CARTILHA PARA ELABORAÇÃO DE CONVÊNIOS, CONTRATOS, TERMOS DE ACORDOS E DOCUMENTOS CONGÊNERES

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1 CARTILHA PARA ELABORAÇÃO DE CONVÊNIOS, CONTRATOS, TERMOS DE ACORDOS E DOCUMENTOS CONGÊNERES COORDENAÇÃO DE CONTRATOS E CONVÊNIOS DIRETORIA DE EXTENSÃO TECNOLÓGICA E EMPRESARIAL PROEX UNIFEI (35) Revisão

2 CARTILHA PARA ELABORAÇÃO DE CONVÊNIOS, CONTRATOS, TERMOS DE ACORDOS E DOCUMENTOS CONGÊNERES Parte desta cartilha foi elaborada por Núbia Matos Serra (fls. 9 a 22) e revisada pela Diretoria Tecnológica e Empresarial PROEX/

3 SUMÁRIO INTRODUÇÃO PROCEDIMENTO DE REGISTRO...5 a. 1ª fase Elaboração e Proposição b. 2ª fase Celebração c. 3ª fase Execução d. 4ª fase Prestação de Contas 2. FLUXOGRAMA DE TRAMITAÇÃO DOS PROCESSOS GLOSSÁRIO LEGISLAÇÃO FASES DO REGISTRO DOS TERMOS DE ACORDO INSTRUÇÕES DE CONVÊNIOS INSTRUÇÃO DOS CONTRATOS PRINCIPAIS DIFERENÇAS ENTRE CONVÊNIOS E CONTRATOS PRINCIPAIS FALHAS QUE IMPEDEM OU ATRASAM A TRAMITAÇÃO

4 CARTILHA PARA ELABORAÇÃO DE CONVÊNIOS, CONTRATOS, TERMOS DE ACORDOS E DOCUMENTOS CONGÊNERES. INTRODUÇÃO A presente cartilha tem o caráter preventivo e pedagógico e visa a auxiliar e fornecer esclarecimentos metodológicos aos gestores e interessados para que formalizem e executem os contratos, convênios, Acordos, Termos de Cooperação no âmbito da UNIFEI, resguardando os princípios gerais da Administração Pública e legislação vigente. Recomenda-se, aos interessados a observância às normas e aos procedimentos estabelecidos neste compêndio para que se alcance com esforço comum, de forma contínua e efetiva os planos e projetos a serem firmados. Neste documento são expostos os procedimentos para o registro e tramitação dos processos na UNIFEI. O documento não tem a pretensão de esgotar o assunto ou todas as dúvidas que poderão surgir. Contamos com a colaboração da comunidade da universidade com contribuições para que possamos refinar e ou aprimorar o documento e quiçá obtermos o estado da arte neste tema. Portanto, este trabalho tem por objetivo nortear e facilitar o trabalho do servidor ao propor e elaborar projetos promovendo a celeridade em sua tramitação. Ressaltamos que a identificação de oportunidades de melhoria e contribuições em geral são bem-vindas. Agradecemos a todos! Diretoria Tecnológica e Empresarial PROEX UNIFEI (35)

5 1 - PROCEDIMENTO DE REGISTRO Todos os projetos de pesquisa, ensino e extensão deverão ser registrados em forma de processo e protocolados no SIPAC, de acordo com o Regimento da UNIFEI e normas específicas. Para padronizar e facilitar o trâmite, os procedimentos devem seguir as recomendações previstas nesta Cartilha e utilizar os modelos disponíveis. O procedimento de registro é dividido em quatro fases distintas, expostos a seguir: 1ª fase Elaboração e Proposição 1. O processo será iniciado pelo coordenador do projeto e protocolado no SIPAC por meio da solicitação da aprovação da Unidade Acadêmica correspondente contendo a justificativa da importância do projeto para a universidade e os seguintes documentos: a. Plano de Trabalho ou Cronograma Físico-Financeiro; b. Plano de Trabalho do docente; c. Instrumento Contratual; d. Declarações de Carga Horária e Antinepotismo; e. Declarações da Fundação de Apoio; f. Termo Autorizativo (Sumário Executivo do Projeto); g. Parecer do Núcleo de Inovação Tecnológica NIT, quando se aplicar; h. Documentos de comprovação e regularidade conforme o caso. 2. Com a regularidade de todos os documentos supracitados, a correspondente elaborará uma Justificativa Técnica e encaminhará à Procuradoria Federal na UNIFEI. 3. Após aprovação da Procuradoria, o processo será encaminhado ao CEPEAd para deliberação final. 2ª fase Celebração 1. A interessada providencia a coleta de assinaturas dos partícipes nas vias originais do Termo as quais deverão ser idênticas à minuta aprovada no conselho; 2. Após assinatura das vias originais, a providenciará a publicação do extrato no Diário Oficial da União DOU, condição indispensável para a sua eficácia. 3ª fase Execução A execução do projeto é realizada pelo coordenador e sua equipe por intermédio da Unidade Acadêmica. OBS: Especial atenção deve ser disponibilizada às necessidades de se firmar termos aditivos. Os Termos Aditivos devem ser solicitados pelo coordenador do projeto com antecedência mínima de 80 dias. Termos com prazo vencido é termo extinto e não permite prorrogação. 5

6 4ª fase Prestação de Contas A prestação de contas é o instrumento de controle finalístico e de gestão. Esta deve atender os aspectos contábeis, de legalidade, efetividade e economicidade, em consonância com o 3º do art. 23 da Norma para Regulamentação das Relações entre a UNIFEI e suas Fundações de Apoio. O prazo máximo para a apresentação da prestação de contas final é de sessenta dias a partir do encerramento da execução. Para Termos firmados cuja duração seja superior a 180 dias, além da prestação de contas final, deverão ser realizadas prestações de contas parciais com, no mínimo, seis meses de periodicidade. Para cada Termo a ser firmado, a correspondente deverá designar um relator que deverá emitir parecer sobre a regularidade da execução. Irregularidades encontradas pelo relator devem ser comunicadas à Fundação de Apoio e ao coordenador do projeto para que, no prazo de 30 dias, apresentem explicações e justificativas pertinentes. A prestação de contas deverá ser apresentada ao CEPEAd para definir ações necessárias ou aprovação e homologação. Os dados relativos aos projetos devem ser amplamente divulgados, tanto pelos Boletins Internos quanto pela internet, ressalvadas as informações de caráter sigiloso ou com proteção à propriedade intelectual. 6

7 2 - FLUXOGRAMA DE TRAMITAÇÃO DOS PROCESSOS Ofício inicial do Coordenador com Minuta, plano de trabalho ou cronograma físico-financeiro e outros docs. iniciais de instrução. 1ª fase Após aprovação do Conselho, a Pró- Reitoria junta a Resolução aos autos e encaminha as vias originais para a assinatura pelas partes envolvidas. A Unidade Acadêmica analisa a documentação, protocola no SIPAC e solicita parecer de outras Unidade(s) envolvida(s). Unidade(s) envolvida(s) analisa(m) e encaminha parecer. 2ª fase Após a coleta de assinaturas, a providencia a publicação no DOU. A Unidade Acadêmica devolve o processo ao Coordenador para correção. Não Sim Todos os pareceres são favoráveis? A Unidade Acadêmica delibera sobre a aprovação do projeto. Com a publicação no DOU o processo está VIGENTE. A comunica ao Coordenador e órgãos envolvidos para a execução. A, através do coordenador técnico do projeto, faz a gestão e o controle da execução. A Unidade Acadêmica devolve o processo ao Coordenador. Não É aprovado pelo órgão acadêmico? 3ª fase Há necessidades de Aditivos? Não Sim O coordenador elabora o Termo Aditivo e encaminha à Unidade Acadêmica. Sim A Unidade Acadêmica encaminha à correspondente que solicitará parecer do NIT, Fundação de apoio e da Procuradoria. Fundação, NIT e Procuradoria analisam e encaminham pareceres. Encerrado a execução, além das parciais, a providencia a prestação de contas final e, no prazo máximo de 60 dias, encaminha à análise e homologação do CEPEAd. A devolve o processo à Unidade Acadêmica. Não Sim Todos os pareceres são favoráveis? A correspondente encaminha ao CEPEAd para deliberação. 4ª fase É homologado pelo CEPEAd? O CEPEAd devolve o Relatório à Pró- Reitoria para correção. Não O CEPEAd devolve o processo à Pró- Reitoria correspondente. Não É aprovado pelo CEPEAd? Sim Sim Publicação no Boletim Interno, página da UNIFEI, portal da transparência e arquivo. 7

8 3 - GLOSSÁRIO Acordo: ajuste formal entre as partes, pacto, convenção, conserto, combinação, consenso. Comodato empréstimo gratuito de coisa não fungível, que deve ser restituída no tempo acertado pelas partes. No contrato de comodato, as partes são chamadas de Comodante e Comodatário. Concessão: cessão de direito real de uso. Concessão, remunerada ou gratuita, de terreno da administração pública, para fins de interesse público (urbanização, industrialização etc.). Concessão de domínio: ato ou efeito de ceder o domínio de terras devolutas por meio de doação ou alienação. Concedente: empresa, órgão ou entidade da administração pública federal direta ou indireta, bem como entidade privada sem fins lucrativos, responsável pela transferência dos recursos financeiros. Contratado: pessoa física ou jurídica signatária de contratos responsáveis pela execução do objeto. Contratante: órgão ou entidade signatária do instrumento contratual. Contrato: acordo de vontades com interesses distintos. Visa criar, modificar ou extinguir direitos e obrigações recíprocas entre as partes. Convenente: empresa, órgão ou entidade da administração pública direta ou indireta, de qualquer esfera de governo, bem como entidade privada sem fins lucrativos, com a qual a administração pactua a execução de programa, projeto, atividade ou evento mediante a celebração de convênio. Convênio: acordo de vontades entre o Poder Público e entidades Públicas ou Privadas para a realização de objetivos de interesse comum, mediante mútua colaboração. Cronograma físico-financeiro: parte integrante dos contratos que deve sincronizar a programação financeira à execução física (realização). Interveniente: órgão da administração pública direta e indireta de qualquer esfera, bem como entidade privada que participa do convênio para manifestar consentimento ou assumir obrigações em nome próprio. Minuta: primeira redação feita do contrato ou convênio que se sujeitará à revisão e posterior aprovação. Objeto: o produto do convênio ou contrato, observados o programa de trabalho e as suas finalidades. 8

9 Plano de Trabalho: parte integrante dos convênios apresentado em propostas referentes à realização de projetos ou eventos de duração certa. Deve ser aprovado para que os convênios sejam celebrados. Termo aditivo: instrumento que tenha por objeto a modificação termo já celebrado, vedada à alteração do objeto aprovado. 4 LEGISLAÇÃO Legislação e Normas Básicas Aplicáveis a Contratos e Convênios Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Lei n 8.666/1993) Lei nº , de 2 de dezembro de Decreto n 6.170/2007 Portaria Interministerial n 127/2008 Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar n 101/2000) Lei nº , de 2 de dezembro de 2004 Decreto nº 5.563, de 11 de outubro de Lei nº 8.958, de 20 de dezembro de Estabelece diretriz para as fases de celebração, execução e prestação de contas dos contratos e convênios. Altera as Leis nos 8.666, de 21 de junho de 1993, 8.958, de 20 de dezembro de 1994, e , de 2 de dezembro de 2004; e revoga o 1o do art. 2o da Lei no , de 6 de fevereiro de Dispõe sobre normas relativas às transferências de recursos da União mediante convênios. Estabelece normas para execução do disposto no Decreto no 6.170, que dispõe sobre as normas relativas às transferências de recursos da União mediante convênios, e dá outras providências. Apresenta regras específicas e estabelece condições para as transferências de recursos a entidades públicas e privadas. Dispõe sobre incentivos à inovação e à pesquisa científica e tecnológica no ambiente produtivo e dá outras providências. Regulamenta a Lei no , de 2 de dezembro de 2004, que dispõe sobre incentivos à inovação e à pesquisa científica e tecnológica no ambiente produtivo, e dá outras providências. Dispõe sobre as relações entre as instituições federais de ensino superior e de pesquisa científica e tecnológica e as fundações de apoio. 9

10 Decreto nº 7.423, de 31 de dezembro de Decreto nº 8.240, de 21 de maio de 2014 Regulamenta a Lei nº 8.958, de 20/12/1994, que dispõe sobre as relações entre as instituições federais de ensino superior e de pesquisa científica e as fundações de apoio. Regulamenta os convênios e os critérios de habilitação de empresas referidos no art. 1o-B da Lei no 8.958, de 20 de dezembro de Decreto nº 8.241, de 21 de maio de 2014 Decreto 6170, de 25 de julho de 2007 Lei nº , de 21 de novembro de (Para casos de importação). Regulamenta o art. 3 da Lei nº 8.958, de 20 de dezembro de 1994, para dispor sobre a aquisição de bens e a contratação de obras e serviços pelas fundações de apoio. Dispõe sobre as normas relativas às transferências de recursos da União mediante convênios e contratos de repasse, e dá outras providências. Institui o Regime Especial de Tributação para a Plataforma de Exportação de Serviços de Tecnologia da Informação - REPES, o Regime Especial de Aquisição de Bens de Capital para Empresas Exportadoras - RECAP e o Programa de Inclusão Digital; dispõe sobre incentivos fiscais para a inovação tecnológica; altera o Decreto-Lei n o 288, de 28 de fevereiro de 1967, o Decreto n o , de 6 de março de 1972, o Decreto-Lei n o 2.287, de 23 de julho de 1986, as Leis n os 4.502, de 30 de novembro de 1964, 8.212, de 24 de julho de 1991, 8.245, de 18 de outubro de 1991, 8.387, de 30 de dezembro de 1991, 8.666, de 21 de junho de 1993, 8.981, de 20 de janeiro de 1995, 8.987, de 13 de fevereiro de 1995, 8.989, de 24 de fevereiro de 1995, 9.249, de 26 de dezembro de 1995, 9.250, de 26 de dezembro de 1995, 9.311, de 24 de outubro de 1996, 9.317, de 5 de dezembro de 1996, 9.430, de 27 de dezembro de 1996, 9.718, de 27 de novembro de 1998, , de 19 de dezembro de 2001, , de 26 de abril de 2002, , de 3 de julho de 2002, , de 30 de dezembro de 2002, , de 3 de novembro de 2003, , de 29 de dezembro de 2003, , de 30 de abril de 2004, , de 23 de julho de 2004, , de 2 de agosto de 2004, , de 21 de dezembro de 2004, , de 29 de dezembro de 2004, , de 29 de dezembro de 2004, , de 9 de fevereiro de 2005, , de 28 de junho de 2005, e a Medida Provisória n o , de 24 de agosto de 2001; revoga a Lei n o 8.661, de 2 de junho de 1993, e dispositivos das Leis n os 8.668, de 25 de junho de 1993, 8.981, de 20 de janeiro de 1995, , de 30 de dezembro de 2002, , de 3 de novembro de 2003, , de 30 de abril de 2004, , de 2 de agosto de 2004, e da Medida Provisória n o , de 24 de agosto de 2001; e dá outras providências. 10

11 Lei , de 28 de dezembro de Norma para a Regulamentação das Relações entre a Universidade Federal de Itajubá e suas Fundações de Apoio, aprovada pela 160ª Resolução do CEPEAd, em 21/08/2013. Estabelece as atividades permitidas aos servidores submetidos ao regime de dedicação exclusiva, observadas as condições de regulamentação própria da IFE. Regulamenta as atividades de extensão no âmbito da Universidade Federal de Itajubá e seu relacionamento com as fundações de apoio. É importante a observação da norma da UNIFEI e outras legislações pertinentes para a elaboração dos Termos. A necessidade de correção de erros, a posteriori, mesmo que pequenos ou de digitação, dificultam a celeridade e aprovação dos trabalhos. 11

12 5 - FASES DO REGISTRO DOS TERMOS DE ACORDOS 5.1 Elaboração e Proposição é a fase na qual são definidas as clausulas da minuta, o cronograma de execução e demais detalhamentos para que o processo possa ser proposto à unidade acadêmica; 5.2 Celebração é a ocasião em que a documentação, após parecer favorável da Fundação, Unidade Acadêmica, NIT, correspondente e Procuradoria Federal na UNIFEI, é submetida à deliberação final do CEPEAd. Com a aprovação, o Termo é encaminhado para assinaturas e publicação de extrato no Diário Oficial da União. Assim, torna-se vigente e apto para execução. 5.3 Execução é a concretização do objeto proposto por meio da Unidade Acadêmica e Coordenador. Essa fase deve ser acompanhada e fiscalizada para garantir o cumprimento de suas cláusulas, conforme Plano de Trabalho ou Cronograma Físico-Financeiro. Os coordenadores devem manter-se atentos a vigência dos convênios ou contratos e as possíveis necessidades da celebração de Termos Aditivos. 5.4 Prestações de Contas é a fase em que os executores relatam à Administração Pública tudo o que foi realizado no decorrer da fase de Execução. Há um prazo de 60 (sessenta) dias, após o término do convênio ou contrato, para que seja entregue a prestação de contas, além das prestações de contas parciais com periodicidade de 180 dias. 12

13 6 - INSTRUÇÕES DE CONVÊNIOS Nos convênios a serem celebrados, no âmbito da UNIFEI, os proponentes interessados deverão observar os procedimentos, dispositivos normativos e demais informações contidas nesta cartilha. Observa-se, que nos termos firmados com a universidade devem conter cláusulas específicas que definam de modo claro, inequívoco e mensurável as obrigações de cada partícipe. As obrigações não podem ser genéricas, impossíveis de serem auditadas, verificadas e quantificadas. 6.1 COMPONENTES DO CONVÊNIO O temo de convênio deve conter as seguintes informações: Qualificação completa dos partícipes, incluindo C.N.P.J., endereço, representante legal e C.P.F., bem como a indicação do coordenador dos projetos; Objeto do convênio e seus elementos característicos, com descrição sucinta do que se pretende realizar ou obter; Obrigações e direitos de cada um dos partícipes bem como de interveniente e executor; Cláusula com a previsão de prestação de contas formal por parte das fundações de apoio signatárias no convênio para a universidade nos termos do art. 11 do Decreto 7.423/2010; Vigência que deve ser fixada, observando-se que o prazo máximo é de 60 meses, não podendo ser prorrogado exceto nos termos do art. 57, inciso V da Lei nº 8.666/93 e nos casos previstos nos art. 3º, 4º, 5º e 20 da Lei /2004; Deverá ser fixada de acordo com o prazo previsto para a execução do Plano de Trabalho e liberação de recursos, obedecendo ao cronograma de desembolso constante do Plano de Trabalho; Cláusula sobre a origem e aplicação dos recursos financeiros; Regime de execução ou forma de fornecimento; Obrigação de restituição de valores transferidos, quando não for executado o objeto, ou houver utilização dos recursos de forma diversa da acordada, ou comprovação de não atendimento dos projetos, atualizados monetariamente e acrescidos de juros a partir da data de recebimento; Cláusula relativa à elaboração de aditivos ao convênio, discriminando o que pode e o que não pode ser modificado pelos termos aditivos; 13

14 Comprovação de disponibilidade financeira através da autorização do órgão responsável pela dotação orçamentária para efeitos de repasse financeiro; Cláusula sobre a coordenação: com a indicação do coordenador do convênio, o número da matrícula SIAPE, CPF e a informação sobre a carga horária; Cláusula sobre a equipe, titulação, lotação e carga horária: a equipe envolvida, titulação, lotação e carga horária poderão estar detalhadas no anexo do Termo de Convênio; Cláusula sobre os encargos trabalhistas, fiscais e previdenciários: deve-se identificar qual partícipe será responsável pelos encargos trabalhistas, fiscais e previdenciários; Cláusula sobre a propriedade intelectual/direitos autorais: deve-se indicar como será conduzida a questão do direito de exploração econômica dos produtos e/ou obras científicas geradas; Cláusula sobre o ganho econômico da universidade e ressarcimento conforme a Norma para a Regulamentação das Relações entre a Universidade Federal de Itajubá e suas Fundações de Apoio, aprovada pela 160ª Resolução do CEPEAd, em 21/08/2013; Cláusula sobre os bens remanescentes: deve-se esclarecer sobre o direito de propriedade dos bens remanescentes; Faculdade dos partícipes apresentar denúncia, a qualquer tempo, atribuindo a cada um as respectivas responsabilidades e obrigações, creditando-lhes os benefícios adquiridos no mesmo período; Indicação da parte que fica responsável pela Publicação do edital no Diário Oficial da União, que deverá fazê-lo até o quinto dia útil do mês seguinte ao da assinatura do convênio; Indicação do foro para dirimir questões que sejam suscitadas em decorrência deste convênio, devendo ser a Justiça Federal, Seção Judiciária de Minas Gerias, Subseção de Pouso Alegre/MG; Disposições Gerais com os esclarecimentos pertinentes não comtemplados nos outros itens referentes às especificidades do projeto e outros itens tais como não transferência da execução do projeto a terceiros, subcontratação, cessão, forma de notificação entre os participes, casos omissos. 14

15 6.2 NÃO DEVEM CONSTAR CLÁUSULAS QUE PERMITAM - (SOB PENA DE NULIDADE) Realização de despesas a título de administração, de gerência ou similar; Pagamento de gratificação, consultoria, assistência técnica ou qualquer remuneração adicional a servidor pertencente ao quadro do Órgão Público, exceto as previstas em lei e regulamentadas na instituição; Utilização dos recursos em finalidade diversa da estabelecida no convênio, ainda que em caráter emergencial; Realização de atos e despesas com efeito retroativo; Transferência de recursos a quaisquer entidades, exceto aqueles previstos em Lei; Controle da gestão dos recursos realizado por outro órgão que não as fundações de apoio credenciadas. 6.3 PLANO DE TRABALHO O 1o, Art. 116 da Lei 8666/93 determina que A celebração de convênio, acordo ou ajuste pelos órgãos ou entidades da Administração Pública depende de prévia aprovação de competente plano de trabalho proposto pela organização interessada. Recomenda-se que o documento não seja elaborado de forma genérica e deve conter informações a respeito:. Da identificação do objeto a ser executado; Das metas a serem atingidas com especificação do que se pretende realizar e da forma de tal empreendimento; Da previsão de início e fim da execução do objeto bem como das etapas ou fases, com o tempo de execução, previsão de inicio e conclusão; Do Cronograma de desembolso bem como o plano de aplicação de recursos financeiros, contendo o momento e a quantidade que se pretende gastar; Da relação das pessoas (docentes e outros) envolvidas, citadas uma a uma, com sua respectiva carga horária e custos. 15

16 7. INSTRUÇÕES DE CONTRATOS Nos contratos a serem celebrados, no âmbito da UNIFEI, os proponentes interessados deverão observar os procedimentos, dispositivos normativos e demais informações contidas nesta cartilha. Vale lembrar, que nos termos firmados com a universidade devem conter cláusulas específicas que definam de modo claro, inequívoco e mensurável as obrigações de cada partícipe. As obrigações não podem ser genéricas, impossíveis de serem auditadas, verificadas e quantificadas Componentes do contrato O temo de contrato deve conter as seguintes informações sobre: Qualificação completa dos partícipes, incluindo C.N.P.J., endereço, representante legal e seu C.P.F., bem como a indicação do coordenador dos projetos; Objeto e seus elementos característicos, com descrição sucinta do que se pretende realizar ou obter; Vigência a ser fixada, observando-se que o prazo máximo é de 60 meses, não podendo ser prorrogado exceto nos termos do art. 57, inciso V da Lei nº 8.666/93 e nos casos previstos nos art. 3º, 4º, 5º e 20 da Lei /2004; Preço, condições de pagamento, de reajuste e critérios de atualização monetária dos serviços; 16

17 Cláusula sobre a coordenação: com a indicação do coordenador do convênio, o número da matrícula SIAPE, CPF e a informação sobre a carga horária; Equipe, titulação, lotação, número SIAPE (caso de servidor) e carga horária. Vale lembrar que essas informações poderão estar contidas no Apêndice ou Anexo que fará parte do contrato. Prazos de início das etapas de execução, de conclusão, de entrega e de recebimento definitivo; Projeto e Cronograma físico-financeiro de execução; Garantias oferecidas para assegurar sua plena execução; Direitos, obrigações e responsabilidades das partes, penalidades cabíveis e valores das multas, nos casos de rescisão, que deverão ser especificados; Condições de importação, data e taxa de câmbio para conversão em caso de contratos internacionais; Indicação da responsabilidade dos encargos trabalhistas, fiscais previdenciários, quando houver; Constatação de como se resolverá o direito de propriedade dos resultados, inclusive uso e exploração econômica e direitos autorais, respeitando a nomeação do autor; Origem e aplicação dos recursos financeiros com a especificação de como o recurso será repassado, as parcelas, a data, os pré-requisitos de repasse, o acompanhamento de execução do instrumento; Bens remanescentes com o esclarecimento sobre o direito de propriedade dos bens remanescentes; Sigilo (quando se aplicar); Ganho econômico da universidade ou ressarcimento em consonância com o artigo 26 da Norma para Regulamentação das Relações entre a Universidade Federal de Itajubá e suas Fundações de Apoio, aprovada pela 160ª Resolução do CEPEAd, de 21/08/2013; Rescisão com as explicações sobre as condições e formas de rescisão do contrato, sobre as penalidades e multas; Disposições Gerais com os esclarecimentos pertinentes não comtemplados nos outros itens referentes às especificidades do projeto e outros itens tais como não 17

18 transferência da execução do projeto a terceiros, subcontratação, cessão, forma de notificação entre os participes, casos omissos; Comprovação de disponibilidade financeira através da autorização do órgão responsável pela dotação orçamentária para efeitos de repasse financeiro; Indicação da parte que fica responsável pela Publicação do edital no Diário Oficial da União, que deverá fazê-lo até o quinto dia útil do mês seguinte ao da assinatura do contrato; Indicação do foro para dirimir quaisquer questões que sejam suscitadas devendo ser a Justiça Federal, Seção Judiciária de Minas Gerias, Subseção de Pouso Alegre/MG. 7.2 NÃO DEVE CONSTAR Atribuição de efeitos retroativos à data de assinatura do contrato; Uso da expressão Cooperação, pois é exclusiva dos convênios. 18

19 8 - PRINCIPAIS DIFERENÇAS ENTRE CONVÊNIO E CONTRATO CONVÊNIO Interesses recíprocos para fins comuns. Apresentação obrigatória do Plano de Trabalho. Valor recebido fica vinculado à utilização prevista no Plano de Trabalho. Vedado à presença de fins lucrativos. Término por denúncia, notificação que a parte interessada faz a outra para dar como findo o convênio, a qualquer momento. Admissível à extinção pelo desinteresse de qualquer um dos partícipes. Mútua colaboração. CONTRATO Interesses convergentes para fins opostos e contraditórios. Apresentação obrigatória do cronograma físico-financeiro. Valor é pago a titulo de remuneração passando a integrar o patrimônio da entidade que o recebeu. Término por rescisão, desde que estejam explícitas as formas e condições pelas quais se processará. Vínculo obrigacional, não existindo liberdade quanto à desistência do acordo celebrado. Existência de remuneração, preço, ressarcimento, investimento. OBSERVAÇÕES Os Termos de Acordos (Acordos, convênios, contratos, ajustes e congêneres) deverão obrigatoriamente ser aprovados pelo CEPEAD (Conselho de ensino, pesquisa, extensão e administração), seguindo a sequência estabelecida para o Procedimento de Registro. O Protocolo de intenções não apresenta qualquer valor jurídico, é um instrumento utilizado para registrar eventuais compromissos. Desta forma, os promitentes não estão vinculados e, portanto, deve ser evitado. As alterações durante a vigência do contrato ou convênio deverão ser realizadas mediante Termo Aditivo. Vale ressaltar que o Termo Aditivo não tem prorrogativa legal de alteração do objeto no qual está vinculado por meio do termo firmado. 19

20 9. PRINCIPAIS FALHAS QUE IMPEDEM OU ATRASAM A TRAMITAÇÃO As recomendações listadas a seguir foram baseadas em pareceres emitidos pela Procuradoria Federal na UNIFEI, em processos anteriores. Estas recomendações expressam as divergências que ocorreram com o maior número de incidências, logo é importante observar e evitar essas falhas. 1) Termos Aditivos não são admitidos em contratos ou convênios fora de vigência (extintos). É de responsabilidade dos coordenadores o acompanhamento da execução dos projetos e a solicitação de Termos Aditivos quando houver a necessidade de qualquer alteração antes que se encerre o prazo final de vigência previsto e acordado. 2) Quando utilizados modelos de minutas elaboradas por convenentes ou contratados é muito comum à ocorrência de erros e previsões em desacordo com as normas da UNIFEI. Portanto, nestas situações é fundamental uma revisão de todas as cláusulas da proposta e a realização dos ajustes de forma a atender adequadamente os interessados. Os erros comuns são: Definição de foro diferente da Vara da Justiça Federal de Pouso Alegre/MG. A proposição de outros foros, a qual deve ser evitada, poderá ocorrer em ocasiões específicas e deverá ser justificada. Não inclusão da cláusula sobre a obrigatoriedade de publicação, por parte da UNIFEI, no Diário Oficial da União. 3) Quando houver na Minuta a previsão de contrapartida da UNIFEI, esta deve ser claramente explicitada quanto sua forma de pagamento e cronograma. Quando a previsão de contrapartida for em espécie, a mesma deverá ser analisada e sua previsão orçamentária autorizada. 20

21 4) A minuta deve indicar como o ressarcimento e/ou retribuição à UNIFEI. Caso não haja previsão deste pagamento, esta ausência deve ser justificada explicitamente, elencando os motivos e benefícios pela participação da instituição no projeto. 5) As equipes de trabalho e as cargas horárias de cada servidor envolvido devem ser prédefinidas no Plano de Trabalho, bem como a forma de pagamento e a identificação pela matrícula SIAPE. 6) Não é admitida a prestação de serviços de consultoria por parte das instituições de ensino. Portanto, este tipo de serviço não deve fazer parte da minuta ou do plano de trabalho. 7) Após a aprovação, será solicitado o envio das vias originais para assinaturas e, neste momento, far-se-á uma análise minuciosa para verificar se as cláusulas são exatamente iguais à minuta aprovada. Em outras palavras, é imprescindível que as vias originais sejam fiéis a minutas aprovada. 21