28 REVISORES AUDITORES

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1 Auditoria 28 REVISORES AUDITORES ABR/JUN 2009

2 José Miguel Rodrigues Membro Estagiário da OROC Auditoria SUMÁRIO Objectos da Auditoria Controlos -chaves Testes aos controlos Testes Substantivos Todas as vendas e prestações de serviços registadas foram efectivamente realizadas para clientes da entidade (ocorrência); A concessão de crédito é autorizada Verificação do envio antes da prestação do serviço As facturas de vendas são emitidas dos extractos bem como a recepção das sequencialmente com recurso ao sistema de informação Só são prestados cuidados de saúde respostas por parte dos clientes. Análise e teste das a pessoas existentes no sistema e quando não existam, os dados dessas pessoas são carregados conciliações de saldo preparadas pela entidade. Mensalmente são enviados aos clientes extractos de conta, cujas respostas são subsequentemente analisadas pelos serviços. Pedir, por amostragem aleatória, para um dia de cada mês, as listagens de cuidados médicos prestados, extraídas do sistema; Observar nas listagens se todos os campos estão preenchidos, nomeadamente o campo nº de cartão (que identifica o sistema de saúde ao qual o utente pertence). Verificar o impacto destas situações na facturação da entidade. Procurar nos extractos das contas de prestações de serviços e clientes, movimentos avultados ou contra-natura e analisar a razão de ser desses movimentos; Entrar em contacto com os subsistemas no sentido de lhes pedir a base de dados de utilizadores; Confrontar essa base de dados com a base de dados da entidade, por forma a detectar incoerências; Promover reuniões entre membros da entidade e dos subsistemas por forma a resolverem estas incoerências. Obj. Aud. Controlos -chaves T.C. T.S. Todas as vendas e prestações de serviços realizadas foram registadas (integralidade) Todas as prestações de serviços (excepto as urgências) são marcadas previamente e introduzidas no sistema É feita uma correspondência entre as marcações e as prestações de serviços efectuadas Para os casos em que não existe marcação prévia, todas as prestações de serviços são registadas com todos os dados necessários Todas as prestações de serviços registadas no sistema são facturadas Trata-se de uma situação difícil de controlar neste caso em particular (conforme explanado no ponto 3.4 do relatório). Contudo o auditor deverá: Procurar junto dos responsáveis da entidade e dos serviços em causa, sensibilizá-los para os danos que são efectuados para a entidade por via destes comportamentos; Procurar criar procedimentos que dificultem a ocorrência destas situações. Outros procedimentos: Comparar, através do pedido de listagens mensais, as marcações de consultas em aberto no sistema das urgências com as consultas realizadas sem prévia marcação no sistema das consultas; Verificar eventuais desfasamentos. ABR/JUN 2009 REVISORES AUDITORES 29

3 Auditoria Obj. Aud. Controlos -chaves T.C. T.S. Todas as vendas e prestações de serviços encontram-se mensuradas correctamente (mensuração) A determinação dos preços, termos Verificar os termos, Analisar as listagens e os procedimentos efectuados pelo Administrador; e descontos dos serviços prestados a conformidade Efectuar o trabalho do Administrador, por amostragem, de um dia por mês; é previamente autorizada e legalidade Confrontar as conclusões de ambos os trabalhos; Os preços de venda unitários dos contratos Se diferentes, analisar essas mesmas as diferenças e respectivo impacto nas aprovados, encontram-se programa assinados demonstrações financeiras da entidade. introduzidos no sistema e são bem como dos Visitar os serviços pelo menos uma vez por trimestre, de forma a verificar se todos os utilizados para todas as prestações de serviços vários protocolos assinados com os meios complementares de diagnóstico são inseridos no sistema; Pedir, por amostragem aleatória, para um dia de cada mês, as listagens do sistema A facturas preparadas são vários subsistemas de gestão dos atendimentos e analisá-las no sentido de detectar todos os meios internamente conferidas antes de de saúde. complementares de diagnóstico efectuados; enviadas para os clientes Comparar as Fazer o follow-up dessas situações, ou seja, junto da área de doentes e da facturação Os montantes totais das facturas listagens de preços verificar (também por amostragem) quais destes meios complementares de diagnóstico emitidas são comparados com os do sistema com foram facturados; resumos constantes no sistema os existentes Pedir as listagens de facturação por acto médico praticado e comparar os vários centros na portaria e nos protocolos de saúde; Verificar se as listagens em causa possuem algum acto médico após a meia-noite; realizados com as Visitar os centros de saúde e falar com as pessoas responsáveis (entre outras pessoas que entidades. se revelem chave), de forma a verificar a evolução da situação face ao ano anterior; Obj. Aud. Controlos -chaves T.C. T.S. As vendas e prestações de serviços foram registadas nas datas correctas (mensuração especialização dos exercícios) Os procedimentos existentes garantem que o registo das prestações de serviços é realizado na data correcta. As vendas e prestações de serviços são verificadas internamente Verificar, por amostragem na área de doentes, a data dos atendimentos dos processos com entrada mais recente nesta área; Tendo em consideração os dados estatísticos mais recentes, estimar, por um lado, a facturação efectuada este ano respeitante ao ano anterior e, por outro, a facturação em falta até ao final do exercício; Analisar o impacto destas alterações nas demonstrações financeiras da entidade. Obj. Aud. Controlos chave T.C. T.S. As vendas e prestações de serviços encontram-se correctamente classificadas na contabilidade e devidamente enquadradas nas demonstrações financeiras (apresentação e divulgação) A entidade utiliza um plano de contas adequado As vendas e prestações de serviços são verificadas e revistas internamente Mensalmente são enviados aos clientes extractos de conta, cujas respostas são subsequentemente analisadas pelos serviços O ficheiro de contas receber é verificado internamente O ficheiro de contas a receber é comparado regularmente com os saldos constantes na contabilidade Analisar a adequação do plano de contas face às actividades desenvolvidas pela entidade na área de vendas e prestação de serviços. Análise de como o sistema de informação está construído, por forma a detectar algumas falhas. No caso em apreço, por se tratar de um E.R.P. já há alguns anos utilizado no mercado, consideramos que o mesmo se apresenta fiável nesta área. 30 REVISORES AUDITORES ABR/JUN 2009

4 José Miguel Rodrigues Auditoria CASO SLS 1.Apresentação da entidade 2.Os ciclos em auditoria 3.Ciclo das vendas e prestações de serviços RECONHECIMENTO DAERDA CRÉDITO MAL PARADO DEVOLUÇÃO VENDA/PRESTAÇÃO DOERVIÇO RECEBIMENTO ABR/JUN 2009 REVISORES AUDITORES 31

5 Auditoria 3.1. Asserções existência direitos e obrigações ocorrência integralidade valorização mensuração apresentação e divulgação 3.2. A importância do controlo interno 32 REVISORES AUDITORES ABR/JUN 2009

6 José Miguel Rodrigues Auditoria Nº DE ACTOS MÉDICOS PRATICADOS Actos Médicos % var % var. Consultas Médicas 470, , % 507, % Urgências 293, , % 301, % Consultas Enfermagem 346, , % 368, % Sessões Tratamento Med. Fisica Reabilitação 44,862 45, % 48, % Cirurgias Globais 14,274 14, % 15, % Visitação Domiciliária de Enfermagem 102, , % 106, % Meios Complementares de Diagonóstico 2,738,936 2,999, % 3,420, % Total dos Actos Médicos Praticados 4,011,657 4,296, % 4,768, % Doentes Tratados em Internamento 24,323 24, % 24, % Nº de Dias de Internamento 226, , % 228, % Nº médio de dias por Doente ABR/JUN 2009 REVISORES AUDITORES 33

7 Auditoria 3.3. Perceber as operações da entidade e os controlos existentes Análise dos fluxogramas Questionários de controlo interno e outros testes de controlo 34 REVISORES AUDITORES ABR/JUN 2009

8 José Miguel Rodrigues Auditoria Objectivos de auditoria Todas as vendas e prestações de serviços registadas foram efectivamente realizadas para clientes da entidade (ocorrência); Todas as vendas e prestações de serviços realizadas foram registadas (integralidade) Todas as vendas e prestações de serviços encontram-se mensuradas correctamente (mensuração) As vendas e prestações de serviços foram registadas nas datas correctas (mensuração especialização dos exercícios) As vendas e prestações de serviços encontramse correctamente classificadas na contabilidade e devidamente enquadradas nas demonstrações financeiras (apresentação e divulgação) Controlos-chave A concessão de crédito é autorizada antes da prestação do serviço As facturas de vendas são emitidas sequencialmente com recurso ao sistema de informação Só são prestados cuidados de saúde a pessoas existentes no sistema e quando não existem os dados dessas pessoas são carregados. Mensalmente são enviados aos clientes extractos de conta, cujas respostas são subsequentemente analisadas pelos serviços. Todas as prestações de serviços (excepto as urgências) são marcadas previamente e introduzidas no sistema É feita uma correspondência entre as marcações e as prestações de serviços efectuadas Para os casos em que não existe marcação prévia, todas as prestações de serviços são registadas com todos os dados necessários Todas as prestações de serviços registadas no sistema são facturadas A determinação dos preços, termos e descontos dos serviços prestados é previamente autorizada Os preços de venda unitários aprovados, encontram-se introduzidos no sistema e são utilizados para todas as prestações de serviços A facturas preparadas são internamente conferidas antes de enviadas para os clientes Os montantes totais das facturas emitidas são comparados com os resumos constantes no sistema Os procedimentos existentes garantem que o registo das prestações de serviços é realizado na data correcta. As vendas e prestações de serviços são verificadas internamente A entidade utiliza um plano de contas adequado As vendas e prestações de serviços são verificadas e revistas internamente Mensalmente são enviados aos clientes extractos de conta, cujas respostas são subsequentemente analisadas pelos serviços. O ficheiro de contas a receber é verificado internamente O ficheiro de contas a receber é comparado regularmente com os saldos constantes na contabilidade ABR/JUN 2009 REVISORES AUDITORES 35

9 Auditoria 3.4. Determinação do risco de controlo A concessão de crédito é autorizada antes da prestação do serviço 0.30 OCORRÊNCIA As facturas de vendas são emitidas sequencialmente com recurso ao sistema de informação 0.00 Só são prestados cuidados de saúde a pessoas existentes no sistema e quando não existem os dados dessas pessoas são carregados Mensalmente são enviados aos clientes extractos de conta, cujas respostas são subsequentemente analisadas pelos serviços Todas as prestações de serviços (excepto as urgências) são marcadas previamente e introduzidas no sistema 0.65 INTEGRALIDADE É feita uma correspondência entre as marcações e as prestações de serviços efectuadas 0.70 Para os casos em que não existe marcação prévia, todas as prestações de serviços são registadas com todos os dados necessários Todas as prestações de serviços registadas no sistema são facturadas 0.91 A determinação dos preços, termos e descontos dos serviços prestados é previamente autorizada 0.10 MENSURAÇÃO Os preços de venda unitários aprovados, encontram-se introduzidos no sistema e são utilizados para todas as prestações de serviços 0.05 A facturas preparadas são internamente conferidas antes de enviadas para os clientes Os montantes totais das facturas emitidas são comparados com os resumos constantes no sistema 0.86 MENSURAÇÃO - ESPECIALIZAÇÃO Os procedimentos existentes garantem que o registo das prestações de serviços é realizado na data correcta (ex. existe uma pessoa responsável por assegurar que não existem registos atrasados e caso existam haverá descontos nos ordenados) As vendas e prestações de serviços são verificadas internamente A entidade utiliza um plano de contas adequado 0.02 APRESENTAÇÃO E DIVULGAÇÃO As vendas e prestações de serviços são verificadas e revistas internamente 0.60 Mensalmente são enviados aos clientes extractos de conta, cujas respostas são subsequentemente analisadas pelos serviços O ficheiro de contas a receber é verificado internamente O ficheiro de contas a receber é comparado regularmente com os saldos constantes na contabilidade REVISORES AUDITORES ABR/JUN 2009

10 José Miguel Rodrigues Auditoria Ocorrência Integralidade ABR/JUN 2009 REVISORES AUDITORES 37

11 Auditoria Mensuração Mensuração Especialização dos exercícios Apresentação e divulgação 3.5. Avaliação do custo-benefício de realizar testes de controlo 38 REVISORES AUDITORES ABR/JUN 2009

12 José Miguel Rodrigues Auditoria 3.6. Desenho e realização dos testes de controlo Controlos A determinação dos preços, termos e descontos dos serviços prestados é previamente autorizada (mensuração). Os preços de venda unitários aprovados, encontram-se introduzidos no sistema e são utilizados para todas as prestações de serviços (mensuração). A entidade utiliza um plano de contas adequado. São enviados aos clientes extractos de conta, cujas respostas são subsequentemente analisadas pelos serviços. O ficheiro de contas a receber é comparado regularmente com os saldos constantes na contabilidade (não é efectuado) Testes aos Controlos Verificar os termos, a conformidade e legalidade dos contratos programa assinados bem como dos vários protocolos assinados com os vários subsistemas de saúde. Comparar as listagens de preços do sistema com os existentes na portaria e nos protocolos realizados com as entidades. Analisar a adequação do plano de contas face às actividades desenvolvidas pela entidade na área de vendas e prestação de serviços. Verificação do envio dos extractos bem como a recepção das respostas por parte dos clientes. Análise e teste das conciliações de saldo preparadas pela entidade. Análise de como o sistema de informação está construído, por forma a detectar algumas falhas. No caso em apreço, por se tratar de um E.R.P. já há alguns anos utilizado no mercado, consideramos que o mesmo se apresenta fiável nesta área Avaliação dos resultados ABR/JUN 2009 REVISORES AUDITORES 39

13 Auditoria Fraquezas (ponto 3.4) Descrição sumária 3.8. Realização de testes substantivos Testes Substantivos 1.a) 1.b) 2.a) Dados dos clientes não carregados Não cruzamento como base dados dos subsistemas Marcação prévia (consultas) Pedir, por amostragem aleatória, para um dia de cada mês, as listagens de cuidados médicos prestados, extraídas do sistema; Observar nas listagens se todos os campos estão preenchidos, nomeadamente o campo nº de cartão (que identifica o sistema de saúde ao qual o utente pertence). Verificar o impacto destas situações na facturação da entidade. Procurar nos extractos das contas de prestações de serviços e clientes, movimentos avultados ou contra-natura e analisar a razão de ser desses movimentos; Entrar em contacto com os subsistemas no sentido de lhes pedir a base de dados de utilizadores; Confrontar essa base de dados com a base de dados da entidade, por forma a detectar incoerências; Promover reuniões entre membros da entidade e dos subsistemas por forma a resolverem estas incoerências. Trata-se de uma situação impossível de controlar neste caso em particular. Contudo o auditor deverá: Procurar junto dos responsáveis da entidade e dos serviços em causa, sensibilizá-los para os danos que são efectuados para a entidade por via destes comportamentos; Procurar criar procedimentos que dificultem a ocorrência destas situações. 3.a) Cruzamento entre marcações e realizações (consultas) Comparar, através do pedido de listagens mensais, as marcações de consultas em aberto no sistema das urgências com as consultas realizadas sem prévia marcação no sistema das consultas; Verificar eventuais desfasamentos. 4.a) Igual à situação 1.a) 5.a) Facturação aos subsistemas Analisar as listagens e os procedimentos efectuados pelo Administrador; Efectuar o trabalho do Administrador, por amostragem, de um dia por mês; Confrontar as conclusões de ambos os trabalhos; Se diferentes, analisar essas mesmas as diferenças e respectivo impacto nas demonstrações financeiras da entidade. 5.b) Facturação meios complementares de diagnóstico Visitar os serviços pelo menos uma vez por trimestre, de forma a verificar se todos os meios complementares de diagnóstico são inseridos no sistema; Pedir, por amostragem aleatória, para um dia de cada mês, as listagens do sistema de gestão dos atendimentos e analisá-las no sentido de detectar todos os meios complementares de diagnóstico efectuados; Fazer o follow-up dessas situações, ou seja, junto da área de doentes e da facturação verificar (também por amostragem) quais destes meios complementares de diagnóstico foram facturados; 5.c) Facturação dos centros de saúde Pedir as listagens de facturação por acto médico praticado e comparar os vários centros de saúde; Verificar se as listagens em causa possuem algum acto médico após a meia-noite; Visitar os centros de saúde e falar com as pessoas responsáveis (entre outras pessoas que se revelem chave), de forma a verificar a evolução da situação face ao ano anterior; 6.a) Especialização da facturação internamentos Verificar, por amostragem na área de doentes, a data dos atendimentos dos processos com entrada mais recente nesta área; Tendo em consideração os dados estatísticos mais recentes, estimar, por um lado, a facturação efectuada este ano respeitante ao ano anterior e, por outro, a facturação em falta até ao final do exercício; Analisar o impacto destas alterações nas demonstrações financeiras da entidade. 40 REVISORES AUDITORES ABR/JUN 2009

14 José Miguel Rodrigues Auditoria 4.Conclusões Data Trabalho a desenvolver Notas complementares Junho N Reunião preparatória com o Órgão de Gestão Nesta reunião dever-se-á procurar obter uma visão geral da evolução da entidade e de quais os seus pontos mais críticos, em qualquer uma das áreas (na qual se inclui as vendas e prestações de serviços). Junho N Identificação das áreas e rubricas significativas e planeamento global do trabalho de auditoria Neste sentido é crucial obter dados da actividade desenvolvida pela entidade (ex. nº e preço dos actos médicos praticados pela entidade nos últimos anos, bem como outros dados estatísticos) bem como informações sobre a sua forma de funcionamento. Julho / Setembro N Primeira fase da análise do sistema de controlo interno Nesta fase iremos proceder à realização dos questionários através de entrevistas nos locais de trabalho das pessoas, aproveitando a ocasião para observar e realizar um conjunto de testes ao controlo (ver ponto 3.3.2) Outubro N Segunda fase da análise do sistema de controlo interno Realização dos testes ao controlo com uma relação positiva entre custo-benefício, tendo em consideração as conclusões da primeira fase (ver ponto 3.5). Novembro N Definição da estratégia de auditoria Fase de carácter global e que tem em consideração as conclusões emanadas da análise do sistema de controlo interno da entidade. É aqui que se planeiam quais os testes substantivos que o auditor irá efectuar. (ver ponto 3.8) Janeiro, Fevereiro N+1 Realização dos testes substantivos Alguns destes testes poderão ser realizados ao longo de N, tendo em consideração que se trata de um trabalho de continuidade e a equipa de auditoria já possui um conhecimento alargado da entidade. Março N+1 Conclusões do trabalho efectuado Março N+1 Elaboração do capítulo referente a esta área do Relatório de Auditoria e discussão da minuta da Certificação Legal das Contas Até 15 Março de N+1 Entrega da Certificação Legal das Contas ABR/JUN 2009 REVISORES AUDITORES 41