MANIFESTAÇÃO DO CONSELHO FISCAL 2 SEMESTRE DE 2009 HP PREV SOCIEDADE PREVIDENCIÁRIA

Transcrição

1 MANIFESTAÇÃO DO CONSELHO FISCAL 2 SEMESTRE DE 2009 HP PREV SOCIEDADE PREVIDENCIÁRIA

2 Sumário 1. Manifestação do Conselho Fiscal Aderência da Gestão dos Recursos Garantidores Investimentos Cenário Econômico e o Mercado de Previdência 2º semestre de Evolução do Patrimônio - Consolidado Alocação do Patrimônio - Consolidado Distribuição dos Ativos - Consolidado Composição da Carteira por Gestor - Consolidado Composição da Carteira - Plano HP Alocação do Patrimônio Composição da Carteira - Plano Agilent Alocação do Patrimônio Consolidados Resultados Acumulados Renda Fixa Renda Variável Carteira Consolidada Meta Atuarial x Perfil Superconservador DNP Divergência Não Planejada Reavaliação das Projeções e Hipóteses Atuariais Regulamento do Plano de Gestão Administrativa PGA Execução Orçamentária Participantes Gestão de Riscos e Controles Internos Acompanhamento dos Planos de Ação para Minimizar os Riscos Identificados Monitoramento das obrigações através do Sistema ICTNet Indicadores de Desempenho Atividades programadas para o 1 Semestre de Atividades Operacionais previstas para Considerações finais

3 1. Manifestação do Conselho Fiscal No dia 04 de março de 2010, na sede da Patrocinadora Hewlett-Packard Brasil Ltda, situada na Alameda Rio Negro, 750 Alphaville, Cidade de Barueri, estado de São Paulo, reuniram-se os membros efetivos e suplentes do Conselho Fiscal da HP Prev - Sociedade Previdenciária, Sr. Vanderlei Aguilar, Sr. Dourival Ramos, Sr. Sandro Schiavo, Sandra Oliveira, Eduardo Trigo e Paulo Di-Monte para, em atendimento aos artigos 19, 20, e 23 da Resolução MPS/CGPC nº 13, de 01 de outubro de 2004, realizar a análise da documentação disponibilizada pela Entidade e emitir o presente Parecer, referente aos procedimentos adotados pelo Conselho Deliberativo e pela Diretoria Executiva da HP Prev durante o 2º semestre de Apresentamos a seguir os pontos avaliados: Acompanhamento Orçamentário; Balancete Consolidado de Julho a Dezembro/2009; Demonstração do Resultado da Avaliação Atuarial 2009; Divergência Não Planejada. Estatuto da HP PREV; Parecer Atuarial de 2008 (13/02/2009); Política de Investimento 2009; Relatório de Monitoramento de Riscos e Controles 2º Semestre 2009; Como práticas de gestão de riscos e controles internos para a avaliação dos assuntos mencionados na respectiva resolução, foram analisados os relatórios acima citados para verificação da aderência da gestão dos recursos garantidores dos planos de benefícios às normas em vigor e à política de investimentos, a aderência das premissas e hipóteses atuariais e a execução orçamentária, bem como sobre o acompanhamento das etapas ou atividades realizadas na implementação dos processos de controles internos e gestão de riscos, elaboradas para atendimento da Resolução MPS/CGPC nº 13 de 01 de outubro de Os membros do presente Conselho, bem como o Conselho Deliberativo recebem e avaliam mensalmente Relatório de Compliance dos Investimentos, resumo do comportamento do mercado e relatório elaborado pela Diretoria Executiva, contendo: 3

4 Rentabilidade por cota (mensal/ Anual/ acumulado dos últimos 12, 24 e 36 meses); Evolução da rentabilidade desde a criação do plano em 1997; Evolução do Patrimônio (Variação por plano HP e Agilent e Consolidado); Alocação do Patrimônio; Acompanhamento Orçamentário (Orçado x Realizado); Resultado dos investimentos por gestor; Legislação (Novas/ alterações). Trimestralmente, é avaliado o relatório de acompanhamento da política de investimentos vigente, bem como, o resultado dos gestores contratados pela HP Prev comparativamente com outros gestores e com outras EFPC. Além disto, anualmente o presente Conselho Fiscal e seus suplentes são convidados a participar da reunião com o atuário para a apresentação da Reavaliação Atuarial. Estas atividades estão em consonância com os artigos 15, 16 e 19 da Resolução MPS/CGPC nº 13 de 01 de outubro de 2004 e estão evidenciadas na Entidade. 4

5 2. Aderência da Gestão dos Recursos Garantidores O presente Conselho verificou com base nos Demonstrativos de Investimentos, que a HP Prev Sociedade Previdenciária está mantendo a gestão de recursos, por plano, em atendimento às Diretrizes da Política de Investimentos e aos normativos da Resolução CMN n de , bem como, às instruções normativas ou decretos que publicados com o objetivo de regulamentar a referida resolução ou substituí-la. De acordo com as evidências obtidas através dos relatórios de Compliance e de Acompanhamento dos Investimentos enviados pela Diretoria Executiva podemos constatar que os investimentos estavam, no 2 Semestre de 2009, em consonância com os limites estabelecidos pela da Resolução CMN n de , e de acordo c om a sua Política de Investimentos vigente. Em setembro de 2009 foi publicada a resolução CMN n 3.792, que dispõe sobre novas diretrizes de aplicação dos recursos garantidores dos planos administrados pelas entidades fechadas de previdência complementar. As principais alterações da Resolução dizem respeito à ampliação para 70% do limite máximo de aplicação do patrimônio dos planos de previdência em títulos de renda variável; a criação de dois novos segmentos de aplicação: os Investimentos Estruturados (também denominados de alternativos) e Investimentos no Exterior; e a obrigatoriedade de certificação de administradores e demais pessoas que participam do processo decisório dos investimentos das Entidades. A elevação do percentual de aplicação do patrimônio dos planos de previdência em títulos de renda variável para 70% foi comunicada aos assistidos e entrou em vigor a partir de jan/2010 com a seguinte composição: Superconservador: sem alteração Conservador: sem alteração Moderado: 2010: mín. de 15%, máx. de 35% e média de 25% em renda variável 2009: mín. de 5%, máx. de 35% e média de 20% em renda variável Agressivo: 2010: mín. de 35%, máx. de 65% e média de 50% em renda variável 2009: mín. de 20%, máx. de 60% e média de 40% em renda variável 5

6 No que tange a gestão de riscos, o art 9º detalha as categorias de risco a serem monitoradas em suas atividades, destacando-se a segregação do risco sistêmico como principal alteração proposta por esta regulamentação: Art. 9º Na aplicação dos recursos, a EFPC deve identificar, avaliar, controlar e monitorar os riscos, incluídos os riscos de crédito, de mercado, de liquidez, operacional, legal e sistêmico, e a segregação das funções de gestão, administração e custódia. Desta forma, devido as alterações propostas, a HP Prev readequou sua política de investimentos a fim de atender as novas exigências. Esta revisão da política de investimentos entrou em vigor nas operações da Entidade a partir de

7 3. Investimentos 3.1. Cenário Econômico e o Mercado de Previdência 2º semestre de 2009 O segundo semestre de 2009 mostrou o ano de recuperação após a crise financeira de 2008, o Ibovespa se mostrou sólido durante o ano e acumulando rentabilidade de 82,66%. Outro indicador de recuperação é a entrada de recursos externos na Bolsa, que no ano de 2009 ficou positivo, registrando saldo recorde de R$ 20,6 bilhões. Ainda assim, a entrada de recursos estrangeiros não foi suficiente para cobrir a evasão registrada em 2008, que foi de R$ 24,6 bilhões. No cenário interno o IPCA fechou o ano com valorização de 4,31%, abaixo da meta inflacionária, porém, um pouco acima das previsões do mercado divulgadas no último Boletim Focus (4,28%). O ano de 2009 representou as EFPCs um ano de recuperação das perdas de 2008, a indústria de fundos de pensão elevou a participação no mercado de ações brasileiro devido a menor remuneração dos títulos federais de renda fixa, que levou os gestores a buscar investimentos com maior rentabilidade e risco, tentando garantir o cumprimento das metas atuariais, INPC mais juros de 6% anuais. 7

8 3.2. Evolução do Patrimônio - Consolidado A evolução apresentada no patrimônio líquido da HP PREV neste ano foi de aproximadamente 26,33%, apresentando em 31 de dezembro de 2009 um patrimônio líquido total de R$ Ao analisarmos a variação apenas deste segundo semestre de 2009, a HP Prev apresentou uma evolução de aproximadamente 11,23%. A seguir apresentamos a evolução patrimonial por plano: Plano Grupo HP: apresentou uma variação de aproximadamente 26,41% durante todo o ano de 2009 e durante o segundo semestre a evolução apresentada foi de 11,31%. Plano Agilent: apresentou uma variação de aproximadamente 25,43% durante todo o ano de 2009 e durante o segundo semestre a evolução apresentada foi de 10,30% Alocação do Patrimônio - Consolidado O Patrimônio da HP Prev está alocado entre os segmentos de renda fixa e renda variável (ações), não possuindo investimentos nos segmentos de imóveis e empréstimos a participantes. Renda Fixa: R$ ,44 correspondente a 79% dos ativos da HP Prev; Renda Variável: R$ ,36, correspondente a 21% do total dos ativos da HP Prev. Alocação do Patrimônio Consolidado 21% 79% Renda Fixa Renda variável 8

9 Distribuição dos Ativos - Consolidado Os ativos da HP Prev estão distribuídos em três gestores: 1 Gestor: Itaú: Responsável pela administração de R$ , correspondente a 42% dos ativos da HP Prev; 2 Gestor: HSBC: Responsável pela administração d e R$ correspondente a 38,8% do total dos ativos da HP Prev; 3º Gestor: Western: Responsável pela administração de R$ correspondente a 19,2% do total dos ativos da HP Prev. Distribuição do Patrimônio Consolidado - Gestores 42% 19% 39% HSBC Itaú Western 9

10 Composição da Carteira por Gestor - Consolidado O gestor Itaú é responsável pela administração de R$ e está distribuído da seguinte forma: Renda Fixa: R$ correspondente a 78% dos ativos alocados no gestor; Renda Variável: R$ correspondente a 22% dos ativos alocados no gestor. Alocação do Patrimônio HP Prev - Itaú 22% 78% Renda Fixa Renda Variável 10

11 HSBC é responsável pela administração de R$ e está distribuído da seguinte forma: Renda Fixa: R$ correspondente a 80% dos ativos alocados no gestor; Renda Variável: R$ correspondente a 20% dos ativos alocados no gestor. Alocação do Patrimônio HP Prev - HSBC 20% 80% Renda Fixa Renda Variável 11

12 Western é responsável pela administração de R$ e está distribuído da seguinte forma: Renda Fixa: R$ correspondente a 80% dos ativos alocados no gestor; Renda Variável: R$ correspondente a 20% dos ativos alocados no gestor. Alocação do Patrimônio HP Prev - Western 20% 80% Renda Fixa Renda Variável 12

13 3.3. Composição da Carteira - Plano HP Alocação do Patrimônio O Patrimônio da HP Prev está alocado entre os segmentos de renda fixa e renda variável (ações), não possuindo investimentos nos segmentos de imóveis e empréstimos a participantes. Renda Fixa: R$ ,32 correspondente a 79% dos ativos da HP Prev Plano HP; Renda Variável: R$ ,92 correspondente a 21% do total dos ativos da HP Prev Plano HP. Alocação do Patrimônio Plano HP 21% 79% Renda Fixa Renda variável 13

14 3.4. Composição da Carteira - Plano Agilent Alocação do Patrimônio O Patrimônio da HP Prev está alocado entre os segmentos de renda fixa e renda variável (ações), não possuindo investimentos nos segmentos de imóveis e empréstimos a participantes. Renda Fixa: R$ ,12 correspondente a 79% dos ativos da HP Prev Plano Agilent; Renda Variável: R$ ,44 correspondente a 21% do total dos ativos da Prev Plano Agilent. Alocação do Patrimônio Plano Agilent 21% 79% Renda Fixa Renda variável 14

15 3.5. Consolidados Resultados Acumulados Renda Fixa Ao analisarmos os investimentos realizados pelos gestores da HP Prev para o segmento de Renda Fixa podemos perceber uma rentabilidade próxima ao benchmark. Ao analisarmos segregado por gestor observamos que o Western apresentou melhor performance no período, superando o benchmark. Rentabilidade por perfil - Renda Fixa (acumulado no ano) 16,00% 14,00% 12,00% 10,00% 8,00% 6,00% 11,24% 10,67% 10,22% 9,96% 13,47% 13,28% 12,90% 12,90% 13,47% 13,41% 12,88% 12,90% 13,43% 13,38% 12,75% 12,90% 4,00% 2,00% 0,00% SC CO MO AG Western HSBC Itaú Benchmark 15

16 Renda Variável Avaliando os investimentos realizados pelos gestores da HP Prev para o segmento de Renda Variável podemos perceber rentabilidade próxima ao do benchmark. Analisando o segmento segregado por gestor, é possível notar que o Western, assim como no segmento de renda fixa, apresentou performance melhor no período superando o benchmark. Rentabilidade por perfil - Renda Variável (acumulado no ano) 84,00% 82,00% 80,00% 78,00% 76,00% 74,00% 72,00% 70,00% 68,00% 82,53% 76,12% 73,96% 72,85% 81,66% 80,06% 73,80% 72,85% 80,68% 81,73% 72,28% 72,85% 66,00% CO MO AG Western HSBC Itaú Benchmark 16

17 Carteira Consolidada Na rentabilidade consolidada apresentada pelos gestores da HP Prev, o Western se destacou em todos os segmentos, apresentando performance melhor no período, superando o benchmark. Rentabilidade por perfil - Consolidado(acumulado no ano) 45,00% 40,00% 35,00% 30,00% 25,00% 20,00% 15,00% 10,00% 5,00% 0,00% 11,24% 10,67% 10,35% 9,97% 18,17% 17,49% 17,03% 16,83% 26,35% 25,54% 24,06% 23,45% 40,08% 37,85% 35,04% SC CO MO AG 34,65% Western HSBC Itaú Benchmark 17

18 Meta Atuarial x Perfil Superconservador Ao compararmos a rentabilidade obtida pelo perfil de Superconservador com a taxa mínima atuarial adotada pela HP Prev (IGP_DI+5%aa), notamos que a entidade proporcionou aos participantes uma rentabilidade superior a taxa mínima em aproximadamente três vezes. A grande exposição de uma Entidade de Previdência Complementar é proporcionar aos seus participantes, no mínimo, a rentabilidade da sua taxa mínima atuarial, Logo, se os investimentos da Entidade não proporcionarem tal resultado, a mesma deve arcar com a diferença. Porém, conforme evidenciado no gráfico abaixo, a HP Prev vem proporcionado aos seus participantes conforto e tranquilidade com a performance apresentada. Comparativo meta atuarial e Perfil Superconservador - (Acumulado Ano) 12% 10% 8% 6% 10,40% 4% 2% 0% Rentabilidade anual - Perfil Superconservador 3,49% Meta atuarial (IGP_DI+5%aa) Rentabilidade anual - Perfil Superconservador Meta atuarial (IGP_DI+5%aa) 18

19 DNP Divergência Não Planejada O art. 11 da Instrução SPC nº 14/2007 estabelece que a Entidade Fechada de Previdência Complementar deve elaborar justificativa técnica e relatório de providências adotadas quanto à manutenção ou não dos ativos que compõem as carteiras de investimentos dos planos de benefícios. A justificativa deve ser apresentada quando da ocorrência da Divergência não Planejada negativa, que é apurada mensalmente, em três meses consecutivos, em quatro dos últimos seis meses ou ainda no somatório dos últimos doze meses. Conforme evidenciado pela Diretoria-Executiva da HP Prev podemos observar que a Entidade vem monitorando seu desempenho e tomando providências cabíveis para manter-se em adequação com a regulamentação. De acordo com o relatório de providências e justificativa técnica, emitido pelos membros da Diretoria-Executiva da HP Prev, a entidade considera que deve manter a estratégia de investimento adotada a fim de obter bons resultados de longo prazo. Foi aprovado pela Diretoria Executiva em 31/07/2009, o documento contendo a Justificativa Técnica e o Relatório de Providências que traz a recomendação de manter a estratégia de investimentos adotada para os recursos dos planos de Benefícios HP e Agilent, mesmo diante da ocorrência da Divergência Planejada negativa verificada na apuração dos resultados de maio e junho de Em setembro de 2009 foi publicada a resolução n , que dispõe sobre as diretrizes de aplicação dos recursos garantidores dos planos administrados pelas entidades fechadas de previdência complementar. Define ainda que: A EFPC deve acompanhar e gerenciar o risco e o retorno esperado dos investimentos diretos e indiretos com o uso de modelo que limite a probabilidade de perdas máximas toleradas para os investimentos. Parágrafo único - Até a implementação de modelo próprio de monitoramento do risco mencionado no caput, a EFPC deve calcular a divergência não planejada entre o resultado dos investimentos e o valor projetado para estes investimentos. 19

20 Portanto, a partir do próximo semestre não será mais necessária a apuração da Divergência Não Planejada em virtude de a Entidade possuir através de um terceiro (prestador de serviço) um modelo próprio para gerir o retorno esperado de seus investimentos. 20

21 4. Reavaliação das Projeções e Hipóteses Atuariais Com base nos Resultados da Avaliação Atuarial de 31/07/2009, apresentados pela Consultoria, observamos que as hipóteses e métodos utilizados na avaliação atuarial são apropriados e atendem a Resolução CGPC nº 18 que estabelece os parâmetros técnico-atuariais para estruturação de plano de benefícios de entidades fechadas de previdência complementar. Foi deliberado em reunião pelo Conselho Deliberativo de 22/12/2009, após a aprovação por unanimidade dos resultados das avaliações atuariais referentes aos Planos de Benefícios HP e Agilent, com data-base 31/7/2009, considerando o cenário III proposto, com juros de 4,5% e tábua AT-2000 para todos os planos. A mudança na taxa de juros para 4,5% reflete a tendência de longo prazo prevista para a redução na taxa básica de juros após o cenário de crise ocorrido em 2008 e o processo de recuperação da economia iniciado em Já a adoção da tábua AT-2000 está mais condizente com a realidade demográfica e expõe a Entidade a um risco menor de insolvência em função de um índice maior de longevidade da população. Contudo, considerando que a divulgação dos resultados do DRAA devem ser realizados semestralmente, optou-se pela postergação da divulgação do parecer final sobre o DRAA para o próximo relatório, a fim de não atrasar a divulgação da presente manifestação do Conselho Fiscal. 21

22 5. Regulamento do Plano de Gestão Administrativa PGA Publicada em 31 de Agosto de 2009, a Resolução MPS/CGPC N 29, que dispõem sobre novos critérios e limites para custeio das despesas administrativas de EFPC. Para adequação a nova regulamentação a HP Prev elaborou um Regulamento do Plano de Gestão Administrativa cuja finalidade é disciplinar as regras, normas e critérios para gestão dos Planos de Benefícios HP e Agilent, administrados pela HP Prev. No regulamento do plano foram definidas: Competências de cada um dos órgãos estatutários da Entidade Orçamento anual e suas condições Fontes do custeio administrativo Constituição do Plano de Gestão Administrativa e da Gestão e Aplicação de Recursos Reorganizações e Alterações nos Planos e na HP Prev Disposições Gerais Foi elaborada pela Diretoria Executiva a proposta do Programa de Gestão Administrativa - PGA para o exercício de 2010 e posteriormente encaminhado ao Conselho Deliberativo para aprovação. Em 30 de dezembro de 2009, foram aprovados o Orçamento Geral da Entidade, o Regulamento do Plano de Gestão Administrativa, as propostas para as fontes de custeio administrativas para 2010, os critérios quantitativos e qualitativos e as metas para os indicadores de gestão. 22

23 6. Execução Orçamentária Em consonância com a Resolução MPS/CGPC nº 13 de , a Entidade deverá apresentar o acompanhamento de sua execução orçamentária a cada manifestação do Conselho Fiscal, que o emitirá no mínimo semestralmente. Na elaboração do acompanhamento orçamentário do 2º Semestre de 2009 foram confrontados dados dos balancetes consolidados acumulados até dezembro/2009 com o orçamento aprovado para o respectivo período no ano de 2009, conforme demonstramos abaixo: Anual 2009 Receita Previd. Despesa Previd. Custeio Administrativo Despesa Administrativa Desp. Investimento Plano HP Orçado Realizado % Contribuições ,00 3% Portabilidade % Benef. Prest. Mensal % Benef. Prest. Única n/a Atualização s/ benefício 640 n/a Restituição n/a Portabilidade n/a Total % % % % Anual 2009 Receita Previd. Despesa Previd. Plano Agilent Orçado Realizado % Contribuições ,4% Portabilidade n/a Benef. prest. mensal ,5% Benef. prest. única n/a Restituição 0 n/a Portabilidade 0 0 n/a Total ,7% Custeio Administrativo ,9% Despesa Administrativa ,6% Desp. Investimento ,5% Conforme evidenciado nas tabelas acima, o acompanhamento orçamentário apresentou algumas variações entre realizado e orçado em Um dos itens que mais se destacou diz respeito a uma decisão do participante, sendo ele uma Receita Previdenciária, a Portabilidade, ou seja, o participante possui a qualquer momento a opção 23

24 de portar seu saldo de contribuições para outras Entidades, dificultando assim prever o montante a ser realizado. Já a variação mais significativa do Plano Agilent refere-se ao decréscimo no valor das contribuições da Receita Previdenciária. Esta variação deve-se a suspensão pelo período de 4 meses da contribuição da Patrocinadora neste fundo. Esta suspensão foi realizada no período de julho a outubro de 2009, segundo alteração da regulamentação que permite a suspensão de 6 meses de contribuição dentro do período de 1 ano. Não fosse esta suspensão, as premissas orçadas para esta receita atingiriam as estimativas. Além disso, as despesas de investimento apresentaram um aumento em ambos os planos. Essa variação justifica-se pelo acompanhamento da taxa de administração dos planos com a variação positiva do Realizado x Orçado (quanto maior o ganho do fundo, maior a taxa de administração). Sugerimos uma contínua adequação e aperfeiçoamento da Execução Orçamentária no sentido de minimizar as diferenças apontadas no quadro acima. Resguardando assim a performance administrativa da Entidade. 24

25 7. Participantes A seguir apresentamos a estatística de quantidade de participantes por vínculo com a HPPrev. Participantes Vínculo PlanoHP Plano Agilent Acumulado Ativos Autopatrocinados Aposentados Diferidos Expatriados Não contribuintes Deslig. Aguardando Total por plano Destaca-se a maior representatividade dos participantes do Plano HP em todas as categorias de vínculo, ressaltando a sua representatividade no portfólio de planos de previdência da HP Prev. 25

26 8. Gestão de Riscos e Controles Internos 8.1. Acompanhamento dos Planos de Ação para Minimizar os Riscos Identificados Código de Ética e Manual de Governança Status atual: O Código de Ética e Manual de Governança foram aprovados pelo Conselho Deliberativo em reunião realizada no dia 15/09/ Risco Operacional Status atual: A Res. CGPC 13 de 2004, que trata do dever das EFPC de adotarem princípios e regras de governança e controles internos, determina que é de responsabilidade da entidade adotar procedimentos de verificação das informações fornecidas a ela, inclusive pelas patrocinadoras. Em 2008 identificamos inconsistências de dados em arquivos de contribuição gerados pela patrocinadora HP. Tais inconsistências foram corrigidas pela patrocinadora sem prejuízo para os participantes, tendo a patrocinadora se comprometido a aperfeiçoar seu processo visando eliminar novas ocorrências. Considerando este contexto, os arquivos mensais tem sido analisados mensalmente sendo que até dez/2009 constatamos que todas as opções de adesão ou alterações semestrais de contribuição ou perfil de investimento vem sendo processadas corretamente pelas patrocinadoras HP e Agilent. É importante ressaltar que esse acompanhamento vem sendo feito manualmente pela entidade. A adoção por parte das patrocinadoras do novo layout de arquivo mensal desenvolvido por nosso prestador de serviço EHRO, possibilitará tornar esse processo automático garantindo a integridade e segurança dos dados, bem como, o cumprimento da legislação em vigor (Res. CGPC 13 e IN 26 lavagem de dinheiro). Contudo, até a adequação da disponibilização de mão-de-obra por parte da EHRO, mantém-se o status deste risco igual ao apontado no relatório anterior, ou seja, ainda pendente de melhoria para o cumprimento de suas obrigações. E, a fim de garantir a correta manutenção das bases históricas da Entidade, esta assume a responsabilidade pela realização da análise e correção dos dados que apresentaram inconsistências, com prazo limite no primeiro semestre de

27 Manual para Seleção, Contratação e Avaliação de Terceiros e Manual de Comunicação Status atual: Os manuais acima citados foram propostos pela Diretoria Executiva e aprovados pelo Conselho Deliberativo em 05/10/2009. De acordo com a ata da reunião o manual para Seleção, Contratação e Avaliação de Terceiros possui anexo um formulário de avaliação que contém um questionário de autoavaliação de fornecedor, elaborado com a finalidade de minimizar os riscos inerentes ao processo de terceirização. Referente ao Manual de Comunicação, o documento visa promover o melhor gerenciamento do relacionamento da Entidade com seus colaboradores, diretores, participantes, órgãos reguladores e mídia, numa relação de respeito, transparência, equidade e responsabilidade. 27

28 8.2. Monitoramento das obrigações através do Sistema ICTNet A HP Prev está realizando suas obrigações conforme o calendário de obrigações legais fornecido às EFPC pela ABRAPP (Associação Brasileira das Entidades Fechadas de Previdência Complementar). Para facilitar a gestão de obrigatoriedades, mantemos o controle através do sistema de gerenciamento de riscos e controles ICTNet RiskOffice, módulo Plano de Ação, Plano de Ação Recorrente, com o objetivo de assegurar, em todos os casos, que as irregularidades sejam identificadas, reportadas e resolvidas tempestivamente, possibilitando a Entidade a apresentar aos órgãos reguladores comprovações de que possui organização, procedimentos e meios adequados para realizar às suas atividades. O objetivo é assegurar que todas as obrigações legais, sejam as que se encontram terceirizadas ou as realizadas internamente, sejam cumpridas dentro do prazo legal não expondo a entidade ou seus dirigentes à penalidades previstas na legislação pelo não cumprimento da mesma. No 2º Semestre de 2009 a HP Prev iniciou o monitoramento de suas obrigações internas. O relatório de acompanhamento completo, com todas as obrigações legais e internas e os devidos acompanhamentos, encontra-se disponível para consulta na Entidade. 28

29 8.3. Indicadores de Desempenho No 1º Trimestre de 2009, a HP Prev começou a utilizar o Módulo de Indicadores, do Sistema ICTNet, buscando monitorar o desempenho de seus colaboradores, através da conclusão das obrigações legais, cadastradas no Módulo Planos de Ação. O Indicador de Desempenho é apurado a partir de duas variáveis, sendo elas: Total de etapas finalizadas no sistema com atraso no período / Total de etapas do período. O Indicador objetiva monitorar o comprometimento dos colaboradores em acessar o Sistema ICTNet e finalizar suas atividades, evitando principalmente o não cumprimento das obrigações legais. A meta adotada para o indicador de desempenho para o ano de 2009 era manter-se abaixo de 15%, ou seja, aceitava-se que, no máximo, 15% das atividades referentes ao cumprimento das obrigações legais fossem baixadas atrasadas no período (mensal). Já para o ano de 2010 ajustamos a meta para o indicador de desempenho de 15% para 5% das atividades referentes ao cumprimento das obrigações legais fossem baixadas atrasadas no período. 29

30 8.4. Atividades programadas para o 1 Semestre de A seguir destacamos algumas das atividades que a Administração da HP Prev planeja implementar no 1 semestre de 2010: Iniciar 2 Ciclo de Autoavaliação de Riscos e Cont roles HP Prev considerando as seguintes etapas: Revisão da lista de atividades desenvolvidas na Entidade Revisão da associação as atividades / processos aos seus responsáveis Revisão da definição do critério de mensuração para o processo de autoavaliação Associação dos riscos nas atividades Mensuração de impacto e frequência dos riscos associados às atividades Elaboração da matriz de risco do 2º ciclo de autoavaliação; Associação dos controles e requisitos; Realização de autoavaliação (responder o questionário de controles); Análise e apresentação dos resultados; Definição dos planos de ação a serem priorizados. Estudar a implementação do Módulo de Normas. 30

31 9. Atividades Operacionais previstas para 2010 Adesão da EDS ao Plano HP o o Planejar e realizar a adesão dos colaboradores da EDS ao Plano HP; Avaliar a adequação da estrutura operacional atual a fim de atender adequadamente aos participantes provenientes da EDS (estima-se que participantes do Plano HP dobrem com essa adesão). Adesão da Varian ao Plano Agilent o o Planejar e realizar a adesão dos colaboradores da Varian ao Plano Agilent; Avaliar a adequação da estrutura operacional atual a fim de atender adequadamente aos participantes provenientes da Varian (estima-se que participantes do Plano Agilent dupliquem com essa adesão). 31

32 10. Considerações finais A HP PREV está realizando as obrigações legais e regulamentares propostas às EFPC, adotando princípios, regras e práticas de governança, além de zelar pela adequação e aderência da política de investimento, das premissas e das hipóteses atuariais dos planos de benefícios e do acompanhamento orçamentário, conforme solicitado pela SPC (Secretaria de Previdência Complementar), através da Resolução CGPC nº 13 de Compromisso com seus objetivos. A EFPC deve manter estrutura suficiente para administrar seus planos de benefícios, evitando desperdícios de qualquer natureza ou a prática de custos incompatíveis. Art. 7 da Resolução CGPC nº 13 de , com isso, garantindo os objetivos da Entidade de administrar e executar planos de benefícios de natureza previdenciária, conforme definido nos Regulamentos dos Planos de Benefícios administrados pela HP Prev. São Paulo, 04 de março de Vanderlei Aguilar Dourival Ramos Sandro Schiavo 32