ARCHEEVO 5 ARQUITETURA, MÓDULOS, CARATERÍSTICAS E PRINCIPAIS NOVIDADES.

Transcrição

1 ARCHEEVO 5 ARQUITETURA, MÓDULOS, CARATERÍSTICAS E PRINCIPAIS NOVIDADES

2 O QUE É O ARCHEEVO?

3 Software de gestão de arquivos Foco nas fases semi-ativa e inativa da informação Instituições de média e grande dimensão Funcionalidades que vão desde a descrição arquivística à gestão de produtividade Baseado em referenciais normativos Flexível o suficiente para acomodar requisitos específicos

4 MÓDULOS FUNCIONAIS

5 Descrição arquivística Coleções digitais Catálogo em-linha Conservação & restauro Avaliação & seleção Balcão eletrónico Gestão de depósito Registo de autoridade Interoperabilidade

6 DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA Baseado em standards e boas-práticas ISAD(g), EAD 2002, ODA Folhas de recolha de dados configuráveis Níveis de descrição, campos por nível, campos obrigatórios, regras de encadeamento hierárquico, vocabulários controlados e tesauros Permissões refinadas Permite segregar registos por grupos de utilizadores e por operação Controlo de qualidade das descrições Datas e extensões calculadas automaticamente, ferramenta de controlo de qualidade das descrições, corretor ortográfico, ajuda contextual Versionamento Possibilidade de recuperar versões anteriores de um registo de descrição

7 GESTÃO DE COLEÇÕES DIGITAIS Especialmente desenhado para gerir projetos de digitalização Mas também capaz de receber objetos nado-digitais Visualizadores integrados Formatos comuns de imagem, Office, vídeo, áudio Associação semi-automática entre representações e registos de descrição Com base nos nomes das pastas Transcrição automática Reconhecimento ótico (imagens) ou extração de texto (documentos de texto)

8 CATÁLOGO EM-LINHA Acesso público aos conteúdos do Arquivo Descrições e coleções digitais Serviços de descoberta Pesquisa avançada, facets, destaque de termos encontrados Visualizadores integrados PDF, imagem, vídeo, áudio, etc. Acessível a pessoas com incapacidade WCAG AAA Compatível com dispositivos móveis Adapta-se automaticamente a ecrãs e diferentes tamanhos

9

10 CONSERVAÇÃO & RESTAURO Descrição física do documento E todas as suas partes constituintes Registo do estado de conservação de cada uma das partes Suportado por vocabulários controlados Registo de ações de conservação e restauro Evidências fotográficas ou videográficas

11 AVALIAÇÃO & SELEÇÃO Cálculo automático de datas de eliminação Regras definidas ao nível das séries Eliminação, conservação e transferência Atualização automática dos metadados descritivos com base na operação realizada Autos de eliminação e transferência Inclui todos os elementos diplomáticos necessários e a listagem dos itens afetados

12 BALCÃO ELETRÓNICO Prestação de serviços em linha Empréstimo, consulta local, serviço de pesquisa, certidões, reproduções, etc. Formulários específicos para tipo de pedido Fluxos configuráveis para o seu tratamento Acompanhamento do progresso do tratamento do pedido Materiais são enviados por via eletrónica ou por correio Vários métodos de pagamento Transferência, cartão de crédito, referência multibanco, etc.

13

14 GESTÃO DE DEPÓSITO Organização hierárquica do espaço físico de armazenamento Desde o edifício até à mais pequena unidade de instalação Gestão de capacidade Estatísticas sobre capacidade ocupada e disponível Etiquetagem com QR codes Etiquetas para documentos e unidades de instalação Aplicação móvel Gestão facilitada de localizações físicas, atribuição de cotas e movimentações

15 GESTÃO DE AUTORIDADES Baseado em standards ISAAR (CPF), com possibilidade de adicionar atributos adicionais Tipos de entidades configuráveis Pessoa coletiva, família, pessoa singular Relações configuráveis Relações diretas e inversas configuráveis através de vocabulários controlados Navegação através das relações Entre registos de autoridade e entre autoridades e descrições

16 INTEROPERABILIDADE SOAP + REST Permite a integração com outros sistemas, e.g. gestão documental Importação/exportação CSV, EAD, DIF, BagIt OAI-PMH Integração com Portal Português de Arquivos e Portal Europeu de Arquivos Autenticação centralizada LDAP, Active Directory, CAS (brevemente) HTML Snippets Excertos de HTML que permitem integrar a pesquisa ou os documentos mais recentes nas páginas da instituição Sistemas de armazenamento Driver nativo para integração com o storage ECS e Centera

17 PRINCIPAIS NOVIDADES

18 MELHORIAS À INTEGRAÇÃO ENTRE A AVALIAÇÃO E SELEÇÃO E O MÓDULO DE GESTÃO DE DEPÓSITO GESTÃO DE DEPÓSITO Importar/exportar unidades de depósito (CSV) Localizar e substituir texto em registos de unidades físicas de depósito Histórico de localizações de um registo descritivo Documentação eliminada ou transferida liberta o espaço ocupado em depósito

19 SEGREGAÇÃO DE OBJETOS DIGITAIS POR EQUIPAS DE TRABALHO GESTÃO DE OBJETOS DIGITAIS Permissões ao nível dos ficheiros Publicação em-linha de ficheiros Ingestão mais eficiente

20 MODIFICAÇÃO DE SENHA SEM NECESSIDADE DE RECORRER AO MÓDULO DE ADMINISTRAÇÃO DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA Duplicação em lote Melhor organização de relatórios Mais estabilidade do corretor ortográfico Atualização de senha de utilizador

21 NOVO ALGORITMO USA A DENSIDADE, A FREQUÊNCIA DE ACESSO E PERTINÊNCIA PARA DETERMINAR O DESTINO FINAL AVALIAÇÃO E SELEÇÃO Novo algoritmo de avaliação e seleção desenvolvido pela Universidade do Porto

22 CARREGAMENTO PROGRESSIVO DE MINIATURAS NO VISUALIZADOR DE OBJETOS CATÁLOGO EM-LINHA Novo design da página de pesquisa Nova página de pesquisa por autoridades Exposições virtuais Revisão de iconografia Visualizadores de objetos digitais compatíveis com dispositivos móveis Melhorias na navegação em planos de classificação

23 O SISTEMA MAIS AUDITÁVEL DEVIDO AO NOVO SISTEMA DE REGISTO DE AÇÕES MELHORAMENTOS TRANSVERSAIS Atualizações automáticas do módulo de backoffice Destaque de palavras pesquisadas também no backoffice Motor de pesquisa mais rápido e preciso OAI-PMH com suporte para EAD Novo design de relatórios

24 ALGUNS NÚMEROS...

25 PESQUISAS EM REGISTOS DE DESCRIÇÃO 60 VEZES MAIS RÁPIDAS PESQUISAS / MIN PESQUISAS / MIN Testes realizados numa base de dados com 2 milhões de registos descritivos

26 TEMPO DESPENDIDO A CARREGAR E APRESENTAR PÁGINAS NO FRONTOFFICE 5 VEZES MAIS RÁPIDO 1,4 0,3 SEGUNDOS SEGUNDOS Testes realizados sobre as as páginas de abertura, pesquisa e explorar

27 TEMPO DESPENDIDO A CARREGAR O VISUALIZADOR DE OBJETOS DIGITAIS NO FRONTOFFICE 2,6 VEZES MAIS RÁPIDO 13 5 SEGUNDOS SEGUNDOS Testes realizados ao visualizador de objetos digitais com uma representação contendo 200 ficheiros

28 TEMPO DE INGESTÃO DE IMAGENS DE PEQUENA DIMENSÃO 2 VEZES MAIS RÁPIDO SEGUNDOS SEGUNDOS 20 ficheiros TIFF de pequena dimensão (~2 MB)

29 TEMPO DE INGESTÃO DE IMAGENS DE MÉDIA DIMENSÃO 20% MAIS RÁPIDO A MAIOR PARTE DO TEMPO É DESPENDIDO A COPIAR OS FICHEIROS PARA O SERVIDOR SEGUNDOS SEGUNDOS 20 ficheiros TIFF de dimensão média (~20 MB)

30 SABIA QUE

31 SABIA QUE O MANUAL DE UTILIZAÇÃO DO PRODUTO ENCONTRA- SE CONVENIENTEMENTE DISPONÍVEL NO MENU ACERCA DO MÓDULO DE BACKOFFICE?

32 SABIA QUE PODE IMPORTAR REGISTOS DESCRITIVOS EM LOTE A PARTIR DE FICHEIROS EXCEL?

33 SABIA QUE É POSSÍVEL CRIAR ETIQUETAS PARA OS SEUS DOCUMENTOS DIRETAMENTE ATRAVÉS DOS RESULTADOS DE UMA PESQUISA NO MÓDULO DE BACKOFFICE?

34

35 ARQUITETURA

36 Windows Web Android API Módulos aplicacionais Backoffice Frontoffice Administration Mobile App OAI-PMH Data Provier Lógica de negócio Lógica de negócio SOAP Services REST Services Archeevo Core Dependências Dependências Microsoft Internet Information Services 7+ Microsoft SQL Server Apache Solr 6 Infraestructura Infraestrutura Windows Server Hardware/ Hypervisor

37 REQUISITOS TÉCNICOS

38 RAM SERVIDOR BD + APP 8 GB 16 GB recomendados POSTO DE TRABALHO 4 GB CPU Intel Quad-Core Intel Dual-Core Disco 100 GB 200 MB Sistema operativo Microsoft Windows Server Microsoft Windows 7+ Software Microsoft.NET Framework 4.5 Microsoft IIS 7+ Microsoft SQL Server Licenciamento a cargo do cliente Microsoft.Net Framework 4.5 Web browser Acrobat Reader (opcional) Microsoft Office (opcional) Codecs (opcional) Rede 100+ Mbit/s 100+ Mbit/s

39 MODALIDADES DE AQUISIÇÃO

40 MÓDULOS STANDALONE STANDARD PREMIUM Descrição Autoridades Depósito Coleções digitais Avaliação e seleção Conservação e restauro Catálogo em-linha Administração Interoperabilidade Balcão eletrónico

41 SERVIÇOS STANDALONE STANDARD PREMIUM Garantia 2 anos Apoio ao cliente Design personalizado Implementação Manutenção e suporte Formação Consultoria

42 ATUALIZAÇÃO GRATUITA TODOS OS CLIENTES COM CONTRATOS DE MANUTENÇÃO DE 3 ANOS

43 GARANTIA DE RETROCOMPATIBILIDADE O PROCESSO DE ATUALIZAÇÃO ASSEGURA QUE OS DADOS LEGADOS SÃO TOTALMENTE MIGRADOS PARA A NOVA VERSÃO

44 ENRIQUECIMENTO DE DADOS POSSIBILIDADE DE CONVERSÃO DE DADOS LEGADOS EM UNIDADES DE DEPÓSITO OU REGISTOS DE AUTORIDADE

45 EXEMPLOS