CONVITE À APRESENTAÇÃO DE CANDIDATURAS COMM/LIS/ED/

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1 COMISSÃO EUROPEIA DG COMUNICAÇÃO - Representações nos Estados-Membros Representação em Portugal - LISBOA SELEÇÃO DE ESTRUTURAS DE ACOLHIMENTO PARA OS CENTROS DE INFORMAÇÃO DA REDE EUROPE DIRECT PARA CONVITE À APRESENTAÇÃO DE CANDIDATURAS COMM/LIS/ED/ A Comissão Europeia (CE), através da sua Representação em Portugal, lança um convite à apresentação de candidaturas para selecionar organismos elegíveis para uma subvenção de ação e assistência técnica como contrapartida pelo acolhimento de centros públicos de informação, coletivamente designados por «Rede de Informação Europe Direct», para o período compreendido entre 2013 e As regras e o caderno de encargos aqui incluídos, juntamente com todos os restantes documentos relativos ao Convite, devem ser lidos cuidadosamente e respeitados pelos potenciais candidatos. Prazo para a apresentação das candidaturas: 10 de setembro de 2012 Montante total atribuído a Portugal para 2013: euros, sob reserva da aprovação do orçamento pela autoridade orçamental. Contacto na Representação da Comissão Europeia em Portugal: Nome: Endereço: Telefone: Fax: Luiz Sá Pessoa, Chefe de Representação interino Largo Jean Monnet, 1, 10º, Lisboa Correio eletrónico: Sítio Internet: 1 Decisão C/2012/ 4158 de 21 junho da Comissão relativa à adoção antecipada do programa de trabalho anual no domínio da comunicação para 2013 no que respeita às subvenções para o financiamento de estruturas de acolhimento dos centros de informação Europe Direct em toda a União Europeia para o período de (http://ec.europa.eu/dgs/communication/contracts-andgrants/grants/years/2012_en.htm).

2 1. OBJETIVOS E RESULTADOS PRETENDIDOS A atual rede de centros de informação Europe Direct para o grande público 2 chega ao fim do seu mandato em 2012, prevendo-se um terceiro período da rede por mais cinco anos ( ). O presente convite à apresentação de candidaturas, lançado pela Direção-Geral da Comunicação da Comissão Europeia, através da sua Representação em Portugal, dirige-se a potenciais estruturas de acolhimento de centros de informação da rede Europe Direct. Os candidatos selecionados são elegíveis para uma subvenção anual de ação atribuída pela Comissão, na forma de montantes fixos (cf. ponto 2.1.9), que vão de um mínimo de euros por ano até um máximo de euros por ano, por centro. O candidato deve assegurar o cofinanciamento adequado a fim de satisfazer os requisitos respeitantes a um centro de informação Europe Direct (CIED) no que se refere ao pessoal, instalações e atividades. A atribuição da subvenção está sujeita aos procedimentos definidos no título VI do Regulamento Financeiro 3 e das respetivas normas de execução 4. Além da concessão da subvenção, a Comissão Europeia (CE) faculta ao pessoal do CIED formação, documentação (fichas de informação, boletins informativos, etc.), uma intranet e oportunidades de constituição de redes. A Comissão assegura uma ampla promoção da rede OBJETIVOS GLOBAIS A rede de centros de informação Europe Direct constitui um dos principais instrumentos de que a União Europeia (UE) dispõe para informar os cidadãos europeus sobre a UE, em particular sobre os direitos dos cidadãos da UE e as prioridades da UE (nomeadamente a estratégia para o crescimento Europa 2020), e promover a cidadania participativa a nível local e regional. O objetivo global do convite à apresentação de candidaturas é o de que os cidadãos tenham fácil acesso à informação e a oportunidade de dar a conhecer e trocar os seus 2 Decisão C(2008)3938 da Comissão. 3 Regulamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 do Conselho, de 25 de junho de 2002, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias, com a última redação que lhe foi dada pelo Regulamento (CE, Euratom) n.º 1995/2006 do Conselho, de 13 de dezembro de 2006 (JO L 390 de ). 4 Regulamento (CE, Euratom) n.º 2342/2002 da Comissão, de 23 de dezembro de 2002, que estabelece as normas de execução do Regulamento (CE, Euratom) n.º 1605/2002 do Conselho, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (JO L 357 de , p. 1), com a última redação que lhe foi dada pelo Regulamento (CE, Euratom) n.º 478/2007 de 23 de abril de 2007 (JO L 111 de , p. 13). Página 2 of 21

3 pontos de vista, em todos os domínios de atividade da UE e, em especial, nos que têm um impacto na vida quotidiana das pessoas MISSÃO E FUNÇÕES DOS CENTROS DE INFORMAÇÃO EUROPE DIRECT Os centros constituem um posto avançado de todas as instituições da UE e cooperam com outros parceiros de informação ativos. Complementam e apoiam o trabalho das Representações da Comissão Europeia e dos Gabinetes de Informação do Parlamento Europeu (GIPE) a nível local e regional. A rede de centros de informação Europe Direct é gerida pela Comissão. Os CIED reforçam a capacidade da UE para comunicar através do aumento de sinergias e da coordenação com outras redes de informação e assistência da UE, abrangendo domínios políticos específicos SERVIÇOS PRESTADOS PELOS CENTROS DE INFORMAÇÃO EUROPE DIRECT A missão dos centros é bifacetada: - Informar os cidadãos europeus a nível local e regional. Os centros constituem um parceiro fundamental no âmbito do conceito de «balcão único» enquanto primeiro ponto de entrada na União Europeia para os cidadãos, fornecendo informações sobre a UE, remetendo-os para o portal «A sua Europa» ou para fontes de informação especializadas e outros serviços e redes. Prestam informações, aconselhamento e assistência e dão respostas a perguntas sobre a UE, e, em particular, sobre os direitos dos cidadãos da UE, as prioridades da UE (nomeadamente, a estratégia de crescimento Europa 2020), sua legislação, políticas, programas e possibilidades de financiamento. - Promover a cidadania participativa através de várias ferramentas de comunicação (publicações, sítio Internet, meios de comunicação social, etc.) e da interação com as partes interessadas locais e regionais, os multiplicadores e os meios de comunicação social. Estimulam o debate através da organização de conferências e eventos e canalizam as reações dos cidadãos de volta para a UE SERVIÇOS BÁSICOS DE INFORMAÇÃO Os CIED prestarão um serviço de proximidade adaptado às necessidades locais e regionais, que permita ao público obter informações, conselhos, assistência e respostas a perguntas sobre a UE, e, em particular, sobre os direitos dos cidadãos da UE, as prioridades da UE (nomeadamente, a estratégia de crescimento Europa 2020), sua legislação, políticas, programas e possibilidades de financiamento. Nesse sentido, cumprirão os seguintes requisitos fundamentais: a) Fornecer ao público o seguinte: Página 3 of 21

4 i. Instalações devidamente assinaladas com o logótipo Europe Direct, sem barreiras e facilmente acessíveis ao público, com zonas para receber visitantes, disponibilizar documentação, material de leitura, acesso a, pelo menos, um computador com ligação à Internet, armazenar materiais de informação e realizar reuniões; ii. Serviço de atendimento por telefone, por correio eletrónico e direto; iii. Acesso a material de informação fornecido pelas Instituições Europeias; iv. Página Web específica com informações de base sobre os serviços oferecidos pelo CIED; b) Utilizar e promover: i. O balcão único: Rede Europe Direct, centro de contacto Europe Direct (CCED) e portal A Sua Europa; ii. Europa (sítio Web da União Europeia), os meios sociais digitais da UE e outras fontes de informação a que os CIED têm livre acesso; iii. Outras redes de informação 5 e pontos de contacto nas Instituições Europeias. c) Comunicar mensalmente para a Representação da CE e apoiá-la nas suas atividades de sensibilização a nível regional e local: i. Participação em reuniões e cursos de formação organizados pela Comissão (Representação e sede em Bruxelas); ii. Apoio à organização e promoção de eventos locais e regionais, organizados pelas Representações da CE e pelos Gabinetes de Informação do PE; iii. Prestação de informação mensal acerca das atividades do CIED, incluindo informações sobre as principais preocupações dos cidadãos e a cobertura mediática regional/local das questões da UE; iv. Avaliação anual de uma amostra das atividades do CIED (pelo menos igual a 50 %). Em troca deste conjunto de serviços de informação de base, os beneficiários selecionados recebem um montante fixo, como especificado na secção módulo 1a ou 1b PRODUTOS DE COMUNICAÇÃO Para além das atividades descritas no ponto , o Centro deverá prestar, pelo menos, um dos seguintes serviços: a) Sítio Web específico dando a conhecer as atividades do CIED e promovendo a UE, em especial os direitos dos cidadãos da UE, as prioridades da UE (nomeadamente, no âmbito da estratégia de crescimento Europa 2020), sua legislação, políticas, programas e oportunidades de financiamento adaptados ao público regional e local; b) Presença junto dos meios sociais digitais, com interação contínua entre o CIED e os utilizadores; 5 Rede ECC, EURES, EURAXESS, SOLVIT, Entreprise Europe, etc. Página 4 of 21

5 c) Boletim eletrónico dando a conhecer as atividades do CIED e promovendo a UE, em especial os direitos dos cidadãos da UE, as prioridades da UE (nomeadamente, no âmbito da estratégia de crescimento Europa 2020), sua legislação, políticas, programas e oportunidades de financiamento adaptados ao público regional e local; d) Criação e produção de materiais impressos, promocionais, audiovisuais e outros materiais de natureza eletrónica, complementares aos materiais da UE já existentes; e) Relações com os meios de comunicação social (ou seja, publicação de artigos em meios de comunicação locais e regionais, contribuições para emissões de rádio ou de televisão). Para estas atividades, os beneficiários selecionados receberão um montante fixo, tal como referido de forma pormenorizada na secção módulos que podem ser escolhidos livremente pelo candidato, em conformidade com as atividades propostas EVENTOS Para além das atividades acima descritas, o CIED organizará pelo menos um dos seguintes tipos de eventos: a) Participação ativa em eventos organizados por organismos externos, b) Organizar e coorganizar eventos para públicos específicos locais ou regionais (por ex., sociedade civil, escolas/grupos de jovens, agricultores, meios de comunicação social, etc.) ou para públicos mais latos, centrando a atenção na UE, e, em particular, nos direitos dos cidadãos da UE, nas prioridades da UE (nomeadamente, a estratégia de crescimento Europa 2020), sua legislação, políticas, programas e possibilidades de financiamento. Para estas atividades, os beneficiários selecionados receberão um montante fixo, tal como referido de forma pormenorizada na secção módulos 7a-7c - que podem ser escolhidos livremente pelo candidato, em conformidade com as atividades propostas OBRIGAÇÕES DA ESTRUTURA DE ACOLHIMENTO BENEFICIÁRIA Serão atribuições da estrutura de acolhimento: a) Assegurar que o CIED preenche os objetivos gerais descritos na secção 1.1 e que cumpre a missão e as incumbências enunciadas na secção 1.2, acatando as orientações da Representação da CE em Portugal; b) Assegurar que o Centro presta informações imparciais acerca da União Europeia e que não é considerado nem utilizado enquanto canal para divulgação de informações que não estejam relacionadas com esta missão; O CIED deve informar e comunicar de uma forma neutra e factualmente correta; c) Assegurar que o Centro é assistido por pessoal cujas qualificações e competências incluem boas capacidades de comunicação, domínio em, pelo menos, uma das línguas de trabalho da UE (alemão, inglês e francês), gestão de projetos e conhecimentos sólidos sobre assuntos europeus. Irá, em particular: Página 5 of 21

6 i. Nomear, pelo menos, um membro do pessoal a tempo inteiro (não um voluntário ou estagiário) para gerir o Centro, ou vários membros do pessoal a tempo parcial, equivalendo a um tempo inteiro, ii. Garantir que um número suficiente de efetivos qualificados executa as tarefas do centro, iii. Assegurar uma presença durante períodos de abertura obrigatória. d) Suportar os custos administrativos relativos ao cumprimento das suas obrigações, tal como definido na convenção-quadro de subvenção e na convenção de subvenção específica e respetivos anexos; e) Criar um fundo de maneio que lhe permita dar resposta às despesas correntes do centro; f) Utilizar a marca, nome, logótipo Europe Direct e outras formas de identificação fornecidas pela Comissão ao Centro e fazê-lo de forma sistemática em todos os produtos e durante todos os eventos, g) Permitir que a Comissão Europeia avalie os serviços prestados pelo Centro. h) Avisar por escrito a Representação da CE atempadamente em caso de problemas com a execução com êxito do plano de ação. 2. SÍNTESE DO PROCESSO 2.1. COMO CANDIDATAR-SE A participação no presente convite à apresentação de candidaturas implica a aceitação das normas deste mecanismo e da atribuição de subvenções. Solicita-se aos candidatos que leiam cuidadosamente todos os documentos relativos a este convite, incluindo o projeto de convenção-quadro de parceria e os projetos de convenções de subvenção específicas, constantes do anexo A. Os processos de candidatura devem ser redigidos no formulário de candidatura (cf. anexo B) e respetivos anexos, de acordo com o seguinte: Orçamento estimado para a ação (Anexo B.1); Declaração de honra (Anexo B.2); Documentos comprovativos (enumerados na declaração de honra); Lista de controlo destinada aos candidatos (Anexo B.3 do formulário de candidatura). A versão eletrónica dos documentos do presente convite pode ser descarregada do sítio Internet da Representação da CE em Portugal, Podem ser fornecidos exemplares em papel mediante pedido (até 3 de setembro de 2012) formulado junto do ponto de contacto na Representação da CE tal como se indica na primeira página do presente convite à apresentação de candidaturas. A cada ação só pode ser atribuída uma subvenção da Comissão. Os candidatos podem apresentar várias candidaturas no sentido de acolherem vários centros. Neste caso, cada Página 6 of 21

7 uma das candidaturas deve ser redigida em separado, de acordo como as disposições do Convite. As candidaturas serão examinadas para avaliar a conformidade relativamente aos procedimentos, formalidades e prazos constantes do Convite. Os candidatos deverão assegurar que a sua candidatura se encontra em conformidade com o seguinte: PRAZO E ENDEREÇO PARA ENVIO DAS CANDIDATURAS Os candidatos devem preencher o formulário de candidatura o mais completa, detalhada e claramente que lhes for possível, para que a sua candidatura possa ser corretamente avaliada. O formulário de candidatura deve ser assinado e acompanhado de todos os anexos e documentos comprovativos exigidos, tal como indicado na lista de controlo para os candidatos. As propostas incompletas, as que não utilizarem o formulário de candidatura oficial, ou as que forem enviadas após o prazo estabelecido serão rejeitadas. Prazo de apresentação: 10 de setembro de As propostas devem ser apresentadas em suporte papel no seguinte endereço: Representação da CE em Portugal Pessoa de contacto: Luiz Sá Pessoa, Chefe de Representação interino Endereço: Largo Jean Monnet, 1, 10º, Lisboa a) Quer por via postal quer por serviço de correio privado, fazendo fé a data de envio, até 10 de setembro de 2012, b) Quer por mão própria, até 10 de setembro de 2012, às 17: 00 horas. As entregas por fax ou correio eletrónico não são autorizadas. As candidaturas manuscritas não são aceites. Comprovativo de envio 6 : a) Para propostas enviadas por correio ou serviços postais privados: o respetivo recibo de envio, b) Para propostas entregues em mão: o recibo assinado e datado emitido pela Representação da CE em Portugal LÍNGUA As candidaturas devem ser redigidas numa das línguas oficiais da UE, utilizando o formulário especificamente concebido para este fim. Se a língua utilizada não for o português, as candidaturas devem ser acompanhadas por uma tradução para uma das línguas de trabalho da Comissão (inglês/francês/alemão). 6 Aconselha-se os candidatos a guardarem o recibo como prova de apresentação da candidatura dentro do prazo. Página 7 of 21

8 ASSINATURA AUTORIZADA DE DOCUMENTOS O formulário de candidatura, respetivos anexos e documentos comprovativos deverão ser, sempre que for caso disso, devidamente datados e assinados pela pessoa juridicamente responsável pela organização candidata INFORMAÇÕES OU DOCUMENTOS INCOMPLETOS O formulário de candidatura, respetivos anexos e documentos comprovativos devem ser preenchidos integralmente. As informações ou documentos em falta podem justificar uma exclusão NÚMERO DE EXEMPLARES A candidatura deve ser entregue num sobrescrito fechado, incluindo: um original (com a menção «Original»), duas cópias (com a menção «Cópia»), uma das quais não agrafada, e uma versão eletrónica numa pen USB (que não deverá conter informações não relacionadas com o convite). O original e as cópias em papel prevalecem. O sobrescrito exterior deve ostentar o número de referência do Convite, o nome e endereço completos do candidato e a seguinte menção: «Convite à apresentação de candidaturas n.º COMM/LIS/ED/ Não deve ser aberto pelo serviço de correio interno» PESSOA DE CONTACTO A candidatura deve indicar os nomes das pessoas a contactar para aspetos operacionais e financeiros INFORMAÇÃO BANCÁRIA AUTENTICADA A candidatura deve incluir informações bancárias da organização, de acordo com o requerido no respetivo formulário. Se forem selecionados, será solicitado aos beneficiários que indiquem uma conta ou subconta onde seja possível identificar os pagamentos efetuados pela Comissão. Os candidatos contemplados devem preencher, assinar e certificar, juntamente com o respetivo banco, a ficha de identificação de pessoa coletiva e a ficha de identificação bancária ORÇAMENTO O formulário de orçamento deve ser completamente preenchido, datado, assinado e apresentado utilizando-se o modelo constante do anexo B Página 8 of 21

9 A estimativa orçamental deve ser expressa em euros. Nos países em que a divisa legal não é o euro, a taxa de câmbio deve ser a taxa mensal estabelecida pela Comissão (InforEuro) no mês do lançamento do Convite à apresentação de candidaturas, publicada em Na parte destinada às receitas, os candidatos devem indicar as fontes de cofinanciamento. Os dois principais instrumentos de gestão do projeto objeto de candidatura o plano de ação e o orçamento devem estar adequadamente relacionados. O orçamento apresentado deve estar em equilíbrio. A recomendação conducente à atribuição da subvenção está sujeita à verificação de que o orçamento não precisa de ajustamentos. Esta verificação pode motivar pedidos de esclarecimento por parte da Comissão e conduzir a um pedido de correção. Sempre que uma candidatura é selecionada, o orçamento passa a fazer parte da convenção de subvenção específica à ação MONTANTES FIXOS O sistema de montantes fixos baseia-se numa abordagem modular, a saber: Os candidatos podem selecionar vários módulos; O módulo 1, relativo aos serviços de informação básicos ao grande público, é obrigatório; os candidatos devem escolher entre o módulo 1a ou 1b; Os candidatos devem selecionar pelo menos um módulo do grupo II e, pelo menos, um módulo do grupo III; O montante global da subvenção aumenta se forem selecionados mais módulos; Os módulos 5a, 5c, 6, 7a, 7b e 7c, podem ser selecionados por diversas vezes pelos candidatos até ao limite máximo da subvenção solicitada. Embora o montante fixo correspondente a um módulo seja certo (por exemplo: o candidato não pode pedir metade de um montante fixo), há margem para flexibilidade. Por exemplo: i) para o módulo 5a: se a publicação tiver menos de 10 páginas, tal pode ser compensado pela produção de mais de 500 exemplares ou ii) para o módulo 7c, menos participantes podem ser compensados por um evento durante um período maior. O montante mínimo da subvenção da CE que os candidatos podem solicitar é de euros e o montante máximo é de euros. Estes montantes podem ser alcançados através de várias combinações entre os módulos propostos, desde que o candidato respeite as condições previstas em cada módulo. As descrições dos módulos e as ações mínimas necessárias para pagamento dos montantes fixos são sintetizadas no quadro infra: Grupos Módulos Ações Montante fixo (em euros) Página 9 of 21

10 Grupos Módulos Ações Montante fixo (em euros) I. Serviços de informação básicos II. Produtos de comunicação M1a M1b M2 Sítio Web Centro aberto no mínimo 20 horas/semana; o Centro pode permanecer encerrado até um máximo de 6 semanas por ano. Fora das horas de abertura: mensagem no atendedor de chamadas e mensagem automática de resposta no correio eletrónico, ambas indicando as horas de abertura e os serviços alternativos, tais como o Centro de Contacto Europe Direct (CCED) e o portal Internet «A sua Europa» Sinalética, instalações e equipamentos adequados. Fornecimento de serviços de informação Transferência das questões fora do âmbito de competência do Centro para a rede ou para o CCED da CE adequados. Assistência à Representação da CE e ao Gabinete de Informação do PE a nível local. Página Web específica com informações de base sobre o Centro Participação em reuniões de coordenação/formação (incl. assembleia geral anual) organizadas pela Comissão (Sede e Representações) Relatório mensal de atividade incluindo o retorno de informação sobre as principais preocupações dos cidadãos e a cobertura mediática local/regional; informações ad hoc a pedido da Representação da CE Produção de uma avaliação anual/avaliação de impacto de, pelo menos, 50 % das atividades Igual a M1a, com a exceção de que as horas de abertura mínima são reduzidas de 20 horas para 8 horas por semana. Sítio Web publicitando as atividades do Centro e temas relacionados com a UE, em especial os direitos dos cidadãos da UE e as prioridades da UE adaptadas ao público local/regional Ligações para outros sítios Web da UE (Europa, CCED, outras redes da CE, Representação da CE, Gabinetes de Informação do PE, etc.) Atualizado diversas vezes por semana Página 10 of 21

11 Grupos Módulos Ações Montante fixo (em euros) M3 Meios sociais digitais M4 Boletim eletrónico M5a Publicações M5b Material promocional M5c Material audiovisual (AV) e outros materiais eletrónicos Gestão dos meios sociais (Facebook, Twitter, blogues, etc.) Atualizado diversas vezes por semana Interação contínua com utilizadores Conteúdo centrado nas atividades do Centro e/ou em temas relacionados com a UE, em especial os direitos dos cidadãos da UE e as prioridades da UE adaptadas ao público local/regional Produção de um boletim eletrónico Conteúdo centrado nas atividades do Centro e em temas relacionados com a UE, em especial os direitos dos cidadãos da UE e as prioridades da UE adaptadas ao público local/regional (meras cópias de artigos/materiais da UE existentes não serão aceites) Publicado, pelo menos, 6 vezes/ano Expedido para, pelo menos, 100 destinatários Publicação de, no mínimo, 10 páginas No mínimo, 500 exemplares Conteúdo centrado nas atividades do Centro e/ou em temas relacionados com a UE, em especial os direitos dos cidadãos da UE e as prioridades da UE adaptadas ao público local/regional Deve ser complementar relativamente ao material já existente produzido pelas Instituições da UE Versão em linha da publicação deve ser publicada no sítio Web do Centro Produção de, no mínimo, 200 elementos (bloco-notas, sacos, tapetes para rato, jogos, chaves USB, etc.), o mais amigos do ambiente possível. Criação e produção de um videoclip, de um livro eletrónico, de um jogo interativo ou de material áudio em suportes diversos (CD, DVD, chaves USB, etc.) Conteúdo centrado nas atividades do Centro e/ou em temas relacionados com a UE, em especial os direitos dos cidadãos da UE e as prioridades da UE adaptadas ao público local/regional Conteúdo deve complementar o material AV e eletrónico existente produzido pelas Instituições da UE (não serão aceites cópias de material AV ou de outros materiais eletrónicos existentes) Descarregados no sítio Web do Centro e num sítio Web de partilha de vídeos Página 11 of

12 Grupos Módulos Ações Montante fixo (em euros) III. Eventos M6 Meios de comunicação social locais M7a Participação em eventos M7b Organização de eventos para públicos específicos Publicações de preferência, com frequência regular, em meios de comunicação locais/regionais independentes (sítios Web das autoridades locais/regionais não são considerados meios de comunicação) Artigos publicados em meios de comunicação social impressos e/ou em linha, participação em programas de rádio/tv Conteúdo centrado nas atividades do Centro e/ou em temas relacionados com a UE, em especial os direitos dos cidadãos da UE e as prioridades da UE direcionadas para o público local/regional Não estão incluídos os artigos que anunciam/abrangem exclusivamente um evento organizado por um Centro (diz respeito aos módulos 7A, 7b e 7c) Pelo menos 10 publicações Participação ativa num evento organizado por terceiros (exposição, feira, seminário, etc.) Participação do Centro deve centrar-se em temas relacionados com a UE, em especial os direitos dos cidadãos da UE e/ou as prioridades da UE direcionadas para o público local/regional Envolvendo, no total, um mínimo de 200 participantes Mínimo 3 horas de atividade (não a simples presença) requeridas para um evento Organização de conferências, debates, apresentações Evento deve centrar-se em temas relacionados com a UE, em especial os direitos dos cidadãos da UE e/ou as prioridades da UE direcionadas para o público local/regional No mínimo 4 eventos devem visar, no total, um mínimo de 100 pessoas. Requer-se, no mínimo, 1 hora de atividade para cada evento Página 12 of 21

13 Grupos Módulos Ações Montante fixo (em euros) M7c Organização de eventos para públicos mais latos Organização de um evento (jornadas portas abertas, dia 9 de maio, etc.) Evento deve centrar-se em temas relacionados com a UE, em especial os direitos dos cidadãos da UE e/ou as prioridades da UE direcionadas para o público local/regional No mínimo, participação de 200 pessoas no evento Requer-se, no mínimo, 3 horas de atividade para cada evento Exemplo O orçamento pode ter a seguinte estrutura de custos: Montante fixo Cofinanciamento Módulo (euros) (euros) Módulo 1b: Serviços de informação básicos Módulo 3: Meios sociais digitais Módulo 5c: Material AV * * 3 = Módulo 5a: Material impresso * * 2 = Módulo 6: Meios de comunicação social locais Módulo 7b: Eventos para públicos específicos * * 2 = Módulo 7c: Eventos para públicos mais latos * * 3 = Total OUTRAS DISPOSIÇÕES No caso de já ter sido apresentada outra candidatura junto da Comissão, pelo mesmo candidato, ou caso se preveja tal candidatura, este facto deverá ser indicado na secção adequada do formulário de candidatura. Só pode ser concedido apoio financeiro uma única vez a um único beneficiário para um determinado centro INFORMAÇÕES ADICIONAIS As eventuais perguntas podem ser enviadas, fazendo-se claramente referência ao Convite, por correio eletrónico ou fax para a pessoa de contacto na Representação da Comissão Europeia em Portugal, indicada no início do convite à apresentação de candidaturas. Página 13 of 21

14 Todas as perguntas apresentadas até 3 de setembro de 2012 serão respondidas pela pessoa de contacto designada supra. As perguntas que possam ser relevantes para outros candidatos, bem como as respetivas respostas, serão publicadas no sítio Internet da Representação, no seguinte endereço: APRECIAÇÃO EM SEIS FASES O processo de avaliação inclui seis fases distintas, nas quais se pretende ajuizar: a) Se são respeitadas as exigências de conformidade administrativa; b) Se o candidato e a candidatura são elegíveis; c) Se o candidato não é abrangido pelos critérios de exclusão; d) Se o candidato cumpre os critérios de seleção; e) O grau de conformidade da candidatura aos critérios de atribuição; f) O grau de observância do equilíbrio geográfico CONFORMIDADE COM OS REQUISITOS ADMINISTRATIVOS A verificação administrativa é efetuada para assegurar que: a) A candidatura obedece a todas as exigências e prazos constantes dos documentos do convite; b) A candidatura foi apresentada tal como referido no ponto por correio, por serviços postais privados ou entregue em mão, c) A candidatura utiliza o formulário próprio, que está devidamente preenchido, datilografado, datado e assinado; d) A estimativa orçamental utiliza o modelo fornecido, está devidamente preenchida, equilibrada, expressa em euros, datada e assinada; e) Do processo consta a declaração de honra, devidamente preenchida, datada e assinada; f) Todos os demais documentos comprovativos requeridos na lista de controlo para os candidatos constam do processo e estão devidamente datados e assinados. As candidaturas que não observem estas condições serão eliminadas nesta fase CRITÉRIOS DE ELEGIBILIDADE Se a candidatura estiver conforme aos critérios administrativos, é efetuada uma verificação no sentido de determinar se a candidatura e o candidato são elegíveis para receber uma subvenção da Comissão, nomeadamente: a) O candidato deve ter personalidade jurídica e estar registado num dos 27 Estados- Membros da UE; b) O candidato deve comprovar a sua qualidade de organismo do setor público ou de direito privado com uma missão de serviço público 8. 8 Os organismos do setor privado com uma missão de serviço público reconhecem-se pela legislação nacional do país de registo. Nos casos em que tal legislação não exista, o gestor orçamental pode ter em Página 14 of 21

15 c) A candidatura obedece ao objetivo do Convite, baseia-se nos módulos e montantes fixos incluídos no mesmo, respeita os módulos obrigatórios e não é superior ao máximo permitido para a subvenção. As candidaturas que não observem estas condições serão eliminadas nesta fase. A elegibilidade baseia-se em documentos factuais e que possam ser comprovados. O documento comprovativo necessário nesta fase é constituído pelo estatuto de associação do candidato, ou por um documento oficial que ateste que a organização tem personalidade jurídica e está registada CRITÉRIOS DE EXCLUSÃO Os candidatos devem provar que a sua situação financeira e legal é estável. Serão excluídos da participação no convite os candidatos que 10 : a) Se encontrem em situação de falência ou sejam objeto de um processo de falência ou de acordo de credores, de liquidação ou cessação de atividades, ou estejam sujeitos a qualquer outro meio preventivo de liquidação de património ou em qualquer outra situação análoga resultante de um processo da mesma natureza nos termos da legislação e regulamentação nacionais; b) Tenham sido condenados por sentença transitada em julgado por qualquer delito que afete a sua idoneidade profissional; c) Tenham cometido uma falta grave em matéria profissional, comprovada por qualquer meio que as entidades adjudicantes possam apresentar; d) Não tenham cumprido as suas obrigações relativamente ao pagamento das contribuições para a segurança social ou as suas obrigações relativamente ao pagamento de impostos de acordo com as disposições legais do país em que se encontrem estabelecidos, do país da entidade adjudicante ou ainda do país em que deva ser realizada a ação; e) Tenham sido condenados por sentença transitada em julgado por fraude, corrupção, participação numa organização criminosa ou qualquer outra atividade ilegal que prejudique os interesses financeiros da União Europeia; f) Na sequência de um procedimento de adjudicação de um contrato ou de um procedimento de concessão de uma subvenção financiados pelo orçamento da União, tenham sido declarados em situação de falta grave em matéria de execução, em razão do não respeito das suas obrigações. consideração, designadamente, os fatores que se seguem, ao decidir se o candidato corresponde à definição: - o candidato é um organismo sem fins lucrativos (ou seja, sem interesses comerciais) ou - o orçamento que possui para a missão referida provém sobretudo do Estado ou de autoridades públicas ou de outro organismo sem fins lucrativos ou - as suas tarefas são desempenhadas em nome de autoridades públicas ou de um organismo sem fins lucrativos, pelo que são consideradas de interesse público. 9 Não obrigatório para os organismos públicos. 10 Artigos 93.º e 114.º do Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias. Página 15 of 21

16 Nenhuma subvenção será concedida aos candidatos que, durante o processo de seleção 11 : a) Se encontrem em situação de conflito de interesses; b) Sejam culpados de falsas declarações ao fornecer as informações exigidas pelo gestor orçamental para a sua participação no processo de seleção, ou não tenham fornecido essas informações 12. O documento de apoio necessário nesta fase é a declaração de honra do candidato, que comprove que este não se encontra numa das situações acima referidas (utilizando o anexo B.2). As candidaturas que não satisfaçam as condições dos critérios de exclusão serão eliminadas nesta fase CRITÉRIOS DE SELEÇÃO Caso a candidatura esteja conforme aos critérios de elegibilidade, é realizado um controlo para determinar se o candidato cumpre os critérios de seleção conducentes à atribuição de uma subvenção da Comissão, ou seja, se os critérios de capacidade financeira e operacional estão preenchidos: a) Capacidade financeira Os candidatos devem provar que dispõem de recursos financeiros suficientes e estáveis, que lhes permitem acolher o(s) Centro(s) durante todo o período de cinco anos. b) Capacidade operacional Os candidatos devem demonstrar a capacidade operacional necessária para acolher o centro, de acordo com o ponto 1.2 do convite à apresentação de candidaturas, e para adaptar a sua missão à evolução política e às prioridades da UE. Mais concretamente, devem possuir: i. No mínimo, dois anos de experiência comprovada em comunicação com o público, de preferência em questões relacionadas com as políticas da UE 13 ; ii. Recursos humanos cujas competências e habilitações incluam boas capacidades de comunicação (oral e escrita), gestão de projetos, bom conhecimento dos assuntos europeus e fluência em, pelo menos, uma das línguas de trabalho da UE (alemão, inglês e francês); 11 Artigos 94.º e 114.º do Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias. 12 Cf. o artigo 178.º, n.º 2, das normas de execução do Regulamento Financeiro: «A comissão de avaliação ou, se for caso disso, o gestor orçamental competente, pode convidar um requerente a fornecer informação complementar ou a prestar esclarecimentos sobre os documentos comprovativos apresentados com o pedido, em especial no caso de este conter erros materiais evidentes.» 13 Neste contexto, uma atual ou anterior pertença à rede EUROPE DIRECT é considerada prova suficiente. Página 16 of 21

17 iii. Infraestruturas tecnológicas e físicas que permitam a realização bem sucedida da ação, prestando-se a atenção devida à localização e à acessibilidade das instalações. Estas não devem apresentar obstáculos. Caso contrário, os candidatos devem explicar o modo como a questão será tratada. As candidaturas que não observem estas condições serão eliminadas nesta fase. Os documentos comprovativos necessários neste contexto são: a) A declaração de honra do candidato (anexo B.2) com as contas anuais dos dois últimos exercícios disponíveis 14, b) CV 15 do pessoal proposto para o projeto, indicando o cargo e se é a tempo inteiro ou a tempo parcial (especificando neste caso as percentagens correspondentes a pelo menos um equivalente a tempo inteiro), c) A descrição das infraestruturas tecnológicas e físicas disponíveis para fornecer as instalações indicadas no convite à apresentação de candidaturas, incluindo um plano que indique claramente o espaço de escritórios atribuído ao futuro centro, a acessibilidade para as pessoas com deficiência e uma descrição da localização CRITÉRIOS DE ATRIBUIÇÃO Se cumprir as exigências anteriormente mencionadas, a candidatura é pontuada com base nos critérios de atribuição e respetivas ponderações, fundamentando-se numa avaliação qualitativa a seguir descrita: a) Relevância da proposta de estrutura de acolhimento [20 pontos] i. Conformidade com os objetivos gerais estabelecidos no convite à apresentação de candidaturas [10 pontos]; ii. Coerência com as prioridades da UE para 2013, nomeadamente os direitos dos cidadãos da UE, a estratégia de crescimento Europa 2020 e o «Ano Europeu dos Cidadãos 2013» [10 pontos] Nesta secção, é necessária uma pontuação mínima de 10 pontos para que a avaliação possa prosseguir. b) Perfil, impacto potencial e implantação do CIED na região [30 pontos] i. Adequação às necessidades locais e regionais de informação acerca da UE 16 [15 pontos]; ii. Visibilidade do CIED na região: qualidade e adequação dos meios de promoção do Centro na região [5 pontos] 14 Não obrigatório para os organismos públicos. 15 Utilizando o modelo europeu de curriculum vitae disponível no sítio Web sobre o Europass em 16 Estabelecida com base numa avaliação bem documentada das necessidades que abrangem o conhecimento dos grupos-alvo, as necessidades de comunicação/informação e a estrutura dos grupos-alvo. Página 17 of 21

18 iii. Estabelecimento de ligações em rede e capacidades locais/regionais de estabelecimento de parcerias [10 pontos] Nesta secção, é necessária uma pontuação mínima de 15 pontos para que a avaliação possa prosseguir. c) Qualidade dos serviços de informação básicos, dos produtos de comunicação e dos eventos [40 pontos] i. Qualidade dos serviços de informação básicos obrigatórios e respetiva metodologia para garantir a qualidade dos serviços de pergunta/resposta e das funções de retorno da informação e de avaliação [15 pontos] ii. Qualidade dos produtos de comunicação 17 [10 pontos] iii. Qualidade dos eventos 18 [15 pontos] Nesta secção, é necessária uma pontuação mínima de 20 pontos para que a avaliação possa prosseguir. d) Coerência e adequação dos recursos atribuídos à execução das atividades previstas [10 pontos] i. Coerência das despesas globais com as atividades previstas [5 pontos]; ii. Coerência e adequação dos recursos atribuídos ao projeto [5 pontos] Nesta secção, é necessária uma pontuação mínima de 5 pontos para que a subvenção possa ser atribuída. A comissão de avaliação será composta por pelo menos três membros do pessoal da Comissão Europeia. Os representantes das autoridades nacionais e do Gabinete de Informação do Parlamento Europeu podem participar nesta fase enquanto observadores EQUILÍBRIO GEOGRÁFICO As candidaturas serão classificadas por ordem de mérito, com base nos critérios de atribuição. Por forma a assegurar uma distribuição geográfica equilibrada dos centros, as pontuações das candidaturas com a mesma cobertura geográfica serão comparadas entre si, passando a ser elegível para atribuição apenas a melhor. A avaliação da cobertura geográfica da ação vai basear-se na localização do futuro Centro, prestando os serviços informativos básicos, e do alcance das atividades de comunicação e de sensibilização propostas pelo candidato. Será dada preferência aos centros situados em locais onde não exista Representação da CE ou Gabinete de Informação do PE. 17 O candidato fornecerá mais pormenores sobre os indicadores de qualidade e de quantidade, a estrutura de produtos de comunicação, públicos-alvo, tópicos de atividades. 18 O candidato fornecerá mais pormenores sobre os indicadores de qualidade e de quantidade, a estrutura do evento, públicos-alvo, tópicos de eventos. Página 18 of 21

19 A atribuição dependerá do orçamento disponível, de uma distribuição geográfica equilibrada dos CIED e da aceitação das candidaturas pelo gestor orçamental com base no relatório apresentado pela comissão de avaliação. 3. PROCEDIMENTO DO CONVITE À APRESENTAÇÃO DE CANDIDATURAS 3.1. LISTA DE SELEÇÃO E ATRIBUIÇÃO O gestor orçamental da Comissão elabora a lista final dos beneficiários e o montante das subvenções aprovadas. A Comissão reserva-se o direito de não atribuir todos os fundos disponíveis. A decisão de exclusão de uma candidatura ou de não atribuição de uma subvenção por parte da Comissão é definitiva. Está previsto encerrar o procedimento de atribuição em dezembro de Sendo selecionados, os beneficiários autorizam automaticamente a Comissão a publicar as informações que se seguem, recorrendo a formas e meios que assim o entenda, incluindo a Internet: a) o nome e endereço do beneficiário; b) objeto e finalidade da subvenção, c) o montante concedido e a taxa de financiamento em relação ao custo total da ação NOTIFICAÇÃO DOS CANDIDATOS Todos os candidatos são informados por escrito, pelo gestor orçamental, da decisão relativa à respetiva candidatura. As razões da rejeição da candidatura são fornecidas após ter sido encerrado o procedimento. Os nomes dos candidatos selecionados serão publicados no sítio Internet da Representação da CE em Portugal, no início de CONVENÇÕES DE SUBVENÇÃO A Comissão reserva-se o direito de conceder subvenções de montante inferior, mas não superior, ao solicitado pelo candidato. A subvenção será regida pela convenção-quadro e pelas convenções específicas de subvenção de ação. A convenção-quadro é assinada para um período de 5 anos. A convenção específica de ação é assinada para um período de 1 ano. Os beneficiários selecionados receberão da Representação da CE em Portugal duas cópias da convenção-quadro de cinco anos e duas cópias da convenção específica de subvenção de ação. Estas deverão ser devidamente assinadas e carimbadas por um representante legal do candidato designado para tal no formulário de candidatura e enviadas à Representação da CE. Página 19 of 21

20 Aos beneficiários será depois enviada uma cópia da convenção-quadro de cinco anos e uma cópia da convenção específica de subvenção de ação anual, assinadas e carimbadas pelo gestor orçamental da Representação da CE em Portugal. As convenções entram em vigor na data de assinatura pela Comissão. A data indicativa do lançamento é 1 de janeiro de A ação deve ser completada até 31 de dezembro de Os beneficiários comprometem-se a cumprir o indicado no formulário de pedido de subvenção. Depois de assinadas as convenções, não podem ser efetuadas alterações durante o período de implementação sem autorização prévia da Comissão. A Comissão reserva-se o direito de verificar a conformidade com a proposta inicial. A renovação da convenção específica de subvenção de ação para o ano seguinte (dentro do período de cinco anos abrangido pela convenção-quadro) depende da avaliação positiva pela Comissão do plano de ação e orçamento correspondente, entregues pela estrutura de acolhimento. O plano da ação e o orçamento correspondente serão avaliados com base nos critérios de atribuição referidos na secção do Convite. Ao redigir o plano de ação para o ano seguinte, o beneficiário pode elaborar o orçamento com base em todos os módulos disponíveis no formulário de orçamento. A Comissão reserva-se o direito de adaptar anualmente o conteúdo dos serviços prestados pelos centros, reservando-se, assim, o direito de refletir a sua própria evolução e prioridades políticas PAGAMENTO As subvenções serão pagas em duas prestações: a) Um pré-financiamento de 70% da subvenção no prazo de 30 dias após a assinatura da convenção específica de subvenção de ação pela Comissão; b) O saldo após aprovação, pela Comissão, do relatório de execução. A disponibilização do montante final da subvenção depende da taxa de execução do plano de ação, sendo a avaliação feita com base nos indicadores estabelecidos em cada um dos módulos relativamente aos quais é exigido um montante fixo. O montante total pago ao beneficiário não poderá, em caso algum, exceder o montante máximo de subvenção indicado na convenção específica de subvenção de ação. O pagamento está sujeito à apresentação do relatório indicado no artigo 5.º da convenção específica de subvenção de ação. Os pagamentos serão efetuados em euros CONTRATOS DE EXECUÇÃO Sempre que a implementação da ação requeira a celebração de contratos públicos pelo beneficiário, o contrato deve ser adjudicado à proposta que ofereça a melhor relação qualidade/preço, em conformidade com os princípios da transparência e da igualdade de Página 20 of 21

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