NORMA TÉCNICA DEPARTAMENTO DE INSTRUMENTOS FINANCEIROS ÍNDICE EMISSOR. NÚMERO 006/2018/Versão n.º 001 DATA: 29/11/2018 ASSUNTO

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1 ASSUNTO FUNDO FLORESTAL PERMANENTE EIXO II DEFESA DA FLORESTA CONTRA INCÊNDIOS E AGENTES BIÓTICOS AÇÃO APOIO AO EQUIPAMENTO DE EQUIPAS DE SAPADORES FLORESTAIS (ANÚNCIO N.º ) DISTRIBUIÇÃO INTERNA E EXTERNA AO ICNF, I.P. ÍNDICE 1. ENQUADRAMENTO INTERVENIENTES FORMALIZAÇÃO DOS PEDIDOS DE PAGAMENTO REGRAS GERAIS A OBSERVAR ANÁLISE DOS PEDIDOS DE PAGAMENTO / VALIDAÇÃO CONTROLO INCUMPRIMENTO PUBLICITAÇÃO DO FINANCIAMENTO DO APOIO... 6 ANEXO I DECLARAÇÃO SUBMISSÃO PEDIDO DEPAGAMENTO... 7 ANEXO II - RELATÓRIO DE EXECUÇÃO MATERIAL E FINANCEIRA... 8 ANEXO III CONSTITUIÇÃO DO PROCESSO FÍSICO ANEXO IV FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE PAGAMENTO PELO CONSELHO DIRETIVO 1/11

2 INSTRUMENTOS FINANCEIROS 1. ENQUADRAMENTO A presente norma define os procedimentos e as orientações técnicas e financeiras para a execução do apoio financeiro proveniente do Fundo Florestal Permanente (FFP) no âmbito das candidaturas apresentadas ao abrigo do Anúncio de Abertura de Procedimento Concursal n.º para o apoio ao equipamento das equipas de sapadores florestais. O apoio financeiro a atribuir insere-se no eixo de intervenção de Defesa da floresta contra incêndios e agentes bióticos previsto na alínea b) do artigo 5.º do Regulamento do FFP 1 e destina-se ao financiamento da aquisição de equipamento moto-manual e manual e equipamento de proteção individual das equipas de sapadores florestais, com enquadramento na subalínea i) da alínea b) do n.º 1 do artigo 6.º daquele Regulamento, incluído nas candidaturas apresentadas e nos termos da respetiva aprovação. 2. INTERVENIENTES Instituto de Conservação da Natureza e das Florestas, I.P. (ICNF, I.P.); Beneficiários. 3. FORMALIZAÇÃO DOS PEDIDOS DE PAGAMENTO 1. Os pedidos de pagamento do apoio são formalizados junto do ICNF,IP, mediante a submissão na plataforma do Fundo Florestal Permanente (FFP) conforme documento designado Registo de Pedido de Pagamento na plataforma do FFP. 2. Com a submissão dos pedidos de pagamento (Pedido de pagamento ou Regularização de Adiantamento) devem ser anexos os seguintes elementos: a) Declaração para submissão do pedido de pagamento/adiantamento (Anexo I); b) Cópia dos originais dos documentos comprovativos de despesa, sendo estas obtidas dos originais com a aposição do carimbo a que se faz referência no ponto 4. do capítulo 4, e das respetivas quitações; c) Declarações comprovativas da regularidade da situação tributária e contributiva perante a Administração Fiscal e a Segurança Social atualizadas, caso o beneficiário não tenha dado autorização de consulta on-line ao ICNF; d) Relatório final de execução material e financeira com o último pedido de pagamento (Anexo II); 1 Aprovado pela Portaria n.º 77/2015, de 16 de março, alterado pela Portaria n.º 163/2015, de 2 de junho e respetiva Declaração de Retificação n.º 25/2015 (DR 1.ª série n.º 111, de 9 de junho) e pelas Portarias n.º 42/2016, de 8 de março, e n.º 10-A/2018, de 5 de janeiro. PELO CONSELHO DIRETIVO 2/11

3 INSTRUMENTOS FINANCEIROS e) Documentos que evidenciem a realização da(s) ação(ões) aprovada(s), através de fotografias, em suporte digital, por tipo de equipamento adquirido, demostrativas do tipo de peça adquirida e n.º total de peças; f) Elementos que evidenciem o cumprimento de obrigações em matéria de publicitação do apoio. 3. No caso do pedido de pagamento ser a título de adiantamento deve o mesmo ser acompanhado pelos seguintes documentos: a) Declaração para submissão do pedido de pagamento/adiantamento (Anexo I); b) Cópias das faturas com a aposição do carimbo a que se faz referência no ponto 4. do capítulo 4 e respetivas guias de remessa; c) Declarações comprovativas da regularidade da situação tributária e contributiva perante a Administração Fiscal e a Segurança Social atualizadas, caso o beneficiário não tenha dado autorização de consulta on-line ao ICNF; d) A Entidade beneficiária fica obrigada, neste caso, a apresentar no prazo de 30 dias úteis, a contar da data de pagamento do adiantamento, os comprovativos do pagamento integral da despesa que serviu de base ao pagamento do adiantamento. 4. REGRAS GERAIS A OBSERVAR 1. Elegibilidade Temporal os documentos comprovativos de despesa, o modo de pagamento e respetivo lançamento contabilístico, devem reportar-se ao período de elegibilidade de despesa. São consideradas elegíveis as despesas efetuadas no prazo de execução aprovado. Em casos excecionais, devidamente fundamentados, pode ser autorizada a prorrogação do prazo de execução da candidatura aprovada, por período não superior a um ano, nos termos do artigo 29.º do Regulamento do FFP. 2. Elegibilidade material e normativa As despesas devem estar associadas às ações aprovadas e que não tenham sido objeto de apoio por parte de outros programas ou instrumentos financeiros de âmbito nacional ou comunitário. Devem ainda cumprir as regras gerais de elegibilidade e outras restrições contidas na legislação nacional e noutros normativos aplicáveis, nomeadamente, as condições de atribuição do apoio previstas no Termo de Aceitação. 3. Elegibilidade Formal - As faturas devem cumprir o previsto no CIVA, incluindo, quando aplicável, a conformidade dos procedimentos de contratação pública adotados. 4. Os originais dos documentos comprovativos de despesa devem ser carimbados fazendo menção a apoio Reembolsado pelo Fundo Florestal Permanente. Este carimbo deve ainda incluir a identificação da candidatura, o ano, o valor elegível imputado e a percentagem de imputação. PELO CONSELHO DIRETIVO 3/11

4 INSTRUMENTOS FINANCEIROS Reembolsado pelo Fundo Florestal Permanente N.º da candidatura: N.º sequencial no recapitulativo: Ano: Valor elegível/imputado: ; % Assinatura: Data: / / 5. O Beneficiário é responsável pelo adequado registo e arquivo dos originais de todos os documentos comprovativos que digam respeito ao pagamento do apoio financeiro concedido pelo contrato, e de outros documentos relacionados com a execução material das ações previstas, obrigando-se a mantê-lo durante 10 (dez) anos a contar do pagamento final. No Anexo III apresenta-se a estrutura de constituição do processo físico. 6. O beneficiário deve assegurar a utilização da insígnia da República Portuguesa, bem como a menção «Financiado pelo Fundo Florestal Permanente», em condições que permitam uma identificação visual inequívoca, em todas as ações financiadas pelo Fundo Florestal Permanente. 5. ANÁLISE DOS PEDIDOS DE PAGAMENTO / VALIDAÇÃO 1. Os pedidos de pagamento reportam-se as ações realizadas, devendo o último pedido ser acompanhado do respetivo relatório de execução final das ações realizadas. 2. O ICNF, I.P. procede ao controlo documental do(s) pedido(s) de pagamento, à análise e à validação dos pedidos de pagamento do apoio contratualizado, sendo o procedimento para pagamento realizado de acordo com fluxograma apresentado no Anexo IV. 3. A aprovação/validação de qualquer pagamento fica condicionada à apresentação do relatório de execução material, identificando as ações realizadas no âmbito do contrato de atribuição do apoio. 4. Após submissão pelo beneficiário do pedido de pagamento, sem erros e devidamente instruído e após validação do mesmo, o FFP tem 30 dias para proceder ao seu pagamento consoante a sua disponibilidade orçamental/financeira. 5. O pagamento é proporcional à realização do investimento elegível, devendo o montante da última prestação representar pelo menos 5% da respetiva despesa total elegível, e fica condicionado à apresentação e aprovação do relatório final de execução material. PELO CONSELHO DIRETIVO 4/11

5 INSTRUMENTOS FINANCEIROS 6. O pagamento dos apoios é efetuado através de transferência bancária, para o número de identificação bancária indicado em cada um dos Termos de Aceitação. 7. Os pagamentos ficam, nos termos legais, condicionados à comprovação da regularidade da situação tributária e contributiva do beneficiário perante a Administração Fiscal e a Segurança Social. 8. No caso de incumprimento pode haver lugar à suspensão do pagamento dos apoios ou à revogação da decisão da sua atribuição nos termos da alínea g) do artigo 9.º do Regulamento do FFP, cabendo ao Fundo proceder à recuperação do apoio indevidamente recebido nos termos do artigo 32.º daquele Regulamento. 9. Podem ser concedidos adiantamentos dos apoios aprovados, nas seguintes condições: a) No máximo, até 50% do montante total do apoio aprovado; b) A Entidade beneficiária fica obrigada, neste caso, a apresentar no prazo de 30 dias, a contar da data de pagamento do adiantamento, os comprovativos do pagamento integral da despesa que serviu de base ao pagamento do adiantamento; c) O beneficiário está obrigado a restituir ao Fundo Florestal Permanente os montantes que lhe forem adiantados e não justificados, sendo aplicável ao caso o disposto no artigo 32.º do regulamento do FFP. 6. CONTROLO Os pedidos de pagamento estão sujeitos a ações de controlo documental e financeiro. Em complemento podem ser efetuadas ações de controlo in loco sem aviso prévio, sendo o beneficiário notificado do relatório de visita, quando aplicável. 7. INCUMPRIMENTO O incumprimento das obrigações assumidas pelo beneficiário pode determinar a suspensão do pagamento do apoio ou modificação ou revogação da decisão da sua atribuição, com eventual reposição do montante dos apoios indevidamente recebidos, acrescidos de juros de mora calculados nos termos do disposto no artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 16/2013, de 28 de janeiro. A desistência da execução da candidatura aprovada determina a restituição dos apoios pagos. PELO CONSELHO DIRETIVO 5/11

6 INSTRUMENTOS FINANCEIROS 8. PUBLICITAÇÃO DO FINANCIAMENTO DO APOIO Nas ações financiadas pelo FFP, os beneficiários devem utilizar a insígnia da República Portuguesa, bem como a menção Financiado pelo Fundo Florestal Permanente, em condições que permitam uma identificação visual inequívoca, conforme definido na Norma Técnica n.º 03/2018/Versão n.º01 de 23/08/2018, que pode ser encontrado no Portal do ICNF ( PELO CONSELHO DIRETIVO 6/11

7 ANEXO I DECLARAÇÃO SUBMISSÃO PEDIDO DEPAGAMENTO FUNDO FLORESTAL PERMANENTE DECLARAÇÃO DE SUBMISSÃO DO PEDIDO DE PAGAMENTO/ADIANTAMENTO Anúncio de Abertura de Procedimento Concursal N.º Apoio ao equipamento das equipas de sapadores florestais 2018 ENTIDADE BENEFICIÁRIA: N.º CANDIDATURA: XX O(s) abaixo assinado(s), delega(m) na(o) (nome), com o NIF, em representação da Entidade Beneficiária, a submissão dos pedidos de pagamento/adiantamento junto do ICNF/FFP e respetivos documentos de suporte, no âmbito da candidatura acima identificada. Data: Assinatura(s) dos representantes legal(ais) da entidade beneficiária (1): (1) No caso de entidades privadas, as assinaturas devem ser autenticadas com o carimbo da entidade. PELO CONSELHO DIRETIVO 7/11

8 ANEXO II - RELATÓRIO DE EXECUÇÃO MATERIAL E FINANCEIRA PELO CONSELHO DIRETIVO 8/11

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10 ANEXO III CONSTITUIÇÃO DO PROCESSO FÍSICO CONSTITUIÇÃO DO PROCESSO FÍSICO A ASSEGURAR PELO BENEFICIÁRIO O processo físico para cada projeto deve ser identificado com o n.º de Candidatura atribuído pelo Fundo, devendo respeitar a seguinte estrutura organizativa: 1. Decisão de financiamento 1.1. Instrução da candidatura 1.2. Candidatura 1.3. Elementos adicionais Anexos à candidatura 1.4. Decisão 1.5. Contrato de financiamento Termo de Aceitação 2. Acompanhamento financeiro 2.1. Pedidos de pagamento Formulário Documentos de despesa e quitação carimbados Certidões da SS e AF atualizadas Elementos adicionais Comunicações Extratos dos pagamentos dos apoios 3. Acompanhamento físico 3.1. Relatórios de execução Relatório Resultados Elementos adicionais Comunicações 3.2. Visitas de acompanhamento Relatório de visita Elementos adicionais Comunicações 4. Encerramento 4.1. Comunicação de encerramento PELO CONSELHO DIRETIVO 10/11

11 ANEXO IV FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE PAGAMENTO Entidade Beneficiária ICNF, I.P. Departamento de Instrumentos Financeiros (DIF) Submete o pedido de pagamento e relatório de execução material e financeira, conforme modelos disponibilizados Verifica o correto preenchimento do pedido de pagamento Efetua o controlo documental Processo completo? Não Sim Recebe notificação de pedido de elementos/esclarecimentos Emite pedido de elementos/esclarecimentos Remete os elementos / esclarecimentos solicitados Efetua o controlo documental, avalia os requisitos para processamento do pagamento Processo completo? Não Sim Pagamento não validado Emite parecer e lista de validação de pagamentos Conselho Diretivo ICNF, I.P. Autoriza pagamento Envia autorização para processamento Departamento Administrativo e Financeiro (DAF) Recebe o apoio Procede ao pagamento do apoio por transferência bancária PELO CONSELHO DIRETIVO 11/11