Universidade de Aveiro Escola Superior de Tecnologia e Gestão de Águeda Curso de Especialização Tecnológica em Práticas Administrativas e Tradução Aplicações de Escritório Electrónico Folha de trabalho 12 Microsoft Office Access Uma base de dados é um conjunto de dados relacionados de acordo com uma ou mais regras específicas. A base de dados é armazenada sob a forma de tabelas em um ou mais ficheiros. O Microsoft Access é sistema de gestão de bases de dados para ambiente Windows com o qual é possível realizar um vasto conjunto de operações: Inserir, editar ou apagar registos; Visualizar informação; Indexar e ordenar informação contida nos registos; Realizar operações estatísticas sobre os dados; Criar ecrãs de apresentação Impressão de relatórios; Automatização de funções; Programação; Uma base de dados no Access é constituída por objectos tais como tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros e módulos que visam o armazenamento, edição e apresentação de um conjunto de dados. 1
Fig. 1 Ambiente de trabalho do Microsoft Access após se escolher a opção de nova base de dados vazia. Objectos na base de dados Tabelas São os únicos objectos do Access que contêm os dados armazenados sobre a forma de registos e campos. Consultas As consultas têm múltiplas funções no Access: são utilizadas para seleccionar um conjunto de informação, normalmente segundo condições pré-estabelecidas. Formulários Também designados por ecrãs de apresentação, são utilizados para a criação de fichas de inserção e de consulta de dados. Relatórios Os relatórios são normalmente enviados para a impressora, podendo assumir diversas formas, desde uma simples listagem a listagens com agrupamentos de dados, etc. Páginas Criação de páginas Web com o objectivo de consultar, alterar ou inserir dados para as tabelas de uma base de dados. Macros As macros são constituídas por conjuntos de comandos que têm como objectivo automatizar funções da base de dados. Módulos Os módulos são procedimentos desenvolvidos em Visual Basic com o objectivo de facilitar a gestão da informação. 2
Tabelas Uma tabela é uma estrutura de dados agrupada segundo registos e campos, com o objectivo de armazenar um grupo específico de informação. Para criar uma tabela, é preciso decidir qual o modo como pretende construí-la: Criar tabela na vista de estrutura: a criação da tabela é feita totalmente pelo utilizador, com a indicação de quais os campos que pretende e das suas características. Criar tabela usando o assistente: um assistente auxilia o utilizador na construção da tabela. Criar tabela introduzindo dados: a tabela é criada a partir da inserção de um conjunto de dados que, sendo verificados pelo Access, é-lhes atribuído automaticamente um determinado tipo de campo. Fig. 2 Exemplo da utilização de um assisntente para crier uma tabela. Formulários Os formulários são usados para facilitar a inserção ou consulta dos dados. Para criar os formulários podemos utilizar: Vistas de estrutura; Assistentes; Formulários automáticos. 3
Fig. 3 Exemplo da utilização de um assistente para a criação de um formulário. Consultas Uma consulta é um meio de acesso condicionado à informação nas tabelas da base de dados, de forma a obter um conjunto filtrado de informação. No Access temos três tipos de consultas: Consulta selecção; Consulta tabela de referência; Consulta de acção. Tal como nas tabelas e nos formulários, é possível criar consultas utilizando os assistentes ou a vista de estrutura. Fig. 4 - Exemplo da utilização de um assistente para a criação de uma consulta. 4
Relatórios Um relatório é o objecto do Access normalmente utilizado para apresentar um conjunto de informação da base de dados, sob a forma de um documento impresso. Os relatórios podem ser criados utilizando a vista de estrutura, os assistentes ou os relatórios automáticos. Fig. 5 Assistente para criação de relatórios. Páginas de acesso a dados Uma página de acesso a dados é uma página Web utilizada com o objectivo de consultar, alterar ou inserir dados para as tabelas de uma base de dados. Estas páginas podem ser criadas à semelhança de formulários, neste caso para inserção ou edição de dados, ou como relatórios, para visualizar conjuntos de registos. As páginas Web podem ser criadas utilizando um dos métodos já referidos atrás. Fig. 6 Assistente de criação de páginas Web. 5
Exercício 1 Explore o ambiente de trabalho do Microsoft acess, dando particular atenção aos diversos objectos que constituem uma base de dados Crie uma nova base de dados escolhendo a opção Base de dados Vazia. Guarde a base de dados num ficheiro com o nome a##### em que ##### é o seu nome mecanográfico (caso esteja em grupo, coloque no nome do ficheiro os números dos vários elementos). Escolha um dos seguintes temas para a sua base de dados: Lista de livros (Biblioteca) ou Lista de DVDs / CDs. Comece por pensar em quais os campos necessários para a sua base de dados (Titulo, autor, editora,, ou Titulo, realizador, ano, ). Tome nota desses campos e pense que tipos devem ter (texto, numero, data, hora, ). Crie uma tabela para guardar os seus dados utilizando um assistente. Escolha como tabela de exemplo (dentro da secção pessoal) a que mais se aproxime do seu objectivo. Adicione os campos que achar necessário, mudando o nome deles se pretender (de acordo com o que pensou na alínea anterior). Escolha a opção do Access definir automaticamente a chave primária. Depois de criar a tabela, introduza algumas entradas com dados a seu gosto. Crie um formulário utilizando um assistente. Escolha a tabela que acabou de criar como referência para o seu formulário. Adicione ao formulário todos os campos que definiu para a tabela. Escolha o tema que desejar para o seu formulário. Pode experimentar vários e compare as diferenças. Escolha um estilo a seu gosto. Crie uma consulta utilizando um assistente. Escolha a tabela que criou como referência e seleccione todos os campos. Modifique a consulta de forma a mostrar apenas alguns dos resultados com base num determinado critério (uma data, um valor, etc.). 6
Crie um relatório utilizando um assistente. Escolha a tabela que criou como referência e seleccione todos os campos. Escolha o modo de agrupamento dos dados e a ordenação com que quer que eles apareçam. Crie uma página Web utilizando um assistente. Escolha a tabela que acabou de criar como referência e seleccione todos os campos. Escolha o modo de agrupamento dos dados e a ordenação com que quer que eles apareçam. Formate a página Web a seu gosto utilizando a Vista de estrutura. Guarde a página Web que criou e visualize o resultado com o Internet Explorer. Adicione mais alguns campos à sua base de dados e reflicta essas alterações nos diversos objectos que criou ou, se preferir, adicione novos objectos à sua base de dados (formulários, consultas, relatórios e páginas Web). No final envie os seus trabalhos por email para an@ieeta.pt ou coloque na seguinte página de Internet: http://ftp.ua.pt/incoming/estga_aee/access Exercício 2 Retomando a base de dados que acabou de criar, adicione uma nova tabela, desta vez utilizando a vista de estrutura. Utilize a ajuda sempre que necessário. Adicione um novo formulário utilizando a vista de estrutura. Explore os diversos objectos que pode colocar no seu formulário. Exercício 3 Crie uma nova base de dados para uma aplicação à sua escolha. Utilizando os assistentes ou as vistas de estrutura, crie cada um dos objectos utilizados nos exercícios anteriores. 7