MANUAL ACORDO QUADRO COMBUSTIVEIS RODOVIÁRIOS

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1 Fundamentos do Acordo Quadro MANUAL ACORDO QUADRO COMBUSTIVEIS RODOVIÁRIOS Objecto e constituição de lotes O acordo quadro estabelece as condições jurídicas, técnicas e económicas para a aquisição de Combustíveis Rodoviários em postos de abastecimento públicos e a granel pelas entidades adquirentes, estando previstos dois lotes distintos: a) Lote 1: Aquisição de combustíveis rodoviários em postos de abastecimento públicos; e b) Lote 2: Aquisição de combustíveis rodoviários a granel. Para cada um dos lotes definidos está prevista a aquisição dos mesmos produtos, designadamente gasolinas, gasóleo e gás petrolífero liquefeito (GPL) com as especificações técnicas previstas na legislação em vigor, diferindo apenas em cada lote a modalidade de abastecimento e respectivos níveis de serviço associados, conforme explicitado no esquema seguinte. No caso do Lote 1, o abastecimento é realizado pelos utilizadores das entidades adquirentes nos postos de abastecimento públicos da rede da entidade fornecedora

2 através de cartão electrónico de abastecimento. Foram definidas as seguintes especificações para os cartões electrónicos de abastecimento: a) Associação a uma viatura, através da identificação pela matrícula; b) Associação a uma entidade adquirente, através da identificação pela designação da entidade e por código unívoco, que permita identificar o organismo adquirente e o respectivo ministério; c) Associação a um número de contrato; d) Ter obrigatoriamente número e um código secreto (PIN); e) Possibilidade de fixar um limite de abastecimento em valor; f) Possibilidade de limitar a um ou mais tipos de combustíveis; g) Obrigatoriedade de registo da quilometragem no momento do abastecimento; h) Contabilização do número de quilómetros entre abastecimentos; i) Registo dos consumos, com os seguintes dados: i. Data, hora e local (posto, localidade) do abastecimento; ii. Identificação do produto e da quantidade abastecida; iii. Preço por litro praticado no local de abastecimento; e iv. Preço de venda ao público praticado no momento do abastecimento. j) Possibilidade de inibição de um cartão; e k) Possibilidade de extracção de informação para um formato de ficheiro XML ou compatível com folhas de cálculo. Associados aos cartões electrónicos de abastecimento encontram-se muitas vezes serviços complementares como as portagens, a aquisição de serviços de lavagem e a aquisição de produtos nas áreas de serviço dos postos de abastecimento. Estes serviços não estão incluídos no objecto do acordo quadro, podendo no entanto por opção da entidade adquirente ser negociados junto da entidade fornecedora. O incumprimento dos níveis de serviço acordados dá lugar à aplicação de sanções pecuniárias conforme consta do ponto No caso do Lote 2, o abastecimento é realizado através da entrega dos combustíveis nos postos de abastecimento privados das entidades adquirentes. Os serviços de carga, transporte e abastecimento no local da entrega deverão cumprir todas as normas de segurança previstas na legislação em vigor. Foram seleccionados para cada um dos lotes, os concorrentes com melhor preço (desconto) para o Estado e que cumpriam cumulativamente os requisitos de fornecimento e níveis de serviço previstos. O acordo quadro tem a duração de 2 anos, a contar da data da sua assinatura, e considera-se automaticamente renovado por períodos subsequentes de

3 1 ano, se nenhuma das partes o denunciar, até ao limite máximo de 4 anos, incluindo quaisquer prorrogações Preços dos produtos A composição do preço para cada um dos lotes baseia-se na aplicação do desconto unitário proposto pelas entidades fornecedoras seleccionadas (euros por litro) ao preço de venda ao público (P.V.P.) de cada produto previsto. Entende-se por P.V.P. o preço afixado nos postos de abastecimento públicos para cada produto. Os descontos estabelecidos no acordo quadro correspondem aos descontos mínimos que podem ser praticados pelas entidades fornecedoras Actualização do Acordo Quadro A ANCP promoverá mediante consulta às entidades fornecedoras, nos termos e calendário a definir, mas pelo menos uma vez por cada semestre, a actualização do desconto unitário para o Estado, para cada lote, que não poderá apresentar descontos inferiores aos inicialmente propostos. Durante a vigência do acordo quadro não é possível a admissão de novos produtos Resposta aos princípios orientadores O quadro seguinte sintetiza os fundamentos desenvolvidos para o acordo quadro de combustíveis rodoviários, como resposta aos princípios orientadores dos acordos quadro em geral.

4 Princípios 2.2 Procedimento Aquisitivo Identificação das Necessidades No processo de identificação das necessidades relativas a esta categoria, as entidades adquirentes deverão identificar anualmente: Litros de combustível rodoviário necessários para abastecimento em postos de abastecimento público; Litros de combustível rodoviário necessários para abastecimento a granel (em postos de abastecimento); e Número de cartões electrónicos a emitir pela entidade fornecedora.

5 2.2.2 Agregação das Necessidades A agregação dos perfis de consumo das entidades adquirentes é da responsabilidade das entidades agregadoras/ UMC. Esta agregação deverá ser realizada tendo em conta as especificidades de cada entidade adquirente mas procurando sempre que possível uniformizar as condições da aquisição, e tendo em conta a identificação de necessidades realizada pelas entidades adquirentes para os produtos previstos Consulta às entidades fornecedoras seleccionadas As consultas às entidades fornecedoras ao abrigo do acordo quadro, quando efectuadas por entidades vinculadas ao SNCP, são da exclusiva responsabilidade de uma entidade agregadora, ou de entidade mandatada para o efeito. A consulta deverá ser efectuada a todas as entidades fornecedoras que integrem o acordo quadro, para que apresentem as suas propostas para cada serviço ou produto específico, devendo ser fixado um prazo suficiente para a apresentação das propostas. A consulta deverá ser realizada tendo em conta que os contratos celebrados ao abrigo do acordo quadro terão uma duração de 24 meses Negociação e Avaliação das propostas das entidades fornecedoras A entidade agregadora, responsável pela consulta, deverá negociar as propostas apresentadas pelas entidades fornecedoras. Poderão ser alvo de negociação os seguintes elementos: a) Descontos unitários; b) Níveis de serviço; c) Condições de aquisição de serviços/bens acessórios inseridos no cartão electrónico de abastecimento. O relatório final de negociação, contendo a totalidade das condições negociadas entre a entidade agregadora/ adquirente e a entidade fornecedora deverá ser enviado à ANCP. A avaliação das propostas é feita segundo o critério da proposta economicamente mais vantajosa, tendo em conta a avaliação dos seguintes factores, por ordem decrescente de importância: a) Para o Lote 1:

6 i. Preço, com uma ponderação mínima de 80% (oitenta por cento); e ii. Cobertura geográfica. b) Para o Lote 2: i. Preço, com uma ponderação mínima de 80% (oitenta por cento); e ii. Níveis de serviço. Para a avaliação do factor Preço deve-se aplicar o perfil de consumo agregado aos descontos das propostas, que nunca poderão ser inferiores aos valores constantes no acordo quadro, com uma valorização igual ou superior a 80%, para qualquer um dos lotes. No Lote 1, para a avaliação do factor Cobertura geográfica poderá ser avaliado o número de postos de abastecimento presentes nos Distritos ou Concelhos relevantes para a entidade adquirente Adjudicação, contrato e aceitação do serviço As entidades adquirentes atribuirão a prestação do serviço à entidade prestadora de serviço que, após a negociação referida, apresente a melhor proposta com base nos critérios de adjudicação anteriores e com as ponderações por si definidas. Os contratos devem ser celebrados por escrito e terão uma duração de 24 meses.! 2.3 Monitorização e Reporte Relatórios de gestão As entidades fornecedoras devem emitir relatórios de facturação mensalmente para a ANCP e trimestralmente para a entidade adquirente/agregadora e relatórios de níveis de serviços semestralmente às entidades adquirentes, entidades agregadoras e ANCP, em formato predefinido pela ANCP e com a informação definida no ponto A entidade adquirente deverá identificar na análise destes relatórios: Lacunas e omissões relativas aos pontos de informação solicitados; Incorrecções no conteúdo da informação prestada, relativamente a dados de facturação e a níveis de serviço; e Incumprimentos de níveis de serviço estipulados. O incumprimento dos níveis de serviço, bem como a falta de entrega dos relatórios de gestão, confere às entidades adquirentes o direito a serem indemnizadas através da aplicação de sanção pecuniária, descontada na factura relativa ao período em que se verificou o incumprimento (ver ponto 2.5.1). A validação da recepção dos relatórios e

7 da sua conformidade, bem como a aplicação de sanções por incumprimento dos níveis de serviço, devem ser comunicados pela entidade adquirente à respectiva entidade agregadora, que deverá confrontar estes dados com a informação constante nos relatórios por si recepcionados, verificando a sua consonância. Nas reuniões trimestrais a realizar com a entidade prestadora de serviço, a entidade agregadora deverá assegurar que são comunicados todos os aspectos relevantes com a gestão dos contratos Motivos de resolução do contrato A entidade adquirente pode exercer o direito à resolução do contrato, nas seguintes situações: a) Não satisfação das especificações técnicas do produto conforme legislação em vigor; b) Não satisfação dos níveis de serviço conforme expresso no acordo quadro e no contrato; e c) Ocorrência de 2 (dois) incidentes durante da vigência do contrato dos quais resultem danos materiais e/ou humanos por causa imputável à entidade fornecedora. 2.4 Boas Práticas de Mercado Uma boa prática consiste na Definição de perfis de utilizadores A definição de perfis de utilizadores por tipologia de necessidades permite limitar e controlar mais eficazmente o acesso ao abastecimento de combustíveis rodoviários em postos públicos através da definição da tipologia de combustíveis e do valor de máximo de consumo a que o utilizador tem acesso. 2.5 Anexos Combustíveis Rodoviários Níveis de Serviço e Sanções A tabela seguinte identifica os níveis de serviço e condições do fornecimento e as sanções associadas ao respectivo incumprimento, para o Lote 1 Aquisição de Combustíveis Rodoviários em postos públicos de abastecimento. Níveis de

8 A tabela seguinte identifica os níveis de serviço e condições do fornecimento e as sanções associadas ao respectivo incumprimento, para o Lote 2 Aquisição de Combustíveis Rodoviários a granel. Níveis de serviço Sanções por incumprimento dos níveis de serviço Identificação das Necessidades A tabela seguinte identifica para os Lotes 1 e 2, as rubricas que deverão ser identificadas pela entidade adquirente e agregadora. dentificação de

9 2.5.3 Relatórios de Gestão A tabela seguinte descreve a informação que os relatórios de gestão a emitir pelas entidades fornecedoras devem incluir, diferenciadamente para as entidades ANCP; Entidades Agregadoras e Entidades Adquirentes.

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