1 de 16 FILIAÇÃO MACROPROCEO ADMINITRATIVO PROCEO FILIAÇÃO - FILIAÇÃO 1. OBJETIVO... 2 2. ABRANGÊNCIA... 2 3. DOCUMENTO RELACIONADO... 2 4. PROCEDIMENTO... 2 4.1. DEFINIÇÃO DO ERVIÇO E UA ABRANGÊNCIA... 2 4.2 OLICITAÇÃO DE FILIAÇÃO... 3 4.3 DOCUMENTO NECEÁRIO... 3 4.4. ANÁLIE PRELIMINAR DA INFORMAÇÕE... 5 4.5 APROVAÇÃO DA OLICITAÇÃO CONELHO ARBITRAL 1ª FAE... 5 4.6. APROVAÇÃO DA OLICITAÇÃO CONELHO ARBITRAL 2ª FAE... 6 4.7 INCLUÃO DA INFORMAÇÕE NO ITEMA... 8 5. REGITRO... 9 6. HITÓRICO DO DOCUMENTO... 10 7. ANEXO... 12 7.1 CHECK LIT... 12 7.2 FLUXOGRAMA DO PROCEO... 13 Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição REINALDO MENDE PAULA MOURA AEORIA JURÍDICA AEORIA DE PROCEO ANTONIO CARLO BORGE DIRETORIA EXECUTIVA BIBLIOTECA LINK INTRANET 1
2 de 16 1. OBJETIVO Estabelecer procedimentos para filiação dos sindicatos na FECOMERCIOP 2. ABRANGÊNCIA Toda a estrutura da Fecomercio P 3. DOCUMENTO RELACIONADO Não aplicável 4. PROCEDIMENTO 4.1. DEFINIÇÃO DO ERVIÇO E UA ABRANGÊNCIA Filiação é a admissão de novas entidades sindicais à entidade de grau superior (representante de sua categoria) prevista na Constituição e nas portarias do Ministério do Trabalho. Trata-se de ato volitivo que reflete a intenção do interessado em ser inserido em uma Federação que o represente e proporcione participação em questão macro. Fundamenta-se no fortalecimento da entidade sindical para que possam representar de maneira mais efetiva as empresas de suas bases territoriais. Para ser aceito como filiado é preciso ser uma entidade sindical que represente categoria econômica inserida no plano do comércio de bens, serviços e turismo no estado de ão Paulo, que é coordenado pela Fecomercio P. 2
3 de 16 A filiação dá ao sindicato o direito de participar de Conselhos Institucionais, Temáticos ou Tradicionais da Federação do Comércio de Bens, erviços e Turismo do Estado de ão Paulo. Os sindicatos que tiverem interesse em se filiar à Fecomercio P, podem ter ciência dos benefícios de tal filiação através do site www.fecomercio.com.br ou através de contato telefônico com a ecretaria. Vale destacar que o pedido de filiação somente poderá ser feito decorridos 6 (seis) meses do registro no órgão competente. 4.2 OLICITAÇÃO DE FILIAÇÃO Deve ser enviada à ecretaria uma solicitação de filiação, que pode ser feita por e-mail (secretaria@fecomercio.com.br) ou através de ofício à FecomercioP. Vale destacar que caso a solicitação seja enviada diretamente à Assessoria Jurídica, a mesma deve encaminhar o documento para a ecretaria para que a mesma possa gerar os devidos registros. Ao receber a solicitação, a ecretaria deve respeitar o processo A. 01 Protocolo Único. Feito isso deve encaminha-la para a Assessoria Jurídica, responsável pelo processo de filiação. 4.3 DOCUMENTO NECEÁRIO A Assessoria Jurídica, ao receber as informações, deverá analisá-las a fim de verificar sua pertinência. Caso a solicitação do sindicato não seja pertinente cabe a Assessoria Jurídica enviar um ofício ao sindicato justificando o não atendimento da demanda. Já em casos de solicitações pertinente cabe a Assessoria realizar a autuação do nº do processo (criação da pasta do processo) e em seguida, caso o sindicato já não tenha providenciado todos os documentos, encaminhar a minuta do requerimento de filiação ao sindicato solicitante na qual são informandos os documentos necessários para instruir o processo de filiação, os quais são: 3
4 de 16 1) Cópia autêntica da ata da Assembleia que autorizou o pedido de filiação com a respectiva lista de presença, contendo a indicação de seus representantes e dos respectivos dados pessoais, constantes do livro de registro de sócios do indicato; 2) Cópia da ata de criação do sindicato e respectiva lista de presença; 3) Prova de registro no órgão competente previsto no art. 8º da Constituição Federal; 4) Declaração do órgão competente de que o pedido de registro não foi impugnado; e do juízo competente do Poder Judiciário declarando não existir ação impugnando a criação do indicato (Estes documentos só são necessários caso o sindicato não tenha apresentado o documento citado anteriormente no item 2). 5) Cópia autêntica do Estatuto; 6) Cópia autêntica da ata de eleição da última Diretoria; 7) Dados pessoais da Diretoria. Junto a este oficio a Assessoria deverá encaminhar ao sindicato a minuta de declaração de adesão ás normas do ICOMERCIO (para tanto cabe ao sindicato analisar as normas do icomercio disponível no site da CNC) e ao Estatuto ocial da FecomercioP para que este analise e sinalize se está de acordo ou não. Vale destacar que a adesão às normas do ICOMERCIO bem como ao Estatuo da Fecomercio P não é opcional. Caso o sindicato não concorde com os termos, o mesmo poderá desistir do pedido de filiação. Eventuais ajustes no estatuto do sindicato são informados via ecretaria através de ofício. Estando de acordo, cabe ao sindicato enviar os documentos à Fecomercio P e a declaração de adesão, pelo menos, ao Estatuto da Fecomercio P, para que seja dado início ao processo de filiação. Todos os documentos, fotos e e-mails compõe a pasta do processo. 4
5 de 16 Em todas as etapas do processo que envolve a elaboração e envio de ofícios deve ser respeitado o procedimento EC.02 - Ofícios e Textos. Já nos casos de recebimento de documentação deve ser seguido o procedimento de A. 01 Protocolo Único. 4.4. ANÁLIE PRELIMINAR DA INFORMAÇÕE Uma vez recebido os documentos, cabe a Assessoria Jurídica elaborar um resumo do processo e submetêlo para análise o Conselho Arbitral. Cabe a este último analisar as informações para verificar se os documentos estão corretos e se há informações ou documentos faltantes. Em caso afirmativo, cabe ao Conselho delegar à Assessoria Jurídica a tarefa de entrar em contato com o solicitante informando as irregularidades para que possa ser dado andamento ao processo. Os documentos irregulares são armazenados na pasta do sindicato com a sinalização de documento não conforme. omente após o atendimento desta etapa é que será dado prosseguimento a solicitação. Neste momento é finalizado o preenchimento do Check List (anexo 7.1) que evidencia a adequação da documentação. Cabe à secretária do Conselho Arbitral, inserir o assunto na pauta da reunião. 4.5 APROVAÇAÕ DA OLICITAÇÃO CONELHO ARBITRAL 1ª FAE De acordo com o Art. 50 do Estatuto ocial da FecomercioP é de responsabilidade do Conselho Arbitral analisar e deliberar sobre os processos de filiação de novas entidades. Desta forma, com base nos documentos, e no parecer da Assessoria Jurídica, os membros do Conselho, em reunião, analisam o pedido tendo como base para análise a abrangência do Plano do Comércio (1º, 2º, 3º, 4º e 5º Grupo conforme CLT) e o alinhamento com os interesses da Fecomercio P. Toda decisão tomada relativa ao processo é registrada na Ata da reunião. Convém destacar que a aprovação da filiação do sindicato é feita em duas fases: A primeira é feita através da análise da documentação; A segunda, por sua vez, mediante visita técnica na sede do sindicato solicitante. 5
6 de 16 Não atendendo aos quesitos, e em caso de recusa do pedido, cabe a Assessoria Jurídica elaborar um ofício comunicando a entidade solicitante a negativa do pedido e em seguida arquivar a pasta do processo. Já nos casos de aprovação inicial do pedido, cabe a Assessoria Jurídica elaborar um oficio informando a todos os sindicatos da FecomercioP a possível filiação de um novo sindicato. Este documento é revisado e enviado pela secretaria em formato eletrônico e físico (comprovante de envio de e-mail e envio pelo correio com comprovação de AR). As informações relativas aos dados cadastrais do sindicato são inseridas do sistema INDICAD pela ecretaria Geral. Os sindicatos filiados à Fecomercio P terão o prazo máximo de 15 dias, a contar da data do recebimento do ofício, para manifestar sua posição contrária. Qualquer manifestação feita fora deste prazo não será considerada, salvo diante da comprovação do não recebimento. Passado este prazo, cabe a Assessoria Jurídica elaborar um resumo do processo para servir como base na discussão. Cabe a assessoria do Conselho inserir o assunto na pauta da próxima reunião. 4.6. APROVAÇÃO DA OLICITAÇÃO CONELHO ARBITRAL 2ª FAE Compete ao Conselho Arbitral em sua reunião abordar o tema (requerimento contrário etc.). Em caso de manifestações, cabe ao Conselho verificar suas fundamentações, sendo elas pertinentes cabe ao Conselho designar um membro para entrar em contato com o sindicato solicitante para que o mesmo realize adequações. Caso contrário, cabe ao Conselho decidir pela não filiação do sindicato em questão. Neste caso cabe a Assessoria Jurídica proceder conforme item 4.5. Já em caso que não atestarem impugnações, cabe ao conselho dar andamento ao processo através da designação de um relator para visitar o sindicato a fim de verificar os seguintes itens: ede (se a entidade possui sede e como estão suas instalações para atendimento da categoria); Funcionários (como está o quadro funcional); Estrutura organizacional (departamentos); 6
7 de 16 Quadro de Diretoria; Convênios (parcerias, produtos e serviços, etc.); Associados e Filiados (quantidade); Negociação Coletiva. Para tanto, uma vez designado o relator (membro do Conselho Arbitral), cabe a Assessoria Jurídica agendar, com o Presidente do indicato solicitante, uma vista e comunicar a data ao relator. É recomendado o prazo máximo de 30 dias a contar da data da reunião para o agendamento da visita. Este, por sua vez, em conjunto com o Assessor Jurídico designado, deverá visitar a entidade, analisar todos os pontos, coletar evidências (fotos) para que sirvam de base para a aceitação ou não do pedido de filiação. Realizada a visita, cabe ao Assessor Jurídico elaborar um relatório de diligência (observações coletadas), encaminhar para o relator para que este elabore a conclusão final do documento. Cabe à secretária incluir o assunto para a próxima reunião do Conselho. Nesta reunião, cabe ao Conselho analisar o relatório, verificar as observações do relator e realizarem votação para decidir pela filiação ou não da entidade. Em casos de recusa, cabe a Assessoria Jurídica elaborar o oficio com a decisão final do Conselho Arbitral, cientificar o sindicato e arquivar o expediente na pasta do processo, conforme item 4.5. Já nos casos onde a filiação é aprovada, cabe ao Conselho encaminhar o processo para homologação da Diretoria Plena (reunião Plenária). Para tanto, a secretária insere o assunto na pauta da próxima reunião plenária. A validação do processo durante a Plenária é registrada através da transcrição da reunião. Feita a homologação do processo, é elaborado oficio cientificando o interessado sobre a aprovação da filiação do sindicato. Em seguida deve desmembrar a pasta do processo (organizar os documentos por categorias). 7
8 de 16 4.7 INCLUÃO Feito o desmembramento cabe a Assessoria Jurídica inserir as informações relativas as abas Categoria/Base e Reconhecimento no sistema indicad (sistema de cadastro de informações de entidades sindicais localizado na intranet) e encaminhar a pasta de documentos para o núcleo de Gerenciamento de Cadastro. Este, por sua vez, deve incluir os demais dados das entidades filiadas no sistema e comunicar as áreas internas da Fecomercio P. Cabe a Assessoria Administrativa comunicar ao EC e ENAC (através de envio de ofício) a filiação do sindicato, para que estas entidades realizem o cadastro do mesmo. Além disto, cabe à Assessoria Administrativa incluir o sindicato nos Conselhos (Fecomercio P) pertinentes e agendar com o mesmo uma visita à Fecomercio P para que seja apresentada ao indicato, de forma institucional, a Federação ao qual se filiou. Neste momento deve ser respeitado a etapa 4.11 Novo Membro da Diretoria prevista no procedimento EC. 04 Eleição. Em caso de dúvidas específicas ou outros esclarecimentos, cabe à Assessoria Administrativa agendar com as interfaces uma reunião de esclarecimento para o sindicato. 4.8 DEFILIAÇÃO Os sindicatos podem a qualquer momento requerer sua desfiliação, quando julgar necessário, mediante requerimento protocolado na ecretaria, desde que esteja quite com suas obrigações. Da mesma forma é de direito da Fecomercio desfiliar o sindicato em razão de: 1) Cancelamento da carta de reconhecimento ou do respectivo registro sindical; 2) Por reincidência nas penalidades definidas no Estatuto ocial da FecomercioP; e 8
9 de 16 3) Por descumprimento das disposições estatutárias da FecomercioP. Tanto em um caso quanto em outro, o requerimento é encaminhado ao Conselho Arbitral que em reunião deve decidir sobre a filiação ou desfiliação da entidade. Feito isto a decisão é encaminhada para homologação em reunião plenária. Após a homologação, cabe a Assessoria Jurídica elaborar um ofício informando ao sindicato e a CNC (Confederação Nacional do Comércio de Bens, erviços e Turismo) sobre a desfiliação. 5. REGITRO Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Cópia de egurança Descarte Pasta do Processo (em andamento) Pasta Física Acesso livre Nome da Entidade/ Nº Processo Permanente Não Não Aplicável istema indicad Banco de Dados (\\RV- 09.fecomercio.inet) Aplicação(\\Jupiter.fec omercio.inet) Acesso restrito através de permissão de acesso na rede Nome do indicato/ Nome fantasia/ Cidade/ Gênero/ Localização/ tatus/ Filiado/ Categoria Permanente im Não Aplicável 9
10 de 16 Ata Conselho Arbitral \\RV- 01\ec$\Gestao2013\s ecretárias\conselhos\c onselhostradicionais\c. arbitral Acesso restrito através de permissão de acesso na rede Data / Assunto Permanente im Não Aplicável Transcrição Plenária Pasta do Processo (FINALIZADO) \\RV-01\ec$\ Gestao2013\secretárias \plenaria Pasta A-Z Acesso restrito através de permissão de acesso na rede Acesso livre Data Permanente im Não Aplicável Nome da Entidade / Nº Processo / Nº Pasta Permanente Não Não Aplicável 6. HITÓRICO DO DOCUMENTO Versão Data Comentários 1.0 16/09/2013 Edição Inicial 2.0 01/11/2013 Atualização do fluxograma do processo anexo 7.2 3.0 01/10/2014 No item 4.3 inserção do envio da minuta do requerimento de filiação ao sindicato solicitante. No item 4.3 inserção da Cópia da ata de criação do sindicato e respectiva lista de presença na listagem de documentos necessários. No item 4.3 inserção da obrigatoriedade de adesão às Normas do incomercio. 10
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12 de 16 7. ANEXO 7.1 Check List 12
DIRETORIA INDICATO CONELHO ARBITRAL AEORIA TÉCNICA AEORIA JURÍDICA ADMINITRAÇÃO ECRETARIA OLICITANTE Gestor: 13 de 16 7.2 Fluxograma do Processo P1 Filiação FECOMERCIO P P1 - Filiação Início P1 Oficio T1 T7 Enviar solicitação de filiação à Fecomercio através de email ou Ofício Receber ofício Analisar as informações/ documentos Continuar com o pedido de filiação? N FIM T8 Enviar documentação para a Fecomercio P T9 Protocolo: Receber documentos Registrar no livro de protocolo Encaminhar para Assessoria Jurídica T2 Protocolo: Receber a solicitação Realizar o processo de protocolo único + T5 Revisão: Realizar o processo de Ofícios e Textos Enviar ao sindicato + T6 Revisão: Realizar o processo de Ofícios e Textos Enviar ao sindicato + T4 Elaborar Ofício/resposta Elaborar relatório Arquivar N T10 Receber a documentação Realizar o preenchimento do check list Elaborar resumo do processo Encaminhar para o Conselho Arbitral T13 olicitar à secretária do Conselho arbitral a inserção do assunto na pauta Elaborar parecer T14 T3 Receber a solicitação Realizar a autuação/nº do processo Analisar olicitação pertinente? T11 olicitar à secretária do Conselho arbitral a inserção do assunto na pauta Elaborar parecer Documentação exigida está ok? N T12 olicitar ajustes ao sindicato através da Assessoria Jurídica 13
DIRETORIA INDICATO CONELHO ARBITRAL AEORIA TÉCNICA AEORIA JURÍDICA ADMINITRAÇÃO ECRETARIA OLICITANTE Gestor: 14 de 16 P1 Filiação FECOMERCIO P P1 - Filiação T19 Receber ofício Analisar as informações Entrar em contato com a Ass. Jurídica para esclarecer dúvidas FIM N Continuar com o pedido de filiação? T28 Realizar adequações T14 T18 Revisão: Realizar o processo de Ofícios e Textos Enviar ao sindicato + T21 Revisão: Realizar o processo de Ofícios e Textos Enviar ao sindicato Encaminhar comprovantes de envio para Ass. + Jurídica T14 ecretária: Inserir assunto na pauta da reunião do Conselho T24 ecretária: Inserir assunto na pauta da reunião do Conselho T16 Elaborar ata da reunião Arquivar T17 Elaborar Ofício/resposta Arquivar na pasta do sindicato T20 Elaborar Ofício informando sobre o pedido de filiação a todos os sindicatos da base T23 Elaborar resumo do processo T30 15 dias para impugnação T15 Analisar documentos e parecer T26 Verificar a fundamentação das impugnações ão pertinentes? T27 Designar um membro para entrar em contato com o sindicato orientando sobre as adequações necessárias Na reunião T25 T29 N Requisitos para filiação N (documentação e plano da CNC) e estão ok? Analisar as informações do processo Foram N apresentadas impugnações? Designar relator para realizar a visita Na reunião T22 Receber as informações Analisar Manifestar ou não impugnações 14
DIRETORIA INDICATO CONELHO ARBITRAL AEORIA TÉCNICA AEORIA JURÍDICA ADMINITRAÇÃO ECRETARIA OLICITANTE Gestor: 15 de 16 P1 Filiação FECOMERCIO P P1 - Filiação FIM T36 ecretária: Inserir assunto na pauta da reunião do Conselho T39 Revisão: Realizar o processo de Ofícios e Textos Enviar ao sindicato + T41 ecretária: Inserir assunto na pauta da reunião plenária T43 ecretária: Registrar a homologação na ATA T45 Revisão: Realizar o processo de Ofícios e Textos Enviar ao sindicato + T47 T30 T31 Agendar visita T33 Elaborar relatório de diligência Encaminhar para o relator T35 Informar a secretária para inserir o assunto na pauta T38 Elaborar Ofício Arquivar expediente na pasta do processo T44 Elaborar Ofício informando a aprovação ao sindicato T46 Desmembrar a pasta do processo Encaminhar pasta para a ecretaria N T32 Relator: Realizar visita em conjunto com assessor jurídico Verificar todos os pontos exigidos (sede, diretoria, convênios, etc) Coletar evidências (fotos) T34 Elaborar a conclusão final T37 Analisar o relatório Realizar votação para decisão final de aprovação de filiação Na reunião Aprovada a filiação? T40 Encaminhar o processo para homologação da Diretoria Plena T42 Realizar a validação do processo Na reunião Plenária 15
DIRETORIA INDICATO CONELHO ARBITRAL AEORIA TÉCNICA AEORIA JURÍDICA ADMINITRAÇÃO ECRETARIA OLICITANTE Gestor: 16 de 16 P1 Filiação FECOMERCIO P P1 - Filiação N T56 T57 Tem interesse em aprofundar determinado assunto? Elaborar apresentação Realizar apresentação Na reunião Plenária T47 T47 Receber a pasta do sindicato Incluir as informações no sistema Comunicar as área sobre a filiação T49 Realizar a inclusão do sindicato nos Conselhos pertinentes T52 Agendar reunião com a respectiva interface T53 Agendar reunião com a respectiva interface FIM T48 Comunicar o EC e ENAC para que estes providenciam o cadastro do sindicato nestas entidades (processo Ofícios e textos) + T50 Agendar visita com o sindicato para integração do mesmo T51 Recepcionar Realizar apresentação para o sindicato (institucional) conforme porcesso de Novo Membro da Diretoria + T54 Incluir na pauta da Plenária a apresentação do sindicato T55 Disponibilizar o template padrão Na reunião 16