GUIA PARA CRIAÇÃO DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS E ACADÊMICAS

Transcrição

1 PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO GUIA PARA CRIAÇÃO DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS E ACADÊMICAS Fortaleza Ceará 2018

2 Elaboração: Coordenadoria de Planejamento e Gestão Estratégica - CPGE Coordenadora: Roberta Queirós Viana Maia Divisão de Gestão Estratégica: Karine Carvalho Oriá Divisão de Gestão de Estrutura Organizacional: Fábio Luiz Benício Maia Nogueira Data da Criação:

3 2 GUIA PARA CRIAÇÃO DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS E ACADÊMICAS Objetivo: Padronizar o fluxo de atividades para a Criação de Unidades Administrativas e Acadêmicas. 1. CRIAÇÃO DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS / ACADÊMICAS: a) Gestor da unidade demandante abre processo no SEI, contendo Memorando direcionado à Pró-Reitoria de Planejamento e Administração / Coordenadoria de Planejamento e Gestão Estratégica - CPGE, solicitando criação de nova unidade; b) No memorando deve constar as seguintes informações: 1. Nome e sigla da unidade a ser criada; (Sigla deve conter no máximo dez caracteres. Não aceita espaço ou _ ); Ver regras de padronização para nomes das unidades (ex: Programa de Pósgraduação); 2. Endereço completo, telefone e institucional; 3. Atribuições da nova unidade; 4. Justificativa da solicitação; 5. Confirmação da viabilidade de designação imediata de responsável pela unidade (FG/CD); 6. Indicação dos servidores que serão lotados na unidade a ser criada (mencionar servidores com FG/CD/FUC); Ressalte-se que se houver necessidade de alteração de lotação de servidores docentes deverá ser apresentada Aprovação prévia da matéria pelo CEPE;

4 3 7. Informação acerca da existência de bens patrimoniais e processos a serem transferidos para a unidade a ser criada (indicar o (s) setor (es) de origem); c) A Coordenadoria de Planejamento e Gestão Estratégica - CPGE, ao receber o processo via SEI, analisa a possibilidade de atendimento da demanda enviada (se a solicitação atende ao bom funcionamento da gestão, bem como se está dentro da padronização do organograma das Pró-Reitorias e demais órgãos suplementares); d) Na impossibilidade de atendimento da demanda apresentada, a CPGE dá ciência à unidade demandante e conclui o processo no SEI; e) Comprovada a viabilidade de criação da nova unidade, o processo segue para a Divisão de Gestão da Estrutura Organizacional DGEO/CPGE para elaboração e envio de memorando ao Conselho Universitário (CONSUNI) solicitando a apreciação da matéria; f) A Secretaria do CONSUNI recebe o processo via SEI e aguarda deliberação; g) Havendo APROVAÇÃO pelo CONSUNI, a Secretaria daquele colegiado disponibiliza o ato legal de criação da unidade (Anexar cópia da Resolução CONSUNI ao processo no SEI) e providencia a atualização do Regimento da Reitoria (quando cabível). Cabe à Unidade Demandante atualizar o regimento da própria unidade; Aprovada a criação de nova unidade, a sua implementação (registro nos sistemas SIAPE e SI3 e as devidas transferências de bens, pessoal e processos) dependerá da disponibilidade imediata de designação de um responsável pela unidade (FG-CD); h) Caso o CONSUNI conclua pela NÃO APROVAÇÃO, o processo deve retornar para a DGEO/CPGE/PROPLAD para que se verifique o interesse em executar ajustes na proposta inicialmente enviada como forma de viabilizar nova apreciação da matéria pelo CONSUNI. Em caso positivo, a DGEO executa os ajustes e reenvia a matéria para o Conselho Universitário. Caso negativo, a DGEO dá ciência da não aprovação à Unidade Demandante e conclui o processo no SEI. i) No caso de Aprovação pelo CONSUNI o processo segue para DGEO/CPGE; j) A DGEO/CPGE confere se a demanda proposta foi atendida totalmente ou parcialmente e analisa se há possibilidade de implementação imediata da unidade, ou seja, se existe FG/CD disponível para designação de um responsável pelo setor;

5 4 k) Detectada a impossibilidade de designação imediata de responsável, a DGEO/CPGE/PROPLAD providencia a atualização do organograma destacando que a unidade será implementada nos sistemas SIAPE, SI3 e SEI posteriormente; nesse caso, o processo retorna para a unidade demandante para aguardar a viabilidade de designação de um responsável pelo setor; l) Comprovada a viabilidade de designação imediata de chefia da unidade (FG/CD), a DGEO/CPGE solicita ao demandante documentação complementar para dar prosseguimento à implementação nos sistemas SIAPE, SEI e SI3. Documentação necessária: 1. Relação atualizada de servidores a serem lotados na nova unidade; Ressalte-se a necessidade de aprovação do CEPE quando houver movimentação de servidores docentes. 2. Formulário de designação para os servidores que possuírem FG/CD/FUC; 3. Relação de processos e patrimônio que deverão migrar para a nova unidade (indicar os setores de origem). No caso do patrimônio, mencionar números de tombamento e descrição dos bens; m) Após receber as informações solicitadas, a DGEO/CPGE/PROPLAD providencia a atualização do organograma das unidades a serem implementadas, bem como redige memorando à Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas PROGEP solicitando a criação de códigos, nos sistemas SIAPE e SI3 (SIGADMIN, SIPAC), para a nova unidade e suas respectivas subunidades, se houver; n) A PROGEP recebe o processo e providencia a criação dos códigos nos sistemas, bem como a movimentação de pessoal correspondente; 1. Processo tramita para ATA/PROGEP para que sejam criados os códigos nos sistemas SIAPE e SI3 (O SIPAC e o SIGPRH utilizam a estrutura cadastrada no SIGADMIN); Devem ser observadas as Siglas que foram aprovadas pelo CONSUNI. o) Processo segue para a STI para configuração da nova unidade no SIGPRH, a fim de viabilizar o registro eletrônico de frequência dos servidores; p) Criados os códigos nos sistemas administrativos da UFC, o processo tramita para a DIMOV/PROGEP para que sejam efetuadas as movimentações de pessoal e designações de servidores que recebem FG/CD/FUC, de acordo com as informações disponibilizadas no formulário de designação de FG/CD enviado;

6 5 q) Concluída a tramitação na PROGEP o processo deve ser encaminhado à DIVISÃO DE PROTOCOLO CENTRAL/CAP/PROPLAD para que sejam criados os respectivos códigos no SEI (obedecendo preferencialmente a mesma Sigla utilizada nos sistemas SIAPE e SI3), bem como a atribuição de servidores à referida unidade no sistema; r) A DIVISÃO DE PROTOCOLO CENTRAL dá ciência da criação dos referidos códigos à STI, com cópia para DGEO/CPGE; s) Posteriormente o processo segue para a DIVISÃO DO PATRIMÔNIO/CAP/PROPLAD para que se proceda a transferência de bens patrimoniais (indicados pela unidade demandante) para a unidade recém-criada; t) Processo segue para STI para tramitação de processos (SEI e SIPAC), que eventualmente tenham sido indicados pelo demandante, para a unidade recémcriada; u) Por fim, o processo retorna para DGEO/CPGE para conclusão. v) A DGEO/CPGE conclui o processo no SEI.

7 Fluxo 1 Criação de Unidades Administrativas e Acadêmicas 6