Arquivo
Escola Secundaria de Paços de Ferreira Arquivo 2008/2009 Trabalho realizado por: Mafalda Neves 11ºS Discp: Técnicas de Secretariado Prof.: Adelina Silva Modulo 15 2
Índice Índice.3 Introdução..4 Noção e classificação de documento.5 Normalização e impressos.6 Arquivo e sua classificação...7 Organização de arquivos...8 Posição dos documentos 9 Funções do arquivo..10 Fichas e ficheiros.11 Eficácia do arquivo..12 Classificação alfabética...13 Classificação numérica 14 Classificação ideológica..15 Classificações derivadas ou mistas..16 Codificação e indexação..17 Conclusão...18 Bibliografia..19 3
Introdução Este trabalho foi sugerido pela professora Adelina Silva, na disciplina Técnicas de Secretariado, no módulo 15. Entre outros tem os seguintes temas: noção e classificação de documento; normalização e impressos; normas Portuguesas; arquivo e sua classificação; organização de arquivos; posição dos documentos; funções do arquivo; fichas e ficheiros; eficácia do arquivo; condicionantes ergonómicas na organização do arquivo; classificação alfabética; classificação numérica; classificação ideológica; classificações derivadas ou mistas; codificação; indexação; ficheiros electrónicos e base de dados e microfilmagem. Para concluir espero que este trabalho seja útil para quem o ler. 4
Noção e classificação de documento Um documento é uma finalidade que representa um facto, uma coisa ou uma pessoa, podendo ser de auxílio de meio de prova ou de confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência. Frequentemente escrito, pode também ter outro suporte material além do papel, e ser constituído por um registo em disco, fita gravada, microfilme ou outro meio técnico. Documentos Transmissão Posição Informação a transmitir Informação a conservar 5
Normalização e impressos As normas são um conjunto de regras referentes aos vários sectores de uma sociedade organizada. A normalização, no arquivo é particularmente importante, não só no que se refere ás dimensões do equipamento e acessórios, mas sobretudo aos documentos a arquivar donde o recurso divulgado aos impressos. Os impressos são documentos normalizados, dispostos a ser directamente preenchidos, permitindo um arquivo fácil e uma consulta e leitura rápida. Impressos Âmbito de aplicação Natureza Uso geral Uso especifico Uso pontual Estáticos Dinâmicos ou de circulação 6
Arquivo e sua classificação A palavra arquivo resulta do grego archeion, que designava o lugar onde os magistrados de Atenas guardavam os documentos de maior interesse para o Estado. O arquivo na empresa Significa várias coisas: O conjunto de tarefas que a nível individual, de grupo ou de sector, certificam a organização sistematizada da informação/ documentação, a sua conservação e o seu acesso a consulta; O conjunto de documentos que são preservados pela empresa segundo métodos de classificação e durante períodos de tempo pré-determinados pela lei ou pelas suas vantagens; O local onde estes documentos são conservados. 7
Organização de arquivos O planeamento e a organização do arquivo devem ser feitos segundo: O numero de utilizadores e o pessoal disponível; O volume da documentação e o tipo de utilização previsível; O espaço físico e a localização estratégica. 8
Posição dos documentos Horizontais: São arquivados horizontalmente uns a seguir aos outros, em estantes ou armários com prateleiras. Usam-se sobretudo para formatos superiores ao A4 ou em arquivos semi-activos/inactivos, uma vez que tem como inconveniente o difícil acesso aos documentos, sendo necessário deslocar todos os dossiers para tirar aquele que se deseja. Verticais: Os documentos são colocados verticalmente uns após os outros, fazendo-se a ordenação da esquerda para a direita e de cima para baixo. Usam-se para volumes encadernados dossiers e caixas de cartão, vídeos, etc. Suspensos: A documentação é colocada em pastas ou bolsas de papel kraft continuo, dobrado em forma de fole, suspensas pela parte superior em classificadores que deslizam numa estrutura lateral, ou encontrarem-se colocadas em gaveta. São muito usados para arquivos de processos. Rotativos: Os documentos são presos a um sistema que roda em torno de um eixo. Pode ser combinado com o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente guardado em armário próprio. 9
Funções do arquivo As funções do arquivo consistem na recolha, conservação e criação de condições de segurança e fácil consulta dos documentos. O arquivista deve: Seleccionar a documentação recebida e emitida; Dar entrada, registar e classificar/codificar/sinalizar os documentos a arquivar; Ordenar e arquivar os documentos, de forma a facilitar a sua busca e garantir a sua preservação; Conservar os documentos, guardando-os em locais adequados; Actualizar e apurar o arquivo 10
Fichas e ficheiros As fichas são documentos sintéticos, normalmente dez formato e disposição gráfica normalizados e em material consistente, que permitem a recolha organizada e sistematizada da informação essencial e a sua distribuição gráfica, de forma a facilitar a sua utilização e consulta. Um ficheiro é um conjunto de fichas com o mesmo formato e o mesmo tipo de informação, colocadas numa ordem previamente determinada em caixa, gaveta ou móvel próprio. 11
Eficácia do arquivo A eficácia deste é vista pela: - Rapidez e segurança com que os processos chegam ás mãos dos requisitantes; - Frequência com que são feitos os pedido Índices desta eficácia - O movimento do arquivo, que se define pela relação entre o número de documentos requisitados por um ano e o número de documentos arquivados, Número de documentos requisitados por ano Número de documentos arquivados - A organização do arquivo, que é encontrada, confrontando o número de documentos procurados com o número de documentos não encontrados. Número de documentos não encontrados Número de documentos procurados 12
Classificação alfabética Baseia-se numa sucessão de letras do alfabético, e é usada como classificação de base ou complemento de outras classificações. Critérios de ordenação: Nome a nome ou palavra a palavra; Por apelido; Letra a letra Vantagens e desvantagens Possibilidade de confusão Dificuldades de expansão Regras Fixas e critérios de orientação 13
Classificação numérica É muita utilizada para a ordenação de documentação comercial, atribui-se um número aos documentos que são recebidos e aos que são despachados. Este processo é feito normalmente com um numerador, ou numerador/datador. Vantagens e desvantagens: * Codificação demorada e com riscos de erro, dificuldade em encontrar um documento * Fácil leitura e aplicação, fácil controlo e detecção do extravio de um documento 14
Classificação ideológica Esta também se pode chamar metódica ou analítica, trata-se de uma classificação por assuntos, temas ou ideias. Vantagens e desvantagens Tem possibilidade de intercalamento e de extensão Difícil execução 15
Classificações derivadas ou mistas São sistemas de conjugação de duas ou mais ordenações, utilizando-as conjuntamente, e a que se da o nome de derivados, mistos, utilitários ou combinados. Alfanumérico Combina as vantagens da ordenação alfabética e numérica, utilizando normalmente a ordem a alfabética para a classificação e a ordem numérica para a busca. Geográfico É um sistema que apresenta uma grande utilidade para as empresas com várias filiais ou grande número de clientes dispersos por varias zonas geográficas. Cronológico É feito com base em datas de emissão, de recepção, de vencimento, de aquisição, de vendas, etc. Decimal É também conhecido por sistema de Dewey, classificação decimal universal, constitui uma variante do sistema ideológico, método ou analítico. 16
Codificação e Indexação Codificar significa atribuir um código, ou seja, identificar através de um sistema de símbolos que permita a representação da informação, permitindo a sua transposição sem alterar o significado da informação a que se refere. Indexar significa estabelecer o índice, ou seja, a relação ordenada e metódica de uma matéria. 17
Conclusão Este trabalho foi um pouco complicado faze-lo por ser complexo. No entanto foi muito interessante e enriquecedor ter estes conhecimentos. Espero que tenham adquirido todos estes conhecimentos. 18
Nota: folhas entregues pela professora. Bibliografia 19