Mestrado Integrado em Engenharia Electrotécnica e de Computadores. Manual de Qualidade

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1 Mestrado Integrado em Engenharia Electrotécnica e de Computadores Manual de Qualidade ACM1 Instrumentação de Tanque equipa: Sistemas de Engenharia Automação e Instrumentação André dos Santos Oliveira Bernardo Miguel Carvalho Silva Bruno Miguel Fernandes Augusto Diana Marina de Sousa Neves Fátima Cristina Oliveira Airosa Filipe dos Santos Teixeira Flávio Jorge Rodrigues de Amorim Henrique Luís dos Santos Pinto Miguel Freire Pimentel Morais Rui Miguel Jordão Xavier Dezembro de 2014 Versão 2.2

2 Controlo de Versões do Documento Versão Data Descrição Autores /10/ /10/ /10/ /10/ /10/ /10/ /12/2014 Criação do documento e formulação das várias regras Acrescentada a capa e os subcapítulos 5.4, 5.5 e 5.6 Acrescentados o capítulo 4 e subcapítulos 5.7, 5.8, 5.3 e 6 Acrescentados o capítulo 3 e subcapítulos 5.1 e 5.2 Acrescentados os anexos Revisão de texto Alteração do logótipo da equipa Regras da avaliação interna Acrescentada a lista de figuras e de tabelas Alteração dos subcapítulos 5.7 e 5.8, capitulo 6 e templates Alteração da avaliação Todos os elementos Filipe Teixeira Bruno Augusto Fátima Airosa Fátima Airosa e Bruno Augusto Fátima Airosa Fátima Airosa 2

3 Índice Manual de Qualidade Controlo de Versões do Documento... 2 Lista de Figuras... 4 Lista de Tabelas Objetivo Equipa Constituição da Equipa Contactos da Equipa Responsabilidades Divisão de Projeto e suas Sub-Equipas Procedimentos e Regras Desenvolvimento de Atividades e Bem-estar da equipa A Convocatória da Reunião Regras de Avaliação Interna Regras relativas às reuniões Reunião Semanal Reunião com o Cliente To-Do List Ata da Reunião Terminologia usada e Controlo de Versões da Documentação Formatação e Revisão da Documentação Formatação da Documentação Revisão da Documentação Repositório e Ferramentas Utilizadas Dropbox: Organização do Repositório e sua Composição Ferramenta de Comunicação Ferramenta Online - Site Google Docs Outras Ferramentas A. Anexos Template Convocatória Template Ata Template Relatório Semanal Template Documentos Template Avaliação

4 Lista de Figuras Figura 1 - Diagrama de revisão de documentação Figura 2 - Repositório da Equipa Figura 3 Ferramenta de comunicação: paginda do Facebook da Equipa F Figura 4 Ferramenta de online Lista de Tabelas Tabela I - Contituição da equipa... 6 Tabela II - Contatos da equipa... 6 Tabela III - Responsabilidades e cargos dos membros... 7 Tabela IV - Sub-Equipas formadas... 7 Tabela V - Formatação do nome dos documentos

5 3. Objetivo Este documento foi criado com o intuito de formular um conjunto de regras para o trabalho a ser realizado, garantindo que todos os elementos da equipa conheçam os princípios da mesma, quer em funcionamento, estruturação e metodologia usados. Este documento contém: Informações relativas a todos os elementos da equipa, e quais as suas responsabilidades dentro da mesma; Informações das reuniões, distribuições de tarefas, o seu planeamento e tomadas de decisões; Determinação das tecnologias usadas durante o desenvolvimento do projeto; Templates usados para convocatórias, atas e avaliações. 5

6 4. Equipa Neste capítulo será abordada a constituição da equipa e forma como esta se organizou internamente. 4.1 Constituição da Equipa Código de Aluno Nome Sigla Fotografia André dos Santos Oliveira AO Bernardo Miguel Carvalho Silva BS Bruno Miguel Fernandes Augusto BA Diana Marina de Sousa Neves DN Fátima Cristina Oliveira Airosa FA Filipe dos Santos Teixeira FT Flávio Jorge Rodrigues de Amorim FJ Henrique Luis dos Santos Pinto HP Miguel Freire Pimentel Morais MM Rui Miguel Jordao Xavier RX Tabela I - Contituição da equipa 4.2 Contactos da Equipa Nome Sigla Nº Telefone André Oliveira AO ee12248@fe.up.pt Bernardo Silva BS ee10016@fe.up.pt Bruno Augusto BA ee10156@fe.up.pt Diana Neves DN ee05051@fe.up.pt Fátima Airosa FA ee07336@fe.up.pt Filipe Teixeira FT ee09156@fe.up.pt Flávio Amorim FJ ee08191@fe.up.pt Henrique Pinto HP ee09143@fe.up.pt Miguel Morais MM ee10045@fe.up.pt Rui Xavier RX ee09278@fe.up.pt Tabela II - Contatos da equipa 6

7 4.3 Responsabilidades Nome Sigla Cargo Função André Oliveira AO Gestor da Equipa Técnica Faz a ponte entre equipa técnica e de gestão Bernardo Silva BS Gestor do site Criação do site e sua manutenção Bruno Augusto BA Lider de Projeto+Moderador Gerir conflito + Moderar reuniões Diana Neves DN Gestora de Reunioes Convocatórias; Escrita e doc. preliminar; Fátima Airosa FA Gestora de Projeto + Vice-Lider Criação de: Atas; To-do List; Repositório; Filipe Teixeira FT Gestor Auxiliar de Projeto Criação de: Convocatórias; Relatorio Semanal; Flávio Amorim FJ Gestor de comunicacao Comunicação com Cliente e com Orientador Henrique Pinto HP Gestor dos Auditores Internos Gestão das avaliações e revisões Miguel Morais MM Auditor Interno Avaliação e Revisão da documentação Rui Xavier RX Auditor Interno Avaliação da qualidade da documentação Tabela III - Responsabilidades e cargos dos membros 4.4. Divisão de Projeto e suas Sub-Equipas Código de Aluno Nome Sigla Fotografia André dos Santos Oliveira AO Mediçao de forças Diana Marina de Sousa Neves DN Bruno Miguel Fernandes Augusto BA Flávio Jorge Rodrigues de Amorim FJ Fátima Cristina Oliveira Airosa FA Filipe dos Santos Teixeira FT Miguel Freire Pimentel Morais MM Rui Miguel Jordao Xavier RX Bernardo Miguel Carvalho Silva BS Henrique Luis dos Santos Pinto HP Criação de Fluxo Gestão do grupo Localização subaquática Localização à superficie Tabela IV - Sub-Equipas formadas 7

8 5. Procedimentos e Regras 5.1 Desenvolvimento de Atividades e Bem-estar da equipa Em caso de dificuldade com uma tarefa atribuída, e da responsabilidade de cada elemento, requisitar ajuda junto dos outros membros da equipa; Avisar toda a equipa com a devida antecedência em caso de atraso em alguma tarefa; Todos os membros da equipa são responsáveis por se manter atualizados do trabalho realizado; Respeitar os tempos de intervenção de cada membro em cada reunião; O membro responsável por uma tarefa tem a obrigação de fazer o update do estado da mesma na ToDoList; 5.2 A Convocatória da Reunião As convocatória das reuniões deverão ser realizadas e enviadas, via , para os elementos da equipa, pelo menos, com uma antecedência de 48 horas à data da reunião. Tem como objetivo convocar todos os elementos da equipa, com o intuito de serem abordados assuntos relacionados com o projeto. A convocatória é elaborada de forma a possibilitar todos os participantes a preparação prévia dos assuntos a serem discutidos na reunião. Todos os elementos deverão confirmar a sua presença até 24h antes da reunião. Deverá então seguir o template definido pelo grupo contendo os seguintes elementos: Data, hora e local onde ocorreu a reunião; Elementos Convocados; Motivo; Ordem de tarefas; Atribuições de tarefas; Moderador; Secretário Regras de Avaliação Interna Para que existisse rigor e clareza na avaliação individual interna foi necessário criar regras na forma como esta seria realizada. A avaliação interna será realizada com a periocidade no mínimo 15 dias a um máximo de 21 dias, deste modo podem ser ajustada para quando haja uma paragem no calendário escolar, são também feitas de forma anónima. Cada membro da equipa deverá avaliar todos os restantes elementos numa escala de 0-10 em cada um dos seguintes critérios: o Assiduidade (10% ): estar presente nas reuniões agendadas, por cada falta injustificada o elemento é penalizado em 2 pontos; o Pontualidade (5%): cumprir o limite de 10 minutos para o inicio da reunião, caso não esteja presente no início da reunião o elemento é penalizado em 1 ponto; o Cumprimento de Prazos (25%): cumprir prazos definidos na todolist; o Cumprimento de Objetivos (35%): qualidade do trabalho produzido, cumprimentos dos objectivos propostos e organização; o Trabalho de Equipa (25%): mostrar disponibilidade para ajudar os outros e ser proactivo, ter iniciativa. Caso algum membro não concorde com a nota atribuída poderá pedir ao Gestor de Projeto que seja incluído numa das reuniões seguintes a discussão de notas, a fim de determinar o porquê da sua nota. 8

9 5.4 Regras relativas às reuniões Durante este subcapítulo serão expostas as regras pelas quais as reuniões da equipa serão regidas, nomeadamente: Sempre que um membro souber que não poderá estar presente numa reunião ou que chegará atrasado, deverá avisar o Gestor de Projeto ou o Gestor auxiliar com 4 horas a 12 horas de antecedência. O início da reunião terá uma tolerância máxima de dez minutos (10mins) após a hora estipulada na convocatória previamente enviada; Quando um membro chegar após já se ter cumprido um período de tempo equivalente a meia reunião, a sua presença será considerada como falta injustificada. A sua permanência após chegada tardia porém será de caráter obrigatória para cumprir o máximo de objetivos a que se tinha proposto. Deverá estar presente na reunião um moderador cujo papel passa por gerir o fluxo da mesma e garantir que os objetivos a cumprir no decorrer desta são atingidos; Deverá também existir um relator, responsável pela tomada de todas as notas que sintetizem os assuntos abordados na reunião para posterior elaboração da ata; Para uma reunião ser considerada oficial e poderem ser tomadas decisões terão de estar presentes pelo menos seis (6) elementos da equipa; A tomada de decisões durante as reuniões será feita de duas formas: o Caso estejam presentes todos os elementos da equipa procurar-se-á obter unanimidade na decisão e, se esta não for obtida, proceder-se-á a uma votação e a decisão surgirá por maioria; o Caso esteja presente apenas o número mínimo requerido de elementos da equipa (6), qualquer decisão a tomar terá de ser obtida por unanimidade; O uso de equipamentos eletrónicos fica apenas confinado a alguma atividade onde sejam necessários e benéficos para o decorrer da reunião e deverão ser colocados em silêncio para não perturbar a dinâmica da equipa; Por cada hora de reunião será feito um intervalo com a duração de cinco minutos Reunião Semanal A reunião semanal obrigatória será realizada às terças-feiras imperativamente das 8h30 até às 12h; A reunião da equipa com o orientador ocorrerá também às terças-feiras a partir das 9h; Todos os documentos a ser utilizados durante as reuniões semanais deverão ser atualizados e colocados nos respetivos repositórios até à meia-noite da segunda-feira anterior; Reunião com o Cliente As reuniões entre a equipa e o cliente terão de ter um elemento responsável por tomar todas as notas necessárias; Existe um limite de quatro elementos da equipa (um por sub-equipa) aquando das reuniões com o cliente. Todas as perguntas a serem realizadas ao cliente deverão ser aprovadas por o Gestor da equipa técnica. 9

10 5.5 To-Do List Seguidamente irão ser apresentadas algumas diretrizes a ser usadas na criação e manutenção de uma To-Do List: Primeiramente, esta terá de ser atualizada e divulgada após a reunião semanal; Deverá tornar possível a verificação do progresso de cada tarefa; Deverá ser analisada e posteriormente aprovada por todos os elementos da equipa; Por último deverá ser composta por: o Estado da tarefa; o Descrição da tarefa a ser realizada; o Prazo de entrega (deadline); o Prazo em que foi concluído; o Como foi concluída a tarefa ( a Tempo; Atrasado; Por Acabar ) o Nome do responsável pela tarefa; o Campo de notas sobre a tarefa. 5.6 Ata da Reunião As Atas das reuniões serão elaboradas após cada reunião, através das notas tiradas pelo Relator. Este documento tem o intuito de registar, formalmente, as decisões tomadas durante as reuniões. Deverá então seguir o template definido pelo grupo contendo os seguintes elementos: Data, hora e local onde ocorreu a reunião; Moderador; Relator; Elementos da equipa que participaram; Elementos da equipa ausentes; Ordem das tarefas seguida; Conclusões retiradas; Próximas tarefas já definidas; Data e assuntos a tratar numa próxima reunião. A ata resultante de cada reunião terá de ser revista por cada elemento da equipa e posteriormente aprovada pelo Auditor da Equipa. 5.7 Terminologia usada e Controlo de Versões da Documentação Neste subcapítulo será abordada como se vai realizar a identificação de todos os documentos que irão ser produzidos pela equipa. É importante que isto fique definido de forma a não haver enganos nem problemas no reconhecimento dos mesmos. Na tabela seguinte pode ser consultado o formato (por passos) que foi adotado: Campo Exemplo Nome reduzido do doc C, Ata, RS, TD, MQ Numero:n(x) n1 Versão: v(y.z) v2.1 Data: AAAA-MM-DD Formato: Nome_n(x)_v(y.z)_Data C_n1_v2.1_ Tabela V - Formatação do nome dos documentos 10

11 Simbologia utilizada para nomes reduzidos dos docs: C -> Convocatória Ata -> Ata das reuniões RS -> Reunião Semanal TD -> To-Do List MQ -> Manual de qualidade MS -> Market Survey AR -> Análise de Requisitos PR -> Plano de Riscos PQ -> Plano da Qualidade OR -> Orçamento SC -> System Concept RF -> Relatório Final AF -> Apresentação Final GD -> Guião da Demo MI -> Manual de Instruções 5.8 Formatação e Revisão da Documentação Formatação da Documentação O texto deverá sempre estar justificado. Todas as imagens e tabelas terão de estar centradas Todas as tabelas deverão ser realizadas em Excel e coladas posteriormente no Word como uma imagem centrada, guardando-se o Excel para o caso de haver necessidade de posteriores alterações. Estilo de formatação das letras: a. Cabeçalho1: Tipo de letra: (Calibri Light) +Cabeçalhos (Calibri Light), 16 pt, Cor do tipo de letra: Cor 1, Espaço Antes: 12 pt Depois: 0 pt, Manter com o seguinte, Manter linhas juntas, Nível 1, Estilo: Ligado, Mostrar na galeria de Estilos, Prioridade: 10 b. Cabeçalho2: Tipo de letra: (Calibri Light) +Cabeçalhos (Calibri Light), 13 pt, Cor do tipo de letra: Cor 1, Espaço Antes: 8 pt Depois: 0 pt; c. Cabeçalho3: Tipo de letra: (Calibri Light) +Cabeçalhos (Calibri Light), 12 pt, Cor do tipo de letra: Cor 1, Espaço Antes: 6 pt Depois: 0 pt; d. Normal : Tipo de letra: (Calibri (Corpo) +Corpo (Calibri), 11pt, Esquerda Espaçamento entre linhas: simples, Espaço Antes: 2 pt Depois: 0 pt; Revisão da Documentação Sendo colocado um documento no repositório de documentos na pasta provisório, os elementos da equipa que não forem os autores do mesmo, terão o prazo máximo de 24 horas para comunicar ao Auditor Interno as correções que acham pertinentes. Terminado este prazo, o documento deverá ser corrigido e validado pelo Auditor Interno, que têm a também a obrigação de passar o documento para uma versão final em PDF. No seguinte diagrama é demonstrado o sistema proposto: Figura 1 - Diagrama de revisão de documentação 11

12 6. Repositório e Ferramentas Utilizadas 6.1. Dropbox: Organização do Repositório e sua Composição A equipa usará a plataforma de armazenamento e partilha de arquivos Dropbox. Esta ferramenta foi escolhida por unanimidade visto que todos os membros da equipa se encontram familiarizados com esta. Todas as pastas e sub-pastas foram criadas com o intuito de proporcionar uma pesquisa simplificada dos itens pretendidos e mantendo uma organização coerente e funcional. A seguinte imagem traduz por completo como se encontra organizado e hierarquizado o repositório criado: Figura 2 - Repositório da Equipa 6.2. Ferramenta de Comunicação Para que se conseguisse uma comunicação rápida e eficaz e uma vez que todos os membros são utilizadores da plataforma, escolheu-se o Facebook como ferramenta de comunicação. Uma vez mais a escolha foi realizada unanimemente uma vez que todos os membros da equipa asseguram que a consulta desta ferramenta era mais frequente que a do . 12

13 Figura 3 Ferramenta de comunicação: paginda do Facebook da Equipa F 6.3. Ferramenta Online - Site Para uma maior facilidade de distribuição de documentos finais e comunicação com as partes externas à equipa envolvidas no projeto (orientador, professores e cliente) foi decido criar esta ferramenta. O site criado encontra-se alojado em: Figura 4 Ferramenta de online 13

14 6.4. Google Docs O uso desta ferramenta adveio da necessidade da equipa ter documentos que possa editar simultaneamente e com permissões diferentes Outras Ferramentas Outras ferramentas utilizadas: Microsoft Word Produção de documentação Microsoft Excel Produção de tabelas Diagram Designer Produção de diagramas e ilustrações GanttProject Produção de diagramas de Gantt 14

15 A. Anexos Template Convocatória 15

16 Template Ata 16

17 Template Relatório Semanal 17

18 Template Documentos 18

19 Template Avaliação Na imagem seguinte pode ser observado o template para a 1 avaliação, o avaliador avalia todos os outros membros do grupo sem fazer uma autoavaliação. No final as notas são divididas por 9 de modo a obter a nota individual de cada membro.