Aula 5 MBA em Secretariado e Assessoria Executiva Gestão de Eventos Administração Financeira em Eventos Recursos e recomendações para a execução de eventos A fase de execução compreende o desenvolvimento do evento, desde a abertura até o encerramento. A equipe organizadora vai acompanhar e monitorar todas as atividades planejadas. Podem ocorrer situações que não foram planejadas. A equipe deve estar ciente disso e estar preparada para ter controle sobre as possíveis situações inesperadas e resolvê-las rapidamente e com bom senso. Antes de mais nada será necessário fazer o treinamento de pessoal, ou seja, definir o local de atuação e os responsáveis pelas equipes de apoio e detalhar as atividades que serão executadas. E, ainda, deve-se simular situações que possam ocorrer durante o evento para treinamento das equipes envolvidas. Outro ponto que se destaca é que deve-se definir, para a equipe de apoio, quem são os responsáveis pelo evento e qual o limite de responsabilidade e autonomia de decisão de cada componente da equipe organizadora. Em casos de imprevistos, a decisão deve ser tomada com rapidez pelo responsável direto pela atividade ou tarefa. 1
Recursos materiais a serem verificados próximo à data do evento - Local: número de cadeiras suficientes para os convidados e componentes da mesa, palco, púlpito para o mestre de cerimônias e discursos, recepção, protocolo, limpeza, sonorização, sinalização, sala para autoridades (se for o caso), copa e ventilação. - Bandeiras: mastros e conservação. Bandeiras de outros países, se for o caso, verificar com antecedência como obtê-las. - Cartões para identificação de autoridades à mesa, definir modelo antes do início do evento. - CD com os hinos, caso haja outros além do hino brasileiro. - Fitas de inauguração e outros que se façam necessários para atos de inauguração. Por exemplo, você pode solicitar um tecido da cor da empresa e bordado com a respectiva logomarca, para ser utilizada em diversas cerimônias de inaugurações e descerramento de placas, entre outros. - Decoração: providências de arranjo de flores para as diversas cerimônias, procurando sempre a discrição e que seja apropriado ao local, ao tamanho do ambiente e à visibilidade dos componentes da mesa. A toalha para a mesa deve ser de cor adequada e num tamanho proporcional à mesa. - Traslados: transporte à disposição para eventuais necessidades de autoridades (consultar com antecedência), bem como para demais situações de serviços do evento. - Material informativo do evento: folhetos com programação atualizada e completa. - Placas para inaugurações e instalações: os textos para as placas devem ser elaborados e autorizados com antecedência do evento para haver tempo hábil a confecção. - Brindes para homenagens quando for o caso. 2
- Porta-banners para viabilizar a afixação de banners durante o evento. - Material do evento: bolsas, folhetos, botons, canetas, blocos para anotações, crachás etc. - Audiovisual: projetor de multimídia, telão, caneta laser (pointer), sonorização, pedestal para microfone, microfones (sem fio, auricular, de lapela), intercomunicadores, CD player, aparelho de DVD, gravadores. - Equipamentos, instrumentos e utensílios: televisores, telefones, computadores, impressoras, copiadoras etc. - Pessoal especializado: secretários, inclusive bilingue, recepcionistas, fotógrafos, motoristas, manobrista, garçom, operador de som, luz e audiovisual etc. No caso de recursos humanos, é importante mantermos um cadastro dos fornecedores como floricultura, buffets, transporte, tradutores, recepcionistas e mestre de cerimônias. Observe que existem algumas atividades auxiliares da maior relevância, que podem realizadas por recepcionistas ou devem ser destacadas outras pessoas para esse fim. As atividades auxiliares mencionadas são as seguintes: - Apoio de palco: o coordenador do evento e mais dois auxiliares para acompanhar, solucionar e atender às necessidades da mesa de honra. - Apoio de auditório: auxílio ao presidente da mesa no controle de microfones durante debates e sessões de perguntas; monitoramento da iluminação e outras necessidades técnicas. - Assessoria de protocolo e cerimonial: assessoria ao mestre de cerimônias durante a abertura e o encerramento de sessões solenes, verificando o púlpito, papéis e canetas para anotações à mesa de abertura, reposição de água, entrega de fichas de citação de presenças de autoridades internas e externas, mensagens necessárias durante o 3
evento; orientação às autoridades para que tomem assento à mesa, estando sempre atento a suas solicitações e acompanhando-as à saída. - Assessoria à recepção: recepção e orientação de autoridades convidadas, conduzindoas à sala que lhes foi preparada e entregando-lhes o roteiro da cerimônia. Ainda sobre o pessoal especializado é necessário o serviço de copa. Os critérios de seleção contemplam experiência profissional, aparência, dinamismo e discrição. Com relação à apresentação, deve-se observar o uso de avental ou uniforme, higiene, unhas esmaltadas com cores claras, cabelos curtos ou presos; na postura observa-se a discrição, cuidado no atendimento, saber servir e atender com simpatia, prestar atenção às solicitações diversas. Para contratar tradutores e intérpretes, você deve buscar estes profissionais por meio de empresas especializadas e que muitas vezes já fornecem todo o equipamento para tradução simultânea. Mestre de cerimônias, caso a empresa não disponha de um profissional que possa fazer as vezes de mestre de cerimônias nos eventos, é preciso contratar profissional específico. O mestre de cerimônias é a pessoa que conduz a solenidade, com boa dicção e atenta ao roteiro estabelecido pelo coordenador do cerimonial. Sua posição é junto ao púlpito (ou tribuna); em ambientes abertos, próximo às autoridades que discursarão. Condições de trabalho minimamente confortáveis devem ser proporcionadas ao mestre de cerimônias: boa iluminação, microfone de bom alcance e qualidade, tribuna adequada para apoiar o roteiro, cartões, copo d água e eventualmente laptop. - Motoristas: devem estar uniformizados, agir de maneira discreta, estudar o itinerário com antecedência, escolher o trajeto mais adequado, chegar com 15 minutos de antecedência ao compromisso e se organizar para a hora das refeições. - Primeiros socorros: podem ocorrer situações de urgência de saúde em eventos. É necessário se preparar com antecedência quanto aos serviços de atendimento móvel. Verificar na cidade do evento qual o atendimento que pode ser providenciado num caso de emergência em saúde. 4
- Técnicos de recursos audiovisuais: deverão sempre testar os equipamentos antes de cada evento. Acompanhar o roteiro e interagir com o mestre de cerimônias, providenciar CD, DVD, baterias, microfones para a mesa e plateia, interagir com o iluminador, ficar atento ao início e térmico do evento, para acender e apagar as luzes. Dando sequência aos recursos que devem ser providenciados e monitorados para o evento, vejamos mais alguns itens importantes: - As hospedagens: verificar se as reservas nos hotéis estão confirmadas nos apartamentos solicitados (single, double, triplo, suítes, cortesias etc.). - Alimentação e bebidas: verificar se os serviços estão de acordo com o solicitado (à la carte, buffet, coquetel etc). - Locação de equipamentos e serviços de terceiros: a locação pode ter algumas vantagens como: aparelhos mais modernos, com assistência técnica 24 horas, disponibilidade de equipamento reserva, operadores das empresas locadoras, outras. - Móveis e instalações: locações de divisórias, passarela, tablados, tribuna, expositores, bebedouros, posto bancário, sinalização interna, bandeiras, mastros e panóplias etc. - Materiais de apoio: de escritório e impressos, utensílios, material promocional, higiene e limpeza, decoração etc. - Disposição das mesas, cadeiras e posição dos participantes (formatos de mesas, identificação dos lugares nas mesas, decoração da mesa principal. Ver a seguir os tipos de mesa que poderão ser utilizados em eventos: Mesa em I, com lugares só de um lado. Mesa em I, com lugares dos dois lados e cabeceiras ao centro. Mesa em I, com lugares dos dois lados e cabeceiras nas extremidades. Mesa em T. Mesa em U, com lugares externos. Mesa em U, com lugares externos e internos Mesas em U aberto. 5
Mesas em U, combinadas. Mesas em U, combinadas com mesas em I. Mesa em E ou pente. Mesa em E, separadas e com precedência em relação à mesa principal. Mesa em H. Mesa quadrada em O, com quatro cabeceiras. Outro as aspecto ainda é quanto ao registro do evento, as gravações, filmagens e registros. Esses serviços geralmente são terceirizados. Outras providências que devem ter toda a atenção no dia do evento serão estudadas adianta na elaboração do checklist. Recursos de Aprendizagem Indicamos a leitura do Manual de Eventos da Confederação Nacional da Indústria CNI, referente às etapas da realização de eventos da página 43 a 53. 6