N.º 03/2010 Data 18/06/2010 Para conhecimento dos serviços e organismos do Ministério da Saúde ASSUNTO: Normas a observar pelos dirigentes da Administração Directa e Indirecta do Estado Em cumprimento de orientações de S. Ex.ª a Ministra da Saúde, a presente circular informativa pretende sintetizar o conjunto de disposições legais a observar pelos dirigentes máximos da Administração Directa e Indirecta do Estado, tendo em conta o Estatuto que lhes é aplicável. Assim, I No que respeita à Administração Directa do Estado e de acordo com o disposto nos números 1 e 2 do artigo 22.º Lei n.º 51/2005, de 30 de Agosto, em conjugação com os artigos 30º a 34º da Lei n.º 66- B/2007, de 28 de Dezembro, os titulares dos cargos de direcção superior, para efeitos de eventual renovação da comissão de serviço, deverão dar conhecimento do termo da respectiva comissão de serviço ao membro do Governo competente, com a antecedência mínima de 90 dias. Esta comunicação deverá ser acompanhada de relatório dos resultados obtidos durante o exercício do cargo, tendo como referência, quando seja o caso, a carta de missão e os planos e relatórios de actividades, bem como de uma síntese da aplicação do sistema de avaliação do respectivo serviço. Assim, salienta-se a importância do cumprimento destas determinações, uma vez que a renovação da comissão de serviço depende dos resultados evidenciados no respectivo exercício. Para a elaboração da carta de missão deverão ser contemplados os seguintes itens: 1. Missão do organismo 2. Principais serviços prestados 3. Orientações estratégicas 4. Objectivos a atingir 5. Recursos necessários
Encontram-se disponíveis instruções complementares para preenchimento da referida carta em Avaliação de Desempenho (SIADAP) / Avaliação dos Dirigentes SIADAP 2 no sítio da Direcção-Geral da Administração e Emprego Público, endereço http://www.dgaep.gov.pt. Relembra-se, ainda, que para efeitos da avaliação intercalar prevista no n.º 2 do artigo 29.º e no artigo 30º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro, os dirigentes superiores de 1º grau devem remeter ao respectivo membro do Governo, até 15 de Abril de cada ano, os seguintes elementos: a) Relatório de actividades que integre a auto-avaliação do serviço nos termos previstos no n.º 2 do artigo 15.º, a qual tem carácter obrigatório e deve evidenciar os resultados alcançados e os desvios verificados de acordo com o QUAR do serviço, em particular face aos objectivos anualmente fixados. A auto-avaliação deve ser acompanhada de informação relativa: À apreciação, por parte dos utilizadores, da quantidade e qualidade dos serviços prestados, com especial relevo quando se trate de unidades prestadoras de serviços a utilizadores externos, podendo ser efectuada através do recurso a questionários de satisfação cujos modelos estão também no sítio da DGAEP e que deverão ser adaptados à realidade de cada serviço À avaliação do sistema de controlo interno, devendo efectuar uma análise detalhada, do ambiente de controlo, da estrutura organizacional, das actividades e procedimentos de controlo administrativo implementados e da fiabilidade dos sistemas de informação, destacando as conclusões e recomendações de acções de inspecção e auditoria a que tenham sido sujeitos e mencionando igualmente as acções de melhoria que neste âmbito se propõe implementar. Às causas de incumprimento de acções ou projectos não executados ou com resultados insuficientes; Às medidas que devem ser tomadas para um reforço positivo do seu desempenho, evidenciando as condicionantes que afectem os resultados a atingir, expondo as medidas que tencionam implementar, tendo em vista uma melhoria sustentada do desempenho, nomeadamente através de análises SWOT e Planos de Acções de Melhoria. À comparação com o desempenho de serviços idênticos, no plano nacional e internacional, que possam constituir padrão de comparação, apresentando menções relativas a boas práticas, devidamente documentadas, feitas por entidades nacionais e internacionais de reconhecida independência.
À audição de dirigentes intermédios e dos demais trabalhadores na auto-avaliação do serviço, recorrendo a questionários de avaliação do nível de satisfação dos colaboradores cujos modelos estão também no sítio da DGAEP e que deverão ser adaptados à realidade de cada serviço. b) Relatório sintético explicitando a evolução dos resultados de eficácia, eficiência e qualidade obtidos face aos compromissos fixados na carta de missão do dirigente para o ano em apreço em relação a anos anteriores e os resultados obtidos na gestão de recursos humanos, financeiros e materiais. Deve, ainda, incluir as principais opções seguidas em matéria de gestão e qualificação dos recursos humanos, de gestão dos recursos financeiros e o resultado global da aplicação do SIADAP 2 e do SIADAP 3, incluindo expressamente a distribuição equitativa das menções qualitativas atribuídas, no total e por carreira. No que respeita aos dirigentes superiores de 2.º grau, estes devem apresentar ao dirigente máximo do serviço um relatório sintético, explicitando os resultados obtidos face aos compromissos assumidos na carta de missão e respectiva evolução relativamente aos anos anteriores. II Os dirigentes dos serviços do Ministério da Saúde integrados na Administração Directa do Estado devem, para efeitos de renovação do respectivo mandato, reger-se pelas regras acima referidas, com as adaptações decorrentes da legislação especial que lhes seja concretamente aplicável. Quadro dos institutos públicos) III Os dirigentes da Administração Directa e Indirecta do Estado, bem como dos serviços do Sector Empresarial do Estado integrados no Ministério da Saúde, na sua qualidade de gestores de dinheiros, valores ou património públicos, seja qual for a sua natureza, devem, nos termos do disposto no n.º 1.1 da Recomendação do Conselho de Prevenção da Corrupção n.º 1/2009 e no prazo de 90 dias após a respectiva nomeação, elaborar planos de gestão de riscos de corrupção e infracções conexas, contendo, nomeadamente, os seguintes elementos: a) Identificação, relativamente a cada área ou departamento, dos riscos de corrupção e infracções conexas; b) Com base na referida identificação de riscos, indicação das medidas adoptadas que previnam a sua ocorrência (por ex., mecanismos de controlo interno; segregação de funções, definição prévia de critérios gerais e abstractos, designadamente na concessão de benefícios públicos e no recurso a especialistas externos, nomeação de júris diferenciados para cada concurso, programação de acções de formação adequada, etc.);
c) Definição e identificação dos vários responsáveis envolvidos na gestão do plano, sob a direcção do órgão dirigente máximo; d) Elaboração anual de um relatório sobre a execução do plano. Os planos e os relatórios de execução referidos no número anterior devem ser remetidos ao Conselho de Prevenção da Corrupção, bem como aos órgãos de superintendência, tutela e controlo, sendo elementos fundamentais de ponderação para efeitos de renovação do respectivo mandato. IV- O conjunto de disposições legais acima mencionadas encontram-se sistematizadas no mapa anexo à presente circular. O Secretário-Geral João Nabais
Obrigações dos dirigentes máximos da Administração directa e indirecta do MS Prazo Observações Carta de missão No momento do provimento Deverá ser assinada pelo membro do Governo competente e pelo respectivo dirigente (Lei n.º 2/2004, de 15 de Janeiro alterada pela Lei n.º 51/2005, de 30 de Agosto, artigo 19º-A) Ciclo de Gestão Orçamento e Plano de Actividades Data a definir pelo MFAP Alíneas b) e c) do n.º 1 do artigo 8.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro Início da construção do QUAR Até 30 de Novembro Deverá ser remetido ao Alto Comissariado da Saúde e aprovado pelo membro do Governo competente até 15 de Dezembro de cada ano (artigo 81.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro) Relatório de Actividades Até 15 de Abril de cada ano Deve integrar o Balanço Social e o relatório de auto-avaliação (alínea e) no n.º 1 do artigo 8.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro) Relatório sintético Até 15 de Abril de cada ano Deve explicitar a evolução dos resultados face aos compromissos fixados na carta de missão e expressar o resultado global da aplicação do SIADAP 2 e 3 (artigo 31º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro) Relatório dos resultados obtidos durante o exercício do cargo Deverá ser remetido à tutela com a antecedência mínima de 90 dias do termo da comissão de serviço Deverá ter como referência a carta de missão e os planos e relatórios de actividades, bem como uma síntese da aplicação do SIADAP. ( n.º 2 do artigo 22.º da Lei n.º 2/2004, de 15 de Janeiro alterada pela Lei n.º 51/2005, de 30 de Agosto) Plano de gestão de riscos de corrupção e infracções conexas Elaboração do plano No prazo de 90 dias após a nomeação; O Plano deverá ser remetido ao Conselho de Prevenção da Corrupção, bem como aos órgãos de superintendência, tutela e controlo N.º 1.1 da Recomendação n.º 1/2009, do Conselho de Prevenção da Corrupção, publicado no DR n.º 140, 2.ª Série, de 22 de Julho de 2009 Relatório sobre a execução do plano Data a definir pelo MFAP; O Relatório de Execução do Plano deverá ser remetido ao Conselho de Prevenção da Corrupção, bem como aos órgãos de superintendência, tutela e controlo N.º 1.1 (parte final) da Recomendação n.º 1/2009, do Conselho de Prevenção da Corrupção, publicado no DR n.º 140, 2.ª Série, de 22 de Julho de 2009