Termo de Referência Nº 1/2015 - GP-CS SERVIÇOS DE FILMAGEM E TRANSMISSÃO PELA INTERNET DAS SESSÕES PLENÁRIAS 1 OBJETO Contratação de empresa especializada para prestação dos serviços de filmagem, gravação, edição e finalização das sessões semanais do Conselho Superior da AGERGS realizadas, salvo exceções, no prédio sede da Instituição, localizado na Av. Borges de Medeiros, 659, 14º andar, Centro Histórico, Porto Alegre. 2 - JUSTIFICATIVA DA CONTRATAÇÃO A contratação dos serviços de filmagem, gravação, edição e finalização das sessões semanais do Conselho Superior objetiva fortalecer os mecanismos de transparência administrativa, de comunicação e de informação, com vista à plena satisfação social, uma vez que as gravações serão disponibilizadas pela rede mundial de computadores. 3 ESPECIFICAÇÃO DOS BENS OU SERVIÇOS O serviço será prestado através da filmagem e gravação das sessões semanais realizadas nas terças e quintas-feiras, a partir das 14 horas, com duração média de duas horas, salvo exceções, que poderão estender-se até que a pauta seja vencida. As sessões extraordinárias - que ocorrerão conforme determinação da Presidência ou do Conselho Superior - serão comunicadas com antecedência de 48 horas, conforme dispõe o Regimento Interno da Agergs, verbis: Art 48 As sessões extraordinárias serão convocadas, salvo em casos de urgência, com antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas, declarada sua finalidade. Os equipamentos de áudio, como microfones e cabos serão disponibilizados pela contratada através de estrutura existente. A empresa contratada deverá disponibilizar sinal de áudio e de vídeo, com identificação dos processos e pessoas através de gerador de caracteres, fins de transmissão pela internet. A transmissão via internet ficará a cargo da AGERGS. O material gravado deverá ser entregue de duas formas: na íntegra e fragmentado por processo que será fornecido pela contratada. O transporte das gravações ficará a cargo do AGERGS. O material poderá ser reproduzido em emissoras de televisão. O formato de transmissão será em streaming de vídeo, usando windows media encoder em uma das seguintes configurações: 320x240 a 15 fps - 148kbps ou 240x180 a 15 fps - 102kbps. A disponibilização de arquivo único será em formato windows media vídeo (320x240 a 15 fps - 148kbps ou 240x180 a 15 fps - 102kbps), contendo a transmissão da sessão em interface web a ser fornecida pela AGERGS, e o fragmentado deverá ser disponibilizado em formato windows media vídeo mínimo de (320x240 a 15 fps - 148kbps ou 240x180 a 15 fps - 102kbps), contendo
parte da sessão referente ao assunto tratado, tendo como padrão de nome o número da sessão e o nome da etapa, em interface web a ser fornecida pela AGERGS. A estrutura de equipamentos para a realização dos serviços de filmagem, gravação e edição das sessões serão fornecidos pela contratada. O espaço físico para o desempenho das atividades é de responsabilidade da AGERGS. O up load dos vídeos fragmentados será efetuado pela contratada através de interface a ser disponibilizada pela AGERGS. 4 DO MEMORIAL DESCRITIVO DOS PRODUTOS E DOS SERVIÇOS - Captação de vídeo em formato digital, com resolução mínima de 1920x1080 e um mínimo de 23.96 quadros por segundo; - A filmagem deve ser realizada com duas câmeras: uma fixa em um plano gral e outra com operação marcando planos fechados dos integrantes da sessão plenária, ambas conectadas ao swicher por meio de cabos digitais SDI; - A captação de áudio será obtida diretamente do sistema de som já existente, cabendo à contratada a gravação multicanais, mixagem e processamento do áudio para a gravação e transmissão. - Os arquivos contendo as edições finais das sessões deverão ser entregues em um ou mais DVDs, sendo o formato recipiente MP4 e os padrões de compactação conforme detalhamento abaixo: Vídeo: compactado no padrão H.264/MPEG-4 AVC, com bitrate mínimo de 1500 kbps. Áudio: compactado no padrão AAC, com bitrate variável de 192 kbps. O áudio deve ser mantido em níveis razoáveis de amplitude, sendo admissível o uso de pósprocessamento digital apenas para tal fim (eliminação de clipping e/ou normalização). Recomenda-se que a faixa média aproximada de áudio situe-se entre -4 e -6 dbfs. - Deverão ser entregues 02 cópias de cada mídia, com prazo máximo de 10 dias para entrega do material, contados a partir do dia subsequente ao término do evento. Serviços A produtora selecionada para prestar o serviço deverá entrar em contato com a Assessoria de Imprensa ou Gabinete da Presidência da Agergs para receber o roteiro da solenidade e os textos para as legendas e créditos do vídeo, bem como para agendar visita ao local da gravação. O traje adequado para os prestadores do serviço é calça e camisa com identificação da prestadora de serviço. O horário de chegada da equipe para a montagem dos equipamentos, na data do evento, deverá ser de no mínimo 1 hora ou o tempo necessário para o bom desenvolvimento do trabalho. A contratada deverá entrar em contato pelo fone (51) 3288-8802.
5 DO CORPO TÉCNICO A empresa deverá disponibilizar, no mínimo, 3 (três) profissionais para realizar a captação de imagens, edição e inclusão de legendas do material que será transmitido, sendo um operador de câmera, um operador de áudio e um diretor de imagens/operador de gerador de caracteres. Profissionais com experiência técnica comprovada na atividade, objeto do contrato, com competência para a entrega do produto desde a captação, edição e pós-produção. A comprovação se dará pela apresentação de atestado do empregador ou registro em Carteira de Trabalho. Os funcionários devem estar identificados com crachá e trajados de acordo com o indicado no item 4. A empresa contratada deverá designar um responsável técnico para acompanhar os serviços, profissional que deverá estar disponível para atender as solicitações e os esclarecimentos solicitados pelo Gabinete da Presidência ou pela Assessoria de Comunicação Social da AGERGS. Em caso de substituição dos profissionais rotineiramente envolvidos nas filmagens, a contratante deverá ser imediatamente informada, devendo a contratada responsabilizar-se pela indicação de profissional igualmente qualificado. 6 LOCAIS E MODO DE ENTREGA DOS BENS / SERVIÇOS As sessões, salvo exceções, serão gravadas na Sala de Sessões Romildo Bolzan, localizado no décimo quarto andar do Prédio onde se encontra a Sede da Agergs. Após o término das sessões, os arquivos em DVD-R e DVCam serão entregues na Secretaria Executiva do Conselho Superior, devidamente identificados. O material fragmentado deverá ser entregue em até 24 horas após seu relato em sessão plenária em DVD-R, no formato adequado. Caso seja alterado o local da sessão, a entrega do material bruto e fragmentado também deverá se dar em até 24 horas após sua realização. No caso de sessões realizadas fora da sede da AGERGS, as despesas geradas por deslocamentos ao interior do Estado, quando necessários, com distância superior a 70 km da sede, serão ressarcidas mediante comprovação dos gastos com alimentação e hospedagem, até o limite diário correspondente à diária básica fixada pela AGERGS, sujeitas à aprovação da Presidência. A quilometragem total da viagem será informada pelo Oficial de Transportes da AGERGS e o respectivo ressarcimento será de R$ 0.55 (cinqüenta e cinco centavos), por quilometro rodado. 7 PRAZO DE EXECUÇÃO, DO PREÇO E DA FORMA DE PAGAMENTO O prazo de execução será pelo período de 12 (doze) meses, prorrogável até o limite legal de 60 (sessenta) meses. O valor dos serviços será cotado por sessão. O pagamento será efetuado mensalmente e corresponderá à multiplicação do custo da sessão pelo número de sessões realizadas no mês, que oscilam entre 8 (oito) e/ou 9 (nove), a depender do mês. Em caso de prorrogação do contrato, o valor será reajustado pela variação acumulada do IGP/M, editado pela Fundação Getúlio Vargas, desde a data da apresentação da proposta comercial, sendo que no primeiro período de reajustamento deverá ser feita adequação ao mês civil, se for o caso.
8 ACOMPANHAMENTO E FISCALIZAÇÃO DA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS Os serviços serão acompanhados, fiscalizados e avaliados pelo Gabinete da Presidência, pelo Setor de Comunicação Social da Contratante e pelo gestor do contrato a quem caberá dirimir as dúvidas que surgirem durante a execução, além de registrar as falhas detectadas, de tudo dando ciência à autoridade competente para as medidas cabíveis. 9 DESCRIÇÃO DOS EQUIPAMENTOS A empresa contratada deverá disponibilizar, no mínimo, os equipamentos/materiais/softwares abaixo listados: - 02 CÂMERAS de vídeo digital, padrão broadcast, com 3 CCDs/ CMOS de 1/3 polegada, 1080 x 1920 linhas de resolução, gravando em FULL HD, ou com qualidade superior; - no mínimo 02 tripés com Cabeça e Suporte; - Sistema de intercomunicação entre switcher, cinegrafistas e operador de gerador de caracteres; - Mesa de corte switcher, com pelo menos seis entradas - 1 (um) Gravador Profissional de vídeo FULL HD e áudio PCM stéreo, para gravação do programa ao vivo das sessões plenárias - 1 (um) Sistema de gravação de áudio multicanal, com no mínimo 10 (dez) canais de gravação de voz separados - Compressor de saída de áudio ou equipamento que o substitua com vantagens para a qualidade final; - 02 (dois) monitores de imagem de vídeo LCD, com tamanho mínimo de 15 ; - Licença de uso de software para edição das imagens em sistema não linear ; - Ilha de edição com 1 (um) computador com capacidade de armazenamento de 3 a 5 tb (terabytes); - Gerador de caracteres apto a inserir, em tempo real, logotipos e GCS (identificação) - Placa de Captura sem compressão de 10 bits ou superior para encodar vídeos em real time; - Amplificador de áudio e monitores de áudio para monitoração dos sinais de switcher; - Monitor de forma de onda (wave form). 10 INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES A AGERGS, para atender às necessidades do serviço, poderá, a seu exclusivo critério, alterar o horário e o local de transmissão e gravação das sessões plenárias sem modificar os quantitativos, mediante prévia comunicação pela Assessoria de Comunicação Social ou Gabinete à contratada, com antecedência mínima de 7 (sete) dias.
11 DA VISITA TÉCNICA As empresas interessadas em participar do certame deverão comparecer à AGERGS para conhecer as condições de trabalho e execução dos serviços. A visita será realizada com acompanhamento de um servidor da Assessoria de Comunicação Social, Gabinete da Presidência ou Secretaria Executiva que emitirá o atestado de visita técnica. 12 PROVA DE CONCEITO A empresa vencedora na etapa de lances deverá se submeter durante 4 (quatro) sessões em que ocorrerem as gravações à prova de conceito para verificar se as exigências técnicas serão atendidas, demonstrando de forma prática o funcionamento e exigências deste Termo de Referência O prazo que a licitante terá para iniciar a prova de conceito será de 5 (cinco) dias úteis contados a partir do encerramento da sessão de lances. O não cumprimento deste prazo implicará na sua desclassificação. As gravações realizadas durante a Prova de Conceito deverão ser disponibilizadas nos formatos DVCam e DCD-R. As sessões filmadas e gravadas durante a Prova de Conceito não serão disponibilizadas via internet. Caso a empresa vencedora da etapa de lances não atenda as exigências contidas no Termo de Referência será considerada inapta pelo Gabinete da Presidência e, via de consequência, desclassificada do certame pela pregoeira. Antes da desclassificação, porém, a empresa poderá manifestar-se em 5 (cinco) dias. A pregoeira, amparada em justificativa da área técnica responsável pela contratação, decidirá sobre eventual manifestação, em caráter irrecorrível. Nesse caso, será convocada a empresa seguinte, para realização de nova prova de conceito e assim sucessivamente até que uma das empresas participantes da licitação atendam as exigências deste Termo de Referência. A avaliação da prova de conceito dar-se-á nos termos descritos no item 13, abaixo, considerando-se o desempenho conjunto no transcurso das 4 sessões. As gravações realizadas durante a prova de conceito deverão ser entregues ao Gabinete da Presidência. 13 METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO DA QUALIDADE DURANTE A PROVA DE CONCEITO A metodologia utilizada para avaliar a qualidade do serviço prestado consistirá em observar, durante a PROVADE CONCEITO, se a integralidade dos aspectos e condições deste Termo de Referência foram cumpridos.
14 ATESTADO DE CAPACIDADE TÉCNICA As empresas participantes deverão apresentar, no mínimo, um atestado de capacidade técnica, fornecido por pessoa jurídica de direito público ou privado, que comprove que a licitante tenha executado e fornecido, com bom desempenho, serviços pertinentes e compatíveis com o objeto da licitação. 15 - DAS SANÇÕES ADMINISTRATIVAS E DOS DIREITOS E OBRIGAÇÕES: As penalidades, bem como os direitos e obrigações das partes são os previstos na minuta do contrato, cláusulas Décima e Oitava, respectivamente. Em 20 de abril de 2015.