A GESTÃO INTEGRADA DE INFORMAÇÕES NA FESPSP

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1 A GESTÃO INTEGRADA DE INFORMAÇÕES NA FESPSP Valéria Martin Valls 1, Rosa Maria Andrade Grillo Beretta 2 1 Doutorado em Ciências da Comunicação ECA/USP, FESPSP, São Paulo, SP 2 Graduação em Biblioteconomia FESPSP, FESPSP, São Paulo, SP Resumo Relata a experiência da Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo (FESPSP) na implantação de sua Gerência de Informação, integrada à Coordenação do curso de Biblioteconomia e Ciência de Informação. Apresenta os primeiros resultados desta parceria, reforça a importância da integração dos processos de gestão da informação, propondo a continuidade de ações integradas através da análise de pontos fortes e oportunidades geradas através do corpo docente e discente do curso. Palavras-Chave: FESPSP; gestão da informação; biblioteca universitária; gestão de arquivos; memória institucional. Abstract This paper reports the implementation of information management process on FESPSP (São Paulo Sociology and Politics School Foundation), integrated to the coordination Information Science and Librarianship regular course. It shows the initial results of this partnership, reinforce the process integration, and proposes the continuation of this approach by showing the strong points and the opportunities raised from the staff initiatives to this course. Keywords: FESPSP; information management; academic library; file management; institutional memory.

2 1. Introdução Este trabalho relata a experiência da Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo (FESPSP) na implantação de sua Gerência de Informação, área responsável pelo gerenciamento dos acervos informacionais da Fundação acervo bibliográfico, acervo documental e acervo histórico. Até a implantação da nova gerência, as áreas responsáveis pelos acervos eram diferentes, sem uma visão estratégica única, o que ocasionava ações desencontradas e sem foco. Além disso, a FESPSP mantém o mais tradicional curso de graduação em Biblioteconomia do país e entende-se que sua Biblioteca e Arquivo devem ser referências na área, sendo organizadas de forma a otimizar ao máximo os recursos disponíveis e visando atender seus usuários de forma pró-ativa. O novo modelo visa contribuir para a qualidade dos serviços e produtos prestados pela Biblioteca Universitária e Centro de Documentação, dentro da visão de gerenciamento integrado. Além disso, a Gerência de Informação tem relação funcional com a Coordenação da Faculdade de Biblioteconomia e Ciência da Informação, para que ações em parceria sejam implantadas e os processos informacionais sirvam diretamente de apoio didático-pedagógico ao curso de Biblioteconomia. Desta forma, o objetivo desta comunicação é relatar o caso da FESPSP e tem-se o entendimento que o breve panorama teórico tem como objetivo apenas contextualizar o tema e apoiar o entendimento deste relato. 2. Revisão de Literatura Em uma Instituição de Ensino Superior a criação do conhecimento, seu compartilhamento e uso podem ser evidenciados de forma destacada, em razão de sua própria natureza. Os limites entre os tipos de documentos e acervos são tênues um programa de disciplina vigente pode ser em um futuro bem próximo um documento com caráter histórico, que pode evidenciar a evolução de determinada

3 disciplina e a maneira como o docente ministrava os conhecimentos relativos àquela área do conhecimento, citando apenas um exemplo. Nesse sentido, na IES nota-se a necessidade premente de integração dos processos relacionados à gestão da informação, que não podem e não devem ser controlados de forma dissociada. Apoiando esta afirmação, como apontam Crespo e Valls (2009, p. 41): Na Sociedade do Conhecimento os processos de gestão da informação fazem parte dos princípios fundamentais da gestão organizacional. O ambiente de informação de uma empresa deve ser pensado e tratado em seu todo, proporcionando organicidade, e visar ao atendimento do negócio principal da instituição. Embora a natureza da Biblioteca e do Arquivo sejam conceitualmente diferentes, há sinergias importantes que devem ser consideradas no seu planejamento e gestão. Porém, tradicionalmente os serviços de informação têm sido estruturados com base nas funções que realizam, podendo ser identificados três divisões fundamentais: Administração, Processos Técnicos e Serviços aos Usuários. Cada uma delas com seu próprio âmbito de atuação, fragmentadas, por sua vez, em seções independentes entre si, segundo a função específica que realizam dentro do serviço e muitas vezes dissociadas dos processos externos (VALLS, 2005). A integração dos processos de gestão da informação é imprescindível para que todas as atividades implantadas tenham sinergia e se complementem, especialmente com o objetivo de atender as atividades acadêmicas previstas na IES, caso do relato em questão. É necessário que as áreas de informação sejam integradas para que elas possam oferecer produtos e serviços de qualidade para as diversas áreas acadêmicas, atendendo seus diversos públicos, com base nas necessidades específicas de cada curso, de acordo com sua especificidade e característica.

4 3. Materiais e Métodos As áreas envolvidas utilizam-se de pesquisa e consulta aos documentos administrativos e históricos disponíveis na Fundação, além de embasamento teórico relacionado à gestão de serviços de informação. 4. Resultados Finais Com a implantação da Gerência de Informação pretende-se integrar a Biblioteca Universitária que atende os cursos de graduação e pós-graduação, o Centro de Documentação CEDOC que possui em seu acervo documentos administrativos e acadêmicos dos 77 anos de existência da FESPSP e a Biblioteca Histórica com coleções especiais e raras nas áreas da Biblioteconomia e Ciências Sociais. A interface com a área acadêmica do Curso de Biblioteconomia visa transformar estes setores em laboratórios de diferentes disciplinas do curso, disponibilizando recursos da Tecnologia da Informação e Comunicação: softwares de Gerenciamento Integrado de Biblioteca Universitária, de Biblioteca Digital, Periódicos Eletrônicos, etc. Os setores envolvidos necessitam de recursos humanos especializados em todas as áreas da Ciência da Informação e o envolvimento com os docentes desta área viabilizará diferentes projetos de melhoria da qualidade na gestão da informação da FESPSP. Em seis meses de implantação da Gerência de Informação resultados significativos estão sendo obtidos em parceria com o Curso de Biblioteconomia e Ciência da informação:

5 - Elaboração de Projeto de Implantação da Biblioteca Digital Memória da Biblioteconomia e das Ciências Sociais de São Paulo, onde serão disponibilizados documentos importantes como os primeiros trabalhos científicos do país, na área da Sociologia e Política, documentos históricos e produção científica da Museologia Brasileira assim como da Biblioteconomia. A Coordenação do Curso de Biblioteconomia e Ciência da Informação e a Gerência de Informação iniciaram no 2º semestre de 2009 ações conjuntas, visando fortalecer os serviços de informações do Centro de Documentação e Memória, disponibilizando recursos de infra-estrutura para desenvolver as ações com docentes e discentes das áreas de interesse, objetivando transformar o Centro e a futura Biblioteca Digital num espaço de desenvolvimento de pesquisa, laboratório para aulas práticas do curso de graduação e cursos de extensão nas áreas da: Biblioteconomia, Gestão de Unidades de Informação e Conservação e Preservação de Acervos. Com a consolidação da Biblioteca Digital e a implementação de ações de Preservação e Conservação dos Acervos, previstas para os próximos 2 anos, o Centro de Documentação e Memória da FESPSP ultrapassará os seus objetivos disponibilizando o seu acervo de forma ampla e de livre acesso, mas também estará integrando todas as áreas de estudos das áreas das Ciências Sociais e Biblioteconomia. - Implantação do Setor de Conservação e Preservação de Acervos em parceria com a disciplina da área, onde a equipe da Gerência de Informação e alunos do curso de graduação estão envolvidos nas práticas de higienização de acervos e pequenos restauros e avaliação de obras e documentos especiais e raros. No período de fevereiro a junho de 2010 foram desenvolvidas as seguintes oficinas: Oficina sobre Higienização de Acervo: realizada no acervo da Biblioteca Histórica. Esta ação sensibilizou e provocou interesse por parte da Direção e providências quanto aos problemas de infra-estrutura que há tempos eram

6 solicitadas por parte da gerência estão sendo desenvolvidas. Participaram da oficina quatro estagiários da Equipe que deram continuidade ao procedimento de higienização do acervo com muita determinação e motivação. Oficina sobre avaliação e detecção de pragas: realizada com documentos do CEDOC e livros do acerco da Biblioteca Histórica. A mesma equipe participou desta oficina, foram encontradas brocas numa parte do acervo. Os conceitos e técnicas apresentadas estão sendo aplicadas em todo o acervo beneficiando o setor e ao mesmo tempo enriquecendo os conhecimentos práticos dos discentes do curso de Biblioteconomia e Ciência da Informação. Oficina sobre confecção de capa dura de livros: realizada na Biblioteca Universitária. Foram apresentados todos os procedimentos técnicos. Participaram desta oficina oito estagiários. Oficina de costura de livros e montagem com capa dura: realizada na Biblioteca Universitária com a mesma equipe. Como resultado destas primeiras ações as instâncias superiores da FESPSP estão providenciando um espaço adequado para efetivação do Setor de Conservação e Preservação de Acervos da FESPSP. - Criação do Setor de Tecnologia da Informação e Comunicação da Gerência de Informação, onde alunos do curso de biblioteconomia estão envolvidos nos projetos de: atualização do site da Biblioteca Universitária, desenvolvimento de Redes Sociais, implantação do Repositório da Produção Científica da FESPSP (em parceria com a monitoria científica da FaBCI) e da Biblioteca Digital. Estão envolvidos nesta atividade estagiários do curso que foram selecionados de acordo com o perfil das atividades: conhecimento e experiência em TIC.

7 São visíveis os primeiros resultados: o projeto do novo site da Biblioteca Universitária será implantado no início do 2º semestre de 2010, atuação dinâmica e atualizada como canal de comunicação através da rede social (Twitter) e desenvolvimento do Repositório da Produção Científica da FESPSP, em processo de implantação. - Práticas da Disciplina de Ação Cultural estão sendo desenvolvidas no espaço e em parceria com a Biblioteca Universitária, oferecendo aos alunos a oportunidade de apresentação, exposição e pesquisas junto aos clientes. Durante o período de fevereiro a junho de 2010 foram desenvolvidos os seguintes trabalhos: Encontro com o autor: organizado por alunos no espaço da biblioteca através da apresentação de autor de livro para os clientes da Biblioteca. Blog Manifesto Nosso desenvolvido com objetivo de divulgar depoimentos de discentes da FESPSP e apresentação dos resultados em exposição no espaço da Biblioteca. Blog História e Memória da FESPSP com o objetivo de apresentar dados, fatos e fotos dos 77 anos da instituição. Os alunos puderam pesquisar documentos e material iconográfico do CEDOC. Para dar continuidade ao blog a Biblioteca Universitária assumiu a sua manutenção no mês de junho, em razão da sua qualidade e relevância. - Proposta de criação de uma revista eletrônica como um mecanismo de comunicação e divulgação da produção acadêmico-científica dos alunos, ex-alunos e professores, da FESPSP, englobando artigos dos cursos de Administração, Sociologia e Biblioteconomia e Ciência da Informação.

8 - Pesquisa de docentes de graduação da FESPSP: um estudo de usuários potenciais. Trabalho desenvolvido na disciplina Gestão de Estoques Informacionais, tendo como proposta o estudo dos docentes de graduação não usuários da Biblioteca da Fundação. A partir deste estudo foram identificadas as necessidades de informação do usuário-docente potencial, com o intuito de identificar a razão da não utilização da unidade e dos serviços por ela prestados. - Parceria com a disciplina de Biblioteca Laboratório onde alunos poderão ter a oportunidade de praticar os conhecimentos desenvolvidos nas disciplinas teóricas transformando os setores em laboratórios. A Gerência de Informação em conjunto com a docente da disciplina, nestes primeiros meses, desenvolveu a análise da qualidade dos dados dos registros bibliográficos do catálogo on-line. Foram estabelecidos padrões de qualidade destes dados. As ações de correções e revisão estão sendo desenvolvidas pelos estagiários, sob a supervisão da docente. - Trabalhos de Conclusão de Curso com temas relacionados ao resgate histórico e preservação de acervos documentais estão sendo desenvolvidos através de pesquisas nos acervos do CEDOC e Biblioteca Histórica da FESPSP. - Planejamento, organização e operacionalização do I Seminário de Biblioteconomia e Ciência da Informação da FESPSP, evento promovido pelo Curso de Biblioteconomia e pela Gerência de Informação, envolvendo docentes e alunos. O I SBCI foi realizado nos dias 27 e 28 de maio de Foram 10 horas de atividades, compreendendo seis etapas (abertura, homenagens, palestras, debate e encerramento), além de coquetel de confraternização. O mote do evento foi o aniversário de 77 anos da FESPSP e os 70 anos do curso de Biblioteconomia. A proposta do evento foi relembrar e reverenciar o passado da Biblioteconomia brasileira, discutir assuntos da atualidade com palestras de profissionais renomados e refletir o futuro da profissão. O público-alvo foram

9 profissionais da grande São Paulo, além da comunidade fespiana (professores e alunos - atuais e egressos). O objetivo principal do evento foi fortalecer o posicionamento do curso de Biblioteconomia da FESPSP, deixando-o em evidência perante o mercado paulistano e nacional, além de fortalecer sua marca institucional. - Reconhecimento do Conselho Superior e da Diretoria Executiva da FESPSP onde a Gerência de Informação e Coordenação do Curso de Biblioteconomia vem recebendo apoio de infra-estrutura e recursos humanos para o desenvolvimento das propostas. A gestão integrada oportunizada por este modelo já impulsionou mudanças nas áreas envolvidas e certamente contribuirá decisivamente para a melhoria do projeto pedagógico do bacharelado em Biblioteconomia, o que demonstra a necessidade das Unidades de Informação estarem cada vez mais integradas ao negócio da Instituição Mantenedora. 5 Considerações Finais A fase inicial de implantação da Gerência de Informação da FESPSP já está concluída. A partir do 2º semestre de 2010 novas ações estão sendo planejadas e executadas para que os produtos e serviços da área possam atender as necessidades informacionais dos docentes e discentes dos três cursos de graduação, dos oito cursos de pós-graduação e dos novos cursos de extensão, implantados a partir de Nesta 2ª. fase novos projetos estão sendo implantados: - Banco de Imagens FESPSP: organização e indexação de fotos desde 1933 (são 77 anos de informações!). Através de diagnóstico realizado durante o período de maio a julho de 2010, foram localizados registros fotográficos dispersos em diferentes setores, sem tratamento técnico e conseqüente dificuldade de localização.

10 Através do desenvolvimento de um banco de dados, coleta de imagens digitais, tratamento de imagens impressas e posterior digitalização esta ação já está sendo desenvolvida. Este projeto envolve alunos - estagiários do Curso de Biblioteconomia. - Revista Sociologia Digital (1939 a 1966): Publicação histórica e importante instrumento de disseminação da pesquisa e do conhecimento em Ciências Sociais no Brasil. Projeto desenvolvido em parceria com o Núcleo de Pesquisa da FESPSP, com atuação de alunos do curso de Biblioteconomia, em parte financiado pelo CNPq. Tem como objetivo disponibilizar a coleção completa dos artigos em meio digital. Inicialmente indexado no catálogo on-line da Biblioteca Universitária FESPSP e criação de site específico com inclusão de estudos sobre a revista promovido pelo Grupo Sociologia e Pensamento Social no Brasil. - Dinamização da Biblioteca Histórica FESPSP: esta ação tem como objetivo reorganizar e adequar o espaço físico, tratamento técnico do catálogo online e implantação de serviços de acesso ao acervo, visando a disponibilização para toda a comunidade de pesquisa do país nas áreas das Ciências Sociais, Biblioteconomia e Ciência da Informação. Estão envolvidos nesta ação, além da Gerência de Informação, docentes e discentes do Curso de Biblioteconomia e Ciência da Informação. - Programa de Estágio Voluntário, visando atender as demandas de alunos do Curso de Biblioteconomia e Ciência da Informação, para alunos que sentem a necessidade de aprofundar os conhecimentos teóricos através da prática em Biblioteca Universitária e Arquivística. Atualmente o programa conta com quatro estagiários. Consideramos que ainda há muito a ser refletido, planejado e desenvolvido, principalmente tendo em vista que a FESPSP é uma Instituição sem fins lucrativos, onde a tradição de ações isoladas, nem sempre bem sucedidas e em alguns casos sem continuidade, contribuíram para o levantamento de dúvidas junto às instâncias superiores, panorama que vem sendo alterado com a integração narrada nesta

11 comunicação. Certamente o ano de 2011 será marcado pela consolidação desse projeto. No nosso ponto de vista, o importante é reforçar a importância da gestão da informação em uma IES ser feita de maneira integrada, ligada diretamente aos objetivos da Mantenedora e tendo com premissa básica o atendimento dos diversos públicos com padrões elevados de qualidade. 6 Referências CRESPO, Maria Rosa.; VALLS, Valéria Martin. A promoção do conhecimento em uma empresa de engenharia consultiva: integrando Biblioteca, Acervo Técnico e Documentação. Brazilian Journal of Information Science, Marília (SP), v.3, n.1, p.36-58, jan./jun Disponível em: < VALLS, Valéria Martin. Gestão da qualidade em serviços de informação no Brasil: estabelecimento de um modelo de referência baseado nas diretrizes da NBR ISO p. Tese (Doutorado) Escola de Comunicações e Artes, Universidade de São Paulo-USP, 2005.