DEPARTAMENTO DE INSTRUMENTOS ASSUNTO FUNDO FLORESTAL PERMANENTE EIXO II DEFESA DA FLORESTA CONTRA INCÊNDIOS E AGENTES BIÓTICOS AÇÃO - REALIZAÇÃO DE QUEIMADAS EXTENSIVAS PREVENÇÃO DE FOGOS FLORESTAIS DISTRIBUIÇÃO INTERNA E EXTERNA AO ICNF, I.P. ÍNDICE 1. ENQUADRAMENTO... 2 2. INTERVENIENTES... 2 3. FORMALIZAÇÃO DOS PEDIDOS DE PAGAMENTO... 2 4. REGRAS GERAIS A OBSERVAR... 3 5. ANÁLISE DOS PEDIDOS DE PAGAMENTO / VALIDAÇÃO... 3 6. ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO DAS CANDIDATURAS APROVADAS... 5 7. CONTROLO IN LOCO DA EXECUÇÃO DAS CANDIDATURAS APROVADAS... 5 8. INCUMPRIMENTO... 5 ANEXO I FORMULÁRIO DE PEDIDO DE PAGAMENTO... 6 ANEXO II RELATÓRIO DE EXECUÇÃO... 7 ANEXO III CONSTITUIÇÃO DO PROCESSO FÍSICO... 9 ANEXO IV FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE PAGAMENTO... 10 PELO CONSELHO DIRETIVO 1/10
1. ENQUADRAMENTO A presente norma define os procedimentos e as orientações técnicas e financeiras para a execução do apoio financeiro proveniente do Fundo Florestal Permanente (FFP) no âmbito das candidaturas apresentadas ao abrigo do Anúncio de Abertura Procedimento Concursal n.º 02/0126/2018 para realização de queimadas extensivas. O apoio financeiro a atribuir insere-se na área de Prevenção de Incêndios e respetivas Infraestruturas do Decreto-Lei n.º 63/2004, de 22 de março, através do eixo de intervenção de Defesa da floresta contra incêndios e agentes bióticos previsto na alínea b) do artigo 5.º do Regulamento do FFP 1 e destina-se ao financiamento das atividades desenvolvidas associadas à execução das ações de queimadas extensivas com enquadramento na subalínea iii) da alínea b) do n.º 1 do artigo 6.º daquele Regulamento, incluídas nas candidaturas apresentadas e nos termos da respetiva aprovação. 2. INTERVENIENTES Instituto de Conservação da Natureza e das Florestas, I.P. (ICNF, I.P.); Beneficiários. 3. FORMALIZAÇÃO DOS PEDIDOS DE PAGAMENTO 1. Os pedidos de pagamento do apoio são formalizados junto do ICNF,IP, mediante a apresentação dos documentos referidos nos pontos seguintes. 1.1. Formulários (disponibilizados no portal do ICNF, I.P., com as respetivas instruções de preenchimento): A. Formulário do pedido de pagamento (Anexo I); B. Relatório intercalar ou final de execução material (Anexo II). Nota: O Pedido de Pagamento, nas suas componentes A e B, deve ser assinado e rubricado, pelos responsáveis da entidade beneficiária, e carimbado. 1.2. Documentos que evidenciem a realização da(s) ação(ões) aprovada(s): a. Cartografia com a delimitação da área de queimada extensiva efetivamente realizada, por parcela, em suporte digital, nomeadamente através do envio de ficheiro no formato shp. (shapefile); b. Fotografias, por parcela, do antes e do após a realização da queimada, em suporte digital; 1 Aprovado pela Portaria n.º 77/2015, de 16 de março, alterado pela Portaria n.º 163/2015, de 2 de junho e respetiva Declaração de Retificação n.º 25/2015 (DR 1.ª série n.º 111, de 9 de junho) e pelas Portarias n.º 42/2016, de 8 de março, e n.º 10-A/2018, de 5 de janeiro. PELO CONSELHO DIRETIVO 2/10
c. Elementos que evidenciem o cumprimento de obrigações em matéria de publicitação do apoio; d. Declarações comprovativas da regularidade da situação tributária e contributiva perante a Administração Fiscal e a Segurança Social atualizadas, caso o beneficiário não tenha dado autorização de consulta on-line ao ICNF. 2. No caso do pedido de pagamento ser a título de adiantamento deve o mesmo ser acompanhado pelos seguintes documentos: 2.1. Formulário do pedido de pagamento (disponibilizado no portal do ICNF) (Anexo I); 2.2. Minuta de garantia bancária ou declaração de reconhecimento de dívida, conforme a tipologia do beneficiário é de natureza privada ou de natureza pública (disponibilizadas no portal do ICNF, I.P); 2.3. Declarações comprovativas da regularidade da situação tributária e contributiva perante a Administração Fiscal e a Segurança Social atualizadas, caso o beneficiário não tenha dado autorização de consulta on-line ao ICNF. 4. REGRAS GERAIS A OBSERVAR 1. O Beneficiário é responsável pelo adequado registo e arquivo dos originais de todos os documentos comprovativos que digam respeito ao pagamento do apoio financeiro concedido pelo contrato, e de outros documentos relacionados com a execução material das ações previstas, obrigando-se a mantêlo durante 10 (dez) anos a contar do pagamento final. No Anexo III apresenta-se a estrutura de constituição do processo físico. 2. O beneficiário deve assegurar a utilização da insígnia da República Portuguesa, bem como a menção «Financiado pelo Fundo Florestal Permanente», em condições que permitam uma identificação visual inequívoca, em todas as ações financiadas pelo Fundo Florestal Permanente. 5. ANÁLISE DOS PEDIDOS DE PAGAMENTO / VALIDAÇÃO 1. Os pedidos de pagamento reportam-se as ações realizadas, devendo ser acompanhados dos respetivos relatórios de execução intercalares ou final das atividades realizadas. 2. O ICNF, I.P. procede ao controlo documental do(s) pedido(s) de pagamento, à análise e à validação dos pedidos de pagamento do apoio contratualizado, sendo o procedimento para pagamento realizado de acordo com fluxograma apresentado no Anexo IV. 3. A aprovação/validação de qualquer pagamento fica condicionada à apresentação do relatório de execução material, identificando as ações realizadas (ver ponto 1.2. do capítulo 3) no âmbito do contrato de atribuição do apoio. PELO CONSELHO DIRETIVO 3/10
4. Após envio pelo beneficiário do pedido de pagamento, sem erros e devidamente instruído e após validação do mesmo, o FFP tem 30 dias para proceder ao seu pagamento consoante a sua disponibilidade orçamental/financeira. 5. O pedido de pagamento final deve ser acompanhado do relatório final de execução material acompanhado dos comprovativos das ações realizadas, a apresentar no prazo máximo de 15 dias seguidos a contar da data aprovada para o termo da execução da candidatura. 6. O pagamento é proporcional aos hectares das ações de queimada extensiva, ficando o pagamento final correspondente a 10% da respetiva área total executada, condicionado à apresentação e aprovação do relatório final de execução material. 7. O pagamento dos apoios é efetuado através de transferência bancária, para o número de identificação bancária indicado em cada um dos Termos de Aceitação. 8. Os pagamentos ficam, nos termos legais, condicionados à comprovação da regularidade da situação tributária e contributiva do beneficiário perante a Administração Fiscal e a Segurança Social. 9. No caso de incumprimento pode haver lugar à suspensão do pagamento dos apoios ou à revogação da decisão da sua atribuição nos termos da alínea g) do artigo 9.º do Regulamento do FFP, cabendo ao Fundo proceder à recuperação do apoio indevidamente recebido nos termos do artigo 32.º daquele Regulamento. 10. Podem ser concedidos adiantamentos dos apoios aprovados, nas seguintes condições: a. No máximo, até 50% do montante total do apoio aprovado; b. Os adiantamentos só podem ser concedidos mediante a apresentação de uma garantia bancária no valor de 100% do valor do adiantamento a conceder; c. No caso de o benificiário ser uma pessoa coletiva de direito público, a garantia bancária é substituída por declaração de emitida pelo respetivo dirigente máximo, do reconhecimento da dívida ao Fundo pelo montante do adiantamento; d. O beneficiário deve regularizar/justificar o adiantamento concedido no prazo máximo de 90 dias seguidos, após a data do adiantamento, não devendo em todo o caso ultrapassar a data indicada no ponto 5 para apresentação do relatório final; e. O beneficiário está obrigado a restituir ao Fundo Florestal Permanente os montantes que lhe forem adiantados e não justificados, sendo aplicável ao caso o disposto no artigo 32.º do regulamento do FFP. PELO CONSELHO DIRETIVO 4/10
6. ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO DAS CANDIDATURAS APROVADAS O acompanhamento da execução material das candidaturas aprovadas, de acordo com a incidência territorial das ações a empreender, é realizada pelos serviços responsáveis pela defesa da floresta contra incêndios dos Departamentos de Conservação da Natureza e das Florestas (DCNF s) do ICNF, I.P.. 7. CONTROLO IN LOCO DA EXECUÇÃO DAS CANDIDATURAS APROVADAS Com vista a verificar a regularidade da aplicação do apoio concedido, são realizadas ações de controlo físicas (in loco), podendo estas ser realizadas a partir da data da assinatura do termo de aceitação. 8. INCUMPRIMENTO O incumprimento das obrigações assumidas pelo beneficiário pode determinar a suspensão do pagamento do apoio ou modificação ou revogação da decisão da sua atribuição, com eventual reposição do montante dos apoios indevidamente recebidos, acrescidos de juros de mora calculados nos termos do disposto no artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 16/2013, de 28 de janeiro. A desistência da execução da candidatura aprovada determina a restituição dos apoios pagos. PELO CONSELHO DIRETIVO 5/10
DEPARTAMENTO DE INSTRUMENTOS ANEXO I FORMULÁRIO DE PEDIDO DE PAGAMENTO PELO CONSELHO DIRETIVO 6/10
DEPARTAMENTO DE INSTRUMENTOS ANEXO II RELATÓRIO DE EXECUÇÃO PELO CONSELHO DIRETIVO 7/10
DEPARTAMENTO DE INSTRUMENTOS PELO CONSELHO DIRETIVO 8/10
ANEXO III CONSTITUIÇÃO DO PROCESSO FÍSICO CONSTITUIÇÃO DO PROCESSO FÍSICO A ASSEGURAR PELO BENEFICIÁRIO O processo físico para cada projeto deve ser identificado com o n.º de Candidatura atribuído pelo Fundo, devendo respeitar a seguinte estrutura organizativa: 1. Decisão de financiamento 1.1. Instrução da candidatura 1.2. Candidatura 1.3. Elementos adicionais Anexos à candidatura 1.4. Decisão 1.5. Contrato de financiamento Termo de Aceitação 2. Acompanhamento financeiro 2.1. Pedidos de pagamento 2.1.1. Formulário 2.1.2. Certidões da SS e AF atualizadas 2.1.3. Elementos adicionais 2.1.4. Comunicações 2.1.5. Extratos dos pagamentos dos apoios 3. Acompanhamento físico 3.1. Relatórios de execução 3.1.1. Relatório 3.1.2. Resultados 3.1.3. Elementos adicionais 3.1.4. Comunicações 3.2. Visitas de acompanhamento 3.2.1. Relatório de visita 3.2.2. Elementos adicionais 3.2.3. Comunicações 4. Encerramento 4.1. Comunicação de encerramento PELO CONSELHO DIRETIVO 9/10
ANEXO IV FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE PAGAMENTO Entidades Beneficiárias ICNF, I.P. Departamento de Instrumentos Financeiros (DIF) ICNF, I.P. DGAPPF / DCNF Envia o formulário do pedido de pagamento conforme modelo disponibilizado e o relatório de execução intercalar ou final Recebe e verifica o correto preenchimento o pedido de pagamento Efetua o controlo documental Não Processo completo? Recebe notificação de pedido de elementos/esclarecimentos Emite pedido de elementos/esclarecimentos Sim O DCNF procede à vistoria in loco e elabora relatório de acompanhamento e controlo. Remete os elementos / esclarecimentos solicitados Elabora análise e parecer sobre o pedido de pagamento e relatório de execução intercalar Caso se trate do PP final remete o Relatório de execução final para o DGAPPF e DCNF para efeitos de avaliação Sim Relatório regular Não Notifica a entidade, previamente ao parecer final Elabora análise e parecer sobre o pedido de pagamento Não Pagamento não validado Parecer favorável? Sim Emite lista de validação de pagamentos Conselho Diretivo ICNF, I.P. Autoriza pagamento Envia para o DIF e DGAPPF O DGAPPF avalia o Relatório de execução final e emite parecer. Envia autorização para processamento Departamento Administrativo e Financeiro (DAF) Recebe o apoio financeiro Procede ao pagamento do apoio às entidades por transferência bancária PELO CONSELHO DIRETIVO 10/10