NOÇÕES ELEMENTARES DE BASES DE DADOS

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1 1 NOÇÕES ELEMENTARES DE BASES DE DADOS Este primeiro capítulo aborda conceitos elementares relacionados com bases de dados. Os conceitos abordados neste capítulo são necessários para trabalhar adequadamente com o Access e, de uma forma geral, são também encontrados noutras bases de dados. O leitor deverá conhecer o significado de, por exemplo, campo, registo, tabela, consulta, campo-chave, relação entre tabelas, etc., e estes conceitos são aqui explicados de uma forma simples. É feita depois uma apresentação da área de trabalho do Access, explicando detalhes da janela principal do programa, os objectos nela apresentados, os menus e as barras de botões. Presume-se que o utilizador já sabe trabalhar com o rato e com o teclado, e conhece os conceitos de ficheiros, directório e outros conceitos base relacionados com o sistema operativo do computador. Sempre que houver necessidade de indicar uma sequência de comandos, será utilizada a seguinte notação: comando1 + comando2 + ENTER Tal significa que o utilizador deverá seleccionar o comando1, que irá dar origem a um segundo menu ou janela, onde deverá seleccionar o comando2 e, em seguida, deve premir a tecla ENTER. As janelas, ecrãs, caixas de diálogo, etc., do Access apresentadas neste livro foram capturadas num computador com o sistema operativo Windows XP. Se o leitor instalou o Access num computador com outro sistema operativo, poderá eventualmente encontrar no seu computador um grafismo diferente do que vê neste livro, contudo, as diferenças ficam-se por aí. As funcionalidades e opções não são modificadas por esse facto. FCA Editora de Informática 1

2 A c c e s s D e p r e s s a & B e m Algumas noções elementares Para trabalhar com uma base de dados, é necessário conhecer o significado de alguns termos específicos que só são utilizados neste tipo de programas informáticos. É necessário também estar familiarizado com os ecrãs de trabalho do Access e conhecer a funcionalidade atribuída a cada objecto nela representado (botão, janela, ícone, etc.). Vamos, pois, tomar contacto com esses termos específicos e conhecer os objectos presentes no ecrã, bem como o modo de trabalhar com eles, para depois passarmos à exploração da potencialidade do Access. Bases de dados Para guardar informação, recorrendo a programas informáticos denominados Bases de Dados, deve o utilizador, em primeiro lugar, procurar desenvolver uma lógica para arrumação da informação de uma forma organizada. Esta lógica dependerá do tipo e quantidade de informação a tratar. Se assim for, o leitor saberá, utilizando a mesma lógica, proceder a consultas posteriores para localizar informação. Em segundo lugar, deve procurar conhecer como funciona o programa escolhido e como utilizar as ferramentas deste para guardar a informação, para consultar a informação, entre outras funcionalidades. Os programas que disponibilizam este tipo de funcionalidade são chamados Sistemas Gestores de Bases de Dados ou, de uma forma mais simplificada e mais vulgarizada, apenas Bases de Dados. Esses programas, para além de guardarem a informação, também disponibilizam outras funcionalidades, como sejam: ferramentas para realizar consultas à informação, ferramentas para preparar relatórios impressos com a informação, ferramentas para preparar interfaces gráficas para consulta através do ecrã, etc. As Bases de Dados envolvem um mundo de definições e conceitos muito vasto e com alguma complexidade. São estudadas individualmente em disciplinas só dedicadas ao tema, contudo, neste livro, vamos abstrair-nos dessa complexidade e realçar apenas os aspectos práticos que permitem ao leitor compreender o que é uma Base de Dados e ganhar um bom conhecimento do Access. 2 FCA Editora de Informática

3 N o ç õ e s e l e m e n t a r e s d e b a s e s d e d a d o s Objectos do Access O utilizador trabalha com o Access, criando, modificando e executando tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros, módulos e páginas de web. Iremos referir-nos a estas entidades, de um modo geral, como objectos. Os objectos referidos são abordados com detalhe nos capítulos seguintes, tanto ao nível da função de cada um, como do modo de trabalhar com cada um deles. Neste primeiro capítulo, vamos apenas identificá-los pelo nome e tomar contacto, ainda que resumidamente, com a função de cada um no contexto geral do trabalho. Nos próximos parágrafos, o nome dos objectos encontra-se sublinhado para melhor identificação. Antes de ser guardada na Base de Dados, a informação deve ser, primeiro, organizada de uma forma simples, para que, mais tarde, quando o leitor tiver de voltar a ela, por exemplo, para efectuar uma pesquisa, possa encontrar com facilidade o que procura. Para guardar a informação no Access, a mesma deve ser organizada em colunas (campos). A cada coluna (campo) é dado um nome. O objecto utilizado para guardar a informação chama-se Tabela {Table} e para criar uma tabela o leitor tem de saber já qual é a estrutura que vai usar para guardar a informação em causa, ou seja, quantas colunas vai usar e que nomes lhes vai dar. EXERCÍCIO N.º 1 Objectivo Enunciado : Observação simples de janelas do Access. : Siga as instruções, de modo a observar as janelas de objectos e os Grupos de Favoritos. 1. Efectue clique sobre o separador Tabelas. São apresentadas as tabelas eventualmente já criadas em sessões anteriores, bem como três ícones que surgem normalmente em primeiro lugar. Os ícones constituem ferramentas de acesso rápido para o utilizador criar novas tabelas, por um de três métodos à escolha: definindo primeiro a estrutura da tabela; chamando um assistente que guiará o utilizador passo a passo ou introduzindo directamente os dados através de uma grelha padrão. FCA Editora de Informática 3

4 A c c e s s D e p r e s s a & B e m Tabelas {Tables} Ícones para criação de tabelas já existem três tabelas Quando uma tabela já está muito cheia, torna-se difícil encontrar uma determinada informação específica no meio de um mar enorme de informação. Nesse caso, o utilizador, durante a consulta, pode especificar condições de filtragem, de modo a que só lhe seja apresentado o conjunto de informação que cumpra essas condições. Assim, reduz a quantidade de informação mostrada e pode até conseguir especificar condições de filtragem suficientemente precisas para que só lhe seja apresentada exactamente a informação pretendida. A especificação das condições de filtragem pode ser mais ou menos elaborada, dependendo do que se está a procurar. Pode até acontecer que o utilizador pretenda repetir essa mesma consulta mais tarde, o que significa ter de utilizar essa especificação mais vezes. Para fazer e guardar a especificação das condições de filtragem, são utilizadas Consultas {Queries}. 2. Efectue clique sobre o separador Consultas. São apresentadas as consultas já criadas e os ícones para criação de novas consultas. Consultas {Queries} Ícones para criação de consultas já existe uma consulta O modo de apresentar a informação no ecrã, quer seja através da utilização de uma consulta, quer por leitura directa de uma tabela, pode ser feito de duas maneiras: de 4 FCA Editora de Informática

5 N o ç õ e s e l e m e n t a r e s d e b a s e s d e d a d o s uma forma simples, com a informação arrumada em colunas e disposta sobre uma área quadriculada, com um aspecto parecido ao de uma folha de cálculo (Excel), ou, então, dentro de uma janela, apresentando um aspecto visual mais elaborado. Nessa janela, podem ainda ser acrescentados alguns objectos para auxílio ao utilizador, como sejam botões, títulos, caixas de listagem, mensagens de auxílio, entre outros. Os objectos que o Access dispõe para esse efeito são os Formulários {Forms}. 3. Efectue clique sobre o separador Formulários. São apresentados os formulários já criados e os ícones para criação de novos. Formulários {Forms} Ícones para criação de formulários já existe um formulário A informação também pode ser impressa, directamente a partir de uma tabela ou indirectamente por filtragem da tabela através de uma consulta. Para esse efeito, o Access dispõe de Relatórios {Reports}. Os relatórios são, de uma forma resumida, constituídos por especificações (indicações do utilizador) sobre a forma como pretende ver impressa a informação (tipo de letra, margens das folhas, cabeçalhos nas folhas ou não, numeração das folhas ou não, etc.). Ao executar o relatório, a informação existente é formatada de acordo com essas especificações, podendo depois ser impresso directamente em papel ou simplesmente apresentado no ecrã antes da impressão, para aferição do resultado antes de desperdiçar papel. 4. Efectue clique sobre o separador Relatórios. São apresentados os relatórios já criados e os ícones para criação de novos. FCA Editora de Informática 5

6 A c c e s s D e p r e s s a & B e m Relatórios {Reports} Ícones para criação de relatórios já existe um relatório Com as Tabelas, Consultas Formulários e Relatórios, já o utilizador pode usar o Access para guardar e explorar informação. O Access permite, contudo, automatizar algumas operações, de forma a tornar mais simples o trabalho de exploração da informação. Por exemplo, a abertura de dois formulários para apresentação de informações distintas em simultâneo pode ser automatizada através da colocação de um botão num deles, que abra o outro através de um clique sobre o botão. Esse botão deve dar origem à execução de um programa que abra o segundo formulário. Para desenvolver esse tipo de programas, o Access dispõe de uma linguagem simples, acessível mesmo a utilizadores com pouca experiência, que lhes permite automatizar algumas operações: as Macros {Macros}. Macros {Macros} já existe uma macro Para programadores mais experientes, o Access disponibiliza ainda uma outra linguagem chamada Visual Basic for Applications. Essa linguagem dispõe de comandos muito mais flexíveis e potentes, que permitem realizar programação de maior complexidade. 6 FCA Editora de Informática

7 N o ç õ e s e l e m e n t a r e s d e b a s e s d e d a d o s Essa programação pode ser feita directamente nos formulários ou, então, arrumada nos Módulos {Modules}. 5. Efectue clique sobre o separador Módulos. São apresentados os módulos já criados e os ícones para criação de novos. Módulos {Modules} Neste exemplo já existe um módulo A generalização do uso da Internet e da utilização desta tecnologia nas redes das empresas (Intranet) veio trazer um novo meio de comunicação para interligar os utilizadores, independentemente da sua localização física. Para aproveitar essa potencialidade, o Access disponibiliza também uma ferramenta para construção de páginas que podem ser usadas para consulta a bases de dados e que utiliza esse meio de comunicação: as Páginas {Pages}. 6. Efectue clique sobre o separador Páginas. São apresentadas as páginas já criadas e os ícones para criação de novas. Páginas {Pages} Ícones para criação de páginas já existe uma página FCA Editora de Informática 7

8 A c c e s s D e p r e s s a & B e m Grupos do Access Um tipo especial de objectos, chamado Grupos {Groups}, permite a criação de pastas, dentro das quais o utilizador pode guardar atalhos para qualquer objecto anteriormente referido. Assim, pode, dentro de um grupo, reunir atalhos para objectos que estejam de algum modo relacionados nas respectivas funções. 7. Efectue clique sobre o separador Grupos. É apresentado um objecto com o nome Favoritos, que pode conter outros objectos no seu interior. No exemplo seguinte, reunimos no mesmo grupo atalhos para os seguintes objectos: Consulta Relatório :01_Listagem Formulário :01Visualização Tabela :Emp :01_Filtra Cidade Grupos {Groups} Atalhos para objectos reunidos no grupo Favoritos A figura seguinte pretende dar, numa única imagem, uma visão da participação de cada uma das entidades anteriormente descritas, nas diversas tarefas que o utilizador pode executar no Access. As caixas de chamada contêm informação adicional para servir de guia na leitura do desenho. Chama-se a atenção para o relatório, que na figura está apresentado com ligação directa a uma tabela, mas que também pode ser estruturado a partir de uma Consulta. Nesse caso o utilizador poderia apresentar um relatório que mostrasse informação filtrada pela Consulta, em vez de mostrar a totalidade da informação existente na Tabela. Os botões do formulário, ao serem premidos, vão executar a Macro e o código em VB assinalados pelas setas a tracejado. 8 FCA Editora de Informática

9 N o ç õ e s e l e m e n t a r e s d e b a s e s d e d a d o s TABELA: Guarda informação (organizada em colunas) CONSULTA: Filtra informação (só apresenta Lisboa) FORMULÁRIO: Mostra informação no ecrã (inclui botões, títulos e um desenho) PÁGINA: Mostra informação noutro computador, via rede (a Base de Dados está noutro computador) MÓDULO: Contém programação em VB que é executada quando é premido o botão (o programa fecha o formulário) RELATÓRIO: Imprime informação (directamente da tabela) MACRO: Contém uma Macro que é executada quando é premido o botão (esta Macro imprime o relatório) FCA Editora de Informática 9

10 A c c e s s D e p r e s s a & B e m Campo e Registo O modo de estruturar a informação, usualmente consiste na organização desta em colunas, em que cada coluna contém apenas informação da mesma natureza (por exemplo: uma coluna só com nomes ou só com cidades ou datas de nascimento ou números de telefone, etc.). Observe, no exemplo seguinte, uma primeira tentativa para criar uma estrutura para guardar informação sobre os empregados de uma empresa. É necessário guardar: Número, Naturalidade, Nome, Departamento, Vencimento e Data de nascimento. Num Naturalidade Nome Dep Venc Data de nascimento 1 Lisboa Joana Rita DF Porto Anabela Falcato DRH Porto Gertrudes Barros DRH Lisboa Carla Oliveira DF Lisboa Vasco André DS Moura José Manuel DS Moura José Eduardo DS Esta estrutura utiliza seis colunas. Em cada coluna, a informação é sempre da mesma natureza, por exemplo, na coluna Nome apenas se escreveu o nome dos empregados e na coluna Data de nascimento apenas se escreveram datas de nascimento. A estrutura assim criada utiliza seis Campos (as 6 colunas do exemplo) com os seguintes nomes: Num, Naturalidade, Nome, Dep, Venc e Data de nascimento. O exemplo apresenta sete Registos (7 linhas), uma linha por pessoa. Em cada linha, a informação está relacionada apenas com a informação dessa mesma linha. Em breves palavras, isto significa, por exemplo, que quem nasceu em foi o José Manuel, cujo nome está na mesma linha, e não a Carla Oliveira, cujo nome está numa linha diferente. 10 FCA Editora de Informática