1. OBJETIVO Estabelecer o fluxograma da atividade de Aprovisionamento. 2. ÂMBITO Aplica-se à atividade de Aprovisionamento de bens, serviços e empreitadas do IPVC 3. MODO DE PROCEDER 3.1 FLUXOGRAMA - PSN APR-01/01 3.2 Procedimento Aquisitivo de despesa com bens, Serviços e empreitadas (o procedimento aquisitivo é atualizado pelo Manual dos procedimentos financeiros) 1 Despesas com bens, serviços e empreitadas 1.1 Enquadramento legal e regulamentar As despesas relativas a aquisições de bens e serviços e a empreitadas devem seguir as regras consideradas no CCP, os procedimentos contabilísticos estabelecidos e as regras internas do Instituto. O CCP prevê 6 tipos de procedimento: GDO-01/01 Rev.2 / 2011.10.19 Pag.ª 1 de 10
Ajuste direto regime : com convite a uma ou mais entidades, estando dispensado de quaisquer outras formalidades previstas no CCP; Ajuste direto regime geral: com convite a uma ou mais entidades (art.º 112º a 127º); Concurso público: normal (art.º 130º a 154º) ou urgente (155º a 161º), com ou sem publicidade internacional; Concurso limitado por prévia qualificação; Procedimento de negociação; Diálogo concorrencial. A escolha do procedimento condiciona o valor do contrato a celebrar, devendo estar sempre presente a análise dos seguintes elementos: critérios materiais de escolha, objeto do contrato e natureza da entidade adjudicante. 1.1.1 Escolha do procedimento O tipo de procedimento a adotar tem subjacente o valor a contratar, razão pela qual a estimativa do valor é fundamental para a escolha do procedimento. A escolha do procedimento também assenta nas regras internas do Instituto, como por exemplo, a delegação de competências atribuídas nos Diretores, razão pela qual, a escolha deve basear-se no seguinte fluxograma: Existe Competências Delegadas nos Diretores? Sim Ajuste Direto Simplificado <2.000 Não Acordo Quadro? Sim Aquisição ao abrigo de Acordo Quadro no âmbito da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública (ESPAP), sem possibilidade de exceção Não Concurso público > 75.000 Ajuste Direto ABS: >5.000 <75.000 Empreitadas: <150.000 Ajuste Direto Simplificado <5.000 GDO-01/01 Rev.2 / 2011.10.19 Pag.ª 2 de 10
Todas as aquisições são da competência do Presidente ou do Vice-Presidente com competências delegadas, no entanto há que verificar se a aquisição se enquadra nas competências delegadas nos diretores das unidades orgânicas do IPVC. Caso não estejam delegadas nos Diretores, há que confirmar se a aquisição deve ser efetuada ao abrigo de Acordo Quadro no âmbito da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública (ESPAP), em virtude de não ser possível efetuar a contratação direta de bens e serviços integrados nos Acordos, salvo em casos excecionais e devidamente fundamentados, e mediante autorização prévia e expressa da ESPAP. No caso de uma aquisição de bens ou serviços da competência do Presidente ou do Vice-presidente com competência delegada, o tipo de procedimento a adotar em função do valor total da aquisição, são os seguintes: Ajuste direto regime : inferior a 5.000. Ajuste direto regime geral: inferior a 75.000 (bens e serviços) ou inferior a 150.000 (empreitadas). Concurso público sem publicidade internacional: inferior ao limiar comunitário, atualmente fixado em 207.000,00 para bens e serviços e 5.186.000,00 euros para empreitadas; Concurso público com publicidade internacional: sem limite de valor. 1.1.1.1 Ajuste direto regime O ajuste direto é o procedimento a adotar na aquisição de bens e serviços cujo preço contratual é inferior a 5.000. Os requisitos e a regulamentação deste procedimento são: Aquisição ou locação de bens móveis e serviços; O preço não seja superior a 5.000 ; O prazo de vigência não pode ser superior a 1 ano; A Informação interna, aprovado pelo Conselho de Gestão em 16 de fevereiro de 2012, que estipula o número mínimo de orçamentos que deverá ser anexado: o Aquisição entre 150 e 499 - consulta a dois fornecedores, podendo ser suportado através de mensagem de correio eletrónico; o Aquisição entre 500 e 1.999 - consulta no mínimo a dois fornecedores, devendo ser suportado por orçamentos; o Aquisição entre 2.000 e 4.999 - consulta no mínimo a três fornecedores, devendo ser suportado por orçamentos; GDO-01/01 Rev.2 / 2011.10.19 Pag.ª 3 de 10
Em casos excecionais e devidamente fundamentados, a aquisição poderá ser efetuada sem o cumprimento do número mínimo de orçamentos, mediante autorização superior. Pode ser efetuada a adjudicação sobre fatura, nomeadamente em casos de urgência imperiosa, como por exemplo: o Inscrição em formações, congressos e afins: deverá ser anexado à fatura o pedido de deslocação e o précabimento dessa despesa; o Propinas avançadas de docência; o Reparação e conservação de bens, quando se encontre preenchido o impresso GEI-01-ANOMALIA / NECESSIDADE / MELHORIA, com prioridade URGENTE, que deverá ser anexado com a fatura ao APR- 01/01 Pedido de Satisfação de necessidades (PSN); o Almoços e jantares. Nestes casos, a fatura deverá ser anexada ao PSN na plataforma On.Ipvc. 1.1.1.2 Ajuste direto regime geral O ajuste direto é o procedimento a adotar na aquisição de bens e serviços cujo preço contratual é igual ou superior a 5.000 e inferior a 75.000 e na aquisição de empreitadas cujo preço contratual é inferior a 150.000. Os requisitos deste procedimento são: Aquisição ou locação de bens móveis e serviços e empreitadas; A entidade adjudicante convida uma ou mais entidades à sua escolha a apresentar propostas, podendo com elas negociar aspetos da execução do contrato a celebrar. A divulgação do convite através da publicação em plataforma utilizada pela entidade adjudicante, não é obrigatório mas é condição preferencial a ser utilizada. Nos termos do art.º 287.º do CCP, a publicação dos ajustes diretos é condição de eficácia de qualquer contrato a celebrar. 1.1.1.3 Concurso Público O concurso público é o procedimento a adotar na aquisição de bens e serviços e empreitadas, sempre que não seja possível pelos procedimentos de ajuste direto e ajuste direto. O concurso público é aberto a todos os interessados sendo publicitado no Diário da República, através de anúncio. GDO-01/01 Rev.2 / 2011.10.19 Pag.ª 4 de 10
O anúncio, ou um resumo dos seus elementos mais importantes, pode ser divulgado por qualquer outro meio considerado conveniente, sendo obrigatória a sua divulgação através da publicação em plataforma utilizada pela entidade adjudicante. O anúncio no Jornal Oficial da União Europeia (JOUE), via http://simap.eu.int, é obrigatório nos concursos de contratação de bens e serviços de valor total superior ao limiar comunitário referido na alínea b) do artigo 7.º da Diretiva n.º 2004/18/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 31 de Março, caso a entidade adjudicante não seja o Estado diretamente. 1.2 Procedimento Aquisitivo 1.2.1 Identificação da Necessidade No IPVC um procedimento tem inicio quando se identifica uma necessidade, sendo para isso obrigatório o preenchimento do impresso APR-01/01 com a indicação do bem, do serviço ou da empreitada, sugestão do fornecedor e a estimativa do valor a contratar. 1.2.2 Reencaminhamento da Despesa e Validação dos serviços intermédios O pedido de Satisfação de Necessidades deve ser reencaminhado pelo requerente, tendo em conta a tipologia da despesa, para alguns serviços transversais do IPVC, tais como: OTIC Caso se esteja perante uma aquisição ao abrigo de Projetos, Prestações de Serviços e Pós-graduações, o processo é reencaminhado para este serviço que analisa a elegibilidade da despesa e emite informação. Serviços Financeiros Se a aquisição estiver relacionada com serviços internos que possuem dotações atribuídas pelo Conselho de Gestão, tais como, os Serviços Informáticos, os Serviços técnicos, o Gabinete de Comunicação e Imagem, o Centro Desportivo e a Oficina Cultural, assim como, as relativas a processos de despesas suportados pelas verbas disponíveis em centros de proveito próprio (exemplo: centros de proveitos de docentes) é obrigatória a informação da existência de verba disponível. Balcões Únicos Se o procedimento de aquisição for da competência do Diretor da unidade orgânica, o processo é reencaminhado para o Balcão único dessa unidade onde vai ser validado o pedido de necessidades e de seguida elaborado o processo aquisitivo da despesa. Neste caso, são estes serviços que efetuam o cabimento da referida despesa. Descrição do processo Responsabilidade Suporte PSN APR-01/01 Requerente On.IPVC Conferência do PSN Balcão Único On.IPVC informático Cabimento Balcão Único esigeduc e plataforma On.IPVC GDO-01/01 Rev.2 / 2011.10.19 Pag.ª 5 de 10
Autorização da Despesa Registo da Autorização de Despesa Impressão e Envio da Encomenda ao fornecedor Processamento da fatura Receção da fatura Conferência da fatura Diretor da respetiva unidade orgânica com competências delegadas Aprovisionamento Balcão Único e Expediente Balcão Único Requerente Balcão Único esigeduc Fax/Email Correio esigeduc esigeduc informático Informático Informático 1.2.3 Validação do pedido de necessidade Nesta fase, o serviço de Aprovisionamento/Balcão Único tem de analisar se o pedido de necessidade efetuado pelo requerente cumpre as regras internas da Instituição, o Código dos Contratos Públicos (CCP) e se a aquisição deve ser efetuada ao abrigo de Acordo Quadro no âmbito da ESPAP. Com base no valor estimado na proposta, é feita a escolha do tipo de procedimento a adotar e a validação das peças de cada procedimento: Peças Procedimentos Ajuste Direto Simplificado Orçamentos Programa de Procedimento Convite Convite à apresentação de soluções Caderno de Encargos Memória Descritiva Ajuste Directo Concurso Público Concurso Limitado por prévia qualificação Procedimento por negociação Diálogo concorrencial GDO-01/01 Rev.2 / 2011.10.19 Pag.ª 6 de 10
1.2.4 Informação de cabimento O valor previsto para a aquisição é registado na aplicação informática esigeduc, abatendo automaticamente a verba disponível na rubrica e atualizando o seu saldo. Mediante o procedimento contratual utilizado, é escolhido um dos processos de aquisição existente na aplicação informática. Os diversos circuitos documentais encontram-se referenciados nos pontos 2 a 4 em anexo. Depois de finalizado o cabimento é inserido na plataforma On.Ipvc. Procedimentos Circuitos Ajuste Directo /contrafatura Processo de Aquisições Circuito de Contrafatura Processo de Aquisições Circuito de tratamento por quantidades Processo de Aquisições Circuito de tratamento por quantidades Processo de Aquisições Circuito de tratamento por valor Ajuste Directo Ajuste direto Concurso Público Concurso Limitado por prévia qualificação 1.2.5 Autorização de despesa Nenhuma compra ou contrato poderá ser efetuado sem a autorização da entidade competente. A decisão de contratar determina o início do procedimento (art.º 36.º e seguintes do CCP). 1.2.6 Análise à autorização da despesa Depois do aprovisionamento/balcão único receber a autorização, a despesa é encaminhada com base na decisão do Presidente ou do Vice-Presidente com competência delegada, ou na decisão do Diretor de uma unidade orgânica e no procedimento escolhido. GDO-01/01 Rev.2 / 2011.10.19 Pag.ª 7 de 10
Encaminhamento Procedimentos Ajuste Directo Encomenda ao fornecedor s Eletrónicas Ajuste direto Concurso Público Concurso Limitado por prévia qualificação 1.2.7 Registo do compromisso e Emissão da encomenda Neste momento, emite-se a encomenda ao fornecedor, e caso seja aplicável, o contrato. É emitido também o número de compromisso válido e sequencial que é refletido na encomenda, e sem o qual o contrato ou obrigação subjacente em causa são, para todos os efeitos, nulos, em cumprimento com o previsto na Lei nº 8/2012, de 21 de fevereiro. 1.2.8 Conferência da fatura Depois da despesa realizada e da receção da fatura, o serviço de aprovisionamento/balcão único procede à validação da mesma, de acordo com o procedimento definido internamente no SGGQ procedimento APR-2, enviando o documento para o requerente. Na conferência o serviço tem ainda que validar se a fatura contém: Nome, número de contribuinte e morada do fornecedor; Nome, número de contribuinte (503761877) e morada do IPVC; Número de compromisso do IPVC em cumprimento da Lei nº 8/2012, de 21 de fevereiro; Descrição do bem/serviço, quantidades e preço unitário; Enquadramento em sede de IVA. GDO-01/01 Rev.2 / 2011.10.19 Pag.ª 8 de 10
1.2.9 Registo da fatura Depois de validada a fatura, o serviço da contabilidade/balcão único procede ao registo informático da fatura.. 1.2.10 Autorização e pagamento da despesa Nesta fase, é emitido o documento de autorização de pagamento que será posteriormente autorizado pelo Conselho de Gestão, e que após a sua validação é enviado à Tesouraria para o pagamento. 1.2.11 Arquivo da Despesa Depois de serem cumpridos todos os requisitos da Tesouraria o processo é remetido novamente ao serviço de aprovisionamento para aí ser arquivado. 1.2.12 Avaliação dos fornecedores Após a conclusão de um procedimento, o requerente e os serviços de aprovisionamento procedem à avaliação do fornecedor da despesa efetuada com bens, serviços e empreitadas. 1.2.13 Resumo do processo aquisitivo da despesa com bens, serviços e empreitadas Descrição processo do Ajuste direto Ajuste direto Concurso público PSN APR-01/01 Requerente Parecer do responsável Parecer Serviços transversais (se aplicável) Responsabilidade Responsável Contabilidade/OTIC/Balcão Único Cabimento Contabilidade/Balcão Único Autorização Despesa Criação procedimento da do Presidente ou Vice-presidente com competências delegadas Aprovisionamento Suporte Secretaria virtual informático Lançamento convite do Aprovisionamento Eletrónica Anúncio Público Aprovisionamento Eletrónica Análise propostas das Aprovisionamento/Júri GDO-01/01 Rev.2 / 2011.10.19 Pag.ª 9 de 10
Descrição processo do Relatório preliminar (caso aplicável) Audiência Prévia (caso aplicável) Ajuste direto Ajuste direto Concurso público Relatório Final Responsabilidade Aprovisionamento/Júri/Membro do Conselho de gestão com competência Delegada Aprovisionamento/Júri Aprovisionamento/Júri/Membro do Conselho de gestão com competência Delegada Suporte Minuta do contrato Aprovisionamento/Membro do e prestação de Conselho de gestão com caução (caso competência Delegada aplicável) Autorização da Membro do Conselho de gestão adjudicação com competência Delegada Autorização da adjudicação Documentos de Aprovisionamento Habilitação Notificação final da Aprovisionamento Adjudicação Assinatura do Presidente ou Vice-Presidente Contrato com competência delegada Publicitação da Aprovisionamento adjudicação Basegov Anúncio de contratação (caso Aprovisionamento JOUE aplicável) Registo da Autorização de Aprovisionamento informático Despesa Emissão e envio da Fax/Email Aprovisionamento e Expediente Requisição Oficial Correio Processamento da Aprovisionamento fatura Informático Receção da fatura Requerente Conferência da Aprovisionamento fatura Informático Autorização de Pagamento Conselho de Gestão Pagamento Tesouraria Transferência ou cheque Registo do Tesouraria Pagamento Informático Arquivo Aprovisionamento Avaliação dos fornecedores Requerente/Aprovisionamento 4. DEFINIÇÕES E SIGLAS APR - Aprovisionamento ESIG-EDUC Integrado de Gestão para Instituições Educativas GDO-01/01 Rev.2 / 2011.10.19 Pag.ª 10 de 10