Faculdade de Economia Universidade do Porto PLANO DE ACTIVIDADES DO CONSELHO DIRECTIVO

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1 Faculdade de Economia Universidade do Porto PLANO DE ACTIVIDADES DO CONSELHO DIRECTIVO ANO DE 2005

2 Identificação do documento Título Plano de Actividades do Conselho Directivo Destinatário(s) Conselho Directivo Elaborado por Verificado por Aprovado por Director da FEP e Serviços Reunião C. Directivo de 17 de Dezembro de 2004 Gestão de versões Versão Autor Data Comentário 1.0 Director Versão em construção Director e Serviços Director e Serviços Director e Serviços Director e Serviços Plano de Actividades do Conselho Directivo 2005

3 Apresentação O Plano de Actividades do Conselho Directivo para o ano de 2005 é apresentado em novos moldes de forma a conciliar este documento com a implementação de uma gestão e avaliação por objectivos. Nestes termos, identificam-se os objectivos estratégicos da FEP para um horizonte temporal de cinco anos ( ) e os objectivos operacionais para o ano de Uma vez feita esta identificação, são fixados os objectivos dos serviços da FEP na dependência directa do Conselho Directivo. Os objectivos fixados para cada funcionário, a considerar na avaliação do seu desempenho, estão em consonância com os objectivos fixados para os serviços não sendo, no entanto, apresentados neste documento. Conforme decorre dos objectivos estratégicos, os próximos cinco anos serão de uma importância determinante nos domínios do ensino de graduação e pósgraduação, da investigação, da internacionalização e do reforço da aproximação entre a FEP e sua envolvente. Estes objectivos estratégicos reflectem-se nos objectivos operacionais e nos objectivos dos serviços fixados para o ano de No domínio do ensino de graduação, o grau de incerteza associado ao modelo a definir pelo Governo para o ensino das Ciências Económicas e Empresariais é um factor de perturbação com implicações diversas. A FEP optou na reformulação dos planos de estudos das licenciaturas por um modelo de formação de primeiro ciclo de quatro anos e de segundo ciclo de um ano (podendo ser de dois anos para alunos com um primeiro ciclo de três anos). As alterações decorrentes da reestruturação dos planos de estudos ainda se farão sentir no ano de 2005, mas tender-se-á para uma normalização rápida no fim do ano (primeiro semestre do ano lectivo 2005/2006). A menos que venhamos a ser confrontados com a imposição do modelo de formação de primeiro ciclo 3 Plano de Actividades do Conselho Directivo 2005

4 de três anos, os objectivos neste domínio são a consolidação e introdução de ajustamentos com o aprofundamento de aspectos que merecem melhorias (serviços de informática, atendimento da secretaria de alunos de graduação, serviços auxiliares, internacionalização, práticas pedagógicas inovadoras, tutoria, avaliação da qualidade, aprofundamento da utilização do sistema de informação SIGARRA). No domínio da pós-graduação as alterações serão substanciais, aliás em consonância com o ritmo de alteração que temos vivido nos últimos anos. Nos anos mais recentes a mudança tem ocorrido com um ritmo mais acentuado na formação de pós-graduação não conferente de grau. Importa agora acelerar a restruturação da formação de pós-graduação conferente de grau (mestrados) para que se adeque a um modelo em que formação de primeiro ciclo e de segundo ciclo não ultrapasse cinco anos. A indefinição do modelo de formação de primeiro ciclo pode condicionar o timing destas alterações. Acresce que a reestruturação a realizar é uma competência do Conselho Científico. No entanto, compete ao Conselho Directivo criar as condições favoráveis do ponto de vista de organização de serviços, expansão das instalações, logística, etc. para que esta reestruturação tenha êxito. Nesta matéria o Conselho Directivo atribui máxima prioridade à definição de objectivos operacionais e implementação de medidas que facilitem a mudança. Muitas das medidas são compatíveis não só com um salto qualitativo no ensino de pós-graduação mas também com a melhoria de qualidade da investigação e do ensino de graduação. Inserem-se nessas medidas a transferência dos serviços de informática para as novas instalações, a entrada em funcionamento do acesso ao sistema informático wireless, a implementação da segunda fase da construção do edifício BIC onde se instalarão os centros de investigação, gabinetes de docentes, serviços de alunos de pós-graduação e salas de aula de pósgraduação. 4 Plano de Actividades do Conselho Directivo 2005

5 A abertura do concurso de construção da segunda fase do edifício BIC em fins deste ano, com a previsão de abertura de propostas a 20 de Janeiro de 2005 e execução da obra durante o ano de 2005, é o facto mais marcante do próximo ano para a FEP. Esta obra e a transferência dos serviços de informática para o primeiro bloco do edifício BIC absorverão uma parte significativa do esforço de investimento da FEP no ano de A FEP celebrou um protocolo com a Reitoria da Universidade do Porto em que comparticipa a obra de construção da segunda fase do edifício BIC em euros, euros e euros, respectivamente em 2004, 2005 e O investimento com a transferência dos serviços de informática é significativo, recaindo uma parte no orçamento de 2004 e outra parte no orçamento de O esforço de investimento que a FEP vem fazendo é assinalável. Para lá deste esforço, o Conselho Directivo manterá uma atenção especial sobre alguns dossiers com implicações futuras de relevo, nomeadamente a projectada instalação da cantina da FEP na residência a ser construída nas traseiras do nosso edifício, a recuperação do edifício principal da FEP e a remodelação dos anfiteatros. Como ocorre todos os anos, continuar-se-á a fazer manutenção preventiva e reactiva e a realizar pequenos investimentos em instalações e equipamentos não informáticos. No que respeita a equipamentos informáticos, central telefónica e instalação de um sistema de video-vigilância o esforço financeiro será significativo. O plano de actividades do Conselho Directivo terá que continuar a ser implementado numa óptica de consolidação orçamental. Em especial, é previsível que a redução da duração das licenciaturas provoque uma quebra no número de alunos que se vai reflectir no financiamento da FEP. Assim, a política de contenção em matéria de contratações de pessoal tem de continuar. 5 Plano de Actividades do Conselho Directivo 2005

6 Objectivos estratégicos ( ) A. Consolidar o ensino de graduação. B. Desenvolver o ensino de pós-graduação. C. Desenvolver a actividade de investigação segundo padrões reconhecidos internacionalmente. D. Aumentar o nível de internacionalização da FEP. E. Expandir as instalações e racionalizar a sua utilização. F. Introduzir práticas pedagógicas Inovadoras. G. Consolidar e desenvolver a formação dos docentes e de funcionários não docentes H. Dinamizar a aproximação entre a FEP e a sua envolvente. I. Reforçar o espírito de corpo e pertença e aumentar a visibilidade da FEP. J. Promoção da Qualidade e Instalação de um Sistema Contínuo de Avaliação da Qualidade K. Apoiar iniciativas das Associações de Estudantes e actividades extra-curriculares. L. Promoção do bem-estar dos estudantes, apoiando em especial situações mais problemáticas. M. Assegurar a consolidação orçamental da FEP. 6 Plano de Actividades do Conselho Directivo 2005

7 Objectivos operacionais (2005) A1. Dar continuidade à implementação dos novos planos de estudos das licenciaturas de Economia e Gestão B1. Consolidar e desenvolver a oferta de programas de Mestrado e Doutoramento. B2. Desenvolver a oferta de pós-gaduações da FEP. B3. Consolidar e desenvolver a oferta de pós-graduações e de educação contínua FEP/ISFEP. B4. Melhorar as condições logísticas e administrativas do funcionamento do ensino de pós-graduação. C1(D1). Promover o intercâmbio com investigadores internacionais através da realização de conferências e participação em acções desenvolvidas pelos centros de investigação e pelos cursos de pós-graduação. C2(D2). Dar continuidade à política de apoio à apresentação de comunicações científicas em congressos internacionais por parte de docentes da FEP. C3(D3). Apoiar a realização de congressos internacionais na FEP. D4. Aumentar o intercâmbio internacional de alunos ao abrigo de programas de mobilidade. D5. Promover a oferta de disciplinas leccionadas em Inglês. E1. Construção da segunda fase e terceira fase do edifício BIC. E2. Afectar os espaços libertados pelos serviços informáticos a novas utilizações. E3. Instalar um sistema de vídeo-vigilância na FEP. E4(J1) Promover uma política activa de manutenção e renovação de instalações e equipamentos. F1. Promover novas práticas pedagógicas. F2. Criar um serviço de tutoria de alunos e dar continuidade ao apoio pedagógico a estudantes dos PALOP. F3. Instalar um sistema de alerta relativa a disciplinas-problema e adopção de medidas correctivas. G1. Apoiar a realização de estudos de pós-graduação por parte do corpo docente. G2. Implementar o plano anual de formação de pessoal não docente. H1. Dar continuidade à política desenvolvida pelo Gabinete de Apoio ao aluno na Inserção de licenciados da FEP no mercado de trabalho. H2. Uma vez instalado o Conselho Consultivo, promover uma política activa de audição deste orgão sobre os objectivos estratégicos da FEP. 7 Plano de Actividades do Conselho Directivo 2005

8 H3. Dar continuidade ao estreitamento de relações entre a FEP e organizações profissionais de cariz associativo com presença relevante de licenciados pela FEP. H4. Dar continuidade à política de estreitamento de relações entre a FEP e a AAAFEP no âmbito do ISFEP. H5. Desenvolver as actividades de prestação de serviços ao exterior e de valorização da investigação. I1. Reforçar o espírito de corpo e sentimento de pertença. I2. Aumentar a visibilidade da FEP. J2. Implementar em toda a sua extensão o sistema de informação SIGARRA. J3. Aumentar a qualidade no funcionamento dos serviços. (ver actividades de cada serviço). K1. Apoiar, numa lógica de projectos propostos, iniciativas das Associações de Estudantes da FEP. L1. Dar continuidade à política desenvolvida pelo Gabinete de Apoio ao aluno na Inserção de novos estudantes e no aconselhamento de estudantes com problemas específicos. M1. Optimizar custos de funcionamento. M2. Aumentar as receitas próprias da FEP. 8 Plano de Actividades do Conselho Directivo 2005

9 Objectivos operacionais/actividades dos Serviços (2005) 1. Serviços Administrativos 1.1. Definir e executar um plano de formação Melhorar o acolhimento dos alunos na secretaria através da substituição do atendimento ao balcão por atendimento à secretária 1.3. Implementar em todas as suas valências o sistema de informação SIGARRA. 2. Serviços Financeiros 2.1. Consolidar o Sistema de Contabilidade Orçamental e Patrimonial 2.2. Concluir e/ou consolidadar a implementação da Contabilidade Analítica 2.3. Implementar o Sistema de Controlo Interno 2.4. Continuar a política de consolidação orçamental e eficente gestão de recursos financeiros 2.5. Encerrar as Contas durante o mês da Março 3. Biblioteca 3.1. Elaborar códigos de procedimentos 3.2. Produzir, sistematizar, difundir e actualizar informação 3.3. Ultimar catalogação retrospectiva 3.4. Correcção de índices 3.5. Melhorar a qualidade dos serviços 4. Serviços de Informática 4.1. Optimizar a infra-estrutura de comunicação e dos sistemas de servidores Diminuição da dependência hierárquica dos equipamento activos de rede Implementação de um backbone a 10Gbits Aumento de capacidade de firewalling Tender para a independência das várias sub-redes 4.2. Criar um gabinete para estudo e desenvolvimento de novas soluções informáticas Desenho e desenvolvimento de um serviço de help-desk electrónico Construção e apoio no desenho de páginas web complementares ao sistema SIGARRA 9 Plano de Actividades do Conselho Directivo 2005

10 Construção de novos módulos de funcionalidade das aplicações internas ao SI Implementação de um sistema para a gestão de pagamentos electrónicos Desenvolvimento de aplicações informáticas de apoio aos diferentes serviços e utilizadores da FEP 4.3. Instalação e adequação do SI no edifício BIC Instalação de equipamentos activos de rede e reformulação de equipamentos passivos Desenho, construção e colocação de mobiliário para o espaço público de alunos, salas de aula e instalação do SI, tendo em vista a optimização e funcionalidade de espaços Instalação dos complexos de sistemas servidores Instalação dos equipamentos informáticos nas salas de aula, no espaço público de alunos e no SI Implementação de um sistema de video-vigilância, integrável com o sistema da FEP 4.4. Implementar um serviço de help-desk para recepção, registo e encaminhamento de pedidos de colaboração ao SI Desenho de uma interface gráfica para registo de solicitações de apoio, tanto quanto possível tipificadas Protocolarização de encaminhamento de pedidos Definição de um conjunto de estatísticas de gestão Reorganização interna de afectação de recursos ao help-desk Divulgação e sensibilização à utilização deste serviço pela comunidade da FEP 4.5. Difusão de informação interna Recolha e sistematização da informação 5. Gabinete de Apoio ao Aluno 5.1. Aumentar o intercâmbio internacional de alunos ao abrigo de programas de mobilidade 5.2. Manter o número de grupos de desenvolvimento (workshops e formação para a integração profissional) realizados e garantir um índice de satisfação dos participantes elevado 5.3. Manter todos os meios de apoio à inserção dos licenciados no mercado de trabalho (Bolsa de Emprego, Apresentações de Empresas na FEP, Formação para a Integração Profissional) bastante activos 5.4. Reforçar o apoio aos estudantes ao nível da inserção académica e social 5.5. Reforçar o espirito de pertença dos alunos à FEP e aumentar a visibilidade da FEP no meio envolvente 10 Plano de Actividades do Conselho Directivo 2005

11 6. Gabinete de Marketing e Comunicação 6.1. Contribuir para a notoriedade e prestigio da marca FEP.UP 6.2. Aumentar a quantidade e qualidade dos candidatos para frequentarem os cursos de licenciatura e pós-graduações 6.3. Ser criativo e inovador na abordagem ao mercado e à comunidade 7. Serviços Auxiliares e de Manutenção 7.1. Assegurar maior responsabilidade e solicitude no apoio às aulas 7.2. Garantir maior asseio dos espaços comuns, nomeadamente corredores e limpeza dos gabinetes 7.3. Aumentar a rapidez de Intervenção nas pequenas tarefas de manutenção 8. Gabinete Técnico 8.1. Produzir informação para acompanhamento do funcionamento das disciplinas de opção dos cursos de licenciatura 8.2. Elaborar formulários electrónicos para todas as petições susceptíveis de serem apresentadas pelos Docentes (equiparações a bolseiro de todo tipo, dispensa de serviço para doutoramento, llicenças sabáticas, justificação de faltas, pedidos de financiamento para deslocações, etc.) 8.3. Elaborar formulários electrónicos para obtenção de Declarações para fins sociais solicitadas pelos estudantes das licenciaturas 8.4. Produzir informação para aplicação das medidas aprovadas pelo Conselho Científico para combater o insucesso escolar 8.5. Assegurar a recolha e difusão da mais variada informação relativa à actividade dos Docentes através da página WEB do Conselho Científico, em consonância com as orientações e decisões que sobre a matéria forem estabelecidas por este Órgão de Gestão 8.6. Assegurar o secretariado técnico aos órgãos de gestão no desempenho das suas competências específicas. 9. Formação Contínua (ISFEP) 9.1 Continuação das actividades de preparação, promoção e apoio administrativo aos Cursos de Pós-Graduação realizados no âmbito do protocolo FEP/ISFEP: MBA Finanças (5ª e 6ª Edições), Pós-Graduação em Análise Financeira (2ª Edição), Pós-Graduação em Finanças e Fiscalidade (1ª e 2ª Edições), Pós- Graduação em Gestão Autárquica (5ª e 6ª Edições), Pós-Graduação em Gestão Imobiliária (2ª e 3ª Edições). 9.2 Acolhimento e apoio a iniciativas de acções de educação contínua de curta e média duração. 11 Plano de Actividades do Conselho Directivo 2005

12 9.3 Continuação do apoio administrativo no domínio da valorização da investigação, através da prestação de serviços que envolvem um indiscutível conteúdo de investigação. 9.4 Continuação da actividade de apoio de secretariado à Associação dos Antigos Alunos da Faculdade de Economia do Porto. 9.5 Continuação do actividade de apoio administrativo e documental às actividades de investigação do CEMPRE FEP e do CETE FEP. 12 Plano de Actividades do Conselho Directivo 2005

13 Desagregação de objectivos operacionais/actividades Serviços Administrativos Recursos Humanos, Horários, Arquivo e Expediente: 1. Incentivar a formação profissional 2. Adesão completa ao programa SIGARRA 3. Actualização da base de dados do pessoal docente e não docente 4. Cumprimento de prazos em matéria de procedimentos relativos a concursos, contratos, elaboração de mapas de assiduidade e estatísticas Serviços Académicos (alunos de graduação): 1. Melhoria da imagem dos serviços de secretaria através de medidas de acolhimento personalizado, nomeadamente, substituição do balcão por uma secretária e uma atitude pessoal de maior empatia. 2. Redução do tempo de resposta a requerimentos e pedidos de certidões. 3. Melhoria da formação profissional Serviços Académicos (alunos de pós-graduação): 1. Continuação da prestação de um serviço de nível elevado, assegurando com rigor e competência todas as tarefas respeitantes à secção 2. Adesão completa ao programa SIGARRA 3. Melhoria da imagem a nível do espaço de trabalho Serviços Financeiros Secção de Contabilidade: 1. Cumprir todas as obrigações fiscais e parafiscais dentro dos prazos estipulados por lei; 2. Processar todas as despesas logo que a factura ou documento equivalente chegue à Secção de Contabilidade; 3. Melhorar a qualidade de classificação do documento e o respectivo registo contabilístico; 4. Cumprir com rigor, transparência, eficácia e eficiência os prazos de prestação de contas; 5 Contribuir, empenhadamente, para a implementação da Contabilidade Analítica e consolidação da Contabilidade Patrimonial, incluindo a actualização anual do inventário dos bens móveis Secção de Compras e Economato: 1. Elaboração do inventário físico dos stocks nos primeiros dias de Janeiro; 2. Redução para valores mínimos do stock, sem que haja ruptura dos mesmos; 3. Reduzir o tempo médio de entrega das encomendas; 13 Plano de Actividades do Conselho Directivo 2005

14 4. Melhorar a qualidade do serviço prestado; instalando um novo programa de gestão de stocks Tesouraria: 1. Efectuar todos os pagamentos autorizados, desde que haja disponibilidades de tesouraria; 2. Receber todos os valores liquidados; 3. Entregar diariamente na Contabilidade a Folha de Cofre; 4. Manter permanentemente actualizados os saldos bancários; 5. Manter o arquivo permanentemente actualizado Gabinete de Gestão Financeira: 1. Elaboração e prestação de contas periódicas e finais dos projectos nos prazos estipulados; 2. Prestar mais e melhor qualidade da informação financeira aos responsáveis dos projectos de investigação científica; 3. Continuar a colaborar na implementação da Contabilidade Analítica e consolidadção da Contabilidade Patrimonial, incluindo a actualização anual do inventário dos bens móveis 14 Plano de Actividades do Conselho Directivo 2005