SUMÁRIO ITEM INDICE FOLHAS 1 Diretriz 2 2 Objetivo 2 3 Referencias 2 4 Funções Envolvidas 2 5 Procedimentos 2 6 Formulários Aplicáveis 6 7 Avaliação da Eficácia 7 REGISTRO DAS ALTERAÇÕES REVISÃO DATA ALTERAÇÃO EFETUADA RESPONSÁVEL 00 XXXXX Emissão Inicial AAA 01 Jan 2013 Adequação à Resolução no. 21 AAA 02 Fev 2013 Criação de formulário de classificação de risco do cliente AAA XXXX Página - 1 /7
1. DIRETRIZ : A Empresa estabelece este procedimento para assegurar que as rotinas realizadas em suas operações possibilitem identificar suspeitas de crimes de lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo e define as diretrizes para o tratamento adequado destas questões internamente na empresa e onde aplicável junto ao COAF. 2. OBJETIVO: Definir os critérios, procedimentos e registros necessários para as atividades de captação, recepção, identificação, classificação e manutenção do cadastro dos clientes da empresa: 3. REFERENCIAS Resolução COAF No. 21 de 21-12-2012 Seções II, III e IV 4. FUNÇÕES ENVOLVIDAS Gerente de Contas, Assistente de Cadastro e Diretor 5. PROCEDIMENTOS 5.1 Identificação de Clientes e demais envolvidos. A identificação deve ser feita para todos os clientes obtendo-se informações gerais da empresa e de seus responsáveis conforme requerido na Ficha Cadastral de Clientes (Anexo 1). Uma visita às instalações operacionais e/ou administrativas da empresa deve ser realizada com o intuito de confirmar a fidedignidade destas informações bem como a obtenção de informações complementares e é obrigatória para os casos de clientes classificados como Alto Risco sendo mantidos registros no Relatório de Visita (Anexo 2). Página - 2 / 7
5.2 Classificação do Risco de Clientes e demais envolvidos. 5.2.1 Informações necessárias Para a Classificação do grau de risco dos clientes e das operações futuras, devem ser obtidas as seguintes informações: 5.2.1.1 Da empresa contratante a) Informações do contrato social (objeto, valor do capital e tempo de existência); b) Atividades efetivamente desenvolvidas, incluindo tipos de bens e serviços negociados, características dos clientes e área geográfica de atuação; c) Tempo de efetiva operação; d) Endereço e) Demonstrações contábeis, no mínimo, do ano anterior; e f) Instalações, quantidade de empregados, capacidade de geração de recebíveis e estoques. 5.2.1.2 Dos Sócios, Representantes e procuradores da empresa contratante a) perfil socioeconômico; b) outras atividades desenvolvidas; c) participação em outras empresas, inclusive como procurador ou detentor de qualquer outro tipo de mandato (em suma que tenha poderes para alterar o patrimônio da empresa); d) nacionalidade; e) endereço residencial; e f) Condição de Pessoa Politicamente Exposta (Ver Anexo 3) Página - 3 / 7
As informações requeridas nos itens 5.2.1.1 e 5.2.1.2 constam da Ficha de Cadastro de Clientes (Anexo 1) 5.2.2 Classificação de Risco Serão adotados para efeito de classificação 3 níveis de risco Alto, Intermediário e Baixo sendo que a classificação se dará conforme o preenchimento do formulário CLASSIFICAÇÃO DE RISCO DE CLIENTES (Anexo 4). Risco Alto Caracteriza as empresas que apresentem um das seguintes situações: a) Quadro societário alterado ou empresas constituídas em prazo inferior a 1 ano; b) Empresas que tenham o quadro societário integrado por pessoas politicamente expostas ou com elas relacionadas; c) Empresas em que mais de 70% de suas operações não são creditadas em sua própria conta corrente; d) Empresas em que todos os atos de gestão são realizados através de procurador sem vinculo societário ou trabalhista; e) Empresas cuja carteira de clientes seja composta majoritariamente por entes da Administração Pública, empresas cujo controlador seja a União ou Entes Federados e Fundações; f) Empresas localizadas fora da praça em que é sediada a empresa de fomento num raio superior a 200 km de distância; g) Pessoa jurídica cujo beneficiário final não puder ser identificado ou cuja identificação for difícil ou onerosa; h) Empresa cuja visita às instalações não puder ser completada; i) Empresa representada de modo contumaz por terceiros; j) Empresa representada por, ou de cuja composição societária ou acionária participe, pessoa domiciliada em jurisdições com deficiências estratégicas de prevenção à Página - 4 / 7
lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo ou região considerada de tributação favorecida; k) Empresa de qualquer forma relacionada a pessoa enquadrada em qualquer das condições previstas no art. 1º. da Resolução COAF no. 15, de 28.3.2007. Nota 1: A classificação da empresa como Risco Alto não implicará necessariamente à comunicação de todas as suas operações ao COAF mas exigirá a autorização expressa da diretoria para iniciar, dar continuidade ou concluir a operação ou o relacionamento com o cliente de tal categoria. Nota 2: Para empresas classificadas como Risco Alto é obrigatório o fornecimento da documentação complementar indicada na Ficha Cadastral de Clientes (Anexo 1). Risco Intermediário Caracteriza as empresas que apresentem uma as seguintes situações: a) Empresas constituídas entre 1 a 3 anos; b) Empresas em que mais de 30% e menos de 70% de suas operações não são creditadas em sua própria conta corrente; c) Empresa cujo quadro societário seja composto por pessoa jurídica; d) Empresas localizadas fora da praça em que é sediada a empresa de fomento, num raio entre 50 km e 200 km de distância. Risco Baixo Caracteriza as empresas que apresentem as seguintes situações: a) Empresas constituídas há mais de 3 anos; b) Empresas em que mais de 70% de suas operações são creditadas em sua própria conta corrente; c) Empresa cujo quadro societário seja composto por pessoa física; d) Empresas localizadas na praça em que é sediada a empresa de fomento. 5.2.3 Cadastro e Manutenção do Cadastro dos Clientes Página - 5 / 7
A Ficha Cadastral de Clientes (Anexo 1) deve ser mantida em sua forma física (mesmo quando as informações são transferidas para bancos de dados da empresa) e deve ser periodicamente atualizada a intervalos de 6 (seis) meses ou quando ocorrerem atualizações circunstanciais conforme segue: a) Clientes classificados inicialmente como Baixo Risco e/ou Risco Intermediário que passaram a operar títulos classificados como Alto Risco; b) Clientes que apresentaram histórico de movimentação superior ao seu faturamento declarado; c) Clientes que manifestaram alterações de seus dados cadastrais anteriormente informados; d) Clientes que apresentaram envolvimento em operações suspeitas de crimes de lavagem ou ocultação de bens, direitos e valores divulgadas por quaisquer meios de comunicação ou mídia. Quando da ocorrência de quaisquer uma das situações acima, a Empresa realiza uma visita as instalações do cliente e emite, para fins de atualização e confirmação, uma nova Ficha Cadastral de Clientes (Anexo 1) e novo Relatório de Visita (anexo 2) reclassificando o cliente em uma das categorias de risco citadas no item 5.2. No ato de cada operação, deve ser verificado se o cadastro esta atualizado nos termos deste Manual. 6. FORMULÁRIOS APLICÁVEIS Anexo 1 Ficha Cadastral de Clientes Anexo 2 Relatório de Visita Anexo 3 Questionário de Pessoa Politicamente Exposta PPE Anexo 4 Classificação de Risco de Clientes 7. AVALIAÇÃO DA EFICÁCIA DO PROCEDIMENTO Auditor: Pessoa independente do processo Página - 6 / 7
Forma: Auditar semestralmente e por meio de amostragem de 5 clientes a documentação, verificando: a) Se o preenchimento dos registros está completo e devidamente validado (assinado); b) Se o nível de risco atribuído está compatível com as definições deste procedimento; c) Se a documentação complementar, quando requerida, está completa e legível; d) Se as pessoas envolvidas conhecem o conteúdo deste procedimento. e) Se os cadastros foram atualizados conforme frequência definida ou situações circunstanciais identificadas. Resultados: Registrar os resultados da auditoria em Ata de Reunião e apresentar a alta gestão bem como solicitar dos envolvidos as ações e prazos para correção. Página - 7 / 7