ITOR S PO EX O D O T EN M LA U EG R L/ A U N A M 1
Prezado Expositor, Este Manual/Regulamento é parte integrante do seu Contrato de Locação de Estande na XX JABRO JORNADA DA ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE RADIOLOGIA ODONTOLÓGICA 2015. A partir de agora este Manual/Regulamento é a sua principal ferramenta de trabalho, pois estabelece os direitos e deveres da PROMOTORA/ORGANIZADORA, do Expositor e de seus contratados durante sua permanência no Espaço APCD. Nele estão contidas normas e orientações técnicas e operacionais relativas aos períodos de montagem, realização e desmontagem que devem ser respeitadas pela empresa Expositora, seus funcionários e/ ou empresas contratadas. É muito importante que todas as empresas Expositoras transmitam a seus prestadores de serviços o conteúdo deste Manual/Regulamento, para um entendimento adequado de sua participação no evento. Os formulários que compõem este Manual/Regulamento estão identificados por assunto e deverão ser entregues impreterivelmente nos prazos indicados. Solicitamos sua especial atenção ao Cronograma, pois o cumprimento rígido dos prazos e horários é fundamental para atingir da melhor forma o objetivo do evento e a necessidade dos Expositores. A Promotora reserva-se o direito de alterar, reformular e ou criar regras ou normas, a qualquer momento, que sejam necessárias para o bom andamento do evento como um todo. A COMISSÃO ORGANIZADORA deseja bom trabalho e bons negócios na XX JABRO JORNADA DA ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE RADIOLOGIA ODONTOLÓGICA 2015. Maria Lucia Barbosa Freire Presidente da ABRO. Marlene Fenyo de Matos Pereira Presidente da XX JABRO Jornada da Associação Brasileira de Radiologia Odontológica 2015. Israel Chilvarquer Coordenador Científico da XX JABRO. Adriano Albano Forghieri Presidente da APCD. São Paulo, Maio de 2015.
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ÍNDICE Cronograma de horários de montagem, realização e desmontagem... 05 Endereços, telefones e e-mails importantes... 06 Check-list de providências preparatórias... 07 Direção e Responsabilidade... 08 Participação... 08 Ocupação da área locada... 09 Pagamentos em atraso... 09 Infraestrutura... 09 Limpeza... 10 Segurança... 10 Posto Médico e Pronto Atendimento... 10 Sanitários para expositores e participantes... 10 Serviços de Infraestrutura... 11 Seguros... 11 Despacho aduaneiro e transitário / Exposição de produtos importados... 11 Brindes... 12 Hospedagem e Viagens... 13 Normas de Montagem... 13 Altura máxima, recuos correspondentes a vizinhos e ruas... 13 Montagem básica... 13 Decoração dos Estandes... 15 Prazos de montagem/ Entrada de mercadorias... 16 Termino da montagem... 16 Trajes de trabalho - EPI... 16 do evento... 17 Participação e acesso... 17 Substituição de equipamentos expostos/operação do estande... 17 Limite de operação/distribuição promocional... 18 Som e música ambiente/ecad... 18 Demonstração equipamentos... 19 Responsabilidade sobre vendas e resultados... 19 Entrada e saída de mercadorias... 19 Intransferibilidade... 20 Desmontagem... 20 Normas de segurança... 20 Emissão de documentos fiscais para locomoção de mercadorias... 22 Distribuição de prêmios e sorteios... 25 Sugestões e Reclamações... 26 4
CRONOGRAMA DE MONTAGEM, REALIZAÇÃO E DESMONTAGEM DO XX JABRO JORNADA DA ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE RADIOLOGIA ODONTOLÓGICA 2015 OCORRÊNCIA DATA INÍCIO TÉRMINO PRAZO FINAL PARA ENVIO DOS FORMULÁRIOS 01/09/2015 PRAZO FINAL PARA ENVIO DO PROJETO DO ESTANDE 01/09/2015 INÍCIO DA MONTAGEM (MONTADORA OFICIAL) 26/10/2015 8h 20h FINAL DA MONTAGEM 27/10/2015 8h 20h Entrada de mercadorias, decoração e detalhamento final da montagem. LIMPEZA GERAL 27/10/2015 20h 21h REALIZAÇÃO DA FEIRA 28/10/2015 a 30/10/2015 11h 21h REALIZAÇÃO DA FEIRA 31/10/2015 8h 15h ÁREA DE ALIMENTAÇÃO CONFORME HORÁRIO DE REALIZAÇÃO DA FEIRA DESMONTAGEM (EXPOSITOR) 31/10/2015 15h 23h Retirada de equipamentos portáteis e de valor para Expositores (Computador, Tv, Frigobar, Etc) DESMONTAGEM (MONTADORA OFICIAL) 01/11/2015 8h 20h 5
PROMOTOR RESPONSÁVEL: ABRO - Associação Brasileira de Radiologia Rua Barão da Lagoa Dourada, 237 sala 15 CEP: 28035-211 Campos dos Goytacazes/RJ E-mail: abro@abro.org.br Site: www.abro.org.br ORGANIZAÇÃO: Decofe Departamento de Congressos e Feiras da APCD Rua Voluntários da Pátria, 547 CEP: 02011-000 São Paulo SP Tel: (55 11) 2223-2521/2223-2516 - Fax: (55 11) 2221-3810 Diretor do Departamento: Pedro Antonio Fernandes Coordenação Executiva: Elizabeth P. Callegari Site: www.apcd.org.br E-mail: comercial.decofe@apcdcentral.com.br LOCAL DO EVENTO: Espaço APCD (Ginásio de Esportes / Teatro APCD) APCD - Central Rua Voluntários da Pátria, 547 CEP: 02011-000 São Paulo SP Tel.: (55 11) 2223-2521/2223-2516 - Fax: (55 11) 2221-3810 CNPJ: 47.331.822/0001-19 I.E.: Isento Home page: www.apcd.org.br COORDENAÇÃO OPERACIONAL / MONTADORA OFICIAL: ARQUITRAMA FEIRAS E EXPOSIÇÕES LTDA Rua: Domingos Paiva, 84 CEP: 03043-070 - São Paulo / SP Tel.: (55 11) 3207-4233 / Fax.: (55 11) 3277-0303 Home Page: www.arquitrama.com.br E-mail: arquitrama@arquitrama.com.br 6
CHECK-LIST DE PROVIDÊNCIAS PREPARATÓRIAS Leia atentamente este Manual/Regulamento do Evento; Definição dos produtos e/ ou serviços a serem expostos; Regularização dos produtos na ANVISA; Definição de ações de promoção e divulgação da participação; Preparação do banco de dados e remessa aos principais clientes; Seguro do estande, pessoal em serviço, produtos e equipamentos expostos; Materiais de divulgação e de promoção dos produtos e/ ou serviços; Preenchimento e envio dos FORMULÁRIOS (crachás, energia elétrica, limpeza, etc.); Contratação de serviços para importação temporária despacho aduaneiro (estrangeiros); Seleção e treinamento de pessoal de atendimento no estande; Hospedagem Reservas de hotel (Informações e reservas com o Departamento. de Turismo da APCD); Recolhimento de direitos autorais ECAD, se utilizar som no estande; Contratação de serviços para o estande Limpeza, buffet, etc. (atenção aos crachás); Emissão de Nota Fiscal de simples remessa de produtos e equipamentos. 7
DIREÇÃO E RESPONSABILIDADE A XX JABRO JORNADA DA ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE RADIOLOGIA ODONTOLÓGICA 2015 tem como única responsável por sua manutenção, administração e custos a ABRO - Associação Brasileira de Radiologia Odontológica, que tem seu suporte financeiro na locação de espaços, serviços aos seus Expositores, Participantes e Programação Científica. Para efeito deste Manual/Regulamento doravante as denominações serão: DIREÇÃO = PROMOTORA/LOCADORA EXPOSITORES = EXPOSITOR/LOCATÁRIO CONGRESSISTAS E VISITANTES = PARTICIPANTE ORGANIZADORA = APCD - Associação Paulista de Cirurgiões-Dentistas Este Manual/Regulamento é parte integrante do Contrato de Locação e as normas e critérios nele contidos, são de observância obrigatória. A ORGANIZADORA se reserva o direito de resolver, sempre que necessário, as dúvidas oriundas deste Manual/Regulamento. O expositor deve estar apto a comprovar o cumprimento de todas as normas e obrigações previstas na legislação (tributária, Receita Federal, segurança, Vigilância Sanitária, trabalhista, etc.) relativas à sua participação no evento. A fiscalização é exercida por representantes das três esferas de governo mencionadas, não cabendo à ORGANIZADORA qualquer responsabilidade ou interferência nesta atuação. PARTICIPAÇÃO Áreas da Exposição: O Espaço APCD será dividido em áreas de exposição promocional, área de alimentação, área de conveniência, prestadores de serviços, locais reservados à Administração, além de vias de circulação. Montagem (montadora oficial): As áreas locadas serão entregues aos Expositores com sua metragem e localização demarcadas no dia 26/10/2015, às 8h, para a montagem e a decoração dos estandes até as 20h do dia 27/10/2015, impreterivelmente. (Deverão ser cumpridas as Normas de Edificação determinadas pelo Regulamento Único de Montagem de Estandes do Evento). Desmontagem (expositor): Inicia-se no dia 31/10/2015, às 15h, e deverá ser encerrada sem qualquer concessão às 23h. É de responsabilidade do Expositor a remoção de todo o entulho e materiais decorrentes da desmontagem. O não cumprimento destes prazos sujeitará o faltoso à multa de 5% do valor do Contrato. 8
OCUPAÇÃO DA ÁREA LOCADA A área locada será liberada para o Expositor desde que não haja pendências financeiras com a ORGANIZADORA e/ou tenham sido atendidas todas as solicitações contidas neste Manual/Regulamento. A área locada não ocupada até 12 horas, antes do início do período de realização, poderá ser relocada e remanejada a critério único e exclusivo da PROMOTORA/ ORGANIZADORA não cabendo ao Expositor qualquer reclamação. PAGAMENTOS EM ATRASO Os EXPOSITORES que estiverem com seus pagamentos em atraso deverão saldar seus compromissos com a ORGANIZADORA, sejam esses referentes a parcelas contratuais e/ ou taxas de instalações e serviços para obterem liberação do espaço locado e recebimento de crachás. Reiteramos que a participação no evento está vinculada à comprovação dos pagamentos. INFRAESTRUTURA ATENDIMENTO E CREDENCIAMENTO DE EXPOSITORES E PRESTADORES DE SERVIÇOS. ESTES SERVIÇOS ESTARÃO EM FUNCIONAMENTO NOS SEGUINTES HORÁRIOS: MONTAGEM: 26/10 - das 8h às 20h Montadora Oficial 27/10 - das 8h às 20h - Expositor REALIZAÇÃO DA FEIRA COMERCIAL: 28/10 - das 11h às 21h. 29/10 - das 11h às 21h. 30/10 - das 11h às 21h. 31/10 - das 8h às 15h. ÁREA DE ALIMENTAÇÃO: de 28/10 a 31/10 conforme horário da feira comercial. DESMONTAGEM (expositor): 31/10 - das 15h às 23h. PROGRAMAÇÃO CIENTÍFICA: 28/10 - das 13h às 18h. 29/10 - das 13h às 20h. 30/10 - das 13h às 20h. 31/10 - das 9h às 12h. 9
LIMPEZA DO ESTANDE Durante o evento, a limpeza das áreas internas dos estandes é de responsabilidade do EXPOSI- TOR e deverá ser realizada por seus funcionários ou empresa oficial do evento em horários compatíveis com a tabela acima. Somente poderão ser utilizados funcionários próprios ou empresa oficial se forem devidamente credenciados pela ORGANIZADORA. EMPRESA OFICIAL - FORMULÁRIO n.º 02 - até 01/09/2015 Em hipótese alguma, os resíduos oriundos da limpeza dos estandes poderão ser jogados nas áreas comuns ou de circulação, ficando o EXPOSITOR sujeito a penalidades: advertência por escrito; e na reincidência multa de 5% do valor do contrato. Os detritos de cada estande somente poderão ser colocados nas vias de circulação após o encerramento das atividades de cada dia, desde que, devidamente, acondicionados em sacos plásticos. LIMPEZA GERAL DO EVENTO A ORGANIZADORA se encarregará da limpeza geral das áreas comuns da exposição, ou seja, áreas de circulação, administração, sanitários, em hórarios compativéis com a tabela acima. SEGURANÇA GERAL DO EVENTO O serviço de segurança será mantido 24 horas pela ORGANIZADORA, durante o período de montagem, realização e desmontagem do evento, atuando nas portarias, em áreas de circulação e áreas comuns do evento. POSTO MÉDICO E PRONTO ATENDIMENTO O serviço de pronto-socorro estará em operação em datas e horários compatíveis com os períodos de montagem, realização e desmontagem estipulados neste Manual/Regulamento. SANITÁRIOS PARA EXPOSITORES E PARTICIPANTES Durante os períodos de montagem, realização e desmontagem estarão em funcionamento, sanitários masculino, feminino e para portadores de necessidades especiais. 10
SERVIÇOS DE INFRAESTRUTURA Estarão em operação em horários compatíveis durante o período de montagem, realização e desmontagem os seguintes serviços: Iluminação geral do Espaço APCD; Instalações elétricas; Montadora oficial. SEGUROS Os Expositores são os únicos responsáveis por qualquer lesão sofrida por seus funcionários e/ ou participantes durante a permanência em seu estande, bem como danos a bens pessoais ou materiais de qualquer natureza, causados por roubo, incêndio, explosão, infiltrações de água, umidade, acidentes e outras causas de qualquer origem e fonte. Os Expositores também são responsáveis por lesões ocorridas dentro ou fora de seus estandes causadas por seus funcionários e/ ou prepostos, e/ ou danos a quaisquer bens materiais sob a sua responsabilidade. A PROMOTORA/ORGANIZADORA recomendam ao Expositor a contratação de seguros específicos de RISCOS DIVERSOS RD e RESPONSABILIDADE CIVIL RC, que ofereçam cobertura suficiente aos riscos envolvidos durante a montagem e desmontagem do estande e durante o período de realização do evento. Na ausência de apólice ou insuficiência dessas na cobertura dos riscos acima, caberá ao Expositor indenizar e recompor todos os danos perante a PROMOTORA/ ORGANIZADORA, o Espaço APCD e/ ou a Terceiros, independentemente de tais danos serem permanentes ou temporários. DESPACHO ADUANEIRO E TRANSITÁRIO / EXPOSIÇÃO DE PRODUTOS IMPORTADOS Poderão ser demonstrados produtos importados pelos respectivos fabricantes, importadores e representantes dos mesmos, conforme normas do evento, respeitando as legislações alfandegária e fazendária correspondentes, bem como as Normas da Vigilância Sanitária. Os Expositores deverão cumprir as exigências obrigatórias impostas pelo MINISTÉRIO DA FAZENDA e ANVISA, que coordena e autoriza as IMPORTAÇÕES DESTINADAS ÀS FEIRAS E EXPOSIÇÕES. 11
É IMPORTANTE ressaltar que o não cumprimento das exigências da legislação alfandegária, fazendária e da Vigilância Sanitária (ANVISA) acarretará impedimento do ingresso das mercadorias no país e consequentemente exposição na feira, ao mesmo tempo em que a PROMOTORA não assumirá qualquer responsabilidade pela não liberação das cargas destinadas ao evento. A fim de facilitar a tramitação, é recomendado ao Expositor contratar empresa especializada que fique responsável pelo despacho, desembaraço aduaneiro, importação temporária de mercadorias e equipamentos e/ ou trânsito de mercadorias para o evento. Mais informações: MINISTÉRIO DA FAZENDA / RECEITA FEDERAL Esplanada dos Ministérios - Bloco P CEP: 70048-900 Brasília - DF PABX: (61) 3412-2000/3412-3000 Fax:(61) 3226-9084 Home page: www.fazenda.gov.br E-mail: ouvidormf@fazenda.gov.br BRINDES O Expositor poderá, exclusivamente, dentro de seu estande, distribuir brindes a todos os PARTI- CIPANTES, desde que expressamente vinculados ao seu nome e/ ou respectivos produtos. Esta promoção deverá ser em escala compatível com as dimensões do estande, de forma a evitar a formação de filas ou aglomerações. A PROMOTORA/ORGANIZADORA poderão sustar qualquer promoção que, a seu critério, venha a prejudicar a Feira, o acesso e a visitação a qualquer estande e/ ou área de livre circulação do público. É obrigatório o pagamento de taxa municipal para este fim. Expositores que não respeitarem esta determinação terão seus materiais recolhidos ao Departamento Operacional, e poderão ser retirados pelo Expositor no encerramento do período de realização do evento. 12
HOSPEDAGEM E VIAGENS Para reserva de hotel e pacotes promocionais para o evento, contatar o Departamento de Turismo da APCD: DETUR - Departamento de Turismo da APCD Fone: (11) 2223-2317 / 2318 / 2327 / 2385 / 2386 Fax: (11) 2221-1883 Home Page: www.apcd.org.br E-mail: grupos1.turismo@apcdcentral.com.br / coord.turismo@apcdcentral.com.br O Departamento de Turismo também tem condições especiais de negociações com hotéis para coquetéis e jantares das empresas EXPOSITORAS. NORMAS DE MONTAGEM Somente será permitida a contratação da montadora oficial do evento Arquitrama Feiras e Exposições para a execução de complementos da montagem básica, bem como para a elaboração e execução de projetos especiais. ALTURA MÁXIMA, RECUOS CORRESPONDENTES A VIZINHOS E RUAS A altura máxima permitida, não poderá ultrapassar 3,30 metros de altura para estandes com montagem básica, e 4,40 metros de altura para estandes com projetos especiais, não havendo necessidade de recuos aos vizinhos e ruas. MONTAGEM BÁSICA O padrão mínimo de montagem seguirá obrigatoriamente a seguir descrito: Piso: Será revestido com carpete forração na cor cinza, não sendo possível nesse local, instalação de pontos de água ou ar comprimido fornecidos pela APCD. Paredes/ divisórias: As paredes divisórias deverão ser feitas com painéis TS estrutural, formicalizados na cor branca, com 3,30 metros de altura, sendo montados em perfis e travessas de alumínio em sistema modular. 13
Testeira/ identificação: Placa curva na medida 2,20m x 0,70m, com aplicação do nome do expositor em letra helvética em vinil adesivo na cor preto. O número de identificação do estande deverá estar colocado no canto inferior direito da testeira. O nome fantasia ou produto, escolhido pelo Expositor, deverá ser centralizado. Iluminação: A iluminação geral dos estandes básicos deverá ser feita através da instalação de spot-lights, Compatalux K de 60 watts, montados sobre arandelas de alumínio, sendo 01 para cada 3m². Pontos de energia elétrica: Uma tomada monofásica de 220 volts, para cada estande, e só será permitida a utilização de cabos revestidos PP como fiação, conforme normas do UBRAFE/SINDIPROM. Modificações na montagem básica: A montagem básica poderá ser alterada para padrões superiores. As modificações deverão ser previamente submetidas e analisadas pela COORDENAÇÃO OPERACIONAL. Móveis: À montagem básica serão acrescidas 01 mesa com tampo de vidro incolor ou MDF padrão marfim e 02 cadeiras estofadas e 01 balcão. 14
INSTALAÇÕES ELÉTRICAS É obrigatória a utilização de cabo não propagador de chamas e com dupla isolação mecânica (tipo PP). Em caso de dúvida consultar a NBR 5410. Todo estande deverá obrigatoriamente ser aterrado. ÁREAS DE LIVRE CIRCULAÇÃO Não é permitida a utilização das áreas de circulação ou áreas de estandes vizinhos para a colocação de materiais e produtos a serem instalados nos estandes. Não é permitida a colocação de caixas e/ ou qualquer tipo de material nas vias de circulação. Toda a operação de montagem deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites da área locada. AR CONDICIONADO Não será permitida a instalação de aparelho de ar-condicionado. UTILIZAÇÃO DO ESPAÇO APCD O piso do Espaço APCD não pode ser demarcado, furado ou pintado. É proibido apoiar, amarrar ou pendurar qualquer componente do estande ou produtos expostos nas estruturas e/ ou paredes do Espaço APCD sem prévia autorização escrita da ORGANIZADORA do evento. Não será permitida a utilização das áreas de circulação ou áreas de estandes vizinhos para a colocação de materiais e produtos a serem instalados nos estandes. DECORAÇÃO DOS ESTANDES O Expositor deverá contratar os serviços de decoração de seu estande somente com a montadora oficial do evento, respeitando as seguintes Normas de Decoração: Todo sistema de comunicação visual para orientação dos participantes nas áreas comuns, será feito exclusivamente pela ORGANIZADORA que tem a liberdade de comercializá-la a seu exclusivo critério; Jardins, flores e plantas ornamentais só serão permitidos em recipientes que não contenham terra solta, areia ou pedras, devendo o EXPOSITOR, após a desmontagem do seu estande, providenciar sua remoção; Não serão permitidos estandes com piso superior ou mezanino; 15
PERÍODO DE MONTAGEM E DESMONTAGEM DATA INÍCIO TÉRMINO INÍCIO DA MONTAGEM (Montadora Oficial) 26 de outubro 8h 20h FINAL DA MONTAGEM 27 de outubro 8h 20h Entrada de mercadorias, decoração e detalhamento final da montagem LIMPEZA GERAL 27 de outubro 20h 21h TÉRMINO DA MONTAGEM DECORAÇÃO FINAL LIMPEZA DO ESTANDE Os trabalhos de montagem dos estandes deverão ser impreterivelmente encerrados às 20h do dia 27 de outubro. A partir desta data e horário, a ORGANIZADORA se encarregará da limpeza nas áreas de circulação comum, cabendo ao Expositor a limpeza de seu estande. TRAJES DE TRABALHO E.P.I. Não será permitido acesso de pessoal trajando chinelos, calção de banho ou sem camisa. Será permitido o uso de bermuda, porém sempre acompanhado de sapato, bota ou tênis. Por medida de segurança, é recomendada a utilização de uniforme ou camiseta, identificando a montadora e expositor a quem o funcionário pertence, não sendo permitido o acesso de qualquer pessoa sem a utilização de umas dessas opções (inclusive o crachá de identificação). É obrigação e responsabilidade da empresa montadora e/ ou terceirizadas da montadora oficial a utilização de E.P.I. Equipamentos de Proteção Individual. ENTRADA DE MERCADORIAS Toda mercadoria terá livre entrada no Espaço APCD. Recomendamos ao Expositor sempre manter pessoal responsável junto aos seus produtos e/ ou mercadorias. A PROMOTORA/ORGANIZADORA não são responsáveis por qualquer dano, avaria, prejuízo ou furto dos produtos, materiais ou equipamentos expostos ou utilizados pela empresa Expositora em sua área ou estande. É de responsabilidade exclusiva do Expositor, cumprir e fazer cumprir toda e qualquer exigência legal relativa ao procedimento de remessa de mercadorias, produtos e/ ou utensílios. Observe e respeite as determinações legais referentes ao IPI e ICMS. 16
REALIZAÇÃO DO EVENTO Período e horário de realização da feira comercial: 28/10 - das 11h às 21h. 29/10 - das 11h ás 21h. 30/10 - das 11h ás 21h. 31/10 - das 8h às 15h. ACESSO DE PESSOAL CREDENCIADO PERÍODO DE REALIZAÇÃO Crachá de Expositor das 8h às 21h. Crachá de Visitante horário de abertura da Feira Comercial Atenção: Verifique a real necessidade de cada categoria de crachá, uma vez que os horários de acesso aqui estabelecidos (portanto, de prévio conhecimento de cada Expositor), não serão alterados sob qualquer pretexto e/ ou justificativa. PARTICIPAÇÃO E ACESSO Os PARTICIPANTES inscritos na XX Jabro Jornada da Associação Brasileira de Radiologia Odontológica terão acesso às dependências da Exposição durante o seu período de funcionamento, conforme horário da feira comercial. O estande deverá ser franqueado livremente aos PARTICIPANTES, exclusivamente, de 28/10 a 31/10/2015, não sendo permitido ao Expositor a venda de ingressos sob qualquer pretexto ou forma (verifique tabela de crachás/ horários de acesso). O acesso à área de Exposição não será permitido fora do horário de funcionamento estabelecido. (Apenas Expositores e seus funcionários, pessoal de limpeza, segurança, todos portadores de identificação apropriada receberão autorização para ingressar pelo Portão Principal conforme tabela de crachás/horários de acesso). SUBSTITUIÇÃO DE EQUIPAMENTOS EXPOSTOS Os equipamentos que necessitem ser substituídos ou retirados do local devem estar devidamente autorizados pela ORGANIZADORA que, a seu critério, poderá ou não atender a esta solicitação. OPERAÇÃO DO ESTANDE Deverá estar sempre presente pelo menos um funcionário do Expositor, 30 minutos antes da abertura da feira e 30 minutos depois do horário de fechamento, capacitado a prestar informações sobre os produtos expostos. 17
LIMITE DE OPERAÇÃO É vedado ao Expositor manter pessoal fora dos limites do estande em operação de venda ou distribuição de folhetos, brindes, etc. Na primeira ocorrência, será advertido por escrito. Na reincidência, o material será recolhido ao Departamento de Segurança do evento e somente será devolvido após o evento. No caso de nova infração com a distribuição de outro material, o expositor será multado no valor correspondente a 5% do contrato de locação. DISTRIBUIÇÃO PROMOCIONAL Será permitida a distribuição de brindes, amostras, folhetos e catálogos, exclusivamente, no interior do estande, reservando-se a PROMOTORA/ORGANIZADORA o direito de fazer cessar a distribuição sempre que estiver ocasionando tumulto, aglomerações ou distúrbios coletivos. As vias de circulação da feira são de uso comum, não sendo permitida a distribuição de ingressos, panfletos, bem como a colocação de faixas, painéis ou outras peças promocionais, sob pena de advertência e demais ações previstas no Contrato de Locação de estandes. SOM E MÚSICA AMBIENTE Todo som produzido no estande por audiovisuais, gravadores, rádios ou qualquer outro equipamento não deverá exceder o volume de 60 decibéis. É expressamente proibido o uso de amplificadores de som para mensagens de venda de seus produtos expostos ou outras promoções. Caso o Expositor não observe esta norma, será efetuada a medição do nível de ruído através de decibelímetro e, constatado o excesso do volume, a ORGANIZADORA primeiramente aplicará advertência por escrito, e na reincidência, multa de 10% do valor do contrato de locação. ECAD DIREITOS AUTORAIS De acordo com a Lei n.º 9610/98 que regulamenta os Direitos Autorais, a empresa Expositora que utilizar música ambiente em seu estande, mesmo através de AM/FM, deverá recolher taxa específica através de Guia própria, fornecida pelo ECAD. O Expositor deverá manter o comprovante de recolhimento em seu estande durante todo o período do evento e apresentá-lo em caso de fiscalização. Nota: Esta taxa deverá ser quitada até 72 horas antes do início do evento. Informações: ECAD ESCRITÓRIO CENTRAL DE ARRECADAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO Avenida Paulista, 171-3º andar 01311-000 São Paulo/SP. Tel: (11) 3287-6722 Fax: (11) 3285-6790 Internet: www.ecad.org.br E-mail: eventossp@ecad.org.br / ecadsp@ecad.org.br 18
DEMONSTRAÇÃO DE EQUIPAMENTOS A ORGANIZADORA poderá suspender a demonstração de todo e qualquer material que não seja produto destinado ao setor ou determinar período para demonstração de qualquer equipamento que, a seu critério, possa apresentar risco às pessoas, produtos, estruturas e elementos de estandes ou que produzam alto nível de ruído ou vibração que possam perturbar as operações de estandes vizinhos ou do próprio Espaço APCD. É expressamente proibida a emissão de radiações ionizantes e DEMONSTRAÇÕES CLÍNICAS DE QUALQUER NATUREZA EM SERES HUMANOS. O Expositor que descumprir esta determinação será obrigado a cessar esta atividade imediatamente, ficando sujeito à penalidade de multa de 10% do valor do contrato de locação. RESPONSABILIDADE SOBRE VENDAS / RESULTADOS A PROMOTORA/ORGANIZADORA não têm responsabilidade pela realização de negócios entre Expositores e PARTICIPANTES. A responsabilidade da PROMOTORA/ORGANIZADORA restringe-se à organização, promoção e divulgação do evento junto a Classe Odontológica Nacional. ENTRADA E SAÍDA DE MERCADORIAS E/ OU PRODUTOS Todas as mercadorias e materiais de propriedade dos Expositores colocadas nos estandes são de sua inteira responsabilidade. Após a inauguração da exposição, a entrada de mercadorias ou volumes, somente será permitida, diariamente, no horário das 8h às 9h. Nenhum equipamento ou produto em exposição poderá sair do Espaço APCD durante o período de funcionamento da feira. Em casos especiais, a ORGANIZADORA poderá autorizar a substituição de produtos ou equipamentos que apresentem defeitos por outros de iguais características, lembrando que esta operação só poderá ser realizada dentro do horário de manutenção e correrá por conta e risco do Expositor. Obs.: É obrigatória a emissão de Nota Fiscal da venda dos produtos. Cada um dos itens expostos e/ ou comercializados deve estar registrado na ANVISA. 19
INTRANSFERIBILIDADE O Expositor não poderá transferir total ou parcialmente qualquer direito ou responsabilidade com relação à PROMOTORA, nem sublocar total ou parcialmente a área que lhe foi locada (Cláusula 15ª do Contrato de Locação). A desistência da participação, a qualquer tempo, obedecerá ao disposto na Cláusula 8ª e Parágrafos do Contrato de Locação. Para cada área locada deverá existir uma única identificação principal (testeira) devendo ser a mesma constante do Contrato de Locação. Demais materiais promocionais com identificação de fornecedores e produtos deverão, obrigatoriamente, ficar no interior do estande e de maneira secundária à identificação principal. A PROMOTORA, através de sua equipe operacional, poderá fiscalizar a qualquer tempo o fiel cumprimento desta determinação. DESMONTAGEM É de responsabilidade do Expositor ou montador contratado desmontar seu estande e retirar produtos e equipamentos expostos nos prazos e condições aqui estipulados. DATA INÍCIO TÉRMINO DESMONTAGEM (Expositor) 31/10/2015 15h 23h Retirada de equipamentos portáteis e de valor para expositores (computador, tv, frigobar, etc). DESMONTAGEM 01/11/2015 8h 20h NORMAS DE SEGURANÇA TODAS AS PESSOAS QUE SE ENCONTRAREM NAS DEPENDÊNCIAS DO ESPAÇO APCD DEVE- RÃO MANTER SUA CREDENCIAL EM LOCAL VISÍVEL. MENORES DE IDADE Não será permitida a entrada de menores de 16 anos durante o período de montagem e desmontagem, mesmo que acompanhados de seus responsáveis. Os Expositores que contratarem menores de idade para seus estandes deverão apresentar uma licença específica do juizado de Menores. OPERAÇÃO DE MATERIAIS Todo trabalho com graxa, tinta, material corrosivo, pó, líquido, produto químico e etc., será vedado dentro do Espaço APCD. 20
GLP, COMBUSTÍVEIS E EXPLOSIVOS É proibida a utilização de qualquer explosivo, gazes não liquefeitos, tóxicos e combustíveis ou botijões de gás GLP. EXTINTORES DE INCÊNDIO Todo Expositor está obrigado a manter um extintor em seu estande. Este deve estar devidamente posicionado, identificado e sinalizado, obedecendo às normas de técnicas do Corpo de Bombeiros. Aconselhamos a instalação/utilização de extintores de CO2 e/ ou pó químico, de acordo com produtos expostos e materiais utilizados na montagem de seu estande. Por determinação do CONTRU, todo material inflamável utilizado na montagem de estandes, a exemplo de pisos, paredes e cobertura de madeira, carpetes, fibras naturais, papel e cartonados, tecidos de algodão e de fibras sintéticas, utilizados na decoração do estande, etc., devem receber aplicação de Solução de Retardamento de Chama (ignífugo). A ORGANIZADORA tem o direito de exigir da montadora, a apresentação de certificado ou atestado de aplicação, expedido pela empresa que aplicou o produto. MOTORES DE COMBUSTÃO É terminantemente proibido o funcionamento de motores de combustão interna no interior do Espaço APCD. OPERAÇÃO DE MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS Não será permitida a exposição e/ ou operação de máquinas e equipamentos que não possuam sistema de exaustão ou que produzam som (ruído) superior a 60 decibéis. BALÕES PROMOCIONAIS, BLIMPS E BEXIGAS DE GÁS Não será permitida a colocação de balões promocionais, dirigíveis ou qualquer outro meio de divulgação que possam se desprender e ficar alojado no teto do Espaço APCD. CARGA, DESCARGA E MANUSEIO DE MÁQUINAS E/ OU EQUIPAMENTOS Toda e qualquer carga, descarga e/ ou manuseio de equipamentos no interior do Espaço APCD é de inteira responsabilidade da empresa Expositora. 21
EMISSÃO DE DOCUMENTOS FISCIAIS PARA LOCOMOÇÃO DE MERCADORIAS Para esclarecimentos sobre este item, sugerimos que o Expositor entre em contato com o seu contador e verifique a documentação exigida de acordo com a lesgislação pertinente a seu Estado de origem. TAXA DE LICENÇA PARA LOCALIZAÇÃO, FUNCIONAMENTO E INSTALAÇÃO A Prefeitura Municipal de São Paulo cobra, de cada Expositor, os tributos que são obrigatórios: TFE (Cód.34932) Taxa de fiscalização de estabelecimento. Taxa cobrada pela instalação do estande. TFA (Cód.90042) Taxa de fiscalização de Anúncios. Para propagandas fixas como: testeiras, logotipos, banners dentro e fora dos estandes. TFA (Cód.97110) Taxa de fiscalização de Anúncios. Para distribuição de brindes, folhetos, folders, catálogos. Para facilitar a apresentação das GUIAS referentes ao pagamento destas taxas a Prefeitura de São Paulo solicitará à Promotora o comprovante destas taxas referente a todos os Expositores em um único DARM apenas relacionando o Nome e estande do Expositor em uma folha anexa. A ORGANIZADORA enviará para cada Expositor um boleto no valor correspondente, cujo vencimento dar-se-á em 01/09/2015. DELEGACIA REGIONAL DO TRABALHO DRT/SP - FISCALIZAÇÃO DO MINISTÉRIO DE TRABALHO / CONTRATAÇÃO DE MÃO-DE-OBRA O Ministério do Trabalho, no sentido de normatizar as diferentes formas de contratação de mão de obra, tem realizado diligências com equipe de fiscais no recinto de realização da feira para a orientação e fiscalização e eventual autuação de infrações. Providências necessárias para a contratação de mão de obra temporária, bem como, os documentos trabalhistas que devem permanecer no seu estande para apresentação à fiscalização. Procedimentos Legais - contratação de recepcionistas, garçons, guardas de estande, limpadores, montadores de estande e empregados de empresas de prestação de serviços a terceiros : 22
A contratação direta de mão de obra deve obedecer ao disposto no Artigo 443, parágrafos 1º e 2º, letras A e B da Consolidação das Leis do Trabalho, que regula a contratação de mão de obra temporária. Os documentos que devem permanecer no seu estande à disposição da fiscalização trabalhista são os seguintes: 1. Funcionários da empresa Expositora: - Segunda via da Ficha de Registro de empregados; - Cartão de Ponto. 2. Funcionários de empresas de prestação de serviços à terceiros: - Contrato de prestação de serviços; - Segunda via da Ficha de Registro de empregados ou cartão de identificação tipo crachá contendo nome completo, função, data de admissão e no do PIS/PASEP; - Cartão de ponto. 3. Trabalhadores temporários: - Contrato de trabalho temporário firmado com a empresa; - Relação dos trabalhadores que prestam serviços nessa condição; - Cartão de ponto; - Registro no Ministério do Trabalho. 4. Autônomos: - Cópia da inscrição do autônomo junto à Prefeitura e ao INSS. NOTA: As empresas e os representantes comerciais devem ter consigo documentos inerentes à sua profissão e respectiva atuação dentro ao evento. É DE EXCLUSIVA E ÚNICA RESPONSABILIDADE DO EXPOSITOR O CUMPRIMENTO INTEGRAL DAS LEIS E NORMAS LEGAIS FEDERAIS, ESTADUAIS E MUNICIPAIS VIGENTES, SENDO QUE A FISCALIZAÇÃO E EVENTUAL AUTUAÇÃO INDEPENDEM DA PROMOTORA. Mais informações: SECRETÁRIA DE INSPEÇÃO DO TRABALHO Esplanada dos Ministérios - Bloco F CEP: 70059-900 - Brasília DF. Tel: (61) 3317-6000/ 3317-6174/ 3317-6273 Fax: (61) 3226-9353 Home Page: www.mte.gov.br 23
VIGILÂNCIA SANITÁRIA - ANVISA Conforme consta no item II da Cláusula 12ª do seu Contrato de Locação e Patrocínio: Cláusula 12ª, Item II - A Locatária/Patrocinadora poderá expor, demonstrar, tirar pedidos e vender seus produtos, serviços e outros, ficando sob sua responsabilidade o cumprimento da legislação tributária e fiscal federal, estadual e municipal. O Expositor está ciente da obrigatoriedade de providenciar registro de seus produtos odontológicos, nacionais e importados, junto à Vigilância Sanitária e aprovação dos mesmos pelo órgão competente do Ministério da Saúde (Lei Federal nº 6.360/76, do Decreto Federal 79.094/77, o qual foi revogado, estando em vigor o Decreto Federal n 8077/13 e da Lei Estadual 10.083/98 e da Lei Municipal nº 13.725/04 e Portaria Municipal nº 2755/12) O Expositor deverá enviar à Organizadora e à ANVISA, através de correio eletrônico, cópia dos documentos acima previstos, sob pena de não o fazendo, ser impedida de montar o estande na exposição. É de exclusiva e única responsabilidade do Expositor o cumprimento de todas as normas estabelecidas pelos órgãos de fiscalização, bem como, pela obrigatoriedade de apresentação da documentação relativa à autorização de funcionamento, licença de funcionamento e/ou cadastro municipal de vigilância sanitária. O Expositor deverá obrigatoriamente manter em seu poder, no estande, durante o período da exposição toda a documentação que comprove sua situação regular perante os órgãos competentes. A Promotora e a Organizadora poderão solicitar a apresentação dos respectivos comprovantes e documentos mencionados nesta cláusula. O não cumprimento desta cláusula acarretará ao Expositor a imediata suspensão de sua participação no Evento, sem prejuízo de perdas e danos a que der causa. Caso a Promotora ou Organizadora venha a ser responsabilizada por descumprimento de legislação, por culpa do Expositor, fica desde já acordado que esta responderá por eventuais prejuízos que a Promotora ou Organizadora venha a suportar. 24
Mais informações: AGÊNCIA NACIONAL DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA Departamento de Fiscalização de Saúde SGAN Quadra 601 lotes O/P - Asa Norte. Tel: (55 61) 3325-4811/ 3325-4812 Fax: (55 61) 3322.2182 Home page: www.saude.gov.br E-mail: divisa@saude.df.gov.br CENTRO DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA ESTADUAL Av. Dr. Arnaldo, 351/ anexo 3 - Cerqueira César CEP: 01246-901 - São Paulo-SP Tel.: (11) 3066-8000 E-mail: cvs@cvs.saude.sp.gov.br / secretarias@cvs.saude.sp.gov.br COVISA COORDENAÇÃO DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA MUNICIPAL DE SÃO PAULO Rua Santa Isabel, 181 Vila Buarque CEP: 01221-010 - São Paulo-SP Tel.: (11) 3397-8278 / 3397-8279 / 3397-8280 E-mail: smscovisaprodutos@prefeitura.sp.gov.br Enfatizamos a OBRIGATORIEDADE de obtenção prévia na ANVISA de Licença para exposição temporária de produtos sem regularidade sanitária, conforme Resolução RDC nº 13 de 27/01/2004 - ANVISA. Ressaltamos ainda que no 1º do item 9.1 - Vigilância Sanitária - AN- VISA consta o Decreto Federal 79.094/77, o qual foi revogado, estando em vigor o Decreto Federal n 8077/13. Cabe ainda ressaltar que a exposição de produtos nacionais ainda sem regularidade sanitária também dependerá de documento emitido pela ANVISA autorizando sua demonstração temporária. DISTRIBUIÇÃO DE PRÊMIOS E SORTEIOS A emissão das autorizações e a fiscalização das atividades relativas à distribuição gratuita de prêmios efetuada mediante sorteios, vales brindes, concursos ou operações assemelhadas é de competência da Caixa Econômica Federal (Lei n.º 5.768 de 20.12.1971). O pedido de autorização deve ser formulado à CEPCO da CEF, nos seguintes endereços: 25
CEF CAIXA ECONÔMICA FEDERAL CN Promoções Comerciais Setor de Edifícios Públicos Norte - SEPN, 512, Conjunto C, Térreo Centro Empresarial José Alencar Gomes da Silva CEP 70.760-500 Brasília/DF E-mail: cepco@caixa.gov.br A autorização deverá ser concedida especificamente para o evento em questão no caso concreto a XX Jabro Jornada da Associação Brasileira de Radiologia Odontológica 2015 - APCD. A autorização deverá ser apresentada à ORGANIZADORA antes da data do início do evento. O material promocional (folhetos, cartazes, etc) que faça menção ao sorteio, concurso ou operação assemelhada deverá conter obrigatoriamente o número da autorização. O pedido de autorização deve ser protocolado no prazo mínimo de 40 (quarenta) dias antes da data de início da promoção comercial. SUGESTÕES E RECLAMAÇÕES Eventuais sugestões ou reclamações a respeito de atividades relacionadas ao evento, somente serão aceitas se formuladas por escrito e devidamente identificadas, e deverão ser entregues durante a realização do evento no CAEX. FORMULÁRIOS DESCRITIVO PARA PREENCHIMENTO Anexo ao presente Manual/Regulamento, o Expositor encontrará os FORMULÁRIOS para a solicitação e envio de dados adiante mencionados. O não cumprimento das DATAS LIMITES ou de outras instruções aqui constantes isenta a ORGANIZADORA de qualquer responsabilidade pelo atendimento e por prejuízos ou problemas que possam advir para o Expositor. Reiteramos que solicitações fora do prazo terão atendimento de acordo com ordem cronológica de chegada ao CAEX (Credenciamento e Atendimento ao Expositor), sem direito de reclamações quanto às filas e exigências adicionais. 26
FORMULÁRIO N.º 01 CRACHÁS PARA EXPOSITOR O preenchimento deste FORMULÁRIO possibilitará ao Expositor o recebimento de crachás para acesso ao Espaço APCD para uso da diretoria, gerências, funcionários e seus prestadores de serviço (recepcionista, buffet, garçom, fotógrafo, etc.), em serviço no estande. Para obter crachás são obrigatórios o nome dos funcionários e o cargo, obedecida à tabela abaixo: Área do Estande Número de Crachás Até 15 m² 10 A partir de 16 m² 15 IMPORTANTE: - Crachás de qualquer natureza solicitados posteriormente às datas estabelecidas ficam sujeitos às condições operacionais para sua emissão. O Expositor se compromete a não solicitar e não fornecer crachás para cirurgiões dentistas, acadêmicos e/ou profissionais afins, exceto para aqueles que possam comprovar vínculo empregatício com a Empresa; - A identificação será obrigatória a qualquer profissional que esteja trabalhando no estande durante o período do evento (fiscalização DRT); - Os crachás de EXPOSITOR não dão acesso às atividades científicas do evento. - Estes crachás são pessoais e intransferíveis, e expedidos pela ORGANIZADORA, que caso comprove a utilização indevida, fará a apreensão dos mesmos, neste caso, não será emitida 2ª via; - A PROMOTORA e a ORGANIZADORA se reservam o direito de a qualquer momento, solicitar documento de identidade ao portador do crachá; - A emissão de 2ª via de crachá quando viável terá custo de R$ 50,00 DATA LIMITE PARA ENTREGA DO FORMULÁRIO N.º 01: 01/09/2015. FORMULÁRIO N.º 02 SOLICITAÇÃO DE SERVIÇO DE LIMPEZA DO ESTANDE (EMPRESA OFICIAL) Para a solicitação de LIMPEZA do estande durante o evento pela empresa oficial, preencha o FORMULÀRIO n.º 02. DATA LIMITE PARA ENTREGA DO FORMULÁRIO N.º 02: 01/09/2015. 27
FORMULÁRIO N.º 03 SOLICITAÇÃO DE ENERGIA ELÉTRICA ADICIONAL Instalações de Luz e Força Para instalação de pontos extras de luz e energia elétrica deverá ser feita solicitação através do FORMULÁRIO, sendo que os encargos serão cobrados pela ORGANIZADORA. Taxa de Energia Elétrica A taxa de energia elétrica devida pelo EXPOSITOR à ORGANIZADORA compreende: Energia instalada por sua solicitação ou o mínimo de 0,1 KVA por m2 de estande. Cálculo do Consumo de Energia Elétrica Para calcular o número de KVA necessários para o seu estande, some os watts indicados nas lâmpadas e equipamentos a serem utilizados. Neste Manual há uma relação/ tabela de consumo previsível. Cada 1000 watts = 1 KVA. Será obrigatoriamente cobrado o mínimo de 0,1 KVA por m² alocado, cujo total está incluído na planilha de custos de locação da área, o excedente será cobrado através do formulário nº 03. Caso o prazo para o envio dos respectivos FORMULÁRIOS não seja respeitado, a ORGA- NIZADORA não se responsabilizará por qualquer pedido de energia elétrica adicional, ficando o EXPOSITOR limitado à energia e força básicas, instaladas de acordo com o contrato. IMPORTANTE: Durante o evento será realizada aferição de consumo de energia elétrica por empresa em cada estande e, caso o EXPOSITOR tenha ultrapassado o consumo solicitado, será emitido automaticamente Termo de Compromisso e fatura de débito para a Empresa no valor correspondente ao consumo excedente apurado. Obs.: O EXPOSITOR se compromete a aceitar o termo mediante comprovada a utilização. DATA LIMITE PARA ENTREGA DO FORMULÁRIO N.º 03: 01/09/2015. 28