MANUAL DO FUNCIONÁRIO CONDOMINIAL. Versão Janeiro/2017

Transcrição

1 FUNCIONÁRIO CONDOMINIAL Versão Janeiro/2017

2 Com quase 35 anos de mercado, a Protel é conhecida pelo seu compromisso e credibilidade na gestão de condomínios. Este manual foi desenvolvido para garantir a qualidade dos serviços prestados por quem atua diretamente com nossos condôminos e usuários. Tenha uma boa leitura! protel.com.br Escritório Barra da Tijuca Rua Alceu Amoroso Lima, 65 Loja C Escritório Leblon Av. Ataulfo de Paiva, 725 Loja K

3 SUMÁRIO Apresentação pág ASPECTOS GERAIS pág O QUE É PROIBIDO pág RESPONSABILIDADES POR ÁREA DE ATUAÇÃO pág Zelador pág Portaria pág Faxineiro pág Manutenção pág Recepcionista pág. 25

4 1. ASPECTOS GERAIS

5 1. ASPECTOS GERAIS Os funcionários devem cumprimentar respeitosamente os condôminos, visitantes, prestadores de serviços e funcionários; Ser pontual em seus horários; Usar uniforme fornecido pelo condomínio, diariamente, mantendo o mesmo em perfeitas condições; Não utilizar-se de linguagem informal (gírias); Todo funcionário, seja qual for a sua função, deverá se apresentar para o início do trabalho devidamente barbeado, com o cabelo cortado e penteado, com os sapatos, EPI e uniformes rigorosamente limpos e corretos. Para o pessoal feminino, os cabelos devem estar bem cuidados, a maquiagem deve ser discreta, as unhas tratadas e o perfume suave; As atitudes e posturas relaxadas não são permitidas, principalmente em dependências frequentadas pelos condôminos; Nenhum funcionário poderá ler jornais, revistas, livros ou ligar rádio portátil durante o seu horário de trabalho; Objetos ou dinheiro porventura achados nas dependências do condomínio pelos funcionários ou por outrem, deverão ser imediatamente levados ao porteiro chefe, gerente ou ao sindico, para que sejam encaminhados aos seus legítimos donos; 5

6 1. ASPECTOS GERAIS Qualquer problema pessoal do funcionário que tenha relação com o seu trabalho, deve ser encaminhado ao síndico/gerente e este, posteriormente, ao setor de Recursos Humanos da administradora para que, após examinado, encontre uma solução adequada As dependências e aparelhos destinados aos funcionários deverão ser mantidos rigorosamente limpos e em perfeito funcionamento; Todo funcionário, quando por motivo justificável, tiver de chegar atrasado ou faltar ao serviço, deverá comunicar ao gerente ou síndico o mais cedo possível, a fim de que a sua substituição seja providenciada sem prejuízo do serviço; É vedado ao funcionário marcar ponto de outro funcionário; Sempre que mudar de residência o funcionário deve comunicar imediatamente o seu novo endereço ao gerente ou síndico para que este encaminhe, por escrito, ao departamento pessoal da administradora; Os funcionários são os responsáveis diretos pelo material, uniforme, equipamento de proteção individual e dependências que lhe forem confiadas, devendo conservá-los em perfeito estado, obrigando-se a indenizar o condomínio em caso de perda, dano ou inutilização total; Todos os funcionários seguirão as normas da rotina estabelecida e somente o síndico/gerente poderão alterá-las, sendo o seu cumprimento fiel e imediato; 6

7 2. O QUE É PROIBIDO

8 2. O QUE É PROIBIDO É expressamente proibido a todo funcionário: Fumar em todas as áreas do condomínio, conforme legislação em vigor; Falar em voz alta, proferir palavras de baixo calão em qualquer dependência do condomínio, bem como cantar e assoviar; Usar telefones do condomínio para conversas pessoais, salvo para comunicação urgente e rápida com a própria família e, assim mesmo, só podendo usar o telefone que for destinado para tal fim, com autorização do gerente/síndico, cabendo ao usuário o reembolso do pagamento da ligação; Permitir o uso do telefone do condomínio a terceiros, sem motivo relevante, que somente poderá ser aceito em caso de ligações de emergência, devendo a mesma ser feita pelo funcionário responsável em serviço; Transitar, entrar e permanecer em dependências estranhas ao próprio trabalho, salvo quando em serviço; Servir-se ou ser servido de alimentos ou bebidas nas dependências do condomínio. As refeições dos funcionários só poderão ser tomadas nos lugares e horas determinadas para tal. No refeitório deverão ser observadas as normas de boa educação e higiene; Utilizar-se de elevadores, móveis e dependências destinadas exclusivamente aos condôminos;. 8

9 2. O QUE É PROIBIDO Abandonar o seu posto, ao fim do trabalho, sem que o mesmo seja ocupado pelo substituto. Em caso de ausência deste, o funcionário deverá comunicar-se com o gerente/zelador ou síndico, para as providências necessárias; Permanecer no condomínio fora do seu horário de trabalho, salvo para tratar de assuntos ligados ao mesmo; Fazer brincadeiras durante a sua permanência no condomínio, mesmo fora de seu turno de trabalho; Entrar em qualquer dependência do condomínio, quando estiver suspenso do serviço ou no seu dia de descanso semanal; Receber visitas de familiares ou amigos no condomínio, em qualquer horário ou situação; Fazer qualquer propaganda política ou religiosa, bem como idealizar efetivar, incitar os companheiros ou tomar parte em qualquer insubordinação coletiva; Fazer uso de bebidas alcoólicas ou substâncias tóxicas nas dependências do condomínio ou chegar alcoolizado ao serviço; Praticar, nas dependências do condomínio ou nos apartamentos, venda ou compra de qualquer artigo, bem como oferecer prestação de serviços aos companheiros, condôminos ou pessoas estranhas; Entrar ou sair por outro local que não seja o destinado para tal; Levar por empréstimo ou emprestar, sem ordem superior, qualquer objeto ou material de propriedade do condomínio ou de seus condôminos; 9

10 2. O QUE É PROIBIDO Usar o uniforme do condomínio quando fora de serviço, salvo com autorização superior; Sair com qualquer embrulho, pasta, cesta ou mala, sem que tenha autorização por escrito do gerente/síndico e, ainda assim, deverá submeter o respectivo volume à revista; Transitar ou permanecer nas dependências destinadas aos condôminos sem que esteja devidamente uniformizado; Trabalhar descalço, de chinelos, tamancos ou sandálias, salvo em caso excepcional e, assim mesmo, com permissão do gerente/zelador ou síndico; Jogar pedaços de papel ou detritos fora das caixas, cestos e/ou cinzeiros distribuídos pelas dependências do condomínio para este fim; Estacionar na entrada da portaria de serviço ou na calçada do condomínio, seja em grupo ou isoladamente; É proibido o recebimento ou entrega de chaves de condôminos, salvo com autorização do gerente/sindico; Aceitar para qualquer fim, chaves de veículos estacionados no prédio ou dirigir, a qualquer título e local, veículos pertencentes a condôminos, bem como praticar serviços particulares para os mesmos, salvo se o condomínio tiver profissional manobrista devidamente habilitado para este fim; A infração a qualquer um dos dispositivos dessas normas deixará o funcionário vulnerável a sanções disciplinares a serem aplicadas pela administração do condomínio. 10

11 3. RESPONSABILIDADES POR ÁREA DE ATUAÇÃO

12 3.1 RESPONSABILIDADES DO ZELADOR

13 3.1 RESPONSABILIDADES DO ZELADOR Compete ao Zelador: Atender a todos os moradores e visitantes com solicitude, conduzindo as senhoras, auxiliando-as com embrulhos e/ou sacolas; Facilitar a todos os moradores o uso do livro de ocorrências; Não prestar serviços particulares aos moradores, nem se afastar do serviço sem autorização; Não receber chaves de apartamentos (mesmo que estejam vazios e/ou à venda), sem a prévia autorização do Síndico; Cumprir e fazer cumprir a Lei, a Convenção e todas as normas e regulamentos vigentes, comunicando ao Síndico irregularidades havidas no seu turno de serviço; Não permitir aglomeração de pessoas no recinto da portaria, evitando conversas durante o período de trabalho, seja com outro empregado do condomínio (de serviço ou não) ou com Substituir o auxiliar de portaria e/ou vigia noturno, empregados dos moradores e/ou prestadores de sempre que necessário em suas folgas e/ou serviço; impedimentos; 13

14 3.1 RESPONSABILIDADES DO ZELADOR Não permitir a presença de animais e/ou banhistas na portaria social; Ao receber, quando autorizado, qualquer mercadoria destinada ao condomínio (material de limpeza, etc.) conferir se todos os itens constantes na nota fiscal foram fornecidos Não permitir a entrada e/ou saída de nas quantidades especificadas, antes de assinar o canhoto mudanças pela porta social; da nota; Ao receber correspondências protocoladas, Anotar no canhoto da nota fiscal e na própria nota, assinar e datar o protocolo do remetente; qualquer irregularidade que observar; As correspondências destinadas ao condomínio dever sem entregues, no mesmo dia ao síndico em pasta própria; As correspondências destinadas aos moradores devem ser distribuídas duas vezes ao dia (uma pela manhã e outra à tarde), devidamente protocolada; Controlar o ponto de todos os funcionários do condomínio; Controlar as tarefas da faxina e da portaria; Saber manusear a telefonia interna do condomínio, bem como conhecer os compartimentos onde funcionam os equipamentos, tais como: casa de bombas, casa de máquinas dos exaustores, PC de luz e força, P.I. de gás, PC de telefone, entre outros. Sabendo como ligá-los e/ou desligá-los sempre que for necessário; 14

15 3.1 RESPONSABILIDADES DO ZELADOR Informar ao Síndico, imediatamente, quaisquer irregularidades com relação ao fornecimento de água, luz, etc. Bem como quaisquer enguiços nos equipamentos do prédio, para as providências necessárias; Acompanhar de perto o serviço executado por empregados das firmas de manutenção e reparos dos equipamentos do condomínio, exigindo-lhes que assinem sempre a ficha de controle da manutenção (quando houver); Exigir sempre dos prestadores de serviço (do Exigir dos prestadores de serviços prolongados e/ou condomínio ou dos moradores) que periódicos, o preenchimento de ficha de cadastro de apresentem um documento de identidade prestadores de serviços com seus dados pessoais, (cujos dados deverão ser anotados em livro que ficará em posse da portaria. próprio) antes que lhes seja permitido o acesso ao condomínio; 15

16 3.2 RESPONSABILIDADES DA PORTARIA

17 3.2 RESPONSABILIDADES DA PORTARIA Compete ao porteiro ou auxiliar de portaria: Caso necessite se ausentar é necessário chamar um substituto ou o zelador, para que o local não fique desguarnecido; Não se retirar da portaria antes que seu substituto chegue para rendê-lo no serviço, seja no intervalo de descanso ou no término do expediente, comunicando imediatamente ao síndico para as providências necessárias; Não permanecer no recinto de trabalho nos dias de folga ou descanso em conversa com empregados que estiverem de serviço, para não lhes desviar a atenção do trabalho; Só permitir o acesso ao prédio de qualquer pessoa estranha (prestador de serviços, entregador de mercadorias e/ou visitantes) após obter do morador a necessária permissão; Não permitir o ingresso de pedintes, vendedores ambulantes ou de pessoas estranhas que não se identifiquem, não se deixando levar pela aparência delas; A entrada de quaisquer mercadorias (inclusive flores) só será feita após autorização do morador; 17

18 3.2 RESPONSABILIDADES DA PORTARIA A retirada de qualquer objeto(s) do condomínio só será permitida com autorização por escrito do síndico, caso o objeto seja de propriedade do condomínio ou do morador. Se o objeto pertencer a algum apartamento, além da autorização escrita, deverá ser confirmada com o morador a permissão para a saída do objeto; Ficar atento à permanência de pessoas estranhas em atitudes suspeitas na calçada externa do prédio e/ou no interior de veículos estacionados em frente ao condomínio, alertando o síndico sobre o que observar, principalmente em caso de entregadores. 18

19 3.3 RESPONSABILIDADES DO FAXINEIRO

20 3.3 RESPONSABILIDADES DO FAXINEIRO Compete ao Faxineiro ou responsável pela limpeza: Não ingerir bebidas alcoólicas antes ou durante a jornada de trabalho ou em quaisquer dependências do condomínio; Cumprir fielmente a convenção, as normas e regulamentos que regem o condomínio; Não levar para o interior do condomínio quaisquer pessoas estranhas ao mesmo; Atender aos moradores com solicitude e educação, Evitar conversas (que não tenham a ver com não podendo, contudo, prestar quaisquer tipos de suas funções), com os demais empregados do serviços particulares a moradores durante o horário condomínio, com empregados dos moradores de trabalho (exceto prestar socorro em casos de e/ou com estranhos nas entradas de acesso ao emergência e/ou de doença), comunicando sempre prédio, nas portarias, playground ou quaisquer ao síndico ou, na ausência deste, ao porteiro; dependências do condomínio; Somente em seu horário de repouso poderá executar serviço de lavagem de carros dos moradores; Substituir o auxiliar de portaria sempre que necessário; Não receber chaves de apartamentos (mesmo que estejam vazios e/ou a venda), sem prévia autorização do síndico; 20

21 3.3 RESPONSABILIDADES DO FAXINEIRO Render o turno de seu antecessor pontualmente, solicitando ao seu superior que lhe forneça os utensílios, ferramentas e/ou materiais de limpeza necessários para execução de suas tarefas; Informar ao zelador quais são os materiais de limpeza necessários para melhorar o padrão de seus serviços; Executar fielmente a pauta de faxinas, informando ao seu superior quaisquer irregularidades que observar, tais como: vidros, espelhos, louças sanitárias e/ou objetos quebrados, torneiras, registros e/ou canos com vazamentos, infiltrações em paredes, pisos e/ou tetos, lâmpadas queimadas, etc.; Usar utensílios, ferramentas e/ou produtos de limpeza respeitando as recomendações do fabricante quanto às quantidades adequadas; Proteger-se com luvas sempre que manusear o lixo e/ou materiais abrasivos, corrosivos e/ou tóxicos; Não lavar calçadas, garagens e/ou veículos com borracha de regar jardins, utilizando-se sempre de baldes para tais limpezas, a fim de evitar o desperdício de água; Não lançar os detritos retirados das caixas de gordura e/ou de areia, nas caixas de inspeção geral. Acondicioná-los sempre em sacos plásticos para posterior recolhimento pela firma de coleta; Não utilizar as mangueiras de incêndio para lavar escadas e/ou halls dos pavimentos; Manter os alojamentos e banheiros destinados aos empregados sempre limpos. 21

22 3.4 RESPONSABILIDADES DA MANUTENÇÃO

23 3.4 RESPONSABILIDADES DA MANUTENÇÃO Compete ao encarregado de manutenção: É de sua responsabilidade a manutenção dos Ao terminar o trabalho, procure manter o local do equipamentos e instalações do condomínio em reparo limpo e sem os materiais retirados ou funcionamento; utilizados; Diariamente deve ser consultado o livro próprio No caso do serviço ser cobrado ao condômino, para saber se há alguma solicitação de reparo; procurar anotar a hora da entrada e saída do Quando autorizado pelo síndico, no caso de apartamento na ordem de serviço, para controle reparo em instalações da unidade autônoma, só e cobrança pela administração; deve entrar na mesma com algum morador ou Mantenha as ferramentas da sala de manutenção preposto, de forma a evitar alguma em ordem. De preferência, providencie um mural responsabilidade por objetos do apartamento; em uma das paredes, com pregos ou similar para fixá-las, bem como da indicação do local das mesmas; 23

24 3.4 RESPONSABILIDADES DA MANUTENÇÃO Manter limpa a sala de manutenção; Fazer uma vistoria diária geral nas dependências Caso falte ou seja necessário substituir alguma ferramenta, comunique imediatamente à gerência ou Síndico para que a mesma seja providenciada, de forma a evitar a descontinuidade no trabalho; Verificar quadros elétricos, tubulação aparente da garagem, cabos do para-raios, fixação da antena coletiva, etc.; Fazer inspeção semanal no sistema de combate a incêndio. do condomínio, principalmente nas instalações principais como bombas do sistema de incêndio, bombas de recalque, luzes de emergência, sensores de presença, observando a limpeza do local, existência de ruídos estranhos, providenciando reparos quando for possível ou recomendar a contratação de profissional habilitado para prever a necessidade de troca do equipamento (ou de acordo com a rotina estipulada pela gerência ou síndico); 24

25 3.5 RESPONSABILIDADES DA RECEPÇÃO

26 3.5 RESPONSABILIDADES DA RECEPÇÃO O recepcionista é o "cartão de visitas" do condomínio, sendo este o profissional responsável por receber todos que residem, visitam e prestam serviços para o condomínio e condôminos. A sua função é de recepcionar, anunciando às pessoas ou áreas requisitadas e aguardando a autorização para encaminhamento ou comunicação de dispensa. Além de recepcionar deve prestar serviço de apoio, fornecendo informações gerais e realizando um bom encaminhamento das pessoas, cumprindo o regulamento interno / convenção do condomínio. Manter controle de todas as pessoas que circulam no condomínio. 26

27 3.5 RESPONSABILIDADES DA RECEPÇÃO Na execução das atividades da área, cabe o recepcionista: Controlar a entrada e saída de visitantes e prestadores de serviços; Auxiliar na localização das áreas do condomínio ao acesso de visitantes, prestadores de serviços e entregas em geral nos destinos corretos; Efetuar a abertura e fechamento de portas do condomínio para usuários, mediante autorização; Quando autorizado pelo síndico, deve ser responsável pela guarda e controle das chaves; Elaborar relatórios ou outro instrumento para registro de suas atividades; De acordo com o regulamento interno do condomínio/convenção, receber as correspondências (encomendas, pacotes, telegramas, mensagens e outros), organizá-las e distribuir para o destinatário correto; Manter atualizado os livros de registro de correspondências e controle de chaves; Receber e interagir com os condôminos, visitantes e prestadores de serviços, de forma agradável, solícita e colaborativa para prestação de informações e no encaminhamento ao local desejado; 27

28 3.5 RESPONSABILIDADES DA RECEPÇÃO Prestar atendimento telefônico, dando informações ou buscando autorização para a entrada de visitantes ou prestadores de serviços; Responsável pelo registro e controle de todos os visitantes e prestadores de serviços, registrando nome, horários, local de destino e assunto, conforme regulamento interno/convenção do condomínio; Manter-se atualizado sobre a organização do setor; Zelar pela guarda, conservação, manutenção e limpeza dos ambientes e equipamentos, bem como do local de trabalho; Executar outras tarefas correlatas, conforme determinação do seu superior. 28

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