Matriz de trade-offs Uma proposta para análise e definição de prioridades para a implantação da estratégia de operações Avides Reis de Faria (PPGEPS / PUCPR) avides.faria@pucpr.br Sergio Eduardo Gouvêa da Costa (PUCPR) s.gouvea@pucpr.br Edson Pinheiro de Lima (PUCPR) e.pinheiro@pucpr.br Resumo Este trabalho apresenta uma matriz de verificação de conflitos (trade offs) destinada à identificação de prioridades na (re)avaliação das ações propostas nos planos de ação implementados nas empresas. A matriz ampara-se numa estrutura que enquadra a análise cruzada mútua entre todas as novas ações, de tal forma a permitir a visualização de eventuais trade-offs entre as opções analisadas. Propõe-se esta matriz, testada e refinadacom sucesso em dois estudos de caso em campo, como uma ferramenta alternativa útil às empresas, e que colabore na sustentação das vantagens competitivas adquiridas nas operações. Palavras-chave: Estratégia de operações, Medição de desempenho, Plano de Ação. 1. Introdução O cruzamento decorrente das análises dos requisitos de mercado, das práticas / ações atuais da empresa, de verificações nas medições de desempenho e resultados operacionais associados a: objetivos, metas, estratégias e requisitos da empresa, requisitos de mercado, necessidades dos stakeholders, etc, identificam lacunas, realimentam a correção de falhas e a criação / alteração dos indicadores operacionais, usados como monitoração nos planos de ação praticados. Entretanto, a análise cruzada de quaisquer dos parâmetros mencionados no parágrafo anterior, entre outros, torna-se frequentemente uma tarefa complexa. Destaca-se o cuidado de evitar conflitos entre as ações futuras escolhidas. É freqüente também encontrar-se, nas fases finais de decisão dos planos de ação, dificuldades de visualização de conflitos futuros, ainda que eventuais, entre as ações escolhidas (trade offs). Reis de Faria (2003) propõe em seu trabalho de dissertação uma matriz, que ao mesmo tempo em que opera como uma ferramenta prática que integra os aspectos de estratégia, medições de desempenho e realimentação de resultados, estruturados seqüencialmente no contexto da Abordagem de Processos de Cambridge (Platts,1993), opera como eliminadora de trade offs na escolha de ações propostas em planejamentos estratégicos. Uma identificação preliminar de GAP conduz, na aplicação da matriz, ao mapeamento das novas ações necessárias ao suporte do (re)planejamento dos planos de ação, assim como à revisão do Sistema de Medição de Desempenho (SMD), definindo os indicadores operacionais associados às novas ações, identificadas como exigências de mercado. Platts (1993) apresenta, sob o ponto de vista da elaboração de uma metodologia prescritiva para o desenvolvimento de estratégias de manufatura, três critérios de avaliação, reproduzidos a seguir: -Factibilidade: o processo pode ser seguido?; - Usabilidade: o quanto é fácil seguir o ENEGEP 2005 ABEPRO 3550
processo? - Utilidade: o processo forneceu um passo útil na formulação da estratégia? A aplicação da matriz proposta focaliza-se nestes 3 (três) requisitos, e apresenta-se como uma ferramenta opcional de auxílio na escolha das melhores ações, permitindo uma seleção sem conflitos. Este artigo propõe-se a apresentar, exemplificar e expor à comunidade científica, a matriz de trade offs, aplicada com sucesso nos estudos de caso de Reis de Faria (2004). 2. O entendimento dos trade offs na análise de opções estratégicas Em Salles (1998), extrai-se consideração de Noble (1997), onde se desenvolveu um modelo em publicações apresentadas nos anos de 1986 e 1987, segundo o qual as empresas deveriam perseguir uma capacitação cumulativa...estando o conceito de capacitações cumulativas referido aos critérios de competitividade. Ferdows & De Meyer (1990) e Salles (1998) também apóiam a idéia da capacitação cumulativa. A matriz de trade offs, objeto deste artigo utiliza-se no modelo de capacitações cumulativas. As ações aplicadas na matriz são derivadas de GAP, identificados a partir dos critérios competitivos, assim como de GAP amparados nas áreas de decisão. A idéia da matriz surgiu a partir da perspectiva de que é aplicável a utilização dos princípios das capacitações cumulativas, estruturados sobre os critérios caracterizadores das vantagens competitivas. Entende-se que as empresas com melhor performance são as que desenvolvem simultaneamente múltiplas capacitações, em detrimento daquelas que são focadas em apenas um critério competitivo (trade offs). 3. A Matriz de trade offs que fundamenta a análise Para visualizar esta matriz, elaborada para tornar operacional o planejamento estratégico, foi utilizada, inicialmente como suporte, a estrutura do framework mostrado na Figura 1. Esta figura é uma adaptação de estrutura apresentada por REIS DE FARIA et al (2003). Fonte: adaptado de REIS DE FARIA, et al (2003). Figura 1 Estrutura de quadro para avaliação / revisão das estratégias da empresa. ENEGEP 2005 ABEPRO 3551
Este framework, fundamentado na Abordagem por Processos (Plattes, 1993) de Cambridge, e melhor detalhado em Platts & Mills (2002) é numa ferramenta para operacionalizar a estratégia na produção. Quando operacionalizadas, apresentam esquemas estruturados em folhas de tarefa (FT), onde os resultados /saídas destas FT são entradas dos FT sucessivos. A abordagem culmina em resultados consolidados de fácil visualização, onde uma característica principal é o preenchimento participativo envolvendo todas as pessoas envolvidas no processo, o que garante resultantes comprometidos por todos. O framework da Figura 1 inicia-se pela (re)definição dos objetivos e das estratégias da empresa. Segue-se na análise das práticas atuais da empresa, estrutura pelas referencias estabelecidas para os critérios competitivos e para as áreas de decisão. A identificação dos GAP da empresa emerge da análise destes parâmetros, e os GAP consolidam a visualização das novas ações a serem propostas para a empresa. Na fase de definição e escolha das ações torna-se importante a verificação de eventuais conflitos entre as ações selecionadas (trade offs). O framework encerra-se com a realimentação de resultados, com a definição das medições de desempenho e implementação (revisão) do sistema de medições, conforme preconizados em MARTINS (1999). Reis de Faria et al (2003a), utilizaram para a área de serviços, respectivamente, para os critérios competitivos: Consistência, Competência, Velocidade de atendimento, Atendimento / atmosfera, Flexibilidade, Credibilidade / Segurança, Acesso, Tangíveis e Custo. Incluem também GAP resultados do estudos das áreas de decisão, que são traduzidos nos 14 (quatorze) itens aplicados por Correa & Gianesi (1994), voltados aos objetivos das operações de serviços, que são, respectivamente: Projeto do serviço, Processo / tecnologia, Instalações, Capacidade / demanda, Força de trabalho, Qualidade, Organização, Administração de filas e de fluxo, Sistemas de Informação, Gestão de materiais, Gestão de clientes, Medidas de desempenho, Controle de operações e Sistemas de melhoria. A Figura 2 ilustra onde esta matriz, derivada das novas ações é operacionalizada através da Abordagem por Processos. Pode ser visualizada na 4ª. Etapa, no formulário FT11, adaptado para empresas prestadoras de serviços nos aspectos de critérios competitivos e áreas de decisão. Na análise das ações atuais, a cada nova ação deve corresponder um novo indicador, suporte e monitor da medição de desempenho. A referida matriz é consequencia dos resultados traduzidos em GAP associados aos 9 (nove) Critérios Competitivos aplicados por Correa & Gianesi (1994), voltados aos objetivos das operações. O desenvolvimento de todo o processo no contexto da Abordagem por Processos de Cambridge apresentado em Platts (1993) e Mills et al (1966), se dá em 3 (três) etapas, além da fase de Lançamento do Projeto, através do preenchimento de folhas de tarefa. ENEGEP 2005 ABEPRO 3552
Fonte: REIS DE FARIA (2004). Figura 2 Processo de escolha das Estratégias de Operações 4. O desenvolvimento da matriz A Figura 3, apresentada por Reis de Faria (2004), mostra um exemplo de desenho esquemático de uma matriz de análise de ações estratégicas. O preenchimento da matriz é simples, iniciado tão logo estejam propostas as novas ações de um planejamento (3ª. Etapa, folha de tarefa - FT10 - no exemplo modelo apresentado na Figura 2) e concretiza-se com: - uma análise cruzada de todas as ações propostas para o novo planejamento, contra todas as demais. Uma a uma, cruzamento por cruzamento, aplica-se uma nota de acordo com uma tabela LIKERT (ou equivalente), conforme OLIVEIRA, (2001); linha a linha, de A 1 a A n (A n = A 9 no exemplo da Figura 3), faz-se o somatório dos pontos para cada uma das ações propostas; para a definição das prioridades, ao maior número corresponde-se a ação de maior prioridade, naquela onde as ações se reforçam mais fortemente; os trade offs, verificados onde as ações se conflitam fortemente, ficam visíveis, sendo a eliminação de eventuais destas ações, de fácil definição e justificação. A matriz pode identificar, também, resultados similares aos propostos por Kume (1993), quando propõe a visualização de prioridades através do diagrama de Paretto, ou como ferramenta de controle da qualidade, na medida japonesa (ISHIKAWA, (1993). ENEGEP 2005 ABEPRO 3553
- 2 (Trade Offs) Ações se conflitam fortemente - 1 Ações podem apresentar conflitos 0 Situação de neutralidade + 1 Ações se somam + 2 Ações se reforçam fortemente FT12 -VERIFICAÇÃO DE CONFLITOS - AÇÕES x AÇÕES Serviço: XXX AÇÕES / A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 PRÁTICAS A1 ( 7 pontos) +2 +1 +1 +1 +2 0 0 0 A2 ( 8 pontos) +2 +2 +1 +2 0 +1 0 0 A3 (12 pontos) Prioridade 1 +1 +2 +2 +2 +1 +1 +2 +1 A4 (8 pontos) +1 +1 2 +1 0 +2 +1 0 A5 (10 pontos) Prioridade 2 +1 +2 +2 +1 0 +1 +1 +2 A6 (5 pontos) +2 0 +1 0 0 +2 0 0 A7 (8 pontos) 0 +1 +1 +2 +1 +2 +1 0 A8 (6 pontos) 0 0 +2 +1 +1 0 +1 +1 A9 (4 pontos) 0 0 +1 0 +2 0 0 +1 Fonte: do autor Figura 3 Matriz de análise da Estratégia de Operações Hayes & Whellwright (1984, 1985) em abordagens focadas na competitividade através da produção, mostram modelos de identificação de empresas, classificados por estágios de evolução. Como aplicações alternativas, estes estágios poderiam, também, ser visualizados e identificados, adaptando-se pontuações similares às usadas na matriz de trade offs, para avaliação e priorização dos critérios que classificam cada estágio de evolução. A matriz foi testada em campo com sucesso, como refinamento e testes da abordagem por processo. Empregou-se a metodologia científica de pesquisa-ação, inicialmente no desenvolvimento, e posteriormente na aplicação das FT, indicadas na Figura 2. Foram implementados dois estudos de caso em empresas prestadores de serviços, um laboratório prestador de serviços no segmento de telecomunicações, uma empreiteira, também no segmento de telecomunicações. A Figura 4 expressa a integração dos estudos de caso e da pesquisa-ação, no contexto do método que desenvolveu-se com a aplicação da matriz de trade offs. ENEGEP 2005 ABEPRO 3554
Pesquisa-Ação (THIOLLENT, 2002) aplicada: - Inicialmente no desenvolvimento das FT - refinamento e teste da abordagem - posteriormente usada na aplicação das FT. Operacionalizado pela... - Abordagem por Processos (PLATTS, 1993) - Coleta de dados e instrumentalização do framework. - Racionalizado através de um Framework (do autor). - Platts (1993) fundamenta que o projeto de um método com foco na estratégia das operações da produção, deve estar vinculado a um 'framework' que lhe dê sustentação. Estudo de Caso (YIN, 2001) Fonte: Fonte: REIS DE FARIA (2004). Figura 4 Esquema da metodologia de pesquisa com aplicação da matriz de trade offs 5. Conclusões A aplicação desta matriz mostrou-se factível e usável, em casos reais, aplicados em campo em duas empresas. Factível porque comprovou ser de fácil aplicação e entendimento por todos os participantes, em ambas organizações. Usável porque permitiu a pontuação de forma natural e convincente, tornando os resultados aceitos por todos, uma vez que foram obtidos por consenso. Adicionalmente permitiu, pelo envolvimento corporativo promovido durante a fase de análise e preenchimento das células, o comprometimento de todos com aos resultados propostos no plano de ações. Em conformidade com Platts (1993), o processo de aplicação da matriz utilizou-se de múltiplas fontes de evidência, com participação de vários participantes, levando maior confiabilidade às informações coletadas (validade construtiva). A validade interna foi atendida ao utilizar-se, na confrontação dos resultados, com os padrões exigidos pelo mercado. A confiabilidade pôde ser assegurada pelo processo, sendo desenvolvido segundo uma lógica e instrumentos de coleta de dados definidos, que podem ser equiparados a um protocolo de pesquisa. A matriz de verificação de trade offs, experimentou a aplicabilidade do modelo de capacitação cumulativa. A aplicabilidade desta matriz, decorrente da utilidade observada na pesquisa, sugere estudos posteriores, para identificação de sua utilidade em outras aplicações, como ferramenta facilitadora da implementação de novos métodos ou processos. A matriz permitiu a visualização dos elementos necessários à revisão do sistema de medição de desempenho, a facilitação da criação dos indicadores operacionais mais adequados às exigências do mercado, e o levantamento de todos os dados necessários à revisão e elaboração ENEGEP 2005 ABEPRO 3555
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