Manual de Fiscalização de Obras

Manual de Fiscalização de Obras 1

2 Manual de Fiscalização de Obras Este manual detalha a Fiscalização de Obras envolvendo a Gerência de Obras da Prefeitura Universitária da Universidade Federal do Espírito Santo.

Equipe de Gestão Reitor Reinaldo Centoducatte Vice-reitora Ethel Leonor Noia Maciel Chefe de Gabinete Maria Auxiliadora de Carvalho Corassa Prefeito Universitário Renato Carlos Schwab Alves Assistente de Gestão Graciliano Alves da Costa Filho Gerente de Planejamento Físico Letícia Nunes Barcellos Gerente de Licitações e Contratos Rafael Petri Gerente de Obras Francisco Caniçali Primo Gerente de Manutenção Equipamentos e Edificações Rosália Antunes Martins Gerente de Segurança e Logística Anival Luiz dos Santos Subprefeitura do campus de Maruípe Ricardo da Silva Fanzeres Subprefeitura do campus de São Mateus Erivelton Toretta Braz Subprefeitura do campus de Alegre Erivelton Costa Souza 3

Divisão de Acompanhamento e Fiscalização de Obras Jaime Vilela Elaborado por Diretor do Departamento de Gestão de Pessoas Marcelo Rosa Pereira Estagiário Pedro Paulo Eugenio Casotti Marinot 4

LISTA DE SIGLAS AG Assessoria de Gestão da Prefeitura Universitária ART Anotação de Responsabilidade Técnica BDI Benefícios e Despesas Indiretas CAU Conselho de Arquitetura e Urbanismo do Brasil CEI Cadastro Específico do INSS CREA Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura CROS Comissão Permanente de Recebimento de Obras e Serviços DA - Departamento de Administração DAFO Divisão de Acompanhamento e Fiscalização de Obras GLC Gerência de Licitações e Contratos GMEE Gerência de Manutenção de Equipamentos e Edificações GO Gerência de Obras GPF Gerência de Planejamento Físico GSL Gerência de Segurança e Logística INSS Instituto Nacional de Seguro Social NTI Núcleo de Tecnologia da Informação PDF Plano Diretor Físico PU Prefeitura Universitária SIARQ Sistema de Arquivo SIE Sistema Informações Educacionais SIMEC Sistema Integrado de Monitoramento Execução e Controle SPIUNET Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União UFES Universidade Federal do Espírito Santo 5

LISTA DE FIGURAS Figura 1 - Organograma da Gerência de Obra... 11 6

Sumário 1. APRESENTAÇÃO... 9 2. UNIDADE ADMINISTRATIVA... 10 2.1. A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL... 10 2.2. O ORGANOGRAMA... 11 3. DEFINIÇÕES... 12 3.1. DIÁRIO DE OBRA... 12 3.2. EMPREITADA POR PREÇO GLOBAL... 12 3.3. EMPREITADA POR PREÇO UNITÁRIO... 12 3.4. EMPREITADA INTEGRAL... 12 3.5. EXECUÇÃO DIRETA... 13 3.6. EXECUÇÃO INDIRETA... 13 3.7. FISCAL DO CONTRATO DE OBRAS E/OU DE SERVIÇOS DE ENGENHARIA... 13 3.8. GESTOR DE CONTRATOS DE OBRAS OU DE SERVIÇOS DE ENGENHARIA... 13 3.9. LIQUIDAÇÃO DA DESPESA CORRESPONDENTE... 14 3.10. MEDIÇÃO... 14 3.11. OBRAS E SERVIÇOS DE ENGENHARIA... 15 3.12. OBRAS, SERVIÇOS E COMPRAS DE GRANDE VULTO... 15 3.13. ORDEM DE SERVIÇO... 16 3.14. ORDEM DE PARALISAÇÃO DE SERVIÇO... 16 3.15. ORDEM DE REINÍCIO DE SERVIÇO... 16 3.16. PLANILHA ORÇAMENTÁRIA... 17 3.17. PROJETO BÁSICO... 17 3.18. PROJETO COMO CONSTRUÍDO OU AS BUILT... 18 3.19. PROJETO EXECUTIVO... 19 4. ATRIBUIÇÕES DA FISCALIZAÇÃO E DA GESTÃO DE CONTRATOS DE OBRAS... 20 4.1. FISCAL DE CONTRATO... 20 4.1.1. Conceito... 20 4.2. GESTOR DE CONTRATO... 25 4.2.1. Conceito... 25 7

4.2.2. Atribuições da Gestão de Contratos de Obras... 26 4.3. DISTINÇÃO ENTRE FISCALIZAÇÃO E GESTÃO DE CONTRATOS DE OBRAS... 28 REFERÊNCIAS... 30 ANEXO A Modelo de e-mail para providência da matrícula CEI e ART de execução... 31 ANEXO B Modelo de e-mail para solicitação de reunião com a empresa... 32 ANEXO C Modelo de e-mail para convocar o solicitante para reunião com a empresa... 33 ANEXO D Modelo de lista de funcionários... 34 ANEXO E - Modelo de Planilha de Medição... 35 ANEXO F - Modelo de recebimento provisório... 36 ANEXO G - Modelo de Relatório Foto... 37 ANEXO H - Despacho para pagamento de medição... 38 8

1. APRESENTAÇÃO A Fiscalização é um conjunto de atividades técnico-administrativas e contratuais, necessárias à implementação de um empreendimento, com a finalidade de garantir que a sua execução obedeça às especificações, aos projetos, aos prazos estabelecidos e demais obrigações previstas em contrato. A Fiscalização, portanto, garantirá que a obra seja executada obedecendo aos padrões pré-estabelecidos. A elaboração do Manual de Fiscalização de Obras surgiu da necessidade de padronizar as atividades de Fiscalização das Obras e Serviços de Engenharia da Universidade Federal do Espírito Santo, visando maior efetividade e economicidade na gestão executiva dos contratos administrativos bem como propiciar ao Fiscal uma visão geral de suas atividades orientando-o nas suas funções de modo a facilitar a sua atuação enquanto o Agente Fiscalizador de contrato e dos serviços regidos por este. Para elaboração do Manual adotou-se a metodologia do gerenciamento de riscos, na utilização de diagramas e matrizes relacionais para identificação e mapeamento das causas desses riscos, enfocando a construção de soluções que contemplem mecanismos para a eliminação ou mitigação de fatores os mais variados, que por suas influências nos processos podem comprometer o bom desempenho das atividades operacionais pertinentes à Fiscalização das obras executados pela UFES. Esse documento não é definitivo, pois permite atualizações frequentes, em conformidade com as alterações sofridas pela legislação e nos processos gerenciais aplicados à Fiscalização e Administração Pública. 9

2. UNIDADE ADMINISTRATIVA 2.1. A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL A Gerência de Obras (GO) dentro da estrutura da Prefeitura Universitária (PU) é uma unidade tática, segundo o modelo de estruturação da Universidade Federal do Espírito Santo (UFES). Desta forma, é responsável por parte do papel institucional e por parte das atribuições da PU. Em especial, a GO é responsável pelo processo de gestão das obras para construção e reforma de novas edificações na UFES. A Estrutura da GO é composta pelo Gabinete do Gerente, onde se concentram as atividades de gestão do processo de obras e a gestão administrativa da gerência. Para dar andamento em seu papel institucional, cabe à GO: a gestão dos contratos para execução das obras; o mapeamento de risco, controle de qualidade e efetividade na execução das obras; a articulação com as demais gerências e prefeito universitário; interface com as unidades administrativas e acadêmicas, bem como com as empresas contratadas; e suporte as atividades da Divisão de Acompanhamento e Fiscalização de Obras (DAFO). No que tange à DAFO, suas atribuições compreendem o acompanhamento, fiscalização e controle das obras, por meio de sua equipe técnica, que atua como fiscais das obras, com vistas à garantia da qualidade das obras executadas. Ela ainda funciona como unidade de serviço ligada ao processo de gestão de obras de responsabilidade da Comissão de Recebimento de Obras e Serviços, cujo papel institucional consiste em: acompanhar as atividades dos fiscais de obras; emitir laudos, acionando a DAFO e outras unidades, quando necessário, visando à correção dos problemas detectados, recebendo em definitivo as obras e liberandoas para o uso, quando couber. 10

2.2. O ORGANOGRAMA Figura 1 - Organograma da Gerência de Obra 11

3. DEFINIÇÕES 3.1. DIÁRIO DE OBRA Instrumento em meio físico destinado ao registro de fatos comuns do andamento dos serviços, como: entrada e saída de equipamentos, serviços em andamento, efetivo de pessoal, condições climáticas, visitas ao canteiro de obras, inclusive para as atividades subcontratadas. Se em meio físico, deverá ter suas páginas numeradas tipograficamente, cada página com três vias, sendo duas destacáveis. Se em meio eletrônico, deverá assegurar a integridade dos registros lançados e acesso por meio de interfaces seguras, contendo log para registro de todas as atividades indicando quem, quando e o que fez no manuseio do programa e/ou banco de dados. 3.2. EMPREITADA POR PREÇO GLOBAL Quando se contrata a execução da obra ou do serviço por preço certo e total. 3.3. EMPREITADA POR PREÇO UNITÁRIO Quando se contrata a execução da obra ou do serviço por preço certo de unidades determinadas. 3.4. EMPREITADA INTEGRAL Quando se contrata um empreendimento em sua integralidade, compreendendo todas as etapas das obras, serviços e instalações necessárias, sob inteira responsabilidade da contratada até a sua entrega ao contratante em condições de entrada em operação, atendidos os requisitos técnicos e legais para sua utilização em condições de segurança estrutural e operacional e com as características adequadas às finalidades para a qual foi contratada. 12

3.5. EXECUÇÃO DIRETA Quando a obra ou serviço de engenharia é feita pelos órgãos e entidades da Administração, pelos próprios meios. 3.6. EXECUÇÃO INDIRETA Quando a obra ou serviço de engenharia é, mediante contrato, executado por terceiros. 3.7. FISCAL DO CONTRATO DE OBRAS E/OU DE SERVIÇOS DE ENGENHARIA É a atividade exercida por servidor (engenheiro, arquiteto e/ou técnico de nível médio), que detenha conhecimento técnico do assunto, indicado formalmente pela DAFO/GO/PU, para ser encarregado pelo acompanhamento, pela verificação de exatidão na execução do contrato e suas obrigações, pela atestação das faturas ou notas fiscais e pela conferência dos produtos ou serviços prestados pela contratada, desde o início até o término da vigência do contrato. De acordo com o porte da obra ou do contrato, a atividade poderá ser composta por equipe de engenheiros, arquitetos ou técnico de nível médio, coordenada, de preferência por engenheiro civil ou arquiteto. 3.8. GESTOR DE CONTRATOS DE OBRAS OU DE SERVIÇOS DE ENGENHARIA Servidor designado para coordenar e comandar o processo da fiscalização da execução contratual. É representante da Administração, especialmente designado na forma dos 13

artigos 67 e 73 da Lei nº. 8.666/1993, e do art. 6º do Decreto nº. 2.271/1997, para exercer o acompanhamento da execução contratual, devendo informar à Administração sobre eventuais vícios, irregularidades ou baixa qualidade dos serviços prestados pela contratada, propor soluções para regularização das faltas e problemas observados e sanções que entender cabíveis, controlar os prazos e saldos contratuais e demais atividades correlatas, sempre com o auxílio do Fiscal do Contrato e a este prestando informações e dele as recebendo para o exercício de suas funções. 3.9. LIQUIDAÇÃO DA DESPESA CORRESPONDENTE Consiste em atestar expressamente o direito da empresa contratada ao pagamento, tendo por base a medição da obra e dos serviços executados, a documentação trabalhista apresentada, inclusive certidões, memória de cálculo e eventuais reajustes de preços. 3.10. MEDIÇÃO É a verificação das quantidades e qualidade dos serviços executados em cada etapa de execução do contrato. A medição é feita pela Fiscalização designada formalmente pela contratante, tendo como base os serviços efetivamente executados e os padrões estabelecidos no contrato (quantidades e especificações). Normalmente é mensal, mas a periodicidade é definida no contrato. Com base na medição é que são efetivados os pagamentos. No registro ou planilha de medição deve constar a descrição dos serviços, com as respectivas unidades de medida, quantidades, preços unitários e totais estabelecidos no contrato e efetivamente aceitos. Anexada à medição devem constar a memória de cálculo das quantidades aferidas e o registro fotográfico dos serviços executados. 14

3.11. OBRAS E SERVIÇOS DE ENGENHARIA Por obras e serviços de engenharia devem ser entendidos aqueles compatíveis com as atividades e atribuições que a Lei Federal nº 5.194, de 24 de dezembro de 1966, art. 7º, reserva ao exercício privativo dos profissionais de engenharia, arquitetura e agronomia, a saber: a) Planejamento ou projeto, em geral, de regiões, zonas, cidades, obras, estruturas, transportes, explorações de recursos naturais e desenvolvimento da produção industrial e agropecuária; b) Estudos, projetos, análises, avaliações, vistorias, perícias, pareceres e divulgação técnica; c) Pesquisas, experimentação e ensaios; d) Fiscalização, direção e execução de obras e serviços técnicos; e) Produção técnica especializada, industrial ou agropecuária. Ainda, segundo a Lei 8.666/1993, art. 6º, I e II, e alterações posteriores, entende-se, ainda, por obra toda construção, reforma, fabricação, recuperação ou ampliação, realizada por execução direta ou indireta e por serviço toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a Administração, tais como: demolição, conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção e trabalhos técnico-profissionais quando desenvolvidos por engenheiros e/ou arquitetos. Na UFES as definições, baseadas na legislação acima, são as que constam na Portaria nº. 2.794/2016 Reitor. 3.12. OBRAS, SERVIÇOS E COMPRAS DE GRANDE VULTO Aquelas cujo valor estimado seja superior a R$ 37.500.000,00 (trinta e sete milhões e quinhentos mil reais). 15

3.13. ORDEM DE SERVIÇO É o documento da Administração que autoriza o início dos serviços. A Ordem de Serviços é emitida pela AG e assinada pelo Prefeito Universitário, com a devida ciência do contratado. Nele devem constar os dados do contrato (número, objeto, data, prazo etc.) e a data de início dos trabalhos. A Ordem de Serviço deve ser apostilada ao processo e registrada no SIMEC. 3.14. ORDEM DE PARALISAÇÃO DE SERVIÇO É o documento da Administração que autoriza a paralisação dos serviços. Deve ser assinado pelo contratante, com a devida ciência do contratado. Nele devem constar os dados do contrato (número, objeto, data, prazo etc.) e a data de início da paralisação dos trabalhos. Para paralização de uma obra na Ufes, o fiscal deve atentar-se às motivações e aos fluxos descritos no Manual do Processo de Gestão de Obras e Serviços de Engenharia. A Ordem de Paralisação deverá ser emitida pelo gestor do contrato após justificativa do fiscal, devendo ser apostilada ao processo e registrada no SIMEC. 3.15. ORDEM DE REINÍCIO DE SERVIÇO É o documento da Administração que autoriza o reinício dos serviços. Deve ser emitida pelo gestor do contrato com a devida ciência do contratado. Nele devem constar os dados do contrato (número, objeto, data, prazo etc.) e a data de reinício dos trabalhos. A Ordem de Reinício deve ser apostilada ao processo e registrada no SIMEC. 16

3.16. PLANILHA ORÇAMENTÁRIA Detalha os componentes de custo que incidem na formação do preço dos serviços. Normalmente é expressa em colunas assim nomeadas: a) Código do serviço; b) Descrição do serviço; c) Unidade do serviço; d) Quantitativo do serviço; e) Preço unitário do serviço; f) Preço total do serviço, resultado da multiplicação da quantidade e preço unitário. Normalmente é dividida por atividades que compõem a obra (Serviços preliminares, Administração Local, Encargos Complementares, Fundações, Alvenaria etc.), que também são totalizadas. Ao final é apresentado o valor global da obra. No cabeçalho devem constar as principais informações da obra: modalidade e número da licitação, número e data do contrato, objeto do contrato, contratado, data base, taxas de encargos sociais e BDI utilizados. Por último, os responsáveis pela elaboração devem assinar, informando nome, matrícula, formação e número de registro junto ao CREA/CAU. O responsável pela revisão deve também assinar, informando seus dados: nome, cargo, matrícula, formação e número de registro junto ao CREA/CAU. 3.17. PROJETO BÁSICO É o conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar a obra ou serviço, ou complexo de obras ou serviços objeto da licitação, elaborado com base nas indicações de estudos técnicos preliminares, que assegurem a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento e que possibilite a avaliação do custo da obra e a definição dos métodos e do prazo de execução, devendo conter os seguintes elementos: 17

a) Desenvolvimento da solução escolhida, de forma a fornecer visão global da obra e identificar todos os seus elementos constitutivos com clareza; b) Soluções técnicas globais e localizadas, suficientemente detalhadas, de forma a minimizar a necessidade de reformulação ou de variantes durante as fases de elaboração do projeto executivo e de realização das obras e montagem; c) Identificação dos tipos de serviços a executar e de materiais e equipamentos a incorporar à obra, bem como suas especificações que assegurem os melhores resultados para o empreendimento, sem frustrar o caráter competitivo para a sua execução; d) Informações que possibilitem o estudo e a dedução de métodos construtivos, instalações provisórias e condições organizacionais para a obra, sem frustrar o caráter competitivo para a sua execução; e) Subsídios para montagem do plano de licitação e gestão da obra, compreendendo a sua programação, a estratégia de suprimentos, as normas de Fiscalização e outros dados necessários em cada caso; f) Orçamento detalhado do custo global da obra, fundamentado em quantitativos de serviços e fornecimentos propriamente avaliados; g) Cronograma físico-financeiro; h) Licenças ambientais. 3.18. PROJETO AS BUILT OU COMO CONSTRUÍDO É o conjunto de informações elaboradas no decorrer da execução da obra ou contrato, com o objetivo de registrar as alterações físicas e econômicas ocorridas, fornecendo, portanto, elementos considerados relevantes para subsidiarem futuras intervenções na obra, como: manutenção, reformas, ampliação e/ou restauração. Ao término da obra, o Projeto As Built deve representar fielmente o objeto construído. 18

As alterações dos projetos que impliquem em novos dimensionamentos devem ser tratadas, exclusivamente, pelos respectivos projetistas, devendo o Projeto As Built ser elaborado a partir destes projetos alterados. O custo dessas alterações não incide sobre o Projeto As Built, devendo integrar o custo do projeto executivo. 3.19. PROJETO EXECUTIVO É o conjunto dos elementos necessários e suficientes à execução completa da obra, de acordo com as normas pertinentes da Associação Brasileira de Normas Técnicas ABNT (art. 6º, X da Lei nº 8.666/1993). Nele devem constar: a compatibilização de todos os projetos que compõem a obra; e todos os detalhes construtivos. A execução da obra deve ser iniciada com o projeto executivo concluído. No entanto, quando autorizado pela Administração, esse projeto poderá ser desenvolvido concomitantemente com a execução das obras e serviços (art. 7º, 1º da Lei nº 8.666/1993). Sua elaboração deve ser monitorada pela Fiscalização, de modo a não causar atrasos aos serviços. 19

4. ATRIBUIÇÕES DA FISCALIZAÇÃO E DA GESTÃO DE CONTRATOS DE OBRAS 4.1. FISCAL DE CONTRATO 4.1.1. Conceito Servidor representante da unidade demandante, responsável pelo acompanhamento da execução física do contrato. É o agente de campo do contrato. 4.1.2. Atribuições da Fiscalização de Contratos de Obras As atribuições da Fiscalização de contratos de obras estão regulamentadas no art. 67 da Lei nº 8.666/1993, nos Cadernos de Encargos da UFES (disponíveis em http://prefeitura.ufes.br/sites/prefeitura.ufes.br/files/field/anexo/caderno_de_encargos _e_especificacoes.pdf), no Manual de Obras Públicas Edificações da Secretaria de Estado da Administração e Patrimônio (disponível em http://www.comprasnet.gov.br/publicacoes/manuais/manual_projeto.pdf), no edital, no contrato e/ou no projeto básico, mais especificamente nas especificações técnicas dos serviços e materiais, relacionados com a obra ou serviço a ser executado. Qualquer auxílio prestado pela Fiscalização na interpretação dos desenhos, memoriais, especificações e demais elementos de projeto, bem como na condução dos trabalhos, não poderá ser invocado para eximir a contratada da responsabilidade pela execução dos serviços e obras. A comunicação entre a Fiscalização e a contratada será realizada através de correspondência oficial e anotações ou registros em Diário de Obras. A Fiscalização deverá exigir relatórios diários de execução dos serviços e obras extraídos do Diário de Obra. 20

As reuniões, realizadas para tratar de questões relacionadas ao contrato, serão documentadas por Atas de Reunião, elaboradas pela Fiscalização e que conterão, no mínimo, os seguintes elementos: data, nome e assinatura dos participantes, assuntos tratados, decisões e responsáveis pelas providências a serem tomadas. As reuniões deverão ser devida e previamente agendadas e registradas em diário de obras. As atribuições da Fiscalização, além das que constarem em editais de licitação, contratos e outros documentos relacionados a obras ou serviços em que vão exercer a Fiscalização, são: I. Elaborar o plano de trabalho da Fiscalização conforme os padrões deste Manual; II. Fazer-se presente no local da execução do contrato; III. Certificar-se de que a contratada e o seu preposto estão cientes das obrigações assumidas na contratação; IV. Inspecionar sistematicamente o objeto do contrato, com a finalidade de examinar ou verificar se sua execução obedece às especificações técnicas de materiais e/ou serviços, aos projetos, aos prazos estabelecidos e demais obrigações contratuais, inclusive as pertinentes aos encargos complementares; V. Manter um arquivo completo e atualizado de toda a documentação pertinente aos trabalhos, incluindo: projetos, caderno de encargos, memoriais descritivos, especificações técnicas de materiais e serviços, orçamentos, documentos da licitação (edital, proposta e respectiva planilha orçamentária e relatório final da licitação), contrato, medições, cronogramas físico-financeiros previstos e realizados, aditivos, reajustamentos, realinhamentos, pagamentos, diários de obra, correspondências, relatórios, certificados de ensaios e testes de materiais e serviços, laudos, protótipos e catálogos de materiais e equipamentos aplicados nos serviços e obras, Projeto como Construído (As Built), termos de recebimento provisório e definitivo e devolução de cauções e outros pertinentes ao acompanhamento da execução do contrato; 21

VI. Analisar e aprovar o projeto das instalações provisórias e canteiro de serviço apresentados pela Contratada no início dos trabalhos, considerando as normas regulamentadoras vigentes; VII. Analisar a conformidade da execução, quando for o caso, do Projeto de Gerenciamento de Resíduo de Construção Civil PGRCC com os requisitos exigidos pelo Conselho Nacional de Meio Ambiente, através da Resolução nº. 307/2002, com as possíveis alterações e/ou revisões; VIII. Analisar e aprovar o plano de execução e o cronograma detalhado, dos serviços e obras, a serem apresentados pela contratada no início dos trabalhos; IX. Obter da contratada o Manual de Qualidade, quando for o caso, contendo o sistema de Gestão de Qualidade e verificar a sua efetiva utilização; X. Promover reuniões periódicas no canteiro de serviço para análise e discussão sobre o andamento dos serviços e obras, esclarecimentos e providências necessárias ao cumprimento do contrato; XI. Dirigir-se, formalmente, ao preposto com o fim de resolver qualquer irregularidade na execução do objeto, comunicando ao Gestor do contrato eventuais tratativas infrutíferas ou resistência da empresa contratada, para que sejam adotadas as medidas administrativas cabíveis; XII. Esclarecer dúvidas do preposto que estiverem em sua alçada, encaminhando às áreas competentes, quando lhe faltar capacitação técnica ou atribuição legal, os problemas que surgirem, dando ciência ao Gestor do contrato; XIII. Esclarecer ou solucionar incoerências, falhas e omissões eventualmente constatadas nos projetos, desenhos, detalhes, memoriais, especificações, planilhas orçamentárias e demais elementos de projeto, bem como fornecer informações e instruções necessárias ao desenvolvimento dos trabalhos. Caso as inconsistências não estejam dentro das atribuições legais do profissional que exerce a Fiscalização, este deverá solicitar ao Gerente de Obras que remeta o processo à Gerência de Planejamento Físico (GPF/UFES) para providenciar as soluções demandadas; XIV. Solucionar as dúvidas e questões pertinentes à prioridade ou sequência dos serviços e obras em execução, bem como às interferências e interfaces dos trabalhos da contratada com as atividades de outras empresas ou profissionais eventualmente contratados pelo contratante; 22

XV. Promover a presença dos Autores dos projetos no canteiro de serviço, sempre que for necessária a verificação da exata correspondência entre as condições reais de execução e os parâmetros, definições e conceitos de projeto; XVI. Exercer rigoroso controle sobre o cronograma de execução dos serviços e obras, aprovando os eventuais ajustes que ocorrerem durante o desenvolvimento dos trabalhos; XVII. Realizar inspeções periódicas no canteiro de serviço, a fim de verificar o cumprimento das medidas de segurança adotadas nos trabalhos, o uso e o estado de conservação dos equipamentos de proteção individual e dos dispositivos de proteção de máquinas e ferramentas que ofereçam riscos aos trabalhadores, bem como a observância das demais condições estabelecidas pelas normas de segurança e saúde no trabalho; XVIII. Aprovar partes, etapas ou a totalidade dos serviços executados; XIX. Elaborar e atestar as respectivas medições (conforme anexos E, G e H) dos serviços executados, que deverão ser acompanhadas por registro fotográfico e pelas respectivas memórias de cálculo; XX. Conferir e atestar a correspondente despesa (Nota Fiscal do serviço/material emitida pela contratada), certificando (atestando), no verso da primeira via, a efetiva realização do respectivo objeto, na quantidade e na qualidade previstas no contrato, e encaminhar para pagamento as faturas emitidas pela contratada, anexando toda a documentação necessária; XXI. Confrontar os preços e as quantidades constantes da Nota Fiscal com os fixados no contrato, bem como as medições dos serviços nas datas estabelecidas, antes de atestar o documento Fiscal; XXII. Em tempo hábil, encaminhar a Nota Fiscal ao Gestor para a conferência da documentação anexada e do pagamento, com vistas a evitar a incidência de multas; XXIII. Disponibilizar para instâncias superiores, quando solicitado, relatórios constando informações gerenciais da obra; XXIV. Antecipar-se à solução de fatos que venham, eventualmente, a afetar a relação contratual (como, por exemplo, greve, chuvas, fim de prazo); 23

XXV. Paralisar e/ou solicitar o refazimento de qualquer serviço que não seja executado em conformidade com projeto, norma técnica ou qualquer disposição oficial aplicável ao objeto do contrato; XXVI. Solicitar a substituição de qualquer utensílio, ferramenta, materiais e equipamentos que sejam considerados defeituosos, inadequados ou inaplicáveis aos serviços e obras, ou que sejam considerados prejudiciais à boa conservação dos bens ou instalações, ou, ainda, que não atendam às necessidades da Administração; XXVII. Solicitar a realização de testes, exames, ensaios e quaisquer provas necessárias ao controle de qualidade dos serviços e obras objeto do contrato; XXVIII. Verificar e aprovar a substituição de materiais, equipamentos e serviços solicitada pela contratada e admitida no caderno de encargos e/ou especificações técnicas dos materiais e serviços, com base na comprovação da equivalência entre os componentes, de conformidade com os requisitos estabelecidos no caderno de encargos e/ou especificações técnicas; XXIX. Verificar e aprovar os relatórios ou registros periódicos de execução dos serviços e obras elaborados pela contratada; XXX. Solicitar a substituição de qualquer funcionário da contratada que embarace ou dificulte a ação da Fiscalização ou cuja presença no local dos serviços e obras seja considerada prejudicial ao andamento dos trabalhos ou inconveniente às normas disciplinares da Ufes; XXXI. Solicitar formalmente à contratada, nos eventuais aditivos e paralisações, justificativa técnica respectiva e, com base na mesma, formar juízo de valor desses eventos e encaminhar a documentação necessária, em tempo hábil, para que as instâncias superiores providenciem as medidas cabíveis; XXXII. Fiscalizar a execução de serviços subcontratados com base nas regras estabelecidas e condições em contrato; XXXIII. Solicitar à instância superior, em tempo hábil, a adoção das medidas convenientes, nas decisões e providências que ultrapassarem a sua competência; XXXIV. Anotar em registro próprio (diário de obras) todas as ocorrências relacionadas com a execução do objeto contratual; 24

XXXV. Verificar e aprovar os projetos como construído elaborados pela contratada, registrando todas as modificações introduzidas no projeto original, de modo a documentar fielmente os serviços e obras efetivamente executados; XXXVI. Determinar que a contratada dê início à correção dos defeitos ou desconformidades constatados durante a execução do objeto ou após o recebimento provisório, fixando prazo para o respectivo término; XXXVII. Receber, provisoriamente (conforme anexo F), a obra ou serviço, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes, em até 15 (quinze) dias da comunicação escrita da contratada; XXXVIII. Colaborar com a Comissão de Recebimento Definitivo, sempre que for solicitado; XXXIX. Comunicar, formalmente, e com antecedência suficiente, o seu afastamento das atividades de Fiscalização, a fim de que o substituto as assuma. 4.2. GESTOR DE CONTRATO 4.2.1. Conceito Servidor representante da unidade demandante, responsável pelo gerenciamento da execução do contrato, devendo fazer cumprir as obrigações contratuais e entrega do objeto nos prazos e condições avençadas. Cabe também a ele administrar o pagamento do respectivo preço. Deve agir de forma proativa e preventiva, observando o cumprimento, por parte da contratada, das regras previstas no instrumento contratual, com a finalidade de alcançar os resultados esperados, com adequação e economia. 25

4.2.2. Atribuições da Gestão de Contratos de Obras As atribuições da Gestão de contratos de obras, entre outras que poderão ser estabelecidas no contrato, são: I. Acompanhar o processo licitatório ou de contratação direta em todas as suas fases, até a assinatura do contrato; II. Auxiliar a Licitação, com apoio dos servidores com conhecimento técnico específico, nas respostas a questionamentos, impugnações e recursos oferecidos durante o procedimento licitatório; III. Manter controle sobre os limites legais de acréscimos e supressões; IV. Controlar os prazos de duração e vigência dos contratos; V. Manter vigilância em relação à periodicidade dos reajustes, aos termos de recebimento definitivo e à emissão de nota de empenho; VI. Encaminhar ao setor responsável os pedidos de reajuste, repactuação, revisão, alteração e prorrogação do contrato; VII. Solicitar ao setor responsável, em prazo compatível com a complexidade da contratação, a eventual prorrogação do contrato, de modo a viabilizar a tempestiva lavratura do termo aditivo correspondente ou a elaboração de novo documento de referência, sem desnaturar o objeto original; VIII. Informar aos setores responsáveis as ocorrências relacionadas à execução do contrato, solicitando a abertura de um procedimento apurativo para a regularização de faltas ou defeitos observados; IX. Acompanhar o saldo dos empenhos efetuados, solicitando o seu reforço quando necessário, desde que haja prévia aprovação da despesa, bem como acompanhar o saldo contratual, mantendo Prefeito, Gerente e Fiscal cientes de pagamentos eventualmente pendentes; X. Acompanhar o saldo dos contratos; XI. Acompanhar a vigência contratual; XII. Analisar possibilidade e solicitação interna de termos aditivos, quando necessário ou quando provocado (conforme fluxo descrito no Manual de Gestão de Obras); 26

XIII. XIV. XV. XVI. XVII. XVIII. XIX. XX. XXI. XXII. XXIII. XXIV. XXV. Analisar possibilidade e solicitação interna de prorrogações contratuais, quando necessário ou quando provocado (conforme fluxo descrito no Manual de Gestão de Obras); Realizar análise documental e solicitação dos pagamentos aos setores competentes (conforme fluxo descrito no Manual de Gestão de Obras); Realizar recebimento dos contratos após publicação para elaboração das Ordens de Serviço (conforme fluxo descrito no Manual de Gestão de Obras); Realizar comunicação para abertura de nova licitação à área competente, antes de findar o estoque de bens e/ou a prestação de serviços, com antecedência razoável; Comunicar ao setor competente sobre quaisquer problemas detectados na execução contratual, que tenham implicações na atestação; Comunicar aos setores competentes as irregularidades encontradas: situações que se mostrem desconformes com o Edital ou Contrato e com a Lei; Exigir somente o que for previsto no Contrato. Qualquer alteração de condição contratual deve ser submetida ao setor competente, acompanhada das justificativas pertinentes; Analisar e manifestar-se sobre as alterações de interesse da contratada, que deverão ser por ela formalizadas e devidamente fundamentadas, principalmente em se tratando de pedido de reequilíbrio econômico-financeiro ou repactuação. Sempre que necessário, deverá solicitar também a manifestação do fiscal ou do setor técnico pertinente; Elaborar ou solicitar justificativa técnica, quando couber, com vistas à alteração unilateral do Contrato pela Administração; Participar em eventual negociação do Contrato sempre que o mercado assim o exigir e quando da sua prorrogação, nos termos da Lei; Procurar auxílio junto às áreas competentes em caso de dúvidas técnicas, administrativas ou jurídicas; Documentar nos autos todos os fatos dignos de nota; Deflagrar e conduzir os procedimentos de finalização à contratada, com base nos termos contratuais, sempre que houver descumprimento de suas cláusulas por culpa da contratada, ou quando provocado pela fiscalização do 27

XXVI. XXVII. XXVIII. XXIX. XXX. contrato, acionando as instâncias superiores e/ou os Órgãos Públicos competentes quando o fato exigir; Atuar como preposto da Administração junto à Contratada, emitindo, sempre que possível, todas as correspondências destinadas às contratadas e recebendo delas as respostas e notificações relativas aos contratos; Ler atentamente o Termo de Contrato e anotar em registro próprio todas as ocorrências relacionadas à sua execução; Esclarecer dúvidas do preposto/representante da contratada que estiverem sob a sua alçada, encaminhando às áreas competentes os problemas que surgirem quando lhe faltar competência; Notificar a contratada em qualquer ocorrência desconforme com as cláusulas contratuais, sempre por escrito, com prova de recebimento da notificação (procedimento formal, com prazo); Mediante manifestação do Fiscal, sugerir aos setores competentes a aplicação e intensidade das penalidades. 4.3. DISTINÇÃO ENTRE FISCALIZAÇÃO E GESTÃO DE CONTRATOS DE OBRAS Não se deve confundir Gestão com Fiscalização de contratos de obras, sendo necessária a observância à correta divisão das respectivas funções e responsabilidades, de forma a garantir que a execução do contrato ocorra com qualidade e respeito à legislação vigente. O Desembargador Jessé Torres Pereira Júnior (2007) sintetiza: Gestor é o que faz acontecer, e o Fiscal é aquele que acompanha o que está acontecendo no dia a dia da execução do contrato. Afirma que os contratos traduzem compromissos com resultados para o cidadão, e que o Gestor e os fiscais de execução devem zelar por seu cumprimento. Também assinala: Ora, se o Gestor é essa peça que tem a visão do sistema, que conhece as prerrogativas da Administração, sabe usá-las no momento e na dose certos, ele tem que ter uma equipe que possa ir ao campo da execução para 28

acompanhar o que está acontecendo o Gestor não vai, é evidente; se ele é Gestor está na sua unidade administrativa tomando uma série de providências e acompanhando o desenvolvimento da execução através de relatórios, documentos, sem jamais perder a visão do todo, a visão do sistema, eficiência e eficácia, relação custo-benefício e resultados. Mas ele precisa de gente do campo, e esse pessoal de campo é o que a lei chama de Fiscal da execução. (PEREIRA JÚNIOR, Jessé Torres). O Magistrado ensina que a Gestão e a Fiscalização contratual, além do aspecto legal, devem observar as dimensões de eficiência (otimização dos recursos existentes), eficácia (atingir os objetivos organizacionais) e efetividade (resultado apresentado ao longo do tempo). DISTINÇÃO ENTRE FISCALIZAÇÃO E GESTÃO DE CONTRATOS DE OBRAS GESTOR FISCAL Visão global de todos os contratos; Planeja, organiza e administra; Realiza a gestão dos prazos; Solicita prorrogação de prazos ao setor responsável; Solicita adequações e encaminha ao setor responsável; Solicita parecer do Fiscal; Analisa relatório do Fiscal; Elabora relatório de avaliação contratual; Mantém comunicação com a contratada. Visão técnica do objeto; Examina, verifica, inspeciona e vistoria; Acompanha a execução contratual in loco; Examina a qualidade do objeto contratado; Aponta irregularidades e encaminha ao Gestor; Emite parecer ao Gestor sobre a execução do contrato; Realiza medições; Afere e atesta Nota Fiscal. 29

REFERÊNCIAS 1 BRASIL. Tribunal de Contas da União. Obras públicas: recomendações básicas para a contratação e fiscalização de obras públicas / Tribunal de Contas da União. 3. ed. Brasília: TCU, SecobEdif, 2013. 2 BRASIL. Secretaria de Estado da Administração e Patrimônio. Manual de Obras Públicas-Edificações: Práticas da SEAP. Disponível em: <http://www.comprasnet.gov.br/publicacoes/manuais/manual_projeto.pdf>. Acesso em: 29 jul. 2016. 3 PARAÍBA (Estado). Controladoria Geral do Estado da Paraíba. Manual Orientativo de Fiscalização de Obras e Serviços de Engenharia CGE PB. Disponível em: <http://www.cge.pb.gov.br/gea/downloads/arquivos/manualobras %5Cmanual/MANUAL%20DE%20FISCALIZA%C3%87%C3%83O%20DE%20O BRAS%20v1.pdf>. Acesso em: 29 jul. 2016. 4 RIO DE JANEIRO (Estado). Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro. Manual de Gestão de Contratos do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro. Disponível em: <http://www.tjrj.jus.br/documents/10136/1878699/man- DGLOG-005-01-REV-0.pdf>. Acesso em: 29 jul. 2016. 5 PEREIRA JÚNIOR Jessé Torres. Gestão dos contratos administrativos. A figura do gestor contratual: perfil e atribuições típicas. Boletim de direito municipal. v. 23, n.3, p. 191-201, março, 2007. 30

ANEXO A Modelo de e-mail para providência da matrícula CEI e ART de execução Assunto: Providências de matrícula CEI e ART de execução. Prezado Senhor Representante da Empresa Considerando a Ordem de Serviço n.º, recebida por esta empresa no dia / /, referente ao contrato de número, que tem por objeto a, informamos que, conforme artigo 19 da Instrução Normativa RBF 971/09, o prazo para providenciar a matrícula CEI é de 30 dias após o recebimento da Ordem de Serviço; e, conforme artigo 28 da resolução 1.025/09/CONFEA, a ART de execução da obra deve ser providenciada antes do início da atividade, ou em até 10 dias após o recebimento da Ordem de Serviço, desde que ainda não tenha sido caracterizado o início das atividades. Portanto, solicitamos a entrega da documentação acima exigida no prazo determinado. Caso contrário, a empresa estará sujeita a sanções legais. Estamos à disposição para maiores esclarecimentos que se fizerem necessários. Atenciosamente, [Nome] Fiscal do Contrato [Cargo] SIAPE nº. Celular institucional: (27) - Secretaria da Gerência de Obras: 4009-2032 Telefone direto: (27) - 31

ANEXO B Modelo de e-mail para solicitação de reunião com a empresa Assunto: Convocação para reunião. Prezado Senhor Representante da Empresa Considerando o recebimento da Ordem de Serviço nº no dia / /, por esta empresa, referente à obra, solicitamos o comparecimento de um representante legal da empresa contratada à Gerência de Obras da Prefeitura Universitária, às horas do dia / /, para realização de uma reunião de início das atividades, tendo como pauta a entrega do manual de execução de obras da UFES e esclarecimentos, visita ao local da obra, definição do local de instalação do canteiro e demais encaminhamentos. Solicitamos que confirmem recebimento e presença na reunião. Caso não for possível o comparecimento no dia e hora marcados, favor sugerir nova data e horário. Atenciosamente, [Nome] Fiscal do Contrato [Cargo] SIAPE nº. Celular institucional: (27) - Secretaria da Gerência de Obras: 4009-2032 Telefone direto: (27) - 32

ANEXO C Modelo de e-mail para convocar o solicitante para reunião com a empresa Assunto: Convocação para reunião. Prezado Senhor Representante da Empresa Solicitamos o comparecimento de Vossa Senhoria para uma reunião de início das atividades da obra, onde estarão presentes os representantes da Gerência de Obras, da empresa contratada e do setor solicitante do serviço. A mesma será realizada na Gerência de Obras da Prefeitura Universitária às horas do dia / /, tendo como pauta a entrega do manual de execução de obras da Ufes e esclarecimentos, visita ao local da obra, definição do local de instalação do canteiro e demais encaminhamentos. Solicitamos que confirmem recebimento e presença na reunião. Atenciosamente, [Nome] Fiscal do Contrato [Cargo] SIAPE nº. Celular institucional: (27) - Secretaria da Gerência de Obras: 4009-2032 Telefone direto: (27) - 33

ANEXO D Modelo de lista de funcionários Obra: Local: [campus e município] Contratada: [razão social] Referência: [mês/ano] UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESPÍRITO SANTO PREFEITURA UNIVERSITÁRIA GERÊNCIA DE OBRAS LISTA DE FUNCIONÁRIOS Número Nome Classificação Representante da Contratada 34

ANEXO E - Modelo de Planilha de Medição 35

ANEXO F - Modelo de recebimento provisório TERMO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO Termo de Recebimento Provisório da obra, campus de, município de (ES), firmado entre a Universidade Federal do Espírito Santo e a empresa, na forma em que se segue, conforme contrato nº. / e processo nº 23068. / -. Aos dias do mês de de dois mil e, o (a) fiscal do contrato, [nome do (a) fiscal], juntamente com o(a) Sr(ª). [nome do preposto da contratada], inscrito (a) no CPF sob nº.. -, representante da empresa, reuniram-se no local da obra a fim de proceder a vistoria e exame dos serviços. Tendo sido verificado que a obra objeto deste termo foi concluída a contento pela contratada, de acordo com as cláusulas contratuais, obedecendo às normas técnicas da ABNT e especificações desta Prefeitura, e em cumprimento do art. 73, inciso 1º, alínea a da Lei nº. 8.666/93 procede-se ao seu recebimento provisório. E, para constar, lavrou-se o presente Termo em 2 (duas) vias de igual teor, devidamente assinadas pelo fiscal do contrato e pelo representante da empresa contratada, para que possa produzir seus efeitos legais. [Nome] [Cargo] [SIAPE] [Fiscal do Contrato] [Nome] [Cargo] [Nome da empresa contratada] [CNPJ] 36

ANEXO G - Modelo de Relatório Fotográfico RELATÓRIO FOTOGRÁFICO MEDIÇÃO nº Obra: Local: campus de Município: (ES) Contratada: 1. Descrição do Serviço (Duas fotos por serviço) 2. Descrição do Serviço (Duas fotos por serviço) (ES), de de. Atenciosamente, [Nome] [Cargo] SIAPE nº. Celular institucional: (27) - Secretaria da Gerência de Obras: 4009-2032 Telefone direto: (27) - E-mail: 37

ANEXO H - Despacho para pagamento de medição D E S P A C H O Ao Gerente de Obras/PU/UFES, [nome do gerente]. Tendo em vista o de pagamento da medição nº. à empresa, referente aos serviços executados no cumprimento do Contrato /, [modalidade de licitação] nº. / -PU/UFES cujo objeto é, no campus de, no município de (ES), conforme processo 23068. / -, seguem anexos: medição, memória de cálculo, relatório fotográfico e documentação de regularidade fiscal e trabalhista, para análise. O valor da medição é de reais e centavos [valor por extenso], consoante a nota fiscal nº, correspondendo a por cento [valor por extenso] do valor contratado. Esta medição refere-se ao período de / / a / /. O saldo restante é de reais e centavos [valor por extenso] representando por cento [valor por extenso] do valor contratual. (ES), de de. Atenciosamente, [Nome] [Cargo] SIAPE nº. Celular institucional: (27) - Secretaria da Gerência de Obras: 4009-2032 Telefone direto: (27) - E-mail: 38