POLÍTICA DE COMPRAS DO SICOOB CREDIAUC Aprovado em 28 de Janeiro de 2014 Atualizado em 30 de Janeiro de 2015 Atualizado em 30 de Julho de 2015 Atualizado em 30 de outubro de 2015 Atualizado em 18 de dezembro de 2015 Atualizado em 28 de julho de 2016 Atualizado em 26 de Agosto de 2016 Atualizado em 25 de Novembro de 2016 Atualizado em 26 de Maio de 2017 Atualizado em 24 de agosto de 2017
Política de Compras Sicoob Crediauc 1. Compras As compras de materiais diversos, máquinas, equipamentos e prestações de serviços serão efetuadas mediante orçamento, com cotação de no mínimo dois fornecedores, preferencialmente cooperados do Sicoob Crediauc. Havendo somente um fornecedor cooperado, será necessário fazer cotação com empresa não cooperada, para comparação dos valores. Em caso de empate ou diferença entre os dois orçamentos seja de até 5% (cinco por cento), a empresa cooperada tem preferência. Caso a diferença for superior, a empresa não cooperada vence a cotação. Observação: Tentar captar a empresa participante, não cooperada, caso a mesma seja vencedora da cotação. Cotações serão efetuadas para aquisições de produtos e ou serviços com valor acima de R$ 1.1 Cotações 300,00 (trezentos reais). As cotações serão efetuadas via e-mail, para que permaneçam registradas, sendo enviadas e recebidas no endereço: compras@crediauc.coop.br. Será de três dias úteis o prazo para retorno do e-mail. Não cumprido este prazo a empresa será considerada não participante da cotação. Quando agendadas reuniões com os possíveis fornecedores para explanações da cotação solicitada, as empresas que não comparecerem, serão automaticamente desqualificadas do processo. Após recebimento das cotações, deverá ser efetuada consulta aos órgãos de restrições, das empresas participantes e aquelas com restrição serão excluídas do processo. Em cotações de valores superiores a R$ 5.000,00 (cinco mil reais), as empresas participantes deverão apresentar: Certidão Negativa de Débitos Federal, Previdenciária, Estadual e Municipal. Para garantir a lisura e transparência nos processos de compras, empresas que possuem no quadro funcional do Sicoob Crediauc, no setor financeiro, ou outro setor, parentes em linha reta,
colateral, ou afins, somente poderão participar do processo de cotação, com envio das propostas diretamente ao e-mail da diretoria financeira. Esta fará conferência das propostas e dará andamento ao processo. Somente após a conclusão do processo será comunicado o resultado aos demais setores. O Sicoob Crediauc adotará política de rodízio entre os fornecedores, para procedimento de valores superiores a R$ 500,00 (quinhentos reais). Ou seja, o cooperado que venceu cotação anterior, participará da próxima, submetendo-se aos critérios a seguir elencados. Se a menor cotação apresentada for do cooperado da última aprovação, sendo a diferença para a próxima cotação superior a 5% ou até R$ 500,00 (quinhentos reais), será adquirido com o mesmo, caso contrário, será aprovada a próxima cotação (dentro das especificações solicitadas na cotação). O setor de compras do Sicoob Crediauc é responsável pelo controle do processo. 1.1.1 Informações para envio e recebimento das cotações O e-mail deverá conter as descrições da solicitação como: quantidade, modelo, marca, preço, garantia, forma de pagamento, prazo para retorno do fornecedor e previsão de entrega. Informações necessárias para cotação e análise dos orçamentos. Também deverá constar que o Sicoob Crediauc, não negocia valores cotados. O e-mail deverá ser enviado em cópia oculta para as empresas participantes da cotação. Solicitar, no pedido de orçamento a validade da proposta (30 dias), para que novas solicitações do mesmo item, dentro desse período possam ser incluídas na mesma cotação. Nas cotações de serviços de engenharia, somente com apresentação de ART (Anotação de Responsabilidade Técnica). Com os orçamentos, em mãos, serão analisados cada item, sendo que prevalece o de menor valor individual, se todos os critérios do preâmbulo forem iguais. Caso a diferença entre as cotações por produto individual seja inferior a 1% (um por cento), todos os materiais serão adquiridos com um único fornecedor. Diferença superior a 1% (um por cento) e montante superior ao valor de R$ 50,00 (cinquenta reais), serão adquiridos individualmente entre as cotações recebidas. Quando a diferença entre as cotações for inferior a R$ 50,00 (cinquenta reais), deverá ser analisado a reciprocidade dos cooperados participantes da cotação. O vencedor nesta situação
será aquele com maior reciprocidade. Para análise verificar relatório de Perfil do Cliente, emitido via módulo de Atendimento. Quando os serviços prestados forem através de contrato, com prazo determinado, será reanalisado primeiramente nova proposta do mesmo fornecedor. Caso o valor fique acima dos reajustes anuais, será solicitado cotação com demais empresas prestadoras do serviço. Será analisado toda a estrutura envolvida na alteração do fornecedor, como custos nas instalações, retiradas e recolocação de equipamentos, etc. Será orientado os prestadores de serviços com contratos, a inserir cláusula de renovação automática com indexador para correção do valor contratado, caso o mesmo não concorde o contrato deverá ser com prazo determinado. Sendo que necessário efetuar nova cotação para prestação de serviços. Depois de verificados todos os itens, separa-se por empresa, copia-se os orçamentos, para arquivamento. Se, futuramente for necessária verificação, para análise, os orçamentos estarão todos arquivados por itens. Após recebimento de todas as cotações, o setor de compras terá o prazo de três dias úteis, para aprovação e retornos para todas as empresas participantes da cotação. Verificar se todas as empresas participantes da cotação, receberam e-mail de solicitação, caso alguma empresa não responda a duas solicitações de orçamento, entrar em contato para verificação do motivo da não participação. A forma de pagamento deverá ser apresentada no orçamento. Não constando, será efetuado pagamento após a entrega dos itens adquiridos, através de crédito em conta corrente. Para as empresas não cooperadas efetua-se transferência bancária, ou a pessoa responsável, devidamente identificada, retira o valor diretamente em espécie, via caixa. 1.1.1.1 Materiais de Expediente Materiais personalizados, cotados direto com o fornecedor ou Sicoob Central SC/RS (ex: bobinas para ATM, bobina térmica para caixa), não terão outras cotações.
1.1.1.2 Materiais de limpeza Para materiais de limpeza será feito cotação uma vez por mês, sendo sempre no 1º dia útil. A proposta terá validade de 90 dias, após esse prazo deve-se realizar nova cotação. 1.1.2 Equipamento de Tecnologia Serão efetuadas cotações para equipamentos de tecnologia como computadores, periféricos e notebook s das somente da marca DELL. Por recomendação do setor de TI. 1.1.3 Mobiliários, vidros, instalações em geral Quando solicitado orçamento de mobiliários, vidros ou instalações em geral, a empresa deverá deslocar-se até o local (Posto de Atendimento) para fazer as medições e verificação do ambiente. Será determinado prazo de até 05 dias úteis, para retorno da cotação; O orçamento deverá conter medidas, cor, material a ser utilizado, espessura, mão de obra e outras consideradas relevantes. Neste caso cada item é analisado, mas a empresa que apresentou o menor valor geral, ganha a cotação. A forma de pagamento deve ser apresentada no orçamento. Os pagamentos serão efetuados somente mediante apresentação da nota fiscal de material e de prestação de serviço. Sendo necessário deslocamento da empresa para efetuar cotação de serviço de pequena dimensão, será descrito o serviço por e-mail as empresas, e as mesmas deverão orçar com base nas informações repassadas pelo setor de compras. Este manual entra em vigor após aprovação em ata do Conselho de Administração, na reunião de Janeiro/2014, ata nº 460 e suas posteriores atualizações. Maria Luisa Lasarim Presidente