Implementação dos Armazéns Avançados nos serviços da USISJ SERVIÇO DE INTERNAMENTO DO CENTRO DE SAÚDE DE VELAS

Implementação dos Armazéns Avançados nos serviços da USISJ SERVIÇO DE INTERNAMENTO DO CENTRO DE SAÚDE DE VELAS

Armazéns na USISJ SAP - CSC SAP - CSV Internamento - CSC Internamento - CSV Vacinação CSV Laboratório CSV Armazém Central CSV Armazém CS Calheta Vacinação CSC Laboratório CSC

Sistema de abastecimento inicial aos serviços na USISJ Abastecimento ao serviço Fonte: Pinto (2008), Kaizen nas Unidades Hospitalares Criar Valor Eliminando Desperdício Abastecimento ao Armazém

Sistema de abastecimento inicial aos serviços na USISJ Caracterização O processo inicial de abastecimento dos serviços da USISJ, caracteriza-se por: Processo manual, burocrático e complicado, estando completamente dependente da experiência e intuição de todos aqueles que fazem parte do mesmo. Cada serviço é responsável pela gestão do seu stock: definição do material necessário, do local e modo de armazenagem, determinação dos pontos de encomenda e das quantidades a encomendar, gestão de prazos de validade e níveis de rutura.

Sistema de abastecimento inicial aos serviços na USISJ Pontos Fracos Processo de contagem deficiente: O responsável limita-se a ditar um número com base numa observação superficial; Variabilidade das quantidades: não existe uma norma que determine o ponto de encomenda e a respetiva quantidade a Inexistência de períodos de contagem: contagem é realizada num período temporal aleatório. Não existe uma frequência definida, sendo encomendar. Dependendo da pessoa que executa a contagem, a quantidade pode variar; que na maioria dos casos é executada quando existe tempo para tal.

Sistema de abastecimento inicial aos serviços na USISJ Consequências Stocks excessivos: O nível de stock existente nos diversos serviços é elevado. Os intervenientes no processo (responsáveis pelo armazém avançado), não detém formação ao nível da gestão de stocks, e como tal, esta é realizada de um modo muito empírico. Esta situação tem como consequência a necessidade de haver muito espaço disponível para arrumação dos materiais Níveis de rutura: apesar dos stocks serem excessivos, verifica-se a existência de níveis de rutura não aceitáveis. Tal deve-se pelo facto de não existirem períodos de contagem normalizados, e só se verifica a falta de um material aquando da necessidade da sua utilização; Prazos de validade: como se encomenda acima das reais necessidades, é usual verificar-se a passagem dos limites dos prazos de validade. Além disso, não existe nenhum procedimento que garanta o FEFO (First Expired First Out) ou mesmo o FIFO (First In First Out).

Modelos de sistemas de abastecimento O Tradicional ou por requisições; Método alternativo; Troca de carros; Duplo lote ou dupla caixa; Reposição por níveis.

Modelos de sistemas de abastecimento Tradicional ou por requisições a responsabilidade da gestão do stock cabe ao serviço consumidor (normalmente Enfermeiros Chefes Método Alternativo requisições padrão baseadas na análise dos consumos médios do serviço consumidor. Os pedidos são ou Responsáveis), que solicita ao Aprovisionamento o material de que necessita, sendo a entrega efetuada em intervalos de tempo pré-estabelecidos. gerados de forma automatizada em requisições pré-elaboradas com quantidades fixas; Troca de Carros: o sistema de troca de carros são adaptados ao espaço físico e às necessidades do serviço consumidor, devendo existir em duplicado: um para consumo atual enquanto o segundo é reposto no serviço de Aprovisionamento, sendo este o responsável pela reposição dos mesmos

Modelos de sistemas de abastecimento baseado no sistema Kanban, os materiais encontram-se armazenados em duas caixas iguais, dispostos Duplo Lote ou dupla Caixa em linha. O profissional serve-se da primeira caixa e findado a mesma, volta a caixa vazia para baixo e atrás, puxando a segunda caixa cheia para a frente. A responsabilidade da reposição é do serviço de Aprovisionamento. Reposição por níveis consiste na reposição dos materiais até a um nível máximo determinado, tendo em conta os consumos máximos e mínimos do serviço consumidor. A responsabilidade da reposição é atribuída ao serviço de Aprovisionamento, e é efetuada em tempos pré-estabelecidos, o que implica a existência de um compromisso de eficiência por parte deste serviço.

Sistema de abastecimento aos serviços na USISJ Implementação do sistema de reposição por níveis Tradicional ou por requisições Reposição por níveis

Avançados USISJ - Método reposição por níveis O modelo de armazéns avançados (AA), baseado no sistema de reposição por níveis, consiste num processo de abastecimento logístico suportado por um sistema informático (SI) que monitoriza todo o circuito do artigo, desde a entrada em armazém até ao consumo, mediante código de barras individualizado. No método de reposição por níveis é necessário determinar stocks máximos e mínimos de artigos. Enquanto o nível máximo refere-se à quantidade máxima a ter no serviço, o nível mínimo corresponde ao ponto de encomenda. Quando a quantidade desce o nível mínimo é despoletada automaticamente uma encomenda com quantidade fixa (diferença entre o nível máximo e o mínimo), ou seja, reposição proativa baseada no registo de consumos nos serviços.

Avançados USISJ - Fases do processo de implementação Criação de máscaras para os códigos de barras dos materiais no sistema informático (SI) (código de artigo e designação), e colocação de etiquetas no material referente aos AA (Armazém Avançado); Planeamento Identificou-se os materiais inseridos no SI que pertencem aos AA. listagem de materiais existentes nos serviços que são alvo de modelo de AA, e respetiva introdução no SI;

Avançados USISJ - Fases do processo de implementação Formação ao pessoal de Enfermagem Testou-se a leitura dos materiais e treinou se a utilização do leitor ótico (PDA Personal digital assistant), após a sua instalação Planeamento Acerto dos stocks existentes em cada serviço (AA) Definição dos níveis de material afetos ao AA (stocks máximos e mínimos) e respetiva inserção no SI.

Avançados USISJ - Fases do processo de implementação Planeamento

Avançados USISJ - Fases do processo de implementação Registo dos consumos através do equipamento (PDA), diariamente e sempre que for retirado um artigo do stock Operacionalização Sincronização dos consumos registados nos PDA s no SI Reposição imediata das necessidades de bens, tendo em conta os stocks mínimos e máximos definidos em cada um dos AA

Avançados USISJ - Fases do processo de implementação Operacionalização PDA Registo Consumo

Avançados USISJ - Vantagens, desvantagens e constrangimentos Maior disponibilidade dos profissionais de saúde na prestação de cuidados ao utente e consequente melhoria da qualidade, Racionalização de custos associados aos stocks; Vantagens A aplicação informática bloqueia pedidos superiores aos stocks definidos; Redução dos níveis de stocks nos serviços e diminuição dos desperdícios; Diminuição de ruturas, automatizando as reposições de stock (modelo proativo de reposição);

Avançados USISJ - Vantagens, desvantagens e constrangimentos O AC poderá em qualquer momento aferir a existência dos stocks; Registo dos consumos no local onde foram utilizados, tornando o consumo o mais fiável possível; Vantagens Aumenta o controlo e a rastreabilidade de artigos; Proteção do meio ambiente.

Avançados USISJ - Vantagens, desvantagens e constrangimentos Investimento em tecnologias e sistemas de informação; Resistência à mudança e falta de compromisso por parte dos utilizadores; Desvantagens / Constrangimentos Erro na contagem da quantidade de material existente no AA; Falha de registo dos consumos; Desvio de material de um serviço para outro;

Avançados USISJ - Vantagens, desvantagens e constrangimentos O desfasamento entre a informação existente no SI e as quantidades físicas nos AA Atraso da reposição no momento em que a quantidade do stock atinge o nível mínimo Insuficiência ou rutura de stock

Avançados USISJ - Notas finais Um estudo efetuado num serviço do Hospital de Braga (Costa, 2013) mostra que após a implementação do modelo de AA obteve-se em média uma redução de cerca de 28,2% do valor em stock, e que o nível de serviço de material aumentou consideravelmente de 91% (antes da implementação) para 97%, e os profissionais de saúde obtiveram um ganho em tempo de cerca de 8% (1h despendida/ 12 h trabalho diária). Rosseti, 2008 e McKone et al. 2005, já afirmavam que melhorando a gestão e a distribuição de stocks estas contribuíam para um aumento das poupanças e receitas, em que uma organização de saúde pode reduzir a despesa total entre 2 a 8 %, isto significa que o modelo de AA pode levar a um aumento da rentabilidade e sustentabilidade do sistema.

Avançados USISJ Obrigado pela Vossa atenção! Enfermeira Cláudia Azevedo Enfermeira do Quadro da USI São Jorge