A importância da Gestão por Informações nas Organizações de Saúde
Jorge Antônio Pinheiro Machado Filho Consultor de Negócios www.bmpro.com.br jorge@bmpro.com.br
1. Situação nas Empresas 2. A Importância do BI 3. Benefícios do BI 4. Guia Simples e Prático para Implantar um BI 5. Um BI na Prática
Situações comuns no dia-a-dia do corpo gerencial
Informações Incompletas e/ou Incompatíveis...
Falta de Informações...
Informações na Hora Errada...
Informações Difíceis de Localizar...
Superabundância de Dados...
Equipe de Informática Sobrecarregada...
Gestão Empírica
Gestão Salve-se Quem Puder
Outras Situações Comuns Dados espalhados em vários sistemas Dados despadronizados Demora para entrega da informação Aplicações não intuitivas Relatórios confusos e incompletos Processos manuais Armazenamento não centralizado Cada um na empresa tem a sua versão dos dados, tem o seu resumo, a sua planilha
Por que isso acontece em tantas organizações?
Porque isto acontece nas Organizações? Sistemas de Nível Operacional transacionais analíticos ciclos longos repetitivos previsíveis produto pronto
Níveis de Informações e Processos Sistemas de Informação Gerencial não transacionais sintéticos ciclos curtos não repetitivos não previsíveis flexíveis fáceis de usar interativos Sistemas de Nível Operacional transacionais analíticos ciclos longos repetitivos previsíveis produto pronto
Os Sistemas trabalham Juntos Os sistemas de nível operacional da empresa e os sistemas para gestão são diferentes, mas complementares
A maioria dos sistemas foi feita para atender necessidades operacionais A informática ainda atende pouco ao nível gerencial
BI, outro modismo ou um real diferencial competitivo?
Desafios dos Tomadores de Decisão Encontrar as informações necessárias, para estudá-las e extrair conclusões, que demonstrem real valor para os negócios 25% do tempo, dos responsáveis por decisões, são gastos em decodificação de dados Estratégias empresariais estão ligadas à Inteligência na tomada de decisões O ambiente de negócios está se tornando mais complexo e mudando rapidamente, o que deixa as decisões mais difíceis O intervalo para tomar decisões está diminuindo: isso exige desenvolvimento e uso de sistemas de suporte às decisões
Desafios dos Tomadores de Decisão A tomada de decisões gerenciais se tornou complexa. Métodos intuitivos e de tentativa e erro podem não ser mais suficientes As empresas devem reagir e se adaptar prontamente aos ambientes em mudança e as novas tecnologias, tomando decisões melhores e mais rápidas Informação é Recurso Estratégico!
Percebendo o valor da informação Informação como um recurso importante... Oportunidade de novos negócios Aumento da margem Melhoria nas relações Apoio a decisão Melhoria dos processos Conhecimento compartilhado = vantagem competitiva
Informações Estratégicas...Uma base de dados, por maior que seja, não é informação. Ela é minério de informação. Para que a matéria-prima se transforme em informação, ela precisa ser organizada para uma tarefa, dirigida para desempenho específico, aplicada a uma decisão... Peter F. Drucker
Tendências em Negócios Fatores... Competição Global Desregulamentação Mudanças rápidas Lealdade do cliente passageira Indo para... Foco em Clientes Processos de decisão que atinjam todos os níveis Tratamento da informação como um Recurso / Produto / Arma Competitiva
Business Intelligence
BI - Conceito Business Intelligence (BI) é um conjunto de conceitos, métodos e recursos tecnológicos que habilitam a obtenção e distribuição de informações geradas a partir de dados operacionais, históricos e externos, visando proporcionar subsídios para a tomada de decisões gerenciais e estratégicas. Gartner Group / 1992
BI - Conceito Business Intelligence é uma forma de emprego da informação na gestão de negócios Business Intelligence é um termo guarda-chuva que inclui arquiteturas, ferramentas, bancos de dados, aplicações, e metodologias. É uma expressão livre de conteúdo, portanto significa coisas diferentes para pessoas diferentes. (Business Inteligence Um Enfoque Gerencial para a Inteligência do Negócio 2009)
BI - Conceito Os métodos de Business Intelligence normalmente utilizam um repositório central (data warehouse) que permite a eficiência na geração da informação A arquitetura do Business Intelligence inclui o data warehouse, análise das regras de negócio, ferramentas de ETL, bancos de dados e interface com o usuário final (tabelas de respostas, relatórios, gráficos, dashboards...)
BI - Conceito Data Warehouse: é um conjunto de dados produzidos para oferecer suporte à tomada de decisões: é também um repositório de dados atuais e históricos de possível interesse do corpo gerencial da organização Data Marts: data warehouse une dados de toda a empresa, já um data mart normalmente é menor e se concentra em um assunto ou departamento específico, ou seja, é um subconjunto de um data warehouse
BI - Conceito Consultas Exames Ambulatório Internações Data Warehouse Hospitalar Faturamento.........
BI - Benefícios Maior eficiência e eficácia geral nas atividades de gestão Padronização de conceitos e de indicadores Mais agilidade no acesso as informações Respostas mais adequadas diante de situações inesperadas Melhor qualidade nas tomadas de decisão Redução de atividades operacionais e de erros na geração de informações gerenciais
BI Benefícios Economia de tempo na busca da informação (61%) Versão ÚNICA da verdade (59%) Melhores estratégias e planos (57%) Melhores decisões táticas (56%) Processos mais eficientes (55%) Economia de custos (37%) Eckerson (2003) Thompson (2004) Livro Business Inteligence Um Enfoque Gerencial Para a Inteligência De Negócios Geração de relatórios mais rápida e precisa (81%) Melhor tomada de decisão (78%) Melhor serviço ao cliente (56%)
Objetivos do BI Fornecer ao corpo gerencial informações: Fáceis de acessar e entender Corretas Significativas No tempo certo Na quantidade apropriada Com múltiplas perspectivas Flexíveis visando... Melhores Resultados Empresariais!
Objetivos do BI BI O fator decisivo
Construção de um Sistema de BI 50% Conceituais 30% Humanas 20% Técnicas
Roteiro para Implantação de um BI Levantamento das necessidades de informação Identificação das informações necessárias nos sistemas existente: ERP, outros sistemas... Extração dos Dados (ETL) Carga dos dados no data warehouse Validação das Informações Desenvolvimento da Interface com o Usuário
Alguns exemplos de questionamentos A partir de dados obtidos dos registros de Consultas é possível realizar quaisquer análises e responder perguntas como: Existe algum horário em que as consultas aumentam ou diminuem significativamente? Existe algum dia da semana com concentração de consultas? Qual a especialidade médica que mais tem demanda de consultas? Qual o médico que mais atendeu consultas? Quantas consultas de traumato foram atendidas no dia? E na semana? E no mês? E no ano? Como se distribuem, por dias da semana (seg, ter, qua..) as consultas pode especialidade médica? Qual o sexo das pessoas que estão demandando mais consultas? Qual a faixa etária das pessoas que estão demandando as consultas?
Avaliação das Informações Necessárias Avaliando as informações pertinentes a consultas, podemos definir alguns grupos de informação importantes: Data de Atendimento, de Cobrança, Dia do Mês, Dia da Semana, Hora do Atendimento, etc... Paciente: nome, idade, faixa etária, sexo, classe social, religião, estado civil, plano de saúde, origem do paciente, etc Tipo de Atendimento: consultório, PA, plantão, etc Especialidade Médica, Médico Plano de Saúde Quantidade de Consultas Valorização da Consulta para faturamento/cobrança
Análise das Informações no ERP Será que todas as informações identificadas pelo usuário existem? Onde elas estão? Em qual sistema? Em que Banco de Dados? Em que Servidor / Sistema Operacional? Como eu vou levar essas informações para o BI? Ferramentas de ETL Extract Transformer Loader
Carga e Validação das Informações no BI Quanto a Carga das Informações no BI Qual período deverá ser carregado no BI? Qual a necessidade de informações hístóricas? Qual a capacidade do equipamento para carga de dados histórica? Qual a frequência de atualização das informações no BI? Quanto a Validação das Informações no BI Uma das fases mais IMPORTANTES! Veracidade das informações no BI Segurança na utilização das informações do BI Confiança!!!
Interface para o Usuário Quanto ao Formato das Saídas Tabelas respostas Planilhas Excel Gráficos Relatórios (HTML, pdf ) Dashboards Quanto a periodocidade para geração das informações Consultas diárias, semanais e mensais Consultas manuais/pontuais, automáticas (e-mail) Alertas Consultas exporádicas
Modelo Visual Base de Dados Gerencial Carga de Dados ETL Extração de dados Consultas Exames Ambulatório Internações Faturamento...
Demonstração de um BI
Importância da Gestão por Informações Aspectos Relevantes Disponível Rapidez Momento Veracidade Capacitação Para solicitar Para ler o resultado Para entender o resultado Para aplicar o resultado
Jorge Antônio Pinheiro Machado Filho Consultor de Negócios www.bmpro.com.br jorge@bmpro.com.br (51) 9140.6162 / 9989.9689