Erros Comuns esocial

ERROS COMUNS DA ROTINA O esocial não editará novas legislações, porém, vai fiscalizar as normas legais vigentes e, claro, exigir seu cumprimento. Existem situações nas rotinas das empresas que deverão ser revisadas e alteradas para que fiquem em conformidade com a legislação trabalhista, previdenciária, do imposto de renda e do FGTS, evitando-se assim, a malha fina jurídica e processos trabalhistas.

REALIZAR ADMISSÃO RETROATIVA Mas por que não fazer a admissão retroativa? Simples. Hoje só é necessário informar admissões no dia 07 do mês subsequente no CAGED, salvo exceções (Caged Antecipado Seguro Desemprego). O que vai mudar: o esocial exigirá que o cadastro de admissão seja enviado de forma preliminar, com apenas 3 dados (datas de admissão e nascimento, e CPF), ou cadastro completo do colaborador ANTES que ele inicie o trabalho. Assim, não será possível deixar para informar a admissão depois que o funcionário começar a trabalhar.

REALIZAR ADMISSÃO RETROATIVA Penalidade Art. 47. O empregador que mantiver empregado não registrado nos termos do art. 41 desta Consolidação ficará sujeito a multa no valor de R$ 3.000,00 (três mil reais) por empregado não registrado, acrescido de igual valor em cada reincidência. 1o Especificamente quanto à infração a que se refere o caput deste artigo, o valor final da multa aplicada será de R$ 800,00 (oitocentos reais) por empregado não registrado, quando se tratar de microempresa ou empresa de pequeno porte. 2o A infração de que trata o caput deste artigo constitui exceção ao critério da dupla visita. (NR)

REALIZAR ADMISSÃO RETROATIVA Eventos s-2190 Conceito do evento: Este evento é opcional, a ser utilizado quando não for possível enviar todas as informações do evento S-2200 Cadastramento Inicial e Admissão/Ingresso de Trabalhador até o final do dia imediatamente anterior ao do início da respectiva prestação do serviço. Para tanto, deve ser informado: CNPJ/CPF do empregador, CPF do trabalhador, data de nascimento e data de admissão do empregado. É imprescindível o envio posterior do evento S-2200 para complementar as informações da admissão e regularizar o registro do empregado. Quem está obrigado: este evento é opcional. Poderá ser utilizado pelo empregador que admitir um empregado em situação em que não disponha de todas as informações necessárias ao envio do evento S-2200. Não se aplica ao ingresso de servidores estatutários independentemente do regime de previdência. Prazo de envio: deve ser enviado até o final do dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço pelo trabalhador admitido. No caso de admissão de empregado na data do início da obrigatoriedade do esocial, o prazo de envio da informação de admissão é o próprio dia da admissão.

REALIZAR ADMISSÃO RETROATIVA Eventos s-2200 Conceito do evento: Este evento registra a admissão de empregado ou o ingresso de servidores estatutários, a partir da implantação do esocial. Ele serve também para o cadastramento inicial de todos os vínculos ativos pela empresa/órgão público, no início da implantação, com seus dados cadastrais e contratuais atualizados. As informações prestadas nesse evento servem de base para construção do "Registro de Eventos Trabalhistas" RET, que será utilizado para validação dos eventos de folha de pagamento e demais eventos enviados posteriormente. Trata-se do primeiro evento relativo a um determinado vínculo excetuada a situação prevista para o evento S-2190 Admissão de Trabalhador Registro Preliminar, registrando as informações cadastrais e do contrato de trabalho. Deve ser enviado também quando o empregado é transferido de uma empresa do mesmo grupo econômico ou em decorrência de uma sucessão, fusão ou incorporação. Quem está obrigado: todo empregador/contribuinte/órgão público que mantém vínculos trabalhistas, assim como as empresas de trabalho temporário (Lei nº 6.019/74), que possuam trabalhadores temporários. Os vínculos desligados antes da implantação do esocial não serão informados nesse evento.

REALIZAR ADMISSÃO RETROATIVA Eventos s-2200 Prazo de envio: deverá ser transmitido antes do envio de qualquer evento periódico ou não periódico relativo ao trabalhador e, ainda, conforme os seguintes prazos: a) até o dia imediatamente anterior ao do início da obrigatoriedade de utilização do esocial para os vínculos iniciados até esse dia; b) até o dia imediatamente anterior ao do início da prestação dos serviços para os empregados admitidos a partir do dia seguinte ao início da obrigatoriedade do esocial. No caso de sucessão trabalhista, ou se o empregador fizer a opção de enviar as informações preliminares de admissão por meio do evento S-2190 Admissão do Trabalhador Registro Preliminar, o prazo de envio do evento S- 2200 é até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao da sua ocorrência, antecipando-se este vencimento para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário, ou antes da transmissão de qualquer outro evento relativo a esse empregado. c) no dia do início da prestação dos serviços para os empregados admitidos na data da implantação do esocial; d) até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao da entrada em exercício de servidor estatutário, independente do regime previdenciário ao qual ele esteja vinculado, antecipando-se este prazo para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário ou antes da transmissão de qualquer outro evento relativo a esse servidor

PAGAR FÉRIAS RETROATIVAS Segundo a CLT, Artigo 145, está previsto que o empregado receba as férias dois dias antes do início do gozo. Mas existe uma situação comumente encontrada em muitas empresas: pagamento de férias após o empregado sair. E quando o esocial entrar em vigor, daqui a poucos meses, isso não será mais possível.

PAGAR FÉRIAS RETROATIVAS Penalidade Súmula nº 450 do TST (http://www3.tst.jus.br/jurisprudencia/sumulas_com_indice/sum ulas_ind_401_450.html#sum-450) FÉRIAS. GOZO NA ÉPOCA PRÓPRIA. PAGAMENTO FORA DO PRAZO. DOBRA DEVIDA. ARTS. 137 e 145 DA CLT. (conversão da Orientação Jurisprudencial nº 386 da SBDI-1) Res. 194/2014, DEJT divulgado em 21, 22 e 23.05.2014 É devido o pagamento em dobro da remuneração de férias, incluído o terço constitucional, com base no art. 137 da CLT, quando, ainda que gozadas na época própria, o empregador tenha descumprido o prazo previsto no art. 145 do mesmo diploma legal.

PAGAR FÉRIAS RETROATIVAS Evento s-1210 Conceito do evento: são as informações prestadas relativas aos pagamentos referentes aos rendimentos do trabalho com ou sem vínculo empregatício e o pagamento de Participação nos Lucros ou Resultados (PLR) objeto de negociação entre a empresa e seus empregados. Aplica-se também aos benefícios pagos por RPPS. Quem está obrigado: o empregador/contribuinte/órgão público que pagou para trabalhadores remuneração, rendimento ou PLR e benefícios do RPPS. Prazo de envio: este evento deve ser enviado até o dia 07 do mês seguinte ou antes do envio do fechamento dos eventos periódicos (evento S-1299 Fechamento dos Eventos Periódicos ), o que ocorrer primeiro. Antecipa-se o envio deste evento para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário

DESLIGAMENTOS RETROATIVOS Em algumas situações o empregador comunica o Escritório de Contabilidade sobre a decisão que um ou mais funcionários do seu quadro de empregados, estarão com seu contrato rescindido apenas no último dia de trabalho do empregado, não levando em conta o aviso-prévio. Como as informações só são conferidas na homologação da Rescisão de Contrato de Trabalho, que em determinadas regiões ocorrem após o pagamento, devido ao agendamento dos órgão competentes a assistência, e na GRRF os papeis são meras formalidades.

DESLIGAMENTOS RETROATIVOS Art. 477. Na extinção do contrato de trabalho, o empregador deverá proceder à anotação na Carteira de Trabalho e Previdência Social, comunicar a dispensa aos órgãos competentes e realizar o pagamento das verbas rescisórias no prazo e na forma estabelecidos neste artigo. Art. 487 - Não havendo prazo estipulado, a parte que, sem justo motivo, quiser rescindir o contrato deverá avisar a outra da sua resolução com a antecedência mínima de: I - oito dias, se o pagamento for efetuado por semana ou tempo inferior; II - trinta dias aos que perceberem por quinzena ou mês, ou que tenham mais de 12 (doze) meses de serviço na empresa.

DESLIGAMENTOS RETROATIVOS Penalidades Art. 477. 8º - A inobservância do disposto no 6º deste artigo sujeitará o infrator à multa de 160 BTN, por trabalhador, bem assim ao pagamento da multa a favor do empregado, em valor equivalente ao seu salário, devidamente corrigido pelo índice de variação do BTN, salvo quando, comprovadamente, o trabalhador der causa à mora. (Incluído pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989) Art. 487 -... II... 1º - A falta do aviso prévio por parte do empregador dá ao empregado o direito aos salários correspondentes ao prazo do aviso, garantida sempre a integração desse período no seu tempo de serviço. 2º - A falta de aviso prévio por parte do empregado dá ao empregador o direito de descontar os salários correspondentes ao prazo respectivo.

DESLIGAMENTOS RETROATIVOS S-2250 Aviso Prévio Conceito do evento: este evento tem como objetivo registrar a comunicação e o possível cancelamento do aviso prévio de iniciativa do empregador ou do empregado. Aviso prévio é o documento de comunicação, antecipada e obrigatória, em que uma das partes contratantes (empregador ou empregado) deseja rescindir, sem justa causa, o contrato de trabalho vigente. Quem está obrigado: o empregador, sempre que ocorrer a comunicação da rescisão do contrato de trabalho, sem justa causa. Este evento não se aplica aos servidores estatutários. Prazo de envio: este evento deve ser enviado em até 10 (dez) dias de sua comunicação.

DESLIGAMENTOS RETROATIVOS S-2299 Desligamento Conceito do evento: São as informações destinadas a registrar o desligamento do trabalhador da empresa/órgão público. Quem está obrigado: Todo empregador/órgão público que tenha encerrado definitivamente o vínculo trabalhista/estatutário com seu empregado/servidor por algum dos motivos constantes da Tabela 19 - Motivos de Desligamento. Prazo de envio: as informações de desligamento de empregados devem ser enviadas até 10 (dez) dias seguintes à data do desligamento, desde que não ultrapasse a data do envio do evento S-1200 Remuneração, para o empregado a que se refere o desligamento. Para servidores de regime jurídico estatutário e regime administrativo especial, deverá ser observada a data do envio do evento S-1200 Remuneração de Trabalhador Vinculado ao Regime Geral de Previdência Social e S- 1202 Remuneração de servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social. No caso de desligamento por sucessão, o prazo de envio é até o dia 7 do mês seguinte ao do desligamento

CBO DIFERENTE DO CARGO É referência obrigatória dos registros administrativos que informam os diversos programas da política de trabalho do País. É ferramenta fundamental para as estatísticas de empregodesemprego, para o estudo das taxas de natalidade e mortalidade das ocupações, para o planejamento das reconversões e requalificações ocupacionais, na elaboração de currículos, no planejamento da educação profissional, no rastreamento de vagas, dos serviços de intermediação de mão-de-obra.

CBO DIFERENTE DO CARGO PENALIDADE Sujeito a fiscalicação

CBO DIFERENTE DO CARGO s-1030 Conceito do evento: São as informações de identificação do cargo (inclusive carreiras e patentes), apresentando código e período de validade. É utilizado para inclusão, alteração e exclusão de registros na Tabela de Cargos/Empregos Públicos do empregador/órgão público. As informações consolidadas nesta tabela são utilizadas por todos os obrigados ao esocial, para validação de diversos eventos, entre os quais o cadastramento inicial, admissão, alteração de dados contratuais, etc. Quem está obrigado: O empregador/órgão público, na primeira vez que utilizar o esocial e toda vez que for criado, alterado ou excluído um determinado cargo. Prazo de envio: O evento Tabela de Cargos deve ser enviado antes dos eventos S-2200 Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso do Trabalhador e/ou S-2300 - Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário Início.

CNAE PREPONDERANTE ERRADO Considera-se preponderante a atividade econômica que ocupa, no estabelecimento, o maior número de segurados empregados e trabalhadores avulsos, observado que na ocorrência de mesmo número de segurados empregados e trabalhadores avulsos em atividades econômicas distintas, será considerada como preponderante aquela que corresponder ao maior grau de risco. Não podemos confundir o CNAE preponderante com o CNAE principal e secundários, a primeira está voltada para aspectos laborais (número de segurados empregados e trabalhadores avulsos na atividade econômica), a segunda tem como foco aspectos econômicos, conforme art. 17 da IN RFB nº 1436, de 30 de dezembro de 2013 (sem destaques no original) Fonte: Inciso II, Art. 72, IN RFB nº 971/2009 Solução de Consulta nº 44 - COSIT Receita Federal alerta empresas...

CNAE PREPONDERANTE ERRADO Penalidade I- O enquadramento nos correspondentes graus de risco é de responsabilidade da empresa, e deve ser feito mensalmente, de acordo com a sua atividade econômica preponderante, conforme a Relação de Atividades Preponderantes e Correspondentes Graus de Risco, elaborada com base na CNAE, prevista no Anexo V do RPS, que foi reproduzida no Anexo I desta Instrução Normativa, obedecendo às seguintes disposições: (Redação dada pelo(a) Instrução Normativa RFB nº 1080, de 03 de novembro de 2010) IV - verificado erro no autoenquadramento, a RFB adotará as medidas necessárias à sua correção e, se for o caso, constituirá o crédito tributário decorrente. (Redação dada pelo(a) Instrução Normativa RFB nº 1080, de 03 de novembro de 2010)

CNAE PREPONDERANTE ERRADO s-1005 Conceito do evento: O evento identifica os estabelecimentos e obras de construção civil da empresa, detalhando as informações de cada estabelecimento (matriz e filiais) do empregador/contribuinte/órgão público, como: informações relativas ao CNAE Preponderante, Fator Acidentário de Prevenção - FAP, alíquota GILRAT, indicativo de substituição da contribuição patronal de obra de construção civil, dentre outras. As pessoas físicas devem cadastrar neste evento seus CAEPF Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física. As informações prestadas no evento são utilizadas na apuração das contribuições incidentes sobre as remunerações dos trabalhadores dos referidos estabelecimentos, obras e CAEPF. O órgão público informará as suas respectivas unidades, individualizadas por CNPJ, como estabelecimento. Quem está obrigado: O empregador/contribuinte/órgão público, na implantação do esocial e toda vez que for criado um estabelecimento ou obra, ou ainda, quando for alterada uma determinada informação sobre um estabelecimento/obra. O próprio estabelecimento matriz da empresa deve ser cadastrado nesse evento para correta informação do CNAE Preponderante. Prazo de envio: Esse evento deve ser enviado antes do evento S-2200 Cadastramento Inicial do Vínculo de Admissão/Ingresso do Trabalhador e do evento S-1200 - Remuneração do Trabalhador.

CNAE PREPONDERANTE ERRADO s-1005 Informações adicionais: 1) O evento exige uma análise dos estabelecimentos da empresa e definição das informações relativas ao CNAE preponderante, alíquotas GILRAT, Fator Acidentário de Proteção FAP, etc

AJUDA DE CUSTO SEM TRIBUTAÇÃO No âmbito trabalhista, para efeito de enquadramento ou não da parcela em questão na remuneração do trabalhador, é necessário saber a razão pela qual a mesma está sendo paga, e não a nomenclatura que lhe é dada. Dessa forma, se a verba paga a título de ajuda de custo não constitui um ganho, uma vantagem para o trabalhador, não acrescendo o seu patrimônio e sendo paga com a finalidade de suprir as necessidades para a execução do trabalho, a sua natureza jurídica é de ressarcimento, indenização e não salarial, portanto, não integra a remuneração para efeitos trabalhistas, não sendo, por consequência, considerada no cálculo de verbas trabalhistas, tais como férias, 13º salário etc. Caso contrário, havendo o pagamento mesmo a esse título, de forma habitual e desvinculada da necessidade para o exercício do trabalho, a parcela passa a ser caracterizada como de natureza salarial, integrando a remuneração do trabalhador beneficiado para todos os efeitos legais.

AJUDA DE CUSTO SEM TRIBUTAÇÃO Art. 457 - Compreendem-se na remuneração do empregado, para todos os efeitos legais, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador, como contraprestação do serviço, as gorjetas que receber. 1º - Integram o salário não só a importância fixa estipulada, como também as comissões, percentagens, gratificações ajustadas, diárias para viagens e abonos pagos pelo empregador. 2º - Não se incluem nos salários as ajudas de custo, assim como as diárias para viagem que não excedam de 50% (cinqüenta por cento) do salário percebido pelo empregado. (Art. 457 CLT)

AJUDA DE CUSTO SEM TRIBUTAÇÃO Art. 13 Não integram a remuneração, para fins do disposto no art. 8º, exclusivamente:... XIII - ajuda de custo, em parcela única, recebida exclusivamente em decorrência de mudança de localidade de trabalho do empregado, na forma do art. 470 da CLT; XIV - ajuda de custo, em caso de transferência permanente, e o adicional mensal, em caso de transferência provisória, recebidos pelo aeronauta nos termos da Lei n.º 5.929, de 30 de outubro de 1973; XV - diárias para viagem, desde que não excedam a cinquenta por cento da remuneração mensal percebida pelo empregado; (Instrução Normativa Nº 25, de 20 de dezembro de 2001)

AJUDA DE CUSTO SEM TRIBUTAÇÃO Penalidade Ação Trabalhista para incorporação da remuneração no salário, com reflexo para o cálculo de Férias, 13º Salário e FGTS; Fiscalização dos últimos 5 anos e pagamento das diferenças de INSS e FGTS corrigidos e sujeitos a multas.

AJUDA DE CUSTO SEM TRIBUTAÇÃO s-1010 Conceito do evento: Apresenta o detalhamento das informações das rubricas constantes da folha de pagamento do empregador/órgão público, permitindo a correlação destas com as constantes da tabela 3 Natureza das Rubricas da Folha de Pagamento do esocial. É utilizada para inclusão, alteração e exclusão de registros na Tabela de Rubricas do empregador/contribuinte/órgão público. As informações consolidadas desta tabela são utilizadas para validação dos eventos de remuneração dos trabalhadores. Quem está obrigado: O empregador/órgão público na primeira vez que utilizar o esocial e toda vez que for criada, alterada ou excluída uma determinada rubrica. Prazo de envio: O evento Tabela de Rubricas deve ser enviado antes dos eventos relacionados à remuneração do trabalhador...

AJUDA DE CUSTO SEM TRIBUTAÇÃO Tabela 03 - Natureza das Rubricas da Folha de Pagamento Deverá ser realizada uma revisão detalhada nos pagamentos, a fim de identificação da integração da remuneração e sua tributação para a Contribuição Previdenciária, FGTS e IRRF.

AJUDA DE CUSTO SEM TRIBUTAÇÃO Tabela 03 - Natureza das Rubricas da Folha de Pagamento Deverá ser realizada uma revisão detalhada nos pagamentos, a fim de identificação da integração da remuneração e sua tributação para a Contribuição Previdenciária, FGTS e IRRF. Ajuda de custo é uma das verbas que mais aparecem nas folhas de pagamentos

AJUDA DE CUSTO SEM TRIBUTAÇÃO Tabela 03 - Natureza das Rubricas da Folha de Pagamento 1410 Auxílio - Locais de difícil acesso Valor correspondente a transporte, habitação e alimentação fornecido ao trabalhador contratado para prestar serviço em localidade distante da sua residência, em canteiro de obras ou local que, por força da atividade, exija deslocamento e estada 1601 Ajuda de custo - aeronauta Adicional mensal recebidos pelo aeronauta nos termos da lei nº 5.929, de 30 de outubro de 1973 1602 Ajuda de custo de transferência Ajuda de custo em parcela única, em razão de transferência de local de trabalho

AJUDA DE CUSTO SEM TRIBUTAÇÃO Tabela 03 - Natureza das Rubricas da Folha de Pagamento 1620 Ressarcimento de despesas pelo uso de veículo próprio Ressarcimento de despesas ao trabalhador, pela utilização de veículo de sua propriedade 1621 Ressarcimento de despesasde viagem, exceto despesas com veículos Ressarcimento de despesas pagas com recursos do trabalhador em viagens a trabalho 1623 Ressarcimento de provisão Ressarcimento de desconto efetuado em recibos de férias relativo a provisão de contribuição previdenciária e IRRF 1629 Ressarcimento de outras despesas 1651 Diárias de viagem - até 50% do salário Ressarcimento de outras despesas pagas pelo trabalhador, não previstas nos itens anteriores Diárias de viagem ao trabalhador, desde que não exceda a 50% do seu salário-base mensal

AJUDA DE CUSTO SEM TRIBUTAÇÃO Tabela 03 - Natureza das Rubricas da Folha de Pagamento 1652 Diárias de viagem acima de 50% do salário Diárias de viagem superior a 50% do salário-base mensal 1801 Alimentação Auxílio-alimentação 1802 Etapas (marítimos) Auxílio-alimentação ao trabalhador marítimo 1805 Moradia Auxílio-moradia 1810 Transporte Auxílio-transporte

AJUDA DE CUSTO SEM TRIBUTAÇÃO Tabela 03 - Natureza das Rubricas da Folha de Pagamento 1407 Auxílio-educação Valor relativo a plano educacional, ou bolsa de estudo, que vise à educação básica de trabalhadores e seus dependentes e, desde que vinculada às atividades desenvolvidas pela empresa, à educação profissional e tecnológica de trabalhadores, nos termos da Lei nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996, e: 1) não seja utilizado em substituição de parcela salarial; 2) o valor mensal do plano educacional ou bolsa de estudo, considerado individualmente, não ultrapasse 5% (cinco por cento) da remuneração do segurado a que se destina ou o valor correspondente a uma vez e meia o valor do limite mínimo mensal do salário de contribuição, o que for maior

USAR PIS DE OUTRA PESSOA O NIS - Número de Identificação Social é um número de cadastro realizado pela Caixa e devem ser cadastrados: o trabalhador vinculado à empresa privada, cooperativa ou empregador pessoa física; os beneficiários de Programas Sociais (cadastrados pelo agente definido pelo Gestor do Programa); o diretor não-empregado quando optante pelo FGTS e os beneficiários de Políticas Públicas (cadastrados pela SRTE, MS e MEC).

USAR PIS DE OUTRA PESSOA Para os trabalhadores, este número será utilizado para identificá-lo no recolhimento/recebimento do FGTS, Seguro-Desemprego, Abono Salarial e também no ato da aposentadoria. Para os demais cadastrados, o número é utilizado para realizar o pagamento de benefícios ou como chave de identificação nas Políticas Públicas ou emissão de documentos como, por exemplo, a Carteira de Trabalho. Fonte: http://www.caixa.gov.br/cadastros/nis/paginas/default.aspx

USAR PIS DE OUTRA PESSOA Penalidade Retificação das obrigações.

USAR PIS DE OUTRA PESSOA Qualificação Cadastral Uma das premissas para o envio de informações e recolhimento das obrigações por meio do esocial é a consistência dos dados cadastrais enviados pelo empregador relativo aos trabalhadores a seu serviço.

Na base do CNIS são verificados a data de nascimento, o número do CPF e o número de NIS (PIS/NIS/PASEP/NIT). Os dados constantes no CNIS são alimentados e atualizados pela CAIXA para o PIS e pelo Banco Brasil para PASEP em rotina diária, bem como pelo próprio INSS para o NIT ou NIS Previdência, havendo batimento do CNIS com a base do CPF. USAR PIS DE OUTRA PESSOA Qualificação Cadastral A aplicação CQC (Consulta da Qualificação Cadastral) confronta os dados cadastrais do trabalhador com a base do CPF (RFB - Receita Federal do Brasil) e com a base do CNIS (INSS). Na base do CPF são verificados o nome, a data de nascimento e o número do CPF.

USAR PIS DE OUTRA PESSOA Qualificação Cadastral No cadastramento inicial de trabalhador afastado pelo motivo de aposentadoria por invalidez ou auxílio doença, a qualificação cadastral, embora recomendada, não é obrigatória, conforme regras já aplicadas no leiaute do esocial. Essa qualificação cadastral torna-se obrigatória no momento do retorno do trabalhador.