NORMA TÉCNICA DEPARTAMENTO DE INSTRUMENTOS FINANCEIROS ÍNDICE EMISSOR. NÚMERO 007/2018/Versão n.º 001 DATA: 29/11/2018 ASSUNTO

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1 DEPARTAMENTO DE INSTRUMENTOS FINANCEIROS ASSUNTO FUNDO FLORESTAL PERMANENTE EIXO II DEFESA DA FLORESTA CONTRA INCÊNDIOS E AGENTES BIÓTICOS AÇÃO APOIO AO EQUIPAMENTO DE EQUIPAS DE SAPADORES FLORESTAIS (ANÚNCIO N.º ) DISTRIBUIÇÃO INTERNA E EXTERNA AO ICNF, I.P. ÍNDICE 1. ENQUADRAMENTO INTERVENIENTES FORMALIZAÇÃO DOS PEDIDOS DE PAGAMENTO REGRAS GERAIS A OBSERVAR ANÁLISE DOS PEDIDOS DE PAGAMENTO / VALIDAÇÃO CONTROLO INCUMPRIMENTO PUBLICITAÇÃO DO FINANCIAMENTO DO APOIO... 6 ANEXO I FORMULÁRIO DO PEDIDO DE PAGAMENTO... 7 ANEXO II FORMULÁRIO DO RECAPITULATIVO DE DESPESAS... 8 ANEXO III - INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO DO FORM. DO RECAPITULATIVO DE DESPESAS 9 ANEXO IV RELATÓRIO DE EXECUÇÃO MATERIAL E FINANCEIRA ANEXO V CONSTITUIÇÃO DO PROCESSO FÍSICO ANEXO VI FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE PAGAMENTO PELO CONSELHO DIRETIVO 1/14

2 DEPARTAMENTO DE INSTRUMENTOS FINANCEIROS 1. ENQUADRAMENTO A presente norma define os procedimentos e as orientações técnicas e financeiras para a execução do apoio financeiro proveniente do Fundo Florestal Permanente (FFP) no âmbito das candidaturas apresentadas ao abrigo do Anúncio de Abertura de Procedimento Concursal n.º para o apoio ao equipamento das equipas de sapadores florestais. O apoio financeiro a atribuir insere-se no eixo de intervenção de Defesa da floresta contra incêndios e agentes bióticos previsto na alínea b) do artigo 5.º do Regulamento do FFP 1 e destina-se ao financiamento da aquisição de equipamento de proteção individual das equipas de sapadores florestais, com enquadramento na subalínea i) da alínea b) do n.º 1 do artigo 6.º daquele Regulamento, incluído nas candidaturas apresentadas e nos termos da respetiva aprovação. 2. INTERVENIENTES Instituto de Conservação da Natureza e das Florestas, I.P. (ICNF, I.P.); Beneficiários. 3. FORMALIZAÇÃO DOS PEDIDOS DE PAGAMENTO 1. O Pedido de Pagamento do apoio formaliza-se junto do ICNF, Avenida da República n.º 16 a 16B, LISBOA, através da apresentação do formulário de pedido de pagamento, depois de devida e integralmente preenchido, assinado pelo(s) representante(s) legal(ais) do beneficiário e carimbado, acompanhado da documentação descrita no ponto seguinte. 2. Os pedidos de pagamento formalizam-se mediante a apresentação do formulário de Pedido de Pagamento/Adiantamento e Termo de Responsabilidade (Anexo I) acompanhados dos seguintes elementos: a) Formulário do recapitulativo dos documentos comprovativos de despesas, nos termos do modelo constante do Anexo II, em formato papel devidamente assinado, devendo o mesmo ser também submetido em formato eletrónico (MS Excel) para o endereço info.ffp@icnf.pt; As instruções para preenchimento do recapitulativo de despesas constam do Anexo III. 1 Aprovado pela Portaria n.º 77/2015, de 16 de março, alterado pela Portaria n.º 163/2015, de 2 de junho e respetiva Declaração de Retificação n.º 25/2015 (DR 1.ª série n.º 111, de 9 de junho) e pelas Portarias n.º 42/2016, de 8 de março, e n.º 10-A/2018, de 5 de janeiro. PELO CONSELHO DIRETIVO 2/14

3 DEPARTAMENTO DE INSTRUMENTOS FINANCEIROS b) Formulário do pedido de pagamento/adiantamento e Formulário de Recapitulativo de Despesas que pode ser descarregado em c) Cópia dos originais dos documentos comprovativos de despesa, sendo estas obtidas dos originais com a aposição do carimbo a que se faz referência no ponto 4. do capítulo 4, e das respetivas quitações; d) Declarações comprovativas da regularidade da situação tributária e contributiva perante a Administração Fiscal e a Segurança Social atualizadas, caso o beneficiário não tenha dado autorização de consulta on-line ao ICNF; e) Relatório final de execução material e financeira com o último pedido de pagamento (Anexo IV); f) Documentos que evidenciem a realização da(s) ação(ões) aprovada(s), através de fotografias, por tipo de equipamento adquirido, demostrativas do tipo de peça adquirida e n.º total de peças; g) Elementos que evidenciem o cumprimento de obrigações em matéria de publicitação do apoio. 3. No caso do pedido de pagamento ser a título de adiantamento deve o mesmo ser acompanhado pelos seguintes documentos: a) Formulário do pedido de pagamento/adiantamento e Formulário de Recapitulativo de Despesas que pode ser descarregado em b) Cópias das faturas com a aposição do carimbo a que se faz referência no ponto 4. do capítulo 4 e respetivas guias de remessa; c) Declarações comprovativas da regularidade da situação tributária e contributiva perante a Administração Fiscal e a Segurança Social atualizadas, caso o beneficiário não tenha dado autorização de consulta on-line ao ICNF; d) A Entidade beneficiária fica obrigada, neste caso, a apresentar no prazo de 30 dias úteis, a contar da data de pagamento do adiantamento, os comprovativos do pagamento integral da despesa que serviu de base ao pagamento do adiantamento. 4. REGRAS GERAIS A OBSERVAR 1. Elegibilidade Temporal os documentos comprovativos de despesa, o modo de pagamento e respetivo lançamento contabilístico, devem reportar-se ao período de elegibilidade de despesa. São consideradas elegíveis as despesas efetuadas no prazo de execução aprovado. Em casos excecionais, devidamente fundamentados, pode ser autorizada a prorrogação do prazo de execução da candidatura aprovada, por período não superior a um ano, nos termos do artigo 29.º do Regulamento do FFP. PELO CONSELHO DIRETIVO 3/14

4 DEPARTAMENTO DE INSTRUMENTOS FINANCEIROS 2. Elegibilidade material e normativa As despesas devem estar associadas às ações aprovadas e que não tenham sido objeto de apoio por parte de outros programas ou instrumentos financeiros de âmbito nacional ou comunitário. Devem ainda cumprir as regras gerais de elegibilidade e outras restrições contidas na legislação nacional e noutros normativos aplicáveis, nomeadamente, as condições de atribuição do apoio previstas no Termo de Aceitação. 3. Elegibilidade Formal - As faturas devem cumprir o previsto no CIVA, incluindo, quando aplicável, a conformidade dos procedimentos de contratação pública adotados. 4. Os originais dos documentos comprovativos de despesa devem ser carimbados fazendo menção a apoio Reembolsado pelo Fundo Florestal Permanente. Este carimbo deve ainda incluir a identificação da candidatura, o ano, o valor elegível imputado e a percentagem de imputação. Reembolsado pelo Fundo Florestal Permanente N.º da candidatura: N.º sequencial no recapitulativo: Ano: Valor elegível/imputado: ; % Assinatura: Data: / / 5. O Beneficiário é responsável pelo adequado registo e arquivo dos originais de todos os documentos comprovativos que digam respeito ao pagamento do apoio financeiro concedido pelo contrato, e de outros documentos relacionados com a execução material das ações previstas, obrigando-se a mantê-lo durante 10 (dez) anos a contar do pagamento final. No Anexo V apresenta-se a estrutura de constituição do processo físico. 6. O beneficiário deve assegurar a utilização da insígnia da República Portuguesa, bem como a menção «Financiado pelo Fundo Florestal Permanente», em condições que permitam uma identificação visual inequívoca, em todas as ações financiadas pelo Fundo Florestal Permanente. 5. ANÁLISE DOS PEDIDOS DE PAGAMENTO / VALIDAÇÃO 1. Os pedidos de pagamento reportam-se as ações realizadas, devendo o último pedido ser acompanhado do respetivo relatório de execução final das ações realizadas. PELO CONSELHO DIRETIVO 4/14

5 DEPARTAMENTO DE INSTRUMENTOS FINANCEIROS 2. O ICNF, I.P. procede ao controlo documental do(s) pedido(s) de pagamento, à análise e à validação dos pedidos de pagamento do apoio contratualizado, sendo o procedimento para pagamento realizado de acordo com fluxograma apresentado no Anexo VI. 3. A aprovação/validação de qualquer pagamento fica condicionada à apresentação do relatório de execução material, identificando as ações realizadas no âmbito do contrato de atribuição do apoio. 4. Após submissão pelo beneficiário do pedido de pagamento, sem erros e devidamente instruído e após validação do mesmo, o FFP tem 30 dias para proceder ao seu pagamento consoante a sua disponibilidade orçamental/financeira. 5. O pagamento é proporcional à realização do investimento elegível, devendo o montante da última prestação representar pelo menos 5% da respetiva despesa total elegível, e fica condicionado à apresentação e aprovação do relatório final de execução material. 6. O pagamento dos apoios é efetuado através de transferência bancária, para o número de identificação bancária indicado em cada um dos Termos de Aceitação. 7. Os pagamentos ficam, nos termos legais, condicionados à comprovação da regularidade da situação tributária e contributiva do beneficiário perante a Administração Fiscal e a Segurança Social. 8. No caso de incumprimento pode haver lugar à suspensão do pagamento dos apoios ou à revogação da decisão da sua atribuição nos termos da alínea g) do artigo 9.º do Regulamento do FFP, cabendo ao Fundo proceder à recuperação do apoio indevidamente recebido nos termos do artigo 32.º daquele Regulamento. 9. Podem ser concedidos adiantamentos dos apoios aprovados, nas seguintes condições: a) No máximo, até 50% do montante total do apoio aprovado; b) A Entidade beneficiária fica obrigada, neste caso, a apresentar no prazo de 30 dias, a contar da data de pagamento do adiantamento, os comprovativos do pagamento integral da despesa que serviu de base ao pagamento do adiantamento; c) O beneficiário está obrigado a restituir ao Fundo Florestal Permanente os montantes que lhe forem adiantados e não justificados, sendo aplicável ao caso o disposto no artigo 32.º do regulamento do FFP. 6. CONTROLO Os pedidos de pagamento estão sujeitos a ações de controlo documental e financeiro. Em complemento podem ser efetuadas ações de controlo in loco sem aviso prévio, sendo o beneficiário notificado do relatório de visita, quando aplicável. PELO CONSELHO DIRETIVO 5/14

6 DEPARTAMENTO DE INSTRUMENTOS FINANCEIROS 7. INCUMPRIMENTO O incumprimento das obrigações assumidas pelo beneficiário pode determinar a suspensão do pagamento do apoio ou modificação ou revogação da decisão da sua atribuição, com eventual reposição do montante dos apoios indevidamente recebidos, acrescidos de juros de mora calculados nos termos do disposto no artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 16/2013, de 28 de janeiro. A desistência da execução da candidatura aprovada determina a restituição dos apoios pagos. 8. PUBLICITAÇÃO DO FINANCIAMENTO DO APOIO Nas ações financiadas pelo FFP, os beneficiários devem utilizar a insígnia da República Portuguesa, bem como a menção Financiado pelo Fundo Florestal Permanente, conforme definido na Norma Técnica n.º 03/2018/Versão n.º 01 de 23/08/2018, que pode ser encontrado no Portal do ICNF ( PELO CONSELHO DIRETIVO 6/14

7 DEPARTAMENTO DE INSTRUMENTOS FINANCEIROS ANEXO I FORMULÁRIO DO PEDIDO DE PAGAMENTO PELO CONSELHO DIRETIVO 7/14

8 DEPARTAMENTO DE INSTRUMENTOS FINANCEIROS ANEXO II FORMULÁRIO DO RECAPITULATIVO DE DESPESAS PELO CONSELHO DIRETIVO 8/14

9 DEPARTAMENTO DE INSTRUMENTOS FINANCEIROS ANEXO III - INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO DO FORM. DO RECAPITULATIVO DE DESPESAS 1. Dados do Beneficiário 1. Identificação do beneficiário: indicar a denominação social da entidade beneficiária. 2. NIPC: preencher com o número de identificação de pessoa coletiva da entidade beneficiária. 3. N.º do Pedido de Apoio: preencher com o n.º do pedido de apoio atribuído. 2. Despesas efetuadas 1. N.º Doc. Sequencial: Número sequencial atribuído a cada documento de despesa, que deve ser inscrito no carimbo aposto no original do mesmo. Cada documento de despesa é composto, no mínimo, por 2 peças essenciais e pela seguinte ordem: fatura, e documento comprovativo do pagamento: extrato bancário ou listagem dos meios de pagamento. Nos casos aplicáveis, deverá juntar-se ao documento de despesa o processo de aquisição/adjudicação aplicado nos termos das regras da contratação pública em vigor. 2. Rubrica de Investimento: grupos de tipologias de despesas com a mesma natureza (aquisição de equipamento de proteção individual). 3. Fatura: fatura ou fatura/recibo, na qual se descrimina o serviço prestado ou o produto adquirido, desde que enquadrados no âmbito das despesas elegíveis. Os documentos de despesa devem abranger o período de elegibilidade temporal do apoio. 4.1 Nome do Fornecedor: Nome da entidade, individual ou coletiva, que prestou o serviço ou forneceu o produto e que emitiu a fatura. 4.2 NIF/NIPC do Fornecedor: número de identificação fiscal do fornecedor que emitiu a fatura. Quando se tratar de um fornecedor estrangeiro o número a inserir será N.º Fatura: número da fatura ou fatura/recibo; 4.4 Data: data de emissão da fatura, que terá de estar compreendida dentro do período de elegibilidade. 4.5 Total Fatura (s/iva): valor total da fatura sem IVA, em euros. PELO CONSELHO DIRETIVO 9/14

10 DEPARTAMENTO DE INSTRUMENTOS FINANCEIROS 4.6 Total Fatura (c/iva): valor total da fatura com IVA, em euros. 4.7 % de imputação: percentagem de imputação do valor da fatura à atividade desenvolvida no âmbito do contrato de atribuição de apoio financeiro. 4.8 Investimento elegível (c/iva se IVA elegível): (campo de cálculo automático) valor da fatura que deve ser considerado para efeito de pedido de pagamento, no caso de entidades que sejam ressarcidas de IVA na totalidade, determinado após aplicação da percentagem de imputação sobre o valor sem IVA. 5. Comprovativo do Pagamento: informação relativa ao efetivo pagamento da despesa ao fornecedor pelo beneficiário. 5.1 Modo de pagamento: identificação da forma como a despesa é creditada em benefício do fornecedor: transferência bancária ou cheque. Para preenchimento deste campo, deverá selecionar a partir da lista de valores o modo de pagamento: CHQ - cheque TB - transferência bancária 5.2 N.º do Documento: preencher com o n.º do documento de quitação da despesa (n.º do cheque, n.º do movimento em conta bancária ou o n.º de outra forma de registo do movimento de crédito em favor do fornecedor). 5.3 Data: a data do crédito em conta do fornecedor do serviço é a data do efetivo pagamento e deverá ser registada de acordo com a data que consta no extrato bancário ou na listagem dos meios de pagamento. A data do efetivo pagamento deverá ocorrer dentro do período de elegibilidade temporal da despesa para que esta possa ser considerada elegível. PELO CONSELHO DIRETIVO 10/14

11 DEPARTAMENTO DE INSTRUMENTOS FINANCEIROS ANEXO IV RELATÓRIO DE EXECUÇÃO MATERIAL E FINANCEIRA FUNDO FLORESTAL PERMANENTE EIXO II DEFESA DA FLORESTA CONTRA INCÊNDIOS E AGENTES BIÓTICOS APOIO AO EQUIPAMENTO DAS EQUIPAS DE SAPADORES FLORESTAIS ANÚNCIO (Portaria n.º 77/2015, de 16 de março, alterada pela Portaria n.º 163/2015, de 2 de junho, e Declaração de Retificação n.º 25/2015, de 9 de junho, Portaria n.º 42/2016, de 8 de março e Portaria n.º 10-A/2018, de 5 de janeiro) Tipo de Relatório: 1 - Caraterização Projeto N.º Candidatura: NIPC: Beneficiário: Designação do Projeto: APOIO AO EQUIPAMENTO DAS EQUIPAS DE SAPADORES FLORESTAIS 2018 Data de Aprovação: Data de Assinatura Termo de Aceitação: (dia/mês/ano) (dia/mês/ano) Prevista Efetiva Desvio (n.º dias) Data de início Data de conclusão 2 - Execução Global do Projeto Aprovado Aprovado Executado Investimento ( ) - - Apoio FFP ( ) Execução Financeira por Ação Ação/Atividade Investimento Aprovado ( ) (1) Investimento Executado ( ) (2) Desvio ( ) (3)=(1)-(2) Taxa Execução (%) (4)=(2)/(1) Equipamento de protecção individual - TOTAL PELO CONSELHO DIRETIVO 11/14

12 DEPARTAMENTO DE INSTRUMENTOS FINANCEIROS N.º de Candidatura: Resultados do Projeto - Execução material Indicadores de Realização Designação Unidade Aprovado (1) Executado (2) Taxa Execução (%) (3)=(2)/(1) Equipamento de protecção individual Nº 5 - Publicidade ao Apoio do Fundo (Descrição das referências feitas à publicidade ao financiamento do Fundo, conforme previsto no artigo 39.º do Regulamento do Fundo 6 - Avaliação da Execução (Assinatura do(s) beneficiário(s) e carimbo) (Data) PELO CONSELHO DIRETIVO 12/14

13 DEPARTAMENTO DE INSTRUMENTOS FINANCEIROS ANEXO V CONSTITUIÇÃO DO PROCESSO FÍSICO CONSTITUIÇÃO DO PROCESSO FÍSICO A ASSEGURAR PELO BENEFICIÁRIO O processo físico para cada projeto deve ser identificado com o n.º de Candidatura atribuído pelo Fundo, devendo respeitar a seguinte estrutura organizativa: 1. Decisão de financiamento 1.1. Instrução da candidatura 1.2. Candidatura 1.3. Elementos adicionais Anexos à candidatura 1.4. Decisão 1.5. Contrato de financiamento Termo de Aceitação 2. Acompanhamento financeiro 2.1. Pedidos de pagamento Formulário Documentos de despesa e quitação carimbados Certidões da SS e AF atualizadas Elementos adicionais Comunicações Extratos dos pagamentos dos apoios 3. Acompanhamento físico 3.1. Relatórios de execução Relatório Resultados Elementos adicionais Comunicações 3.2. Visitas de acompanhamento Relatório de visita Elementos adicionais Comunicações 4. Encerramento 4.1. Comunicação de encerramento PELO CONSELHO DIRETIVO 13/14

14 DEPARTAMENTO DE INSTRUMENTOS FINANCEIROS ANEXO VI FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE PAGAMENTO Entidade Beneficiária ICNF, I.P. Departamento de Instrumentos Financeiros (DIF) Submete o pedido de pagamento e relatório de execução material e financeira, conforme modelos disponibilizados Verifica o correto preenchimento do pedido de pagamento Efetua o controlo documental Processo completo? Não Sim Recebe notificação de pedido de elementos/esclarecimentos Emite pedido de elementos/esclarecimentos Remete os elementos / esclarecimentos solicitados Efetua o controlo documental, avalia os requisitos para processamento do pagamento Processo completo? Não Sim Pagamento não validado Emite parecer e lista de validação de pagamentos Conselho Diretivo ICNF, I.P. Autoriza pagamento Envia autorização para processamento Departamento Administrativo e Financeiro (DAF) Recebe o apoio Procede ao pagamento do apoio por transferência bancária PELO CONSELHO DIRETIVO 14/14