PORTARIA N Nº 052 DE 05 DE MAIO DE 2008.

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1 PORTARIA N Nº 052 DE 05 DE MAIO DE Dispõe sobre os procedimentos para formalização de demandas relacionadas a Tecnologia de Informação e Comunicação à Empresa Municipal de Informática S/A IPLANRIO. O DIRETOR PRESIDENTE DA EMPRESA MUNICIPAL DE INFORMÁTICA S/A IPLANRIO, no uso de suas atribuições que lhe são conferidas pela legislação em vigor, e, CONSIDERANDO a necessidade de alinhar as iniciativas de Tecnologia de Informação e Comunicação às metas estratégicas da Administração Municipal; CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer um método para conhecimento das demandas de Tecnologia de Informação e Comunicação; CONSIDERANDO as disposições dos Decretos nº de 01 de junho de 2005 e, nº de 18 de novembro de 2005; RESOLVE: Art. 1º Todas as solicitações relacionadas à Tecnologia de Informação e Comunicação TIC - deverão ser encaminhadas à IplanRio, pelo titular do órgão ou gestor de processo, atendidos os seguintes pressupostos: I que as demandas e projetos de cada órgão constem da Planilha de Alocação de Recursos de Informática, que deverá ser preenchida no começo de cada exercício fiscal e enviada à CMTI, constando a respectiva prioridade, ainda que não haja despesas ou investimentos envolvidos. 1

2 II que haja prévio cadastramento, por parte do titular do órgão, dos gestores de processos autorizados a requerer serviços de TIC, consoante formulário constante do Anexo I, devendo este cadastro ser mantido atualizado. III - que as demandas de análises vinculadas à renovação ou prorrogação de contratos devem ser solicitadas à IplanRio com, no mínimo, 120 (cento e vinte) dias antes do encerramento do prazo. 1º As demandas que não constarem da Planilha de Alocação de Recursos de Informática deverão possuir justificativa para tal e indicação de prioridade frente às prioridades já estabelecidas anteriormente. 2º As demandas cuja formalização não estiverem de acordo com este artigo serão devolvidas aos solicitantes. Art. 2º Para atendimento do disposto no caput do artigo anterior, será necessário que a solicitação seja feita através do preenchimento da Solicitação de Serviço de Informática SSI e encaminhado, em processo administrativo, à Unidade Funcional da IplanRio UF que atende ao órgão, conforme codificação do Sistema Único de Protocolo SICOP constante do Anexo II. 1º O projeto composto por itens de naturezas diversas deve ser instruído em uma única SSI. Caso o projeto seja aprovado e o órgão julgue necessário abrir processos administrativos distintos para aquisição ou contratação desses itens, bastará que a cópia da aprovação expedida pela IplanRio para o projeto seja inserida no processo. 2º A SSI será recebida pela Unidade Funcional que formalizará seu recebimento no campo definido para esse propósito. Art. 3º A Unidade Funcional, ao receber a SSI, adotará os seguintes procedimentos: I - classificará a demanda como Demanda Setorial ou Demanda de Visão Integrada, cuja responsabilidade de análise está relacionada no Anexo IV. II - as Demandas Setoriais serão avaliadas conforme coerência quanto ao propósito, benefícios, quantidade, compatibilidade com recursos existentes, padrões técnicos e a política de informática definida ou validada pela CMTI, de forma a embasar parecer, conforme art. 4º. III - as Demandas de Visão Integrada requerem o preenchimento, no prazo máximo de 10 (dez) dias úteis, a partir do recebimento da SSI, de uma Declaração Preliminar de Escopo DPE, que conterá as informações que definem o escopo da demanda e são 2

3 necessárias à confecção de um parecer ou do próprio projeto, podendo, para tanto, requisitar informações complementares ao solicitante do serviço. 1º Se o Solicitante do serviço for requisitado para complementação de informações para definição do escopo da demanda e não atender no prazo definido no inciso III, o processo será devolvido. 2º As Demandas de Visão Integrada podem requerer documentação adicional para emissão de parecer, hipóteses estas que estão definidas no Anexo V, podendo solicitar apoio da Unidade Central para confecção dos documentos e construção de visão de projeto mais completa. 3º Demandas de Visão Integrada que não atendam ao disposto no inciso I do art. 1º serão consideradas Não Planejadas e também requerem o preenchimento da DPE. 4º Demandas de Visão Integrada Não Planejadas, não requerem documentação complementar. IV - Após o atendimento do disposto no inciso III e parágrafos, o processo administrativo deverá ser encaminhado à Unidade Central, para parecer. Art. 4º Após o exame dos processos, a IplanRio emitirá parecer conclusivo. I - Demandas Setoriais terão seus pareceres emitidos pela própria Unidade Funcional. II - Demandas de Visão Integrada terão seus pareceres emitidos pela Unidade Central. 1º As Demandas de Visão Integrada Não Planejadas serão analisadas pela diretoria técnica responsável frente ao planejamento para emprego de recursos, que tecerá recomendações e encaminhará à Presidência. 2º Na hipótese do parágrafo anterior, a Presidência apresentará parecer e recomendação de prioridade à CMTI, que definirá o destino do projeto. Art. 5º Os prazos máximos para expedição de parecer estão estabelecidos no Anexo III. Parágrafo único. Os prazos para as Demandas de Visão Integrada iniciam-se após os 10 (dez) dias úteis destinados ao preenchimento da DPE. Art. 6º Após a conclusão do processo de contratação de serviços ou aquisição de bens de informática e em atendimento ao Decreto Municipal nº /2005, os contratos a serem celebrados deverão ser encaminhados para interveniência da IplanRio acompanhados dos respectivos processos administrativos. 3

4 I - recebido o processo com o contrato para assinatura de interveniência, a Diretoria de Processamento de Dados DPD - analisará a adequação das questões técnicas ao parecer expedido pela IplanRio e a Assessoria Jurídica AJU - verificará a adequação ao Decreto nº de 01/06/2005. II - após devolução do processo ao órgão, a AJU deverá se certificar da devolução de uma cópia do contrato assinado à IplanRio, para fins de registro e arquivamento. Parágrafo único. Contratos enviados sem o processo instrutivo da contratação serão imediatamente devolvidos ao órgão contratante. Art. 7º Ficam dispensados de análise pela IplanRio: I - a aquisição de Câmera Fotográfica Digital, Câmera de Filmagem Digital, Gravador de Áudio Digital, Projetor Multimídia, Ilha de Edição de Televisão ou similares, NoBreak, estabilizador de voltagem, filtro de linha, Máquina Copiadora e fax não multifuncional; II - a aquisição de toner, cartucho para impressoras a jato de tinta ou fita para impressoras matriciais cujo valor total da aquisição seja igual ou inferior a R$ 8.000,00 (oito mil reais). Art. 8º Os modelos de formulários mencionados nesta portaria, bem como suas regras de preenchimento, podem ser obtidos na intranet da IplanRio: Art. 9º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação. D. O RIO Republ. em ANEXO I Modelo de formulário para Cadastro de Gestores: Nome Matrícula Cargo Setor Telefone Endereço Processo 4

5 ANEXO II Relação de Unidades Funcionais da IplanRio e seus respectivos códigos institucionais para tramitação no Sistema Integrado de Protocolo e órgãos atendidos: UFA - UNIDADE FUNCIONAL DE ADMINISTRAÇÃO SMA PREVIRIO UFAS - UNIDADE FUNCIONAL DE ASSISTÊNCIA SOCIAL SMAS, SMPD, SMH, SMTE, SEQV, SEPDQ, SEPDA, Centro de Artes Calouste Gulbekian UFCEL - UNIDADE FUNCIONAL DE CULTURA, ESPORTE E LAZER SMEL, SMC, PLANETÁRIO, RIOFILME, RIOCENTRO, 5

6 SEDREPAHC, SETUR, RIOTUR, SE UFCOMLURB - UNIDADE FUNCIONAL COMLURB COMLURB UFCON - UNIDADE FUNCIONAL CONTROLADORIA CGM UFE - UNIDADE FUNCIONAL EDUCAÇÃO SME, MULTIRIO UFF - UNIDADE FUNCIONAL FAZENDA SMF UFG - UNIDADE FUNCIONAL GOVERNO GBP, SECS, SEPROP, 6

7 SEDECT, SMG, Superintendência Municipal de Fiscalização e Vigilância Sanitária, Coordenação de Licenciamento e Fiscalização, Defesa Civil do Município, Imprensa da Cidade, Regiões Administrativas, Subprefeituras, EMV UFI - UNIDADE FUNCIONAL INFRA-ESTRUTURA SMU, IPP, SMAC, RIOZOO, FPJ, SMTR, CETRIO UFO - UNIDADE FUNCIONAL OBRAS SMO, RIOLUZ, GEORIO, RIOURBE, UFP - UNIDADE FUNCIONAL PROCURADORIA 7

8 PGM UFS - UNIDADE FUNCIONAL SAÚDE SMS ANEXO III Tipos de demandas e prazos máximos previstos para atendimento após preenchimento da DPE (em dias corridos, sem incluir feriados e pontos facultativos). Tipo de Demanda Análise técnica e especificação para Aquisição de Hardware e Software próprios de ambiente Data Center (Servidores, Storages, Sw de Backup etc) Análise técnica e especificação para contratação de serviço de manutenção de equipamento de informática Análise técnica e especificação para Aquisição de Microcomputadores em quantidades superiores a 10 estações Análise técnica e especificação para Aquisição de Software de Desenvolvimento Análise técnica e especificação para Contratação de Solução de Comunicação de Dados Análise técnica e especificação para Contratação ou Renovação de contratos de serviços de Sistemas de Apoio Administrativo (contabilidade, faturas e afins) Prazo em dias

9 Tipo de Demanda Análise técnica e especificação para aquisição de equipamentos para Substituição de parque Análise técnica e especificação para Aquisição de Microcomputadores em quantidades inferiores a 10 estações Análise técnica e especificação para Aquisição de Softwares para Usuário final Prazo em dias Análise técnica para aquisição de suprimento 7 Análise técnica para Capacitação de Usuários 7 Análise técnica e especificação para Aquisição de equipamento ativo de rede para substituição por defeito 5 Demandas não relacionadas ou que são compostas de vários itens, mesmo que dentre esses itens alguns façam parte da relação acima, dependem de levantamento prévio para dimensionamento de esforço e, por isso, não serão enquadrados no dimensionamento do prazo proposto no presente anexo. ANEXO IV As demandas recebidas pelas UFs poderão ser classificadas em Demandas Setoriais ou Demandas de Visão Integrada conforme tabela abaixo: Tipos de Demanda Classificação Responsável Capacitação de Usuários Setorial Coord. Sistemas/UF Substituição de microcomputadores obsoletos Setorial Coord. Operações/UF 9

10 Tipos de Demanda Classificação Responsável Aquisição, sem substituição, de computadores Setorial Coord. Operações/UF Software para Usuário Final Setorial Coord. Sistemas/UF Software de Uso Geral Setorial Coord. Operações /UF Substituição de equipamentos concentradores de rede devido a defeitos Aquisição de componentes relacionados no Anexo III da Deliberação CMTI Contratação de manutenção de Equipamentos de Informática Setorial Setorial Visão Integrada Coord. Operações/UF Coord. Operações/UF Coord. de Operações/UF Contratação de Serviços Especializados Visão Integrada Gerente Funcional Objetos de Contratação/Licitação Corporativa Visão Integrada Coord. de Operações/UF Software de Desenvolvimento Visão Integrada Coord. Sistemas/UF Equipamentos Servidores, softwares e demais dispositivos próprios do Data Center Contratação de sistemas fechados de apoio/controle administrativo Visão Integrada Visão Integrada Coord. de Operações/UF Coord. Sistemas/UF Viabilização de Projetos de Sistemas Visão Integrada Coord. Sistemas/UF Projetos de Rede / Conectividade Visão Integrada Coord. de Operações/UF 10

11 Tipos de Demanda Classificação Responsável Contratação de Projeto de Sistemas Visão Integrada Coord. Sistemas/UF Casos de Exceção Visão Integrada Gerente Funcional Capacitação de Usuários Treinamentos aplicados aos usuários/funcionários dos órgãos atendidos. Este caso aplica-se apenas a funcionários do órgão solicitante. Funcionários estatutários lotados nas UFs não se enquadram no caso e serão tratados no Plano de Anual de Capacitação da IplanRio. Substituição de microcomputadores obsoletos Aquisição de equipamentos para substituição de parque obsoleto não deverão ultrapassar o limite máximo de 10% do parque total de computadores do órgão, sendo a quantidade mínima limitada à unidade. Este caso também se aplica aos equipamentos que, por obsolescência ou defeitos, tenham sido baixados do patrimônio e não tenham recebido reposição. Os equipamentos de substituição serão as Estações Tipo 1 do Caderno de Especificações de Recursos de Informática. Aquisição, sem substituição, de computadores Aquisição de até 10% do parque, até o limite máximo de 10 computadores (Estação Tipo 1) no período de um ano, por órgão (Autarquias, empresas, Secretarias e Fundações), com o objetivo de atender de forma ágil a possíveis mudanças de estrutura ou atividades (acréscimo de parque não associado a projetos). Para casos em que o limite de 10% for menos que um, entendese que o limite para acréscimo de parque é de um computador. Em caso de aquisição de Notebooks, o limite para compra setorial é de 3 (três) unidades. A regra também pode ser aplicada para pistolas de leitura de código de barras e impressoras de etiquetas de códigos de barras e scanners de mesa, para digitalização de peças que não configurem uma situação de digitalização de acervo ou GED. 11

12 Nos casos em que o cliente possuir política de emprego de recursos de informática, ou seja, quando há padronização de quantidades de computadores e impressoras para seus estabelecimentos/órgãos, as quantidades que limitam a classificação da demanda como setorial aumentam para: - 30 computadores no complexo CASS/Anexo, ou - 15 computadores em unidade remota, ou - 30 computadores, ao todo, em unidades remotas distintas. Software para Usuário Final Softwares orientados para a área de negócio ou para suporte às atividades específicas do órgão (ou setores dele), como aplicações para estatística, por exemplo; Software de Uso Geral Ferramentas de apoio a algumas atividades setoriais, produtos comerciais fechados, sem aplicação sistêmica, aplicativos, como, por exemplo, softwares de editoração eletrônica de imagens, design e afins. Substituição de equipamentos concentradores de rede devido a defeitos Substituição de equipamentos de rede com defeito e sem garantia/manutenção como, por exemplo, hubs, switches e roteadores. A análise deve incluir o laudo atestando o defeito e o custo estimado para o conserto. Essa regra apenas aplica-se para substituição de equipamentos defeituosos por outros de especificação técnica equivalente. Aquisição de componentes relacionados no Anexo III da Deliberação CMTI - Objeto vinculado à Coordenação de Operações. A regra aplica-se para componentes (peças e derivados) e suprimentos (toners, cartuchos, fitas, CDs, DVDs e derivados). A aquisição de componentes cujo custo total tenha o limite de R$ 8.000,00 e cuja última aquisição tenha sido antes de seis meses, será avaliada pela UF diretamente, não requerendo parecer da Unidade Central. 12

13 Aquisição de suprimentos cujo valor total seja inferior a R$ 8.000,00 não requerem análise da IplanRio. A compra pode ser feita diretamente pelo órgão, guardadas as regras da CMTI. Pareceres para aquisição de suprimentos cujo valor total exceda o limite de R$ 8.000,00 serão confeccionados pela Unidade Funcional. Contratação de manutenção de Equipamentos de Informática - Trata-se da contratação de suporte técnico de primeiro nível, help desk ou manutenção preventiva e corretiva de equipamentos de informática; Contratação de Serviços Especializados - Estão incluídos nessa classificação os projetos de Digitalização, GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), GEO, EAD (Ensino à Distância), certificação digital etc; Objetos de Contratação/Licitação Corporativa - Atualmente são: produtos Novell, Locação/compra de Impressoras, produtos Microsoft, produtos Oracle, circuitos de comunicação de dados, aquisição e manutenção de licenças Antivírus e Notes. Não fazem parte deste caso as impressoras de etiquetas de código de barras, que são consideradas Demandas Setoriais; Software de Desenvolvimento - São ferramentas de apoio às atividades de desenvolvimento ou administração de sistemas; Equipamentos Servidores, softwares e demais dispositivos próprios do Data Center aplicam-se aqui todos os equipamentos próprios de um ambiente de Data Center (servidores de qualquer natureza, bibliotecas robotizadas, racks, chaveadores KVM etc) e softwares (gerenciadores de backup etc), mesmo que os recursos do pleito não venham a ser instalados nesse ambiente; 13

14 Contratação de sistemas fechados de apoio/controle administrativo aplicações prontas, fornecidas por empresas, como sistemas de controle de patrimônio, contabilidade e afins; Projetos de Rede / Conectividade Projeto e implementação de redes de dados ou conexão ao backbone; Viabilização de Projetos de Sistemas Análise de pleito para aprovação de elaboração/construção de projeto de sistemas; Contratação de Projeto de Sistemas Este caso aplica-se quando o projeto previsto no caso anterior é aprovado e este necessita de Termo de Referência Técnico para contratação. ANEXO V Relação de documentos vinculados à análise de demandas de TI, sua associação a cada tipo de Demanda de Visão Integrada e diretorias responsáveis pelo assunto: DPE: Declaração Preliminar de Escopo Necessária para entendimento do que se pretende construir/contratar/adquirir, considerando os recursos disponíveis, confrontado com o cenário do cliente. DV: Documento de Visão Favorece a melhor definição e entendimento dos macro-requisitos de projetos de sistemas, com estimativas de esforço e determinação de suas funcionalidades em alto nível. FCS: Formulário de Capacidade e Segurança Serve à análise de compatibilidade do que se deseja com os recursos que se espera dispor. O produto não é apenas o parecer para os projetos, mas também os dados que servem ao planejamento interno da empresa. 14

15 TRT: Termo de Referência Técnica Consolidação de regras entre contratante e contratado, com as especificações técnicas do objeto. Caso Contratação de manutenção de Equipamentos de Informática Documentação Necessária DPE, TRT Área Competente DOP Contratação de Serviços Especializados DPE, FCS*, TRT DPD Objetos de Contratação/Licitação Corporativa DPE, TRT DPD Software de Desenvolvimento DPE, TRT DSI Equipamentos Servidores, softwares e demais dispositivos próprios do Data Center Contratação de sistemas fechados de apoio/controle administrativo DPE, FCS, TRT DPE, FCS*, TRT DOP DPD Projetos de Rede / Conectividade; DPE, FCS, TRT** DPD Viabilização de Projetos de Sistemas DPE, FCS, DV DSI Contratação de Projetos de Sistemas TRT, FCS* DSI Casos de Exceção DPE, FCS*, TRT DPD * - A FCS será necessária apenas nos casos em que a contratação do serviço requerer uma análise de capacidade. ** - O TRT para projetos de rede e contratação de canais de dados é feito pela Unidade Central da IplanRio, Diretoria de Pesquisa e Desenvolvimento. 15