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NATUREZA DA AUDITORIA: ACOMPANHAMENTO UNIDADES AUDITADAS: REITORIA e CÂMPUS: APODI, CAICO, CURRAIS NOVOS, IPANGUAÇU, JOÃO CÂMARA, MACAU, MOSSORÓ, NATAL-CENTRAL, NOVA CRUZ, PARNAMIRIM, PAU DOS FERROS, SANTA CRUZ E SÃO GONÇALO DO AMARANTE. PERÍODO DE ABRANGÊNCIA: 20/04 a 18/06/2012. RELATÓRIO CONSOLIDADO Nº: 03/2012/AUDGE-RE/IFRN. RELATÓRIO DE AUDITORIA I. INTRODUÇÃO Encaminhamos para conhecimento o relatório consolidado dos trabalhos de auditoria realizados pelos auditores internos do IFRN, em conformidade com o Plano Anual de Interna, PAINT/2012, referente à ação 3.12 Registro dos imóveis do IFRN no sistema SPIUNET, apresentando os resultados dos exames realizados sobre os atos e consequentes fatos de gestão ocorridos nos Campi do IFRN, em estrita observância ás normas de auditoria aplicáveis ao serviço público federal, nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames. II. ESCOPO DOS TRABALHOS O objeto desta auditoria foi verificar o registro dos imóveis do IFRN, a partir das informações sobre a existência do controle interno dos imóveis, registro no SPIUNET através do RIP de Utilização do Imóvel, Laudo de Avaliação/Reavaliação dos imóveis e verificação dos documentos dos imóveis possuem registro em cartório; Os trabalhos foram realizados na Reitoria, bem como nos Câmpus Apodi, Caicó, Currais Novos, Ipanguaçu, João Câmara, Macau, Mossoró, Nova Cruz, Parnamirim, Pau dos Ferros, Santa Cruz e São Gonçalo do Amarante deste IFRN, ressalta-se que o prazo previsto no PAINT foi de 02 a 13 de abril de 2012, sendo executado pelos auditores no período de 20/04 a 18/06/2012. 2
A amostragem utilizada nos trabalhos de auditoria foi não probabilística, analisando-se 100% dos registros dos bens imóveis sob a responsabilidade do IFRN classificados como Bens de Uso Especial de propriedade da União ou locado de terceiros. III. CRITÉRIOS A legislação aplicável ao objeto auditado foi: Instrução Normativa nº 205/1988 SEDAP/PR; Orientação Normativa SPU nº 04/2003; Decreto nº 99.658/1990; Portaria n 123/2011 TCU; Manual do SPIUNET II - MPOG. IV. METODOLOGIA Para realizar a presente auditoria foi adotada as técnicas exame dos registros e Indagação Escrita ou Oral a qual foi desempenhada da seguinte forma: Exame dos registros: Verificar se os imóveis estão registrados e atualizados no sistema SPIUNET. Como também, averiguar: o controle dos imóveis e de seus respectivos registros no sistema SPIUNET, o registro do patrimônio no Balancete, consulta no plano de contas e na nota de lançamento, ambos no sistema SIAFI, o pagamento da taxa de limpeza IPTU e se os bens possuem registro em cartório de registro de imóveis. Indagação Escrita ou Oral: emitir S.A solicitação informações sobre o controle dos bens imóveis e respectivos registros no sistema SPIUNET. V. RESULTADO DOS EXAMES Em razão das análises realizadas por esta Interna, junto a Pró-Reitoria de Administração, e nas Diretorias Administrativas dos Câmpus deste IFRN, bem como no período referenciado, foram evidenciadas as impropriedades, através de erros formais, que seguem abaixo discriminadas nas constatações abaixo em cada relatório emitido por Auditor por Câmpus. 3
Relatório nº 005/2012/Campus Apodi-IFRN. Unidade/Setor Auditado: Diretoria Administrativa do IFRN/Câmpus Apodi-IFRN. Código (UG): 158371 Período de Execução: 02/04 a 18/06/2012 Escopo: Verificar 100% do cadastramento dos bens imóveis pertencentes ao Campus Apodi. Constatação (3.1): O Campus Apodi do IFRN não possui Processo Administrativo formatado constando toda a documentação do seu Bem Imóvel, qual seja: a) Escritura Pública e Registro em Cartório; b) Laudo de Avaliação Patrimonial; c) Documentação comprovando a existência de registro dos bens imóveis no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União SPIUNET. Justificativa/Manifestação da Unidade: Em atendimento a auditoria interna, informamos que foi formatado um Processo Administrativo n 23136.008211.2012-19, constando toda a documentação pertinente ao bem imóvel do Campus Apodi. Análise da Justificativa: A justificativa da Diretoria Administrativa DIAD foi aceita pela AUDIN/AP. Recomendações/Sugestões da AUDIN: A Diretoria Administrativa do IFRN/Câmpus Apodi deve manter-se vigilante quanto a atualização da documentação presente no Processo Administrativo n 23136.008211.2012-19, pois de acordo com a Orientação Normativa SPU n 04/2003, em seu item 4.6.2 a avaliação patrimonial terá validade de 24 meses. Vale salientar que a avaliação do Câmpus Apodi deste IFRN terá validade até 19/07/2013. 4
Constatação (3.2): Ausência de inventário de Bens Imóveis da unidade no exercício 2011. Justificativa/Manifestação da Unidade: Ainda não existe inventário de bens imóveis, mas a Instituição providenciará sua elaboração com o profissional qualificado, embora todas as informações constantes no RIP norteia as informações sobre o inventário do imóvel. Análise da Justificativa: De início, destaco que as informações constantes no RIP não suprem o inventário dos bens imóveis. Diante da afirmação da Diretoria Administrativa de que não existe inventário de bens imóveis observamos o não atendimento ao art. 96 da lei n 4.320/64. Recomendações/Sugestões da AUDIN: Adote procedimentos administrativos com vistas a implementar a realização de inventários anuais dos bens imóveis sob sua utilização, de acordo com os preceitos estabelecidos nos art. 94 a 96 da lei n 4.320/64. Constatação (3.3): Inexistência de rotinas formalizadas (comprovadas) no tocante a manutenção dos bens imóveis. Neste sentido, destaco que apesar do gestor afirmar que realiza o acompanhamento através de vistorias trimestrais há necessidade de comprovação da existência dos Controles Internos acerca da manutenção dos Bens Imóveis. Justificativa/Manifestação da Unidade: De acordo com o que foi informado anteriormente, o Coordenador de Manutenção e Serviços Gerais no uso de suas atribuições faz uma vistoria nos imóveis, no entanto, sem a existência de formalização do controle das rotinas de trabalho. Contudo esta Diretoria, juntamente com a Coordenação de Serviços Gerais visando à comprovação formal dessas rotinas, iniciou uma planilha com o cronograma de programação de manutenção preventiva e corretiva das instalações do Campus Apodi a fim de subsidiar o controle, o acompanhamento e a execução dos serviços de manutenção dos bens imóveis em suas diversas áreas, conforme modelo anexo. 5
Análise da Justificativa: Em virtude da apresentação de modelo de planilha com cronograma de manutenção preventiva e corretiva nas instalações do IFRN - Câmpus Apodi, a unidade demonstra o interesse em aperfeiçoar os controles internos, sendo assim, cabe a Interna deste Câmpus observar a implementação do modelo apresentado através do Plano de Providência Permanente. Recomendações/Sugestões da AUDIN: Recomendamos a implementação do modelo apresentado, bem como o aperfeiçoamento do mesmo com o decorrer das atividades de manutenção predial ou do bem imóvel. Vale salientar que planejar ações de controle interno propiciando informações acerca das atividades realizadas assegura a exatidão, confiabilidade, integridade e oportunidade das informações administrativas e operacionais. Diante da situação encontrada, será encaminhada posteriormente ao gestor para conhecimento à tabela abaixo, para que o setor auditado se pronuncie a respeito do atendimento da recomendação e que será monitorada pela AUDIN e também será incluída no relatório de gestão/2012, referente às recomendações emitidas no relatório pela AUDIN. 6
INFORMAÇÕES SOBRE RECOMENDAÇÃO DA UNIDADE DE AUDITORIA INTERNA ATENDIDA NO EXERCÍCIO Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Interna Identificação do Relatório de RELATÓRIO Nº 05/2012-APODI Data do Relatório de 22/06/2012 Item do Relatório de Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação Descrição da Recomendação 3.1 Constatação: O Campus Apodi do IFRN não possui Processo Administrativo formatado constando toda a documentação do seu Bem Imóvel, qual seja: a) Escritura Pública e Registro em Cartório; b) Laudo de Avaliação Patrimonial; c) Documentação comprovando a existência de registro dos bens imóveis no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União SPIUNET. DIRETORIA DE ADMINSTRAÇÃO DO CÂMPUS DE APODI Recomendações/Sugestões da AUDIN: A Diretoria Administrativa do IFRN/Câmpus Apodi deve manter-se vigilante quanto a atualização da documentação presente no Processo Administrativo n 23136.008211.2012-19, pois de acordo com a Orientação Normativa SPU n 04/2003, em seu item 4.6.2 a avaliação patrimonial terá validade de 24 meses. Vale salientar que a avaliação do Câmpus Apodi deste IFRN terá validade até 19/07/2013. Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação DIAD DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO Síntese das providências adotadas Síntese dos resultados obtidos Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor 7
INFORMAÇÕES SOBRE RECOMENDAÇÃO DA UNIDADE DE AUDITORIA INTERNA ATENDIDA NO EXERCÍCIO Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Interna Identificação do Relatório de RELATÓRIO Nº 05/2012-APODI Data do Relatório de 22/06/2012 Item do Relatório de 3.2 Constatação: Ausência de inventário de Bens Imóveis da unidade no exercício 2011. Comunicação Expedida/Data Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação Descrição da Recomendação DIRETORIA DE ADMINSTRAÇÃO DO CÂMPUS DE APODI Recomendações/Sugestões da AUDIN: Adote procedimentos administrativos com vistas a implementar a realização de inventários anuais dos bens imóveis sob sua utilização, de acordo com os preceitos estabelecidos nos art.94 a 96 da lei n 4.320/64. Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação DIAD DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO Síntese das providências adotadas Síntese dos resultados obtidos Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor 8
INFORMAÇÕES SOBRE RECOMENDAÇÃO DA UNIDADE DE AUDITORIA INTERNA ATENDIDA NO EXERCÍCIO Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Interna Identificação do Relatório de RELATÓRIO Nº 05/2012-APODI Data do Relatório de 22/06/2012 Item do Relatório de 3.3 Constatação: Inexistência de rotinas formalizadas (comprovadas) no tocante a manutenção dos bens imóveis. Neste sentido, destaco que apesar do gestor afirmar que realiza o acompanhamento através de vistorias trimestrais há necessidade de comprovação da existência dos Controles Internos acerca da manutenção dos Bens Imóveis. Comunicação Expedida/Data Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação Descrição da Recomendação DIRETORIA DE ADMINSTRAÇÃO DO CÂMPUS DE APODI Recomendações/Sugestões da AUDIN: Recomendamos a implementação do modelo apresentado, bem como o aperfeiçoamento do mesmo com o decorrer das atividades de manutenção predial ou do bem imóvel. Vale salientar que planejar ações de controle interno propiciando informações acerca das atividades realizadas assegura a exatidão, confiabilidade, integridade e oportunidade das informações administrativas e operacionais. Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação DIAD DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO Síntese das providências adotadas Síntese dos resultados obtidos Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor 9
Relatório nº 001/2012/AUDGE-RE/IFRN Unidade/Setor Auditado: DG/Campus Caicó/IFRN Código (UG): 158370. Período de Execução: 08/05 a 15/06/2012 Escopo: Verificar 100% do cadastramento dos bens imóveis pertencentes ao IFRN/Câmpus Caicó Constatação (3.1.1.1): Ausência de rotina formalizada para gestão dos imóveis do Câmpus Caicó. Após análise das documentações solicitadas e das informações prestadas pelo IFRN/Câmpus Caicó, constatou-se que ainda não existe um procedimento formalizado destinado ao estabelecimento de rotinas para a gestão dos bens imóveis, especialmente para: acesso ao imóvel, programação e acompanhamento da manutenção, e vistorias periódicas com a finalidade de identificar problemas e propor soluções. Justificativa/Manifestação da Unidade: Em resposta as Solicitações de nº 012 e 023/2012 AUDGE, acerca dos controles internos da Gestão dos Imóveis, a Unidade manifestou-se mediante o Memorando nº 036/2012-DIAD/CA, como segue: a)quanto à formalização e divulgação dos controles relativos à gestão dos imóveis: Ainda não há controles formalizados e/ou divulgados relativos à gestão dos imóveis. b)quanto à adoção de rotinas de programação e acompanhamento da manutenção dos imóveis: As rotinas de programação e acompanhamento da manutenção do imóvel são executadas de forma informal, pela coordenação de serviços gerais e manutenção. Em função de o prédio da UJ ter menos de 05 anos de idade, as demandas de manutenção estão sendo executadas e anotadas pela coordenação de manutenção e serviços gerais para posteriormente comporem a formalização de documentos de gestão de imóveis. c)quanto à existência de rotinas de vistorias com o objetivo de diagnosticar periodicamente a situação em que se encontram os imóveis sob a responsabilidade da UJ, de forma a identificar possíveis problemas e propor soluções: Ainda não há rotina de vistoria formalizada. Em função de o prédio da UJ ter menos de 05 anos de idade, as demandas de manutenção estão sendo executadas e anotadas pela coordenação de manutenção e serviços gerais para posteriormente comporem a formalização de documentos de gestão de imóveis. 10
d)quanto à existência de rotina que assegure que os imóveis só sejam ocupados por pessoas autorizadas, de acordo com as finalidades e condições estabelecidas: A ocupação de espaço e ambientes do campus só ocorre por pessoas físicas e/ou jurídicas estranhas a comunidade do campus mediante solicitação por ofício e autorização do Diretor geral. Ainda não há documentos oficiais oriundos do campus regulamentando a ocupação dos ambientes e espaços. Análise da Justificativa: Em que pese a Coordenação de Manutenção e Serviços Gerais ser responsável pela execução e anotação da manutenção e a ocupação de espaços e ambientes do Câmpus por pessoas estranhas só ocorrer mediante autorização da Direção Geral, entende-se que a formalização das rotinas é importante para evitar anomalias nos procedimentos e, consequentemente, falhas no controle interno. Recomendações/Sugestões da AUDIN: Formalizar as rotinas de controle da gestão dos imóveis, principalmente no que se refere à programação e acompanhamento da manutenção, às vistorias para identificar problemas e propor soluções e ao acesso aos imóveis. 11
INFORMAÇÕES SOBRE RECOMENDAÇÃO DA UNIDADE DE AUDITORIA INTERNA ATENDIDA NO EXERCÍCIO Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Interna Identificação do Relatório de Nº 01/2012-AUDGE/RE Data do Relatório de 22 de junho de 2012. Item do Relatório de 3.1.1.1 CONSTATAÇÃO: Ausência de rotina formalizada para gestão dos imóveis do Câmpus Caicó. Comunicação Expedida/Data Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação Descrição da Recomendação DIRETORIA DE ADMINSTRAÇÃO DO CÂMPUS DE APODI RECOMENDAÇÃO 01: Formalizar as rotinas de controle da gestão dos imóveis, principalmente no que se refere à programação e acompanhamento da manutenção, às vistorias para identificar problemas e propor soluções e ao acesso aos imóveis. Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO - DIAD Síntese das providências adotadas Síntese dos resultados obtidos Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor 12
Relatório nº 005/2012/Campus Currais Novos-IFRN Unidade/Setor Auditado: DG/Campus Currais Novos/IFRN Código (UG): 158366. Período de Execução: 02/04 a 13/04/2012 Escopo: Verificar 100% do cadastramento dos bens imóveis pertencentes ao IFRN/Câmpus Currais Novos. Constatação (01): Boas práticas. Em atendimento às recomendações constantes no Relatório de Anual de Contas nº 201108779 da Controladoria-Geral da União, o Reitor do IFRN designou, através da Portaria nº 685/2011-Reitoria/IFRN, comissão composta por três servidores efetivos com o objetivo de acompanhar a avaliação e o cadastramento dos bens imóveis da União sob a responsabilidade deste Instituto. No caso específico do Câmpus Currais Novos, o Laudo de Avaliação Patrimonial datado de 19 de julho de 2011 foi assinado pelo engenheiro civil CREA nº 210260323-7 e pelo engenheiro civil CREA nº 210427731-0 e registrado no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União SPIUNET sob o número (RIP) 1661.00040.500-6. 13
Relatório nº 001/2012/Campus Ipanguaçu-IFRN. Unidade/Setor Auditado: Diretoria Administrativa/DG/Campus Ipanguaçu-IFRN. Código (UG): 158367. Período de Execução: 02/04 a 20/04/2012 Escopo: Verificar 100% do cadastramento dos bens imóveis pertencentes ao Campus Ipanguaçu. Constatação (4.1): De acordo com informações fornecidas pelo Diretor Administrativo do IFRN Câmpus Ipanguaçu, constatou-se que: - Não existem rotinas com o objetivo de diagnosticar periodicamente a situação em que se encontram os imóveis sob responsabilidade do IFRN, de forma a identificar possíveis problemas e propor soluções - Não existem rotinas de vistoria dos imóveis, de modo a garantir que só sejam ocupados por pessoas autorizadas, de acordo com as finalidades e condições estabelecidas - Solicitamos também que disponibilizem informações sobre o pagamento da taxa de limpeza Pública e do IPTU, se estão sendo pagos e o número das Ordens Bancárias Justificativa/Manifestação da Unidade: Informamos que a Prefeitura Municipal de Ipanguaçu, não efetua cobrança de taxas ou impostos municipais ao IFRN Campus Ipanguaçu, desta forma não dispomos de comprovantes de taxa de limpeza pública e IPTU. Vale ressaltar que no que diz respeito as rotinas de vistoria de imóveis, o Câmpus de Ipanguaçu deste IFRN, não realiza vistorias tendo em vista que o único imóvel de propriedade do Campus é o imóvel de funcionamento da instituição, não havendo qualquer outro imóvel sob sua guarda. Análise da Justificativa: Com relação às rotinas de vistoria de imóveis a justificativa foi aceita, mas vale salientar que é necessário a existência de rotinas com o objetivo de diagnosticar periodicamente a situação em que se encontram os imóveis sob responsabilidade do IFRN, de forma a identificar possíveis problemas e propor soluções. Recomendações/Sugestões da AUDIN (4.1.3): Recomenda-se que sejam providenciadas rotinas de acompanhamento da situação do imóvel a fim de identificar possíveis problemas e propor soluções. 14
INFORMAÇÕES SOBRE RECOMENDAÇÃO DA UNIDADE DE AUDITORIA INTERNA ATENDIDA NO EXERCÍCIO Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Interna Identificação do Relatório de Nº 01/2012-AUDIN/CÂMPUS IPANGUAÇU/IFRN Data do Relatório de 22 de junho de 2012. Item do Relatório de Comunicação Expedida/Data Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação Descrição da Recomendação 4.1 Constatação: De acordo com informações fornecidas pelo Diretor Administrativo do IFRN Câmpus Ipanguaçu, constatou-se que: - Não existem rotinas com o objetivo de diagnosticar periodicamente a situação em que se encontram os imóveis sob a responsabilidade do IFRN, de forma a identificar possíveis problemas e propor soluções; - Não existem rotinas de vistoria dos imóveis, de modo a garantir que só sejam ocupados por pessoas autorizadas, de acordo com as finalidades e condições estabelecidas. DIRETORIA ADMINISTRATIVA DO CÂMPUS IPANGUAÇU 4.1.3 Recomendações/Sugestões: Recomenda-se que sejam providenciadas rotinas de acompanhamento da situação do imóvel a fim de identificar possíveis problemas e propor soluções. Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO - DIAD Síntese das providências adotadas Síntese dos resultados obtidos 15
Relatório nº 004/2012/AUDGE-RE/IFRN. Unidade/Setor Auditado: Diretoria Administrativa/DG/Campus João Câmara-IFRN. Código (UG): 158373. Período de Execução: 08/05 a 12/06/2012 Escopo: Verificar 100% do cadastramento dos bens imóveis pertencentes ao IFRN/Câmpus João Câmara. Constatação (3.1.1.1): Ausência de rotina formalizada para gestão dos imóveis do Câmpus João Câmara. Após análise das documentações solicitadas e das informações prestadas pelo IFRN/Câmpus João Câmara, constatou-se que ainda não existe um procedimento formalizado destinado ao estabelecimento de rotinas para a gestão dos bens imóveis, especialmente para: acesso ao imóvel, programação e acompanhamento da manutenção, e vistorias periódicas com a finalidade de identificar problemas e propor soluções. Justificativa/Manifestação da Unidade: Em resposta as Solicitações de nº 012 e 020/2012 AUDGE, acerca dos controles internos da Gestão dos Imóveis, a Unidade manifestou-se mediante o Memorando nº 053/2012-DIAD/JC/IFRN, como segue: a)quanto à existência de formalização e divulgação dos controles relativos à gestão dos imóveis: Os controles internos relativos a gestão dos imóveis estão sendo formalizados pela Diretoria de Administração e o Setor responsável, sendo do conhecimento dos responsáveis pela gestão dos imóveis. b)quanto à adoção de rotinas de programação e acompanhamento da manutenção dos imóveis: As rotinas de programação e acompanhamento da manutenção dos imóveis estão sendo formalizadas e esse acompanhamento hoje é feito pela Coordenação de manutenção em parceria com o engenheiro do Campus. 16
c)quanto à existência de rotinas de vistorias com o objetivo de diagnosticar periodicamente a situação em que se encontram os imóveis sob a responsabilidade da UJ, de forma a identificar possíveis problemas e propor soluções: as rotinas com o objetivo de diagnosticar periodicamente a situação em que se encontram os imóveis sob a responsabilidade da UJ estão sendo formalizadas pelo setor responsável, porém a Coordenação de Manutenção e o engenheiro do Campus realizam periodicamente vistorias no imóvel para detectar possíveis problemas. d)quanto à existência de rotina que assegure que os imóveis só sejam ocupados por pessoas autorizadas, de acordo com as finalidades e condições estabelecidas: As rotinas de vistoria dos imóveis, de modo a garantir que só sejam ocupados por pessoas autorizadas, de acordo com as finalidades e condições estabelecidas estão sendo formalizadas pelo setor responsável, mas o trabalho já é realizado pela Coordenação de Manutenção. Análise da Justificativa: Em que pese a Coordenação de Manutenção e Serviços Gerais ser responsável pela manutenção e ocupação de espaços e ambientes do Câmpus, entende-se que a formalização das rotinas é importante para evitar anomalias nos procedimentos e, consequentemente, falhas no controle interno. Recomendações/Sugestões da AUDIN: Formalizar as rotinas de controle da gestão dos imóveis, principalmente no que se refere à programação e acompanhamento da manutenção, às vistorias para identificar problemas e propor soluções, e ao acesso aos imóveis. 17
INFORMAÇÕES SOBRE RECOMENDAÇÃO DA UNIDADE DE AUDITORIA INTERNA ATENDIDA NO EXERCÍCIO Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Interna Identificação do Relatório de Data do Relatório de Item do Relatório de 004/2012-AUDGE/RE/IFRN 22 de junho de 2012 3.1.1.1 - CONSTATAÇÃO: Ausência de rotina formalizada para gestão dos imóveis do Câmpus João Câmara. Comunicação Expedida/Data Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação Descrição da Recomendação Diretoria de Administração do Câmpus João Câmara RECOMENDAÇÃO 01:Formalizar as rotinas de controle da gestão dos imóveis, principalmente no que se refere à programação e acompanhamento da manutenção, às vistorias para identificar problemas e propor soluções, e ao acesso aos imóveis. Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO. Síntese das providências adotadas Síntese dos resultados obtidos Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor 18
Relatório nº 003/2012/AUDGE-RE/IFRN. Unidade/Setor Auditado: Diretoria Administrativa/DG/Campus Macau-IFRN. Código (UG): 158375. Período de Execução: 08/05 a 12/06/2012 Escopo: Verificar 100% do cadastramento dos bens imóveis pertencentes ao IFRN/Câmpus Macau. Constatação(3.1.1.1): Ausência de rotina formalizada para gestão dos imóveis do Câmpus Macau. Após análise das documentações solicitadas e das informações prestadas pelo IFRN/Câmpus Macau, constatou-se que ainda não existe um procedimento formalizado destinado ao estabelecimento de rotinas para a gestão dos bens imóveis, especialmente para: acesso ao imóvel, programação e acompanhamento da manutenção, e vistorias periódicas com a finalidade de identificar problemas e propor soluções. Justificativa/Manifestação da Unidade: Em resposta as Solicitações de nº 012 AUDGE, acerca dos controles internos da Gestão dos Imóveis, a Unidade manifestou-se mediante Relatório, como segue: a) Quanto à existência de formalização e divulgação dos controles relativos à gestão dos imóveis: Não. b) Quanto à adoção de rotinas de programação e acompanhamento da manutenção dos imóveis: Rotinas de programação e acompanhamento da manutenção do imóvel são de responsabilidade da Coordenação de Serviços Gerais e Manutenção, juntamente com a Direção Geral do Câmpus. No momento não existe um documento formalizado com estas rotinas. c) Quanto à existência de rotinas de vistorias com o objetivo de diagnosticar periodicamente a situação em que se encontram os imóveis sob a responsabilidade da UJ, de forma a identificar possíveis problemas e propor soluções: Diagnóstico da situação de manutenção do imóvel do Câmpus é responsabilidade da Coordenação de Serviços Gerais e Manutenção, ocorrendo problemas, viabilizam a solução com a Direção-Geral, bem como com o Engenheiro. 19
d) Quanto à existência de rotina que assegure que os imóveis só sejam ocupados por pessoas autorizadas, de acordo com as finalidades e condições estabelecidas: Existe a vistoria através da Coordenação de Serviços Gerais e Manutenção, e a utilização de segurança interna contratada para controlar o acesso de pessoas autorizadas. Análise da Justificativa: Em que pese a Coordenação de Manutenção e Serviços Gerais ser responsável pela manutenção e ocupação de espações e ambientes do Câmpus, entende-se que a formalização das rotinas é importante para evitar anomalias nos procedimentos e, consequentemente, falhas no controle interno. Recomendações/Sugestões da AUDIN: Formalizar as rotinas de controle da gestão dos imóveis, principalmente no que se refere à programação e acompanhamento da manutenção, às vistorias para identificar problemas e propor soluções, e ao acesso aos imóveis. 20
INFORMAÇÕES SOBRE RECOMENDAÇÃO DA UNIDADE DE AUDITORIA INTERNA ATENDIDA NO EXERCÍCIO Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Interna Identificação do Relatório de Nº 03/2012-AUDGE/RE/IFRN Data do Relatório de 22 de junho de 2012. Item do Relatório de 3.1.1.1 CONSTATAÇÃO 01: Ausência de rotina formalizada para gestão dos imóveis do Câmpus Macau. Comunicação Expedida/Data Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação Descrição da Recomendação DIRETORIA DE ADMINSTRAÇÃO DO CÂMPUS DE MACAU RECOMENDAÇÃO 01: Formalizar as rotinas de controle da gestão dos imóveis, principalmente no que se refere à programação e acompanhamento da manutenção, às vistorias para identificar problemas e propor soluções, e ao acesso aos imóveis. Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação DIAD DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO Síntese das providências adotadas Síntese dos resultados obtidos Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor 21
Relatório nº 005/2012/Campus Mossoró/IFRN. Unidade/Setor Auditado: Diretoria Administrativa/DG/Campus Mossoró-IFRN. Código (UG): 158365. Período de Execução: 02/04 a 13/04/2012 Escopo: Verificar 100% do cadastramento dos bens imóveis pertencentes ao IFRN/Câmpus Mossoró. Constatação: Com relação ao controle dos Bens Imóveis no sistema SPIUNET, constatamos a ausência de servidor responsável, tendo em vista que, as atualizações do Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial de todo IFRN atualmente está sob a responsabilidade de um único servidor. Recomendações/Sugestões da AUDIN (01): Sugiro à Diretoria Administrativa do IFRN/Campus Mossoró, que se mantenha vigilante quanto à atualização da documentação referente a seus imóveis, pois de acordo com a Orientação Normativa SPU n 04/2003, em seu item 4.6.2 a avaliação patrimonial terá validade de 24 meses. Recomendações/Sugestões da AUDIN (02): Indicar um servidor do Campus Mossoró para ser gestor do SPIUNET, pois as atualizações do Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial de todo IFRN atualmente está sob a responsabilidade de um único servidor. 22
INFORMAÇÕES SOBRE RECOMENDAÇÃO DA UNIDADE DE AUDITORIA INTERNA ATENDIDA NO EXERCÍCIO Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Interna Identificação do Relatório de 005/2012-AUDIN/Mossoró/IFRN Data do Relatório de 25 de abril de 2012 CONSTATAÇÃO 001:Com relação ao controle dos Bens Imóveis no sistema SPIUNET, constatamos a ausência de servidor responsável, tendo Item do Relatório de em vista que, as atualizações do Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial de todo IFRN atualmente está sob a responsabilidade de um único servidor. Comunicação Expedida/Data Nome da unidade interna da UJ destinatária da Diretoria de Administração do Câmpus Mossoró recomendação RECOMENDAÇÃO 01: Sugiro à Diretoria Administrativa do IFRN/Campus Mossoró, que se mantenha vigilante quanto à atualização da documentação Descrição da Recomendação referente a seus imóveis, pois de acordo com a Orientação Normativa SPU n 04/2003, em seu item 4.6.2 a avaliação patrimonial terá validade de 24 meses. Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação Diretoria de Administração. Síntese das providências adotadas Síntese dos resultados obtidos Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor 23
INFORMAÇÕES SOBRE RECOMENDAÇÃO DA UNIDADE DE AUDITORIA INTERNA ATENDIDA NO EXERCÍCIO Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Interna Identificação do Relatório de 005/2012-AUDIN/Mossoró/IFRN Data do Relatório de 25 de abril de 2012 CONSTATAÇÃO 001: Com relação ao controle dos Bens Imóveis no sistema SPIUNET, constatamos a ausência de servidor responsável, tendo Item do Relatório de em vista que, as atualizações do Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial de todo IFRN atualmente está sob a responsabilidade de um único servidor. Comunicação Expedida/Data Nome da unidade interna da UJ destinatária da Diretoria de Administração do Câmpus Mossoró. recomendação RECOMENDAÇÃO 002:Indicar um servidor do Campus Mossoró para ser gestor do SPIUNET, pois as atualizações do Sistema de Gerenciamento Descrição da Recomendação dos Imóveis de Uso Especial de todo IFRN atualmente está sob a responsabilidade de um único servidor. Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação Diretoria de Administração. Síntese das providências adotadas Síntese dos resultados obtidos Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor 24
Relatório nº 004/2012/Campus Natal-Central/IFRN. Unidade/Setor Auditado: Diretoria Administrativa/DG/Campus Natal-Central -IFRN. Código (UG): 158369. Período de Execução: 20/03 a 05/04/2012 Escopo: Verificar 100% do cadastramento dos bens imóveis pertencentes ao IFRN/Câmpus Natal-Central. Constatação/Informação (1): Em razão da mudança do grupo gestor no Campus Natal Central foi percebida maiores dificuldades para localizar as pastas contendo informações relativas aos imóveis. Constatação/Informação (2): Pertence a sede o terreno adquirido mediante desapropriação onde está localizado o campus de 90.000,00m², limitando-se a Oeste com a Av. Hermes da Fonseca, a Leste com Av. Rui Barbosa, ao Sul com Bernardo Vieira e ao Norte com o Hospital Monsenhor Walfredo Gurgel. Acrescentese também, o terreno do estacionamento para o Núcleo Avançado da Cidade Alta situado no lado ímpar da atual Rua Gonçalves Lêdo, s/n (antiga Rua 21 de Março) Cidade Alta. Constatação/Informação (3): O Prédio do Núcleo Avançado da Cidade Alta pertence à Universidade Federal do Rio Grande do Norte UFRN, tendo sido cedido por prazo indeterminado consoante contrato firmado entre o IFRN e a UFRN, assinado em 20 de dezembro de 2007 pelo reitor da Universidade José Ivonildo do Rego e, o então Diretor Geral do CEFET/RN, Francisco das Chagas de Mariz Fernandes. Constatação/Informação (4): Os imóveis do Campus Natal Central possuem registro no Cartório, são eles: 1. Campus Natal Central: 3º Ofício de Notas e Ofícial Privativo de Registro Geral de Imóveis e Hipotecas da 1ª Zona desta Comarca de Natal/RN 2. Núcleo Cidade Alta (CAL): está cadastrado na unidade gestora da UFRN, sendo o contrato de cessão que beneficia o IFRN registrado no 2º Ofício de Notas RTD Natal/RN e publicado no DOU, seção 3, página 78 em 20 de dezembro de 2007, N 244. 3. Estacionamento da CAL: 3º Ofício de Notas/Registro imobiliário da 1ª CRI Cidade e Comarca de Natal/RN. 25
Constatação/Informação (5): Os imóveis do Campus Natal Central estão registrados no SPIUNET com o RIP 176100437.500-0 para o Campus Natal Central e RIP 176100528.500-5 para o estacionamento da Cidade Alta. Sendo pertinente atividade realizada pela Pró-Reitoria de Administração do IFRN PROAD/IFRN. Constatação/Informação (6): Mediante observação ao sistema SPIUNET na opção: consulta contabilização SIAFI, verifica-se que para a Unidade Gestora 158369 há o registro do quantum de R$ 66.504.645,20 (sessenta e seis milhões quinhentos e quatro mil seiscentos e quarenta e cinco reais e vinte centavos). Destarte, infere-se que os valores estão coincidentes conforme se deseja para um acompanhamento adequado da evolução patrimonial dos Imóveis de Uso Especial da União. Constatação/Informação (7): Nas telas do SIAFI, constata-se que está havendo a devida confecção das Notas de Lançamento atualizando os imóveis sob a responsabilidade do campus. Ocorre que há diferenças entre os valores inseridos no SIAFI referente aos imóveis da sede, quais sejam R$ 66.338.877,20 (sessenta e seis milhões trezentos e trinta e oito mil oitocentos e setenta e sete reais e vinte centavos) para o registrado no SPIUNET R$ 66.504.645,20. Constatação/Informação (8): Com relação ao pagamento das taxas de limpeza e urbanismo dos respectivos imóveis integrantes desta unidade de ensino, observa-se a inexistência de pagamento da referida taxa, durante o exercício de 2011, para o Núcleo Avançado da Cidade Alta. Constatação/Informação (9): No que se refere à existência de locação de espaços pertencentes a terceiros, o Pró-reitor declarou que inexistem ambientes locados de terceiros. Justificativa/Manifestação da Unidade: Em face das constatações realizadas, esta Interna encaminhou ao setor competente a Nota de n 001/2012/AUDIN/CNAT, listando as impropriedades verificadas. De sorte que oferta momento para o auditado se posicionar acerca das observações descritas. 26
Com efeito, o Diretor Administrativo apresentou o Memorando n 019/2012-DIAD/IFRN contendo a seguinte explanação: Em atenção a Nota técnica n 001/2012/AUDIN/CNAT, venho informar a Vossa senhoria que foram enviados e-mails para os servidores Francisco de Assis da Silva Coordenador de Patrimônio do Campus Natal Central; Roberto Gomes Cavalcante Júnior encarregado de alimentar o sistema SPIUNET na Pró-Reitoria de Administração; e Gustavo Moura Cavalcanti Diretor de Administração do campus Cidade Alta, conforme cópias anexas, tendo em vista que até o momento não dispomos de informações suficientes para atender a essa Interna. Análise da Justificativa: Em que pese à responsabilidade de se alimentar o sistema SPIUNET ser atribuída a PROAD/RE, cabe ao Campus Natal Central acompanhar essa ação com muita proximidade, pois se trata de informações diretamente relacionadas a esta unidade de ensino, as quais devem expressar a maior fidedignidade possível à realidade imobiliária desta região. Ademais, é mais presumível que diante desse acompanhamento, feito também pelo CNAT, haja diminuição significativa de fragilidades. Recomendações/Sugestões da AUDIN: Frente às fragilidades percebidas, torna-se indispensável à observação de algumas recomendações, por exemplo, corrigir eventuais irregularidades; sanar os procedimentos administrativos quando necessário; adequar os processos à legislação. Tudo nos termos que doravante se expõe. Recomenda-se ao setor de Patrimônio do Campus Natal Central que mantenha pasta atualizada de cada imóvel pertencente à instituição, contendo documentos relativos ao registro imobiliário, termo de cessão, quando for o caso, avaliações dos imóveis atualizadas, cópia do registro do SPIUNET, telas do balancete extraídos do SIAFI para os imóveis de uso especial e demais dados relativos aos bens que se fizerem necessários. 27
INFORMAÇÕES SOBRE RECOMENDAÇÃO DA UNIDADE DE AUDITORIA INTERNA ATENDIDA NO EXERCÍCIO Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Interna Identificação do Relatório de 004/2012/AUDIN/CNAT Data do Relatório de 12 de abril de 2012. Item do Relatório de CONSTATAÇÃO 01:Em razão da mudança do grupo gestor no Campus Natal Central foi percebida maiores dificuldades para localizar as pastas contendo informações relativas aos imóveis. Comunicação Expedida/Data Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação Diretoria de Administração do Câmpus Central-Natal. Descrição da Recomendação Recomenda-se ao setor de Patrimônio do Campus Natal Central que mantenha pasta atualizada de cada imóvel pertencente à instituição, contendo documentos relativos ao registro imobiliário, termo de cessão, quando for o caso, avaliações dos imóveis atualizadas, cópia do registro do SPIUNET, telas do balancete extraídos do SIAFI para os imóveis de uso especial e demais dados relativos aos bens que se fizerem necessários. Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação Diretoria de Administração Síntese das providências adotadas Síntese dos resultados obtidos Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor 28
Relatório nº 005/2012/AUDGE-RE/IFRN. Unidade/Setor Auditado: Diretoria Administrativa/DG/Campus Nova Cruz-IFRN. Código (UG): 152757. Período de Execução: 08/05 a 12/06/2012 Escopo: Verificar 100% do cadastramento dos bens imóveis pertencentes ao IFRN/Câmpus Nova Cruz. Informação (3.1.1.1): O imóvel do IFRN/Câmpus Nova Cruz ainda encontra-se sob a responsabilidade da Gerência Regional de Patrimônio da União/RN. O IFRN possui apenas autorização de uso do bem. Assim sendo, o registro do imóvel no sistema SPIUNET é responsabilidade da Gerência Regional de Patrimônio da União/RN. Logo, esse bem não está registrado no sistema SIAFI. Constatação (3.1.1.2): Ausência de rotina formalizada para gestão dos imóveis do Câmpus Nova Cruz. Após análise das documentações solicitadas e das informações prestadas pelo Câmpus, constatou-se que ainda não existe um procedimento formalizado destinado ao estabelecimento de rotinas para a gestão dos bens imóveis, especialmente para: acesso ao imóvel, programação e acompanhamento da manutenção, e vistorias periódicas com a finalidade de identificar problemas e propor soluções. Justificativa/Manifestação da Unidade: Em resposta as Solicitações de nº 012 e 018/2012 AUDGE, acerca dos controles internos da Gestão dos Imóveis, a Unidade manifestou-se, mediante os memorandos 005 e 010/2012 DIAD/NC, como segue: Informamos também que a atual responsável pela manutenção do Imóvel é a servidora Ana Cláudia de Nóbrega de Medeiros, Engenheira Civil CREA 2106273517 e Coordenadora de Manutenção e Serviços Gerais deste campus (portaria anexa), Quanto as rotinas para acompanhamento da manutenção do imóvel são realizadas vistorias periódicas em registros fotográficos da situação identificando a necessidade de reparos e manutenção do prédio. A mesma servidora atua como fiscal dos contratos de execução de obras existentes no Campus. (Memo. 005/2012 DIAD/NC). O acesso ao Câmpus, ocorre de segunda à sexta feira, no período das 06h00min às 18h00min horas e é controlado pela portaria externa, onde ocorre a identificação dos visitantes por vigilante terceirizado, que registra em formulário específico o nome, documento de identidade e qual setor de interesse do visitante. Depois disso, o mesmo recebe para acesso às instalações em crachá de visitante e é orientado a entrar nas 29
instalações do Câmpus. No que se refere à identificação do público interno, esta se dá por meio do fardamento de uso escolar para alunos, e do crachá funcional e dos adesivos de acesso autorizado dos veículos para professores técnicos administrativos e do fardamento e crachá para os profissionais terceirizados. (Memo. 010/2012 DIAD/NC) Em casos excepcionais, realização de eventos, jogos, palestras, execução de serviços, a entrada de visitantes, servidores e/ou alunos pode acontecer em horários e dias diferentes dos de funcionamento normal do Campus. Nesses casos a Administração concede uma autorização específica de acesso às dependências do Campus. (Memo. 010/2012 DIAD/NC) Análise da Justificativa: Em que pese a Coordenação de Manutenção e Serviços Gerais ser responsável pela manutenção e acesso ao imóvel do Câmpus, entende-se que a formalização das rotinas é importante para evitar anomalias nos procedimentos e, consequentemente, falhas no controle interno. Recomendações/Sugestões da AUDIN: Formalizar as rotinas de controle da gestão dos imóveis, principalmente no que se refere à programação e acompanhamento da manutenção, às vistorias para identificar problemas e propor soluções e ao acesso aos imóveis. 30
INFORMAÇÕES SOBRE RECOMENDAÇÃO DA UNIDADE DE AUDITORIA INTERNA ATENDIDA NO EXERCÍCIO Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Interna Identificação do Relatório de Data do Relatório de Item do Relatório de 005/2012-AUDGE/RE/IFRN 12 de julho de 2012 3.1.1.3 - Ausência de rotina formalizada para gestão dos imóveis do Câmpus Nova Cruz. Comunicação Expedida/Data Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação Descrição da Recomendação Diretoria de Administração do Câmpus Nova Cruz RECOMENDAÇÃO 01: Formalizar as rotinas de controle da gestão dos imóveis, principalmente no que se refere à programação e acompanhamento da manutenção, às vistorias para identificar problemas e propor soluções e ao acesso aos imóveis. Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação Diretoria de Administração. Síntese das providências adotadas Síntese dos resultados obtidos Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor 31
Relatório nº 006/2012/AUDGE-RE/IFRN. Unidade/Setor Auditado: Diretoria Administrativa/DG/Campus Parnamirim-IFRN. Código (UG): 152756. Período de Execução: 08/05 a 12/06/2012 Escopo: Verificar 100% do cadastramento dos bens imóveis pertencentes ao IFRN/Câmpus Parnamirim. Informação (3.1.1.1): O Câmpus Parnamirim ainda não possui UJ, assim sendo, os bens imóveis são registrados no sistema SIAFI na UJ 158155, Reitoria. Ressalta-se que os lançamentos no sistema SIAFI são efetuados automaticamente pelo sistema SPIUNET. Constatação (3.1.1.2): Ausência de rotina formalizada para gestão dos imóveis dos Câmpus Parnamirim. Após análise das documentações solicitadas e das informações prestadas pelo Câmpus, constatou-se que ainda não existe um procedimento formalizado destinado ao estabelecimento de rotinas para a gestão dos bens imóveis, especialmente para: acesso ao imóvel, programação e acompanhamento da manutenção, e vistorias periódicas com a finalidade de identificar problemas e propor soluções. Justificativa/Manifestação da Unidade: Em resposta as Solicitações de nº 012 AUDGE, acerca dos controles internos da Gestão dos Imóveis, a Unidade manifestou-se, como segue: -Quanto à formalização e divulgação dos controles relativos à gestão dos imóveis: Diante dos dados solicitados por esta, informo que em face do atual cenário do Câmpus Parnamirim, informamos que não dispomos de CNPJ própria e não somos Unidade Gestora. A gestão do imóvel concernente ao sistema SPIUNET, bem como em relação ao recebimento e acompanhamento das obras, estão sob a responsabilidade da Reitoria, especificamente a cargo da Pró-Reitoria de Administração, nos cabendo apenas informar sobre a estratégia utilizada para manter o imóvel já em utilização. -Quanto à adoção de rotinas de programação e acompanhamento da manutenção dos imóveis: Conforme programação anexa da limpeza deste Câmpus, é positiva a realização de rotinas. No caso da Manutenção, como o Câmpus ainda está em obras, é feito o monitoramento permanente dos setores elétrico, hidráulico e civil, no sentido de que a garantia de Obra seja acionada, na execução de problemas pontuais e no auxílio aos fiscais quanto a execução correta do objeto. 32
-Quanto à existência de rotinas de vistorias com o objetivo de diagnosticar periodicamente a situação em que se encontram os imóveis sob a responsabilidade da UJ, de forma a identificar possíveis problemas e propor soluções: Diante dos dados solicitados por esta, informo que em face do atual cenário do Câmpus Parnamirim, informamos que não dispomos de CNPJ própria e não somo Unidade Gestora. A gestão do imóvel concernente ao sistema SPIUNET, bem como em relação ao recebimento e acompanhamento das obras, estão sob responsabilidade da Reitoria, especificamente a cargo da Pró-Reitoria de Administração, nos cabendo apenas informar sobre a estratégia utilizada para manter o imóvel já em utilização. -Quanto à existência de rotina que assegure que os imóveis só sejam ocupados por pessoas autorizadas, de acordo com as finalidades e condições estabelecidas: O controle de acesso é feito pela segurança terceirizada e por monitoramento por câmaras, em processo de implantação. Análise da Justificativa: Em que pese o Câmpus ainda não possuir CNPJ e não ser Unidade Gestora, a Unidade está em funcionamento e com Diretores, Coordenadores e servidores administrativos trabalhando nos setores. Destarte, faz-se necessário que o Câmpus possua rotinas formalizadas da gestão do imóvel, principalmente no que se refere à programação e acompanhamento da manutenção, às vistorias para identificar problemas e propor soluções, e ao acesso aos imóveis para evitar anomalias nos procedimentos e, consequentemente, falhas no controle interno. Recomendações/Sugestões da AUDIN: Formalizar as rotinas de controle da gestão dos imóveis, principalmente no que se refere à programação e acompanhamento da manutenção, às vistorias para identificar problemas e propor soluções e ao acesso aos imóveis. 33
INFORMAÇÕES SOBRE RECOMENDAÇÃO DA UNIDADE DE AUDITORIA INTERNA ATENDIDA NO EXERCÍCIO Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Interna Identificação do Relatório de Data do Relatório de Item do Relatório de 006/2012-AUDGE/RE/IFRN 22 de junho de 2012 3.1.1.2 - Ausência de rotina formalizada para gestão dos imóveis do Câmpus Parnamirim. Comunicação Expedida/Data Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação Descrição da Recomendação Diretoria de Administração do Câmpus Parnamirim RECOMENDAÇÃO 01: Formalizar as rotinas de controle da gestão dos imóveis, principalmente no que se refere à programação e acompanhamento da manutenção, às vistorias para identificar problemas e propor soluções e ao acesso aos imóveis. Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação Diretoria de Administração-DIAD Síntese das providências adotadas Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor 34
Relatório nº 002/2012/AUDGE-RE/IFRN. Unidade/Setor Auditado: Diretoria Administrativa/DG/Campus Pau dos Ferros-IFRN. Código (UG): 158374. Período de Execução: 08/05 a 12/06/2012 Escopo: Verificar 100% do cadastramento dos bens imóveis pertencentes ao IFRN/Câmpus Pau dos Ferros. Constatação (3.1.1.1): Divergências nas informações do sistema SPIUNET, Laudo de Avaliação Patrimonial, Termo de Compromisso de Doação e Certificado de Matrícula do Imóvel no Cartório. No sistema SPIUNET estão registrados dois (02) imóveis do Câmpus Pau dos Ferros, os quais informam que as áreas dos terrenos são de 9.720m 2 e 12.100m 2, registrados em cartório nas matrículas nº 2.551 e 2.552, respectivamente. No entanto, o Termo de Compromisso de Doação informa que a área do terreno doado é de 21.820m 2, correspondente aos terrenos de 9.720m 2 e 12.100m 2. Além disso, verifica-se que o certificado de matrícula nº 2.557 do imóvel, emitido pelo Cartório Jales, diverge no total da área do imóvel é 28.820m 2, resultante da fusão dos imóveis de matrícula 2.551 e 2.552. Divergindo na diferença em 7.000. Área do terreno (m²) RIP 1787 00144.500-1 12.100 RIP 1787 00146.500-2 9.720 Laudo de Avaliação Patrimonial 28.820 Termo de Compromisso de Doação 21.820 Certificado de Matrícula 28.820 Diferença 7.000 Tabela nº 01: Documentos com informações divergentes. 35