CAPÍTULO Nº 15 UTILIZAÇÃO DOS RECURSOS DA EMPRESA Computador Portátil/Videoprojector/Retroprojector/Videoconferência Sala de Formação/Reuniões Equipamentos de Futebol Material Publicitário APÊNDICE LEGISLAÇÃO APLICÁVEL Coordenação Administrativa, Regulamento Interno.doc (V ), Pág. 3/28

4 Introdução O presente documento pretende ser um instrumento de orientação no relacionamento entre trabalhadores e destes com Clientes, Candidatos e demais interessados, sintetizando, assim, as diferentes regras e ideias que pautam a cultura desta Empresa, de modo a que todos, comerciais, técnicos, administrativos e demais colaboradores, possam mais facilmente desenvolver uma melhor ambientação sócio-profissional e, com isso, ajudar a que o Groupe Prévoir cumpra a sua missão e objectivos. O documento foi produzido pelos trabalhadores desta Empresa que, num esforço pessoal e de grupo, quiseram colocar à disposição a sua experiência e conhecimento adquiridos por forma a que todos possam ter uma melhor e mais facilitada integração. Pretende-se que este Regulamento Interno vise a concretização do conjunto de valores e princípios comuns a toda a comunidade Prévoir, que são os seguintes: Promoção de igualdade de oportunidades; Desenvolvimento de atitudes de respeito e solidariedade; Desenvolvimento de regras de convivência tolerante, justa e autónoma; Consciencialização de todos para a defesa dos bens comuns; Formação de futuros cidadãos informados, conscientes, responsáveis e participativos. O presente Regulamento Interno aplica-se à área administrativa e comercial e não se sobrepõe à legislação em vigor. Coordenação Administrativa, Regulamento Interno.doc (V ), Pág. 4/28

5 CAPÍTULO Nº 1 BREVE RESENHA HISTÓRICA A PRÉVOIR VIE, cuja designação completa é PRÉVOIR VIE GROUPE PRÉVOIR, S. A., tem a sua sede em Paris França, foi fundada em 1910 e encontra-se em Portugal desde 1996 sob a forma de SUCURSAL. A Companhia tem como centro de sua actividade os seguros de pessoas, é privada e tem uma dimensão média; o capital encontra-se repartido em 70% pelos descendentes das famílias fundadoras e 30% pelos empregados e reformados. O Groupe Prévoir financia o seu próprio desenvolvimento e o seu crescimento, com fundos próprios, tendo uma solvência 6 vezes superior à margem mínima exigida em 2000, o que coloca o Groupe Prévoir entre as primeiras seguradoras Vida europeias pela sua solidez financeira. O objectivo permanente do Groupe Prévoir é a satisfação do Cliente tendo-se, para o efeito, equipado com meios técnicos na assistência à venda, atendimento rápido e eficaz e acompanhamento rápido e personalizado dos Clientes. Em França o canal de distribuição assenta numa rede comercial dinâmica constituída por conselheiros comerciais exclusivos orientados para acções comerciais personalizadas, apoiados em 180 escritórios espalhados por todo o país. Além disso o Groupe Prévoir tem, também em França, ao serviço de seus Clientes 1300 empregados para os quais é desenvolvida uma política de formação ambiciosa com vistas a enriquecimento em permanência das competências destes empregados. Em Portugal, a Companhia é representada por um Director/Mandatário Geral que responde directamente perante a Administração e Direcção para o Estrangeiro da Sede. De início a Companhia instalou-se em Braga onde a Sucursal teve a primeira Sede e onde se manteve até Março de 1999 donde foi transferida para a actual morada devido à expansão e necessidade de localização estratégica. A nossa Sucursal foi a primeira internacionalização da PRÉVOIR, seguindo-se a Polónia em Julho de 2000 e um escritório de representação no Vietname em Fevereiro de Apesar da Sucursal, em Portugal, ainda se encontrar em fase de implantação, actualmente mais de Clientes confiam em nós, perspectivando-se uma implantação a nível de todo o território nacional. A partir da sede da Sucursal no Porto, a Companhia abrange o Norte e Centro do país, intensificando a actividade a partir de um número crescente de escritórios regionais que hoje são 13 e de um quadro de pessoal de que 15 são Técnicos e Administrativos, 16 comerciais; são imprescindíveis ao desenvolvimento do Groupe Prévoir em Portugal a actividade de 350 Agentes e 8 outros Colaboradores. Cabe aqui referir que a Companhia explora a actividade de seguros mas exclusivamente os seguros sobre a vida humana em diferentes modalidades, sendo que esta actividade, Coordenação Administrativa, Regulamento Interno.doc (V ), Pág. 5/28

6 principalmente por se tratar de seguros de vida, exige de todos especiais conhecimentos e cuidados de relacionamento com Clientes e demais Pessoas interessadas. É com vistas a facilitar a contribuição de todos que se apresentam a seguir algumas das regras e normas legais cujo cumprimento vai para além da mera exigência que é suposta numa relação de trabalho, já que elas, para além de serem o suporte das relações de trabalho, facilitarão o cumprimento dos objectivos de todos e de cada um. Coordenação Administrativa, Regulamento Interno.doc (V ), Pág. 6/28

7 CAPÍTULO Nº 2 DA EMPRESA E DAS PESSOAS Preambulo: Somos uma empresa de pessoas (envolvidas) ligadas por princípios éticos e de solidariedade em que cada uma se sente integrada e disponível para a obtenção de resultados comuns. Defendemos a tradição e a imagem de sobriedade, rigor e qualidade da empresa. Assumimos assim que a nossa apresentação e postura deve corresponder a estes valores e tudo faremos para os defender. 2.1 Apresentação Acolhimento Não discriminamos sexo, raça, idade, crença, religião e orientação politica, adoptamos trajes clássicos e comummente aceites na linha conservadora da actividade e socialmente reconhecida. No sentido de ajudar e contribuir para o esclarecimento e/ou apoio a qualquer colaborador, institui-se um comité de Regras de Conduta constituído pelos responsáveis de cada pelouro e em dependência do Director de sucursal, que analisará as situações e proporá a dinamização, formação e comunicação que contribuam para a adequação do comportamento do colaborador. 2.2 Atitudes e Comportamentos Pessoalmente ou através de telefone o nosso interlocutor deve sentir-se acolhido e bem-vindo usando fórmulas de simpatia, disponibilidade e competência que ele possa reconhecer e que o satisfaçam. *vide regras de utilização do telefone. Coordenação Administrativa, Regulamento Interno.doc (V ), Pág. 7/28

8 CAPÍTULO Nº 3 FORMAÇÃO Dado o grau de complexidade da nossa actividade e a evolução permanente dos produtos, com o intuito de antevisão e de adequação permanente às exigências, para além dos conhecimentos que são pressupostos cada um possuir e do recurso permanente ou esporádico a técnicos de diferentes áreas, há ainda planos de formação. Nos planos de formação são tidas em conta as necessidades da Empresa para o período previsto, de acordo com o projecto de desenvolvimento da Sucursal. Plano de formação: No início de cada ano deve ser elaborado, pelo responsável de cada departamento, um plano anual de formação por departamento e dado a conhecer a cada colaborador. Para a elaboração desse plano os colaboradores devem sugerir aos responsáveis pelos respectivos departamentos acções/cursos que pensem colmatar as suas necessidades de formação. O facto de existir este plano não quer dizer que não possam ser realizadas outras formações que surjam no decorrer do ano. Coordenação Administrativa, Regulamento Interno.doc (V ), Pág. 8/28

9 CAPÍTULO Nº 4 FÉRIAS Todos os funcionários têm direito a um período de férias remuneradas, em cada ano civil, direito esse que se vence no dia 1 de Janeiro de cada ano, excepto no ano da contratação em que o funcionário tem direito a 2 dias úteis de férias por cada mês de duração do contrato, até ao máximo de 20 dias úteis, após seis meses completos de execução de trabalho. No caso de sobrevir o termo do ano civil antes de decorrido o prazo referido no número anterior ou antes de gozado o direito a férias, pode o funcionário usufrui-lo até 30 de Junho do ano civil subsequente, não podendo daqui resultar o direito ao gozo de um período de férias, no mesmo ano civil, superior a 30 dias úteis. As férias são interrompidas nos seguintes casos: 1. Doença; 2. Maternidade ou Paternidade; 3. Exigências imperiosas do funcionamento da empresa; Deverá ser preenchido pelos funcionários até ao dia 30 de Março de cada ano o respectivo Mapa de Férias, devidamente validado pelos Superiores Hierárquicos, não podendo um dos períodos de férias ser inferior a 10 dias úteis consecutivos. Será atribuído a cada trabalhador, em cada ano, os seguintes dias de licença com retribuição: Idade Antiguidade Dias Licença 50 Anos 15 Anos 3 52 Anos 18 Anos 4 54 Anos 20 Anos 5 O trabalhador que seja admitido com contrato de duração inferior a seis meses, tem direito a gozar dois dias úteis por cada mês completo de duração do contrato, sendo que para determinação do mês completo devem contar-se todos os dias, seguidos ou interpolados, em que foi prestado o trabalho. Nestes contratos, o gozo das férias tem lugar no momento imediatamente anterior ao da cessação, salvo acordo das partes. Coordenação Administrativa, Regulamento Interno.doc (V ), Pág. 9/28

10 CAPÍTULO Nº 5 FALTAS E REGRAS GERAIS DE DISCIPLINA 5.1 Assiduidade Nos períodos de tempo que decorrem entre as entradas e saídas do serviço, devem os funcionários nele permanecer continuamente, não podendo ausentar-se do mesmo sem a autorização do respectivo superior hierárquico, salvo nos casos do serviço externo ou outro devidamente justificado, sob pena de marcação de falta de acordo com a legislação aplicável. 5.2 Regras de Assiduidade e Faltas Todas as ausências, entradas e saídas, de qualquer dos períodos diários de prestação de serviço, seja qual for o momento em que ocorram, serão registadas no Sistema de Gestão de Ausências (Site Interno). As ausências por motivos de férias devem, depois de devidamente aprovadas pelo Responsável Hierárquico, ser comunicadas ao responsável do Dep. de Contabilidade. Este encarregar-se-á posteriormente de as comunicar ao elemento responsável pela gestão das ausências. Os restantes motivos de ausência devem ser comunicados ao elemento responsável pela Gestão das Ausências. A comunicação das ausências, que não por motivo de férias, poderá ser feita pessoalmente, por telefone ou . Em qualquer uma das situações deverão ser dadas informações precisas, conforme a norma do documento Comunicação Ausências.doc. Para a comunicação de marcação/alteração de férias deverá ser utilizado o impresso «Mapa de Férias» devidamente validado pelos Superiores Hierárquicos. 5.3 Controlo de Assiduidade Compete ao pessoal dirigente e de chefia a verificação da assiduidade e pontualidade dos funcionários a seu cargo, bem como eventuais correcções a efectuar. 5.4 Trabalhador Estudante A empresa reconhece e apoia os trabalhadores estudantes. No início de cada ano lectivo o trabalhador estudante deve apresentar o certificado de matrícula. De acordo com a legislação em vigor, o trabalhador tem direito ao dia de cada exame e ao dia anterior, devendo entregar o comprovativo de presença no Departamento de Contabilidade. As ausências por motivo de exames, à semelhança de todas as ausências, deverão ser comunicadas ao elemento responsável pela gestão de ausências, após comunicação ao Responsável Hierárquico. Coordenação Administrativa, Regulamento Interno.doc (V ), Pág. 10/28

11 CAPÍTULO Nº 6 DIREITOS E DEVERES 6.1 Direitos da Empresa Constituem direitos da empresa, sem prejuízo de outros referenciados noutros capítulos deste Regulamento Interno, bem como outros existentes na legislação em vigor: Beneficiar dos resultados de trabalho exercido pelos seus funcionários conforme o contrato de trabalho, Definir as actividades e tarefas dos funcionários, não podendo estas irem contra as normas jurídicas e o contrato de trabalho, Definir ordens de serviço e directivas relativas ao trabalho, não podendo estas irem contra as disposições jurídicas e o contrato de trabalho. 6.2 Deveres da Empresa Constituem obrigações da empresa, sem prejuízo de outras referenciadas noutros capítulos deste Regulamento Interno, bem como outros existentes na legislação em vigor: Proporcionar boas condições de trabalho, quer do ponto de vista físico quer moral, Respeitar e tratar com urbanidade e probidade o trabalhador, Fornecer ao trabalhador a informação e a formação adequadas à prevenção de riscos de acidentes e doença, Contribuir para a elevação do nível de produtividade do trabalhador, Possibilitar o exercício de cargos em organizações representativas dos trabalhadores, Respeitar a autonomia técnica do trabalhador cuja regulamentação profissional o exija. 6.3 Direitos do Trabalhador Constituem direitos do trabalhador, sem prejuízo de outros referenciados noutros capítulos deste Regulamento Interno, bem como outros existentes na legislação em vigor: Receber da empresa a remuneração mensal correspondente à prestação do seu trabalho, Prestação efectiva do trabalho, Coordenação Administrativa, Regulamento Interno.doc (V ), Pág. 11/28

12 Exercer os seus direitos, sem que para isso sofra sanções, É proibido ao empregador baixar a categoria do funcionário, salvo nos casos previstos na lei, É proibido ao empregador diminuir a retribuição do funcionário, salvo nos casos previsto no código de trabalho e nos instrumentos de regulamentação colectiva de trabalho. 6.4 Deveres do Trabalhador Respeitar e tratar com urbanidade e lealdade a entidade, os superiores hierárquicos, os companheiros de trabalho e as demais pessoas que estejam ou entrem em relações com a empresa. Utilizar com cuidado e zelar pela boa conservação dos equipamentos e demais bens que lhe sejam confiados. Comparecer com assiduidade e pontualidade no posto de trabalho e realizar o trabalho com zelo e diligência. Guardar lealdade à organização, nomeadamente não negociando por conta própria ou alheia em concorrência com ela, nem divulgando informações referentes à sua organização, métodos de produção ou negócios. Cumprir as ordens e instruções dos superiores hierárquicos em tudo o que respeite à execução e disciplina do trabalho, salvo na medida em que se mostrem contrária aos seus direitos e garantias. A empresa dentro dos limites fixados em lei, Lei n.º 7/2009, tem poderes disciplinares sobre o trabalhador que se encontre ao seu serviço. A empresa pode aplicar as seguintes sanções disciplinares, independentemente de outras fixadas em convenções colectivas e sem prejuízo dos direitos e garantias gerais dos trabalhadores: A Repreensão; B Repreensão registada; C Sanção pecuniária; D Perda de dias de férias; E Suspensão do trabalho com perda de retribuição e de antiguidade; F Despedimento imediato sem qualquer indemnização ou compensação; A sanção disciplinar não pode ser aplicada sem audiência prévia do trabalhador. O procedimento disciplinar deve exercer-se nos sessenta dias subsequentes àquele em que a entidade patronal, ou o superior hierárquico com competência disciplinar, teve conhecimento da infracção. Coordenação Administrativa, Regulamento Interno.doc (V ), Pág. 12/28

13 7.1 Regime de Funcionamento CAPÍTULO Nº 7 HORÁRIOS DE TRABALHO A Prévoir-Vie Groupe Prévoir, S.A. (Sucursal) exerce a sua actividade entre as 8h45m e as 16h45m, em dias úteis. O período de atendimento ao público é compreendido entre as 8h45m e as 12h45m e entre as 13h45m e as 16h Duração Normal do Trabalho A duração semanal de trabalho é de trinta e cinco horas. 7.3 Modalidades de Horário de Trabalho Horário normal: é aquele que, exigindo o cumprimento da duração semanal de trabalho, se reparte por dois períodos diários, com horas de entrada e saída fixas, separadas por um intervalo de descanso. Segunda-Feira a Sexta-Feira: 8h45m às 12h45m 13h45m às 16h45m Horário Flexível: é aquele que permite aos funcionários gerir os seus tempos de trabalho, que decorrerão entre as 8h e as 20h, determinando plataformas fixas ou períodos de presença obrigatória, que são os seguintes: Segunda-Feira a Sexta-Feira: 11h00m às 12h00m 14h00m às 16h00m Isenção de Horário Os dirigentes e chefes de secção que gozem de IHT, deverão observar o dever geral de assiduidade e o cumprimento da duração semanal de trabalho, legalmente estabelecida na lei. Coordenação Administrativa, Regulamento Interno.doc (V ), Pág. 13/28

14 CAPÍTULO Nº 8 DOSSIER PESSOAL A fim de manter-se actualizado o dossier pessoal de cada funcionário, o mesmo deve informar o Dep. Contabilidade, sempre que se verifique alguma alteração nos seguintes dados: - Bilhete de Identidade; - Morada; - Estado civil; - Número de dependentes; - Certificado habilitações; - Formação Profissional; - Número de Identificação Bancária (NIB); Coordenação Administrativa, Regulamento Interno.doc (V ), Pág. 14/28

15 CAPÍTULO Nº 9 REMUNERAÇÕES Para efeitos de processamento de vencimentos, o período considerado é sempre de 1 a 31 de cada mês. A transferência dos vencimentos é efectuada no dia 26 de cada mês, excepto quando este ocorrer em fins-de-semana ou feriados, que será antecipada para o dia útil imediatamente anterior. As faltas dadas até ao dia anterior ao processamento de vencimentos serão consideradas no próprio mês, caso contrário, transitarão para o mês seguinte. Todas as despesas suportadas pelos funcionários, que devam ser reembolsadas, deverão ser apresentadas até ao dia útil imediatamente anterior ao processamento de vencimentos. Serão deduzidos do subsídio de refeição os almoços que sejam pagos pela empresa. O subsídio de natal, de valor igual a um mês de retribuição, é processado e pago juntamente com o vencimento do mês de Novembro. No caso de admissão, cessação de contrato e suspensão de contrato de trabalho (excepto por facto respeitante ao empregador), o valor de subsídio de natal é proporcional ao tempo de serviço prestado no ano civil. A retribuição do período de férias, bem como o subsídio de férias, é processada no mês de Junho de cada ano, independentemente do período em que se efectiva o seu gozo. Coordenação Administrativa, Regulamento Interno.doc (V ), Pág. 15/28

16 CAPÍTULO Nº 10 PAGAMENTO DE COMISSÕES Para o cálculo de comissões, concorrem todas as apólices validadas até ao último dia útil de cada mês. O processo de cálculo das comissões é executado, normalmente, no segundo dia útil do mês seguinte ao fecho das comissões. Após o processamento são emitidos os respectivos resumos de comissões e enviados para as correspondentes agências. Data de pagamento Os recibos devem chegar à sede até dia 12 para que o respectivo pagamento seja efectuado ao dia 13. Todos os recibos que forem recepcionados após o dia 12 só deverão ser pagos no mês seguinte. Modo de pagamento As comissões podem ser pagas por cheque ou por transferência bancária desde que o agente possua conta bancária no Grupo Millennium BCP. Para que possa ser feito o pagamento por transferência bancária, o agente deve enviar para a sede comunicação do seu NIB por escrito. Preenchimento dos recibos Os recibos, modelo n.º 337 Imprensa Nacional-Casa da Moeda, devem ser devidamente preenchidos. Devem apresentar: - Identificação completa do agente: Nome Morada N.º de contribuinte - Identificação do Cliente: Nome: Prévoir Vie Groupe Prévoir, S.A. N.º Contribuinte : Identificação da actividade exercida : Mediação de Seguros - Valores a receber: Montante bruto Retenção na fonte IRS Valor Líquido recebido - a) Regime do Iva: Isento pelo artigo 9º CIVA - b) Retenção na fonte de IRS: À taxa de 20% pelo artigo 101ª, n.º 1, do CIRS. - Quantia recebida por extenso - Data e assinatura Coordenação Administrativa, Regulamento Interno.doc (V ), Pág. 16/28

17 CAPÍTULO Nº 11 HIGIENE, SEGURANÇA E MEDICINA NO TRABALHO 11.1 Higiene Bar A Cª põe à disposição dos seus colaboradores um espaço apetrechado com máquina de café, micro-ondas, frigorífico e máquina de água. Ter atenção às normas de limpeza consideradas normais. Cuidados a ter com a manutenção deste espaço comum: Limpeza do micro-ondas; Não manter produtos deteriorados no frigorífico; Manter a bancada do Café limpa após a sua utilização; Ter atenção às normas de limpeza consideradas normais. Casas de banho A utilização das casas de banho deve respeitar as normas básicas de higiene. Cuidados a ter com a manutenção deste espaço comum: Deixar a casa de banho limpa; Apagar as luzes após a sua utilização; Deixar a banca do lavatório e bidé devidamente limpos. Local de trabalho Cada colaborador deve manter o seu local de trabalho de forma a contribuir para o bom estado do local evitando a deterioração dos meios postos à sua disposição. Nos gabinetes onde haja fumadores é necessário arejar o espaço. A utilização dos recursos que se encontram à disposição dos colaboradores deve ocorrer sem que seja perturbado o trabalho de todos, como por exemplo, a utilização do rádio com o som demasiado alto Segurança Todos os colaboradores devem ser informados sobre as medidas de prevenção e forma de actuar em caso de incêndio. Ver secção Parque de Extintores neste documento. Salvo autorização específica não é permitido o acesso a determinados locais na sucursal por parte de pessoas que não sejam colaboradores da Prévoir nomeadamente acesso à fotocopiadora, cozinha entre outros Medicina no Trabalho Coordenação Administrativa, Regulamento Interno.doc (V ), Pág. 17/28

18 Nas instalações da Prévoir existe um Kit de primeiros socorros para qualquer eventualidade de menor gravidade. A responsabilidade dessa manutenção cabe aos Serviços Gerais. Serviços Médicos LABORALIS Os funcionários devem ser inspeccionados, obrigatoriamente: Todos os anos, até aos 18 anos e depois dos 45 anos de idade; De dois em dois anos entre aquelas idades. Este controlo médico é assegurado pela Laboralis situada Rua 5 de Outubro, n.º 319, Porto Informação sobre garantias complementares de saúde Todos os funcionários da Cª estão abrangidos pelos seguintes seguros: Seguradora VICTÓRIA seguros SA MAPFRE Seguros Gerais, SA DB VIDA Cª de seg. de Vida SA Modalidade Doença Grupo Acidentes de trabalho Vida Grupo Coordenação Administrativa, Regulamento Interno.doc (V ), Pág. 18/28

19 12.1 Sistema de Alarme Introdução CAPÍTULO Nº 12 SEGURANÇA DAS INSTALAÇÕES A empresa deve nomear um elemento ou departamento responsável pela manutenção de um sistema de alarme das instalações. O responsável por essa tarefa deverá ter em consideração os seguintes aspectos: Solicitar a instalação de sensores de incêndio e de intrusão, do sistema de alarme, nos locais apropriados e em número adequado. Zelar pelo correcto funcionamento de todo o sistema efectuando, por exemplo, testes periódicos ao sistema. Se necessário estabelecer um contrato de manutenção com uma empresa da especialidade, de forma a facilitar todas as tarefas de manutenção e testes. As empresas da especialidades podem fornecer relatórios detalhados das datas e horas em que o sistema foi activado/desactiva (com ou sem sucesso) e por quem. Informar e formar (se necessário) os colegas de trabalho relativamente a novas situações, alterações do funcionamento do sistema e da sua utilização. Atribuir um código individual de activação/desactivação do alarme a cada elemento da empresa. Esclarecer qualquer questão ou dúvida dos colegas de trabalho relativamente ao sistema de alarme. Até ao momento ( ) o Departamento de Informática e a Direcção têm sido os elementos responsáveis por esta tarefa. Regulamento e Normas 1 O alarme deve ser sempre activado pelo último elemento que abandona as instalações quer no intervalo do almoço quer no final do dia. Esta norma está afixada junto da consola de activação/desactivação do alarme. 2 Cada elemento deve activar/desactivar o alarme com o código individual de activação/desactivação que lhe foi atribuído pelo responsável do sistema de alarme. 3 Não é permitida a divulgação ou transmissão do código individual de activação/desactivação do alarme a outros colegas de trabalho ou pessoas Parque de Extintores Introdução Coordenação Administrativa, Regulamento Interno.doc (V ), Pág. 19/28

20 A empresa deve nomear um elemento ou departamento responsável pela manutenção do parque de extintores da sede e das agências. O responsável por essa tarefa deverá ter em consideração os seguintes aspectos: Solicitar a instalação de extintores adequados nos locais apropriados e em número suficiente. Zelar pelo estado e tornar bem visível as saídas de emergência. Garantir uma adequada manutenção periódica dos extintores, a qual deverá englobar uma verificação integral de todos os componentes, nomeadamente: o Revisão do estado das válvulas e sua afinação. o Verificação do estado das cargas do agente exterior e sua substituição se necessário. o Verificação das cargas propolentes dos extintores (Azoto ou CO2). o Verificação do estado do corpo do extintor, nomeadamente no respeitante a corrosão e pintura. o Verificação do estado das mangueiras, difusores e demais peças constituintes dos extintores, substituindo-as se necessário, quando as mesma não possam ser objecto de reparação. o Colocação de uma etiqueta de revisão em cada extintor verificado. Se necessário estabelecer um contrato de manutenção com uma empresa da especialidade, de forma a facilitar todas as tarefas de manutenção. Neste caso deverá ser solicitada a essa empresa a seguinte documentação: o Declaração anual comprovativa de que todos os extintores revistos e selados se encontram em bom estado de operacionalidade. o Entrega periódica de um relatório com a indicação do estado em que se encontram os equipamentos no qual deve constar o número de extintores revistos, o estado das saídas de emergência, anomalias detectas e trabalhos efectuados. Informar e formar (se necessário) os colegas de trabalho relativamente a novas situações, alterações no parque de extintores e da sua utilização. Esclarecer qualquer questão ou dúvida dos colegas de trabalho relativamente ao parque de extintores. Até ao momento ( ) o Departamento de Informática e a Direcção têm sido os elementos responsáveis por esta tarefa. Regulamento e Normas 1 Qualquer anomalia detectada no parque de extintores, na sede ou nas agências, deverá ser de imediato comunicado aos responsáveis pelo mesmo. 2 Em caso de utilização de um ou vários extintores em caso de incêndio, deverá de imediato ser comunicado ao responsável pelo parque de extintores, de forma a proceder à substituição ou enchimento dos equipamentos utilizados. Coordenação Administrativa, Regulamento Interno.doc (V ), Pág. 20/28

21 12.3 Desligar Equipamentos e Fechar Acessos Cada elemento e/ou departamento deverá responsabilizar-se por desligar certos equipamentos de utilização diária assim como fechar portas e janelas (desde de que estes não sejam mais necessários a outros elementos) no momento em que: Abandona o seu local individual de trabalho. Abandona a sua área de trabalho se for o último a sair. Abandona as instalações se for o último a sair. Quer no intervalo do almoço quer no final do dia. Estes são alguns dos equipamentos que devem ser desligados nas condições referidas anteriormente: Luzes em geral. Sistema de aquecimento/arrefecimento. Maquina de café. Fotocopiadoras. Computadores. Impressoras e outros periféricos informáticos. Máquinas de calcular eléctricas. Sistema de videoconferência: Televisão, câmara de vídeo. Videoprojector. Etc. Estes são alguns dos acessos que devem ser fechados nas condições referidas anteriormente: Ligar alarme (ver detalhes na secção Sistema de Alarme). Fechar as janelas do lado frontal do edifício e da parte das traseiras. Fechar a porta de entrada principal das instalações (à saída ou entrada) fora do horário 08h45-12h45 e 13h45-16h45. Esta norma está afixada na porta de entrada principal. Fechar porta da sala de informática (específico para os elementos da informática). Etc. Coordenação Administrativa, Regulamento Interno.doc (V ), Pág. 21/28